Как сделать совещания эффективными

Счастливы вместе. Как сделать совещания эффективными

Если руководитель проводит совещания неэффективно, через какое-то время сотрудники начинают сильно тяготиться этими «ритуальными» встречами. Они условно присутствуют, но с минимальным включением. В итоге руководитель не использует их потенциал для решения задач и взваливает всю ответственность на себя. В таком случае велик риск, что одно его неверное решение остановит развитие бизнеса. Чтобы совещания стали инструментом решения проблем, нужно следовать простым правилам.

Правило 1. Используйте время сотрудников эффективно

Если сотрудник чувствует, что его время тратится неконструктивно, он начинает раздражаться, и это снижает его мотивацию. Важно, чтобы руководитель, планируя совещание, опирался не только на свои идеи, но и на экономические показатели. Приглашать людей стоит, когда очевидны плюсы синергетического подхода к решению проблемы. Руководитель должен оценить, сколько времени уходит на совещание, и сопоставить с этой цифрой стоимость рабочего времени сотрудников. После этого надо оценить значимость проблемы, которую планируется поднять на совещании, и определиться, каких людей стоит отрывать от дела. Считается, что для эффективного совещания надо приглашать не больше десяти человек.

Другая причина раздражения слушателей — это обилие хаотичной информации, которая подается напористо, громко, и у сотрудников просто теряется линия, откуда и куда мы идем. Чтобы этого не случилось, информация должна быть логически структурирована по принципу «ничего лишнего» и, главное, без ярких, чрезмерно эмоциональных выпадов. Для этого цель совещания надо сформулировать четко еще на этапе рассылки. Это фокусирует внимание. Когда повестка задана ясно, руководителю проще расставлять приоритеты во время выступления, а сотрудникам — перерабатывать информацию.

Правило 2. Возвращайте слушателей к основной теме

Даже если руководитель все спланировал заранее, удержать внимание людей длительное время непросто. Любой может отвлечься. Например, на совещании присутствует человек, который все время высказывает мнение по любым вопросам и тем самым раздражает другого участника совещания. Рядом сидит его коллега, вместе с которым они замечают все нюансы поведения людей, чтобы потом обсудить за обедом. Все это — побочные стимулы, которые отвлекают внимание.

Руководителю нужно понимать, что внимание сотрудника на совещании складывается из множества нюансов. Психика человека такова, что наиболее эффективно он работает в одиночестве, потому что отвлекающих стимулов нет. Поэтому не стоит злиться на сотрудников, если их внимание занято чем-то второстепенным. Напротив, нужно быть готовым все время возвращать их в рациональное состояние. Не стоит делать замечания и проговаривать, на что отвлекся сотрудник, это только добавит напряжения. Достаточно просто призвать участников вернуться к теме встречи и напомнить всем присутствующим о времени. Например, вместо фразы «Шутки — это хорошо, но у нас есть конкретные задачи, которые надо решить» лучше просто сказать: «Давайте вернемся к теме нашей встречи, у нас осталось 30 минут».

Правило 3. Создайте безопасное пространство для выражения инициативы

Одна из больших ошибок совещаний — это излишняя директивность ведущего, который резко заявляет свою категоричную позицию. Особенно часто это случается на крупных отечественных предприятиях, для которых характерна жесткая иерархическая система. Люди там пытаются спрогнозировать, что подумает начальник. Проблемы у таких компаний одинаковые — сотрудники на совещаниях молчат и не могут предлагать идеи в присутствии руководства, потому что они боятся критики. Если руководитель выдает сотруднику резкую негативную обратную связь в присутствии коллег, переживания настолько поглощают человека, что он в течение нескольких дней может не прийти в себя. Если сопоставить это время со стоимостью его рабочих часов и оценить финансовые потери для компании, станет очевидно, что критика не приносит пользы.

Вместо критики начальнику надо учиться давать корректирующую обратную связь. Этот метод позволяет руководителю использовать психологические особенности сотрудника, чтобы направлять его интеллектуальный потенциал на выполнение задач бизнеса. Делать замечания нужно аккуратно, так, чтобы человек принял ответственность за свой поступок и признал ошибки, но не терзал себя чувством вины, а направил свой интеллект на исправление ситуации. Например, это могут быть формулировки: «До какого момента все шло хорошо?» и «Как я могу вам сейчас помочь, чтобы уменьшить ущерб для организации?»

Правило 4. Ставьте участников перед необходимостью высказаться

Люди ценят только то, в чем сами принимают участие. Высказывание включает человека в процесс. Наблюдение со стороны, наоборот, этот же процесс обесценивает. Высказаться необходимо всем участникам независимо от уровня занимаемой должности.

Чтобы дискуссия была продуктивной, руководителю нужно модерировать процесс и быть готовым сглаживать острые ситуации. Если среди сотрудников есть эмоциональные люди, которые быстро включаются в конфронтацию, их лучше не сажать напротив друг друга, чтобы не провоцировать конфликт. Если обстановка все же обострилась, руководителю стоит вмешаться. Существуют люди, для которых признать мнение другого более перспективным сродни катастрофе. Такой сотрудник будет отстаивать свою позицию в ущерб эффективности. Чтобы он не оказывал деструктивного эффекта на ход совещания, ведущему совещания надо постоянно акцентировать внимание на том, что цель встречи — работа для результата, борьба с трудностью, с проблемой, а не с людьми.

Очень важно по окончании встречи разобраться, к какому решению пришла команда. Руководителю необходимо оценить, была ли достигнута цель совещания, и наметить вопросы следующей встречи. Лучше всего зафиксировать итоги совещания и поделиться с коллегами результатом в рассылке.

Источник

Как проводить эффективные совещания

Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание.

Все мы участвуем в совещаниях. А кому-то даже приходится готовить и проводить их. Или планерки. Или групповые обсуждения. Признайтесь, многие из нас крайне не любят подобные «говорилки».

Почему? Потому что в кровь любого нашего человека впиталась установка: совещание — это когда долго, официально и нудно говорят не по делу, а после — все равно ничего не делается. Ну разве не пустая трата времени?

Этот чудесный формат работы

Обидно мне за этот чудесный формат работы. Вот почему в сегодняшней статье мы обсудим, чем он хорош, что делает групповое обсуждение незаменимым, научимся проводить его эффективно.

Для начала — зачем нам все это надо? Для чего собирать вместе множество занятых людей, отрывать их от работы?

Качественное совещание позволяет задействовать ключевые механизмы, повышающие производительность труда, о чем далее.

Принцип синергии. Эффект синергии давно известен психологам. Помните? — Эффективность целого выше суммарной эффективности отдельных его частей. Или даже проще: одна голова хорошо, а две лучше. И это правда. Именно вместе мы способны сгенерировать больше идей, найти множество решений проблемы и выбрать из этого разнообразия оптимальное. В режиме группового обсуждения люди начинают работать как единое целое, взаимодополняя друг друга. Множится и эффективность — проверьте. Вот почему, если вам необходимо решить ряд рабочих вопросов, то качественным обсуждением, этим огромным ресурсом, не стоит пренебрегать.

Принцип сплоченности. Команда, то есть люди, одинаково видящие цель, доверяющие друг другу и умеющие работать вместе, эффективнее одного человека. Согласны? А как ваши сотрудники станут командой? Внезапно? Сами собой? Может быть, сразу высокоэффективной? А за счет чего? Ключ к формированию команды — совместное движение к цели, деятельное и организованное. И всеми этими условиями живет режим совещания. Совещания и планерки — мощный инструмент сплочения, формирования уважения к коллегам и руководителю, прекрасный обучающий инструмент. Поэтому, если вам важно, чтобы сотрудники работали слаженно, а не просто значились в одном отделе или компании — проводите еженедельные планерки качественно.

Принцип понятности. Многие люди боятся неизвестности. Нормальный человек — вольно или невольно, осознанно или нет — сопротивляется непонятному и незнакомому, и это абсолютно естественно. А если в разряд непонятного вдруг попадают цели компании, показатели ее эффективности, задачи на ближайший месяц и т. д.? Что чувствует человек, у которого требуют выкопать яму, но не говорят зачем, какой глубины и где? Конечно сопротивление и демотивацию.

Совещания — это площадка для разъяснения «курса партии», повышения его понятности, принятия его сотрудниками, а следовательно — инструмент снижения их сопротивления неизвестности. Поэтому, если вы внедряете изменения — проводите их через ряд планерок и совещаний.

Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять то, как сотрудники видят цели, и разрушать барьеры между отделами. Если вы не проводите совещания, то в вашей организации рождаются слухи и домыслы. Это проблема, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а тут недалеко и до потери управляемости.

Хорошо проведенные совещания способны творить чудеса. Ключевое слово здесь —хорошо. Что же необходимо учесть при проведении совещаний?

Принципы эффективных совещаний

Соответствие задачам

Конкретность

Кратковременность

Тайминг

Адекватность участников

Право на слово

Закрепление результатов

Плановость совещания

Чтобы оценить эффективность ваших совещаний, пройдите тест:

Этапы подготовки и проведения эффективного совещания

Типовая структура планерки:

Вступительное слово / разминка.

Цели. Регламент. Формат.

Общие результаты работы. Выполнение поставленных задач.

Частные результаты / отчеты участников.

Анализ результатов. Постановка задач. Подведение итогов.

Обозначение проблемы, цели. Важность темы. Планы.

Цели. Регламент. Формат.

Анализ результатов. Постановка задач.

Вступительное слово / цели собрания / регламент.

Разделите все вопросы на три группы.

Ответьте себе на следующие вопросы:

Актуальны ли вопросы к совещанию? Сегодня нужно говорить именно об этом?

Форма подачи материала соответствует цели, аудитории, содержанию?

Что должно произойти/остаться в голове у сотрудников после совещания?

Можно ли не проводить совещание и добиться того же результата?

Если вы ответили «Да» на вопросы 1, 2 и «Нет» на вопрос 4 — смело проводите совещание!

Источник

Как проводить совещания: инструкция для эффективного проведения совещаний

Всего лишь одна встреча с сотрудниками заменит десятки звонков по телефону и длительные переписки. Совещание необходимо для того, чтобы обсудить задачи бизнеса и получить обратную связь. В статье расскажем, как проводить совещания для эффективного управления компанией.

Зачем проводить совещания

Несмотря на возросшую во время пандемии популярность Skype и Zoom, приложения не заменят общения с глазу на глаз. На совещаниях руководитель может уловить настрой коллектива и понять, как воспринимается информация от него.

Систематические собрания приучают сотрудников к дисциплине и мотивируют к эффективной работе. Сотрудники охотнее выполняют поставленные задачи, зная, что потом придется рассказать о них на совещании.

Совещания помогают сплотить коллектив. На них коллеги обмениваются опытом, делятся впечатлениями и высказывают мнения о результатах работы и проектах.

Виды совещаний

Рабочие совещания делятся на два типа:

Внеплановые. Их организуют, если появилась проблема, требующая немедленного решения. Внеплановые собрания проводятся без расписания.

Причины низкой эффективности совещаний

Для того, чтобы совещания всегда были продуктивными, необходимо понимать причины их низкой эффективности:

Большинство вопросов не решают без руководителя. Коллективу непонятно, кому задавать вопросы, кто и что решает, кому выступать, кто прав и не прав. Такие встречи не принесут ничего, кроме суеты, потраченного времени и сил. Необходим человек, который составит план действий и подведет итоги.

Если к началу собрания сотрудники подтягиваются лениво или вовсе не приходят, встречи приходится задерживать либо переносить. Эффективность корпоративных собраний падает, поэтому необходимо четко устанавливать регламент и следить за его исполнением.

Если задачи не прописывали, и выступающих нет, то встреча заканчивается тем, что сотрудникам дают дополнительные задания, чтобы обсудить их позже на планерке. Получается совещание для того, чтобы подготовиться к следующему совещанию.

Руководители не продумали состав участников: должны ли на заседании присутствовать сотрудники, не владеющие ситуацией, нужно ли приглашать людей, которые не принимают решения, кого позвать — исполнителя или начальника отдела.

Без конкретной цели важные вопросы забываются. Сотрудники могут обсуждать то, для чего собрание в принципе не собирали.

После совещания никто так и не понял, что же делать. Сотрудники разошлись с большим количеством вопросов — какой дедлайн, кому отчитываться, кто и что делает, а выполнение заданий откладывают до следующего совещания.

Принципы эффективных совещаний

Чтобы сотрудники не засыпали и не приходили ради галочки, тщательно подготовьтесь к совещанию.

Соответствие задачам

Составьте план будущего собрания, чтобы не начался хаос. Импровизация сыграет злую шутку, отдаляя от главной темы. Запутаетесь сами и собьете с толку коллектив.

Конкретность

Определите нужный состав и отталкивайтесь от поставленной цели. Не приглашайте сотрудников, не участвующих в том или ином проекте, например, бухгалтера.

Кратковременность

Очень сложно быть сосредоточенным на совещании в течение нескольких часов. Не затягивайте, помните, что на встречах, которые длятся больше часа, работники устают и теряют внимание. Можно устраивать маленькие перерывы, если совещание двухчасовое.

Тайминг

Установите регламент: во сколько начинается и заканчивается совещание. Следуйте ему, даже если коллеги опаздывают. Обозначьте время для выступлений, чтобы сотрудники учились говорить только по делу, не уходить от темы. Не забывайте контролировать поток вопросов, а также останавливать затянувшиеся споры.

Адекватность участников

Пригласите только тех сотрудников, которых касается тема совещания. Не стоит звать людей для массовки. Малое количество участников не отразится на эффективности совещания, ведь все нужные люди будут задействованы в решении рабочих вопросов.

Право на слово

Совещание — это не монолог. После каждого пункта спрашивайте у сотрудников, нет ли у них вопросов. Пресекайте выкрики с места и дайте коллегам свободно высказаться. Иногда сотрудник может сильно нервничать перед выступлением, поэтому поддержите его.

Закрепление результатов

В конце не забудьте подвести итоги. Убедитесь, что указания поняли правильно и никакая тема не нуждается в дополнительном обсуждении. Распечатайте протокол совещания и раздайте сотрудникам (и тем, кто не смог прийти на совещание) либо отправьте в электронном виде.

Плановость совещаний

Старайтесь их не переносить и не отменять. Сотрудники должны знать время, чтобы успеть проанализировать этап работы и подготовить отчет. Пусть обсуждения на совещаниях станут привычным делом.

Как провести эффективное совещание

На всех этапах совещания строго придерживайтесь плана — это залог эффективного собрания. Рассмотрим все этапы собрания.

Подготовка к совещанию

Чтобы увеличить продуктивность, руководителю следует соблюдать правила подготовки к совещанию:

Начало совещания

Разбейте встречу на части, чтобы не запутаться и другим было легче понять обсуждаемые вопросы:

Проведение совещания

Для эффективного проведения совещаний придерживайтесь нескольких советов:

Чем проще, тем лучше. Не затягивайте начало совещания, не выбирайте полчаса секретаря, сведите чрезмерную официальность к минимуму.

Уверенность в себе поможет сохранить субординацию в коллективе даже в самых сложных ситуациях. Споров может возникнуть много, но терять спокойствие нельзя. Также не вдавайтесь в крайности, не нужно никого наказывать.

Говорите о них на собраниях, мотивируя их работать еще лучше. Также это станет примером для других.

Не только ругайте. Будьте справедливы и не заводите любимчиков. Работники чаще конфликтуют, когда чувствуют дискриминацию.

Лирические отступления (например, пара шуток) помогут разрядить обстановку. Материал легче воспринимается, если вовремя отвлечься.

Завершение совещания

После собрания подведите итог и подготовьте протокол совещания, чтобы сотрудники запомнили важные вопросы. Протокол состоит из следующих пунктов:

Если на совещании более двадцати человек, то попросите помощника взять на себя часть работы, чтобы не отвлекаться на ведение протокола. Раздайте сотрудникам протокол в распечатанном или электронном виде.

Совещание должно заканчиваться позитивно. Так коллектив поймет, что их участие в дискуссии было не напрасным.

Неприятности на совещаниях

На совещаниях могут случиться следующие неприятности:

Важно не терять самообладание и держать ситуацию под контролем. Внимательно прислушивайтесь к обеим сторонам конфликта и определите причину спора, чтобы уладить недоразумения.

Если никто не отвечает, то спросите у сотрудников, есть ли вопросы по теме, чтобы оживить обстановку. Повторите тему собрания и главную цель. Постарайтесь разговорить сотрудников, проговорите сложные моменты. На крайний случай перенесите затруднительный вопрос на конец совещания или сделайте перерыв.

Если сотрудники боятся рассказывать о самых сложных проблемах, скажите, что на совещаниях нет запретных тем для обсуждения и вы поощрите тех, кто выскажется. Поблагодарите каждого за идеи.

Если коллектив постоянно вспоминает уже обсуждавшийся вопрос, то напомните порядок совещания. Еще раз пройдитесь по всем пунктам и подчеркните, что пора приступить к следующему.

Попросите сотрудников не обсуждать на повышенных тонах проблемы на собрании. Убедите коллег в преимуществах позитивного настроения и переведите внимание на суть вопроса.

Особенности регулярных совещаний

Регулярные совещания систематически проводятся на одну и ту же тему и с одним и тем же составом, например: совет директоров, совещание по HR-направлению (комитет), проектные группы.

Подготовка к регулярным совещаниям занимает меньше времени и ресурсов, так как подготавливать ничего не нужно:

Многие вопросы будут повторяться от совещания к совещанию. Их нужно записать в регламент. Например, для HR-ов обязательное обсуждение следующих вопросов:

Особенности дистанционных совещаний

Главное в дистанционном совещании — демонстрация экрана выступающих и ведущего. Попросите коллег отключить микрофоны во время выступлений, чтобы не было лишнего шума. Узнайте, слышно ли ведущего и видна ли демонстрация. Заранее проверьте как работает запись экрана.

Для ведения протокола воспользуйтесь онлайн-документами. Так сотрудники увидят изменения, которые вносит помощник, и дополнят протокол.

Заключение

Если следовать правилам, то можно сделать совещания эффективным инструментом общения с коллективом и обеспечить тесную коммуникацию между сотрудниками.

Источник