Как сделать списание по инвентаризации
Списание недостачи при инвентаризации
Инвентаризация, как один из инструментов контроля состояния материальных ценностей в организации, позволяет сразу выявить их недостачу. Недостача заключается в меньшем наличии материальных ценностей, чем зафиксировано в документах и учетных регистрах на определенную дату. Причин может быть несколько, и методика списания недостающих ценностей в бухгалтерском учете зависит от них. За сохранность материалов, товаров и объектов материально ответственны заключившие соответствующий договор работники, однако далеко не всегда при обнаружении недостачи они несут реальную материальную ответственность.
Как выявляется недостача
Проведение инвентаризации регулируется приказом Минфина №49 от 13/06/95 г. Изначально при проведении инвентаризации ее результаты оформляются инвентаризационными описями.
Вопрос: Как по итогам инвентаризации удержать недостачу из заработной платы работника и отразить эту операцию в бухгалтерском учете?
Посмотреть ответ
При обнаружении недостачи составляют следующие документы:
На заметку! Сличительные ведомости и акты имеют унифицированные формы: ИНВ-18, ИНВ-19, ТОРГ-2, однако в организации могут применяться и самостоятельно разработанные формы, закрепленные в ЛНА (ФЗ №402 от 6/12/11 г., ст. 9-4).
Причины недостачи могут быть следующие:
Вопрос: Как отразить в учете организации зачет недостачи материалов излишками по пересортице, выявленными при инвентаризации?
Посмотреть ответ
Протоколом фиксируется одна из причин, и далее бухгалтер отражает недостачу проводками, руководствуясь этим документом.
ВАЖНО! Образец приказа о списании недостачи по итогам инвентаризации при отсутствии виновных лиц от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Некомпетентное заполнение документов, небрежное хранение ТМЦ тоже могут привести к недостаче. В этом случае необходимо дать время ответственному лицу и возможность навести порядок в документах, пересчитать ценности и сличить их с учетными данными для обнаружения ошибки.
Если и после указанных действий недостающие ценности не найдены, материальные потери организации относят на виновное лицо. Им является работник, подписавший договор о материальной ответственности и нарушивший своими действиями его условия (кладовщик, продавец, кассир).
В случае обнаружения факта хищения материалы инвентаризации, как правило, направляются в суд и списание происходит в зависимости от его решения: на виновное лицо либо на издержки фирмы, если это лицо не установлено судом.
Нормы естественной убыли
Правильное применение норм естественной убыли при выявлении недостачи играет важную роль, поскольку в конечном итоге влияет на решение вопроса об источнике погашения недостачи: из средств виновных лиц или за счет организации.
Приказ №95 Минэкономразвития от 31/03/03 г. устанавливает общие правила определения таких норм. Он характеризует естественную убыль как естественную потерю массы ТМЦ при сохранении их потребительских свойств. Такая потеря должна происходить в рамках нормативов, закрепленных документально. Иными словами, это допустимая величина потерь при перевозке и хранении ценностей.
Не относят к убыли естественного характера потери от брака, технологические, образовавшиеся в ходе хранения (транспортировки) в условиях нарушений правил.
В ст. 254 п. 7-2 НК РФ, которой руководствуются в целях БУ и НУ одновременно, написано, что порядок определения норм устанавливается на уровне правительства (пост. №814 от 12/11/02 г.).
В постановлении идет речь об ответственности различных министерств и ведомств за разработку конкретных нормативов. Таких документов достаточно много, и члены инвентаризационной комиссии должны быть с ними ознакомлены: в зависимости от вида деятельности фирмы, контролируемых ценностей и прочих нюансов.
Так, нормы потерь при перевозке алкоголя регулируются Постановлением Госснаба СССР от 18/12/87 г. №153, кондитерских товаров при хранении — приказом Минпромторга от 01/03/13 г. №252, комбикормов — приказами Минсельхоза от 06/04/07 г. №198 (хранение), Минсельхоза №569, Минтранса №164 от 19/11/07 г. (перевозка) и т.д.
Виновные лица
Намереваясь привлечь к ответственности виновных за недостачу работников, следует помнить:
Если договор с сотрудником не заключался, его привлечь к ответственности будет проблематично. Также, если в документе прописана ответственность лишь частично, взыскать полную сумму недостачи нельзя.
Кроме договора, сотруднику может выдаваться разовый документ, свидетельствующий о его материальной ответственности (например, доверенность на получение ТМЦ, накладная). Об этих особенностях говорится в ТК РФ, ст. 243-244.
Ситуация в связи с недостачей не подпадает под случаи, описанные в ст. 243 ТК РФ: работника можно наказать только в объеме среднего заработка за месяц (там же, ст. 241, письмо №1746-6-1 от 19/10/06 г. Роструда).
Судебное разбирательство возможно, если работник не согласен добровольно погасить недостачу либо уже уволился и нет возможности взыскать ее с заработка. Через суд решается вопрос взыскания и в случае, когда должность работника вообще не предполагает заключения договора материальной ответственности. Руководитель всегда несет материальную ответственность полностью, вне зависимости от факта заключения с ним договора (ст. 277 ТК РФ).
Проводки
Счет, напрямую поименованный как имеющий отношение к недостачам, – «Недостачи и потери от порчи ценностей» (94), но используется он не всегда.
При плановой инвентаризации, если имеет место недостача, делают запись Дт 94 Кт счетов ценностей; при форс-мажорных обстоятельствах (пожарах, бедствиях природного характера) ее относят на прибыли и убытки: Дт 99 Кт счетов ценностей.
Если недостача выявлена при подсчете товаров от контрагентов, также используют схему
Дт 94 Кт счетов ценностей (в пределах объемов, зафиксированных договором). Выявленные при подсчете объемы недостачи, более крупные, нежели предусматривает договор, могут вызвать претензии. Тогда используют запись Дт 76 Кт счетов ценностей.
По счету 76 открывают субсчет «Расчеты по претензиям». Недостачу фиксируют в зависимости от вида ТМЦ: Дт 94 Кт 01, 10, 41, 50. Обнаруженную недостачу ОС фиксируют по Кт 01 по остаточной стоимости, амортизацию списывают отдельно: Дт 02 Кт 01.
Недостачу в пределах норм естественной убыли материально ответственные лица возмещать не обязаны. Она увеличивает себестоимость продукции: Дт 20, 23, 44 и др. Кт 94.
Недостача сверх норм убыли погашается из средств виновных работников: Дт 73/2 Кт 94. Если виновник не найден или имеется судебное решение в пользу материально ответственного лица о его невиновности, сверхнормативная недостача относится в счет прочих расходов фирмы:
Дт 91/2 Кт 94.
Учет результатов инвентаризации
Все организации обязаны обеспечить достоверность учета. Для этого они должны периодически проводить инвентаризацию имущества и обязательств. О том, как отразить ее результаты в учете, расскажет статья.
Н.А. Габец, эксперт АГ «РАДА»
Общие положения
– Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
– Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н;
– Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49.
Инвентаризация проводится для выявления фактического наличия имущества, сопоставления его с данными бухгалтерского учета и проверки полноты отражения в учете обязательств. Она может быть добровольной и обязательной.
Сроки проведения добровольных инвентаризаций, их количество, перечень проверяемого имущества и обязательств устанавливает руководитель фирмы. Например, наличие товаров и денег в кассе можно проверять ежеквартально, внеоборотные активы – раз в год. Конкретные сроки инвентаризации нужно определить в учетной политике фирмы.
Обязательную инвентаризацию проводят в следующих случаях:
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не раньше 1 октября отчетного года;
– при смене материально-ответственных лиц;
– при выявлении хищений, злоупотреблений или порчи имущества;
– при стихийных бедствиях, пожаре или других чрезвычайных ситуациях;
– при реорганизации или ликвидации организации и др.
Порядок проведения инвентаризации
Для этого нужно создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. В ее состав должны войти представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. Он утверждается приказом руководителя организации. В инвентаризации обязательно участвуют материально-ответственные лица. При отсутствии хотя бы одного члена комиссии ее результаты считаются недействительными.
По результатам проверки фактического наличия ценностей составляются инвентаризационные описи или акты (формы с ИНВ-1 по ИНВ-17). Затем они сверяются с данными бухгалтерского учета. При расхождении полученных цифр составляются сличительные ведомости (формы ИНВ-18 и ИНВ-19). Формы учетной документации по инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88.
Результаты инвентаризации отражаются в учете в том месяце, когда она была закончена, а итоги годовой проверки проводят записями декабря.
Учет излишков
Приходуются излишки по рыночной стоимости. Об этом сказано в пункте 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина от 29 декабря 2001 г. № 119н), в пункте 34 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств (утверждены приказом Минфина от 20 июля 1998 г. № 33н), а также в пункте 5 статьи 274 Налогового кодекса. Принципы определения рыночной цены приведены в статье 40 Налогового кодекса.
По состоянию на 1 декабря 2003 года в ЗАО «Ракета» проведена годовая инвентаризация. В ходе ее выявлены излишки досок в количестве 1,5 кубических метра. Их рыночная цена за 1 кубический метр составляет 8000 руб. без учета НДС.
Бухгалтер «Ракеты» по итогам инвентаризации сделал в учете запись:
Дебет 10 Кредит 91-1
– 12 000 руб. (8000 руб. х 1,5 куб. м) – приняты к учету излишки материалов.
Учет недостач
Недостающие материальные ценности учитываются по фактической себестоимости, а основные средства – по остаточной.
В налоговом учете потери от недостачи и порчи товарно-материальных ценностей при их хранении и транспортировке в пределах норм естественной убыли считаются материальными расходами. Но только в случае утверждения этих норм в порядке, который установлен постановлением Правительства от 12 ноября 2002 г. № 814. Если это сделано раньше, то на сумму недостач уменьшать облагаемую прибыль нельзя.
В производственном отделе аптеки в ходе инвентаризации выявлена недостача этилового спирта в количестве 0,2 л на сумму 108 руб. Она образовалась при изготовлении лекарственных средств.
Приказом Минздрава от 20 июля 2001 г. № 284 норма естественной убыли по спирту этиловому равна 1,9 процента к его количеству, реализованному за период между инвентаризациями.
Для установления нормативного количества спирта бухгалтер сделал расчет.
С момента предыдущей инвентаризации при изготовлении лекарств использовано 11 л спирта, поэтому на затраты можно списать 0,209 л (11 л х 1,9%) спирта.
Таким образом, на расходы по производству можно списать недостачу в полном объеме (0,2 📌 Реклама
В учете недостача сверх норм и при их отсутствии отражается проводками:
Дебет 94 Кредит 01, 04, 10, 40, 43
Дебет 19 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– восстановлен ранее зачтенный НДС по недостающему имуществу;
Дебет 94 Кредит 19
– включен в стоимость недостающих ценностей восстановленный НДС;
Дебет 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» Кредит 94
– отнесена на счет виновного лица недостача (включая НДС);
Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»
– удержана из зарплаты работника сумма недостачи.
Обратите внимание: размер удержания из зарплаты работника при каждой ее выплате ограничен 20 или 50 процентами (ст. 138 ТК).
Если виновники недостачи не установлены или суд отказал в ее взыскании, то убытки списываются в дебет счета 91-2 «Прочие расходы». В налоговом учете на основании подпункта 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса эти убытки признаются внереализационными расходами. Но только при наличии документа из милиции, подтверждающего отсутствие виновных.
В ходе инвентаризации бывают ситуации, когда у материально ответственного лица одновременно выявляются недостача и излишки. Если это материальные ценности одного наименования, то возникшую пересортицу можно исправить в учете, сделав зачет излишков и недостач. Причем только в равных количествах.
Обратите внимание: взыскание недостачи с виновного лица, списание ее на расходы, зачет излишков и недостач производятся по письменному распоряжению руководителя фирмы.
Инвентаризация расчетов
Оформление
Для сверки расчетов с бюджетом в налоговую инспекцию делается официальный запрос. На основании запроса фирме выдается акт, в котором указаны виды налогов, начисленные по каждому из них суммы (на основе деклараций), фактические поступления налоговых платежей, суммы недоимок и переплат, а также пеней и штрафов. Выявленные расхождения устраняются либо в учете фирмы, либо в учете ИМНС.
Сверки расчетов с внебюджетными фондами фирмы проводят регулярно при сдаче квартальной отчетности.
При инвентаризации расчетов с поставщиками и покупателями также составляются акты сверки. В них указываются даты и номера документов на отгрузку, стоимость товаров (в том числе НДС) по каждому документу, даты и суммы оплаты. Как показывает практика, подготовить и согласовать акты сверки со всеми контрагентами, особенно на крупных фирмах, невозможно. Да это, на наш взгляд, и необязательно. С большинством из них можно согласовать остатки задолженности по телефону. И лишь с теми, у кого с вашей фирмой постоянные контакты или имеется долго не погашенная задолженность, имеет смысл провести письменные сверки. Они должны быть подписаны обеими сторонами.
Особое внимание следует обратить на наличие дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности. Напомним, что в общем случае он составляет три года (ст. 196 ГК). Но к отдельным видам обязательств могут применяться сокращенные сроки исковой давности. Просроченную задолженность необходимо списать на основании акта инвентаризации, обоснования и приказа руководителя фирмы.
Списание кредиторской задолженности
Дебет 60, 76 Кредит 91-1
– списана кредиторская задолженность;
Дебет 91-2 Кредит 19
–отнесен на внереализационные расходы НДС по списанной кредиторской задолженности.
Списание дебиторской задолженности
В бухучете резерв создается на всю сумму задолженности, включая НДС. Об этом МНС не раз высказывалось. Недавно оно подтвердило свою позицию в письме от 5 сентября 2003 г. № ВГ-6-02/945 в ответе на вопрос 2.
При наличии резерва списание дебиторской задолженности отражается проводкой:
Дебет 63 Кредит 62, 76
– списана дебиторская задолженность за счет резерва по сомнительным долгам.
Если резерв не создается или его недостаточно, то списание такой задолженности оформляется проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 62, 76
– списана дебиторская задолженность на финансовые результаты.
Списанная задолженность уменьшает облагаемую налогом прибыль на основании подпункта 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса. При этом нужно учесть ограничения размеров резерва, устанавливаемых статьей 266 кодекса.
Обратите внимание: задолженность, списанную из-за неплатежеспособности должника, нужно в течение пяти лет учитывать за балансом на случай ее возможного погашения. Для этого используется счет 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов».
Если фирма работает «по оплате», то возникает проблема с НДС. По мнению Минфина и МНС, его надо начислить в момент списания задолженности (письмо Минфина на частный запрос от 6 января 2000 г. № 04-02-05/1 и письмо ГНИ по г. Москве от 26 февраля 1999 г. № 12-14/6898). Доводы чиновников, приведенные в письмах, небесспорны. Однако несмотря на то, что в данном случае нет прекращения встречного обязательства, как требует пункт 2 статьи 167 Налогового кодекса, по нашему мнению, НДС все же следует начислить. Хотя бы для того, чтобы не ставить фирмы, уплатившие налог «по отгрузке» в неравное положение с теми, кто работает «по оплате».
Недостача товара при инвентаризации: что нужно делать для правильного списания
Практически каждый бухгалтер знает, как правильно провести инвентаризацию товара, каковы сроки проведения и правила оформления документов, какими нормативными документами все это регламентируется. Особенно это актуально для предприятий розничной торговли.
Но при этом бухгалтеры не всегда обращают внимание на тонкости в оформлении документов. А между тем, как говорят, «дьявол кроется в деталях».
Вот на такие детали и указал суд при рассмотрении дела о недостачах товара, выявленных при инвентаризации. Возможно, на исход дела повлияли суммы недостач и суммы налогов, непоступившие в бюджет, но итог для предприятия очень печальный. Хотя порядок оформления документации, примененный на предприятии из нашего примера, используется многими предприятиями.
Документ: Постановление АС Западно-Сибирского округа от 06.10.2020 по делу N А45-21326/2019
История дела
В 2018 году сотрудники Межрайонной ИФНС России по крупнейшим налогоплательщикам в Новосибирской области провели выездную налоговую проверку в отношении ООО «Посуда-Центр сервис» по вопросам соблюдения законодательства по налогу на прибыль организаций, НДС, НДФЛ, налогу на имущество организаций, транспортному и земельному налогам.
По результатам проверки налоговики выявили в деятельности ООО «Посуда-Центр сервис» нарушение пункта 1 ст. 252, пп 5 п. 2 ст. 265 НК РФ. Произошло занижение налоговой базы по налогу на прибыль за 2014, 2015 годы путем включения в состав косвенных расходов в 2014 году и внереализационных расходов в 2015 году документально неподтвержденных сумм потерь при хранении товаров в торговых залах магазинов самообслуживания.
Потери эти были обнаружены в ходе плановых инвентаризаций товарно-материальных ценностей и инвентаризаций, проведенных в межинвентаризационный период. Все это привело к неуплате налога на прибыль организаций за указанные периоды.
Для целей исчисления налога на прибыль общество в результате проведения инвентаризаций учитывало выявленные недостачи в составе внереализационных расходов: в том числе, 97 640 114 руб. — в 2014 году; 152 894 264 руб. 2015 году.
В ходе выездной налоговой проверки налогоплательщик в обоснование списания в расходы товара представил сличительные ведомости по форме ИНВ-19, составленные по результатам проведенных инвентаризаций. Из ведомостей следовало, что часть товара, числившегося у налогоплательщика по данным бухгалтерского учета, фактически у него отсутствовала.
В качестве документального подтверждения недостач, указанных в сличительных ведомостях ИНВ-19, налогоплательщик ссылается на акты о фиксации боя, порчи, акты о списании боя, порчи, приказы о списании боя, порчи.
Иных документов в подтверждение правомерности отнесения недостающего товара на расходы в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщиком представлено не было.
В результате налоговики произвели доначисления налогов в сумме 67 820 547 руб. 00 коп. (из них, 37 081 567 руб. — налог на прибыль, 30 738 984 руб. — налог на добавленную стоимость), пени в размере 13 532 852 руб. 06 коп.
Суд принял решение в пользу налоговой.
Что сказал суд
Мероприятия налогового контроля установили, что имущество налогоплательщика не могло выбыть по независящим от него причинам, так как территория охраняемая, оснащена системой видеонаблюдения и т.д. Кроме того, налогоплательщик документально не подтвердил факт выбытия имущества в результате наступления событий по не зависящим от его воли причинам (порча, бой при отсутствии виновных в этом лиц, хищение неустановленными лицами, стихийное бедствие, уничтожение недоброкачественной продукции и т.п.).
Документы о поступлении товара в торговые залы и документы, подтверждающие факт недостачи данного товара (ИНВ-3, ИНВ-19), свидетельствуют лишь о том, что товар поступил в магазины и в дальнейшем в ходе проведения инвентаризации выявлен как недостача. Но при этом данные документы не свидетельствуют об отсутствии виновных в этом лиц, а также о фактах хищений, виновники которых не установлены.
В соответствии с порядком, который установлен Методикой выявления и списания товарных потерь, утвержденной приказом руководителя ООО «Посуда-Центр сервис»:
Таким образом, обществом не совершались необходимые действия и не составлялись соответствующие документы для подтверждения заявленных расходов, как того требуют нормы действующего законодательства.
Суд согласился с позицией налогового органа в том, что акты о фиксации боя, порчи, акты о списании боя, порчи, приказы о списании боя, порчи, представленные в материалах дела:
Представленные обществом акты фиксирования боя продукции содержат лишь указание на обстоятельства, при которых было обнаружено, что имущество испорчено, и не содержат сведений о выяснении обстоятельств порчи имущества и наличия либо отсутствия виновных лиц.
Таким образом, ООО «Посуда-Центр сервис» не проводились мероприятия для установления виновных в недостачах и порче товаров лиц.
Вместе с тем, недостачи и порча имущества могут возникать по вине сторонних юридических лиц (например, необеспечение договорных условий по поставке коммунальных услуг либо услуг по охране) или физических лиц (например, хищение, умышленные противоправные действия персонала организации или сторонних лиц).
Объяснение налогоплательщика о невозможности в условиях гипермаркета осуществить учет каждого конкретного случая порчи или боя не является обстоятельством, позволяющим ему учитывать расходы произвольно, основываясь исключительно на разработанной им самим методике учета.
Следовательно, при списании сумм материального ущерба, нанесенного недостачей или порчей товара, возникает необходимость установить лицо, виновное в недостаче или порче.
В соответствии с п. 1 ст. 1064 Гражданского кодекса Российской Федерации вред, причиненный личности или имуществу гражданина, а также вред, причиненный имуществу юридического лица, подлежит возмещению в полном объеме лицом, причинившим вред.
Таким образом, налогоплательщик имел возможность взыскать стоимость испорченных товаров с виновных лиц, предварительно установив этих лиц.
Если же организация отказалась от взыскания ущерба в судебном либо во внесудебном порядке с виновного сотрудника или покупателя (что подтверждается приказом общества) или виновники не установлены вследствие непринятия организацией мер к их выявлению, то сумма недостачи или стоимость испорченного товара не может быть учтена в расходах в целях налогообложения прибыли.
Суд согласился с мнением налогового органа, что в данном случае добровольный отказ организации от принятия перечисленных мер означает отказ от документального подтверждения этих затрат, предусмотренного положениями пункта 1 статьи 252, подпункта 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ.
Нормой статьи 146 НК РФ установлен перечень объектов (операций), облагаемых НДС (пункт 1 статьи 146 НК РФ) и не признаваемых объектом обложения НДС (пункт 2 статьи 146 НК РФ), в связи с чем, обязывает организацию предъявить необходимые для проверки документы, подтверждающие наличие (или отсутствие) у налогоплательщика объекта налогообложения.
Налоговым органом установлено выбытие товара, причины, выбытия которого не подтверждены документально, а также установлен размер соответствующей безвозмездной реализации на основании данных бухгалтерского учета налогоплательщика и стоимости списанного товара исходя из данных о его списании указанных в сличительных ведомостях, составленных по результатам проведенных инвентаризаций за период 2014-2015 годы.
На этом основании суд приходит к выводу, что налоговым органом списание товарно-материальных ценностей обоснованно расценено как безвозмездная реализация имущества, оформленная в качестве недостачи и списанная по результатам инвентаризаций проведенных в 2014, 2015 гг.
Примечание
Постановление суда на редкость аргументировано, имеются ссылки на нормативные акты бухгалтерского учета и Налогового кодекса. Подробно описан порядок действий налогового органа и налогоплательщика и по каждому действию сделан вывод.
Практически это готовое, на 22 страницах, руководство по оформлению итогов инвентаризации и последующего списания выявленных недостач на издержки или на виновных лиц.
Рекомендация
Рекомендую всем ознакомиться с Постановлением суда и не совершать ошибок при оформлении итогов инвентаризации.