Как сделать срм в экселе
Как создать и вести базу клиентов в программе Excel?
За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.
Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.
База клиентов в Excel (простой вариант)
Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.
Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.
Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:
По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).
При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.
Как работать с простой базой клиентов в Excel?
База клиентов в Excel (расширенный вариант)
В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:
В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.
Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.
Резюме
Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.
Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.
Дополнительные материалы
Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.
Что такое CRM-система?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.
Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel? База данных в Excel – возможности CRM в ограниченном объёме
За несколько лет интенсивной каждодневной рутины организация собирает огромную базу клиентов, пользующихся ее услугами с разной степенью активности. Заказчики, которые обращались в компанию всего несколько раз, всегда могут стать постоянными, если вести с ними активную работу и поддерживать контакт. Но как удержать в голове такое количество физических и юридических лиц, имеющих разные интересы и потребности? Решить задачу поможет функциональная база клиентов, созданная в Excel. Инструменты crm в excel используются давно, причём довольно успешно. Этот вариант для организации бесплатный, но разбираться с системой придётся самостоятельно.
Crm в excel
Программа Excel способна создавать сложные базы данных и частично заменять собой современные системы CRM. Благодаря простоте, удобству, Excel значительно сокращает время на обработку данных, помогает компании или физическому лицу более эффективно работать со своими заказчиками. При этом тратить серьёзные деньги на подписку профессиональной CRM совершенно необязательно.
База данных в excel простой вариант
Простой вариант базы данных в excel имеет небольшой функционал и может использоваться, например, частными фрилансерами, мелкими торговыми компаниями или сервисными центрами.
Документ может включать два листа с содержанием услуг, списком клиентов. Первый лист – 10-15 услуг компании. На втором листе создаётся база данных из тех людей, с которыми ведётся или велась работа в разный период времени. Обычно в базу включается следующая информация:
Список сортируется по каждому из полей. К примеру, можно сортировать информацию по типу заказываемых услуг и сделать индивидуальное предложение некоторым клиентам. Количество столбцов в программе зависит от желания автора, но перегружать таблицу данными не рекомендуется.
Каждый раз в таблицу нужно добавлять тех клиентов, кто хотя бы единожды сделал заказ. Просто интересующиеся заказчики ещё не являются клиентами компании. Также стоит определиться с периодом, по истечении которого нужно напоминать о себе клиентам. Например, раз в три месяца выходить на связь с клиентом, давно ничего не заказывающим, предложить ему индивидуальные выгодные условия. Чаще обращаться к клиенту не нужно, в противном случае заказчик посчитает назойливым повышенное внимание к себе.
Также по графе «последние заказы» выявить спад спроса на услуги и объявить о снижении цен или придумать интересную акцию. Графа «примечания» повысит эффективность взаимодействия с покупателем. Если некоторые клиенты заинтересованы в дополнительном обслуживании, то важно об этом не забыть, чтобы сохранить их лояльность.
База данных в excel: расширенный вариант
Расширенный функционал базы данных включает дополнительные столбцы в таблице excel со сведениями о заказах и клиентах. Помимо перечисленных выше, это могут быть:
В таблицу Excel также есть возможность добавить функциональный столбец «напомнить о себе». Если заданный периодзавершился, а заказчик так и не проявил себя, ячейка в столбце загорится красным цветом. Если клиент ничего не отвечает после индивидуального предложения, его статус можно поменять на пассивный и система больше не будет делать о нём напоминаний.
Создание базы данных в excel: пошаговая инструкция
Для корректной работы с базами данных лучше Эксель скачать лицензионный. Программа обладает полным набором инструментов, позволяющих заменить типичные CRM-системы.
Чтобы создать функциональную базу данных, следуйте пошаговой инструкции:
Такой базой данных уже можно пользоваться, но чтобы использовать ещё более широкий функционал, следует добавить несколько функций. Например, можно включить функции сортировки и фильтрации. Для этого нужно кликнуть по клавише «Сортировка», расположенной во вкладке «Данные». Сортировка реализуется по одному из трёх параметров: дате, числу или алфавиту. Выбрать нужные параметры можно через настройки сортировки. Кнопка «фильтр» убирает или возвращает необходимые данные в базу. Инструменты Эксель также позволяют осуществлять поиск, закреплять определённые области, создавать выпадающие списки и многое другое.
Резюме
Приложение Эксель вряд ли может всерьёз конкурировать с современными продвинутыми системами CRM. Но инструментария этой программы зачастую достаточно для того, чтобы удовлетворять потребности частных лиц и небольших организаций. Кроме того, возможности Excel известны многим постоянным пользователям персональных компьютеров, поэтому решать определённые задачи проще и удобнее с помощью продукта Microsoft.
Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами
Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.
Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.
Структура базы данных – таблица Excel
База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?
Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.
Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.
Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.
Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.
Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.
Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция
Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.
Как создать базу данных клиентов в Excel:
Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.
Как вести базу клиентов в Excel
Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».
Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.
Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.
БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:
Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.
В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:
Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.
Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.
Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:
Порядок работы с финансовой информацией в БД:
Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.
Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.
Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.
CRM-система: полный алгоритм внедрения
Проекты внедрения CRM проваливаются — это есть за рубежом, это есть в России. Причин много, но самая главная — стремление заказчика перепрыгнуть все ступени и получить одну кнопку «Рррраз и заработало». При таком подходе единственное, что получается хорошо, — это собрать все грабли на пути к автоматизации бизнеса. А это затраты, нервы, увольнения, простой бизнеса…
Мы подготовили, пожалуй, самую подробную схему и инструкцию по внедрению CRM-системы в компании. Она призвана помочь бизнесу любого размера внедрить корпоративное ПО правильно, в кратчайшие сроки и без потерь. В общем, цивилизованно и профессионально. Мы за правильные лестницы!
Когда полез не с той стороны: соблюдайте технику безопасности при внедрении CRM-систем
Мы внедряем CRM-системы уже 11 лет и прошли все этапы: от небольшой CRM-ки до полнофункциональной ERP, от малого и микро-бизнеса до крупных холдингов. И, честно говоря, болезни и симптомы практически везде одни и те же — просто масштабы разные. На основании этого опыта мы и подготовили нашу инструкцию и очень подробную схему.
Этапы внутри компании: подготовка, выбор CRM, сбор требований
Скачать всю схему внедрения сразу 
Первый этап — внутренняя подготовка к внедрению. Часто он пропускается компаниями, и это, к сожалению, свидетельствует о низкой заинтересованности сотрудников в проекте. Такая ситуация — порочный путь к дальнейшему бойкотированию CRM-системы, когда менеджеры просто отказываются вносить данные в программу.
Даже в самой маленькой компании может случиться конфликт интересов, когда каждый отдел начинает тянуть одеяло автоматизации на себя и хочет сразу всё. Задача руководства — инициировать создание рабочей группы, в которой примут участие представители всех подразделений, чью работу затронет автоматизация. В группу должны входить либо владеющие процессами руководители, либо наиболее опытные сотрудники. Ни в коем случае не стоит воспринимать рабочую группу как формальность или имитацию деятельности — она должна быть именно рабочей. Итак, что нужно сделать в первую очередь.
Выбор нужной вам базовой CRM-системы — сложная история: на рынке десятки предложений, которые свалятся на вас как только вы введёте в поиске «выбрать CRM». Пересмотреть и протестировать их все нереально. Вот примерные критерии для отбора CRM-ок для дальнейшего изучения:
На что нужно обратить внимание при выборе CRM-системы, кроме функциональных возможностей, которые нужны вашему бизнесу?
После выяснения всех обстоятельств и нюансов вы приступаете к важному моменту — взаимодействию с вендором. Тут тоже миллион секретов и уловок со всех сторон, но есть базовый совет, который снимет больше половины рисков и головных болей: мучайте вендора, задавайте любые вопросы, не стесняйтесь уточнять и распрашивать подробно, рассказывайте о своих бизнес-целях и пробелах. Иначе проект может вас разочаровать, вендор словит негативный отзыв, и все будут грустить. Разве это цель автоматизации бизнеса?
Не стоит усложнять и превращать внедрение в запутанный процесс
Работа с вендором CRM-системы: ТЗ, настройка, доработка
Итак, после первых контактов с вендором самое время собирать требования и составлять техническое задание (Это делает вендор! Это почти всегда платно! Почему — читайте тут и вот тут). Именно на этом этапе вы можете прописать желаемые процессы и решить, от каких токсичных проявлений в бизнесе самое время отказаться.
Для тех, кто поленился почитать указанные посты о техническом задании, повторим основные моменты. Итак, ТЗ.
В принципе, теперь ничего не мешает приступить к инсталляции базовых лицензий выбранной CRM-системы (запуску и настройке WEB-приложения, если выбрано оно) и настройке программы под каждого сотрудника. Здесь также стоит учесть важные моменты.
Одновременно с началом эксплуатации и обучения при необходимости можно углубиться в доработку бизнес-логики. Вы можете заказать доработку сразу, если точно знаете, какие специфичные вещи вам нужны. А можете поработать в CRM-системе, настроить бизнес-процессы и связи отделов, а затем уже решить, чего вам не хватает, и обратиться к вендору. Нередко клиенты предпочитают выбрать для доработок фрилансера, который кажется более дешёвым решением. Это чревато — ни один фрилансер не сможет в короткие сроки понять логику системы и успешно вписать в неё доработанный компонент или отчёт. Иногда это просто невозможно. В общем, скупой платит дважды, поэтому лучше сразу обратиться к разработчику CRM-системы: выйдет быстрее, успешнее и, заверяем, дешевле.
Эксплуатация CRM-системы и крепкая дружба с вендором
Обучение — залог успешного старта CRM-системы, но и тут кроется несколько подводных камней.
Почему-то всем кажется, что лучшая форма обучения — это формат лекции и практики в учебном зале, когда тренеры вендора показывают функции и принципы работы, а сотрудники по одному или в парах за ними повторяют на тренировочных ПК. На самом деле это худшая форма обучения, и вот почему:
Каждой компании нужен внутренний эксперт — CRM-гуру, который освоит систему на уровне администратора и сможет обучать сотрудников, понимая, как система вписывается именно в ваши бизнес-процессы. Это не обязательно руководитель отдела или опытный коммерсант — таким сотрудником может оказаться помощник сисадмина, аналитик, продажник, маркетолог и т.д. Было бы желание, понимание процессов и умение формулировать мысли.
Кстати, не забудьте запросить документацию у вендора — это может быть PDF- файл, Wiki-справка, иная справка, распечатанные материалы. Главное, чтобы документация была полной, актуальной и грамотной. Ну и конечно, протестированной — но это уже на совести вендора.
С момента окончания обучения начинается этап активной эксплуатации. Фактически это уже самый длинный период — жизненный цикл CRM-системы внутри вашей компании. Вы потратили много сил, нервов, средств, чтобы внедрить программу, поэтому важно не пустить всё на самотёк, а привыкнуть к работе в системе и сделать её почти что электронной копией вашего бизнеса. Вообще человек привыкает к новым условиям за 21 день. То есть это полный рабочий месяц — именно в течение него нужно мотивировать сотрудников, инициировать постоянные взаимодействия с CRM-системой, продолжать обучение и консультации со стороны внутреннего эксперта.
Что важно на этом этапе?
Разработка CRM-системы с нуля: «Если вы умеете пользоваться телефонной книгой, справитесь и с CRM»
О том, как создавалась CRM Пачка, чем она отличается от других подобных систем и кто над ней работает, рассказали сооснователь Пачки Григорий Любачёв и её технический директор Максим Индыков.
— Как родилась идея создать CRM Пачку?
Гриша: Мы решили, что можем создать крутой сервис для малого бизнеса. У нас были наработки по задачам и мессенджеру, мы их соединили, отполировали и, используя свой опыт работы с малым бизнесом, запустили в феврале 2020 года простую CRM.
Максим: Идея была в том, чтобы сделать простую, классную и яркую CRM, в которой человек мог бы разобраться сам, не используя услуги сторонних компаний. Чтобы можно было скачать приложение и сразу начать пользоваться.
-Многие думают, что CRM – это слишком сложно. Так ли это?
-Что нужно, чтобы создать CRM c нуля?
-С какими трудностями пришлось столкнуться при разработке CRM?
Максим: CRM разрабатывать сложно, потому что мы делаем один продукт, а вариантов его использования в голове у клиентов миллион. Каждый хочет получить продукт, который будет идеально ложиться на выстроенные процессы внутри компании. Мало кто готов эти процессы перестраивать заново. Мы получаем поток различных требований, и нам приходится балансировать, чтобы всем было хорошо и удобно. Кроме того, на рынке уже много CRM, которые задали стандарт качества и количества функций, которые должны быть в системе. Но совсем не обязательно пользоваться всеми возможностями Пачки. Программу можно использовать как проектный мессенджер или таск-менеджер, чтобы ставить задачи сотрудникам, можно вести сделки. Вариантов много.
-В чем основные преимущества вашего продукта?
Гриша: В CRM Пачке нет никаких скрытых платежей, это полностью бесплатная CRM. Система оплаты состоит в том, чтобы подключать только те функции, которые нужны, а не платить за целый комбайн услуг. У нас нет оплаты по лицензиям, поэтому можно добавить всю компанию, а не только отдел продаж или отдел маркетинга. В Пачке можно организовать удобную коммуникацию для всех. Мы заинтересованы сделать сервис, в котором компании разберутся сами. Мы не зарабатываем на настройке или внедрении программы, а получаем деньги, если человек использует дополнительные сервисы, то есть ему нравится наш продукт. Структура мини-сервисов позволяет подключать всегда только то, что нужно. Используя Пачку, предприниматель ничего не потеряет, если бизнес или условия рынка вдруг поменяются. Например, если у фрилансера кончатся заказы, то мини-сервисы можно отключить, но все данные в CRM будут сохранены, и он также сможет пользоваться системой. То есть мы в этом случае помогаем, а не пытаемся получить оплату, даже если заказов нет. Большинство CRM ограничивают доступ к системе и всем данным в случае неуплаты. То есть все данные временно будут заблокированы, потому что они берут деньги не за отдельные сервисы, а за доступ. А с CRM Пачкой можно переждать любые кризисы, потому что доступ к базе клиентов мы не ограничиваем.
-Какие отзывы о CRM Пачке вы получаете?
Гриша: Отзывов много, клиенты хотят всё и сразу. Мы сделали голосование по мини-сервисам, где пользователи могут выбрать будущие доработки CRM. Мы ориентируемся на эти данные и реализуем самые популярные. Сейчас фокусируемся на разработке мини-сервисов, которые автоматизируют работу в CRM Пачке. Сделали интеграцию с API, на днях добавим телефонию. Эти возможности позволяют сделать так, чтобы Пачка заполнялась информацией сама. У других компаний нет мотивации делать продукт простым, потому что есть сеть партнёров, которые помогают разобраться, как работать в той или иной CRM, на этом они зарабатывают.
-Есть ли мобильная версия CRM Пачки?
Гриша: Сначала мы сделали веб-версию CRM Пачки, но быстро перешли к разработке мобильной версии. Всё, кроме администрирования (настройки дополнительных возможностей), можно сделать в мобилке. Это полноценное приложение, которое постоянно развивается. Его можно скачать в магазине, зарегистрироваться и начать пользоваться, не подозревая о наличии веб-версии. По нашим оценкам, веб-версией и мобильным приложением пользуются примерно одинаково. У некоторых людей очень мобильная работа и нет возможности пользоваться компьютером, для кого-то смартфон – это единственное устройство, которым они пользуются, поэтому CRM на смартфоне актуальна, особенно для самозанятых граждан.
— Cколько времени занимает внедрение вашей CRM?
Гриша: Около 5 минут, если вы знаете, что хотите сделать. Технически никаких ограничений для внедрения нет. Нужно просто создать аккаунт, и все готово к работе. Пачка функциональна сразу. В систему можно импортировать данные о клиентах, например, загрузив их из Exсel.
-Что делать тем, кто хочет внедрить CRM впервые?
Гриша: Нужно взять базу клиентов, выбрать систему, в которой их будет удобно хранить. Это может быть как Exсel, так и специализированная CRM-система. После того как появится база клиентов и формат хранения данных, можно будет переходить к автоматизации и использовать преимущества CRM. Например, заполнять данные о клиентах с помощью интеграции с электронной почтой, поздравлять клиентов с днём рождения по SMS и так далее. Если клиент давно к вам не заходил, можно предложить ему скидку.
-Кому подойдёт CRM Пачка?
-Подойдёт ли CRM Пачка компаниям, которые работают удалённо?
Гриша: Точно подойдёт. Вся наша команда пользуется этой системой для организации работы. Все коммуникации организованы там. Мы полностью удалённая команда. Наши сотрудники живут и работают из Санкт-Петербурга, Екатеринбурга, Красноярска, Чебоксар и даже других стран. Мы уверены, что CRM Пачка может помочь эффективно работать удалённо.
-Какая CRM лучше: облачная или коробочная?
Максим: Для малого бизнеса облачная версия лучше тем, что она гибкая и стоит дешевле. Да и для большого бизнеса тоже. Единственное преимущество коробочной версии – это безопасность, но она не гарантированна, потому что периодически сотрудникам нужно получать доступ к системе за пределами офиса. Ещё очень важно наличие техподдержки. Если что-то сломается в коробочной версии, нужно будет переустанавливать программу, а если что-то будет не так с облачной, то любую проблему быстро решит удалённая техподдержка.
Гриша: Облачная версия – это тоже безопасное решение. Чтобы сделать коробочную версию безопасной, нужно приложить много дополнительных усилий, например, не давать удалённого доступа к системе, но все эти условия чаще всего не соблюдаются. Основная причина утечки информации – это человеческий фактор. Облака являются популярным выбором. В облачной версии можно получить последние обновления в реальном времени, используя последнюю версию системы.
Автор текстов Пачки. Люблю докапываться до сути