Как сделать стандарт предприятия

Стандарт организации

Стандарт организации (СТО) — нормативный документ, разрабатываемый для внутрикорпоративного использования в компании.

Цель стандарта организации (СТО) — стандартизация процессов на предприятии для эффективного выстраивания бизнеса, совершенствования производственных процессов, обеспечения стабильного качества и конкурентоспособности продукции или выполнения работ, оказания услуг.

СТО может разработать любое предприятие вне зависимости от сферы деятельности, особенно актуальна разработка СТО для предприятий пищевой отрасли, например, для крупных торговых сетей, имеющих собственные производственные цеха.

Требования к разработке СТО определены ГОСТ Р 1.4-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты организаций. Общие положения». Стандарт разрабатывается таким образом, чтобы не противоречить действующему законодательству, техническим регламентам, ГОСТам и др.

Разработка СТО и внедрение его на предприятии позволяют существенно снижать возможные риски, применять объективные методы оценки деятельности, выстраивать фундамент для дальнейшего развития и стабильной работы компании.

Структура СТО подбирается индивидуально для каждой компании.

Содержание стандарта организации, выпускающую определенный вид продукции, может включать следующие разделы:

Кроме того, стандарт может отражать положения, касающиеся услуг, оказываемых предприятием, принятия различных решений на уровне менеджмента.

По сравнению с техническими условиями (ТУ) СТО — это документ более широкого спектра, включает в себя более подробную информацию о процессах работы на предприятии, может включать продукцию по нескольким родственным кодам ОКПД2.

Всю необходимую информацию о том, как получить данный документ, можно уточнить у наших специалистов.

Цена СТО напрямую зависит размера компании, ее структуры, какие процессы и какие объекты организации необходимо будет прописать в документе, их сложность и объем.

Для точного расчета стоимости обратитесь в нашим специалистам.

Мы предоставляем максимально сжатые сроки на оформление стандарта организации, все зависит от вида деятельности, сложности технологических процессов, специфики работы предприятия.

Для точного определения сроков оформления СТО рекомендуем обратиться к нашим специалистам.

Срока действия стандарт организации не имеет, но по решению лиц, принимающих решение в компании в данной области, может быть приостановлен или ограничен.

Также по решению руководства могут вноситься в стандарт организации СТО необходимые изменения.

Порядок разработки стандартов организации включает первоначальную подготовку проекта СТО, утверждение и внесение изменений с Вашей стороны, согласование итогового варианта, присвоение регистрационного номера СТО.

Стандарт организации утверждает руководитель предприятия, документ требует согласования в госорганах в случае его разработки для предприятий пищевой промышленности.

Оперативно заказать разработку СТО

Зачем нужен стандарт организации (СТО)?

Стандарт организации для Вас — это:

Наш экспертный центр «ГлобалСертСервис» поможет качественно и своевременно разработать СТО с максимальной практической ценностью для организации и с минимальными усилиями с Вашей стороны. Оставьте заявку и мы оперативно с Вами свяжемся, проведем подробную индивидуальную консультацию по всем нюансам разработки и оформления данной технической документации.

Источник

Корпоративные стандарты работы

Корпоративные стандарты – это зафиксированный в документе свод правил, формирующий эффективные поведенческие модели сотрудников компании. Исполнение этих норм положительно влияет на имидж предприятия и обеспечивает слаженность работы в команде. «Корпоративные стандарты»являются частью «корпоративной культуры». Само слово «стандарт» в контексте управления компанией означает определённый шаблон, использование которого позволит зафиксировать конкретные модели поведения сотрудников во избежание ошибок.

Как появились корпоративные стандарты

Истоки рождения сводов правил лежат ещё в средневековье.Тогда для них была характерна форма общепринятых обычаев и норм. Термин «корпоративная культура» был сформулирован прусским военачальником «Мольтке». Этим термином он характеризовал отношения между офицерами. Сильная конкуренция в 20 веке среди компаний, занимающихся производством одинаковой продукции, привела к поиску новых инструментов работы с покупателями. Тогда и обрели своё второе рождение понятия корпоративной культуры и общения. Сегодня они выражены в виде корпоративных стандартов.

для чего нужны корпоративные стандарты?

Для того, чтобы предприятие было конкурентоспособным, его необходимо постоянно совершенствовать. Однако трудно улучшить то, что не стандартизировано. Этого и помогает добиться система документов, в которую входят корпоративные стандарты общения, правила, положения, инструкции и шаблоны действий служащих компании между собой и клиентами.

Большой выбор позволяет сегодня потребителю отдавать предпочтение компаниям с более высоким уровнем сервиса. И больше всего на имидж предприятия влияет человеческий фактор. Поэтому качество работы персонала напрямую влияет на преданность потребителей. В условиях борьбы за покупателей, разрабатываются различные правила общения с клиентами. Однако если сотрудники компании не подготовлены к взаимодействию с потребителями, эти инструменты неэффективны. Если клиент сталкивается с низким уровнем сервиса, он резко меняет своё мнение о компании. Имидж начинает хромать. Поэтому нужно проводить постоянное обучение своих сотрудников коммуникации и общению. А грамотно выстроить этот процесс помогают корпоративные стандарты управления персоналом.

Что даёт внедрение корпоративных стандартов?

Стандарты в виде процедур и регламентов детально описывают важные процессы, на которых это предприятие работает. Благодаря наличию этих документов:

Стандартизации подвергают сначала бизнес-процессы и работу персонала, взаимодействующего с конечным потребителем.

В основе построения системы корпоративных стандартов лежат следующие принципы:

виды корпоративных стандартов

Карту документов, можно выстроить с учётом системообразующих связей, соблюдая вертикаль. Каждый документ занимает своё место в системе по отношению к другим документам. Необходимо соблюдать иерархию документов, описывающих стандарты, чтобы избежать нарушения соотношения (подчинённость) документов между собой.

Соблюдая вертикаль документов – разрабатываем от верхнего уровня к нижнему. Пример строения корпоративного стандарта:

Концепция — Положение — Инструкция — Трудовая функция

На верхней ступени –общая политика и цели предприятия

На второй ступени – положения

На третьей ступени – инструкция отдельного служащего.

Корпоративные стандарты управления персоналом

Представим схему этих документов в виде пирамиды. Пирамида состоит из ступеней. На каждой ступени – документ. Принцип такой: документ на нижней ступени детализирует документ, находящийся ступенью выше.

Вершина пирамиды – это первая ступень – «Политика управления персоналом». В нём изложены общие моменты кадровой политики компании.

Уровнем ниже: Положение о кадрах и квалификации персонала – конкретизирует общие принципы кадровой политики и содержит перечень бизнес-процессов, порядок выполнения работ, зоны ответственности.

К третьей ступени относятся инструкции и трудовые функции сотрудников. Эти документы описывают конкретные трудовые действия, компетенции и критерии оценки работы каждого сотрудника.

Перечень документов, которые Вы также можете включить в структуру своих стандартов и конкретизировать:

Рассмотрим, какие виды документов могут быть распределены по ступеням.

ПИРАМИДА СТАНДАРТОВ

Вне зависимости от рода деятельности компании, но основываясь на её специфике, документы классифицируются на группы в зависимости от объекта регулирования и исполнителей: общая структура управления (фиксирует общие правила для всего коллектива предприятия), функционал и ответственность отдельных подразделений, инструкции и функционал конкретных работников.

Документы распределяются по ступеням, в зависимости от:

1го уровня утверждаются руководителем предприятия.

2го уровня – руководителем и его заместителями.

3го уровня – руководителями подразделений.

На этом уровне находится политика управления персоналом, техническая политика, политика качества продукции. Основные пользователи этих документов – весь трудовой коллектив компании и потребители.

Положения, регламенты, справочники

Эти документы адресованы определённым группам служащих предприятия. И детализируют они деятельность определённых групп объектов.

Описывают кадровую политику, систему оплаты труда, зоны ответственности подразделений компании, компетенции и умения для конкретной должностной позиции, требования и критерии оценки качества работы.

Например, положение о бюджете имеет отношение к тем работникам, которые занимаются разработкой бюджета компании. В эту группу документов также входят справочники, классифицирующие расходы и средства материального обеспечения предприятия.

Можно использовать и больше уровней в своей системе стандартов.

Однако есть риск заблудиться в собственном лесу. Ведь чем больше деталей в механизме, тем сложнее обеспечить его надёжную работу. Крайности в сторону сокращения количества уровней также опасны, потому что это неизбежно приводит к размытию границ между документами и в регламентах.

СТРАТЕГИЯ РАЗРАБОТКИ СТАНДАРТОВ

Начать разработку документов стоит с ответа топ-менеджмента на следующие вопросы:

В случае, если цель компании – продвижение нового продукта/услуги либо rebranding, необходимо показать потребителю, что компания не просто сменила «фасад» или brandbook, а изменила качество продукта, повысила качество в обслуживании, квалификацию общения сотрудников

Нужно задумываться о внедрении правил и стандартов в работе персонала когда планируете:

После того, как ответы и цели разработки стандартов зафиксированы, необходимо выработать план действий и определить круг лиц, которые будут вовлечены в разработку стандартов (зона ответственности HR департамента и руководителей подразделений компании) Желательно в процесс разработки вовлечь всех сотрудников. Для этого необходимо разработать анкеты и собрать у них информацию. Либо на планерках сами руководители отделов собирают и сводят воедино.

Процесс создания правил и регламентов своими силами

Вероятность применения документов увеличивается, если вы задействуете в разработке их будущих исполнителей. Давайте обсудим, как подступиться к процессу создания корпоративных стандартов.

Критерии подбора сотрудников в группу разработчиков стандартов:

Сначала описываем операционные процедуры, после пишем стандарты.

Формируем команду по разработке стандартов:

Стандарты бизнес-процессов опираются на уже разработанную перед этим общую политику компании (миссию/ценности)

Для определения критериев, существенных для каждого бизнес-процесса, нужно проанализировать уже имеющиеся процессы, при этом очень важно указать реальные, а не размытые формальные показатели (например, корпоративные стандарты одежды и приветствия клиентов в компании)

Важно придерживаться структуры документов в соответствии с общепринятыми правилами создания стандартов с учётом специфики компании. Необходимо при этом помнить, что регламент является рабочим инструментом, основанным на единой терминологии. Поэтому язык изложения должен быть простым, а содержание – лаконичным.

Прежде чем утвердить стандарты, документы необходимо согласовать с ключевыми руководителями, и получить от них правки. Как известно, без механизма контроля, стандарты не работают. И чтобы корпоративные стандарты работали, необходимо создать систему контроля и стимулирования персонала.

Типология стандартов

Операционные стандарты – фиксируют принципы и все процедуры, происходящие на предприятии: кто, что, на каком этапе конкретно делает:

Как понять, что вы прописали корректный стандарт

Необходимо постараться изначально сделать документ корректно, чтобы впоследствии не подвергать значительным доработкам.

Учитывая то, что большинство документов содержит детализацию процедур и их отдельных участков, правильность выполнения бизнес-процесса в итоге зависит, корректно ли вы зафиксировали процедуру в самом документе:

Пример стандартов работы в компании

Инструкция менеджера отдела сбыта:

Эту инструкцию гораздо легче будет воспринимать, если отобразить в инфографике.

Чтобы сделать свой продукт конкурентоспособным, при создании стандартов для персонала, участвующего в производстве продукта/создании услуги,полезно изучить международный опыт. В частности, приёмы японской философии менеджмента «Гемба Кайдзен». Смысл этой философии – в снижении затрат и повышении качества.

Гемба – это только то рабочее место, где создаётся ценность для потребителя. Это основные подразделения предприятия, где происходит разработка, производство и продажа продукта. Согласно этой философии, те действия, которые не привносят в продукт/услугу ценности, должны искореняться.

Стандарт для сотрудников, участвующих в производстве продукта/услуги помогает оптимизировать затраты и повысить производительность труда.

Для чего нужна корпоративная книга продаж

Корпоративная книга стандартов продаж регламентирует все бизнес-процессы продаж и описывает в деталях. Правила продаж и шаблоны взаимодействия с клиентом:

Общение: речевые скрипты на всех этапах, от приветствия до оформления продажи

Внешний вид: форма одежды, причёска, украшения, парфюм

Корпоративная книга стандартов продаж включает в себя описание:

Документы, описывающие стандарты для сотрудников подразделений маркетинга и финансов должны обязывать сотрудников держать руку на пульсе отраслевых изменений и рекламных трендов и содержать:

ПОЧЕМУ СТАНДАРТЫ НЕ РАБОТАЮТ В РОССИЙСКИХ РЕАЛИЯХ?

Причины по которым в российских компаниях могут не работать правила:

Ошибки при внедрении стандартов работы

Ошибка многих руководителей в том, что они говорят,как не нужно поступать, формализуя только запреты и санкции, а не описывают в деталях,как нужно делать, чтобы получить желаемый результат.

Зачастую запреты нарушают личные границы персонала. Например, если ты хочешь работать в Microsoft, ты не имеешь права использовать Iphone.

Как проще внедрить стандарты?

Общеизвестно, что страх – естественная реакция человека перед неизвестностью. Природой заложено, что мы испытываем стресс перед любыми изменениями.

Поэтому, необходимо подготовить персонал к нововведениям. Пообщайтесь с сотрудниками перед тем, как вводить стандарты, отправьте каждому лично на email образцы. Предоставьте им возможность внести свои правки.

Сотрудники должны понять и принять важность соблюдения стандартов.

Для этого им нужно эту важностьобъяснить, а именно:

Как закрепить использование персоналом стандартов

Как контролировать и оценивать соблюдение стандартов

Разработайте схему контроля с назначением ответственных: руководителей подразделений/отделов,HR-департамента, департамента по работе с претензиями и руководителей. Необходимо понимать, что вся информация должна реально работать на благо компании.

PS: Стандартизируйте важные для достижения целей компании бизнес-процессы. Не забывайте, пожалуйста,что ваши сотрудники – живые люди. Установите приемлемые границы поведения и поощряйте инициативу. А для того, чтобы стандарты работали, их нужно соблюдать всем: и руководителями, и обычным сотрудникам.

Как не получить плохие и некачественные стандарты?

Если Вы хотите получить грамотные, работающие регламенты и правила с учетом всех нюансов специфики Вашего бизнес, при этом не отвлекать своих сотрудников от основной работы (предприятие не должно простаивать) понять, как и где обучить менеджеров стандартам работы обратитесь к профессионалам, чтобы заказать корпоративные стандарты у них. Не являясь вашими подчинёнными, консультанты со стороны объективно оценят ситуацию и решат проблемные вопросы, используя свой обширный опыт и профессиональные знания.

Источник

Разработка стандарта организаций (СТО)

По сложившимся стереотипам продукцию, изготавливаемую по ГОСТу, ставят на ступень выше по качеству, чем аналогичная продукция, изготавливаемая по Техническим условиям (ТУ) или Стандартам организации (СТО). Как правило, требования ГОСТов более жесткие, так как они утверждаются государственными экспертами после проведения долгосрочных испытаний.

Однако есть и обратная сторона медали: ГОСТы крайне редко актуализируют и, тем более, разрабатывают новые, вместе с чем технологический прогресс сподвигает изготовителей закупать производственные мощности усовершенствованног образца, выпускать продукцию, специфику производства которого национальные стандарты отразить не могут. В этом случае организация разрабатывает внутренний нормативный документ – СТО или ТУ, который также может устанавливать строгие требования к производству продукции и дополнять ГОСТ.

Разработка стандарта организации (СТО) и его отличия от ТУ

В отличие от ТУ, СТО не только устанавливает требования к изготовлению продукции, но и отражает технологические процессы на предприятии, оказываемые им услуги, процессы управления организацией, более подробно обозначает требования к используемому сырью.

Также если у продукции есть ассортимент, то в СТО необходимо будет расписать специфику производства каждой позиции, в отличие от ТУ, где можно перечислить ассортимент и их характеристики.

Порядок разработки стандарта организации и утверждения

Процедуру разработки стандартов организации Вы можете осуществить, пройдя несколько этапов.

Их можно обозначить следующим образом:

После этого СТО является Вашим внутренним документом, Вы можете им пользоваться.

Регистрация СТО

При необходимости организация может зарегистрировать СТО в государственном реестре, что предоставит ей ряд значительных преимуществ:

Благодаря регистрации СТО становится интеллектуальной собственностью Вашего предприятия, никто не имеет право воспользоваться или присвоить их без Вашего согласия как собственника, в противном случае злоумышленников ждет судебная ответственность.

Этот также касается требований, выдвигаемых к участникам тендерных торгов.

СТО регистрируются не только посредством штампа-отметки о регистрации уполномоченным органом на самих документах, данные о стандарте и факте их регистрации также сохраняются в реестре зарегистрированных стандартов организации.

Благодаря процессу регистрации СТО становится интеллектуальной собственностью Вашего предприятия, а это значит, что Вы можете их продать или передать в собственность другой компании.

Регистрация СТО является единоразовой бессрочной процедурой, не требует повтора и дополнительных финансовых затрат.

Требования к разработке стандарта организации

Необходимые требования к разработке СТО изложены в ГОСТ Р 1.4-2004, в соответствии с которым должен быть разработан СТО. Там указан перечень разделов, которые должны отражаться в СТО, уточняется, на какую именно продукцию они разрабатываются, а также прописываются требования к оформлению стандарта на предприятии. Стоит отметить, что СТО не должны противоречить принятым национальным нормам и требованиям.

Где разработать?

Для разработки СТО и оформления разрешительных документов Вы можете обратиться в Центр по сертификации Ростест Урал, у нас свой технический отдел с огромным багажом знаний и навыков разработки документов!

Каким компаниям нужен СТО?

Стандарт организации необходим компаниям, планирующим выпускать продукт, на который не предусмотрено соответствующего ГОСТа. Это связано с тем, что актуализация национальных стандартов происходит очень редко, как и разработка новых. При этом многие предприятия, стремящиеся к развитию, выпускают современное оборудование или усовершенствованные виды продукции, которые не отражаются в ГОСТах.

Для этого предприятия разрабатывают ТУ или СТО, которые содержат требования к производству их продукта и дополняют существующие государственные ГОСТы. СТО отличается от ТУ тем, что регламентирует требования не только к выпускаемым товарам, но и к используемому сырью, технологическим операциям и процессам управления организацией.

Какой пакет документов необходим?

Для получения содействия при разработке стандарта организации запрашиваются следующие сведения:

Исходя из специфики деятельности предприятия, обязательный пакет документов может быть изменен либо дополнен.

Требования к разработке стандарта организации?

Требования, соблюдение которых обязательны для разработки СТО, содержатся в ГОСТ Р 1.4-2004. Стандарт организации разрабатывается в соответствии с этим нормативным документом.

В ГОСТ Р 1.4-2004 указан перечень разделов, которые должны быть отражены в СТО, содержится порядок проведения процедуры. Также документ включает в себя уточнения, на какой именно продукт он составляется, требования, предъявляемые к процессу его оформления.

Главным условием является отсутствие противоречий разработанной документации нормам и требованиям, утвержденным национальными стандартами.

По собственной инициативе предприятие может зарегистрировать разработанную документацию в государственном реестре.

Кто занимается разработкой СТО?

Разрабатывает необходимую документацию предприятие, выпускающее продукцию или предоставляющее услуги. Однако, если в штате нет сотрудника с соответствующим опытом и квалификацией, целесообразно обратиться за помощью к профессионалам. Это связано с ответственностью и трудоемкостью процедуры, начиная с этапа проектирования и заканчивая стадией согласования.

Обращение в центр сертификации поможет предотвратить ошибки и исключить неточности в процессе составления документации. Специалисты окажут содействие при разработке СТО, помогут в проведении его регистрации, а также окажут консультационную поддержку заявителю на всех этапах.

Источник