как уничтожаются бланки строгой отчетности в бюджетной организации
Пошаговое уничтожение бланков строгой отчетности (БСО) – образец акта и приказа
Физическая ликвидация бланков строгой отчетности (БСО) считается важным аспектом их применения и учета в организации или у индивидуального предпринимателя.
Процедура уничтожения таких документов регламентируется нормами специального положения, утвержденного правительственным постановлением №359 от 06.05.2008. Речь идет о девятнадцатом пункте данного нормативного акта.
Как и многие другие моменты, связанные с эксплуатацией БСО, физическая ликвидация этих бланков должна проводиться с соблюдением определенного порядка, сроков и правил документального оформления.
Особенности осуществления этой процедуры хозяйствующим субъектом следует изучить более подробно.
В каких случаях уничтожаются БСО?
Хозяйствующий субъект – как юридическое лицо, так и частный предприниматель – вправе уничтожить любой расчетный документ, относящийся к бланкам строгой отчетности, только в том случае, если для такой бумаги уже завершился минимальный пятилетний срок, на протяжении которого её следовало хранить. О порядке и сроке хранения.
Еще один важный нюанс – ревизия БСО, подлежащих списанию и ликвидации, должна была проводиться не менее чем за 30 (тридцать) дней до даты предполагаемого уничтожения.
На практике факт выполнения инвентаризационной проверки бланков, пятилетний срок хранения которых уже завершился, считается своеобразной отправной точкой при их списании и последующем уничтожении.
Вышеперечисленные требования относятся не только к корешкам и копиям бланков, использованных по назначению, но и к испорченным формам документов, подлежащих строгому учету.
Речь идет о некомплектных БСО, о расчетных документах, при заполнении которых были допущены ошибки, а также о корректно заполненных бланках, по которым указанные суммы денежных средств не были получены от клиентов в силу тех или иных причин.
Таким образом, установленный порядок хранения, списания и последующего уничтожения БСО распространяется на использованные, испорченные и некомплектные бланки, подлежащие в организации строгому учету.
Как проводится процедура?
Физическая ликвидация БСО осуществляется хозяйствующим субъектом в строгом соответствии со следующим порядком:
Как составить приказ?
Приказ об уничтожении БСО издается руководством хозяйствующего субъекта в отношении списанных бланков, подлежащих строгому учету.
Такой приказ составляется в свободной форме и включает следующие сведения:
Как оформить акт?
Актом об уничтожении БСО оформляется факт физической ликвидации списанных бланков, подлежащих строгому учету. Составляется такая бумага в свободной форме.
Акт содержит следующую информацию:
Пример
Скачать образец акта об уничтожении – word.
Так выглядит образец:
Выводы
Физическая ликвидация (уничтожение, утилизация) выполняется для документов БСО, у которых уже завершился пятилетний период обязательного хранения.
Данная процедура совершается хозяйствующим субъектом в строгом порядке, предусмотренном общеобязательными нормативными актами.
Факт уничтожения списанных бланков подлежит корректному документальному оформлению.
Приказ о списании бланков строгой отчетности
Бланки строгой отчетности (БСО) представляют собой документы, которые служат заменой кассовых чеков в строго оговоренных случаях. Их копии нужно хранить на протяжении 5 лет. После этого они могут быть уничтожены. При этом необходимо составить приказ о списании бланков строгой отчетности.
Основания для замены чеков БСО
Основания для использования БСО содержатся в ФЗ №54 от 22 мая 2003 года. В частности, это следующие ситуации:
Во всех остальных случаях нужно использовать только кассовые чеки.
Когда проводится списание БСО?
Списание бланков осуществляется в этих случаях:
Необходимость в утилизации вызвана большим документооборотом в компании. Фирме просто не имеет смысла хранить бумаги, которые больше не нужны.
Обязательные этапы процедуры
При проведении списания нужно учитывать эти обязательные условия:
Процедура осуществляется именно на основании акта. Составление этого документа является обязательным. Форма его утверждена Минфином, но компания также имеет право разработать собственную. Кроме того, руководитель может издать приказ о проведении списания. Но этот документ обязательным не является. Однако он позволяет урегулировать некоторые моменты. В частности, на основании распоряжения назначаются ответственные за процедуру лица, вводится срок проведения.
Образец приказа
От 3 марта 2018 года
На основании истечения срока давности хранения БСО, составляющего 5 лет,
1. Создать комиссию для списания БСО в составе:
Председатель: Л.Л. Вихров (генеральный директор),
Участники комиссии: Р.Л. Иванова (главный бухгалтер), О.Л. Озерова (специалист кадрового отдела).
2. Провести списание БСО в срок до 31 марта 2018 года.
3. Списанные бланки уничтожить.
4. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Л.Л. Вихров (генеральный директор) подпись
С приказом ознакомлены:
Р.Л. Иванова (главный бухгалтер) подпись
О.Л. Озерова (специалист кадрового отдела) подпись
Учет бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении
Что такое бланк строгой отчетности
Бюджетные организации часто работают со специально разработанными документами, которые имеют уникальные опознавательные данные и используются для подтверждения какой-либо хозяйственной операции (например, продажи) или подтверждают какую-либо информацию о человеке (например, свидетельство о чем-либо, диплом и т. д.). Законодатель разработал множество видов БСО для организаций, занимающихся разнообразными видами деятельности.
Эти БСО зафиксированы в приказах и письмах Минфина. Кроме того, существует возможность самостоятельной разработки бланка организации при соблюдении условий его оформления, оговоренных в ст. 4.7 закона 54-ФЗ. Также существуют и требования по обращению с БСО для разных отраслей.
Примерами БСО являются:
Каждое учреждение должно установить в учетной политике применяемые им БСО.
Бухучет бланков строгой отчетности
Бухучет в бюджетном учреждении регулируется Единым планом счетов и инструкцией, утвержденными приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, а также частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н (для казенных учреждений – приказ Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н, для автономных учреждений – приказ Минфина от 23.12.2010 № 183н). Для учета БСО предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». Таким образом, БСО не приходуются привычным образом как остальные материальные запасы. Учетная политика учреждения должна предусмотреть, по какой стоимости они принимаются к учету:
Забалансовые счета для бюджетных учреждений работают так же, как для коммерческих, то есть приход отражается только по дебету, а выбытие только по кредиту, без корреспонденций. Кроме того, на счете 03 организуется аналитика в разрезе материально ответственных лиц, а также мест, предназначенных для хранения БСО. Такой учет необходим для контроля сохранности бланков.
Учреждение должно вести специально разработанный регистр учета — книгу учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045).
Образец заполнения книги учета бланков строгой отчетности смотрите в «КонсультантПлюс». Если у вас еще нет регистрации в системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Также важной процедурой внутреннего контроля является инвентаризация, которая проводится по имуществу и обязательствам, учитываемым на балансовых счетах, в соответствии с учетной политикой. Результаты пересчета и данные о наличии БСО согласно бухучету фиксируются в инвентаризационной описи (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Если найдены несоответствия, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). При недостачах, обнаружении испорченных БСО на основании согласия специальной комиссии оформляется акт о списании БСО (ф. 0504816).
Указанные документы утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! БСО нельзя путать с денежными документами, хранящимися в кассе и учитываемыми на счете 0020135000 «Денежные документы». Учреждение оплачивает товары (услуги) и получает документ, по которому эти товары (услуги) могут быть получены в будущем. К денежным документам относятся марки, оплаченные талоны на получение каких-либо товаров (топливо, обеды), оплаченные путевки и т. д.
Бухучет расходов на бланки строгой отчетности
Поскольку БСО учитываются за балансом, встает вопрос, куда отнести расходы на их приобретение. Порядок применения классификации операций сектора госуправления (КОСГУ), утвержденный приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, говорит о том, что такие расходы учитываются по аналитическому коду КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги», то есть 3 последние цифры бюджетного счета расходов будут 226. Перечислим такие счета:
Учреждение приобрело 10 трудовых книжек по 230 руб. БСО учитываются по фактической стоимости покупки. Из них 4 были выданы работникам, служащим в аппарате управления, в текущем месяце.
Расходы на приобретение БСО приняты к учету на сумму 2 300 руб.:
Отражены БСО за балансом на сумму 2 300 руб.:
Списана стоимость 4 трудовых книжек на сумму 920 руб.:
Итоги
В государственных учреждениях, часто работающих с БСО, должен вестись строгий учет и контроль сохранности БСО. Этих целей помогает добиться своевременное и корректное отражение поступлений и выбытий БСО на счетах бухучета.
Как отказаться от старых БСО?
На бланках строгой отчетности оформляются квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам. В 2019 году выдавать клиентам унифицированные БСО могут: компании-перевозчики, туристические фирмы, концертные залы, театры, филармонии, стадионы, кинотеатры, выставочные залы, ветеринарные клиники и больницы, ломбарды.
С 2019 года БСО нельзя печатать в типографии. Устройство, которое печатает БСО должно обладать теми же функциями, что и ККТ. В БСО должны содержаться реквизиты, которые указывают в обычном чеке.
С 1 июля организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению без наемных сотрудников по трудовым договорам будут обязаны использовать ККТ, в том числе как автоматизированную систему для БСО. Как же отказаться от старых бланков?
Списание БСО
Правительство в Положении об осуществлении наличных расчетов указало на возможность уничтожения испорченных или некомплектных формуляров БСО.
Обязательное условие для списания БСО:
При составлении описываемого акта о списании БСО нужно использовать официальный образец акта списания БСО. Коммерческие организации и предприниматели могут использовать официальный образец или утвердить свою форму списания БСО. В правильном акте должны быть указаны:
Об ответственном за старые БСО сотруднике
Перед списанием БСО нужно выбрать ответственного за БСО работника. С ним заключается договор о полной материальной ответственности (п. 14, ст. 244 ТК РФ). Сотрудник будет получать БСО, вести учет в книге, отвечать за сохранность бланков, заполнять их или выдавать работникам, которые получают в оплату услуг наличные.
Принимать купленные БСО сотрудник обязан при комиссии, созданной руководителем. Они должны сверять количество бланков, серии и номера с данными в накладной типографии, где печатали старые БСО. По результатам приемки комиссия оформляет акт приема бланков в произвольной форме, и ответственный работник фиксирует их приход в книге учета БСО.
При передаче БСО работнику, который будет рассчитываться с клиентами, ответственный за бланки указывает в книге учета расход и остаток бланков. Испорченные бланки нельзя выкидывать, их нужно перечеркнуть и приложить в книгу учета БСО.
Учет и хранение БСО
Единой формы книги учета БСО нет, поэтому ее можно разработать самостоятельно или позаимствовать форму из Указаний ГМЭК. Листы книги необходимо пронумеровать, прошнуровать, проставить подписи руководителя и главного бухгалтера и скрепить печатью организации.
Хранить БСО нужно в сейфе, который опечатывается в конце рабочего дня. Инвентаризацию БСО нужно проводить одновременно с инвентаризацией наличных в кассе.
Копии и корешки использованных и испорченных бланков, упакованные в опечатанные мешки, необходимо хранить не менее 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы. Когда закончится этот срок, их можно будет уничтожить, создав комиссию и составив акт об уничтожении бланков.
Вывод
С 1 июля 2019 года независимо от выдачи чеков или БСО организациям и ИП потребуется применение ККТ. Старые БСО необходимо корректно списать после истечения 5 лет со дня окончания года, в котором они были использованы, и только когда пройдет месяц со дня последней инвентаризации БСО, уничтожить на основании акта, составленного комиссией.
Как уничтожаются бланки строгой отчетности в бюджетной организации
(1).jpg "p1110798(1)(1)")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Бюджетным учреждением до 2019 года были приобретены БСО. Сумма приобретения отнесена на расходы, и учет бланков ведется на забалансовом счете 03. Бланки закреплены за материально ответственным лицом. Согласно Стандарту «Запасы» в 2020 году ранее приобретенные бланки надо отразить на балансовом счете. В каких случаях нужно перенести данные бланки на балансовые счета учреждения? Какими бухгалтерскими проводками это сделать? Как отразить последующую выдачу БСО со склада ответственному лицу?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, хранящиеся на складе учреждения, соответствуют понятию «актив» и подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы» до момента выдачи их со склада с дальнейшим отражением на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
В случае, если бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, закреплены за материально ответственным лицом с целью их дальнейшего использования (выдачи), то в таком случае отражать данные бланки на балансовых счетах учреждения не нужно. Такие бланки строгой отчетности продолжают учитываться на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Детальный порядок учета бланков строгой отчетности следует закрепить в рамках формирования учетной политики учреждения.
Обоснование вывода:
Объектами бухгалтерского учета являются активы, обязательства, источники финансирования деятельности субъекта учета, доходы, расходы, иные объекты. Для целей бухгалтерского учета активом признается имущество, включая наличные и безналичные денежные средства, принадлежащее субъекту учета и (или) находящееся в его пользовании, контролируемое им в результате произошедших фактов хозяйственной жизни, от которого ожидается поступление полезного потенциала или экономических выгод (п.п. 35, 36 Стандарта «Концептуальные основы. «). Таким образом, бланки строгой отчетности, приобретенные (полученные) учреждением для осуществления своей деятельности, соответствуют понятию «актив» и, как следствие, подлежат отражению на балансе учреждения на соответствующих счетах Рабочего плана счетов бухгалтерского учета.
Бюджетные учреждения, начиная с 01.01.2020, в части учета материальных запасов руководствуются в том числе требованиями Стандарта «Запасы». Так, согласно п. 45 Стандарта «Запасы» объекты бухгалтерского учета, подлежащие отражению на соответствующих балансовых счетах, ранее не признававшиеся таковыми в составе запасов и (или) отражавшиеся на забалансовом учете, признаются субъектом учета в составе запасов и, следовательно, отражаются в бухгалтерском учете на соответствующих балансовых счетах по их первоначальной стоимости (смотрите также п. 8 Методических рекомендаций к Стандарту «Запасы»). При этом бланки строгой отчетности подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы» (п. 118 Инструкции N 157н). Кроме того, согласно п. 337 Инструкции N 157н бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
Вместе с тем приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н в Инструкцию N 157н внесены изменения, согласно которым бланки строгой отчетности подлежат отражению на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» с момента их выдачи ответственным лицам с мест хранения (со склада) с целью их оформления (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения) или находящихся у ответственных лиц с момента их приобретения (смотрите также письмо Минфина России от 14.03.2019 N 02-06-10/16864, письмо Минфина России от 26.04.2019 N 02-07-07/31230, письмо Минфина России от 25.10.2019 N 02-07-10/82444). То есть, учитывая нормы Инструкции N 157н, Стандарта «Концептуальные основы. «, Стандарта «Запасы», в случае если бланки строгой отчетности учитываются на складе и планируется их закрепление за ответственным лицом с целью их дальнейшего использования (выдачи) в рамках хозяйственной деятельности учреждения, то бланки строгой отчетности подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы». В свою очередь, на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» могут отражаться только те бланки строгой отчетности, которые уже закреплены за ответственным лицом с целью их выдачи (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения).
Таким образом, в случае, если у учреждения имеются бланки строгой отчетности, хранящиеся на складах учреждения, то в учете необходимо отразить корректировку входящих остатков в межотчетный период через счет 0 401 30 000 «Финансовый результат прошлых отчетных периодов» на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833). При этом указанная информация отражается в том числе в Сведениях об изменении остатков валюты баланса учреждения (ф. 0503773) (п.п. 16, 17 Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 9 Методических рекомендаций по применению Стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», п. 8 Методических рекомендаций по применению Стандарта «Запасы»). То есть в учете бюджетного учреждения подлежат отражению следующие записи:
1.1. Уменьшение забалансового счета 03
1.2. Дебет 0 105 Х6 346 Кредит 0 401 30 000
— отражен перенос бланков строгой отчетности с забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности» на балансовый счет 105 06 «Прочие материальные запасы» в межотчетный период.
Дальнейшее списание бланков строгой отчетности со склада учреждения для закрепления за ответственным лицом с целью дальнейшего использования (выдачи) отражается по дебету счета 0 401 20 272 «Расходование материальных запасов», соответствующих счетов аналитического учета счета 0 109 00 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы», с одновременным отражением на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности».
Таким образом, бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, хранящиеся на складе учреждения, соответствуют понятию «актив» и подлежат отражению на счете 105 06 «Прочие материальные запасы» до момента выдачи их со склада с дальнейшим отражением на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». При этом в случае, если бланки строгой отчетности, приобретенные до 2019 года, закреплены за ответственным лицом с целью их дальнейшего использования (выдачи), то в таком случае отражать данные бланки на балансовых счетах учреждения не нужно. Такие бланки строгой отчетности продолжают учитываться на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Детальный порядок учета бланков строгой отчетности следует закрепить в рамках формирования учетной политики учреждения.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панина Кристина
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter