как узнать кто вправе утверждать типовые формы кадровых документов в организации
Кадровые документы, которые должны быть в организации
Для чего нужны кадровые документы?
Существование документов кадрового учета обусловлено нормами Трудового кодекса РФ. Например, ст. 56 ТК РФ закрепляет понятие трудового контракта, а ст. 212 обязывает работодателя создать внутренние положения, которые будут регламентировать охрану труда. Таким образом, необходимость наличия обязательных кадровых документов вытекает из норм ТК РФ. Кроме того, зачастую оформление правильной кадровой документации позволяет уменьшить сумму налога на прибыль, например, многие выплаты в пользу сотрудников могут быть подтверждены коллективным договором.
Какие бывают кадровые документы?
Документы, которые должна иметь организация в своем распоряжении, можно разделить на следующие категории:
Обязательные кадровые документы индивидуального характера
К кадровым документам индивидуального характера относятся:
Указанный вид документа представлен в материале «Унифицированная форма № Т-6 — скачать бланк и образец».
Обязательные кадровые документы в организации общего назначения
Среди кадровых документов общего назначения выделяются следующие:
ВАЖНО! При приеме сотрудника на работу его должность в трудовом контракте должна соответствовать штатному расписанию (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).
О графике и порядке его заполнения см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».
Структура табеля Т-13 рассмотрена в материале «Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец».
ВАЖНО! Некоторые документы, обязательные в одной ситуации, могут не представлять такой же важности при других обстоятельствах. Так, например, если в контракте с сотрудником нет оговорки о коммерческой тайне, то соответствующее положение издавать нет необходимости.
Об особенности архивирования кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».
Ответственность за отсутствие и ненадлежащее хранение кадровых документов
Можно выделить следующие методы наказания, связанные с делопроизводством в кадровой сфере:
Пример:
В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2019 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:
Итоги
Каждая компания хочет вести достоверный учет. Это касается не только документов, отражающих хозяйственные операции, но и документов кадрового учета. В случае несоблюдения норм Трудового кодекса компания может столкнуться со штрафными санкциями, а в случае разглашения сведений из документов кадрового характера возможно даже применение уголовной ответственности.
Как утвердить формы документов внутри организации?
Требования к государственным и коммерческим структурам
В сплеск профессионального интереса к проблемам унификации управленческих документов, безусловно, вызван вступившим в силу с 1 января 2013 г. Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ № 402).
В соответствии с п. 4 ст. 9 ФЗ № 402 руководитель организации-экономического субъекта утверждает формы первичных учетных документов. Причем бухгалтеры-аудиторы рекомендуют утверждать их в составе учетной политики организации. Учетная политика является основным документом, регламентирующим порядок ведения бухгалтерского и налогового учета организации, требования к ее разработке, утверждению, составлению сопутствующих ей документов остаются прежними (в соответствии с п. 1 ст. 30 ФЗ № 402 и Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н).
Учетная политика утверждается и вводится в действие приказом первого руководителя, как правило, с 1 января каждого календарного года. Формы документов, которые применяются в организации, должны быть утверждены:
Таким образом, для бухгалтерии и службы делопроизводства, прежде всего коммерческих организаций, открывается важная область сотрудничества и взаимодействия в процессе унификации форм документов.
Для ведения бухгалтерского учета могут и должны применяться не только самостоятельно заново разработанные формы первичных учетных документов. При наличии уже утвержденных типовых форм документов различных унифицированных систем и подсистем документации «изобретать велосипед» совершенно нецелесообразно – просто эти разработанные формы с некоторыми изменениями можно утвердить на уровне организации приказом ее руководителя.
Одновременно рекомендуем уточнить и регламентировать порядок и полномочия по подписанию первичных учетных документов, связать его с системой делегирования полномочий и с регламентацией применяемых в организации видов электронных подписей.
Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402), поэтому до принятия новых федеральных и отраслевых стандартов финансовой отчетности для государственного сектора по-прежнему могут применяться формы, закрепленные в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОК 011-93; далее – ОКУД):
Требование о самостоятельном утверждении форм первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 ФЗ № 402) не распространяется на государственные (муниципальные) учреждения, органы государственного управления, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов и их территориальные органы и государственные академии наук, т.е. те организации государственного сектора, перечень которых установлен в п. 9 ст. 3 ФЗ № 402. Такие разъяснения даются Минфином России в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». И, конечно же, все нормативные акты, принимаемые организациями государственного сектора в области формирования системы документации и ведения первичных учетных документов, не должны противоречить требованиям ФЗ № 402.
Актуальность управления документами
Служба делопроизводства, которая стремится к статусу службы управления документами и главного центра компетенций в этой области, может законодательную «странность» и эту неожиданную «демократичность» в вопросе применения унифицированных форм документов рассматривать сейчас в позитивном аспекте.
Унификация документов организации по составу и форме с целью оптимизации документооборота и документального фонда может стать приоритетной функцией службы делопроизводства: ее стоит внести в положение об этой службе и отразить в соответствующих планах работы.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 рекомендует, чтобы правила создания документов и их метаданных, правила включения документов в информационные системы были внедрены во все процедуры, регулирующие все процессы деловой деятельности, для которых требуется доказательство осуществления действий (п. 7.1). Служба делопроизводства может инициировать (даже подготовить краткий проект на основе ГОСТа Р ИСО 15489) разработку Политики управления документами с распределением зон ответственности подразделений и должностных лиц за документы, отражающие тот или иной «процесс деловой деятельности» организации. Ответственность должностных лиц за создание, использование, хранение и уничтожение документов в рамках закрепленных за ними обязанностей должна быть отражена в Положениях о подразделениях и должностных инструкциях, а также регламентирована и в Положении о системе делегирования полномочий. Концепция управления документами предполагает установление на уровне блок-схем каждого процесса (или направления деятельности):
Для исполнения этого требования служба делопроизводства должна стать инстанцией обязательного согласования всех организационных и распорядительных документов, чтобы иметь возможность оптимизировать формы документов, обеспечивать их единообразие и соответствие фирменному стилю, разрабатывать их как «входные» формы в информационные системы и т.п.
За счет выполнения функции унификации форм документов служба делопроизводства реально повышает эффективность работы организации. Топ-менеджменту компании необходимо разъяснять, что на составление документа по унифицированной типовой форме (шаблону) затрачивается времени в 3–5 раз меньше, чем на составление индивидуального документа в свободной форме, как привык сотрудник-исполнитель.
И, наконец, и службе делопроизводства, и бухгалтерии, и всем подразделениям организации необходимо вспомнить, что унификация форм документов заключается:
Основными инструментами унификации документов и управления ими остаются:
Классификатор, Табель и Альбом форм возможно вести и в электронном виде, и в бумажной форме.
Поскольку документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» применяемых форм, в Альбоме необходимо предусмотреть учет и действующих форм, и отмененных. Если Альбом и Табель ведутся в электронном виде, то в них можно предусмотреть 2 части: актуальную и «архивную».
При электронном ведении необходимо также предусматривать форму представления оригинала документа. Если документ должен дополнительно распечатываться как бумажная копия электронного оригинала или создаваться исключительно в бумажной форме (например, приказ по основной деятельности или личная карточка формы №Т-2), то в Альбом форм включают и распечатки форм документов, создаваемых в электронном виде, и утвержденные типовые формы бумажных документов.
Для реализации функции унификации форм документов сотрудникам службы делопроизводства желательно пройти повышение квалификации и обновить свои профессиональные знания с учетом требований ранее действовавших стандартов (например, ГОСТа 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца») и современных стандартов по управлению документов.
Программа-минимум
С чего начать, даже если организация пропустила сроки утверждения первичных учетных документов (с 1 января)? Как взаимодействовать с бухгалтерией? Конечно же, бухгалтерия должна как можно быстрее инициировать издание приказа об утверждении форм первичных учетных документов: представить проект приказа и эти формы. За основу рекомендуем взять ранее применяемые формы из альбомов, утвержденных постановлением Госкомстата России, например, от 05.01.2004 № 1 об утверждении форм по учету труда и его оплаты.
Если форма не меняется, то вместо грифа утверждения постановлением Госкомстата на ней служба делопроизводства оформляет гриф утверждения приказом первого руководителя. Если форма проектируется организацией самостоятельно, то на ней необходимо оформить такой же гриф утверждения. См. Пример 1.
Как узнать кто вправе утверждать типовые формы кадровых документов в организации
ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО УЧЕТУ КАДРОВ
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (Унифицированная форма N Т-1) (ОКУД 0301001) >>>
Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (Унифицированная форма N Т-1а) (ОКУД 0301015) >>>
Личная карточка работника (Унифицированная форма N Т-2) (ОКУД 0301002) >>>
Личная карточка государственного (муниципального) служащего (Унифицированная форма N Т-2ГС(МС)) (ОКУД 0301016) >>>
Штатное расписание (Унифицированная форма N Т-3) (ОКУД 0301017) >>>
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (Унифицированная форма N Т-4) (ОКУД 0301003) >>>
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (Унифицированная форма N Т-5) (ОКУД 0301004) >>>
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (Унифицированная форма N Т-5а) (ОКУД 0301018) >>>
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-6) (ОКУД 0301005) >>>
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (Унифицированная форма N Т-6а) (ОКУД 0301019) >>>
График отпусков (Унифицированная форма N Т-7) (ОКУД 0301020) >>>
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8) (ОКУД 0301006) >>>
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (Унифицированная форма N Т-8а) (ОКУД 0301021) >>>
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (Унифицированная форма N Т-9) (ОКУД 0301022) >>>
Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (Унифицированная форма N Т-9а) (ОКУД 0301023) >>>
Командировочное удостоверение (Унифицированная форма N Т-10) (ОКУД 0301024) >>>
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Унифицированная форма N Т-10а) (ОКУД 0301025) >>>
Приказ (распоряжение) о поощрении работника (Унифицированная форма N Т-11) (ОКУД 0301026) >>>
Приказ (распоряжение) о поощрении работников (Унифицированная форма N Т-11а) (ОКУД 0301027) >>>
Кадровое делопроизводство: способы организации и важные документы
Любые кадровые процедуры требуют грамотного документального оформления. Как организовать кадровое делопроизводство с нуля маленькой компании?
Ответственность
Кадровое делопроизводство является отражением соблюдения трудового законодательства. Основная ответственность, связанная с ним, лежит в ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП: «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1 000 до 5 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. ».
Если работодатель совершает ошибки при заключении трудового договора, подменяет трудовые отношения гражданско-правовыми или вообще уклоняется от оформления трудового договора, то это считается отдельным самостоятельным правонарушением. Так, если при проверке госинспекция по труду обнаружит, что работодатель не оформил обязательные локальные нормативные акты, например, правила внутреннего распорядка, плюс ко всему найдет ошибки в ненадлежащем оформлении трудового договора, то работодателю будут грозить сразу два штрафа. Что касается ошибок в трудовых договорах, то штрафы назначаются за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор.
Согласно ч. 4 ст. 5.27 КоАП, уклонение от оформления трудового договора или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет наложение административного штрафа: на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, от 5 000 до 10 000 руб.; на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб.
Способы организации кадрового делопроизводства
В зависимости от масштабов деятельности компании, ее финансовых возможностей и количества работающих в ней сотрудников кадровым делопроизводством могут заниматься самостоятельное структурное подразделение или специалист по кадровому делопроизводству, также эта функция в компании может быть подработкой в виде совмещения для какого-то работника.
Пожалуй, это самый удобный способ организации кадрового делопроизводства и самый простой для соблюдения трудового законодательства. В этом случае есть целое структурное подразделение с начальником отдела кадров во главе и несколькими подчиненными, которые занимаются исключительно вопросами трудовых отношений и кадровыми процедурами. В то же время это и самый затратный способ, который зачастую выбирают только крупные компании с большим штатом сотрудников.
Небольшие организации предпочитают не создавать отдельное структурное подразделение, а выделять отдельную штатную единицу, ответственную за кадровое делопроизводство. Например, это может быть специалист по кадровому делопроизводству.
Такой способ организации кадрового делопроизводства актуален для субъектов малого предпринимательства, которым даже отдельная штатная единица не по карману. Некоторые маленькие организации предпочитают доверять кадровую работу бухгалтеру. В таком случае всегда стоит помнить о требованиях ст. 60.2 ТК РФ:
Итак, если вы собираетесь поручить ведение кадрового делопроизводства бухгалтеру, который работает с 9 до 18 часов, прежде всего нужно отразить в штатном расписании такую трудовую функцию, как специалист по кадровому делопроизводству, поскольку исходя из определения, которое дается в ст. 60.2 ТК РФ, это работа по другой профессии (должности), а другая должность, трудовая функция всегда отражается в штатном расписании. То есть единица вводится в штат, но отдельный трудовой договор не оформляется.
Вебинары по кадровому учету
При поручении дополнительной работы работодатель оформляет отдельное письменное соглашение. В письменном соглашении необходимо прописать следующие условия:
Документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений
Единой классификации кадровых документах, которые появляются в работе, нет. Но можно выделить:
Разрабатывать документы может только работодатель. Кадровику или бухгалтеру могут поручить разработать проект документа. Самым главным при разработке документов, помимо Трудового кодекса, является ГОСТ р 6.30-2003, в котором рассматривается состав реквизитов документов, а также требования к их оформлению.
Кадровый учет без проблем и ошибок
Существует пять обязательных реквизитов, которые встречаются почти на каждом виде документа в кадровом делопроизводстве:
1. Наименование организации
Проставляется двумя способами — цифровым или словесно-цифровым. В первом случае дата оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 07.12.2016.
При словесно-цифровом способе оформление даты осуществляется следующим образом — 07 декабря 2016 г. Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца — 2016.12.07.
Дата документа зависит от типа документа и может быть:
При разработке проекта документа дата не проставляется. Она появляется только после совершения определенного события.
3. Регистрационный номер документа
Часто у работодателей возникают вопросы: нужно ли регистрировать документы; нужен ли журнал регистрации приказов по личному составу, журнал регистрации трудовых договоров? Есть ряд журналов, наличие которых требует законодательство:
Формы книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, а требования к их оформлению находятся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Причем требования к оформлению предъявляются очень жесткие: книги должны быть не просто пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью работодателя, они должны быть еще скреплены сургучной печатью или опломбированы.
К этим журналам требований нет. Выбор за работодателем — вести журнал в бумажном или электронном виде. Но нужно помнить о том, что любой документ нужно регистрировать, так как без регистрационного номера он не будет иметь юридической силы. При этом нужно выбирать для себя тот способ, который будет не только удобен, но и позволит в случае возникновения спора с работником максимально доказать в какой именно момент наступило то или иное событие.
Регистрационную систему документов разрабатывает сам работодатель. Самое главное, чтобы по номеру было понятно: когда, в какой год создавался документ и в какой папке его можно найти.
Существует несколько важных документов, где прописываются требования к содержанию документа:
С 2013 года, с вступлением в силу Федерального закона от 6.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», организация, если она не является государственной организацией, может разрабатывать свои формы первичных учетных документов. Но в целях ведения бухучета эти формы должны утверждаться приложением к учетной политике. Либо можно просто брать те формы, которые предлагает Госкомстат.
Этот реквизит состоит из трех элементов: название должности, личная подпись, расшифровка.
Минимум обязательных внутренних документов и локальных нормативных актов
Не любой обязательный внутренний документ будет являться локальным нормативным актом. Определение локального нормативного акта дается в ст. 8 ТК РФ. Прежде всего, он утверждается уполномоченным органом или должностным лицом, уполномоченным на утверждение локальных нормативных актов. Кроме того, нормативным локальным акт становится тогда, когда в нем есть нормы трудового права, заложены определенные правила поведения. Так, например, штатное расписание и график отпусков не являются локальными нормативными актами, хотя есть письма Роструда, говорящие об обратном.
1. Штатное расписание (ст. 15, ст. 57 ТК РФ). Можно использовать форму, которую предлагает Госкомстат, либо утвердить свою (не забудьте при этом о приложении к учетной политике).
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 100, ст. 189, ст. 190 ТК РФ). Поскольку это обязательный локальный нормативный акт, то нужно убедиться в том, что правила в организации есть и они утверждены работодателем (утверждаются либо через гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения, либо через приказ).
Трудовой кодекс предъявляет требования к тексту документа. В ст. 189 ТК говорится о том, что обязательно должно включаться в раздел правил внутреннего трудового распорядка.
3. Локальные нормативные акты по оплате труда (ст. 135 ТК РФ). Требования по локальным нормативным актам, которыми установлены системы оплаты труда, содержатся в ст. 135 ТК. Относительно мотивирования работников деньгами работодатель сам решает и прописывает, будут ли у него стимулирующие выплаты (надбавки, доплаты, премии) или нет.
Компенсационные выплаты, которые тоже относятся к составляющей заработной платы, — это доплата за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. И если работник действительно работает в условиях, отклоняющихся от нормальных, компенсационные выплаты должны обязано быть в организации.
Даже если в организации нет стимулирующих компенсационных выплат, все равно какой-то локальный нормативный акт по оплате труда в ней обязательно должен быть. Причем это не обязательно должен быть отдельный самостоятельный акт. Если организация небольшая и в ней нет серьезной дифференциации по оплате труда, это могут быть те же самые правила внутреннего трудового распорядка, но с хорошо прописанным разделом по оплате труда.
Важно обратить внимание на требования ст. 22 ТК РФ. Если у вас не было локального нормативного акта и вы его только принимаете, то документ начинает распространяться на работника с того момента, как он ставит роспись о том, что с актом он ознакомился. Ознакомить можно любым удобным способом — через журнал ознакомления, листы ознакомления.
Согласно требованиям ст. 68 ТК, до подписания Трудового договора работодатель обязан ознакомить работников под роспись с локальными нормативными актами. Именно поэтому важно понимать, какие внутренние документы являются локальными нормативными актами, а какие таковыми не являются. Так, если штатное расписание не является локальным нормативным актом, то знакомить с ним под роспись не надо.
4. Положение по защите персональных данных (ст. 86, 88 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ). В Трудовом кодексе требование о наличии документов, с которыми должны быть ознакомлены работники под роспись, содержится в ст. 86. Называть этот локальный нормативный акт можно как угодно: Положение по защите персональных данных, Положение о персональных данных. Основные вопросы, которые в нем должны быть отражены: какие персональные данные обрабатываются, способы обработки персональных данных, способы защиты персональных данных, каковы права, обязанности и ответственность сторон по участию в обработке персональных данных. С этим документом работники также должны быть ознакомлены под роспись. Наличие его в компании обязательно.
5. Правила, инструкции по охране труда (Раздел X ТК РФ).
6. Локальные нормативные акты вводящие нормы труда (гл. 22 ТК РФ). В соответствии со ст. 162 ТК у работодателя должны быть локальные нормативные акты по нормам труда, которыми вводится порядок изменения этих норм труда.
7. График отпусков (ст. 123 ТК РФ). В соответствии со ст. 123 ТК должен утверждаться не позднее чем за две недели до наступления календарного года.