какие бывают виды актов
Какие локальные документы должны быть в организации
Перечень локальных документов организации — это список нормативных актов, конкретизирующих трудовые нормы, применяемые в компании. К таким актам относятся:
Что такое локальные нормативные акты, кому и почему они нужны
Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:
Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.
Какие нормативные документы разрабатываются в ООО и ИП
Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:
Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:
Специализированные ЛНА
Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:
Отдельные виды локальной нормативной документации применяются в системах менеджмента качества. Примерный перечень ЛНД по качеству — это такие документы:
Как правильно разработать, утвердить, согласовать
Надо ли знакомить с документами сотрудников
Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. ТК говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.
В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.
Ответственность за отсутствие
Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.
Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.
А. Ермолаева. Понятие правового акта как официального документа
доцент Поволжской академии государственной службы
ПОНЯТИЕ ПРАВОВОГО АКТА КАК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА
Правовой акт представляет собой отражение определенной формы деятельности государства, его органов и должностных лиц. Он обладает государственно-властным характером и обязателен для тех, кому адресован.
Функции правового акта, как официального документа подразделяются на общие и специфические.
Социальная функция: правовой акт является социально значимым объектом, поскольку любой документ порожден той или иной социальной потребностью. Посредством правовых актов регулируются общественные отношения, касающиеся конкретных социальных групп.
К числу специфических функций рассматриваемой категории документов относятся функция исторического источника и правовая функция.
Правовой акт выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. В частности, правовые акты органов государственной власти Саратовской области подлежат обязательному хранению в Государственном архиве Саратовской области.
Особую значимость для правовых актов имеет правовая функция. И если данная функция может быть приобретена некоторыми видами документов впоследствии, то рассматриваемая категория документов наделена этой функцией изначально. Именно эти документы являются средством закрепления, изменения и отмены правовых норм и правоотношений в обществе. Они позволяют точно и определенно фиксировать содержание правовых норм, поскольку являются письменным источником права. Это обеспечивает надлежащую определенность права, является одним из условий последовательного проведения начал законности.
Классифицируя многочисленные правовые акты по их юридической природе, можно выделить значительную категорию актов нормативного характера. С формально-содержательной стороны они представляют правовое решение, которое содержит нормы права. Эти акты рассчитаны на длительное действие, принимаются уполномоченными на то органами в пределах их компетенции и направлены на установление обязательных правил поведения, возникновение, изменение или прекращение правовых отношений.
Для нормативного правового акта характерны следующие признаки: нормативный правовой акт исходит от государства (только государственные органы и специально уполномоченные государством должностные лица вправе принимать данный документ. Все нормативные правовые акты носят государственный характер, то есть они общеобязательны, к их содержанию и действию предъявляются особые требования); существует особый порядок (процедура) принятия этого документа; документ оформляется по установленной форме; иерархическая подчиненность, основанная на различной юридической силе отдельных актов; содержание нормативного документа составляют правила поведения.
Общепринятым является деление нормативно-правовых актов на две группы: законы и подзаконные акты. Законы принимаются представительными (законотворческими) органами, подзаконные акты — всеми остальными уполномоченными органами и должностными лицами, чаще всего исполнительными органами власти. В современной России судебные органы не имеют права принимать нормативные правовые акты. Они лишь вправе применять уже действующие нормы права.
Если говорить о нормативных правовых актах органов государственной власти субъекта Федерации, то они издаются, как правило, с целью: нормативного регулирования различных сторон экономической и социальной жизни; реализации федеральных законов и иных правовых актов государственной власти; устранения противоречий и недостатков в деятельности организаций, учреждений и предприятий; содействия гражданам в реализации их прав и законных интересов; определения статуса государственных органов и общественных объединений.
Правовые акты органов государственной власти субъектов Федерации можно классифицировать по следующим признакам:
— в массиве документов органов государственной власти субъектов Федерации имеются правовые акты как нормативного, так и ненормативного (индивидуального) характера;
— правовые акты субъекта Федерации классифицируются по видам;
— правовые акты субъекта Федерации классифицируются по авторам (законодательный и исполнительный органы государственной власти субъекта РФ, высшее должностное лицо субъекта Федерации);
— правовые акты субъекта Федерации классифицируются по порядку принятия (коллегиальный, индивидуальный);
— отдельную классификационную группу составляют нормативные правовые акты, принимаемые законодательным органом и подписываемые главой органа исполнительной власти.
Нормативные акты необходимо отличать от ненормативных, индивидуальных, обращенных к персонально определенным лицам и коллективам. Например, высшее должностное лицо может издавать не только постановления нормативного характера, но и распоряжения, не являющиеся нормативными. Акты ненормативного характера адресуются, как правило, конкретному лицу, издаются на основе действующих норм права и не устанавливают новых норм.
В процессе своей деятельности государственные органы могут издавать правовые акты различного характера. Это могут быть нормативные акты, акты применения норм права и акты толкования (интерпретационные акты).
Природа интерпретационных актов (актов толкования и актов разъяснения) изучена еще недостаточно. Практика показывает, что их удельный вес в региональном правотворчестве слишком мал, а то и вовсе отсутствует.
Между тем факты свидетельствуют о том, что акты разъяснения необходимы, поскольку могут иметь место неясности в содержании законов и иных нормативных правовых актов, а также неправильная или противоречивая практика их применения.
Характеристика нормативных документов органов государственной власти была бы неполной без анализа существующих определений понятия «нормативный правовой акт». Однако в настоящее время нельзя указать конкретный федеральный закон или государственный стандарт, дающий определение этому понятию. Тем не менее в действующем законодательстве содержится разъяснение понятия «нормативный правовой акт». Сравнительный анализ свидетельствует о различиях в имеющихся формулировках. Более того, в процессе правотворческой деятельности вносятся изменения в первоначальные определения.
Например, Пленум Верховного суда РФ, давая определение правовым актам, первоначально установил, что «правовыми актами являются принятые органами власти, организациями, должностными лицами решения, содержащие обязательные предписания (правила поведения), влекущие юридические последствия. Такие акты могут носить нормативный характер, т.е. устанавливать правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом, а также индивидуальный характер, т.е. устанавливать, изменять или отменять права и обязанности конкретных лиц».
В настоящее время внесены изменения и дополнения в приведенные определения, конкретизирующие, на наш взгляд, первоначальную редакцию: «Под нормативным правовым актом понимается изданный в установленном порядке акт управомоченного на то органа государственной власти, органа местного самоуправления или должностного лица, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действующие независимо от того, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом. Под правовым актом индивидуального характера понимается акт, устанавливающий, изменяющий или отменяющий права и обязанности конкретных лиц».
Не делая подробного сравнительного анализа двух приведенных определений, обратим внимание на существенное дополнение в действующей редакции: «. изданный в установленном порядке», которое подчеркивает особую процедуру подготовки, принятия и оформления этой категории документов.
В Уставе города Москвы под правовым актом понимается юридический акт, принятый органом власти или должностным лицом в пределах своей компетенции. Нормативным правовым актом является правовой акт, устанавливающий нормы, правила общего характера.
Как уже отмечалось, приведенные определения имеют существенные различия. Кроме того, каждая научная дисциплина, изучающая документы, имеет свой понятийный аппарат, поэтому один и тот же объект может быть описан с помощью различных терминов.
Например, постановления, распоряжения, приказы юридическими дисциплинами обозначаются как правовые акты (нормативного и ненормативного характера). При этом проводится разграничение правовых актов и другой документации. С позиций документоведения постановление, распоряжение, приказ обозначаются как организационно-распорядительный документ.
Рассмотрим более подробно определение, закрепленное постановлением Государственной думы с точки зрения действующего государственного стандарта Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», поскольку именно в этом определении нормативный правовой акт трактуется как «официальный письменный документ», и в этом контексте определение оказывается на стыке юриспруденции и документоведения.
Указанный государственный стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации.
Говоря о терминологии, относящейся к понятию «нормативный правовой акт», которая представлена в новом стандарте, обратим особое внимание и на аспекты, которые отличают новый стандарт от ранее действовавшего.
Как справедливо отмечает В.Ф. Янковая, старое определение документа, в отдельной его части, было более точным: оно подчеркивало такую важную сущностную характеристику документа, как способ фиксации информации («созданный человеком способ»), что сразу отделяет документ от массы других объектов (живой и неживой природы), которые могут быть носителями и источниками информации, также «зафиксированной на материальном носителе», но не являющимися документами. Кроме того, в ранее действовавшем стандарте в определении понятия «документ» отражалась его роль как средства коммуникации и исторического источника.
Понятие «документ», закрепленное в новом стандарте, имеет принципиальное отличие от ранее действующего ГОСТа введением словосочетания «. позволяющими ее идентифицировать», так как прежнее определение давало возможность применить понятие «документ» к любой информации, закрепленной на материальном объекте.
Обратим внимание, что ни ранее действовавший, ни новый стандарт при определении понятия «документ» не устанавливают перечень материальных объектов, на которых может быть зафиксирована информация, а также способы документирования. Видимо, это не случайно, и разработчики стандарта тем самым подчеркивают возможности современных технологий, в результате которых наряду с традиционными носителями информации и, соответственно, способами документирования на них в недалеком будущем могут быть применены новые материальные носители, которые потребуют и применение новых способов документирования.
В определении, характеризующем «нормативный правовой акт», указано, что это не просто «документ», а «письменный официальный документ». Подобного понятия в государственном стандарте нет. Однако есть понятие «письменный документ» и понятие «официальный документ».
Следовательно, можно предположить, что при создании письменного документа в качестве носителей информации могут быть бумага, жесткий диск компьютера, дискета. Однако пока невозможно себе представить, чтобы нормативный правовой акт, например закон субъекта Федерации, был создан на жестком диске, перенесен на дискету и не имел бы бумажного аналога. И несмотря на имеющийся ГОСТ 6.10.4— 84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения», следует признать, что наиболее важные документы, а к их числу, несомненно, относятся нормативные правовые акты, следует оформлять на бумажном носителе, на котором в реквизите «Подпись» будет стоять собственноручная, а не электронная подпись должностного лица.
Об использовании бумажного носителя для оформления наиболее важных документов свидетельствует и международный опыт, в том числе и опыт стран с высоким уровнем автоматизации документационного обеспечения управления. Кроме того, и исторический опыт показывает, что бумажный носитель является наиболее надежным с точки зрения обеспечения сохранности документов. Доказательством тому являются сохранившиеся на бумажном носителе документы, время создания которых исчисляется столетиями. А, как известно, нормативные документы федеральных органов и органов государственной власти субъектов Федерации составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и имеют постоянный срок хранения.
Следовательно, чтобы определение понятия «нормативный правовой акт» как официального документа было более точным и имело однозначное толкование, в него, видимо, следует включить и вид материального носителя — бумажный носитель.
Под «оформлением документа» подразумевается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
В этой связи при определении «нормативный правовой акт», казалось бы, вполне логично дополнение, что он принимается (издается) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции, подчеркивая тем самым, что нормативный правовой акт создается только юридическим лицом, причем являющимся правотворческим органом. Слова «принятие (издание) в определенной форме» подчеркивают более сложную процедуру создания нормативных правовых актов в отличие от остальных документов.
Однако неясно, почему прерогатива принятия (издания) нормативных документов дана только правотворческим органам, тем самым исключая Президента и высших должностных лиц республик, краев, областей из числа субъектов правотворчества.
В результате в Законе Иркутской области «О законах и иных областных нормативных правовых актах» появляется такая некорректная формулировка: «Нормотворческими органами области являются Законодательное собрание, губернатор области, администрация области и областные ведомства».
Это же замечание можно отнести к определению, данному в Законе Саратовской области «О правовых актах органов государственной власти Саратовской области»: «Нормативным правовым актом органов государственной власти Саратовской области признается официальный письменный документ установленной формы, принятый органом государственной власти Саратовской области по вопросам, относящимся к его компетенции, и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм».
В рассматриваемом определении также остается непонятным, кто в данном случае устанавливает порядок оформления и удостоверения официального документа? Из определения можно сделать вывод, что не исключается и само юридическое лицо, создавшее документ. Это подтверждается и сложившейся практикой оформления нормативных документов в различных субъектах Федерации.
В связи с этим в качестве варианта возможна формулировка: «. оформленный в соответствии с установленными действующим законодательством правилами документирования», поскольку нормативную базу, регламентирующую подготовку и оформление документов, составляют правовые акты, полностью посвященные этим вопросам, а также отдельные положения нормативных актов, имекшщх более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, работы органов власти и т.д.).
В законе Иркутской области при определении понятия «нормативный акт» указано, что нормативный акт рассчитан на многократное применение. Последнее обстоятельство, безусловно, относится к областным законам, но вызывает определенные сложности при отнесении к числу нормативных актов, например, постановлений, когда в них устанавливается, изменяется или отменяется правовая норма, но однократного действия.
Рассмотрим определение, данное в Законе Новгородской области: «Нормативный правовой акт — это официальный письменный документ, принятый правотворческим органом в пределах его компетенции, направленный на установление, изменение либо отмену правовых норм и обладающий обязательной юридической силой на территории области». Здесь, видимо, следует напомнить определение понятия «юридическая сила документа», которое занимает важное место в системе понятий в области создания официальных документов. Под юридической силой документа понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленного порядка оформления.
Другими словами, документ способен вызывать определенные юридические последствия в случае, если он издан полномочным органом, содержащиеся в нем положения соответствуют законодательству, а оформление реквизитов — принятым нормам.
Из этого следует, что наличие в определении слов «обладающий обязательной юридической силой на территории области» является излишним, поскольку уже сказано, что нормативный правовой акт является официальным документом, принимаемым правотворческим органом в рамках его компетенции, что, в свою очередь, придает ему юридическую силу. Указание же на распространение действия излишне, поскольку речь идет о нормативных документах субъекта Федерации, которые имеют действие лишь в рамках конкретной территории.
Закон Волгоградской области не дает определение понятию «нормативный правовой акт». Но в статье 1 записано, что нормативные акты Волгоградской областной думы, принятые в пределах своей компетенции, обладают на территории Волгоградской области юридической силой и подлежат государственной защите наравне с федеральными законами. При этом отмечается, что нормативные акты администрации области, органов местного самоуправления, других субъектов нормотворчества на территории области являются подзаконными и не должны противоречить нормативным актам Волгоградской областной думы. Данная формулировка представляется некорректной, поскольку законодательный (представительный) орган помимо законов принимает и постановления, которые, в свою очередь, являются подзаконными актами.
Таким образом, сравнительный анализ определений понятия «нормативный правовой акт» позволяет сделать вывод, что выявленная в ряде случаев неоднозначность и неопределенность терминов приводит к необходимости их уточнения. Для более точного отражения природы этой категории документов следует опираться не только на юридическую терминологию, но и в равной степени использовать документоведческую. В частности, термин «документ» должен служить одним из существенных признаков обозначаемого предмета. Причем немаловажным представляется отражение способа (способов) документирования правовых документов, гарантирующих их юридическую силу и обеспечивающих длительную сохранность, поскольку все они в дальнейшем войдут в состав соответствующих архивных фондов, представляя собой историческую ценность.
В качестве варианта предлагается редакция обсуждаемого определения: «Нормативный правовой акт — это официальный документ, созданный на бумажном носителе с использованием технических средств, принятый (изданный) в определенной форме субъектами правотворчества в пределах их компетенции в соответствии с установленными действующим законодательством правилами документирования и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм».
Акты: оформляем по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций
Разновидности акта как справочно-информационного документа, составляемого на основе коллегиальности, встречаются во многих системах документации. Но базовые требования к актам, состав реквизитов и особенности оформления сформировались именно в системе организационно-распорядительной документации. Их мы в статье и рассмотрим с точки зрения действующего ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций по его внедрению (п. 5.9 и Приложение 8).
См. статью «Приказы: оформляем по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций» в № 12′ 2019
См. статью «Оформляем служебные записки по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций к нему» в № 9′ 2019
Один из разработчиков ГОСТ Р 7.0.97-2016 после его выхода написал нам статью «Письмо: все тонкости оформления реквизитов», которую вы можете прочитать в № 3′ 2019. В ней 44 примера оформления
Определение и назначение акта
Основное определение акта как вида документа было закреплено еще в Единой государственной системе делопроизводства (М., 1974):
акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации (Росархив / ВНИИДАД. М., 2014), который опубликован на сайте Росархива, фактически повторяется определение 1974 года:
акт – документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт проверки, акт приемки и др.).
Основные характеристики акта:
В разных управленческих ситуациях и в различных системах документации применяется множество разновидностей актов, в оформлении которых отражается определенная специфика отрасли деятельности или непосредственно требования действующего законодательства. Но базовые правила оформления и состав реквизитов акта сформировались в самой универсальной системе документации – организационно-распорядительной. Дальше будем говорить именно о них.
Типовой формуляр акта
Пореквизитный анализ акта помогает не только при оформлении документа, но и при проектировании необходимых бланков актов и электронных шаблонов форм в информационных системах.
Типовой формуляр акта состоит из следующих реквизитов:
1. Наименование организации – автора документа. Это прежде всего полное наименование с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом или положением об организации. Сокращенное наименование является факультативным, его можно не указывать.
Факультативными реквизитами акта при необходимости могут быть:
2. Наименование структурного подразделения – автора документа оформляется только в актах, составляемых:
3. Название вида документа «АКТ» всегда оформляется на отдельной строке прописными буквами. Методические рекомендации допускают как слитное оформление, так и вразрядку. Опыт лучших практик показал, что лучше это делать вразрядку центрованным способом (посередине соответствующей строки) как при продольном, так и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 2 и 3).
4. Дата может являться не только датой подписания акта (05.02.2020), т.е. фактического окончания работы комиссии, но и отражать период ее работы (05.02.2020-07.02.2020). Методические рекомендации одинаково допускают цифровой и буквенно-цифровой способы оформления даты, второй способ является преимущественным при оформлении актов по исполнению договоров (в самих договорах, как правило, даты оформляются так же, например 15 января 2020 г.).
5. Регистрационный номер (индекс) в актах является факультативным реквизитом. Акты обычно нумеруются в пределах своего конкретного документопотока и конкретного.