какие документы имеет право запрашивать банк у юридического лица
Какие документы требуют банки от собственников и директоров компаний
Автор: Екатерина Гостева налоговый консультант
Какие документы требуют банки от собственников и директоров компаний
Автор: Екатерина Гостева
налоговый консультант
В последние несколько лет при взаимодействии с банками собственники и генеральные директора компаний стали сталкиваться с неожиданными требованиями. Это связано с тем, что банки очень боятся лишиться лицензии, а потому с чрезмерным усердием исполняют закон о противодействии легализации доходов, полученных преступным путем ( Федеральный закон от 07.08.2011 № 115-ФЗ ).
Краткое описание 115-ФЗ
Согласно статье 7 Закона 115-ФЗ, при идентификации клиента, его представителя, выгодоприобретателя, а также обновлении информации о них банк вправе требовать:
А клиенты в свою очередь обязаны все эти документы предоставить. Но это еще не все. Помимо «антиотмывочного» закона, деятельность банков регулируется массой других нормативно-правовых актов, выпущенных ЦБ РФ.
Например, Положение банка России от 15.10.2015 № 499-П устанавливает, что банк вправе требовать от своих клиентов:
Помимо идентификации клиента, банки обязаны также фиксировать и проверять все его сделки, которые показались подозрительными. Причем критериев подозрительности с каждым годом становится все больше.
Таким образом, прикрываясь «антиотмывочным» законом и многочисленными требованиями Центробанка, банки могут подвести любое требование под запрос документов по 115-ФЗ и запросить практически любую бумагу. И если документы по требованию не представлены, банк не проводит платежи, блокирует Банк-клиент или же попросту разрывает отношения с компанией или физлицом.
Рассмотрим, с какими требованиями банков сталкивались наши клиенты, и как действовать в каждой конкретной ситуации.
Прикрываясь этим законом, банки могут подвести любое требование под запрос документов по 115-ФЗ и запросить практически любую бумагу. И если документы по требованию не представлены, банк не проводит платежи или же попросту разрывает отношения с компанией или физлицом. Рассмотрим, с какими требованиями банков сталкивались наши клиенты, и как действовать в каждой конкретной ситуации.
Банк требует подтверждающие документы по «подотчетным»
Ситуация. Компания, работающая на УСН-6% (когда налогом облагается вся сумма дохода), снимала по чеку деньги на хозяйственные нужды. В какой-то момент банк затребовал документы, подтверждающие произведенные затраты. С одной стороны, работающие на «упрощенке» и платящие налог с доходов, не обязаны документально подтверждать расходы, так как налог считается только с доходов. С другой, – компании на УСН должны вести кассовую книгу, в которой отражается поступление наличных денег (снятых по чеку) и выдача налички подотчет сотруднику организации, а также учитывать авансовые отчеты.
Законно ли требование? По действующему законодательству в обязанность банков не входит проверка порядка ведения кассовых операций – этим занимается налоговая служба. Однако требование может быть связано с выполнением обязанностей в соответствии с законом 115-ФЗ. Так, обязательному контролю подлежат операции по снятию наличных денег на сумму 600 000 руб. и более. Но закон не расшифровывает, какие именно подтверждающие документы банк может запросить. Это могут быть авансовые отчеты и любые другие документы.
Что делать? В сложившейся ситуации возможен следующий порядок действий:
Срок предоставления подтверждающих документов в банк
Для некоторых запрашиваемых сведений сроки предоставления прописаны в законе, но по отдельным документам банки самостоятельно устанавливают свои сроки. По мнению Центробанка, адекватным является срок 3-7 дней. Как правило, банки такие сроки и устанавливают.
Банк требует документы, подтверждающие происхождение денег на личных счетах
Ситуация. Банки проявляют интерес к легальности доходов клиентов и включают вопрос об источниках денег в анкеты. Их дают заполнять при открытии счета и обновлении информации о клиенте. Если же клиент не может подтвердить легальность средств, банк вправе заморозить счет на пять рабочих дней, а потом еще на 30 суток (по решению Росфинмониторинга). Также банк может отказать в проведении операции. Два отказа в течение года могут закончиться закрытием счета.
Законно ли требование? Выяснять происхождение денег у клиентов им разрешает закон № 115-ФЗ. И связан интерес банков с окончанием амнистии капиталов. В ее рамках всем предлагалось задекларировать скрытое имущество и доходы. Амнистия закончилась 1 июля 2016 года. И если до ее окончания банки имели право выяснять источники средств, то теперь это их прямая обязанность.
Что делать? Как правило, банки интересуются происхождением денег на личных счетах, если речь идет о крупных суммах (от 1,5 млн рублей). Тем, кто не хочет показывать источник денег, крупные суммы в банк лучше не вносить. Если же деньги уже на счете, стоит подготовить документы и письмо в банк с пояснениями по поводу источников сумм.
Пример документов, подтверждающих происхождение денег по 115-ФЗ
Для «физиков» подтверждением законного источника получения денег могут быть следующие документы:
Чтобы подтвердить источник происхождения денежных средств, ИП должен предоставить документы, доказывающие его деятельность. Это могут быть:
Пояснительное письмо в банк: образцы для физлица и ИП
При малейших подозрениях в нарушении закона 115-ФЗ банк попросит просит предоставить пояснение, разъясняющее экономический смысл операций, а также источники образования у клиента денежных средств.
К сожалению, готового универсального шаблона для письма, которое следует подготовить в ответ на требование банка, не существует. Предлагаем два примерных варианта пояснительной записки – от физлица и ИП, их можно скачать и переделать под себя. Главное – как можно более подробно и своими словами описать ситуацию.
Банк требует документы о сотрудниках и их зарплате
Ситуация. Компания открыла счет в банке, но использовала его только для расчетов с контрагентами. Зарплату сотрудникам выплачивали наличными. После чего банк требует предоставить документы: штатное расписание и зарплатные ведомости. А в качестве основания своего требования сослался на закон № 115-ФЗ.
Законно ли требование? Банк не вправе контролировать снятие наличных на зарплату в рамках закона № 115-ФЗ. Но если компания снимает наличными 600 000 руб. и больше, и это никак не связано с ее деятельностью, то банк заподозрит обналичку, и может запросить сведения о выданной зарплате.
Что делать? Возможны два варианта действий:
Банк требует пояснения при снятии крупных сумм с корпоративных карт
Ситуация. Если сотрудники компании регулярно снимают крупные суммы наличности с корпоративных карт, банк может потребовать пояснить необходимость данных операций. Речь идет о суммах в размере 50-100 тыс. руб.
Законно ли требование? Банк обязан следить за необычными операциями, которые проводят его клиенты (ст. 7 закона № 115). Если компания стала активно пользоваться корпоративной картой, это может вызвать подозрение у банка. Поэтому лучше ответить на требование.
Что делать? Чтобы избежать проблем с банком, стоит придерживаться нескольких правил. Внутренними правилами по организации надо прописать, на что, сколько и как тратят сотрудники деньги по корпоративным картам. Также стоит установить правила снятия наличных или вовсе его запретить. Также надо следить за тем, чтобы сотрудники отчитывались за потраченные деньги в срок. Это три рабочих дня с момента проведения операции по карте.
Если у банкиров появились вопросы, стоит подготовить пояснения в банк. В них написать, на какие цели работники снимали наличные и почему расход увеличился (например, деньги были нужны на крупную покупку материалов за наличку, на расходы во время командировок и т.д.). К пояснениям можно сразу приложить подтверждающие документы (например, чеки).
Банк запросил документы по контрагентам
Ситуация. Банк запрашивает договора с контрагентами и всегда требует пояснения операциям, которые кажутся подозрительными. Например, если компания проводит нетипичные сделки или вдруг стала заключать договоры с контрагентами из других регионов и др. Если у банка сомнения по конкретной сделке – банк требует договора с контрагентами и другие подтверждающие документы по сделке.
Законно ли требование? Проверять необычные и запутанные сделки банкам разрешает п. 2 статьи 7 Закона 115-ФЗ. При этом банк вправе требовать не только документы, являющиеся формальным основанием для проведения операции по счету, но и документы по всем связанным с ней операциям (см. постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 31.08.15 № А82-6897/2014). Отказ в предоставлении сведений, как и ссылка на их конфиденциальность – укрепят банк в его подозрениях (Положение ЦБ РФ от 02.03.12 № 375-П).
Что делать: Если банк запросил документы по контрагентам, лучше не спорить, а выполнить требование и предоставить все бумаги. Во-первых, написать письмо в банк о работе с контрагентами. Причину выбора деловых партнеров из других городов можно пояснить более выгодными условиями поставок и условиями договоров. Во-вторых, надо представить в банк копии документов, которые пояснят причину проводимых платежей. Например, копии договоров с контрагентами в регионах. Они подтвердят реальность операций.
Как правило, банк четко называет в своем требовании список документов, которые желает получить от клиента. Это могут быть копии договора и документов, которые подтверждают исполнение контракта: накладные, счета-фактуры, акты приема-передачи, сметы, закупочные акты, справки о стоимости работ и др. Их надо подготовить четко по списку и представить в банк.
Еще три распространенных требования банков:
Как тут не вспомнить героя из любимого с детства мультика. Печкину тоже хотелось докУментов.
Что надо знать про 115-ФЗ, запросы банков и Росфинмониторинга
Многие предприниматели и физические лица могли наблюдать в интернете и средствах массовой информации бурное обсуждение вопроса блокировки счетов и приостановления банковских операций по счетам, даже если был осуществлен перевод денег на тысячу рублей.
У компаний и физических лиц возникает целый ряд вопросов.
Что такое легализация денежных средств, полученных преступным путем?
Под легализацией (отмыванием) доходов, полученных преступным путем, в Российском законодательстве понимается совершение действий, направленных на придание правомерного вида владению, пользованию и распоряжению денежными средствам и иным имуществом, приобретенным заведомо незаконным путем и полученным от таких видов преступлений, как незаконная торговля наркотиками, создание фирм-однодневок, финансовые мошенничества и другие действия.
Основные цели легализации доходов, полученных преступным путем следующие:
Какую информацию может запрашивать Росфинмониторинг?
Нужно сообщать в Росфинмониторинг о сделках с движимым имуществом на сумму 600 000 руб. и более – обычно такая информация сообщается банками. Например, если покупатель – физическое или юридическое лицо – приобретает в ювелирном магазине изделия на сумму 600 000 руб., то магазин обязан предоставить информацию об этом в Росфинмониторинг.
Кроме этого, если сумма по сделке купли-продажи недвижимости равна или превышает 3 млн руб. либо равна сумме в иностранной валюте, эквивалентной 3 млн руб., или превышает ее, тогда об этом также нужно сообщить в Росфинмониторинг (п. 1.1 ст. 6 Закона № 115-ФЗ).
В соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 7 Закона № 115-ФЗ кредитные организации обязаны документально фиксировать и представлять в уполномоченный орган не позднее трех рабочих дней со дня совершения операции сведения по операциям с денежными средствами или иным имуществом, подлежащим обязательному контролю, совершаемым их клиентами.
Квалификация операции в качестве подлежащей обязательному контролю осуществляется на основании анализа всей имеющейся в кредитной организации информации, как предоставленной клиентом либо его представителем, так и полученной из иных источников информации, доступных кредитной организации на законных основаниях.
Как работает принцип «знай своего клиента»?
К обязательным процедурам идентификации относятся:
Какую информацию о бенефициарах нужно предоставлять
Какие операции попадают под больший контроль со стороны банков
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Какие документы имеет право запрашивать банк у юридического лица
4 МИН
Как отвечать на запросы банка на подтверждение операций
Согласно закону 115-ФЗ банки обязаны отслеживать операции по счёту и обращаться к предпринимателю за разъяснениями, если возникают вопросы. Такое случается, если конкретные операции соответствуют критериям сомнительных. Разбираем, что может вызвать подозрения и как реагировать на запрос от банка.
Что такое сомнительные операции
Операции считаются сомнительными, если:
с 
Они нетипичны для конкретного бизнеса
Например, компания занимается поставками лакокрасочных материалов, но вдруг получает платёж за партию кондитерских изделий или переводит крупную сумму пивному заводу. Или ювелирный магазин приобретает дюжину минивэнов
с
Неясен экономический смысл операций
Цена закупаемой продукции превышает рыночную в несколько раз
с
Неочевидны цели операций и их законность
Средства поступают с расчётного счёта компании на личный счёт руководителя и наоборот. Или компания раз в неделю перечисляет средства одному и тому же физическому лицу за неведомо какие услуги
Обнаружив операции сомнительного характера, банк обязан проверить, не используется ли счёт для вывода средств за рубеж, ухода от налогов, финансирования серого импорта или терроризма и других противозаконных целей. И для этого направляет предпринимателю запрос о необходимости предоставить документы, подтверждающие экономический смысл и характер проводимых операций.
Что делать, если пришёл запрос от банка
Запрос о предоставлении информации и документов банк отправляет по активным каналам — через интернет-банк, на электронный адрес (при наличии). Одновременно с запросом направляется SMS-уведомление.
Срок ответа на запрос банка —7 рабочих дней
Пакет запрошенных документов может быть очень объемным, поэтому не стоит откладывать подготовку ответа в банк на последний день: рискуете не уложиться в сроки или собрать неполный комплект документов
Подробно опишите вашу деятельность по полученному запросу
Например, обязательно укажите, что не платите НДФЛ потому, что применяете спецрежим, а оборот вырос из-за фактора сезонности. Прикрепите подтверждающие документы
Отправьте скан-копии документов в банк
Способ передачи документов обычно указан в запросе: вложениями по электронной почте, через интернет-банк и др.
Отвечайте на звонки из банка
При анализе операций могут потребоваться дополнительные разъяснения или документы. Своевременный ответ — залог доверительного диалога между владельцем счёта и банком
Если не получается предоставить документы в срок
Если уложиться в установленные временные рамки не получается, заранее сообщите в банк о причинах задержки и сроках, когда документы будут готовы. Если причину задержки сочтут объективной, сроки предоставления могут продлить. Например, пока не готова справка из налоговой, приложите копию обращения в инспекцию. Если какие-то документы отсутствуют, укажите причину их отсутствия в пояснениях.
Сколько ждать ответа от банка
Срок рассмотрения документов занимает до 6 рабочих дней. Дождитесь результатов проверки — банк обязательно уведомит об итогах рассмотрения документов.
Проверка по 115-фз: какие документы может запросить банк
Собрали таблицу с примерами, какие документы нужны для разных ситуаций. Вы можете ее скачать и использовать в работе.
Комплаенс Тинькофф Бизнеса
Если у банка возникают вопросы к бизнесу по закону 115-ФЗ, он может запросить документы. Чтобы ответить на частые вопросы читателей, собрали таблицу с примерами, какие документы нужны для разных ситуаций.
Скорее всего, банк запросит документы, по которым вы платите или получаете деньги
Основные документы, которые может запросить банк:
Откройте счет в Тинькофф Бизнесе за один день
Остальные документы зависят от бизнеса и вопросов банка
Для удобства мы описали в таблице примеры дополнительных документов. Примеры собирали на основе опыта Тинькофф Бизнеса, но, скорее всего, ваш банк попросит то же самое.
1. Переводы на свой счет или карту
| Ситуация | Дополнительные документы, кроме договора и подтверждающих услугу/работу |
|---|---|
| В другом банке вы закрыли счет и переводите остаток в Тинькофф, сумма большая | Выписка за год из банка, где закрываете счет. |
Ее можно загрузить заранее в личном кабинете
Ее можно загрузить заранее
2. Ответы на вопросы банка о бизнесе. Можно заранее ответить в сервисе «Репутация».
2. Деньги для сотрудников
| Ситуация | Дополнительные документы, кроме договора и подтверждающих услугу/работу |
|---|---|
| Выдаете деньги сотрудникам на покупки для бизнеса, например, воды, подарков, канцелярки и чего угодно | 1. Авансовый отчет. |
2. Чеки за покупку или выписка с карты.
3. Трудовой договор физлица, которому выдали деньги.
3. Плата за услуги/товары исполнителям-физлицам
| Ситуация | Дополнительные документы, кроме договора и подтверждающих услугу/работу |
|---|---|
| Самозанятым | Чеки из приложения «Мой налог» |
| Исполнителям-физлицам | 1. Выписка из банка или налоговая декларация, которая подтверждает уплату НДФЛ за перевод денег. |
2. Письмо генерального директора, где он комментирует выбор. Можно писать как угодно, лишь бы смысл был понятен. Например: это разовая работа, объем небольшой, нет смысла брать в штат.
3. Такое письмо можно сделать заранее в сервисе «Репутация».
Советы с примерами: как рассказать о бизнесе
2. Трудовой патент, разрешение на работу и т. д.
4. Плата за услуги/товары юрлицам
| Ситуация | Дополнительные документы, кроме договора и подтверждающих услугу/работу |
|---|---|
| Платите наличными | 1. Договоры со всеми приложениями. Только с теми контрагентами, о которых спросил банк. |
2. Письмо генерального директора, где он комментирует, почему платит наличными. Можно писать как угодно, лишь бы было понятно, почему он платит именно наличными.
Такое письмо можно сделать заранее в сервисе «Репутация».
Советы с примерами: как рассказать о бизнесе
Например, платите своему ИП за перевозку продукции, которую сделало ООО
2. Обоснование экономической выгоды сделки, например сравнение прайс-листов похожих подрядчиков.
3. Подтверждение реальности сделки, например фото товара со склада.
4. Подтверждение, что у ИП хватает ресурсов на выполнение заказа, например:
— данные о квалификации сотрудников, если это специализированная работа. Допустим, для управления погрузчиком нужен отдельный документ;
— штатное расписание с численностью штата.
5. Статьи в СМИ, отзывы, посты в соцсетях и любые другие материалы о работе бизнеса.
5. Особенность бизнеса
| Ситуация | Дополнительные документы, кроме договора и подтверждающих услугу/работу |
|---|---|
| У вас таксопарк, вы платите водителям по агентскому договору | Агентские договоры с несколькими водителями. Банк скажет, сколько нужно |
| У вас бизнес по грузоперевозкам | 1. Копии нескольких водительских удостоверений. Банк скажет, сколько нужно. |
2. Штатное расписание.
3. Договоры с водителями, если они работают вне штата.
4. Документы, которые подтверждают наличие транспорта, например ПТС или СТС, договор аренды, выписка из банка с подтверждением оплаты аренды.
2. Скриншоты из личных кабинетов сервисов, например Яндекса или Google. Они должны подтвердить, что это ваш аккаунт.
2. Штатное расписание.
3. Документы, которые подтверждают, что у компании есть оборудование и помещение для работы. Например, сканы договора аренды и техпаспортов.
4. Закупочные акты с физлицами, которые сдают лом. Банк скажет, за какой период они нужны.
2. Штатное расписание.
3. Документы, которые подтверждают, что у компании есть оборудование и помещение для работы. Например, договор аренды.
2. Штатное расписание.
3. Удостоверение частных охранников и личная карточка охранников.
4. Если есть: ссылки на сайт, соцсети, отзывы клиентов, статьи в СМИ и другие доказательства, что компания работает.
2. Несколько договоров с клиентами. Банк скажет, сколько нужно.
3. Договор с туроператором со всеми приложениями.
4. Если есть офис, то документ, который это подтверждает. Например, договор аренды.
2. Портфолио с примерами работ в любом формате
2. Штатное расписание.
3. Документы, которые подтверждают, что у компании есть помещение, оборудование и склад.
Если у вас счет в Тинькофф Бизнесе, вы можете заранее решить вопрос с документами
У нас есть сервис «Репутация». С его помощью можно заранее понять, будут ли у банка к вам вопросы, а еще рассказать о бизнесе.
Чем подробнее вы ответите на вопросы об особенностях бизнеса, тем лучше. Подробные ответы помогут сократить время проверки, а в некоторых случаях — полностью отменить запрос документов.