какие есть бланки документов

Какие есть бланки документов

6 Бланки документов

6.1 Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— бланк конкретного вида документа.

Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в приложении Б.

6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

(п. 6.8 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

Источник

Шпаргалка делопроизводителя

Ваш персональный гид в мире документов

Страницы

08 октября, 2014

Бланки документов. Виды, оформление, требования

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. бланк документа — это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Виды бланков

В общий бланк документа включаются следующие реквизиты:

В бланк письма включаются следующие реквизиты:

В бланк конкретного вида документа включаются следующие реквизиты:

ГОСТ Р 7.0.97–2016 добавил 2 вида бланка: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица.

Для оформления документов в электронном виде используются электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы в электронном виде. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде (кроме герба). Используются многократно.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На продольном бланке реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки приказов, распоряжений, протоколов.

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» «грифа утверждения документа», написания резолюций.

Угловыми бывают бланки актов, писем.

Правила использования бланков:

Для изготовления документов устанавливаются два формата бланков согласно A4 и A5, с размерами полей не менее:

левое — 20 мм;
правое — 10 мм;
верхнее — 20 мм;
нижнее — 20 мм.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены.

Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.

Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланков не допускается.

Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.

Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.

Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства. Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка. В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

Источник

Бланк документа и его виды

Качество подготовки фирменной организационно-распорядительной документации свидетельствует в пользу культуры организации и упрочивает ее положительный имидж среди работников, клиентов и других контрагентов. Немаловажную роль в этом играет изготовление стильной, удобной и правильно оформленной бланочной продукции компании, дизайн, качество и внешний вид которой с давних времен служит целям коммерческой идентификации компании среди клиентов и способствует укреплению ее положительного имиджа.

В управленческой, финансово-хозяйственной деятельности предприятий, организаций и учреждений для документирования используют следующие виды бланков документов:

1. Общий бланк – бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (за исключением письма).

2. Бланк для письма.

3. Бланк конкретного вида документа (кроме письма).

ГОСТ Р 6.30-2003 классифицирует бланки организационно-распорядительных документов по следующим признакам (рис.3):

2) Классификация по автору документа по виду документа

3) Классификация по расположению реквизитов

Рис. 3 – Классификация бланков организационно-распорядительных документов

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного вида документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как отсутствие пыления с поверхности листа и несворачиваемость при перегревах или смачивании, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88 % до 98 %. При этом независимо от сферы и порядка применения для изготовления бланков документов должна быть использована белая бумага или бумага светлых тонов.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги: А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов в бланке:

Виды бланков и образцы их оформления предусмотрены ГОСТ Р 6.30-2003. При разработке вида и стиля бланка организационно-распорядительного документа необходимо определить следующие условия:

1) какие документы будут создаваться на этом бланке (кроме писем) или какой-то конкретный вид документа;

2) кто будет являться автором документа, создаваемого на этом бланке;

3) как будут располагаться реквизиты на бланке.

Элементами любого бланка является логотип, наименование организации и ряд других элементов фирменного стиля организации. В числе основных элементов фирменного стиля маркетологи называют логотип организации, фирменные цвета и шрифты, используемые для написания наименования организации и другой фирменной информации, текстовый знак и фирменную символику. Наиболее часто фирменный стиль находит свое применение в визитных карточках, фирменных конвертах для писем, фирменных бланках, на папках, буклетах, плакатах, флагах, упаковочной продукции и др.

Логотип – оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Логотип специально разрабатывается фирмой с целью привлечения внимания к ней и к ее товарам.

Фирменное наименование – наименование фирмы (организации), под которым она официально участвует в экономических операциях. Обычно фирменное наименование включает собственное имя фирмы, наименование области ее деятельности и наименование организационно-правовой структуры.

Фирменный стиль – один из важнейших компонентов успешного бизнеса, активный маркетинговый инструмент любой современной компании. От того, насколько профессионально разработан фирменный стиль организации, во многом зависит, будут ли ее запоминать клиенты, партнеры, потребители продукции (услуг) и будет ли она выделяться среди конкурентов.

Источник

Что такое бланк

В современной жизни человек, не зависимо от рода его деятельности, очень часто сталкивается с таким видом документа как бланк. Заполнение таких бумаг сегодня требуется практически везде. Поэтому каждому не помешает узнать о том, что такое бланк и обо всех, связанных с ним нюансах.

Слово «бланк» заимствовано из французского языка и в дословном переводе означает «белый». Бланк представляет собой листок бумаги с нанесенным на нем оттиском центрального либо углового штампа или с напечатанным каким-либо методом текстом штампа либо другим текстом (иногда текстом с рисунком). Используются бланки для составления документов (бланки паспорта, заявления, удостоверения, анкеты, лицензии и т.д.).

Иными словами, бланк – это стандартный листок бумаги с нанесенными постоянными реквизитами, которые содержат об авторе документа всю необходимую информацию.

Для организаций, их структурных подразделений и для должностных лиц установлены некоторые виды бланков:

Бланк для документа конкретного вида (например, для протоколов, распоряжений, приказов, актов и т.п.) разрабатывается на основе общего бланка. Создание таких бланков целесообразно в том случае, когда в организации применяется количество документов такого типа. При этом общий бланк дополняют реквизитом наименования вида документов.

Разработка отдельного бланка для письма связана с тем, что, в отличие от иных документов, в письме указываются адресные данные получателя письма.

Бланк должностного лица или структурного подразделения проектируется тогда, когда должностное лицо или руководитель подразделения имеет право подписывать документы.

Общий бланк применяется для изготовления документов любого вида (кроме писем).

Кроме того, выделяется также так называемый бланк строгой отчетности, где содержатся серии либо номера, которые имеют специальный режим использования и зарегистрированы каким-либо установленным способом.

Бланки относят к продукции представительского класса.

Как правило, такой документ имеет формат А4 (иногда бывает меньше). В бланках содержится контактная информация (иногда указываются банковские реквизиты), присутствуют элементы фирменного стиля.

Фирменные бланки обычно печатаются на неплотных или мелованных дизайнерских бумагах либо на офсетной бумаге, плотность которой примерно равна 80 г/м2. При печати бланков допускается использование различной красочности и нумерация. Бланки, как правило, печатаются с одной стороны.

Если вам требуется изготовить или напечатать бланк, вам поможет в этом салон оперативной полиграфии «ART-PRINT’S». Компания предоставляет огромный выбор полиграфических услуг, в том числе: верстка и разработка дизайна бланков, изготовление и печать бланков, оперативная и цифровая печать бланков.

При помощи оперативной полиграфии вы сможете в самые короткие сроки и по выгодной цене изготовить бланк любого вида.

Полиграфическое оборудование салона «ART-PRINT’S» отличается высоким качеством и скоростью печати. Имеется широчайший ассортимент бумаги.

Кроме того, фирма выполняет срочные заказы по цифровой печати, ведь это наиболее оперативный и недорогой вид печати, в особенности при маленьком тираже.

К тому же, салон полиграфии «ART-PRINT’S» осуществляет доставку готового заказа прямо в офис либо на любой указанный адрес в пределах города Москвы.

Источник

Новый гост для оформления документов

С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Зачем гост для документов

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Минимальные поля для всех документов:

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

Источник