какие формы письма существуют
Письма
Письмо – это документ управленческого характера, являющийся основой входящей и исходящей корреспонденции. Различают самые разные его разновидности. Правила оформления зависят от конкретного вида. Основная функция писем – обеспечение связи с внешними структурами, взаимодействие между подразделениями.
Разновидности деловых писем
Письма подразделяются на виды в зависимости от этих объединяющих признаков:
Часто вид письма полностью определяет его содержание. К примеру, информационные и рекламные бумаги могут разительно отличаться между собой.
Общие требования к письмам
При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:
Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.
Структура документа
Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:
Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.
Составление письма по ГОСТ
Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:
Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.
К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.
Виды писем: цель составления и направления
Письмо с незапамятных времен было и остается одним из самых распространенных способов обмена информацией. Виды писем с годами существенно меняются. Если еще лет 30 назад люди нашей страны даже не могли точно представить себе электронную передачу информации, то сейчас практически все компании основывают свою работу на такой документации. Хотя процесс передачи существенно изменился, виды и суть писем остаются такими же.
Виды писем делового назначения
В процессе работы любого предприятия письма делового назначения используются для решения большого количества разнообразных вопросов. Поэтому и типов письменной документации существует достаточно много.
Виды деловых писем по территориальному признаку:
Исходя из способа доставки письма получателю, различают:
Исходя из статуса участников переписки:
Деловые письма выделяют исходя из числа получателей:
Виды деловых писем распределяются в зависимости от области их применения:
По направленности выделяют виды английских писем:
По типу составления письма:
Виды писем по степени иерархии:
Исходя из проблематики сообщения, можно выделить:
Письма можно разделить в зависимости от цели, преследуемой отправителем:
Виды писем информационного характера
По функциональному назначению выделяют следующие виды писем:
1. Письма информационной направленности – это сообщения, основной целью которых является предоставление информации получателю. Данный вид корреспонденции может быть представлен следующими видами:
Извещение не только информирует о дате и времени предстоящего мероприятия, но и о теме, целях и условиях его проведения:
Письмо-просьба и письмо-предложение
Письмо-прошение или письмо для внесения предложения – это такой вид оповещений, который стимулирует получателя к совершению определенных действий, интересующих отправителя письма.
Выделяют основные виды писем-прошений и предложений:
Письмо-претензия и требование
Ответное письмо с отказом или согласием на предложение
Письмо-ответ – это такое сообщение, которое направляется автору письма-просьбы, приглашения, запроса или предложения.
Виды служебных писем-ответов выделяют следующие:
Письма, которые содержат обязательство, гарантию или подтверждение
Виды служебных писем, содержащие гарантию, обязательство или подтверждение – это:
Письма этикетного характера
Письма этикетного характера – это сообщения, которые направлены на выражение соболезнования, внимания, поздравления или участия.
Различают следующие виды писем этикетного характера:
Какие есть виды почтовых отправлений?
Существуют разнообразные виды писем. Почта выделяет следующие типы отправлений:
Письма как вид речевой деятельности
Существует всего 4 вида речевой деятельности: слушание, говорение, чтение и письмо. Нужно отметить также, что говорение и слушание появилось, безусловно, раньше, чем письмо и чтение. До последнего времени оставались основными первые виды речевой деятельности. Письмо, чтение не только уравнялись, но и стали более популярными и преобладающими. Все это происходит из-за стремительного введения IT-технологий, популяризации Интернета на всей планете, а также из-за развития зависимости от технических средств передачи информации.
Письмо как вид речевой деятельности занимает лидирующие позиции, так как современные люди проводят все больше времени на работе, а общение в социальных сетях с передачей сообщений все больше вытесняет общение вживую. В современных условиях сложно представить организацию, работа которой не была бы зависима от электронной почты.
Письмо как вид деятельности – весьма эффективный способ коммуникации, но, несмотря на все преимущества, есть и множество его недостатков:
Письма Деду Морозу
Существуют разнообразные виды писем Деду Морозу. Такое послание является очень важным в жизни каждого ребенка, поэтому к его написанию дети относятся очень ответственно. Родителям нужно продумать все мелочи его написания, чтобы помочь своим чадам все красиво оформить.
Значение такого вида письма нельзя недооценивать, ведь родители из его содержания могут узнать, чего на самом деле хочет их малыш. А дети проявляют свою фантазию и приобретают первые навыки написания посланий в игровой форме. А главное – они делают это с большим удовольствием.
Можно выделить 5 видов писем и примеров их оформления для Деда Мороза:
Письмовник
Какими бывают деловые письма?
Деловое письмо
Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
По тематическому признаку деловые письма делятся на коммерческие письма (составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу), письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и ответы на эти виды писем.
По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы.
Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения.
Письма, не требующие ответа: подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).
По признаку адресата письма делятся на обычные и циркулярные (направляются от одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций).
По форме: обычные и электронные.
По структурным стандартам: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).
© 2000-2021. При полном или частичном использовании материалов ссылка на «Грамоту.ру» обязательна.
Свидетельство о регистрации СМИ Эл № ФС77-57155, выдано Роскомнадзором 11.03.2014.
Делопроизводство. Оформление писем
Делопроизводство. Оформление писем.
Делопроизводства: требования к письмам
Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте.
Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).
Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, это ускоряет его исполнение.
К тексту письма предъявляются следующие требования:
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй – выводы, просьбы, предложения.
При составлении любого письма необходимо намечать логическую схему его содержания. Датой письма является дата его отправления.
Делопроизводство: формы изложения текста
В переписке используются следующие формы изложения текста:
К составлению писем предъявляются те же требования, что к составлению организационно-распорядительных документов, на основе ГОСТ Р.6-30 2003.
Делопроизводство: виды писем
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем:
Служебное письмо является носителем определённой информации и правовым документом.
Письмо-просьба. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность в её исполнении. Такое письмо, как правило, начинается со слов:
Письмо-запрос. Такое письмо представляет собой обращение с просьбой дать подробную информацию о каких- либо данных или услугах. В письме используются такие выражения:
Письмо-предложение представляет собой заявление о желании сотрудничать или заключить договор с указанием его конкретных условий. Используются такие выражения:
Сопроводительное письмо. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов (или материальных ценностей). Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:
Гарантийное письмо. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определённых обещаний или условий и может начинаться с обращения по имени и отчеству к лицу, которому оно адресовано. Гарантийное письмо, как правило, заверяется печатью. Гарантийное письмо может содержать следующие фразы:
Письмо-подтверждение. Такие письма направляются для подтверждения получения документов и материалов. Например: писем, факсов и т.д. Ключевым словом в таком письме является слово: «Подтверждаем», и может заканчиваться просьбой, предложением, замечанием или указанием.
Письма-подтверждения начинают так:
Письмо-извещение. В таком письме что-либо сообщается или подтверждается. Обычно письма-извещения являются ответом на запрос и начинается со слов: «Сообщаем», «Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и др.
Письмо-напоминание следует направлять когда не удаётся с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Такое письмо состоит из двух логических элементов: напоминание о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевым словом в таком письме является слово: «Напомнить».
В письмах-напоминаниях используются такие модели:
Письмо-рекламация – это документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков.
Рекламация должна содержать следующие данные:
Рекламации предъявляются в письменном виде, заказным письмом с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу обеих сторон и в определённый срок.
Письмо-приглашение может адресоваться конкретному лицу или нескольким лицам. Оно может начинаться словами:
Наиболее часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем следующие:
Пример письма с изложением от первого лица единственного числа:
Уважаемая Татьяна Петровна!
Искренне поздравляю Вас с избранием председателем профсоюзной организации Свердловского района.
Надеюсь, что Ваш опыт и высокая профессиональная подготовка послужит дальнейшему укреплению вашей профсоюзной организации.
Рассчитываю на дальнейшее сотрудничество.
Пример письма с изложением от первого лица множественного числа.
Уважаемая Елена Михайловна!
Сообщаем Вам, что во исполнение постановления Президиума крайкома профсоюза от 05.03.2014 «Об усилении работы по мотивации профсоюзного членства» профсоюзным комитетом разработаны и осуществлены меры по усилению мотивации профсоюзного членства.
1.Выпускается для членов профсоюзной организации настольная книга председателя первичной профсоюзной организации.
2.Постановления профсоюзного комитета рассылаются по электронной почте в институты и на факультеты.
3.Информация о работе профсоюзной организации помещается в газете «Реальное будущее».
Просим извинить за задержку информации.
Председатель Н.А. Налимова
Пример письма с изложением от третьего лица единственного числа
Председателям профбюро факультетов
Профсоюзный комитет информирует, что во исполнение решения к5онференции трудового коллектива от 15.12.2014 « О выполнении коллективного договора за 2014 год» доклад председателя первичной профсоюзной организации опубликован в виде брошюры.
Профсоюзный комитет просить довести до сведения членов профсоюзной организации содержание данного доклада.
Председатель Е.Н. Белова
Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!
Flight-attendant.ru
Английский для бортпроводников и пилотов
ПИСЬМЕННОСТЬ. ВИДЫ ПИСЬМЕННОСТИ
Современная письменность развивалась на протяжении многих столетий. Можно выделить следующие этапы её формирования:
Изначально люди не обладали никакой письменностью. Поэтому было достаточно трудно передавать информацию на большие расстояния. Известная легенда (рассказанная Геродотом) о персидском царе Дарии I гласит, что как-то раз он получил послание от кочевников скифов. Послание включало
в себя следующие четыре предмета: птицу, мышь, лягушку и стрелы. Гонец, доставивший послание, сообщил, что более ничего сообщать ему не велено, и с тем распрощался с царем. Встал вопрос, как же интерпретировать это послание скифов. Царь Дарий посчитал, что скифы отдают себя в его власть и в знак покорности принесли ему землю, воду и небо, ибо мышь означает землю, лягушка — воду, птица — небо, а стрелы означают, что скифы отказываются от сопротивления. Однако один из мудрецов возразил Дарию. Он истолковал послание скифов совершенно иначе: «Если вы, персы, как птицы не улетите в небо, или, как мыши не зароетесь в землю, или, как лягушки, не поскачете в болото, то не вернетесь назад, пораженные этими стрелами». Как оказалось в дальнейшем, этот мудрец оказался прав.
Пересказанная легенда раскрывает тот факт, что первоначально люди пытались передавать информацию при помощи различных предметов. Известными историческими примерами предметного письма также являются вампум (ирокезское письмо, представленное разноцветными ракушками, нанизанными на веревку) и кипу (перуанское письмо, в котором информация передавалась цветом и количеством узелков на веревках). Конечно, предметное письмо не было самым удобным средством передачи информации и со временем люди придумали более универсальные инструменты.
Следующим этапом на пути формирования письменности стало письмо на основе изображений (пиктограмм). Можно вспомнить, что зарождение изобразительного искусства произошло ещё во времена древних людей прежде появления государственности. Сущность пиктографического письма заключается в том, что с помощью определенного знака выражается некоторое понятие. Например, понятие «человек» может быть передано изображением человека.
Постепенно упрощаясь, пиктограммы все более удаляются от исходных изображений, начинают приобретать множественные значения. Однако пиктография не могла выполнять все потребности письма, возникающие с развитием понятий и абстрактного мышления, и тогда рождается идеография («письмо понятиями»). Она используется для передачи того, что не обладает наглядностью. Например, для обозначения понятия «зоркость», которое нарисовать невозможно, изображали тот орган, через который оно проявляется, то есть — глаз. Таким образом, рисунок глаза как пиктограмма означает«глаз» и как идеограмма —«зоркость». Следовательно, рисунок мог иметь прямое и переносное значения. (Реформатский А. А. Введение в языковедение, М.: Аспект Пресс, 2006. — с.352 — 353)
Примером идеографии может служить древнеегипетская письменность. Внешне она очень схожа с пиктографией, хотя с самого начала эти два вида письма существенно различались. Если пиктография служила для изображения целого сообщения, то каждый знак идеографической письменности— иероглиф— изображал отдельное слово. Самая знаменитая из идеографических письменностей и почти единственная дожившая до наших дней— это китайская иероглифика.
В иероглифическом письме зачастую трудно различить исходное изображение, лежащее в его основе. В иероглифах появляются типичные конструктивные элементы, повторяющиеся в разных знаках. Вероятно, причиной этого было стремление человека упростить запись письменного текста, упростить обучение письму.
Тем не менее, иероглифическое письмо по-прежнему сохраняло существенный недостаток: оно не имело никакой связи с произношением слова. В результате письменная и устная речь существовали как бы по отдельности. Кроме того, в языках, для которых характерно изменение формы слова в зависимости от его синтаксической роли, приходилось дополнять иероглифы специальными обозначениями для форм слов. Иероглифическое письмо до сих пор широко пользуются в КНР. Китайские иероглифы легли в основу современной японской письменности. Всего в современной китайской письменности 60 тысяч иероглифов. Обычно китаец владеет несколькими тысячами иероглифов, и этого вполне хватает для чтения газет, журналов и художественной литературы.
Значительным шагом на пути сближения устной и письменной речи стало формирование слоговой письменности. Наиболее известными слоговыми письменностями являются клинописные (древнеперсидская, аккадская и другие наследники шумерского письма), западносемитские (финикийская, арабская и другие наследники древнеегипетской иероглифики) и японские слоговые системы (катакана и хирагана). Важную роль в истории становления современного алфавита сыграли древние финикийцы: они воспользовались для письма египетскими иероглифами, но взяли только те из них, которые обозначали отдельные слоги. Но в финикийском языке были и звуки, которые отсутствовали в египетском. Для этих звуков финикийцы создали новые знаки.
Настоящий— не слоговой, а буквенный алфавит, где есть знаки не только для согласных, но и для гласных, появился впервые у древних греков. Они столкнулись с проблемой полноценной передачи звучания слов с помощью слоговой финикийской системы. Дело в том, что в финикийском письме, по существу, отсутствовали буквы для обозначения гласных звуков. Для греков в силу специфики образования форм слов это оказалось неудобным. Поэтому появились специальные символы для обозначения гласных. В результате письмо перешло на ещё более универсальный уровень. Теперь используя порядка 30 знаков, которые с легкостью мог выучить любой человек, можно было передать практически любые слова устной речи. Греческий алфавит оказался так прост и удобен, что им воспользовались и другие народы древнего Средиземноморья— ликийцы, лидийцы, фракийцы, карийцы, этруски.
Впоследствии многие письменности, в том числе и латинский алфавит, возникли из греческого письма. Латинским алфавитом с различными дополнительными знаками и двойными буквенными обозначениями для звуков, не существовавших в латинском языке, сейчас пользуется громадная часть человечества. В Средние века латынь стала международным языком, и в течение многих столетий она играла роль языка учёного мира. На ней сочинялись теоретические трактаты и излагались результаты экспериментальных исследований. Энциклопедисты и просветители, естествоиспытатели и математики переписывались на латыни, письма носили характер научных статей и их обсуждений, ведь периодических научных журналов ещё не существовало.
Алфавиты
Непосредственно само слово алфавит произошло от латинского слова alphabetum (алфабетум). Это слово в свою очередь произошло от греческого слова (alphabetos), созданного от первых двух букв греческого алфавита– альфа ( alpha ) и бета — ( beta ). На сегодняшний день одними из самых известных и наиболее распространенных видов алфавита являются латинский и римский алфавиты, а также кириллица или славянский алфавит.
Славянский алфавит
Славянский алфавит (кириллицу) разработали на основе греческой письменности два ученых монаха из византийского города Солунь (ныне Салоники в Греции). Звали их Кирилл и Мефодий. В 1963 году во всех славянских странах праздновали юбилей— 1100 лет со времени создания первой славянской азбуки. А в Болгарии День славянской письменности празднуют каждый год— 24 мая. Строго говоря, кириллическая письменность, или кириллица,— это не единственная раннеславянская письменность. Одновременно с ней существовала еще так называемая глаголица (от слова«глагол»— по-старославянски«слово»). Она сложнее, чем кириллица. Некоторые ученые полагают, что Кирилл изобрел и кириллицу, и глаголицу: ведь многие буквы обеих азбук очень похожи. Другие думают, что одна из азбук существовала еще до Кирилла, но какая именно— мнения расходятся.
В кириллице 43 буквы. Между прочим, они использовались и для обозначения цифр: для этого над ними ставились черточки. И до сих пор кириллицей, в разных ее вариантах, пользуются в России, Болгарии и странах бывшей Югославии.
Современное начертание русский алфавит приобрёл в начале XVIII века, когда Пётр I ввёл новую форму письменных знаков— гражданский шрифт вместо церковнославянского. Развитие культуры, рост спроса на книги не только религиозные, но и научные и учебные, расцвет художественной литературы требовали более простой графики букв.
С течением времени некоторые из букв кириллицы оказались лишними, потому что из языка исчезли обозначаемые ими звуки. Петровская реформа не избавила русскую азбуку от всех лишних букв, были официально исключены только некоторые из них. Вместе с тем в XVIII веке в нашем алфавите появились и две новые буквы:«й»— в 1735 году, и«ё»— в 1797-м. Букву«ё» впервые использовал писатель Н. М. Карамзин, автор повести«Бедная Лиза».
После 1917 года наш алфавит был освобождён от лишних письменных знаков. Исчезли фита, ижица, твёрдый знак в конце слов и ненавистная когда-то всем школьникам буква ять.
Современные системы письма большинства народов России построены на славяно-кирилловской основе. Письмом, построенным на основе кириллицы, пользуются народы, которые разговаривают на 60 языках.
Письменность— в широком смысле— совокупность письменных средств общения: система графики, алфавит, орфография.
Письменность— в узком смысле— совокупность письменных и литературных памятников какого-либо народа.
Алфавитами называют фонетические письменности, имеющие стандартный, так называемый, алфавитный порядок знаков. Знаки алфавитов называются буквами.
Типы письменности человеческих языков
Вышеприведённые системы в чистом виде встречаются редко, обычно к базовой системе примешиваются элементы других систем.
Выражение «иероглифическое письмо» не имеет чётко определённого смысла.
Самые старые письменные документы, найденные на раскопках древнего города Урук, относятся к 3300 году до н. э.