какие комплексы документов подлежат государственному учету
Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации
Настоящий Регламент разработан в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России» и Федеральным законом от 25 января 1995 года «Об информации, информатизации и защите информации».
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Регламент устанавливает порядок государственного учета документов государственной и негосударственной частей Архивного фонда Российской Федерации с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.
1.2. Государственному учету в составе Архивного фонда Российской Федерации подлежат архивные документы, отнесенные к постоянному хранению после экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Федеральной архивной службой России в соответствии со ст. 5 Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.
1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, коллекциям, единицам хранения.
1.4. Основой учета документов Архивного фонда Российской Федерации является единая система регистрации архивных фондов, коллекций, единиц хранения, обеспечивающая организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов. Средством учета документов является присвоение архивных шифров единицам хранения.
1.5. В настоящем Регламенте:
под учетом архивных документов понимается установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;
под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;
под единицей учета архивных документов понимается единица измерения количества документов в архиве;
под единицей хранения архивных документов понимается учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
1.6. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации основывается на следующих принципах:
унификация, основанная на соблюдении преемственности учета архивных документов на всех стадиях работы с ними, единства состава, методик составления и ведения учетных документов;
динамичность, обеспечиваемая своевременным и оперативным внесением изменений в учетные документы или составлением новых учетных документов;
полнота и достоверность государственного учета.
1.7. Для учета архивных документов в государственных, районных, городских архивах, государственных музеях и библиотеках, научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, структурных подразделениях организаций, осуществляющих прием и хранение архивных документов в интересах пользователя, ведутся:
книга учета поступлений документов;
описи дел и документов или их разновидности;
листы фондов или заменяющие их документы, а также другие учетные документы, на основании которых составляются документы централизованного государственного учета.
1.8. По мере перехода к автоматизированным архивным технологиям государственный учет архивных документов будет осуществляться на основе рекомендованных Федеральной архивной службой России автоматизированных учетных технологий при сохранении установленного Регламентом порядка работы.
1.9. Особому учету подлежат уникальные документы Архивного фонда Российской Федерации.
2. ПОРЯДОК ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ЧАСТИ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
2.2. Документами централизованного государственного учета являются:
2.2.2. Карточка фонда (Приложение 2 к Регламенту).
2.3. При осуществлении централизованного государственного учета архивных документов в автоматизированном режиме обобщенные показатели документов централизованного государственного учета в части, отражающей количество, состав архивных фондов и количество единиц хранения, в том числе имеющих страховые копии и копии фонда пользования, а также исходные показатели, необходимые для получения обобщенных показателей, входят в число обязательных реквизитов учетных баз данных.
2.4. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных, районных и городских архивах, государственных музеях и библиотеках.
2.4.1. Государственные архивы и их филиалы, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки ежегодно составляют:
Карточки фондов на поступившие в течение года фонды (Приложение 2 к Регламенту);
и представляют их в вышестоящий орган управления архивным делом в установленные сроки.
2.4.2. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:
2.4.2.1. На основании представленных паспортов составляют суммарные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта всех
государственных архивов и их филиалов;
районных и городских архивов;
государственных музеев и библиотек.
2.4.2.2. Направляют три указанных паспорта в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года вместе с годовым отчетом о работе.
2.4.2.4. На основе карточек фондов, представленных государственными архивами и их филиалами, районными и городскими архивами, государственными музеями и библиотеками, а также научными и научно-отраслевыми архивами Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.5.2. Регламента) организуют и ведут фондовые каталоги органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
2.4.3. Федеральная архивная служба России:
2.4.3.1. На основании паспортов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками составляет 1 раз в 3 года суммарные (в рамках Российской Федерации) паспорта всех
федеральных государственных архивов и их филиалов;
государственных архивов субъектов Российской Федерации и их филиалов;
районных и городских архивов;
федеральных государственных музеев и библиотек;
2.4.3.2. На основе карточек фондов, представленных органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными государственными архивами, федеральными государственными музеями и библиотеками, а также Архивом Российской академии наук (в соответствии с п. 2.5.3.2. Регламента) организует и ведет Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.
2.5. Порядок централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской академии наук.
2.5.1. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской академии наук осуществляется в документах централизованного государственного учета, определенных пп. 2.2.1. – 2.2.3. Регламента, составляемых в необходимом количестве экземпляров.
2.5.2. Архив Российской академии наук на основании представляемых научными архивами региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно-отраслевыми архивами Российской академии наук документов централизованного государственного учета:
2.5.2.3. Организует и ведет фондовый каталог Архива Российской академии наук.
2.5.3. Федеральная архивная служба России:
2.5.3.2. Включает карточки фондов в Центральный фондовый каталог Федеральной архивной службы России.
2.5.4. Научные архивы региональных отделений Российской академии наук и их научных центров, региональных научных центров Российской академии наук, научно-отраслевых архивов Российской академии наук представляют также документы централизованного государственного учета в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, на территории которых они расположены, в порядке и сроки, определенные п. 2.4.1. Регламента (по аналогии с государственными музеями и библиотеками).
2.5.5. Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации:
2.5.5.2. Включают карточки фондов в фондовый каталог органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
2.5.5.3. Не представляют документы централизованного государственного учета об объеме и составе архивных документов, хранящихся в научных и научно-отраслевых архивах Российской академии наук, в Федеральную архивную службу России ввиду централизованного их представления Архивом Российской академии наук в Федеральную архивную службу России.
2.6. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в организациях.
2.7. Порядок централизованного государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном и депозитарном хранении в отдельных федеральных органах исполнительной власти и подведомственных им организациях и воинских частях.
2.7.1. Министерство иностранных дел Российской Федерации, Служба внешней разведки Российской Федерации централизованно составляют по своим системам учетные сведения по форме Приложения 4 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.
2.7.2. Организации, подведомственные Министерству обороны Российской Федерации, Федеральной пограничной службе Российской Федерации, Министерству внутренних дел Российской Федерации, Министерству Российской Федерации по атомной энергии, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Федеральному агентству правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, составляют учетные сведения по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их в соответствующие федеральные органы исполнительной власти 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.
Сводные учетные сведения по каждой из указанных систем, включающие сведения по центральному аппарату по форме Приложения 6 к Регламенту, а также учетные сведения только по центральному аппарату по формам Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту, федеральный орган исполнительной власти представляет соответственно в Федеральную архивную службу России и соответствующий федеральный государственный архив с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.
Федеральные государственные архивы не включают указанные учетные сведения в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.2. Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.
2.7.3. Организации систем Министерства внутренних дел Российской Федерации и Федеральной службы безопасности Российской Федерации представляют также учетные сведения по формам приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
Органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации не включают данные из них в форму Приложения 6 к Регламенту, составляемую в соответствии с п. 2.6.3. Регламента, ввиду централизованного представления названными федеральными органами исполнительной власти учетных сведений в Федеральную архивную службу России.
2.7.4. Российский государственный фонд кинофильмов Государственного комитета Российской Федерации по кинематографии составляет учетные сведения по форме Приложения 4а к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляет их в Федеральную архивную службу России 1 раз в 3 года к 20 января следующего за отчетным года.
2.7.5. Организации, хранящие документы, отнесенные в установленном порядке к составу геологического фонда Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Российского государственного фонда данных о состоянии природной окружающей среды Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, картографо-геодезического фонда Федеральной службы геодезии и картографии России составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту (на 1 декабря 1997 г., на 1 декабря 2000 г.) и представляют их соответственно в государственное предприятие «Российский федеральный геологический фонд» Министерства природных ресурсов Российской Федерации, Центр гидрометеорологических данных Всероссийского научно-исследовательского института гидрометеорологической информации – мировой центр данных Федеральной службы России по гидрометеорологии и мониторингу окружающей среды, Центральный картографо-геодезический фонд Федеральной службы геодезии и картографии России 1 раз в 3 года к 30 декабря отчетного года.
Сводные учетные сведения по каждому из названных отраслевых фондов по форме Приложения 5 к Регламенту указанные предприятия и организации представляют в Федеральную архивную службу России с определенной выше периодичностью к 20 января следующего за отчетным года.
2.7.6. Центры стандартизации, метрологии и сертификации Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации составляют учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту и представляют их в Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации.
Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации сводные учетные сведения по форме Приложения 5 к Регламенту представляет в Федеральную архивную службу России. Периодичность и сроки представления аналогичны, указанным в п. 2.7.5. Регламента.
2.7.7. Федеральная архивная служба России включает учетные сведения, полученные в централизованном порядке, в Приложение 6 к Регламенту, составляемое в соответствии с п. 2.6.4. Регламента.
2.8. Порядок государственного учета документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества.
2.8.1. Государственный учет документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации при приватизации государственного и муниципального имущества осуществляется в соответствии с Положением о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества, утвержденным распоряжением Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом от 22 октября 1996 года № 1131-р и приказом Федеральной архивной службы России от 6 декабря 1996 года № 54.
2.8.2. Представление документов централизованного государственного учета приватизированными организациями на документы государственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в порядке, определенном п. 2.6. Регламента.
3. ПОРЯДОК ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ НЕГОСУДАРСТВЕННОЙ ЧАСТИ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
3.1. После отнесения документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, осуществленного органами и учреждениями Федеральной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора), организуется их государственный учет.
3.2. Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации представляют учетные сведения о своих архивных документах по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы России в государственные, районные, городские архивы:
юридические лица – по форме Приложений 4, 4а, 4б к Регламенту в порядке, определенном п. 2.6.1. Регламента;
физические лица – по форме Приложения 2 к Регламенту.
3.3. Централизованный государственный учет документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации осуществляется
для юридических лиц – в порядке, определенном п.п. 2.6.2. – 2.6.4. Регламента;
для физических лиц – в порядке, определенном п.п. 2.4.2.4., 2.4.2.5., 2.4.3.2. Регламента.
3.4. Архивные документы, вопрос об отнесении которых к Архивному фонду Российской Федерации не решен, не могут учитываться как документы Архивного фонда Российской Федерации. Собственники таких документов могут браться на учет как возможные источники комплектования государственного, районного, городского архива.
3.5. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные в собственность государства на постоянное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, включаются в состав государственной части Архивного фонда Российской Федерации и учитываются в порядке, определенном п. 2.4. Регламента.
3.6. Документы негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные и городские архивы, государственные музеи и библиотеки учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации в порядке, определенном п. 2.4. Регламента по формам Приложений 1, 2, 3 к Регламенту.
Государственный учет документов организуется на основе принципов:
установленной формой и системы организации учетных сведений в масштабах области, края,
республики, страны в целом Г.А. и В.А. заполняют карточек и фондов на каждый архивный фонд и отсылают их соответствующим архивным управлениям – отделам. Из этих карточек, содержащих данные о количестве и составе фондов, в местных органах создаются фондовые
каталоги. В Росархиве действует центральный фондовый каталог (ЦФК), который содержит сведения о количестве и местах хранения всех документов АФ РФ.
2. Преемственность учета достигается путем внедрения системы учетных документов в делопроизводстве, В.А. и Г.А. Яркий пример преемственность – опись дел. Другие обязательные учетные документы (книга поступлений, список фондов, карточка фондов, сведения об изменениях в составе и объеме фондов) в Г.А. и В.А. несколько различаются по форме, но одержат аналогичные сведения. Это объясняется тем, что Г.А. являются постоянными хранилищами документов АФ РФ, а В.А. – временными.
3. Динамичность учета достигается оперативным внесением изменений в учетные документы
и периодически представляем сведения об изменениях в составе и объеме фондов ЦФК и архивные каталоги других архивных учреждений. В учетных документах Г.А. и В.А. оперативно отражаются каждое поступление и выбытие даже одной единицы хранения.
Организация учета документов АФ РФ.
Государственному учету подлежат следующие документы:
— государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных);
— государственных музеев и библиотек;
— научных и научно отраслевых архивов Российской академии наук, а также других ведомств;
— структурных подразделений организаций, хранящих документы (В.А.);
— негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу АФ РФ на основе соглашения с ФАСР.
Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов АФ РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 г. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организации, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы АФ РФ.
Отношение с собственниками документов негосударственной части АФ РФ скрывались в1990-е г. Не просто. Первоначально по Основам законодательства об АФ РФ и архивах все документы
государственной и негосударственной частей АФ РФ, не зависимо от места их хранения,
подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов представлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответствии с положением об АФ РФ 1994 г. Собственники документов (негосударственные части АФ РФ) представляли сведение о своих документах с целью их государственного учета по запросам ГАФ РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с ФАСР после отнесения документов к составу АФРФ. Таким образом, собственникам документов представляется определенная свобода в определении
отношений с ФАСР и выполнение самостоятельной работы по учету документов.
Документы негосударственной части АФ РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от государственной части АФ РФ.
Практически организации представляют собой утомительный процесс составления и ведения
—учетных документов. У некоторых неопытных при первом знакомстве с юбилеем учетных показа
Под учетным документомпонимается документ установленный формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Все документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.
Тема 2.2. Основные учетные документы.
А) книга поступлений;
Б) список фондов, дело фонда, лист фонда.
Учет документов в ведомственном архивеведется по установленным формам и правилам. Осуществляется он по основным обязательным для каждого архива. Ведение вспомогательных и их вид определяется непосредственно архивом. Основными учетными документами в В.А. являются:
· книга учета поступлений и выбытия;
· формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.
На каждый фонд заводится дело фонда.
Учет документов в государственном архивеведется централизованно в каждом архиве.
Для учета используются формы основных учетных документов и вспомогательных. Основными учетными документами в Г.А. являются:
· книга учета поступлений и выбытия;
· книга учета поступлений страхового фонда;
· список фондов, содержащих ОЦД;
· опись страхового фонда;
Кроме перечисленных основных документов составляются вспомогательные:
· карточки и книги движения описей фондов дел;
· книги учета документов, передаваемых в другие архивы.
В государственных архивах, хранящих документы двух эпох, учетные документы ведутся раздельно. Номера советского периода имеют букву «Р», написанную через дефис перед номером «Р-30». Каждый фонд записывается для присвоения ему номера в список фонда один раз при поступлении в архив. Ежегодно в книге учета поступлений и списке фондов на 1-е января составляется итоговая запись. Самым сложным для заполнения документом является лист фонда.
Книга учета поступлений и выбытия документов.
Книгой учета поступлений и выбытия называется официальная книга регистрации всех поступающих в архив документальных материалов, относящихся к составу АФ РФ. Она предназначена для учета всех текущих и итоговых изменений в составе и объеме дел в В.А., связанных с приемом. Выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный и другой архив. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления, не зависимо от того, является ли поступление первым по данному фонду или повторным. В книге указываются основные данные о каждом поступлении:
· Когда от кого и на основании, какого документа материалы поступили;
· Каков состав, объем, составление этих документов;
· Какие номера фондов им присвоены;
Какое поступление и выбытие получает самостоятельный порядковый номер.
Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящим один фонд, ведется по листу фонда.
Если документы поступают впервые, то номер фонда представляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по список фондов. Если поступившие документы имеются частью фонда уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.
Эта книга служит основой для составления листов фонда, паспорта архива, ежегодных сведений об изменениях в составе объеме фонда. Ежегодно в этой книге проводится итог количества поступивших и выбывших документов.
При ведении книги необходимо обратить внимание на следующие моменты: сдатчик – фондодержатель может не совпадать с фондообразователем, в таком случае следует указать их обоих.
Состав документов указывается на основании сдаточной описи, если ее нет, то на основании хотя бы приблизительного знакомства с документами поступления.
Список фондов ведется в В.А., хранящем документы двух и более фондов, представляет собой печень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления.
Фонд (объединенный), коллекция вносит в список фондов при первом поступлении их (документов) в В.А. Каждому вновь поступившему в архив фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К номеру фонда, подлежащего передаче на государственное хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс «ОЦ».
В случае передачи фонда в другой архив, включение в его состав объединенного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4-5 списка фонда («отметка о выбытии») указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дату документа, на основании которого фонд выбыл.
Название фонда вносится в список титульного листа описи.
Его название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается: для действующих
организаций – название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидационной
организации – последнее название. Все предыдущие и последующие названия производятся в листе фонда и карточки фонда. Объединенный фонд и последующие названия приводятся в листе фонда и карточки фонда. Объединенный фонд заносится под обобщенным названием.
Пример: «Внешкольные учреждения… отдела народного образования». Названия организаций, которые вошли в данный объединенный фонд, приводились в листе фонда и карточке фонда.
Между названием фонда свободная строка. К списку фондов составляется итоговая запись на 01.01. каждого года, в которой указываются количество хранящихся фондов, количество фондов, содержащихся в ОЦД, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
акты о приеме документов; акты о выделении документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; акты о неисправном повреждении документов; копии характеристик фонда, составленные для путеводителя; справка об использовании материалов фонда и др.
Таким образом, из дела можно получить следующие сведения:
— о дате создания учреждения;
— условиях хранения материалов.
Каждому делу присваивается номер фонда и его название. Дело фондов хранятся в порядке их номеров.
Все документы, находящиеся в деле фонда, должны быть подшиты и прошнурованы4 на них составляется внутренняя опись.
Самый сложный для заполнения учетным является лист фонда. Он отражает все происходящие с документами фонда изменения: новые поступления, выбытия документов, их состав, крайние даты, НСА и др. сведения, как по каждой описи, так и в целом по фонду.
Лист фонда состоит из трех основных разделов:
1.сведения о переименованиях фондообразователя
2.сведения о местонахождении фонда и его номер
3.сведения о движении документа фонда
Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовым архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменением в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой учитывается неописанные документы (если они есть в архиве), во второй – описанные документы.
Рассмотрим некоторые особенности заполнение листа фонда.
Методика составления листа фонда доля всех архивов одинакова. Название фонда, состоящего из материалов одного учреждения, является названием этого учреждения. Основной раздел листа фонда содержит сведения о составе, структуре и объеме фонда, а также о его описях. Эти сведения приводят на момент взятия фонда на учет и пополняются по мере происхождения изменений. Запись делается в хронологической последовательности. Нумерация описей производится по мере их внесения в лист фонда. Опись материалов постоянного и временного хранения, а также номенклатура дел нумеруются отдельно. При этом к номерам описи временного хранения добавляется буква «В».
Номер фонда переносится из списка фонда (если архив хранит несколько фондов) или проставляется номер фонда, присвоенных госархивом (если документы организации уже поступали на госхранение). Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ. В гр. «крайние даты каждого названия фонда» указывается начальная и конечная дата функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за
этот период нет. В графе «название фонда» в хронологической последовательности перечисляются не только все названия, но и подведомственность организации-фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период. В се последующие изменения в названии и подведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлении документов в архив.
Изменения в учетных данных листа фонда, связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов:
· опись структурного подразделения и годовой раздел свободной описи организации;
· номенклатура дел, заменяющая головой раздел сводной описи;
· акт приема-передачи дел в государственный или другой ведомственный архив;
· акт о выделениях к уничтожению дел;
· акт о не обнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
· акт о не исправном повреждении дел;
· акт проверки наличия состояния дел.
Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завешается заполнением гр. 10-16
«наличие (остаток)». Это дает возможность сразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемым категориям (постоянного хранения, особо ценных дел по личному составу), а также увидеть состояние документов (описанные, неописанные, утвержденные ЭПК).
Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение. В его правом верхнем углу указывается: «Продолжение. Ф. №, лист 2». На первом листе делается ссылка «См. продолжение л.2 (3,4 и т.д.)». Листы-продолжения подкладываются за основанием, и хранится в папке с клапанами.
На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета.
Дело фонда – это комплекс документов, отражающих историю архивного фонда. В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе, схема систематизации дел фонда, рабочая инструкция по обработке фонда, акты о приеме документов, акты о выделении документов в уничтожение и т.д. таким образом из дела фонда можно получить следующие
сведения: о дате создания учреждения, подчиненности, функциях, реорганизации, условиях хранения материалов, видов научно-технической обработки материалов. Каждому делу фонда присваивается номер фонда и его название. Деле фондов хранятся в порядке их номеров.
Тема 2.3. Опись дел – базовый учетный документ.
Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенных для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их
систематизации внутри фонда и учет дел. Одновременно опись является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документа, обеспечивающим оперативный поиск дело.
Опись составляется отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и иные однотипные дела, состоящие из специфических характерных только для данной организации документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.); служебные ведомственные издания.
Таким образом, описи дел как постоянного, так и временного хранения выполняют три основные функции:
2. учетная функция описи состоит в указании кол-ва единиц хранения в фонде. Этим обеспечивается сохранность документов, контроль за изменение объема фонда.
3. классификационная функция описи закрепляет и отражает наиболее рациональное и логическое расположение дел в фонде.
Описи могут быть листовые и карточные, графленые и награфленные. Основной, наиболее распространенной формой описи является листовая с графлением. Опись листовой формы сопровождается НСА. Описи дел постоянного и временного хранения отличаются графлением и оформлением. Совокупность элементов описания каждого дела в описи называется описательной статьей. Она является основной и самой существенной частью описи и включает в себя следующие элементы:
— порядковый номер единицы хранения;
— заголовок единицы хранения;
— крайние даты единицы хранения;
— примечание.
Порядковый номер единицы хранения вносится в опись в том порядке, в каком он просистематизирован в документе. Единицы хранения, состоящие из нескольких томов или частей, вносится в опись по каждому тому отдельно.
Индекс дела берется из номенклатуры дел.
Заголовки дел располагаются в описи, как правило, в той же последовательности, в какой они внесены в номенклатуру.
Крайние даты вносятся в опись в том виде, как они были обозначены на обложке единицы
Количество листов вносится в соответствующую графу и равно количеству листов в единице хранения.
В грифе примечание делаются отметки о физическом состоянии документов.
В конце описи, составленной в архиве, пишется итоговая запись. Ее назначение – подведение общего итога о количественном составе единиц хранения, внесенных в опись, года начала и окончания описи. Опись, составленная в делопроизводстве учреждения, заканчивается завершительной надписью. Завершительная надпись подписывается лицом, ответственным за делопроизводство и удостоверяется печатью учреждения.
В начале нового года работники делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении обязаны привести в порядок дела, законченные делопроизводством в минувшем
году. И подготовить их к дальнейшему хранению. Дела разбираются по срокам хранения, определение какие описи составлять и на какие материалы. После этого проводится экспертиза
ценности дел, их оформление и составление описей.
Комплекс дел одного структурного подразделения делится на группы: дела постоянного хранения, долговечного хранения, временного хранения. В ряде учреждений эти группы дробятся. Из числа дел постоянного хранения в самостоятельные группы могут быть выделены дела по личному составу, а также специальная документация, присущая конкретному учреждению (отчеты по научным темам, дипломные проекты и т.п.). Из числа дел временного хранения выделяются дела общего делопроизводства, срок хранения которых свыше 10 лет.
Из общего объема документации по кадрам выделяются личные дела или личные карточки. Личные дела некоторых категорий работников (научные сотрудники) хранятся постоянно. ЕГСД предусматривает возможность включения этих личных дел, законченных делопроизводством, в общую опись дел постоянного хранения по согласованию с архивным учреждением.
Таким образом, параллельно можно составлять самостоятельные группы на три описи дел постоянного хранения (на дела общего делопроизводства, не специальную документацию, на дела по личному составу) и на три группы дел временного хранения – свыше 10 лет (такие же группы). На дела временного хранения (до 10 лет) разрешается не составлять опись, а пользоваться вместо
описи специально оформленным экземпляром номенклатуры дел.
Составление описи структурных подразделений с временными номерами дел представляются в архив учреждения для сведения годового раздела описи по учреждению. Долее описи одного структурного подразделения, или сведенные в годовой раздел, передаются одному из членов ЭК учреждения для просмотра всех материалов структурного подразделения и определения проведения правильности ЭЦД. После завершения ЭЦД за данный год по всему учреждению и одобрения описей ЭК готовится годовой раздел описи для представления на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. Описи должны представляется на рассмотрение ЭПК не позднее чем через год после окончания делопроизводством.
Архивная опись состоит из двух частей: