какие размеры полей должен иметь напечатанный лист документа оформленный на бланке
Какие размеры полей должен иметь напечатанный лист документа оформленный на бланке
6 Бланки документов
6.1 Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом.
Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.
Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:
— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
6.6 Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:
— бланк конкретного вида документа.
Нормативными актами организации устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа, бланк распоряжения, бланк протокола и др.).
Образцы бланков документов приведены в приложении Б.
6.7 Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 06, 07, 13 и ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 16, 17.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
(п. 6.8 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)
Какие размеры полей должен иметь напечатанный лист документа оформленный на бланке
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
Требования к оформлению документов
System of standards on information, librarianship and publishing. Organizational and administrative documentation. Requirements for presentation of records
____________________________________________________________________
Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.
— Примечание изготовителя базы данных.
____________________________________________________________________
Дата введения 2018-07-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
6 ИЗДАНИЕ (февраль 2019 г.) с Изменением N 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)*
* Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данного стандарта.
1 Область применения
Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
3 Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
4 Реквизиты документа
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Какие размеры полей должен иметь напечатанный лист документа оформленный на бланке
4. Требования к бланкам документов
4.1. Документы изготавливают на бланках.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
4.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
4.3. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
4.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
— центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
4.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
— бланк конкретного вида документа.
4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
4.8. Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
4.9. При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Какие размеры полей должен иметь напечатанный лист документа оформленный на бланке
Таблица 1. Допустимые размеры полей
Наименование стороны листа/поля
лицевая сторона листа:
7. Машиноориентированные формы документов разрабатываются только для формата A4 в книжной ориентации без печати на оборотной стороне листа.
8. Немашиноориентированные формы документов, которые представляются в налоговые органы и указанные в пункте 1 настоящего Стандарта, разрабатываются в формате A4 (210 мм x 297 мм) как в книжной, так и в альбомной ориентации, а также в соответствии с требованиями, установленными для целей применения формы документа.
9. Проектирование машиноориенитированных и немашиноориентированных форм документов осуществляется с помощью средств подготовки только с одной стороны листа. При этом следует соблюдать следующие параметры:
10. При подготовке формы документа печатным способом с помощью программного обеспечения ФНС России заполняемые поля документа печатаются с очисткой точек, обрамляющих знакоместа. Для размещения дополнительных технических элементов (например, двухмерного штрихкода с данными листа формы документа) допускается пропорциональное уменьшение формы до 10%.
12. Печать элементов форм должна выполняться черным цветом.
13. В формах не должны использоваться обрамляющие оформительские рамки. Разделительные линии должны использоваться только при необходимости.
При проектировании формы документа, представляемого в налоговые органы только в электронной форме, разделение на знакоместа не производится, а для обрамления знакомест используется сплошная линия толщиной не более 0,5 мм.
16. Формы документов должны содержать информацию, предусмотренную нормативным правовым актом и используемую налоговыми органами при реализации возложенных на них полномочий.
17. Формы документов должны быть удобны для восприятия их человеком, а расположение реквизитов должно обеспечивать удобство их заполнения как вручную, так и печатным способом.
18. Реквизиты формы документа должны располагаться с учетом рационального использования площади и формата бланка документа.
Расположение реквизитов в документах должно обеспечивать удобство и полноту их заполнения и последующей обработки.
Расположение реквизитов на машиноориентированных формах документов должно соответствовать правилу ввода таких форм в информационную систему ФНС России: «ввод сверху вниз, слева направо», а также обеспечивать возможность массового ввода таких форм в автоматизированные информационные системы ФНС России.
19. Каждый реквизит формы документа должен иметь наименование.
20. Наименование формы документа, ее разделов и подразделов указываются с прописной буквы и располагаются по центру страницы.
21. Наименования реквизитов, обозначения терминов и единиц измерения должны соответствовать наименованиям и обозначениям реквизитов, терминов и единиц измерения, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации, утверждаемых Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии.
22. Формы документов должны иметь единообразную структуру расположения реквизитов, основанную на требованиях настоящего Стандарта.
23. Реквизиты формы документа должны размещаться в трех зонах каждого листа формы: заголовочной, содержательной и заверяющей. Форма документа может содержать несколько листов. При этом первый лист формы документа может являться ее титульным листом.
Реквизиты форм документов по регистрации или аккредитации могут размещаться в заголовочной и содержательной зонах листа.
24. Заголовочная зона стандартна для всех листов документа и располагается в верхней части листа. Она содержит уникальный код листа в виде линейного штрихового кода на основе символики EAN-8 ; данные, идентифицирующие внешнего потребителя (ИНН и КПП организаций или ИНН физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем, или физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем) ; номер страницы документа.
Европейский стандарт штрихового кода, предназначенный для кодирования идентификатора товара и производителя, разработанная Европейской ассоциацией. Для сокращения места расположения штрихового кода в формах документов используется EAN-8, восьмизначный код.
За исключением форм документов по регистрации или аккредитации.
25. В правом верхнем углу заголовочной формы документа (кроме машиноориентированных форм документов) проставляется указание на утверждающий данную форму нормативный правовой акт в следующем виде (без рамки) и размером по ширине не более 65 мм и не ниже 5 мм от верхнего края листа:
Приложение N _____
к приказу ФНС России
от «__» ________ 20__ г.
26. Каждому листу формы документа присваивается уникальный штриховой код. При изменении формы документа должно производиться изменение версии документа и, следовательно, каждому листу должен быть присвоен новый штриховой код. Для целей автоматизированной обработки форм документов штриховой код листа формы документа должен отображаться в специально отведенном месте в верхнем левом углу в виде линейного штрихового кода на основе символики EAN-8, по высоте 11 мм, по ширине 12 мм. Высота штрихового кода листа с символикой EAN-8 должна составлять 14 мм.
Структура штрихового кода должна быть следующей:
Пример алгоритма вычисления контрольной цифры (для расчета в качестве примера выбран код 9990101) указан в Таблице 2:
а) складываются цифры, стоящие на четных позициях, затем на нечетных позициях;
б) складывается результат сложения цифр на четных позициях, умноженный на три, и результат сложения цифр на нечетных позициях: (20 x 3) + 9 = 69;
в) контрольное число представляет собой разницу между окончательной суммой (69) и ближайшим к ней наибольшим числом, кратным десяти (в данном случае 70):
г) полученная разница соответствует контрольной цифре 1.
Таким образом, полный код формы листа документа будет выглядеть следующим образом: 99901011.
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие: