какие системы лежат в основе современных пакетов компьютеризации бухгалтерского учета
Автоматизация бухгалтерского учета
Когда бухгалтеру не хватает времени на рутинные задачи, приходит пора задуматься об оптимизации процессов. Можно отдать часть работы на аутсорсинг или найти помощников в штат. Но есть вариант, который поможет сэкономить деньги компании и нервы бухгалтера — автоматизация бухгалтерии.
Для чего нужно автоматизировать бухгалтерию
Автоматизация предполагает передачу части задач человека машине. Например, в бухгалтерии компьютеру можно поручить считать налоги, больничные, зарплату, заполнять типовые документы и бланки. Некоторые процессы можно автоматизировать частично: в работе с первичкой подключить распознавание сканов, а в работе со статистическими отчетами — автоматическую проверку правильности заполнения.
Автоматизация бухучета помогает тратить меньше денег на содержание штата бухгалтеров и одновременно повышает качество учета и отчетности. Повысится скорость работы с громоздкими отчетами и важными цифрами, ошибка в которых стоит дорого. Это могут быть реквизиты счетов, КБК, платежные поручения и пр.
Также автоматизация позволяет создать регистры по типам документации и экономить время на поиске документов. Работать с госорганами тоже будет проще: сдавать отчеты, запрашивать сверки и общаться с контроллерами можно удаленно.
Какие участки бухучета можно автоматизировать
Работать без автоматизации может только временная компания или микро-бизнес. Остальным автоматизация нужна хотя бы минимально — в виде табличек Excel. Для автоматизации доступны любые участки работы бухгалтера.
1. Бухгалтерский учет
В первую очередь, автоматизируем сам бухучёт. Программы для автоматизации помогают оформлять первичку, работать с платежными поручениями, банковскими выписками и ордерами. Книга покупок и продаж составляется автоматически, как и ОСВ по счетам, в которой удобно проверять проводки и сверять их по датам.
2. Работа с сотрудниками
Автоматизация помогает вести кадровый учет. Для автоматизации нужно только создавать карточки сотрудников, учитывать зарплату, формировать табель рабочего времени. Это существенно упрощает расчет отпускных, больничных или зарплаты в будущем. Программа сделает это автоматически, одновременно рассчитывая НДФЛ и взносы, проводя удержания по установленным законом правилам.
3. Работа с документами
Сервисы для автоматизации бухучета, как правило, содержат множество шаблонов для создания документов: договоров, накладных, счетов-фактур, актов и пр. Достаточно выбрать подходящий бланк и ввести свои данные.
Данные можно загрузить в систему из Excel или отсканированных документов. После согласования всех позиций документ можно сохранить и провести в учетной системе.
4. Отчетность и налоги
Вся отчетность формируется автоматически по данным, которые бухгалтер вносит во время ведения учета. Проверка отчетов по контрольным соотношениям тоже автоматизирована, остается только довнести информацию и отправить в органы через ЭДО (для этого дополнительно понадобится электронная подпись).
Автоматизированные системы сами следят за актуальностью отчетных форм и обновляют их без участия бухгалтера.
5. Электронный документооборот
ЭДО — одна из дополнительных возможностей автоматизации бухгалтерии. С его помощью можно отправлять любые документы в электронном виде.
Обычно на сбор подписей ответственных лиц, уходит масса сил и времени. ЭДО позволяет быстро подписывать документы, обмениваться ими с заинтересованными лицами и согласовывать их в короткие сроки. К тому же исключается потеря документов.
ЭДО стоит подключить, чтобы управлять договорами и проектами, оптимизировать внутренний документооборот между подразделениями, наладить и систематизировать хранение документов.
6. Проверка контрагентов
Осмотрительность поможет защититься от блокировки счетов и проблем с налоговой. Сервисы для автоматизации бухучета умеют проверять контрагентов по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП и предупреждать бухгалтеров о рисках.
7. Работа с банками
Интеграция бухгалтерской программы с банками поможет ежедневно экономить до 30 минут. Каждые два часа информация из банка поступает в сервис и обновляется. Исходящие платежные поручения можно сразу отправлять в банк, где их остается только подписать.
Как автоматизация помогает экономить
Рассмотрим экономию на простом примере. В магазине одежды ООО «Бегемот» работал один главбух. Руководитель решил дополнительно запустить собственное производство. Это означало, что объемы документооборота значительно вырастут, бухгалтеру будет сложно. Директор решил нанять двух бухгалтеров на первичку, чтобы не загружать главбуха.
На содержание двух сотрудников с зарплатой по 30 000 рублей в месяц понадобится почти 950 тыс. рублей в год. И это без учета затрат на подбор кадров и обустройство рабочего места. Подсчитаем полные затраты в таблице:
Расходы
Сотрудник 1
Сотрудник 2
Итого за год
360 000 руб. (30 000 руб. × 12 мес.)
108 000 (30 000 руб. × 30% × 12 мес.)
Обустройство рабочего места
В итоге наем двух сотрудников будет стоить компании больше миллиона рублей в год. Это существенная сумма, поэтому главбух предложил директору искать другой вариант. Аутсорсинг дал экономию примерно в 70%, а бухгалтерский сервис с автоматизацией большинства операций — 95%.
ЭДО подключить не получилось, так как часть контрагентов от него наотрез отказалась. Самое простое и бюджетное решение проблемы компании — автоматизировать ввод первички. Это значит, что программа сможет распознавать отсканированные документы, фотографии или Excel-формат. Есть комплексные облачные системы, которые помогают автоматизировать множество участков бухучета, в том числе работу с первичкой. В Контур.Бухгалтерии тоже есть такая функция, она входит в стоимость сервиса даже на самом дешевом тарифе — 8 400 рублей в год.
Есть и программы, которые работают отдельно и берут деньги за каждую страницу или на год вперед. Страница стоит в среднем 5 рублей, годовое обслуживание — от 10 000 руб.
Как автоматизировать бухучет
Чтобы автоматизировать учет, нужно пройти несколько этапов:
Проанализировать потребности. Изучите все внутрифирменные акты, порядок документооборота. Подумайте, насколько масштабным должно быть обновление — каким службам нужна общая база, а что оставить автономным. Нужен ли сетевой режим или достаточно локального.
Поставить задачу. Нужно поставить конкретные задачи по внедрению и запуску автоматизации бухучета. Выберите, какие технические средства для этого понадобятся, какие системы и программы лучше всего подходят под ваши потребности.
При выборе программы опирайтесь на свой бюджет, совместимость операционной системы, наличие обслуживающих фирм в регионе, требования к компьютерам, наличие сетевой и локальной версии.
Обучите персонал. После внедрения любой автоматизации, надо научить сотрудников ею пользоваться. Если кто-то из сотрудников не сможет разобраться и продолжит работать по-старинке, это сломает все процессы. Назначьте ответственных за контроль. Хорошо, если создатели приобретенной программы обучают сотрудников.
Проведите тест. Назначьте тестовый период, во время которого все сотрудники могут рассказать о недостатках системы автоматизации. Проведите доработку: установите дополнительное ПО или обновите софт.
После окончательных доработок систему можно запускать — работать по-новому и с умом.
Контур.Бухгалтерия — это облачный сервис, который подходит малому бизнесу. С нами работают ООО и ИП, у которых не более 100 сотрудников. Мы поддерживаем практически все решения для автоматизации бухгалтерии, постоянно развиваем и совершенствуем систему.
Все новые пользователи могут подключить тестовый период на 14 дней и познакомиться с возможностями программы. Ведите учет, распознавайте документы, сдавайте отчетность и автоматизируйте расчеты с Контур.Бухгалтерией.
Тема 1. Бухгалтерские информационные системы
Цель и задачи темы
Определить понятие бухгалтерских информационных систем.
Дать представление о возможности их использования в управлении экономическими объектами. Определить основные принципы построения систем автоматизации в бухгалтерском учете и особенности их функционирования для крупных предприятий и предприятий малого и среднего бизнеса. Дать представление о программных средствах автоматизации в бухгалтерском учете.
Оглавление
1.1. Общая характеристика систем бухгалтерского учета
Основой управления экономического объекта являются информационные системы.
Состав ИС определяется:
ИС традиционно включает реализацию функций:
Особую роль в процессе управления играет бухгалтерский учет.
В БУ сосредоточено около 60% всей информации организации.
Каждая функциональная подсистема имеет свой состав комплексов задач и информации, предназначенный для реализации определенных функций управления.
Пример: MBS Navision.
В основе ИС БУ лежат учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета.
Комплекс задач участка БУ характеризуется:
Состав комплексов задач ИС БУ:
В условиях ИТ появляются новые возможности в организации информационной базы и формировании комплексов экономических задач:
Стирается четкая грань между комплексами различных функциональных подсистем, что сказывается на информационной базе бухгалтерского учета.
Пример: MBS Navision.
Таким образом возникают межфункциональные комплексы задач управления.
Например: учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции, выписка платежных документов по платежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного налога, отчислениям в пенсионный фонд, медицинское страхование, начисление в фонд занятости).
1.2. Принципы построения бухгалтерских информационных систем
Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние и внешние информационные связи.
Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета.
Внешние связи отражают взаимодействие с другими подразделениями, реализующими иные функции управления, а также с внешними организациями.
Внутренние связи заложены в методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, основанных на принципе двойной записи: каждая хозяйственная операция отражается дважды — в кредите одного счета и дебете другого.
В основу ИС БУ положены три фазы обработки:
1-я фаза — первичный учет:
Например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.
Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета.
Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс.
3-я фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета:
Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи.
Формирование исходной информации происходит за счет первичного учета для участков:
Программное обеспечение решения задач БУ строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.
Внешние связи ИС БУ:
Для связи с банками предусматривается межмашинный обмен информацией по системе «Клиент — банк».
1.3. Информационное обеспечение систем бухгалтерского учета
Особенностях информационного обеспечения БУ:
Все хозяйственные операции регистрируются в первичном бухгалтерском документе — полном и достоверном письменном свидетельстве о совершении хозяйственной операции.
Первичные документы имеют юридическую силу!
Общее методическое руководство по формированию и применению первичных документов осуществляется Министерством финансов РФ и Госкомстатом РФ, которые:
Типовые бухгалтерские документы делятся на:
Межотраслевые документы являются едиными для применения во всех предприятиях и организациях.
Отраслевые формы носят рекомендательный характер.
На их основе каждая отрасль может разрабатывать свои формы документов с учетом специфики учета в данной отрасли.
Отраслевые формы документов применяются на участках:
Все первичные бухгалтерские документы:
Классификация документов бухгалтерского учета:
Распорядительные — это документы, которые содержат разрешение на совершение какой-либо хозяйственной операции.
Например: приказ по предприятию на командировку является распорядительным документом для выдачи суммы под отчет командированному лицу.
Исполнительные (оправдательные) — это документы, которые содержат информацию об исполнении распоряжения.
Основная часть бухгалтерских документов — комбинированные.
Например: платежная ведомость на оплату труда является для кассира распорядительным документом, а после того, как заработная плата выдана, ведомость приобретает статус исполнительного документа.
Документ учетного оформления содержит бухгалтерскую проводку (корреспонденцию счетов).
По содержанию хозяйственных операций:
Материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей:
Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникающим обязательствам.
По объему отраженных операций:
Единичный первичный документ является носителем информации об одной хозяйственной операции.
Сводный документ — о всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный отрезок времени (день, неделю, декаду, месяц).
Он составляется на основании единичных (первичных) документов.
По способу использования:
Разовый документ используется для совершения однократной хозяйственной операции.
Накопительный — для многократного совершения одноразовых хозяйственных операций в пределах установленных сроков.
По числу учитываемых позиций:
По месту составления:
По способу заполнения:
Техника оформления учетных документов (вручную или на компьютерах) зависит от степени технической оснащенности компьютерами бухгалтерской службы предприятия, его производственных и функциональных подразделений.
Действующие правила оформления отдельных хозяйственных операций в ряде случаев предполагают составление документа вручную.
Классификаторы и коды используются для составления:
Общегосударственные классификаторы (ОК) — единые для России, используются в бухгалтерском учете в ограниченном количестве.
ОК необходимы только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов:
Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для данной отрасли.
Отраслевые классификаторы единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации.
Локальные коды — индивидуальные, характерны только для конкретного предприятия.
Их проектирование ведется на конкретном предприятии даже при приобретении типового проекта.
Проектирование кодов на предприятии требует соблюдения системного подхода, т. е. коды должны быть применимы во всех подразделениях предприятия при решении различных задач.
Например, коды подразделений должны быть едиными при обработке:
Некоторые коды используются только для бухгалтерских задач.
Информационное обеспечение БУ включает совокупность данных (взаимосвязанных файлов), расположенных на машинных носителях в виде БД:
При этом создаются:
Локальная база используется только при решении бухгалтерских задач:
Состав информационной БД определяется в ходе составления рабочего проекта КИС предприятия.
В типовых проектах состав БД — единый для всех предприятий:
Пользователь по своему усмотрению может:
1.4. Программные средства автоматизации в бухгалтерском учете
Автоматизация предприятий исторически начиналась с внедрения системы бухгалтерского учета. Если раньше подобные проекты часто выполнялись собственными силами компаний, то сегодня они полностью перешли в ведение внешних разработчиков и интеграторов.
Системы автоматизации бухгалтерского учета начали внедрять на предприятиях одними из первых среди всех информационных систем.
Причина этого — в процессе ведения учета выполняется большое число рутинных операций, при ручной обработке документов практически постоянно нужно вносить в них одни и те же служебные данные.
Ведение аналитического учета с ростом числа документов резко усложняется, также велика вероятность «механической» ошибки, которую бухгалтер может допустить, заполняя документы или подсчитывая сводные показатели.
Двойная запись всех операций позволяет выявлять такие ошибки, однако не всегда бывает просто локализовать их и найти нужный документ, в который необходимо внести коррективы.
Кроме того, работа с большими объемами документов требует значительных затрат человеческих ресурсов и рабочего времени, что вызывает соответствующие финансовые затраты, не имеющие прямого экономического эффекта.
Это стимулировало бурное развитие систем автоматизации бухгалтерского учета.
За рубежом этот процесс проходил в 70-80-е гг. XX века, у нас — в 90-х. Изначально отдельные задачи бухгалтерского учета автоматизировались изолированно друг от друга, часто силами предприятий, на которых они внедрялись.
По мере развития программного обеспечения и формирования рынка средств автоматизации бухучета разработка полностью перешла в ведение внешних производителей, а сами системы стали интегрированными.
На сегодняшний день системы автоматизации бухучета подразделяются на системы, являющиеся составной частью ERP-систем, и самостоятельные решения.
Первая категория присутствует во всех современных ERP-системах (mySAP, Oracle E-Business Suite, JD Edwards EnterpriseOne, PeopleSoft Enterprise, MBS Axapta, MBS Navision, Галактика, ПАРУС, БОСС-Корпорация, Компас и др.), вторую категорию представляют продукты фирм, специализирующихся на бухгалтерских системах.
В силу развитости западного рынка корпоративных информационных систем специализированные бухгалтерские продукты ориентируются лишь на малые и средние предприятия, в то время как крупный бизнес давно использует комплексные ERP-системы.
Рынок пакетов автоматизации бухгалтерии, например, в США делят три производителя: Intuit (продукт QuickBooks), бесспорный лидер американского рынка (74%-85%, по разным оценкам), Sage Software (продукт PeachTree), MYOB (продукт BusinessEssentials). Однако в сентябре 2005 г. на этот рынок вышла Microsoft с решением Microsoft Office Small Business Accounting 2006. Предполагается, что это будет способствовать изменению сложившейся расстановки сил уже в ближайшие годы.
На мировом рынке продуктов для СМБ, согласно рейтингу Accounting Software Reviews 2006, в тройку лидеров входят продукты Peachtree разработчика Sage (1 место), MYOB Business Essentials Pro от MYOB (2 место) и QuickBooks Pro от Intuit (3 место). В десятке лучших также значатся NetSuite Small Business (NetSuite), Cougar Mountain (Cougar Mountain Software), Small Business Manager (Microsoft), SimplyAccounting (Sage Accpac International), CYMAIVAccounting (CYMASystems) и Microsoft Money от Microsoft.
Более 50% российского рынка за 1С.
Таблица Бухгалтерское ПО в России
Автоматизация бухгалтерского учета
Главное, чтобы после применений самых последних разработок не повторилась одна известная история, когда директор завода жаловался, что до автоматизации бухгалтерских процессов у него работало десяток бухгалтеров, со счетами и электрическими калькуляторами. А после введения новых технологий работников бухгалтерии стало вдвое больше. Причем все сидят за компьютерами с огромными экранами, а между столами бегает взмыленный системный администратор.
Для того, чтобы автоматизация бухгалтерского учета стала эффективной, нужно отойти от сформировавшегося стереотипа, что при покупке любой бухгалтерской программы все проблемы трудоемкости бухгалтерского учета останутся в прошлом. Если руководство предприятия не заинтересовано в улучшении качества ведения бухгалтерской отчетности, автоматизация этого процесса останется раздражающей всех дорогостоящей игрушкой. Введение на предприятии автоматизации финансовых процессов, должно идти вместе с подготовкой персонала, готового и желающего работать в новых условиях.
Архаичное ведение бухгалтерского учета, которое почему-то называют традиционным к 2019 году не часто, но еще встречается, особенно в тех местах, где еще сохранились директора и главные бухгалтера, так называемой «советской экономической школы». Это множество рутинных процедур, катастрофическое количество бумажных бланков и постоянный аврал накануне выдачи зарплаты и подготовке месячных отчетов. Маленькая ошибка в таких документах приводит к многочасовым вечерним, а то и ночным бдениям на работе и большой потере нервных клеток.
Бухгалтерская компьютерная программа позволяет оперативно и без ошибок вести финансовые дела предприятия. Автоматизация бухгалтерского учета не сможет заменить полностью персонал, но зато поможет сократить его и улучшить качественные характеристики работников бухгалтерии. Руководитель получает возможность, в любой момент лично узнать финансовое состояние предприятия, сделать его анализ и просчитать перспективы.
По исследованиям Фонда развития цифровой экономики в Российской Федерации используется более 200 видов бухгалтерских программ. Значительную часть среди них составляют примитивные программы, сделанные отраслевыми программистами и программы зарубежных компаний, которые плохо адаптируются к реалиям экономики переходного типа и не стабильного законодательства, регулирующего финансовые и налоговые аспекты.
Успешное управление предприятием невозможно без современных бухгалтерских программ и персонала, умеющего ими пользоваться. Опытные руководители понимают, что без собственноручного контроля финансовой информации, невозможно принятие никакого серьезного решения. Системно обработанная информация необходимо как для выработки краткосрочной тактики, так и долгосрочной стратегии управления предприятием. А при отсутствии достоверных данных неправильный анализ ситуации может привести к самым негативным последствиям, включая банкротство и разорение.
Основные требования к бухгалтерским программам
Эффективные бухгалтерские программы, должны быть легкими в обучении, надежными в эксплуатации и иметь весь необходимый функционал для ведения учета и документооборота.
Минимальные требования к программному обеспечению качественного бухгалтерского учета состоят из:
Для полноценной работы бухгалтерская система должна иметь доступ к единой базе сведений по финансовому учету на предприятии, и к архивным материалам, для получения любой информации при запросе.
Безопасность системы означает защиту от внешнего проникновения, защиту от сбоев и умышленной повреждения базы данных. Возможность быстрого восстановления данных после сбоя – еще один показатель, для качественной бухгалтерской программы. В этом сегменте специалисты советуют отдавать предпочтение опытным производителям, которые ценят свою репутацию и имеют возможность вовремя проводить обновление программы и регулярные консультации и ознакомительные семинары.
Что ждут от автоматизации бухгалтерского учета
Руководители предприятий от автоматизации бухгалтерского учета ждут повышения эффективности и качества всех финансовых служб предприятия:
Если хоть один пункт из этого списка не исполнен, значит автоматизация бухгалтерских процессов на предприятии была выполнена непрофессионально и нуждается в анализе и исправлении ситуации. Если вовремя не принять меры, ситуация с бухгалтерским обслуживанием предприятия может усугубиться.
Программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета становятся все больше, и это с одной стороны развивает качества предлагаемого продукта, с другой стороны усложняет проблему выбора. Специалисты рынка отмечают консервативность пользователей бухгалтерских программ.
Это выражается в том, что если предприятие уже закупило программу определенного производителя, то его финансовые службы предпочитают под неё подстраиваться, даже если это изначально был неудачный выбор и очень редко инициируют переход на новый программный продукт. Причем все сходятся в том, что нет универсального, устраивающего всех программного обеспечения, для бухгалтерского учета. Поэтому в этой сфере невозможно создания объективного рейтинга. Без применения программного продукта на конкретном предприятии, невозможно сделать выводы о его соответствии ожиданиям заказчика.
1С самая распространенная универсальная платформа для бизнеса
1С является наиболее адаптированной универсальной платформой для ведения бизнеса в условиях регулируемой переходной экономики. Созданная первоначально для цели ведения бухгалтерского учета, платформа стала базовой, для автоматизации любых процессов в производстве и торговле.
Основные преимущества применения 1С в бухгалтерском учете на предприятии:
Обслуживание 1С это разработанный комплекс, в который входят все необходимые процедуры по тестированию, диагностике и исправления ошибок в бухгалтерской программе, которые могут появиться в процессе эксплуатации. Кроме того, доработка 1С выполняется с учетом индивидуальных особенностей предприятия, его потребностей, уровня квалификации персонала.
Программное сопровождение разработчика позволяет оперативно решать любые сложности, которые могут возникнуть в результате эксплуатации программы. Подстроить параметры под индивидуальную особенность основных пользователей. Экономия на обслуживание 1С является типичной ошибкой некомпетентных в вопросах цифровой экономики руководителей.
Программное решение 1С является самым популярным в сегменте малого и среднего бизнеса в РФ. Количество установленных копий превышает 5 миллионов, по анализу Российского налогового портала. Прежде всего, это связано с множеством типовых программ 1С, которые могут быть применены к предприятию любого профиля и размера. Существует ряд нетиповых решений для конкретных предприятий и организаций.
Достоинством 1С является понятный интерфейс, позволяющий работнику с невысокой квалификацией быстро освоить программу, а опытным пользователям работать с максимальной продуктивностью.
Функционал программы легко меняется под насущные потребности предприятия и его специфику. Её легко интегрировать с различным программным обеспечением.
Надежная работа бухгалтерии, правильно организованная с помощью автоматизированного решения 1С напрямую влияет на прибыльность предприятия и его дальнейшее успешное развитие.