какие три основные ошибки при проверках локальных нормативных актов бывают
Как составить локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем
Составлять и использовать в работе локальные нормативно-правовые акты* — это не только прямая обязанность руководителя, но и способ «застраховать» компанию от судебных разбирательств с собственными сотрудниками.
*Официального определения локального нормативно-правового акта не существует. В Трудовом кодексе (ст. 8 ТК РФ) только говорится о том, что работодатели принимают локальные правовые акты (далее по тексту – ЛНПА или локальные акты), исходя из своих компетенций и опираясь на нормы трудового права.
Локальные акты могут иметь разные формы: правил, инструкций, положений и т. д.
ЕСЛИ ЛОКАЛЬНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ СОСТАВИТЬ С ОШИБКАМИ, ВНЕСТИ УСЛОВИЯ, КОТОРЫЕ УЩЕМЛЯЮТ ПРАВА РАБОТНИКОВ, КОМПАНИИ И РУКОВОДСТВУ СТОИТ ОПАСАТЬСЯ ШТРАФНЫХ САНКЦИЙ И СУДЕБНЫХ ИСКОВ. ЭТО НЕГАТИВНО ОТРАЗИТСЯ НА РЕПУТАЦИИ ФИРМЫ
О том, как правильно составить локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем, – рассказал директор антикризисной экспертной группы «Стороженко и партнеры» Сергей Стороженко.
Читайте до конца, и вы узнаете:
Зачем нужны локальные правовые акты, если есть Трудовой кодекс
Какие локальные акты обязательны, а от каких можно отказаться
5 ошибок при составлении локальных актов и их последствия
Чего ожидать от работников, которые не согласны с содержанием локальных актов
Как составлять локальные правовые акты, чтобы избежать штрафов, проблем с законом и судебных споров
Задайте вопрос прямо сейчас или закажите экспертное составление локальных нормативно-правовых актов, чтобы избежать штрафов, конфликтов с работниками и проблем с контролирующими органами:
Заказать экспертное составление локальных актов
Зачем составлять локальные правовые акты, если есть Трудовой кодекс
Зачем принимать локальные акты, если можно работать по нормам Трудового кодекса?
ГЛАВНАЯ ЦЕЛЬ РАЗРАБОТКИ ЛНПА – ОБЕСПЕЧИТЬ ЗАЩИТУ ИНТЕРЕСОВ ФИРМЫ И РУКОВОДСТВА.
Какие локальные правовые акты обязательны, а от каких можно отказаться
Есть обязательные и необязательные ЛНПА. Обязательные акты проверяет трудовая инспекция. Если нужных документов нет, или они составлены с нарушениями, компании выпишут предупреждение или штраф на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
Примеры обязательных** локальных актов:
** К обязательным относят такие ЛНПА, указания на которые есть в Трудовом кодексе, прочих федеральных законах и актах, коллективных соглашениях.
Кроме обязательных ЛНПА, руководство может принимать любые другие акты, которые помогут компании упростить работу, обеспечить корпоративную безопасность, предупредить/разрешить проблемы и спорные моменты во взаимоотношениях с сотрудниками.
Примеры необязательных локальных актов:
Отказаться от применения обязательных ЛНПА могут только микропредприятия – компании со штатом пятнадцать человек и менее, доходом 120 миллионов рублей в год и менее (согласно нормам ст. 309.2 ТК РФ). Но тогда все условия, которые должны прописываться в обязательных ЛНПА, нужно включить в трудовые договоры.
Важно: специалисты экспертной группы «Стороженко и партнеры» не рекомендуют микропредприятиям отказываться от составления ЛНПА, потому что в этом случае изменить условия договора, касающиеся внутренней жизни организации, можно только с одобрения работника.
Поэтому прежде чем отказаться от локальных актов, оцените выгоды и потери от такого решения.
Узнать, какие локальные акты обязательны, а от каких можно отказаться в моем случае
5 ошибок при составлении локальных актов и их последствия
Ошибки, допущенные при составлении и внедрении ЛНПА, приводят к судебным спорам, материальным и репутационным издержкам.
Обнаруживаются ошибки в ходе проверок со стороны контролирующих органов (Трудовой инспекции и Прокуратуры). Проверки бывают плановые либо инициируются по жалобам работников.
К судебным спорам, материальным и репутационным издержкам приводят следующие ошибки:
Ошибка 1. Нормы ЛНПА ухудшают положение сотрудников в сравнении с тем положением, которое гарантируют последним нормы общего законодательства о труде (ч. 4 ст. 8 ТК РФ)
Последствия:
Ошибка 2. Какие-то пункты ЛНПА противоречат законодательству
Последствия: работники могут направить жалобу в Трудовую инспекцию или Прокуратуру.
Так, работники компании, не согласные с содержанием правил трудового распорядка, направили жалобу прокурору. По иску прокурора, суд признал незаконной периодичность выплаты зарплаты (так как она противоречила нормам ТК РФ), а локальный акт – недействительным ( решение № 2-94-2010).
Ошибка 3. Двусмысленность/неопределенность формулировок ЛНПА
Последствия: размытость формулировок ЛНПА оставляет место судебному усмотрению и чаще всего трактуется судом в пользу сотрудников.
К примеру, сотрудник компании, уволенный из организации за неисполнение своих трудовых обязанностей, может обратиться в суд и выиграть спор, если такие обязанности «забыли» зафиксировать документально, в том числе занести в локальные акты. Такое увольнение признают неправомерным.
Ошибка 4. Содержание ЛНПА идет вразрез с условиями договоров
Последствия: судебные споры, которые заканчиваются в пользу сотрудников (пример: АО Свердловского обл. суда по делу № 33–17099/2015).
Ошибка 5. Не учитывается мнение профсоюзов, когда это обязательно
Последствия: судебные разбирательства, признание ЛНПА недействительным, необходимость возместить причиненный ущерб.
Помните: любые конфликты, судебные споры с работниками, накладывают негативный отпечаток на деловой репутации фирмы. Избегайте ошибок при составлении локальных актов.
Что ожидать от работников, которые не согласны с содержанием локальных актов
Когда работники не согласны с содержанием локальных нормативных актов, они могут:
Подать судебный иск
Что нужно знать руководителю: не стоит опасаться судебного оспаривания ЛНПА одним или несколькими сотрудниками. Даже если ЛНПА незаконный, у работника нет права его оспаривать (определения ВС от 14.05.2010 № 1-В10-1, Краснодарского краевого суда от 29.07.2014 по делу № 33-16067/14).
Работник может обжаловать лишь дисциплинарное наказание за невыполнение требований ЛНПА.
Обратиться в профсоюз
Что нужно знать руководителю: профсоюзы могут оспаривать в суде законность ЛНПА.
Но только те профсоюзы, которые объединяют более 50% состава работников и функционировали во время принятия спорного ЛНПА (решение Усть-Илимского гор. суда от 20 декабря 2011 г. по делу № 2-3609/2011).
Направить жалобу в трудовую инспекцию
Что нужно знать руководителю: Трудовая инспекция в течение 30 дней с момента поступления жалобы проводит проверку. Если инспектор сочтет, что акт нарушает права работников, он вправе обязать директора отменить документ полностью или отдельные пункты акта (ч. 5 ст. 372 ТК РФ).
Работодатель в свою очередь всегда может оспорить предписание.
Направить жалобу прокурору
Что нужно знать руководителю: прокурор вправе обжаловать ЛНПА как по жалобе работника, так и по личной инициативе.
И этот способ – жалоба прокурору – самый простой и действенный для работника.
Как правильно составлять локальные нормативно-правовые акты, чтобы избежать проблем с законом и трудовых споров
1.Откажитесь от шаблонов
В сети Интернет есть шаблоны локальных нормативно-правовых актов. Мы не рекомендуем своим клиентам их использовать, чтобы избежать проблем в будущем.
Лучше составить акты «с нуля», с учетом индивидуальных особенностей конкретной компании.
2.Решите, кому доверить составление ЛНПА
Многие руководители доверяют составление ЛНПА штатным сотрудникам. К примеру, Положение об оплате труда — финансистам, Правила внутреннего распорядка — кадровикам. Практика показывает, что при таком подходе к разработке ЛНПА руководство может впоследствии столкнуться с проблемами: претензиями контролирующих органов и жалобами членов трудового коллектива.
Минимизировать риски помогут независимые специалисты, которые специализируются на разработке ЛНПА.
3.Согласуйте
Локальные акты должны пройти согласование между всеми службами компании. Свое мнение должны обязательно выразить руководители структурных подразделений, сотрудники бухгалтерии и юридического отдела. Пусть запишут свои комментарии на специальном листе согласования.
4.Воспользуйтесь экспертизой, чтобы снизить риски
Если вы не уверены, что ЛНПА составлены без нарушений, пригласите независимых экспертов, — они проведут аудит документации.
В некоторых случаях необходимо провести обязательную экспертизу (например, пожарную или санитарную.
5.Заручитесь поддержкой профсоюза, если это обязательно
Не всегда работодатель может принимать ЛНПА единолично. Если составляемые акты напрямую затрагивают интересы работников (например, при разработке штатного расписания, графика отпусков), необходимо учитывать мнение профсоюзов.
Важно: если в организации нет выборного органа/профсоюза, директор не должен специально инициировать его создание. Не обязан он и знать о существовании такого органа, не будучи уведомленным об этом письменно.
Кроме того, руководитель может не учитывать возражения профсоюза и принять ЛНПА в желаемом виде. Впоследствии профсоюз может обратиться с жалобой в ГИТ или оспорить акт в суде.
6.Правильно оформите акт
Уделите внимание оформлению НЛПА. Акт составляется в свободной форме, но должен отвечать требованиям, предъявляемым к корпоративным документам.
После того, как акт утвердили, зарегистрируйте его в журнале.
Главное: предусмотрите при разработке ЛНПА, какие юридические приемы защиты ваших прав как работодателя можно применить в случае возникновения претензий.
Получить помощь эксперта, чтобы правильно составить локальный акт
Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах
Появление внутренних кадровых документов в той или иной мере обусловлено требованиями законодательства. Но Трудовой кодекс РФ не дает сколь-либо определенного их перечня или четкого набора требований. Попробуем разобраться, что такое локальный нормативный акт и чем он отличается от остальных кадровых документов.
Напомним об основных признаках ЛНА
В определении понятия «локальные нормативные акты» (далее — ЛНА) большую роль играет ст. 8 ТК РФ. В ней оговорено, что это документы, которые создает организация в рамках своих компетенций с опорой на нормы трудового законодательства. Еще один важный момент — локальные нормативные акты рассчитаны на неоднократное применение для всех или нескольких работников. Это значит, что приказ об отпуске на конкретного работника, трудовой договор или график сменности нельзя рассматривать как ЛНА.
ЛНА имеют подзаконный характер, конкретизируют нормы федерального законодательства, уточняют особенности работы у определенного работодателя или на определенной должности. Эти документы позволяют автоматизировать и унифицировать многие процессы в организации.
Очень важно помнить, что ЛНА не могут ухудшать положение работника в сравнении с нормами централизованного законодательства. Например, в Правилах внутреннего трудового распорядка может быть предусмотрен увеличенный дополнительный отпуск определенным категориям работников, но ни в коем случае отпуск не может быть меньше установленного законом.
При этом локальные нормативные акты работодателя должны быть доведены до сведения работника под роспись. Если он не исполняет положений кадрового документа, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Организации в случае нарушений грозит административная ответственность.
Издавать и утверждать ЛНА могут и обязаны работодатели — юридические лица и индивидуальные предприниматели, если они не относятся к микропредприятиям.
Важно! С 2017 года микропредприятия могут отказаться от утверждения всех или нескольких ЛНА. Такое право им предоставляет новая глава ТК РФ — гл. 48.1 (Федеральный закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ). Напомним, что критерии для микропредприятий не так давно тоже претерпели изменения (п. 10 ст. 10 Федерального закона от 29.12. 2015 № 408-ФЗ).
А конкретнее?
Как мы уже сказали, точного перечня локальных нормативных актов не существует, как нет и указаний на то, какие из них являются обязательными. В этом основная сложность работы с кадровыми документами.
Можно выделить условно обязательные. Это те, наличие которых прописано в Трудовом кодексе, их чаще всего и запрашивают надзорные органы при проверке. К таким ЛНА можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), Положение об обработке персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ), Положение об охране труда (раздел X ТК РФ).
Однако способов оформить требования трудового законодательства может быть несколько, отсюда и вариативность в списке документов. Например, в ТК РФ прописано требование обозначить основные трудовые функции при приеме человека на работу. Работодатель может сделать это двумя способами: вписать их в трудовой договор или ознакомить нового сотрудника с должностной инструкцией.
Кроме того, большое значение имеет и специфика деятельности предприятия или отдельных категорий его сотрудников: работа, требующая обязательного медосмотра, деятельность, связанная с коммерческой тайной, и пр. В такой ситуации определить, какие из документов являются обязательными для работодателя, а какие факультативными, очень сложно.
Ниже представлен список локальных нормативных актов, которыми должны/могут пользоваться работодатели, чтобы регулировать трудовые отношения с работником. Это общие документы, действие которых распространяется на весь коллектив или на некоторые категории работников:
Обратите внимание, должностные инструкции долгое время составлялись на основе ЕТКС. Сейчас идет процесс утверждения профессиональных стандартов. Для определенных профессий они уже являются обязательными. В остальных случаях профстандарты могут стать хорошей основой для разработки должностных инструкций.
Перечень локальных нормативных актов может быть дополнен положениями об отпусках, командировках, об аттестации персонала и пр. в соответствии с потребностями работодателя.
Широкое поле для трактовок Трудовой кодекс РФ оставляет и в отношении штатного расписания. Работодатель не обязан знакомить с ним работника, однако в письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1 говорится, что штатное расписание все же входит в группу локальных нормативных актов. Та же ситуация складывается с графиком отпусков. В любом случае руководитель должен помнить, что это обязательные кадровые документы, их наличие обусловлено требованиями федерального законодательства.
Стройте штатное расписание и график отпусков в программе Контур-Персонал.
Очень часто к локальным нормативным актам работодателя относят коллективный договор и отраслевые соглашения, меж тем гл. 7 ТК РФ прямо указывает на то, что они являются правовыми актами и регулируют социально-трудовые отношения.
Разработать, утвердить, согласовать
Локальные нормативные акты имеют определенный порядок оформления, который устанавливается внутренним приказом руководителя. В разработке ЛНА могут принимать участие разные специалисты, включая руководителей профильных подразделений: вопросы оплаты труда курирует бухгалтер или экономист, правила внутреннего распорядка составляются при участии кадровика и пр.
После того как подробно прописаны все детали, документ должен быть согласован с другими структурными подразделениями. Свои замечания специалисты передают в письменной форме.
Трудовой кодекс утверждает правило согласовывать локальные акты еще и с профсоюзной организацией или с представительным органом работников (ст. 372 ТК РФ). В течение пяти дней их представители могут выдвинуть свои предложения в письменной форме. Но надо помнить, что эти формирования являются добровольными, на предприятии их может не быть. В таком случае документы руководитель утверждает самостоятельно.
Как правильно составить ЛНА
Трудовое законодательство не утверждает четких требований и к тому, как следует оформлять локальные нормативные акты. В большей степени это зависит от содержания конкретного документа. Однако руководителю предприятия и специалисту кадровой службы стоит ориентироваться на ГОСТ Р6.30-2003, в котором изложены требования к организационно-распорядительным документам, которые актуальны и для ЛНА.
Бланк локального нормативного акта содержит:
И не забудьте о главном
Статья 22 ТК РФ обязывает работодателя под роспись знакомить работников с локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью. Большинство кадровых документов сотрудник изучает в момент принятия на работу (ст. 68 ТК РФ).
В ходе трудовой деятельности работник тоже знакомится с документами в тех случаях, когда:
Утвержденного порядка, как знакомить персонал с ЛНА, нет. Работодатель может выбрать любой из вариантов:
В части локальных нормативных актов работодателя в трудовом законодательстве множество неурегулированных моментов, тем сложнее задача специалиста кадровой службы. От того, насколько полно и правильно составлены документы, соблюдены все процедуры оформления, зависит решение многих спорных вопросов. Разработка локальной нормативной документации — это не только обязанность работодателя, но и его «страховка» от конфликтов с недобросовестными работниками.
10 ошибок кадровика: проводим самоаудит и исправляем
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Государственная инспекция труда может прийти с проверкой в организацию или к ИП, где есть хотя бы один работник. Не бойтесь проверок, просто заранее предупреждайте возможные ошибки. Вам же не нужен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Разберем основные ошибки в кадровом учете.
Ошибка 1: в системе локальных нормативных актов
Самое частое нарушение, которое Государственная инспекция труда (далее — ГИТ) выявляет в ходе проверок, — до подписания трудового договора работодатель не ознакомил работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. А обязан (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
За такое нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Размер штрафов:
Работника необходимо ознакомить c локальными нормативными актами (ЛНА) под роспись именно до того, как он подпишет трудовой договор. Способы:
Когда работодатель не может доказать, что ознакомил работников с локальными нормативными актами, работников невозможно привлечь к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Учтите, суды обязательно изучают вопрос ознакомления работника с ЛНА.
Рекомендации:
Эти локальные нормативные акты обязательны для всех работодателей.
Ошибка 2: при заключении срочных трудовых договоров
Выбирая срочный характер трудовых отношений, работодатели допускают ошибки, которые могут повлечь за собой не только привлечение к административной ответственности, но и к восстановлению работников по решению суда на работе.
Первое, что надо проверить работодателю, — это правомерность заключения срочного трудового договора.
Миф: срочный трудовой договор можно заключать по соглашению сторон в любом случае. Развеем его ссылками на ч. 2 ст. 58 и ст. 59 ТК РФ.
В статье 59 ТК РФ названы случаи, когда можно заключать срочный трудовой договор. И если в части 1 указанной статьи перечислены случаи, когда заключается срочный трудовой договор, то в ч. 2 перечислены основания, когда трудовой договор можно заключить на неопределенный срок или срочный, но по соглашению сторон.
Обратите внимание: перечень оснований, когда можно заключить срочный трудовой договор по соглашению сторон, завершается нормой об иных случаях, предусмотренных ТК РФ или иным федеральным законом. А значит обстоятельства, причины для заключения срочного трудового договора должны быть предусмотрены Трудовым кодексом или иным федеральным законом.
Грубейшее нарушение, когда работодатели заключают срочные трудовые договоры только по тому, что так захотелось работодателю или работнику.
Второе: в содержании срочного трудового договора работодатель обязан указать не только срок его действия, но и обстоятельства (причины), послужившие основанием для его заключения в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом. Это требование ч. 2 ст. 57 ТК РФ.
Как проверить, правомерно ли заключается срочный договор?
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
Способ проверки простой. Определите: можете ли вы в срочном трудовом договоре привести ссылку на конкретную статью ТК РФ или иного федерального закона, которая стала причиной (обстоятельством) его заключения? Если нет, то и срочный трудовой договор заключен неправомерно.
Например, в срочном трудовом договоре по соглашению сторон с пенсионером по возрасту должна быть ссылка на соответствующую норму ч. 2 ст. 59 ТК РФ. Об этом неоднократно указывали судьи Верховного суда РФ (Определение Верховного Суда РФ от 27.06.2014 № 41-КГ14-10). Нет ссылки — нарушение.
С 1 января 2015 года ненадлежащее оформление трудового договора (в части неправомерного указания срока в ситуациях, когда трудовой договор должен был быть заключен на неопределенный срок, или отсутствие причины, (обстоятельства) заключения срочного трудового договора) выделено в отдельный состав правонарушения. Работодателя могут привлечь к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор составит:
Рекомендация: если выяснилось, что срочный трудовой договор с каким-либо работником заключен неправомерно, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору (или соглашение об изменении условий трудового договора). В соглашении пункт о сроке изложите в новой редакции: «Трудовой договор заключен на неопределенный срок».
Ошибка 3: в трудовом договоре нет корректно прописанного места работы работника
Эта ошибка появляется скорее из-за непонимания, что же такое «место работы».
Место работы — обязательное условие трудового договора в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ. В этой норме нет определения данного понятия. Уточнено лишь, если работника принимают в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, — в трудовом договоре указывают место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
Вот несколько заблуждений работодателей:
В анализируемых трудовых договорах нередко встречаю условие «Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Мечта». Однако, наименование работодателя уже отнесено к обязательным сведениям, которые должны быть в трудовом договоре в соответствии с ч. 1 ст. 57 ТК РФ. Обратимся к судебной практике. Президиум Верховного Суда РФ отмечает: «В Трудовом кодексе Российской Федерации не раскрывается содержание понятия «место работы». В теории трудового права под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение» (Обзор Верховного Суда Российской Федерации о практике рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, от 26.02.2014).
Идеально указать место работы и через наименование работодателя и населенного пункта, например, «Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта»), г. Москва». Если принимаете работника в филиал, обособленное подразделение, находящееся в другой местности, место работы указывайте как наименование филиала, обособленного подразделения и его местонахождение.
Рекомендация: если место работы указано не в соответствии с трудовым законодательством или отсутствует в трудовом договоре, внесите соответствующие изменения соглашением к трудовому договору.
Ошибка 4: в трудовом договоре нет условий труда на рабочем месте
С 1 января 2014 года обязательным условием в содержании трудового договора являются условия труда на рабочем месте. Такие условия можно указать только по итогам аттестации рабочих мест, если она проводилась до 1 января 2014 года и с момента ее завершения не прошло пять лет. Или по итогам специальной оценки условий труда (проводится с 1 января 2014 года).
Ответим на вопросы работодателей, которые не проводили ни аттестацию рабочих мест, ни специальную оценку условий труда:
Нет, если трудовой договор заключен после 1 января 2014 года, условия труда должны быть обязательно. При отсутствии в трудовом договоре обязательных условий работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Нет, надо указать. Но есть некоторые нюансы в применении закона «О специальной оценке условий труда» и Трудового кодекса. Ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест — основание для проведения внеплановой спецоценки (ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, далее — Закон № 426-ФЗ). Ее надо провести на соответствующих рабочих местах в течение 12 месяцев со дня ввода их в эксплуатацию (ч. 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ). Роструд в письме от 20.11.2015 № 2628-6-1 отмечает, что в статье 57 ТК РФ не предусмотрены какие-либо временные отсрочки исполнения обязанности работодателя по внесению условий труда на рабочем месте. По мнению чиновников, если на руках нет действующих результатов аттестации рабочих мест по условиям труда, специальную оценку условий труда надо провести в кратчайшие сроки, в том числе, и в целях установления фактических условий труда работников. Недостающие условия надо внести в трудовой договор соглашением.
Еще раз подчеркну: не проводя специальную оценку условий труда, прописать данное условие в трудовом договоре не представляется возможным. Минтруд и ряд экспертов в этом случае рекомендуют указывать общие характеристики условий труда. Но главное, что должен в этом случае понимать работодатель: условия труда не прописаны в соответствии с требованиями трудового законодательства и работодателя могут привлечь к административной ответственности. Именно по такому пути идет инспекционная практика проверок ГИТ.
На практике приходилось встречать трудовые договоры, в которых работодатели пытались отписаться фразой, что условия труда нормальные или соответствуют требованиям безопасности.
Прописать условия труда необходимо в соответствии с классификацией Закона № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», т.е. оптимальные (класс 1), допустимые (класс 2), вредные (класс3), опасные (класс 4), а также указать перечень факторов производственной среды и трудового процесса (см. строку 30 карты специальной оценки условий труда).
Пример возможной формулировки в трудовом договоре: «Условия труда на рабочем месте являются допустимыми условиями труда (2-й класс), что подтверждается отчетом о проведении специальной оценки условий труда, утвержденным 27.01.2015. (далее можно из карты спецоценки привести перечень факторов производственной среды и трудового процесса)». Ссылка на реквизиты отчета в данном примере не является обязательной, это лишь рекомендация.
Как исправить выявленные нарушения в трудовых договорах?
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
Если работодатель в трудовых договорах обнаружит отсутствие какого-либо обязательного условия, то в соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ недостающее условие необходимо дополнить изменением или соглашением к трудовому договору. Если условие содержится в трудовом договоре, но прописано не в соответствии с требованиями законодательства, достаточно составить соглашение об изложении соответствующего пункта трудового договора в новой редакции.
С 1 января 2015 года срок исковой давности по нарушениям трудового законодательства, если они носят недлящийся характер, составляет один год с момента совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Соответственно, в течение года со дня совершения правонарушения работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Ошибка 5: в приказе о приеме на работу
Разберем на примере.
Должность, на которую принимают работника в соответствии со штатным расписанием, находится в определенном структурном подразделении. Это подразделение относится к дополнительным условиям трудового договора. Его можно не указывать в трудовом договоре.
Работодатель в управленческих целях, чтобы иметь возможность перемещать работника в другое структурное подразделение в той же местности без согласия работника, не указал структурное подразделение в трудовом договоре с ним. Если работодатель использует автоматизированные системы по учету кадров, из-за неправильных настроек такая система при распечатке приказа о приеме на работу может автоматически из штатного расписания «подтянуть» в приказ и структурное подразделение.
В чем заключается данное нарушение? В соответствии с ч. 1 ст. 68 ТК РФ содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. А в трудовом договоре такое структурное подразделение не указано. И еще одна ошибку выявляет ГИТ по итогам проверок — нарушение ч. 2 ст. 68 ТК РФ, когда отсутствует роспись работника, подтверждающая ознакомление с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Рекомендация: данное нарушение нужно именно предупреждать, т.е. внимательно изучать содержание трудового договора и текст проекта приказа, который будет подписывать работодатель и работник. В ином случае с момента совершения данного правонарушения нужно ждать истечения одного года (срока исковой давности).
Ошибка 6: нет личных карточек Т-2
В кадровой документации должны быть:
Рекомендация: если личной карточки Т-2 по какому-то из работников нет, ее надо заполнить. В графе «дата составления» укажите текущую дату, когда исправляется выявленное нарушение.
Ошибка 7: нарушено правило «пять дней тишины»
Зачастую специалисты кадровой службы спешат внести запись о приеме на работу работника в течение первых дней его работы. Но первые пять дней — так называемые «пять дней тишины», когда при приеме на работу работодатель по основному месту работы (как известно, по совместительству трудовые книжки не ведутся) принимает трудовую книжку от работника, учитывает ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, но в течение пяти дней никакие записи о приеме на работу не вносит.
На шестой, седьмой день нужно внести запись о приеме на работу. При этом в графе 2 раздела «Сведения о работе» надо указать именно дату приема на работу, а не дату внесения записи.
Любимый вопрос кадровиков:
Распространенное заблуждение! Вспомните статью 71 ТК РФ, в соответствии с которой работник, которому установлен срок испытания, имеет право уволиться по собственному желанию, предупредив работодателя не за две недели, как в обычной ситуации, а всего лишь за три дня. Например, в понедельник работник устроился на работу, вечером этого же дня написал заявление на увольнение по собственному желанию. Обратите внимание, лицо ответственное за ведение трудовых книжек выдаст такому работнику трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек без записей о приеме и увольнении.
Рекомендация: помните про «пять дней тишины» перед тем, как внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.
Ошибка 8: нет пломбы или сургучной печати
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Обратите внимание: скреплены не печатью работодателя, а сургучной печатью или опломбированы.
При проверке ГИТ привлекает работодателей к ответственности в виде административного штрафа за нарушение данного требования (решение Московского городского суда от 22.09.2014 по делу № 7-8100/14, решение Московского городского суда от 14.11.2014 по делу № 7-4890).
Сургучная печать неудобна в работе. Кадровики выбирают пломбу и часто спрашивают:
В постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 не установлены конкретные требования к пломбе. Можно считать, что при опломбировании книг учета можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004 «ГОСТ 31282-2004. Межгосударственный стандарт. Устройства пломбировочные. Классификация». Самой подходящей для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно назвать пленочные пломбы.
Нет, только бумажной наклейки недостаточно, чтобы правильно оформить книгу учета. ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», который устанавливал 7 типов пломб, в том числе — пломбы бумажные, уже не действует (утв. постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 № 1115).
Рекомендация: проверьте, заверены ли приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и книга учета движения трудовых книжек подписью руководителя и сургучной печатью или пломбой. При отсутствии сургучной печати или пломбы исправить ошибку очень легко: нужно просто скрепить нити, которыми была прошита книга выбранной вами пломбой или сургучной печатью.
Ошибка 9: без согласия работника в график отпусков внесена не полная продолжительность отпуска, а его части
Рассмотрим на примере среднестатистического работника, который имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней.
В конце года работодатель утверждает график отпусков. Напомним, это надо сделать не позднее чем за две недели до начала календарного года. В графе «Количество календарных дней» работодатель указывает не 28 дней, а, например, 14 и 14 дней, т.е. части отпуска. Если он не получил от работника предварительное (до даты утверждения графика отпусков) согласие — это нарушение ч. 1 ст. 125 ТК РФ.
Чтобы разделить отпуск на части, необходимо выполнить два условия:
График отпусков утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График является своего рода распорядительным актом, в котором закреплена очередность отпусков работников. Именно поэтому важно получить такое согласие на разделение отпуска на части до даты утверждения графика отпусков, а не после.
Рекомендация: например, в ноябре получите от работника письменное заявление разделить отпуск в следующем календарном году на такие-то части. На таком заявлении руководитель может поставить резолюцию, чтобы должностное лицо внесло части отпуска в проект графика отпусков на такой-то год.
Ошибка 10: при извещении работника о ежегодном основном отпуске
Работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под роспись. Это надо сделать за две недели до его начала, не позднее (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если отпуск работнику предоставляется по графику отпусков, то не работник пишет заявление, а именно работодатель обязан известить работника. Это может быть персональное письменное извещение. Или работодатель может утвердить свою форму графика отпусков, дополнив форму № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись».
Специалисты Роструда в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 разъясняют, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также чиновники считают допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска.
Как исправлять ошибки в кадровой работе?
Есть ли методика исправления ошибок в кадровом учете? Как в бухучете или налогах?
В кадровом делопроизводстве методики такой нет. Есть методика фиксации самопроверки — о ней подробно читайте в статье «Как оформить результаты самопроверки». Чтобы избежать и предупредить возможные ошибки в кадровой работе, рекомендуем пройти программу профпереподготовки по кадрам «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» (272 ак.ч.), а также дистанционные курсы повышения квалификации кадровиков в Контур.Школе.