какие выплаты учитываются при расчете отпускных в 2021 году
Отпускные в 2021 году: как считать с учетом нерабочих дней
Нерабочими оплачиваемыми днями в 2021 году президент объявлял дни с 4 по 7 мая и с 30 октября по 7 ноября. Как учитывать эти дни при оплате в последующем отпусков, попробуем разобраться.
Расчет отпускных с учетом нерабочих дней
Для расчета отпускных берется средний дневной заработок работника за последние 12 месяцев. Начиная с июньских отпусков в эти 12 месяцев попадают майские нерабочие дни, с декабрьских отпусков — ноябрьские, а у тех, для кого по графику рабочими являются 30 и 31 октября, особый расчет будет уже с отпусков в ноябре. Этот расчет будет зависеть от того, работал сотрудник или уходил на длинные выходные с 1 по 10 мая и 30 октября по 7 ноября.
Если в нерабочие дни человек трудился, в т. ч. на удаленке, исключать их из расчета не нужно (Рекомендации работникам и работодателям по нерабочим дням). То есть посчитать отпускные надо в обычном порядке.
Сотрудник уходит в отпуск с 1 ноября на 14 календарных дней. Все нерабочие дни расчетного периода он отработал полностью. Для простоты подсчетов предположим, что он трудится стандартную пятидневку с выходными в субботу и воскресенье, в расчетном периоде (с 1 ноября 2020 по 31 октября 2021) он получал полный оклад 60 000 руб. в месяц, а исключаемых из расчета периодов и сумм у него не было.
Тогда средний заработок мы определим делением начисленной ему за год зарплаты 720 000 руб. (60 000 х 12) на 12 месяцев и на 29,3 дней. Получим 2047,78 руб. А сумма отпускных составит 28 668,92 руб. (2047,78*14).
А теперь изменим пример и допустим, что попадающие на расчетный период нерабочие дни сотрудник отдыхал.
Как поясняет Минтруд, при исчислении среднего заработка дни, объявленные нерабочими, а также фактически начисленные за этот период суммы, не учитываются (Рекомендации работникам и работодателям по нерабочим дням, письмо от 18.05.2020 № 14-1/В-585). Значит, из расчетного периода мы исключим 4 дня в мае, за которые начислено 12 631,58 руб. (60 000 руб. / 19 дн. х 4 дн.). Октябрьские нерабочие дни на расчет не повляют, т. к. это выходные.
Если отдыхал работник не все нерабочие дни, исключайте только фактически не отработанные.
Таким образом, сумма исключаемых из расчета начислений будет равна 12 631,58 руб. А учитываемая в расчетах сумма составит 707 368,42 руб. (60 000 руб. х 12 мес. – 12 631,58 руб.).
Теперь подсчитаем дни, которые нужно брать в расчет с учетом того, что расчетный период получился отработанным неполностью:
Всего 347,82 дня (322,3 + 25,52).
Значит, среднедневной заработок составит 2033,72 руб. (707 368,42 руб. / 347,82 дн.). А отпускные — 28 472,08 руб. (2033,72 руб. х 14 дн.).
При расчете отпусков за декабрь и далее аналогичным образом нужно поступать с нерабочими днями октября-ноября.
Если вам нужно посчитать компенсацию за неиспользованный отпуск с учетом нерабочих дней, воспользуйтесь рекомендациями и расчетным примером от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к правовой системе, пробный доступ к К+ можно получить бесплатно.
Продлевать ли отпуска на нерабочие дни
По закону этого делать не нужно. Согласно ст. 120 ТК РФ в продолжительность отпуска не входят только нерабочие праздники. Перечень таких праздничных дней закреплен в ст. 112 ТК РФ. Дни, которые объявлялись нерабочими, праздничными не являются. Поэтому исключать их из отпуска и, соответственно, продлевать отпуска на эти дни не требуется. Это подтверждает и Минтруд в своих Рекомендациях. Оплатить эти дни нужно как обычные дни отпуска. В табеле эти дни отпускнику нужно пометить «ОТ».
Можно ли перенести отпуска, на которые неожиданно выпали нерабочие дни, см. здесь.
Как правильно рассчитать отпускные работникам в 2021 году. Примеры и калькулятор расчета
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
За 10 лет Контур.Школа ответила на сотни вопросов про расчет отпускных. Каждый год мы проводим вебинары и онлайн-курсы и знаем, что нужно бухгалтеру по этой теме. В этой статье вы найдете порядок расчета отпускных по шагам, онлайн-калькулятор, примеры расчета и видеосовет
На ежегодный основной оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники организации. В общем случае его продолжительность составляет 28 календарных дней.
Порядок расчета отпускных
Порядок расчета отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Постановление 922). Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты отпуска, необходимо выполнить ряд действий. Рассмотрим по шагам.
Шаг 1. Определить состав выплат работнику в расчетном периоде
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления 922):
Премии включаются в расчет среднего заработка в особом порядке, который поименован в п. 15 Постановления 922.
Шаг 2. Определить расчетный период
Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения 922).
Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно):
Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.
На практике могут возникнуть нестандартные ситуации:
Нестандартная ситуация 1
Нестандартная ситуация 2
Шаг 3. Рассчитать средний заработок для отпускных
Ситуация 1: расчетный период полностью отработан
Ситуация 2: весь расчетный период не отработан
Рассчитаем средний заработок на период отпуска Гришина Виктора:
В конце статьи есть шпаргалка
Ежегодный отпуск можно делить на части
При предоставлении каждой из частей отпуска расчетный период надо определять каждый раз заново:
Начислить отпускные можно в любой день, начиная с даты издания приказа об отпуске:
Шаг 4. Выплатить отпускные, перечислить НДФЛ и страховые взносы
Из начисленной суммы следует удержать НДФЛ, а потом выплатить работнику отпускные. Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). День выплаты отпускных — это дата получения дохода в целях НДФЛ.
Перечислить НДФЛ в бюджет надо не позднее последнего числа месяца, в котором перечислены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Страховые взносы с отпускных
Страховые взносы начисляют на всю сумму среднего заработка за тот же месяц, в котором начислены отпускные (Письмо Минтруда России от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).
Перечислить страховые взносы с отпускных следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили отпускные (п. 3 ст. 431 НК РФ).
Отпуск в рабочих днях
Есть такие категории работников, которым отпуск предоставляется в рабочих днях:
За каждый месяц работы работнику предоставляется два рабочих дня отпуска:
Пример расчета отпускных, предоставленных в рабочих днях
Синициной Анне предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в рабочих днях с последующим увольнением (с 1 по 2 октября). С работницей был заключен срочный трудовой договор на временную работу (с 1 по 30 сентября). За отработанный месяц Синициной Анне было начислено 30 000 руб.
Бухгалтер рассчитает отпускные так:
Расчет отпускных в 2021 году. Примеры расчета
Выводы к статье:
Хотите быстро рассчитать отпускные в соответствии со всеми утвержденными правилами? Воспользуйтесь бесплатным калькулятором отпускных от сервиса Контур.Бухгалтерия.
Калькулятор расчета отпускных
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Ответы на вопросы. Про график отпусков 649.5 КБ
Список. Кто из работников вправе попросить внеочередной отпуск 565.6 КБ
Расчет отпускных в 2021 году. Пять ошибок, которых следует избегать
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Ошибки при расчете отпускных приводят к тому, что работник получит больше или меньше нужной суммы. Выплатили больше — завысили расходы на оплату труда, грозит ответственностью для компании. Выплатили меньше — обидели работника и нарушили его права. Разберем 5 главных ошибок бухгалтера
Порядок расчета среднего заработка при определении отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922
Расчет отпускных по шагам вы найдете в статье «Как правильно рассчитать отпускные. Примеры и калькулятор расчета». Далее — разбор ошибок.
Ошибки при расчете отпускных
Ошибка № 1. Неправильно определен расчетный период для отпускных
Причина этой ошибки кроется в том, что бухгалтер неверно трактует норму п. 5 Положения № 922. Здесь указано время, которое надо исключать из расчета.
При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время и начисленные за это время суммы, если:
Если на момент расчета отпускных в расчетном периоде есть неявки по невыясненным причинам, исключать это время также нельзя. Аналогично и с прогулами. Это полностью соответствует п. 5 Положения № 922.
Ошибка № 2. В организации расчетный период менее 12 месяцев, что ухудшает положение работников
Средний заработок работника независимо от режима его работы рассчитывают исходя из фактических заработной платы и отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения № 922).
В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ). Обратите внимание, ключевые слова «если это не ухудшает положение работников».
Прежде чем выплатить отпускные работнику, бухгалтер должен рассчитать отпускные два раза:
Если отпускные, рассчитанные из 12 предшествующих месяцев, окажутся больше, то выплатить следует эту сумму.
Ошибка № 3. В расчет отпускных неправильно включены выплаты в расчетном периоде
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Положения № 922). Ключевые слова — «предусмотренные системой оплаты труда».
Ошибка № 4. В расчет отпускных включены все премии в расчетном периоде
Примеры ошибок. В расчет отпускных включены премии:
Пример. Работник уходит в отпуск в марте 2021 года. В расчетном периоде начислено две годовые премии: в марте 2020 года за 2019 год и в январе 2021 года за 2020 год. Премия за 2019 год оказалась больше, чем премия за 2020 год. Бухгалтер включил в расчет среднего заработка премию за 2019 год, так как она больше. Это неправомерно. Согласно п. 15 Положения № 922, вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий событию календарный год, включаются независимо от времени начисления вознаграждения.
Пример. В расчетном периоде, составляющем 12 месяцев, за один и тот же показатель работнику начислено пять ежеквартальных премий. Все премии были включены в расчет. Бухгалтер так поступил, аргументируя это тем, что все они начислены в расчетном периоде. Это не так. Согласно п. 15 Положения № 922, включить можно не более четырех ежеквартальных премий за один и тот же показатель. Аналогично и с ежемесячными, и полугодовыми премиями.
Ошибка № 5. Неверно применили коэффициент повышения
Средний заработок при расчете отпускных работника рассчитывается с учетом коэффициента повышения, хотя увеличение оклада коснулось только одного работника.
Согласно п. 16 Положения № 922, применять коэффициент повышения допустимо только в том случае, если оклады были повышены всей организации, всему филиалу или всему структурному подразделению.
Как исправить ошибки при расчете отпускных
Вы обнаружили ошибку при начислении отпускных. Что делать? Для начала разберитесь, отпускные завышены или, наоборот, занижены:
Если такое согласие получено, то удержать излишне выплаченную сумму можно в полном объеме. Это будет рассматриваться как удержание по инициативе работника, а ограничений здесь нет. Но если работник откажется, то вернуть излишне выплаченные отпускные получится только через суд.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
18 советов про график отпусков 606.4 КБ
5 практических ситуаций про график отпусков. Вопрос‑ответ 646 КБ
Кто вправе просить внеочередной отпуск (в законах нет единого перечня, эксперты Контур.Школы подготовили для вас этот список) 560 КБ
Как рассчитать отпускные в 2021 году (шпаргалка с примерами)
Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата работника – это вознаграждение за труд. Соответственно, заработная плата начисляется сотруднику за отработанное им время, т. е. за рабочие дни. Отпускные же выплачиваются за календарные дни. То есть заработная плата состоит из «цены» рабочих дней, помноженных на их количество. А отпускные считаются по «цене» календарных дней, да еще и исходя из среднего заработка. Отсюда и возникает разница.
Для офисных сотрудников с пятидневкой и окладом расклад такой: чем меньше рабочих дней в месяце, тем они «дороже». Тогда как «средний заработок» так и остается средним. Соответственно, отпуск в месяцах с наименьшим количеством рабочих дней (январь, май) наименее выгоден по деньгам. Так что нужно четко понимать, если хочется увеличить продолжительность январских и майских праздников за счет добавления отпускных дней, этот финт обойдется недешево.
Есть, конечно, компании, которые компенсируют своим сотрудникам возникшую «отрицательную» разницу в добровольном порядке (на основании условий трудового/коллективного договора и т. п.). Но сейчас речь не о них. Рассказываем, как считаются суммы отпускных на практических примерах, из которых легко понять, на какую сумму отпускных выплат в каком месяце можно рассчитывать в 2021 году.
Порядок предоставления отпусков
Отпуск предоставляется работникам в соответствии с положениями главы 19 ТК РФ «Отпуска».
На основании ст. ст. 114 и 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка должен предоставляться работнику ежегодно. При этом право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и до истечения этого срока.
В соответствии со ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. Однако, согласно ТК РФ, хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ст. 115 ТК РФ) составляет 28 календарных дней.
Таким образом, за год работы каждый сотрудник имеет право как минимум на 28 календарных дней отпуска. Соответственно, за каждый отработанный месяц сотрудник получает право на 2,33 отпускных дня (28 дней/12 месяцев).
Из стажа работы, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исключаются (ст. 121 ТК РФ):
Расчет среднего заработка для отпускных в 2021 году
Еще раз напомним, что средний заработок рассчитывается в соответствии с положениями ст. 139 ТК РФ и Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
Для расчета средней заработной платы учитываются все виды выплат (независимо от их источников), предусмотренные действующей у работодателя системой оплаты труда.
К таким выплатам относятся:
заработная плата, включая надбавки и коэффициенты: по окладу, тарифам, сдельная, в виде % от выручки и пр., в том числе – в неденежной форме (оплата питания сотрудников и т.п., если это предусмотрено системой оплаты труда);
надбавки и доплаты, а также выплаты, связанные с условиями труда;
премии и другие вознаграждения, относящиеся к вознаграждениям за труд;
другие виды выплат, относящиеся к заработной плате.
Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).
Расчет среднего заработка работника (независимо от режима его работы) производится исходя из:
фактически начисленной ему заработной платы;
фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.
Календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно).
В случае, если у работника за предыдущие 24 месяца нет начислений зарплаты и фактически отработанных дней, то средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, начисленной за фактически отработанные дни в месяце, в котором он рассчитывается (п. 7 Постановления № 922). Например, когда работник еще не успел отработать 24 месяца или находился в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет, средний заработок будет считаться исходя из текущей зарплаты. Если у работника нет и такого заработка, то средняя заработная плата определяется исходя из установленной ему тарифной ставки или оклада, указанного в трудовом договоре или штатном расписании (п. 7 Постановления № 922).
Расчет отпускных в 2021 году
Согласно ст. 139 ТК РФ, средний дневной заработок для оплаты отпусков считается следующим образом:
Берем заработки за последние 12 календарных месяцев (складываем все суммы заработной платы и прочих выплат за каждый из этих месяцев).
Полученную в п. 1 сумму делим на 12 (месяцев) и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней).
Результат – «цена дня», используемая для расчета суммы отпускных выплат.
При этом, если в коллективном договоре установлены иные периоды расчета среднего заработка, бухгалтер должен выполнить расчет исходя из положений ТК РФ и исходя из положений, утвержденных работодателем. Затем нужно сравнить полученные показатели. Применять свой вариант можно лишь в том случае, если он не ухудшил показатель выплат. А общий порядок расчетов необходим для того, чтобы обоснованно подтвердить отсутствие ухудшения положения работников.
Формулы определения среднего заработка:
Если предшествующие отпуску 12 месяцев полностью отработаны:
«Цена дня» отпускных = Суммы, учитываемые для расчета среднего заработка за 12 месяцев/12 х 29,3.
Если предшествующие отпуску 12 месяцев отработаны не полностью:
«Цена дня» отпускных = Суммы, учитываемые для расчета среднего заработка/(А х 29,3 + В х 29,3/С),
Сумма отпускных выплат = «Цена дня» отпускных х Количество дней отпуска.
Примеры расчетов отпускных выплат в 2021 году
Ситуация 1
Сотрудник работает на условиях 5-дневной рабочей недели и стабильно получает одну и ту же сумму заработной платы (оклад). Такому работнику совсем просто высчитать, какую сумму отпускных выплат он получит. Для этого ему достаточно взять сумму своей заработной платы и разделить на 29,3, а затем умножить на количество дней отпуска.
Пусть заработная плата такого работника составляет 100 000 руб. «чистыми», т. е. это сумма, которую он получает ежемесячно («аванс» + «зарплата») уже после удержания НДФЛ. Оклад в этом случае составит 114 943 руб. Тогда «цена дня» отпускных составит 3 922,96 руб. (114 943 / 29,3).
А сумма отпускных за 7 календарных дней – 27 460,72 руб. (3 922,96 х 7).
Если же сотрудник хочет сберечь отпускные дни, то он может написать заявление на 5 дней отпуска (с понедельника по пятницу), и тогда сумма отпускных составит 19 614,8 руб. (3 922,96 х 5).
Но, сохранив дни отпуска, работник получит меньше денег.
В Расчете № 1 наглядно можно увидеть разницу между заработной платой за 5 рабочих дней и суммами отпускных выплат за 7 и за 5 календарных дней. При этом следует обратить внимание на те месяцы, в которых разница получается отрицательной, – отпуск в этот период принесет сотруднику дополнительный доход за счет того, что рабочих дней в них много и «цена» рабочего дня становится меньше.
Для расчета использован производственный календарь за 2021 год.
Количество рабочих дней в 2021 г.
Разница между выплатами (за 1 день)
Разница между выплатами (за 7 дней с учетом выходных)
Разница между выплатами (за 5 рабочих дней)
Как рассчитать отпускные в 2021 году
Основной алгоритм подсчета отпускных
Отпуск гарантирован Трудовым кодексом РФ. При этом на время нахождения сотрудника в отпуске за ним сохраняются рабочее место и средний заработок (ст. 114 ТК РФ).
Отпуска бывают нескольких видов:
При любом виде отдыха расчет отпускных производится по единой формуле (за исключением административного отпуска — без сохранения заработной платы, который не оплачивается, и отпуска по уходу за ребенком, оплата которого совершается по иным правилам).
ВАЖНО! Формула расчета отпускных утверждена в постановлении Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
Для расчета отпуска, как видно из формулы расчета отпускных, важно верно исчислить средний заработок за день.
Для расчета среднего заработка для отпуска за день пользуются формулой:
Нюансы определения периода расчета и учета выплат внутри него
Для того чтобы рассчитать отпускные, расчетный период принимают равным 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу наступления отпуска (ст. 138 ТК РФ).
Пример: положим, что отпуск наступает в июне 2021 года. Значит, для начисления отпускных берут период с 01.06.2020 по 31.05.2021.
Не все выплаты, полученные в искомый отрезок времени, и не все дни участвуют в расчете отпускных в 2021 году.
Как рассчитать отпускные, если в расчетном периоде у сотрудника не оказалось ни фактической отработки, ни фактических выплат?
Расчет отпускных 2021 года осложняется тем, что в расчетный период (а для того, чтобы рассчитать отпуск 2021 года надо брать расчетный период — часть 2020 года) попадают специфические дни — нерабочие непраздничные с сохранением заработной платы, которые были введены в 2020 году указами президента в связи с коронавирусом.
Как рассчитать отпускные в 2021 году с учетом этих нерабочих дней?
ВАЖНО! Если в нерабочие оплачиваемые дни сотрудник работал и это указано в табеле, то данные дни и выплаты учитываются при расчете среднего заработка. Если в нерабочие оплачиваемые дни сотрудник не работал, то эти дни и выплаты исключаются из расчетного периода.
Как правильно рассчитать отпускные, если расчетный период отработан не целиком?
Формула расчета отпускных в 2021 году при неполном отработанном расчетном периоде видоизменяется следующим образом:
Отпускные надо не только верно исчислить, но и корректно отразить в учете. Пошаговый алгоритм составления проводок по начислению отпускных вы найдете в «КонсультантПлюс», если оформите пробный бесплатный доступ к системе.
Нюансы расчет среднего заработка из МРОТ с учетом премий и повышений окладов: примеры
Как пересчитать отпускные из-за больничного, мы писали в статье «Перерасчет отпускных при больничном».
Чтобы корректно посчитать отпускные, необходимо знать о нюансах включения в расчет среднего заработка премий и повышений окладов.
Выплата премии: как учесть при расчете отпускных
Учет премий зависит от того, какая именно премия попала в расчетный период:
Если расчетный период отработан не полностью, то чтобы рассчитать отпускные, премии учитываются в пропорции к отработанному времени.
Повысили оклад: что с отпускными?
Еще одна частная ситуация, которую надо учесть при расчете отпускных, — повышение оклада в расчетном периоде.
Если оклад повышен в расчетном периоде или после него, то индексировать расчет нужно только при соблюдении следующих условий:
Подробнее о порядке индексации отпуска в связи с повышением оклада читайте в статье «Выполняется ли индексация отпускных при повышении оклада?»
Отпускные из МРОТ
В случае, когда рассчитанная по приведенным выше формулам средняя зарплата за месяц получилась меньше МРОТ, ее следует посчитать заново, опираясь на размер МРОТ.
Еще один случай, когда среднюю зарплату пересчитывают, — это увеличение МРОТ во время отпуска.
Считаем выплаты за отпуск вместе
Итоги
Отпускные исчисляют на основании выплат за полный год до месяца наступления отпуска. Рассчитывают средний дневной заработок и умножают его на количество дней отпуска. Не все выплаты и не все дни участвуют в расчете базы для отпуска. Если средний месячный заработок меньше МРОТ, отпускные считают на основании МРОТ, а не фактических выплат.