каким образом фиксируется отсутствие приложения к поступившему документу
Каким образом фиксируется отсутствие приложения к поступившему документу
4.2. Прием и первичная обработка поступивших документов
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2.1.1. Корреспонденция, доставленная почтовой связью, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения с выполнением следующих операций:
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
1) количество конвертов простой почты сверяется с количеством, указанным подразделением почтовой связи в накладной;
2) наличие регистрируемых почтовых отправлений проверяется по записям почтовых реестров;
3) факт приема корреспонденции оформляется записью о приеме, заверяющейся подписью уполномоченного должностного лица и печатью «Для документов» в накладной. В случае выявления несоответствия сведений накладной и почтовых реестров фактическому наличию корреспонденции в обоих экземплярах накладной оформляется соответствующая запись.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2.1.3. Корреспонденция организации, доставленная ее представителем, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной по установленным правилам, и документа, удостоверяющего личность представителя).
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
Корреспонденция, поступающая в структурное подразделение территориального органа Службы, принимается уполномоченным делопроизводителем структурного подразделения в рабочее время.
О документах с пометками «Срочно», «Оперативно», поступивших в нерабочее время, оперативный дежурный центрального аппарата (территориального органа) Службы по средствам связи информирует руководство Службы (руководителя территориального органа Службы) и в дальнейшем действует в соответствии с полученными распоряжениями.
(п. 4.2.2 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2.3. Документы, доставленные курьером непосредственно в структурные подразделения и должностным лицам центрального аппарата (в подразделения и должностным лицам аппарата управления территориального органа) Службы, в день поступления либо на следующий рабочий день (с 09 часов 30 минут до 10 часов 30 минут) передаются в подразделение документационного обеспечения для регистрации.
(п. 4.2.3 в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2.4. Обращение гражданина (физического лица), доставленное им лично, принимается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения или уполномоченным должностным лицом, ведущим личный прием граждан, с проверкой документа, удостоверяющего личность гражданина. Обращение гражданина, доставленное его представителем, принимается с проверкой полномочий представителя (наличие доверенности, оформленной установленным порядком, и документа, удостоверяющего личность представителя).
(п. 4.2.4 в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2.5. При отсутствии документов, подтверждающих полномочия представителя гражданина или организации, ему предлагается опустить документы в предусмотренный на этот случай ящик для корреспонденции, установленный при входе в служебное здание центрального аппарата (структурного подразделения или аппарата управления территориального органа) Службы.
4.2.6. Корреспонденция, поступающая в центральный аппарат (аппарат управления территориального органа) Службы, проходит первичную обработку и регистрацию в день поступления либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
Первичная обработка корреспонденции, поступающей в центральный аппарат (аппарат управления, структурное подразделение территориального органа) Службы осуществляются подразделением документационного обеспечения с выполнением следующих операций:
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2.6.1. Перед вскрытием конвертов (упаковки) проверяется отсутствие их повреждений и повреждений вложений, а также правильность доставки и наличие на конвертах (упаковке) грифа секретности или отметки о конфиденциальности («Секретно», «Для служебного пользования», «Заявка на участие в открытом конкурсе, аукционе. (наименование конкурса, аукциона). Конверт не вскрывать до. (. час. мин.)», «Лично» и др.) либо пометки «Срочно» («Оперативно» и др.).
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2.6.3. Конверты с заявками на участие в открытых конкурсах, аукционах без вскрытия по реестру передаются в Управление делами (финансово-хозяйственное подразделение территориального органа) Службы.
4.2.6.4. Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия по реестру передаются адресату.
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2.6.6. Ошибочно доставленная почтовой связью корреспонденция возвращается подразделению почтовой связи с пометкой «возврат» в накладной на передачу почтовых отправлений или пересылается надлежащему адресату, если известен его адрес.
Корреспонденция, ошибочно доставленная фельдъегерем, не принимается. В описи корреспонденции, направленной фельдъегерем, в этом случае оформляется соответствующая запись, заверяемая печатью «Для документов».
4.2.6.7. После изъятия конвертов с грифом секретности и пометками, указанными в пп. 4.2.6.2, 4.2.6.3, 4.2.6.4 и 4.2.6.5 Инструкции, а также конвертов с обращениями граждан и ошибочно доставленной корреспонденции вскрываются все оставшиеся конверты (пакеты, упаковка).
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2.6.8. При вскрытии конвертов (пакетов, упаковки) по сведениям, указанным на них или в описи вложения, проверяется наличие документов с соответствующими номерами и всех названных в документах приложений, а также производится сортировка документов на подлежащие и не подлежащие регистрации, выделение документов, адресованных непосредственно в структурные подразделения центрального аппарата (территориального органа) Службы.
Не подлежит регистрации следующая входящая корреспонденция (фиксируется только дата ее поступления):
дублирующие копии документов, в том числе поступившие по электросвязи;
справочная информация, присланная для сведения;
поздравительные письма и телеграммы;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);
документы, поступившие без сопроводительного письма:
бухгалтерские документы (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки и т.п.);
заявления граждан о приеме на работу, заявления государственных служащих Службы об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам);
формы статистической отчетности.
4.2.6.9. При отсутствии в конверте документа либо приложений к нему, несовпадении регистрационных номеров, а также при неисправимом повреждении документов составляется акт:
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа ФССП России от 31.03.2014 N 112)
(см. текст в предыдущей редакции)
4.2.6.10. Конверты входящих документов, как правило, уничтожаются по истечении недельного срока, за исключением случаев, когда только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата отправки документа. В указанных случаях конверты сохраняются и прилагаются к документам.
Каким образом фиксируется отсутствие приложения к поступившему документу
5.3. Прием, обработка и распределение
5.3.1. Документы, поступающие в ФССП России на бумажных носителях, проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
5.3.2. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства:
5.3.2.2. Корреспонденция, доставляемая в ФССП России Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, принимается экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестрам. Прием корреспонденции подтверждается подписью работника, принявшего документы, в реестре с указанием даты получения. Подпись удостоверяется печатью Управления делопроизводства «Для пакетов».
5.3.2.3. Документы, передаваемые нарочным непосредственно руководству ФССП России или начальникам управлений центрального аппарата ФССП России, а также поступившие в их адрес в конвертах с пометкой «лично», после рассмотрения подлежат немедленной передаче в Управление делопроизводства для их последующей регистрации и организации прохождения в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.
5.3.2.4. Несекретная служебная корреспонденция, доставленная в ФССП России Государственной фельдъегерской службой Российской Федерации, телеграммы, доставленные в ФССП России нарочным, в нерабочее время принимаются оперативным дежурным по ФССП России в соответствии с Инструкцией о порядке организации оперативного дежурства в Федеральной службе судебных приставов. В рабочее время указанные документы по реестру передаются оперативным дежурным по ФССП России в Управление делопроизводства.
5.3.2.5. Перед вскрытием поступивших почтовых отправлений проверяются правильность их доставки (адресования) и сохранность упаковки.
Правильность адресования поступивших почтовых отправлений проверяется работниками отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства по реквизитам адреса адресата, которые должны включать:
— название улицы, номер дома, номер квартиры;
— название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
— название республики, края, области, автономного округа (области);
— название страны (для международных почтовых отправлений);
Почтовое отправление в связи с неточностью адресования, а также при отсутствии адресата по указанному адресу экспедицией отдела документационного обеспечения Управления делопроизводства передается оператору почтовой связи с соответствующей припиской к накладной для возврата отправителю или пересылается по принадлежности, если известен правильный почтовый адрес адресата.
Конверты с документами, за исключением имеющих пометку «лично», вскрываются в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Вскрытая, не принадлежащая ФССП России по содержанию корреспонденция перезаконвертовывается (вложение вкладывается во вскрытый конверт, разрез конверта заклеивается чистой бумагой, места склейки скрепляются печатью Управления делопроизводства «Для пакетов») и возвращается оператору почтовой связи с соответствующей припиской к накладной или пересылается по принадлежности, если известен правильный почтовый адрес адресата.
Конверты с документами, имеющие пометку «лично», передаются адресату без вскрытия и регистрации.
Конверты и другая упаковка от поступившей корреспонденции уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям.
5.3.3. Вся входящая корреспонденция, за исключением личной переписки и отдельных ее видов, указанных в подпункте 5.3.3.1 Инструкции, подлежит обязательной централизованной регистрации в Управлении делопроизводства.
Централизованная регистрация обращений граждан осуществляется отделом писем и приема граждан Управления делопроизводства, централизованная регистрация иной входящей корреспонденции осуществляется в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.
Порядок регистрации полученных документов, установленный в ФССП России, излагается в разделе 6.5 Инструкции.
5.3.3.1. Не подлежат регистрации следующие виды входящей корреспонденции:
— печатные издания (книги, журналы, бюллетени и т.п.);
— поздравительные письма и телеграммы;
— копии документов, поступившие для сведения;
— телеграммы и письма по кадровым вопросам (о разрешении отпусков, командировок и т.п.), заявления граждан о приеме на работу, заявления федеральных государственных гражданских служащих ФССП России об увольнении (о переводе, предоставлении отпуска и по другим кадровым вопросам), которые подлежат передаче в Управление государственной службы и кадров вместе с конвертами, в которых они поступили;
— документы бухгалтерского учета и отчетности, а также документы по вопросам финансово-хозяйственной деятельности (договоры, акты, счета на оплату товаров и услуг и т.п.), которые подлежат передаче в Управление делами вместе с конвертами, в которых они поступили.
5.3.3.2. Передача нерегистрируемых в Управлении делопроизводства документов в Управление государственной службы и кадров и в Управление делами осуществляется отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестрам установленного образца (Приложение N 28).
5.3.4. Входящая корреспонденция, адресованная руководству ФССП России, а также без указания конкретного должностного лица или управления центрального аппарата ФССП России, предварительно рассматривается в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства.
5.3.4.1. Предварительное рассмотрение входящей корреспонденции проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством ФССП России и направляемые непосредственно в управления центрального аппарата ФССП России (ответственным исполнителям).
Распределение поступивших документов при предварительном рассмотрении осуществляется исходя из оценки содержания документов и с учетом установленного в ФССП России распределения обязанностей между заместителями директора Федеральной службы судебных приставов.
Справку подписывает начальник Управления делопроизводства или его заместитель.
5.3.5. Зарегистрированная и предварительно рассмотренная корреспонденция отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства направляется:
5.3.5.1. Работнику, осуществляющему функции секретаря Директора, для доклада Директору:
— поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Министра юстиции Российской Федерации по вопросам деятельности ФССП России, а также документы Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, содержащие поручения для ФССП России; документы руководителей органов государственной власти;
— обращения руководителей субъектов Российской Федерации по вопросам ФССП России;
— федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, касающиеся деятельности Минюста России и подведомственных ему служб;
— обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, членов Общественной палаты Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации, Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека;
— документы, содержащие информацию о преступлениях;
5.3.5.2. Работникам, осуществляющим функции секретарей заместителей Директора, для доклада заместителям Директора:
— документы, адресованные лично заместителю Директора;
— иные документы, требующие рассмотрения в соответствии с установленным в ФССП России распределением обязанностей между заместителями Директора, не указанные в подпункте 5.3.5.1 Инструкции;
— документы, содержащие информацию о преступлениях (только заместителю Директора, курирующему работу Управления организации дознания и административной практики);
5.3.5.3. В управления центрального аппарата ФССП России:
— документы, адресованные лично начальнику соответствующего управления;
— обращения граждан и юридических лиц, а также руководителей территориальных органов ФССП России и их заместителей по вопросам, отнесенным к ведению управления;
— иные документы, касающиеся вопросов, отнесенных к ведению управления, не подлежащие направлению для рассмотрения Директору и его заместителям;
5.3.5.4. В Управление организации дознания и административной практики после рассмотрения Директором или лицом, исполняющим его обязанности, а также заместителем Директора, курирующим работу Управления организации дознания и административной практики, в соответствии с резолюцией незамедлительно:
— документы, содержащие информацию о преступлениях;
К документам, направляемым на доклад Директору и его заместителям, прилагается сопроводительный лист (Приложение N 23);
Обращения граждан передаются в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства также по реестрам установленного образца.
5.3.5.7. Работники, осуществляющие функции секретаря Директора (заместителей Директора), ответственные за делопроизводство в управлениях центрального аппарата ФССП России, поступившие документы учитывают в журналах (электронных базах) учета входящих документов под теми же номерами, которые были присвоены им в Управлении делопроизводства.
5.3.6. Зарегистрированные в отделе писем и приема граждан обращения граждан, не требующие доклада руководству ФССП России, направляются в зависимости от их содержания в соответствующие управления центрального аппарата ФССП России с приложением статистической карточки (в двух экземплярах) или с поручением о рассмотрении в территориальные органы ФССП России.
Обращения граждан, требующие доклада руководству ФССП России, передаются для рассмотрения Директору (заместителям Директора) в соответствии с порядком, предусмотренным в подпунктах 5.3.5.1 и 5.3.5.2 Инструкции.
5.3.7. Рассмотренные руководством ФССП России документы возвращаются работниками, осуществляющими функции секретаря Директора (заместителей Директора) в отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства, где в РКФ по каждому документу вносится содержание резолюции, а документы передаются на исполнение.
5.3.8. В случае, когда исполнение документа поручено нескольким управлениям центрального аппарата ФССП России, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии.
5.3.9. Корреспонденцию, адресованную управлениям центрального аппарата ФССП России, получают по реестрам в отделе документационного обеспечения Управления делопроизводства работники этих подразделений, назначенные ответственными за делопроизводство, два раза в день: с 10 час. 00 мин. до 11 час. 45 мин. и с 15 час. 00 мин. до 17 час. 00 мин.
Ответственный за делопроизводство вносит в журнал (электронную базу) учета входящих документов информацию об исполнителе и установленном сроке исполнения, передает документ на исполнение.
Сведения об исполнителях по поступившим документам, поставленным на контроль исполнения, ответственным за делопроизводство сообщаются в отдел контроля исполнения документов Управления делопроизводства по телефону с последующим представлением списка исполнителей по контрольным документам не позднее следующего дня.
5.3.11. Передача документа, поступившего для исполнения, из одного управления в другое управление центрального аппарата ФССП России производится в день получения документа только через отдел документационного обеспечения Управления делопроизводства по реестру.
Заместитель Директора принимает решение о передаче документа в случае, когда документ подлежит передаче между курируемыми им управлениями центрального аппарата ФССП России на основании мотивированной докладной записки соответствующего начальника управления.
В иных случаях решение о передаче документа принимает Директор на основании мотивированной докладной записки начальника управления центрального аппарата ФССП России, согласованной с заместителем Директора, курирующим данное управление.
Вопрос о передаче документа из одного отдела в другой внутри одного управления решается начальником данного управления на основании мотивированной докладной записки начальника отдела.
Примерный перечень вопросов для прохождения конкурса
Примерный перечень вопросов для прохождения собеседования:
Для замещения должностей, относящихся к старшей группе должностей категории «специалисты»(главный специалист-эксперт, ведущий специалист эксперт, специалист-эксперт):
Перечислите виды исполнительных документов?
По каким основаниям судебный пристав-исполнитель вправе отказать в возбуждении исполнительного производства?
Перечислите права судебного пристава-исполнителя.
Перечислите обязанности судебного пристава-исполнителя?
Виды имущества, принадлежащего гражданину-должнику, на которое не может быть обращено взыскания по исполнительным документам?
Порядок обращения взыскания на имущество должника, находящееся у третьих лиц?
Что такое исполнительные действия?
Что такое меры принудительного исполнения?
В каких случаях исполнительные производства объединяются в сводное исполнительное производство?
Время совершения исполнительных действий?
Назовите задачи исполнительного производства?
Назовите принципы исполнительного производства?
Для замещения должностей, относящихся к старшей группе должностей категории «обеспечивающие специалисты»(старший специалист 1 разряда, старший специалист 2 разряда, старший специалист 3 разряда):
В какой срок осуществляется прием и регистрация поступающей корреспонденции?
Каким образом фиксируется отсутствие приложения к поступившему документу?
В какой срок регистрируются исходящие документы?
Какие документы направляются заказным почтовым отправлением?
Какие данные должны содержаться в обязательном порядке в письменном обращении гражданина?
Как направляется ответ на электронное обращение?
Какой документ предъявляет гражданин при личном приеме?
Как часто проверяется поступление заявлений о предоставлении государственной услуги в АИС ФССП России?
Как принимается корреспонденция, доставленная представителем?
В какой срок проводится инвентаризация оконченных исполнительных производств?
Виды исполнительных документов?
В какой срок поступившие исполнительные документы должны быть переданы судебному приставу-исполнителю?
Время создания/изменения документа: 09 сентября 2019 11:07 / 25 мая 2020 11:22
Каким образом фиксируется отсутствие приложения к поступившему документу
3.1. Прием корреспонденции, поступившей по каналам почтовой связи, специальной и фельдъегерской связи, а также доставленной нарочным в экспедицию суда
3.1.1. Поступающая в арбитражный суд корреспонденция принимается экспедицией и регистрируется в группе регистрации подразделения делопроизводства.
Корреспонденция принимается экспедицией из почтовых отделений связи, от организаций, специализирующихся на доставке почтовой корреспонденции и грузов, от фельдъегерской службы, подразделений специальной связи, по каналам электронной связи, в том числе с сайта арбитражного суда, представителей юридических и физических лиц в течение всего рабочего дня.
Регистрация заявлений производится в день поступления в суд. Документы, поступившие в рабочие дни после 15 часов, могут быть зарегистрированы на следующий рабочий день.
Прием корреспонденции, подаваемой нарочным, ведется в течение всего рабочего дня суда, однако в связи с большим количеством поступающей корреспонденции и с учетом штатной численности работников, осуществляющих прием, обработку и регистрацию корреспонденции, сдаваемой гражданами и представителями организаций через приемную суда, приказом арбитражного суда время приема корреспонденции может быть сокращено не более чем на три часа. В случае сокращения времени приема в суде должна быть размещена информация об альтернативном способе подачи документов в суд, в том числе путем пересылки почтового отправления (с указанием адреса и режима работы ближайшего почтового отделения) либо посредством сервиса электронной подачи документов, а также с использованием ящика приема корреспонденции, установленной в здании арбитражного суда.
В выходные и праздничные дни прием корреспонденции не ведется.
На всех стадиях работы с судебными документами, присылаемыми в конвертах или передаваемыми непосредственно в суд, а также при формировании томов судебных дел работники подразделений делопроизводства и судебных составов при обнаружении на конверте или документе грифа секретности обязаны немедленно сообщить об этом своему непосредственному руководителю и передать такие конверты без вскрытия и документы в режимно-секретное подразделение.
3.1.2. Прием документов от представителей юридических и физических лиц производится в незапечатанном виде. Запечатанные конверты (пакеты) вскрываются специалистом экспедиции в присутствии лица, доставившего пакет, либо лицом, доставившим пакет.
В здании арбитражного суда может быть установлен ящик для приема корреспонденции в запечатанных пакетах, при этом на ящике должно быть указано время выемки корреспонденции из ящика. Выемка корреспонденции из ящиков осуществляется ежедневно, ее обработка производится аналогично обработке корреспонденции, поступившей по каналам почтовой связи.
3.1.3. При приеме документов от юридических и физических лиц все подлинники и копии документов, указанные в приложении к основному документу, проверяются по количеству и наименованию.
Если документы представлены не в полном или в большем, чем в описи, объеме или вместо подлинных документов представлены их копии и это в приложении не оговорено, специалист экспедиции вправе предложить лицу, сдающему документы (при наличии у него документов, удостоверяющих личность и подтверждающих полномочия на представление интересов заявителя), внести изменения в приложение. После внесения соответствующих изменений лицом, сдающим документы, документы принимаются.
3.1.4. Если документы поступили из почтового отделения связи, доставлены фельдъегерской службой, подразделением специальной связи или организацией, специализирующейся на доставке почтовой корреспонденции и грузов, специалист экспедиции проверяет сохранность упаковки, наличие повреждений, соответствие количества поступивших документов количеству, указанному в документе и приложении к нему, правильность доставки по адресу, указанному на конверте и в документе. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, подписанным руководителем подразделения делопроизводства. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.
При наличии недостатков в оформлении документов, а также в случае если документы вложены не в полном или в большем, чем в описи, объеме, или вместо подлинных документов вложены их копии и это в приложении не оговорено, составляется акт в трех экземплярах (приложение N 3.1). Один экземпляр направляется заказным почтовым отправлением отправителю корреспонденции, другой подшивается в дело по номенклатуре экспедиции, третий передается вместе с документами в судебный состав или структурное подразделение суда.
В поступивших судебных делах сверяется количество листов каждого тома дела с количеством листов, указанных во внутренней описи, имеющейся в деле.
Конверты прилагаются к документам.
При личном приеме документов специалист подразделения делопроизводства проставляет штамп и на втором экземпляре основного документа, который остается у лица, сдающего документы.
В случае если документы представлены не в полном или в большем, чем в описи, объеме или вместо подлинных документов представлены их копии и это в приложении не оговорено, перед проставлением регистрационного штампа специалист экспедиции делает надпись или проставляет штамп следующего содержания:
«Полученные документы не соответствуют приложениям. По факту несоответствия составлен акт от ______ __________. Подпись сотрудника экспедиции, расшифровка подписи».
3.1.6. При поступлении в арбитражный суд нечитаемых документов или их копий, а также документов, имеющих серьезные повреждения, исключающих возможность правильно определить их содержание, специалист экспедиции составляет акт об указанных недостатках в двух экземплярах (приложение N 3.1), подписываемый специалистами экспедиции. Такие документы регистрируются в САД и сопроводительным письмом о возврате документов, подписанным руководителем подразделения делопроизводства, направляются заявителю вместе с поступившими документами. Второй экземпляр акта помещается в дело по номенклатуре экспедиции.
3.1.7. Регистрация исковых заявлений и других процессуальных документов ведется отдельно от остальных документов.
Поступившая корреспонденция, как правило, передается из экспедиции в группу регистрации в день поступления, но не позднее первой половины следующего рабочего дня.
Документы, поступившие на имя председателя суда, регистрируются и передаются в секретариат председателя суда в день поступления.
3.1.8. На каждый первично поступивший документ заполняется электронная регистрационная карточка в САС (для документов процессуального характера) или САД (для писем, обращений, жалоб, служебной переписки) и осуществляется регистрация входящего документа.
При регистрации в САД специалистом подразделения делопроизводства или лицом, привлеченным судом для оказания услуг по сканированию, осуществляется обязательное сканирование всех поступающих документов непроцессуального характера с прикреплением электронных образов документов к регистрационным карточкам САД.
Арбитражные суды осуществляют входное потоковое сканирование поступающих процессуальных документов по мере появления у судов соответствующей технической возможности.
3.1.9. Не подлежат отдельной регистрации возвращенные отделениями почтовой связи вследствие неполучения или ненахождения адресата почтовые отправления с копиями судебных актов, а также почтовые уведомления с отметкой о вручении почтового отправления адресату. Такие почтовые отправления передаются в соответствующий судебный состав для приобщения к материалам дела. Факт поступления возвращенного отправления или уведомления регистрируется в САС.
3.1.10. На конвертах с пометкой «Лично» проставляются дата поступления и учетный номер. Такие конверты не вскрываются и учитываются в специальном журнале (приложение N 6) по реквизитам, указанным на конверте, после чего передаются под расписку адресатам. Подобная корреспонденция становится официальным документом после возвращения в экспедицию для регистрации и направления на рассмотрение по принадлежности.
3.1.11. При поступлении в одном конверте нескольких документов по разным не относящимся друг к другу вопросам, конверт прилагается к тому документу, в котором наиболее важна дата отправления. К остальным документам прилагаются ксерокопии конверта с отметкой о местонахождении подлинника конверта. Записи заверяются подписью специалиста с ее расшифровкой.
3.1.12. Перед регистрацией документа и вводом информации по нему в САС или САД специалисты подразделения делопроизводства проверяют в базе данных наличие имеющихся материалов, относящихся к поступившему документу.
В случае наличия в САД аналогичных и/или связанных с ним документов, ранее поступивших в суд, в карточке регистрируемого документа устанавливается связь с карточкой ранее поступившего документа.
В случае нахождения дела или документа на исполнении последующие документы после их регистрации направляются непосредственно судье (помощнику судьи) или в подразделение, где ведется работа по ранее поступившим документам (за исключением жалоб на действия судей или работников аппарата суда).
3.1.13. Заявления и жалобы, а также другие документы, не связанные с рассмотрением судебных дел (документы непроцессуального характера), предназначенные для рассмотрения председателем арбитражного суда, заместителями председателя арбитражного суда (согласно распределению обязанностей между ними), руководителями структурных подразделений суда, регистрируются в САД и передаются под расписку в реестре в секретариат председателя суда, секретарю (в приемную) соответствующего заместителя председателя или руководителя подразделения.
3.1.14. При регистрации документа непроцессуального характера ему присваивается уникальный регистрационный номер в зависимости от вида входящего документа и лица или подразделения, которому он адресован.
Регистрационный номер входящего документа состоит из следующих реквизитов:
Код подразделения, как правило, состоит из условных буквенных обозначений судебных составов и подразделений.
Присвоенный регистрационный номер закрепляется за этим документом на весь период его рассмотрения и прохождения в арбитражном суде.
3.1.16. Зарегистрированные подразделением делопроизводства документы повторно в других подразделениях суда не регистрируются.
3.1.17. Специалисты подразделения делопроизводства передают помощнику судьи/специалисту судебного состава или делопроизводителю подразделения все документы и дела исключительно по реестру (Журналу передачи исковых заявлений, дополнительных документов в судебный состав) с указанием инициалов и фамилии получившего, даты передачи (приложение N 7). Передача может осуществляться как в электронной, так и в документарной форме.
При передаче документов (жалоб, судебных дел, прочих документов) в судебный состав по реестрам в документарной форме принимающее лицо расписывается в данном реестре.
Все журналы и реестры ведутся арбитражным судом в электронном виде. В случае необходимости внесения в журнал/реестр подписей заинтересованных лиц листы журнала/реестра распечатываются, соответствующие графы подписываются, после чего листы подшиваются в журнал/номенклатурное дело в хронологическом порядке.
Учет перемещения документов внутри судебного состава осуществляется либо на основании электронных реестров в САС, либо путем внесения записей о передаче каждого судебного дела/каждого документа в регистрационную карточку судебного дела в САС, либо путем осуществления записей о факте передачи в Журнале передачи исковых заявлений (заявлений), дел и дополнительных материалов, ведущемся в судебном составе (Приложение N 2).
3.1.18. При передаче документов и дел из одного структурного подразделения суда в другое ответственность за контроль правильности и своевременности внесения соответствующей информации в электронную регистрационную карточку документа/дела лежит на подразделении, передающем документ или дело.