каким способом или в какой форме должно осуществляться документальное фиксирование сведений
Каким способом или в какой форме должно осуществляться документальное фиксирование сведений
Фиксирование и хранение информации
27. В целях Федерального закона N 115-ФЗ фиксированием сведений (информации) является получение и закрепление сведений (информации) на бумажных и (или) иных носителях информации.
Обслуживающее лицо в соответствии с правилами внутреннего контроля обязано документально фиксировать информацию, полученную в результате применения указанных правил и реализации программ осуществления внутреннего контроля, и сохранять ее конфиденциальный характер.
Основаниями документального фиксирования информации являются:
а) запутанный или необычный характер сделки, не имеющей очевидного экономического смысла или очевидной законной цели;
б) несоответствие сделки целям деятельности клиента, установленным учредительными документами этого клиента;
в) выявление неоднократного совершения операций или сделок, характер которых дает основание полагать, что целью их осуществления является уклонение от процедур обязательного контроля, предусмотренных Федеральным законом N 115-ФЗ;
г) совершение операции, сделки клиентом, в отношении которого Федеральной службой по финансовому мониторингу обслуживающему лицу направлен либо ранее направлялся запрос, предусмотренный подпунктом 5 пункта 1 статьи 7 Федерального закона N 115-ФЗ. Указанная норма Федерального закона N 115-ФЗ предусматривает обязанность обслуживающего лица предоставлять в Федеральную службу по финансовому мониторингу по ее запросу имеющуюся информацию об операциях клиентов и о бенефициарных владельцах клиентов, объем, характер и порядок предоставления которой определяются в порядке, установленном Правительством Российской Федерации;
д) отказ клиента от совершения разовой операции, в отношении которой у обслуживающего лица возникают подозрения, что указанная операция осуществляется в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма;
е) иные обстоятельства, дающие основания полагать, что сделки осуществляются в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма.
28. Оценка степени (уровня) риска, а также обоснование такой оценки фиксируются обслуживающим лицом в анкете клиента либо иным способом, предусмотренным в правилах внутреннего контроля.
29. Документы, содержащие сведения, указанные в статье 7 Федерального закона N 115-ФЗ, и сведения, необходимые для идентификации личности, подлежат хранению обслуживающим лицом не менее пяти лет. Указанный срок исчисляется со дня прекращения отношений с клиентом.
29.1. Информация и документы, содержащие сведения, необходимые для идентификации физического или юридического лица, индивидуального предпринимателя, а также относящиеся к деятельности клиента, должны храниться таким образом, чтобы они могли быть своевременно доступны Федеральной службе по финансовому мониторингу, а также иным органам государственной власти в соответствии с их компетенцией в случаях, установленных законодательством Российской Федерации.
Каким способом или в какой форме должно осуществляться документальное фиксирование сведений
4.6. Порядок документального фиксирования информации (документов), полученных при реализации Правил внутреннего контроля
4.6.1. Документы и сведения, полученные в ходе реализации настоящих Правил, в том числе полученные в результате первичной идентификации и последующего изучения Клиента, подлежат документальному фиксированию в соответствии с настоящим разделом.
4.6.2. Информация об операциях (сделках) Клиента фиксируется таким образом, чтобы в случае необходимости было возможно воспроизвести детали операции (сделки), в т.ч., сумму операции (сделки), валюту платежа, данные о контрагенте.
4.6.3. Анкета (досье) клиента может не оформляться при проведении банковских операций и иных сделок, в результате которых не происходит открытия банковского счета (вклада) или установления иных длящихся договорных отношений, если сведения, требуемые в соответствии со статьей 7 Закона 115-ФЗ, фиксируются иными способами, определенными правилами проведения банковских операций и иных сделок.
4.6.5. В зависимости от возможностей используемого АБС, Банком может быть установлен один из следующих способов ведения Анкет (досье) клиента:
— заполнение Клиентом либо сотрудником подразделения идентификационной части Анкеты (досье) клиента на бумажном носителе (устанавливается в случае, когда ведение Анкеты (досье) в АБС на данном участке банковской деятельности не полностью автоматизировано);
— формирование сотрудником подразделения Анкеты (досье) клиента в АБС на основании документов и сведений, полученных в соответствии с Программой идентификации. При переносе на бумажный носитель Анкета (досье) клиента заверяется подписью сотрудника, обладающего правом формирования Анкеты (досье) клиента в АБС либо Уполномоченным сотрудником, в котором Клиент состоит на обслуживании, либо Ответственным сотрудником.
4.6.6. Сведения о присутствии или отсутствии по своему местонахождению юридического лица, его постоянно действующего органа управления, иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени юридического лица без доверенности, а также сведения о Выгодоприобретателях, в том числе о действии Клиента к собственной выгоде либо к выгоде третьего лица, фиксируются Клиентом:
— указанные сведения могут быть зафиксированы сотрудником подразделения на основании акта проверки присутствии по местонахождению юридического лица его постоянно действующего органа управления, иного органа или лица, которые имеют право действовать от имени юридического лица без доверенности, или иного документа, оформленного в соответствии с установленным в Банке порядком.
4.6.7. Порядок документального фиксирования сведений о плательщике при осуществлении безналичных расчетов и переводов денежных средств
4.6.7.1. При осуществлении безналичных платежей с банковских счетов клиентов подразделения, осуществляющие прием и обработку расчетных документов, обязаны обеспечить контроль наличия и полноты передачи в составе расчетных документов следующей информации:
4.6.7.2. При осуществлении операций по переводам денежных средств по поручению физических лиц без открытия банковских счетов подразделения, проводящие указанные операции, обязаны обеспечить контроль наличия и полноты передачи в составе расчетных документов следующей информации:
4.6.7.4. Требования настоящего раздела в части контроля наличия и полноты передачи в составе расчетных документов информации не распространяются на:
— безналичные расчеты, осуществляемые Банком по банковским счетам на сумму, не превышающую 15 000 российских рублей, либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 15 000 российских рублей;
— безналичные расчеты по банковским счетам, открытым в Банке;
— безналичные расчеты, осуществляемые с использованием платежных карт;
— безналичные расчеты между Банком и другой кредитной организацией, в том числе иностранным банком, осуществляемые от своего имени и за свой счет;
— переводы денежных средств по поручению физических лиц без открытия банковских счетов, осуществляемые кредитными организациями на сумму, не превышающую 15 000 российских рублей, либо сумму в иностранной валюте, эквивалентную 15 000 российских рублей.
4.6.7.5. Подразделения, осуществляющие операции по счетам банков-корреспондентов, обязаны обеспечить неизменность информации, содержащейся в полученных расчетных документах, и ее хранение в соответствии с порядком хранения информации (документов), указанным в настоящих Правилах.
Каким способом или в какой форме должно осуществляться документальное фиксирование сведений
7. Программа документального фиксирования информации
7.1. Банк фиксирует информацию, полученную в результате реализации мер внутреннего контроля по ПОД/ФТ.
7.2. Документальному фиксированию подлежит информация, полученная в результате применения Правил и реализации программ их осуществления. Основаниями документального фиксирования информации являются основания, указанные в п. 6.3.4 настоящих Правил.
7.3. Информацию об операциях (сделках) клиента Банк фиксирует таким образом, чтобы:
— в случае необходимости было возможно воспроизвести детали операции (сделки) (в том числе сумму операции (сделки), валюту платежа, данные о контрагенте клиента);
— они могли быть использованы в качестве доказательства в уголовном, гражданском и арбитражном процессе.
7.4. При выявлении операций, подлежащих обязательному контролю, и подозрительных операций документальному фиксированию подлежат следующие сведения:
— вид операции и основания ее совершения;
— дату совершения операции с денежными средствами или иным имуществом, а также сумму, на которую она совершена;
— сведения, необходимые для идентификации физического лица, совершающего операцию с денежными средствами или иным имуществом (данные паспорта или другого документа, удостоверяющего личность), данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии), адрес его места жительства или места пребывания;
— наименование, идентификационный номер налогоплательщика, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения юридического лица, совершающего операцию с денежными средствами или иным имуществом;
— сведения, необходимые для идентификации физического или юридического лица, по поручению и от имени которого совершается операция с денежными средствами или иным имуществом, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии), адрес места жительства или местонахождения соответственно физического или юридического лица;
— сведения, необходимые для идентификации представителя физического или юридического лица, поверенного, агента, комиссионера, доверительного управляющего, совершающего операцию с денежными средствами или иным имуществом от имени, или в интересах, или за счет другого лица в силу полномочия, основанного на доверенности, договоре, законе либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии), адрес места жительства или местонахождения соответственно представителя физического или юридического лица;
— сведения, необходимые для идентификации получателя по операции с денежными средствами или иным имуществом и (или) его представителя, в том числе данные миграционной карты и документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии), адрес места жительства или местонахождения получателя и (или) его представителя, если это предусмотрено правилами совершения соответствующей операции;
7.5. Способы документального фиксирования сведений определяются и регламентируются внутренними документами Банка.
Каким способом или в какой форме должно осуществляться документальное фиксирование сведений
6. Программа документального фиксирования информации
6.1. На основании результатов программы выявления операций ООО «_________________» документально фиксирует информацию при выявлении признаков совершения клиентом:
а) операции (сделки), подлежащей обязательному контролю в соответствии со статьей 6 Федерального закона;
б) операции (сделки), подпадающей под критерии выявления и (или) признаки необычной операции (сделки);
в) иной операции (сделки), в отношении которой возникают подозрения, что она осуществляется в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма.
6.2. Документальное фиксирование информации осуществляется на основании информации и документов, предоставляемых клиентами организации. Документы, позволяющие идентифицировать клиента организации, установить и идентифицировать выгодоприобретателя и иных участников операции (сделки), а также определить основания ее совершения, должны быть действительны на дату их предъявления.
ООО «_________________» фиксирует информацию о клиенте, выгодоприобретателе, а также об операциях (сделках) клиента таким образом, чтобы в случае необходимости было возможно воспроизвести детали операции (сделки), в том числе сумму операции (сделки), валюту и назначение платежа, а также данные о контрагенте клиента.
1) категория операции (сделки) (подлежащая обязательному контролю либо необычная операция), критерии (признаки) либо иные обстоятельства (причины), по которым операция (сделка) может быть отнесена к операциям, подлежащим обязательному контролю, либо к необычным операциям (сделкам);
2) содержание (характер) операции (сделки), дата, сумма и валюта проведения;
в) сведения о лице (лицах), проводящем операцию (сделку);
3) описание возникших затруднений квалификации операции как подлежащей обязательному контролю или причины, по которой операция (сделка) квалифицируется как необычная;
4) сведения о сотруднике, составившем внутреннее сообщение об операции (сделке), и его подпись;
5) дата составления внутреннего сообщения об операции (сделке);
6) запись (отметка) о решении специального должностного лица, принятом в отношении внутреннего сообщения об операции (сделке), и его мотивированное обоснование;
7) запись (отметка) о решении руководителя организации либо уполномоченного им должностного лица, принятом в отношении внутреннего сообщения об операции (сделке);
8) запись (отметка) о дополнительных мерах (иных действиях), предпринятых организацией в отношении клиента в связи с выявлением необычной операции (сделки) или ее признаков.
Примечание: Форма внутреннего сообщения, порядок, сроки и способ его передачи ответственному лицу определяются организацией самостоятельно и отражаются в Правилах.
6.4. Кроме того, ООО «_________________» документально фиксирует информацию об операциях, имеющих следующие признаки:
— запутанный или необычный характер операции (сделки), не имеющей очевидного экономического смысла или очевидной законной цели;
— несоответствие операции (сделки) целям деятельности организации, установленным учредительными документами этой организации;
— неоднократное совершение операций (сделок), характер которых дает основание полагать, что целью их осуществления является уклонение от процедур обязательного контроля, предусмотренных Федеральным законом;
— иные обстоятельства, дающие основания полагать, что операции (сделки) осуществляются в целях легализации (отмывания) доходов, полученных преступным путем, или финансирования терроризма.
6.5. ООО «_______________» представляет информацию в Росфинмониторинг в соответствии с Инструкцией.
Памятка для субъектов статьи 7.1 Федерального закона № 115-Ф
1. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СУБЪЕКТОВ СТАТЬИ 7.1 ФЕДЕРАЛЬНОГО ЗАКОНА № 115-ФЗ
Правила внутреннего контроля (ПВК) разрабатываются в соответствии с законодательством Российской Федерации и утверждаются непосредственно адвокатом, нотариусом, руководителем организации, оказывающей юридические или бухгалтерские услуги, индивидуальным предпринимателем, оказывающим юридические или бухгалтерские услуги.
В случае вступления в силу новых нормативных правовых актов (НПА) в сфере ПОД/ФТ/ФРОМУ, затрагивающих обязанности субъектов статьи 7.1 по ПОД/ФТ/ФРОМУ, либо внесения аналогичных изменений в действующие НПА, ПВК приводятся субъектом статьи 7.1 в соответствие с требованиями указанных НПА не позднее месяца после даты их вступления в силу, если иное не установлено такими НПА.
Субъекты статьи 7.1 обязаны назначать специальных должностных лиц, ответственных за реализацию правил внутреннего контроля (СДЛ).
СДЛ должны пройти соответствующее обучение (целевой инструктаж) до начала осуществления своих функций.
Адвокаты, нотариусы осуществляют функции СДЛ самостоятельно.
Индивидуальные предприниматели – лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность в сфере оказания юридических или бухгалтерских услуг, вправе назначить сотрудника на должность СДЛ либо самостоятельно осуществлять функции СДЛ при прохождении соответствующего обучения в целях ПОД/ФТ/ФРОМУ.
4. РЕГИСТРАЦИЯ ЛИЧНОГО КАБИНЕТА НА САЙТЕ РОСФИНМОНИТОРИНГА
Наличие и использование личного кабинета для субъекта статьи 7.1 является обязательным.
Через личный кабинет до субъектов статьи 7.1 доводятся:
5. ПРОВЕДЕНИЕ ИДЕНТИФИКАЦИИ КЛИЕНТОВ, ИХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ, ВЫГОДОПРИОБРЕТАТЕЛЕЙ, БЕНЕФИЦИАРНЫХ ВЛАДЕЛЬЦЕВ. ФИКСИРОВАНИЕ СВЕДЕНИЙ О КЛИЕНТЕ
При проведении идентификации клиента осуществляются следующие мероприятия:
Документы, необходимые для идентификации клиента, подлежат хранению не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом.
6. ИЗУЧЕНИЕ КЛИЕНТОВ
В рамках изучения клиента субъекты статьи 7.1 при приеме на обслуживание и обслуживании клиентов получают информацию о целях установления и предполагаемом характере их деловых отношений с субъектом статьи 7.1, на регулярной основе принимают меры по определению целей финансово-хозяйственной деятельности, финансового положения и деловой репутации клиентов, а также по определению источников происхождения денежных средств и (или) иного имущества клиентов. Характер и объем указанных мер определяются с учетом степени (уровня) риска совершения клиентами операций в целях ОД/ФТ.
7. ОЦЕНКА РИСКА СОВЕРШЕНИЯ КЛИЕНТАМИ ОПЕРАЦИЙ В ЦЕЛЯХ ОД/ФТ
Оценивать и присваивать клиенту степень (уровень) риска совершения клиентом операций, связанных с ОД/ФТ, а также пересматривать присвоенный уровень риска ОД/ФТ (при необходимости) и применять меры по его снижению.
8. ВЫЯВЛЕНИЕ ОПЕРАЦИИ, КОТОРЫЕ ОСУЩЕСТВЛЯЮТСЯ ИЛИ МОГУТ БЫТЬ ОСУЩЕСТВЛЕНЫ В ЦЕЛЯХ ОД/ФТ, И ИНФОРМИРОВАНИЕ О НИХ РОСФИНМОНИТОРИНГА
Субъекты статьи 7.1 обязаны выявлять операции (сделки), которые могли или могут быть осуществлены в целях ОД/ФТ.
В целях выявления таких операций необходимо руководствоваться критериями и признаками необычных сделок, утвержденными приказом Росфинмониторинга от 08.05.2009 № 103. (Информационные письма Росфинмониторинга от 02.08.2011 № 17 и от 01.03.2019 № 59 используются субъектами статьи 7.1, в том числе, для оценки риска совершения операции в целях ОД/ФТ).
Субъекты статьи 7.1 либо уполномоченное ими лицо принимают решение:
9. ЗАМОРАЖИВАНИЕ (БЛОКИРОВАНИЕ) ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ ИЛИ ИНОГО ИМУЩЕСТВА И ИНФОРМИРОВАНИЕ ОБ ЭТОМ РОСФИНМОНИТОРИНГА
Субъекты статьи 7.1 обязаны:
Субъекты статьи 7.1 осуществляют операции с лицами, в отношении которых применяются меры по замораживанию (блокированию) денежных средств или иного имущества, в случае, если такие операции перечислены в пунктах 2.4, 2.5 статьи 6 и пункте 7 статьи 7.5 Федерального закона № 115-ФЗ.
10. ХРАНЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ
Субъекты статьи 7.1 обязаны обеспечить хранение в течение не менее 5 лет со дня прекращения отношений с клиентом:
Способ хранения документов и сведений определяется субъектами статьи 7.1 самостоятельно (в электронном виде или на бумажных носителях).
11. ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ИНФОРМАЦИИ
Субъектам статьи 7.1 и их работникам запрещено информировать третьих лиц о предоставлении информации в Росфинмониторинг (пункт 4 статьи 7.1 Федерального закона № 115-ФЗ).
Субъекты статьи 7.1 обязаны сохранять конфиденциальный характер информации, полученной в результате реализации ПВК (пункт 2 статьи 7 Федерального закона № 115-ФЗ).
12. ПРОВЕДЕНИЕ ОБУЧЕНИЯ СОТРУДНИКОВ
Целевой инструктаж и повышения уровня знаний проводятся организациями, учрежденными Федеральной службой по финансовому мониторингу, и другими организациями по программам, устанавливаемым Федеральной службой по финансовому мониторингу.
Перечень организаций, проводящих обучение, в соответствии с Положением, размещен на сайте Автономной некоммерческой организации «Международный учебно-методический центр финансового мониторинга» (АНО МУМЦФМ) в информационно-телекоммуникационной сети Интернет в разделе «Целевой инструктаж в сфере ПОД/ФТ», подраздел «Организации партнеры».
Документы, подтверждающие прохождение обучения, приобщаются к личному делу сотрудника.