каково назначение реквизита заголовок к тексту в какой форме составляется заголовок
Каково назначение реквизита заголовок к тексту в какой форме составляется заголовок
5 Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Форма по ОКУД 0211151
5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).
5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Назначение реквизита «Заголовок к тексту документа». Требования к его оформлению.
Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.
Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.
приказ (о чем?) «О совершенствовании структуры аппарата управления»;
положение (о чем?) «О канцелярии»;
протокол (чего?) «собрания акционеров»;
правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;
должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;
акт (о чем?) «О выделении документов к уничтожению»;
письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора»
В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в стандартах и классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения.
О внедрении СТБ 6.38-2004
Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.
Печать и ее назначение. Виды печатей. Порядок проставления печатей на документах.
Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.
Устанавливается три вида печатей: печать организации, печать структурного подразделения организации, печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т. п.). Печати организаций подразделяются на гербовые (печати с изображением Гос-ого герба РБ) и простые.
Порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством РБ.
Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства РБ. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.
Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.
В чем заключается особенность оформления заголовка к тексту в организационных документах?
Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. 2
Заголовок может отвечать на вопросы:
Приказ о создании аттестационной комиссии;
Должностная инструкция ведущего эксперта. 3
Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. 4
Заголовок расмещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается. 5
Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм. 6
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать. 7
Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита «Заголовок к тексту». 8
Когда организационные документы приобретают юридическую силу?
Как строится текст в организационных документах?
Организационные документы имеют, как правило, сложную структуру текста, состоящую из разделов (иногда и подразделов), имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты (подпункты), нумеруемые арабскими цифрами. Наименования разделов у каждого вида организационных документов разные. Например, в инструкции наименования разделов зависят от того, какое направление деятельности освещается в данной инструкции. Содержание текста организационных документов должно соответствовать действующему законодательству, поэтому в этой группе организационно-распорядительных документов наиболее часто применяются типовые и примерные организационные документы (например, Типовое положение о среднем специальном учебном заведении), которые служат основой для разработки конкретных документов.
Как долго действует организационный документ? Можно ли вносить изменения в текст организационного документа?
Новый гост для оформления документов
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем описано, как оформлять деловые и служебные документы: официальные письма, приказы на работе, справки для людей и запросы в ведомства. Россия составила список рекомендаций для всех и предлагает их использовать, чтобы было красиво и понятно.
Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.
Мы прочитали его весь — вот главное.
Как составлять документы по госту
Вот несколько советов из стандарта:
Зачем гост для документов
У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.
Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.
Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.
Когда документ на нескольких страницах
Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.
У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.
Шрифты — бесплатные
Шрифты рекомендуют такие:
Или похожие по начертанию и размеру.
В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.
Отступы и интервалы
Абзацный отступ — 1,25 см.
Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.
Вот требования к интервалам:
Минимальные поля для всех документов:
Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.
Выравнивание — по ширине
Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.
Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.
Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.
От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса
Реквизиты документа
Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.
В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН, ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.
По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.
Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:
Реквизит 18 – Заголовок к тексту
Заголовок документа является необходимым элементом учета и систематизации. Именно по заголовку чаще всего определяется содержание документа и осуществляется его поиск. Поэтому В ГОСТе Р 6.30-2003 определено важное требование к заголовку: «Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа». Из этого следует, что делопроизводителю необходимо уметь формулировать заголовки с учетом требований ГОСТа: во-первых, заголовок должен точно отражать содержание; во-вторых, отражать он должен содержание кратко.
Чтобы сформулировать заголовок к тексту, необходимо учесть еще и грамматическое требование ГОСТа: «Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта».
Следовательно, формальная характеристика заголовка зависит от наименования вида документа (реквизит 10), возможны заголовки в форме: а) предложного падежа с предлогами о, об, обо; б) родительного падежа без предлога.
Примеры формулировок заголовка к тексту документов разного вида:
Приказ (о чем?) — об увольнении И.И.Петрова;
Приказ (о чем?) – о проведении аттестации
Письмо (о чем?) – о сроках поставки продукции;
Распоряжение (о чем?) – об итогах ревизии
Служебная записка (о чем?) – об обеспечении отдела канцтоварами
Положение (о чем?) – об отделе рекламы;
Акт (чего?) – ревизии финансово-хозяйственной деятельности;
Акт (о чем?) – о выделении к уничтожению документов
Протокол (чего?) — общего собрания акционеров;
Правила (чего?) — проезда на Московском метрополитене;
Должностная инструкция (кого?) – секретаря-референта.
Чтобы заголовок точно отражал содержание документа, он должен включать слова, однокоренные к ключевым словам, имеющимся в тексте документа (реквизит 20). Часто в качестве ключевых в тексте документа используются глаголы-инфинитивы, отражающие распорядительное действие, с их распространителями. Необходимо образовать отглагольное существительное, присоединить к нему имеющиеся распространители и поставить в нужный падеж получившееся словосочетание.
К примеру, в тексте приказа первые пункты распорядительной части текста сформулирован так: «1. Утвердить инструкцию по делопроизводству. 2. Ввести в действие утвержденную Инструкцию по делопроизводству с 08.12.2013 года». Формулировка заголовка к данному тексту будет выглядеть так: «Об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству».
В заголовке должна быть отражена самая главная информация. Также при его составлении нельзя допускать двоякого толкования. Если в тексте излагается несколько вопросов, то заголовок должен формулироваться обобщенно. В документах большого объема при необходимости составляются подзаголовки. При формулировании заголовка нежелательно использовать конструкции со словом «вопросы» (например: Вопросы работы ревизионной комиссии) в тех случаях, когда можно более четко определить содержание документа. Более полным и точным в данном случае будет, например, заголовок: Об утверждении отчета ревизионной комиссии. Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий (например: О Н.К. Петрове).
Заголовок к тексту может не содержать ключевое отглагольное существительное. Например, в тексте письма нет глаголов, отражающих распорядительные и другие действия. В таком случае из текста документа отбираются ключевые слова, отражающие основной вопрос документа (например: О сроках проведения соревнований по плаванию, или: Об обязательном экземпляре документа.
В ГОСТ Р 6.30-2003 говорится: «К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать». Отсюда можно сделать вывод, что если документ оформлен на бумаге формата А4, заголовок к тексту – обязательный элемент. Однако, если текст документа занимает на листе формата А4 не более 3-5 строк, необходимость в заголовке отпадает – заголовок к тексту практически повторит текст документа.
В качестве примера можно привести сопроводительное письмо, в тексте которого содержится одна фраза: «Направляю на согласование проект договора о совместной деятельности».Оформление заголовка к тексту этого документа с формулировкой «О направлении на согласование проекта договора о совместной деятельности»будет явно избыточным.
Наличие заголовка к тексту существенно облегчает и ускоряет работу по регистрации документа и в организации – авторе документа, и в организации – получателе, так как в регистрационных формах и у отправителя, и у получателя необходимо указать краткое содержание документа. Если заголовок сформулирован, его просто переписывают в регистрационную форму (журнал, карточку, электронную базу данных), а если заголовок к тексту отсутствует, придется внимательно читать текст документа, самостоятельно формулировать его краткое содержание и только после этого заполнять регистрационную форму. Если во входящем письме заголовок к тесту сформулирован неудачно, секретарь вправе его переформулировать (дописав от руки).
Как правило, заголовок к тексту печатается с прописной (заглавной) буквы, в конце заголовка точка не ставится (открытая пунктуация). Заголовки к тексту не берут в кавычки и не подчеркивают. В некоторых организациях считают нужным выделять заголовки к тексту полужирным начертанием – так же, как и наименование вида документа. ГОСТ не содержит никаких рекомендаций по оформлению реквизита. Поэтому и никаких жестких запретов на использование полужирного начертания быть не может.
Как правило, заголовок печатают от 0-го до 4-го положения табулятора. Заголовок не должен содержать более 2—3 строк (в некоторых источниках – не более пяти строк длиной 28 знаков), каждая строка должна иметь законченный смысл, перенос в словах не допускается. Заголовок печатается через одинарный междустрочный интервал. Если заголовок сформулирован оптимально по содержанию, но занимает более пяти строк, то при угловом его расположении может быть продлен на последней пятой строке до конца по ширине строки.
Если заголовок к тексту является логическим продолжением наименования вида документа, его можно печатать со строчной буквы. В письмах заголовок к тексту всегда печатают с прописной буквы, так как в них, как правило, отсутствует реквизит «Наименование вида документа».
На бланке документа могут быть ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита («уголки»).
Заголовок к тексту должен быть сформулирован исполнителем – работником организации, который готовил проект документа.
Делопроизводственная практика подсказывает, что:
– на угловом бланке заголовок лучше напечатать непосредственно от левого поля, при этом он должен занимать в длину не более половины длины строки (около 7—7,5 см);
– на продольном бланке с центрированным расположением реквизитов хорошо смотрится заголовок к тексту, расположенный по центру страницы; в этом случае его длина должна быть не более 14 см, то есть текст заголовка должен отступать от левого и правого поля не менее чем на 1,25 см. Однако расположение заголовка от левого поля при продольном бланке также не будет противоречить ГОСТу.
Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет рубрику информационно-справочной картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ в период его пребывания в учреждении. Заголовок, выступающий неотъемлемой частью документа, с максимальной полнотой раскрывает его содержание. Реквизит «заголовок к тексту» также значительно облегчает обработку документа: не читая всего текста, можно получить представление о содержании документа и направить его на исполнение. Заголовок облегчает регистрацию документа, его поиск, организацию контроля.