какой адрес указывать в счете на оплату юридический или фактический
Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения
Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.
Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Обязателен ли счёт?
Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.
Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.
ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.
Когда счёт безоговорочно необходим?
В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:
Итак, счёт на оплату не является обязательным документом, ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.
Кто выписывает счёта на оплату
Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.
Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах, один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.
Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.
Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.
Как отправлять счёта на оплату
Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.
Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».
Инструкция по оформлению счёта на оплату
С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.
В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать
Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.
Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.
Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.
В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.
Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.
В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.
Счёт-фактура для плательщиков НДС
Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру: ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.
Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.
Элементы счёта
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.
За товар или за услугу?
Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.
Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).
При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.
СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.
Не допускайте ошибок!
Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Какой адрес указывать в счете на оплату юридический или фактический
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обзор документа
Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 20 февраля 2019 г. N 03-07-11/10765 О заполнении строки 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры
Вопрос: ЗАО российское производственное предприятие, основным видом деятельности которого является производство и реализация светотехнической продукции и систем подвесных потолков (ОКВЭД 27.40).
В настоящий момент, в наш адрес поступают просьбы от наших покупателей о доставке продукции на объекты строительства, где они выступают застройщиком (подрядчиком).
Ознакомившись с действующим законодательством, а именно: со статьей 169 НК РФ (п. 5), постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» можно сделать вывод, что в графе N 4 счета-фактуры «Грузополучатель и его адрес» (утв. вышеуказанным постановлением Правительства РФ), Поставщик должен указывать фактический (почтовый) адрес Грузополучателя, то есть тот адрес, который находится у Грузополучателя на праве собственности или аренды (склад, магазин, офис продаж, распределительный центр и т.п.). Соответственно Поставщик обязан доставлять товар на склад Грузополучателя или иной адрес, которым Грузополучатель владеет на законных основаниях (право собственности, аренды и т.п.).
Однако, покупатели нашей продукции (строительные организации) не всегда располагают складом для хранения продукции и соответственно просят осуществить доставку продукции непосредственно на объект строительства, где они являются застройщиком (подрядчиком).
Действующее законодательство не содержит разъяснений по данным ситуациям, что может в дальнейшем оказать негативные юридические последствия для коммерческих организаций.
На основании вышеизложенного просим дать разъяснение по следующим вопросам:
1. Можно в графе N 4 счета-фактуры «Грузополучатель и его адрес» указывать адрес грузополучателя, по которому он осуществляет работы (услуги) и данный адрес не принадлежит грузополучателю на праве собственности или аренды?
2. Правомерны ли доставка товара в документально не подтвержденный адрес грузополучателя и отражение данного адреса в графе 4 счета-фактуры «Грузополучатель и его адрес»?
3. Существует ли законодательно установленный порядок согласования доставки между грузоотправителем и грузополучателем при доставке товара на неподтвержденный адрес грузополучателя?
Ответ: В связи с письмом о заполнении строки 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры Департамент налоговой и таможенной политики сообщает.
В соответствии с подпунктом «ж» пункта 1 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. N 1137, в строке 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.
Вместе с тем, согласно абзацу второму пункта 2 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг), имущественных прав, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога.
| Заместитель директора Департамента | О.Ф. Цибизова |
Обзор документа
В строке 4 счета-фактуры указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.
Вместе с тем ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговикам идентифицировать продавца, покупателя, наименование и стоимость товаров, налоговую ставку и сумму налога, не являются основанием для отказа в принятии к вычету НДС.
Какой адрес вписать в счет-фактуру?
Если в счете-фактуре указан фактический адрес грузополучателя, не совпадающий с его юридическим адресом, считается ли такое заполнение правильным? Рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Валерий Молчанов и Вячеслав Горностаев.
У организации-покупателя фактический адрес не совпадает с юридическим. В строке 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры поставщиком указывается фактический адрес организации.
Согласно п. 1 ст. 172 НК РФ налоговые вычеты, предусмотренные ст. 171 НК РФ, производятся на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг), имущественных прав, документов, подтверждающих фактическую уплату сумм налога при ввозе товаров на таможенную территорию Российской Федерации, документов, подтверждающих уплату сумм налога, удержанного налоговыми агентами, либо на основании иных документов в случаях, предусмотренных п.п. 3, 6-8 ст. 171 НК РФ.
Требования к счетам-фактурам установлены ст. 169 НК РФ.
В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.
Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного п.п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. На основании п. 2 ст. 169 НК РФ невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами п.п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.
Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством РФ (п. 8 ст. 169 НК РФ).
Следует отметить, что ранее действовало постановление Правительства РФ от 02.12.2000 N 914 «Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Порядок заполнения строки «Грузоотправитель и его адрес», установленный этим документом, не изменился.
В соответствии с Правилами в строке 4 «Грузополучатель и его адрес» указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес (пп. «ж» п. 1 Правил). При этом не уточняется, что следует понимать под почтовым адресом.
На основании п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено НК РФ.
Согласно п. 2 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221, почтовый адрес представляет собой место нахождения пользователя с указанием почтового индекса соответствующего объекта почтовой связи. То есть фактический адрес организации и будет почтовым.
В то же время Минфином России, а также налоговыми органами ранее (в период действия постановления Правительства РФ от 02.12.2000 N 914) высказывали мнение, что в счете-фактуре должны быть указаны адреса продавца и покупателя в соответствии с их учредительными документами, а не фактические (почтовые) адреса (письма Минфина России от 16.10.2009 N 03-07-14/98, от 31.03.2008 N 03-07-11/129, от 07.08.2006 N 03-04-09/15, УФНС России по г. Москве от 13.12.2006 N 19-11/109634, УМНС по г. Москве от 01.07.2004 N 24-11/43467, от 19.04.2004 N 24-11/26608).
При этом указание в счете-фактуре фактического адреса при несовпадении фактического и юридического адресов являлось предметом многочисленных споров с налоговыми органами, и по данному основанию последние зачастую отказывают организациям в применении налогового вычета по НДС.
Анализ арбитражной практики свидетельствует о том, что при рассмотрении споров об указании в счетах-фактурах того или иного адреса фирмы суды встают на сторону налогоплательщиков, указывая на то, что ст. 169 НК РФ не содержит требований о том, какой именно адрес грузополучателя (юридический, фактический, адрес склада) необходимо указывать в счете-фактуре (постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.05.2012 N 15АП-4814/12, Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.02.2012 N 09АП-36132/11, ФАС Дальневосточного округа от 25.01.2012 N Ф03-6188/11 по делу N А73-1596/2011, ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 N А56-48015/2007, ФАС Северо-Кавказского округа от 28.12.2009 N А53-22251/2008).
Аргументация при этом следующая.
В соответствии с п. 2 ст. 169 НК РФ ошибки в счетах-фактурах, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать продавца или покупателя товаров (работ, услуг), не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога. Соответственно, указание фактического адреса налогоплательщика в счетах-фактурах не может служить основанием для отказа в возмещении НДС, поскольку это не создает препятствий для осуществления налогового контроля.
Таким образом, факт указания в счете-фактуре фактического или юридического адреса грузополучателя (при их несовпадении) не может являться причиной для отказа в применении налогового вычета по НДС, если все остальные показатели в этом документе заполнены верно. Однако, учитывая обширную арбитражную практику, нельзя исключить вероятность возникновения разногласий с налоговыми органами, как в первом, так и во втором случае.
Следует отметить, что после вступления в силу Постановления N 1137 позиция Минфина России стала более сдержанной. В своих разъяснениях по данному вопросу специалисты финансового ведомства стали ограничиваться ссылками на положения Правил, указывая, что заполнение строки 4 счета-фактуры возможно, например, на основании аналогичного показателя товарной накладной по форме N ТОРГ-12 (письмо от 13.06.2012 N 03-07-09/61).
А например, по поводу заполнения перечня реквизитов, которые должны быть указаны в счетах-фактурах при реализации товаров, в письме от 03.04.2012 N 03-07-09/31 специалисты Минфина России сообщили лишь следующее: «Перечень реквизитов, которые должны быть указаны в счетах-фактурах, выставляемых при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, установлен пунктами 5 и 6 статьи 169 Кодекса. При этом нормами главы 21 Кодекса отражение в счетах-фактурах дополнительных реквизитов (сведений) не запрещено».
В письме от 02.05.2012 N 03-07-09/44 был дан ответ (рассмотрена ситуация) составления счетов-фактур при ежедневной многократной отгрузке товаров в разные торговые точки одного покупателя. Как отметили специалисты финансового ведомства, в строке 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры указываются полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес (т.е., как мы отметили выше, по заполнению данной строки сослались лишь на положение Правил). При этом, если в строке 4 «Грузополучатель и его адрес» счета-фактуры не указаны адреса торговых точек покупателя, в которые продавец доставляет товары, то, по мнению Минфина России, такой счет-фактура не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС. Однако документ не должен препятствовать налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать названную выше информацию. Ошибки в счетах-фактурах, упомянутые в абзаце втором п. 2 ст. 169 НК РФ не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм НДС. Среди них, ошибки, не препятствующие налоговым органам при проведении налоговой проверки идентифицировать покупателя товаров (работ, услуг, имущественных прав).
Таким образом, следуя разъяснениям указанного письма, если товар предназначен сразу для нескольких торговых точек покупателя, то в строке 4 «Грузополучатель и его адрес» можно не указывать конкретный адрес торговой точки. Вместо этого имеет смысл вписать в нее наименование основного грузополучателя, то есть покупателя, в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес.
Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!
Какой адрес указывать в счете на оплату юридический или фактический
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
С 1 октября 2017 г. адрес российских организаций в строках 2а и 6а счета-фактуры надо указывать так, как он указан в ЕГРЮЛ. В то же время Минфином даны разъяснения, что требование указывать адрес так, как прописано в ЕГРЮЛ, не означает, что он не может быть сокращен. Какова официальная позиция закона, налоговых органов в отношении допустимости указывать в строках 2а и 6а счетов-фактур адресов с сокращениями (например, не «Помещение», а «пом.», не «Литера», а «лит.»)?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Неверное заполнение строк 2а и 6а «Адрес» счета-фактуры не может препятствовать вычету НДС у покупателя.
Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Счет-фактура;
— Энциклопедия решений. Ошибки в счетах-фактурах;
— Энциклопедия решений. Написание (в том числе сокращение) адреса в счете-фактуре;
— Энциклопедия решений. Исправление счета-фактуры;
— Вопрос: Принимаются ли налоговым органом счета-фактуры с допущенными в них ошибками? Какие ошибки считаются несущественными и не препятствующими получению вычета НДС, а в связи с какими налогоплательщику в вычете будет отказано? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2019 г.);
— Ошибки в счетах-фактурах: «отказные» и «назидательные» (Н. Тиханович, журнал «Практическая бухгалтерия», N 10, октябрь 2019 г.).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Цориева Зара
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Приказом Минфина России от 05.11.2015 N 171н во исполнение п. 52 Правил присвоения, изменения и аннулирования адресов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19.11.2014 N 1221, приведен Перечень сокращенных наименований и утверждены Правила сокращения, в которых указано, что наименования адресообразующих элементов не сокращаются только в том случае, когда расшифровка такого сокращения приводит к различному пониманию его наименования (п.п. 3, 5 Правил сокращения, смотрите также п. 4.8 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.12-2011 «СИБИД. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила»).