какой период брать для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении декретницы
Расчетный период для компенсации за неиспользованный отпуск
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска, согласно ст. 127 Трудового кодекса РФ. Правила расчета средней заработной платы установлены ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение).
В соответствии с п. 4 Положения, средний дневной заработок для оплаты отпусков и компенсации за неиспользованный отпуск исчисляется за последние 12 календарных месяцев. При исчислении среднего заработка из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам.
При этом в п. 6 Положения сказано, что средний заработок определяется, исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному, если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с п. 5 Положения (п. «е» работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты, в соответствии с законодательством РФ – находился в отпуске по уходу за ребенком).
Поскольку сотрудница не имела фактически начисленной заработной платы и отработанных дней в расчетном периоде – 12 календарных месяцев перед увольнением, следовательно, для расчета среднедневного заработка сотрудницы для исчисления компенсации за неиспользованный отпуск следует взять период фактической работы и заработную плату до начала отпусков по беременности и родам и по уходу за ребенком, то есть за период с 15 декабря 2015 года по 31 июля 2016 года.
Порядок исчисления стажа, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска, закреплен в ст. 121 ТК РФ. Так, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включается время, когда работник фактически не работал, но за ним, в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха.
При этом в стаж работы, дающий право на отпуск, не включается время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста (ст. 121 ТК РФ).
Таким образом, сотруднице организации полагается компенсация за неиспользованный отпуск. В стаж, дающий право на отпуск, в данном случае будут включаться периоды нахождения сотрудницы в отпуске по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ).
За месяц работы положена компенсация за неиспользованный отпуск – 2,33 дня (28 календарных дней отпуска / 12 месяцев). Исходя из примера, сотрудница отработала 6 месяцев 20 дней до декретного отпуска. В случае, если беременность была обычной, то к отработанному времени прибавляется время нахождения в отпуске по беременности и родам: 4 месяца 20 дней (140 дней).
Всего отработано с момента приема: 11 месяцев 10 дней (6 месяцев 20 дней + 4 месяца 20 дней). «Излишки», составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета. «Излишки», составляющие более половины месяца, округляются до полного месяца (п. 35 указанных Правил, Письма Роструда от 18.12. 2012 № 1519-6-1 и от 31.10.2008 № 5921-ТЗ). Так как 10 дней – менее половины месяца, то компенсацию за неиспользованный отпуск нужно выплатить за 11 месяцев.
Сотруднице положена компенсация за 25,63 дня (11 х 2,33) в том случае, если с момента приема и до отпуска по беременности и родам она не брала очередных отпусков. Если брала, то из 25,63 календарных дней нужно вычесть «отгулянные» отпуска.
Расчет компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Алгоритм и пример расчета компенсации работникам
При увольнении работнику необходимо выплатить компенсацию за все неиспользованные дни ежегодного основного и дополнительного отпуска.
Компенсацию за неиспользованный отпуск считают аналогично отпускным:
Чтобы полностью разобраться в том, как правильно считать и выплачивать зарплату, средний заработок, пособия, командировочные и пр., запишитесь на онлайн-курс Контур.Школы «Расчеты с персоналом по оплате труда». По итогам обучения вы получите удостоверение о повышении квалификации.
Алгоритм расчета компенсации за неиспользованный отпуск
Расчетный период — это 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения:
Если работник увольняется в последний день месяца, то месяц увольнения входит в расчетный период.
В расчет включаются только те выплаты, которые входят в состав заработной платы. Например, не включается в расчет средний заработок или компенсации.
Определение количества дней неиспользованного отпуска, подлежащих компенсации
При исчислении сроков работы, которые дают право на компенсацию при увольнении:
Пример расчета компенсации
Ситуация: Павел Крайнов работал в организации с 1 по 18 июля. За этот период ему начислили 15 600 руб. Может ли Крайнов рассчитывать на компенсацию за неиспользованный отпуск? Если да, то за какое количество дней и в каком размере?
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней.
Решение:
29,3 / 31 х (31–13) = 17,01 дня — это количество дней в неполностью отработанном месяце (июле), которые следует включить в расчет, где:
15 600 / 17,01 = 917,11 руб. — средний дневной заработок.
В конце статьи есть шпаргалка
Компенсация за неиспользованный отпуск: НДФЛ и взносы
Алексей Бондаренко, юрист, налоговый консультант:
«Вне зависимости от системы налогообложения, которую применяет организация, с компенсации за неиспользованный отпуск, связанной с увольнением, удержите НДФЛ (абз. 6 п. 3 ст. 217
НК РФ). Так как компенсация не является оплатой за выполненные трудовые обязанности, то датой получения сотрудником дохода будет не последний день месяца или последний день работы сотрудника (как при оплате труда, п. 2 ст. 223 НК РФ), а момент фактической выплаты дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ).
Также нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний взносами в обычном порядке».
Компенсация за неиспользованную часть отпуска во время работы
Иногда работодатель может выплатить работнику компенсацию, не дожидаясь увольнения. Речь идет о дополнительном оплачиваемом отпуске, часть которого по письменному заявлению работника можно заменить денежной компенсацией во время работы у конкретного работодателя.
Не допускается замена денежной компенсацией ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении).
Существуют отпуска, превышающие 28 дней, но не подлежащие компенсации в период работы, так называемые удлиненные отпуска. Например, компенсация за неиспользованный удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 30 календарных дней, который предоставляется инвалидам, может быть выплачена только при увольнении.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Записка‑расчет при увольнении. Пример оформления 745 КБ
Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении после выхода из декрета
Вопрос: Работница организации увольняется 30.09.2021. Ей полагается денежная компенсация за неиспользованный отпуск. Какой период принимается для исчисления среднего заработка при расчете суммы компенсации за неиспользованный отпуск, если:
— с 23.08.2021 по 30.09.2021 работница находилась в отпуске без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам (такая продолжительность отпуска предусмотрена ЛПА организации);
— с 24.10.2018 по 22.08.2021 — в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет;
— с 20.06.2018 по 23.10.2018 — в отпуске по беременности и родам?
Ответ: Поскольку в течение всех 12 месяцев, предшествующих выплате компенсации, работница освобождалась от работы без сохранения зарплаты, период, принимаемый для расчета среднего заработка, определяется путем смещения 12-месячного периода относительно месяца выплаты компенсации.
Обоснование: По общему правилу для исчисления среднего заработка для определения размера компенсации за неиспользованный отпуск принимаются 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу выплаты компенсации (п. 5 Инструкции N 47).
В рассматриваемой ситуации это сентябрь 2020 г. — август 2021 г. Однако сентябрь 2020 г. — июль 2021 г. работница находилась в отпуске по уходу за ребенком, а в августе 2021 г. — в отпуске по уходу за ребенком и в отпуске за свой счет по семейно-бытовым причинам. Освобождение от работы по таким причинам предусмотрено законодательством, и за этот период работнице не сохранялась заработная плата (ст. 185, 190 ТК).
Работникам, которые в течение всех 12 месяцев, предшествующих месяцу выплаты компенсации, освобождались от работы без сохранения заработной платы, средний заработок исчисляется за 12 месяцев, предшествующих этому периоду (п. 14 Инструкции N 47). Это значит, что период в 12 месяцев следует сдвигать относительно месяца выплаты компенсации до тех пор, пока в нем будет один либо более месяцев, в которых работница работала и получала заработную плату (п. 12 Инструкции N 47).
В нашем случае средний заработок следует рассчитывать за период с сентября 2017 г. по август 2018 г. При этом месяцы, на которые приходится отпуск по беременности и родам (июль и август 2018 г.), из расчетного периода исключаются. Часть июня 2018 г. работница работала, а часть — была в отпуске по беременности и родам. Этот месяц исключается из расчета, если заработок в нем (без учета пособия) окажется ниже заработка полных месяцев (п. 12 Инструкции N 47, п. 1, подп. 3.9 Перечня).
Читайте этот материал в ilex >>*
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex
Как рассчитать компенсацию при увольнении в 2021 году?
Что подразумевает компенсация при увольнении
Говоря о компенсации отпуска при увольнении, обычно подразумевают наиболее общий ее случай, имеющий отношение абсолютно ко всем работникам. Это компенсация при увольнении в виде отпускных, причитающихся за не использованный в период работы отпуск. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть у каждого работника, и на момент увольнения часть его (а бывает, что и отпуск за несколько лет) может оказаться неиспользованной. Ст. 127 ТК РФ обязывает в случае увольнения оплатить эту часть, какой бы ни оказалась реальная ее продолжительность. Причина прекращения трудового договора при расчете компенсации при увольнении значения не имеет.
Как рассчитать дни компенсации при увольнении? Продолжительность стандартного ежегодного отпуска — 28 календарных дней (ст. 115 НК РФ). Однако для некоторых категорий работников он удлиняется (ст. 116–119, ст. 348.10 ТК РФ). Отпускные при увольнении рассчитывают исходя из той протяженности отпуска, которая положена конкретному лицу, с учетом удлинения, если оно присутствует. В отпуск не входят праздничные дни.
Начало года, к которому будет относиться ежегодный отпуск, каждым работодателем для каждого конкретного работника определяется индивидуально — с первого дня его трудоустройства на эту работу (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169), а окончание может смещаться, если на протяжении рассчитанного от начальной даты календарного года у работника возникали периоды, не входящие в этот стаж (ст. 121 ТК РФ).
Расчет компенсации при увольнении в 2021 году производится также для лиц, оформленных по срочному (до 2 месяцев) трудовому договору (ст. 291 ТК РФ) или на неполный рабочий день (ст. 93 ТК РФ). При срочном договоре отпускные считают исходя из того, что каждому отработанному месяцу соответствуют 2 рабочих дня отпуска.
Не нужно производить начисление компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работникам:
Начисленную компенсацию при увольнении облагают страховыми взносами, НДФЛ и выплачивают вместе с прочими суммами, причитающимися к уплате работнику, в последний день его трудовой деятельности (ст. 140 ТК РФ).
Эксперты КонсультантПлюс сделали аналитическую подборку по судебным спорам с работниками при выплате компенсации увольнении. Получите пробный доступ к системе и узнайте судебные решения на самые распространенные вопросы.
О том, возможно ли получить компенсацию отпускных, не прибегая к увольнению, читайте здесь.
Формула расчета компенсации в 2021 году
Как правильно рассчитать компенсацию отпуска при увольнении? В 2021 году для этого используется формула, согласно которой сумма компенсации при увольнении равна:
КНО — компенсация отпуска при увольнении, если отпуск не был использован;
СДЗ — величина среднего за день заработка;
НДО — количество неиспользованных дней отпуска.
При расчете компенсации при увольнении величину среднего за день заработка ст. 139 ТК РФ предписывает определять так:
НЗП — заработная плата, начисленная за расчетный отрезок времени (12 месяцев до месяца увольнения);
12 — число месяцев в расчетном периоде;
29,3 — среднее число календарных дней, приходящихся на 1 месяц расчетного периода.
Однако не все выплаченные работодателем доходы и, соответственно, не все периоды, в течение которых работник трудится у работодателя, можно учесть при определении среднего за день заработка (п. 5 постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). В частности, в него не входят начисления, приходящиеся на периоды отпусков, больничных, командировок.
В этом случае время работы, учитываемое для расчета величины среднедневного заработка, сложится из суммы числа дней, соответствующих месяцам, отработанным полностью, количество дней в каждом из которых будет приниматься за 29,3, и величины календарных дней работы за неполные месяцы (п. 10 постановления № 922).
Порядок учета в расчете премий, связанных с оплатой труда, зависит от периода, за который они выплачиваются (п. 15 постановления № 922).
Подробнее о том, как в расчете компенсации учесть премиальные, читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».
Кроме того, в отношении дохода за расчетный период (12 месяцев) возможны такие ситуации:
Компенсация отпуска при увольнении: расчет
Количество дней неиспользованного отпуска определяют по факту исходя из того, что полному году стажа, дающего право на него, соответствуют 28 календарных дней, а каждому полному месяцу — 2,33 календарных дня. Когда последний месяц стажа оказывается неполным, то, рассчитывая компенсацию при увольнении, его учитывают как полный, если число дней работы в нем превышает половину месяца, и не учитывают, когда отработанный в нем срок составляет меньше половины месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169).
Есть ситуации, при которых обязательной становится выплата компенсации отпуска при увольнении за полный год, хотя в реальности он оказывается отработанным не полностью (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169). Это случаи, когда сотрудник проработал:
Определенное расчетом количество дней отпуска при расчете компенсации при увольнении законодательство округлять не требует. Поэтому можно в расчете компенсации отпуска при увольнении использовать число, имеющее знаки после запятой, а можно отразить в учетной политике положение об округлении его до целого числа. Принимая решение о том, как начисляется компенсация за отпуск при увольнении, следует иметь в виду, что округление всегда надо делать в пользу работника (письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).
Рассмотрим расчет компенсации за неиспользованный отпуск пошагово.
Пример расчета компенсации за неиспользованный отпуск
Сотрудник Федоров В.А. принят на работу в ООО «Солнышко» 03.12.2019 г., а увольняется 25.05.2021 г.
Итого стаж составляет 18 месяцев
18 мес. x 2,33 = 42 дня.
1 945 руб. x 14 дней = 27 230 руб.
Особенные ситуации для начисления и выплаты
Сложности при определении величины компенсации отпуска при увольнении могут возникать в следующих ситуациях:
О том, как делают расчет отпускных, приходящихся на излишне оплаченную часть отпуска, читайте в статье «Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении».
Если работник уходит в отпуск с последующим увольнением, расчет компенсации и ее выплата должны быть произведены в последний рабочий день. В этот рабочий день, предшествующий отпуску с последующим увольнением, сотрудник должен получить окончательный расчет, трудовую книжку и другие необходимые для дальнейшего трудоустройства документы (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24.12.2007 № 5277-6-1).
Можно ли сделать проверку онлайн
Существует возможность проверки сделанного вручную расчета компенсации при увольнении через интернет. Для этого в соответствующую программу нужно будет ввести все запрашиваемые ею сведения с учетом вышеописанных особенностей. Программа обработает заведенные данные и выдаст расчетный размер компенсации.
Если вы сомневаетесь в своих расчетах, воспользуйтесь Готовым решением от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно узнайте, как рассчитать и выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудника.
Итоги
Выплата компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника обязательна для работодателя. Расчет ее надо делать с учетом всех особенностей определения величины среднего за день заработка и числа дней неиспользованного отпуска. Излишне выплаченные авансом отпускные подлежат удержанию. Расчет можно проверить через интернет.
Сотрудник увольняется. Как платить компенсацию за неиспользованный отпуск?
Когда сотрудник увольняется, на работодателя наваливается целая куча забот: издать приказ, оформить справку о доходах, внести запись в трудовую книжку и выдать её. Но документы — это только полбеды. Самое сложное — провести окончательный расчёт. Дело в том, что он включает не только зарплату, но и выплаты за неиспользованный отпуск. Рассказываем, как правильно посчитать компенсацию сотруднику, если он не отгулял до конца ежегодный отпуск.
Шаг 1. Посчитайте, сколько дней отпуска осталось у работника
Кажется, что здесь всё просто: стандартный отпуск длится 28 календарных дней — сколько не отгулял за год, за столько дней и получил компенсацию. Но всё немного сложнее. Дело в том, сотрудники получают отпуск не просто так, а из расчёта 2,33 дня за каждый отработанный месяц.
Чтобы было проще, рассмотрим пример менеджера «Делобанка» Геннадия. Он устроился на работу 1 марта 2019 года, а уволиться решил 7 декабря 2020 года. За прошлый год он отгулял отпуск целиком. Но в 2020 году Геннадий отработал только 10 полных месяцев и заслужил отпуск продолжительностью 23,3 дня. Конечно, пойти в отпуск на 0,3 дня нельзя – для реального отпуска число округляют в большую сторону. Но для подсчёта компенсации оставляют, как есть.
Важный момент: если бы Геннадий уволился 16 декабря, он получил бы полноценный отпуск. Странно, скажете вы: уволился на полторы недели позже, а отпуск получил как за год. Дело в двух правилах:
Мы не случайно упомянули, когда Геннадий устроился на работу. Дни отпуска начисляются в течение не календарного, а рабочего года. Он считается с момента, когда сотрудник и компания заключили трудовой договор. Например, если бы Геннадия приняли в «Делобанк» 20 декабря 2018 года, мы бы стали считать отработанное время именно с этой даты, а не с 1 января.
Есть ещё одна особенность: при подсчёте компенсации учитываются неиспользованные дни за всё время работы в компании. Например, если сотрудник работал в компании пять лет, но каждый раз брал отпуск только на две недели, при увольнении ему положена компенсация сразу за 70 дней.
Шаг 2. Определите средний дневной заработок сотрудника
Средний дневной заработок (сокращённо — СДЗ) — это сумма, которую работник получает за каждый календарный день. Его рассчитывают по последним 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу увольнения. Например, если сотрудник увольняется в декабре, то считать нужно с прошлого декабря по ноябрь. Вот какие правила при этом нужно учитывать:
Расчетный период — 365 дней.
Среднее количество дней в полностью отработанном месяце — 29,3.
Отпуска, командировки, декреты и больничные вычитаются из общего количества дней. Компенсации за них тоже не учитываются.
Премии и надбавки включаются в общий заработок сотрудника.
Сложнее всего посчитать количество отработанных дней за расчётный период. Для этого есть отдельная формула:
Проблема в том, что неполностью отработанные месяцы придётся считать по отдельности. В каждом случае действует общая формула:
Невозможно сложно. Попробуем разобраться на примере менеджера Геннадия. За последние 12 месяцев в «Делобанке» он полностью отработал 10 месяцев. Но в марте Геннадий брал неоплачиваемый отпуск на неделю, а в июле летал на три дня в командировку.
Осталось посчитать средний дневной заработок. Здесь формула проще:
Шаг 3. Посчитайте и выплатите компенсацию за неиспользованный отпуск
Последний шаг самый простой: посчитать компенсацию по формуле:
Геннадий за последний год зарабатывал по 2 776 рублей в среднем за день, при это не отгулял 23,3 дня отпуска за 2020 год. Это значит, что ему положена компенсация в размере 2 776 × 23,3 = 64 6840,8 рубля. Останется удержать налоги и взносы, всё — мучения с подсчётами закончились.
Иногда подсчёты усложняются тем, что сотрудник несколько лет не использует право на отпуск. В таком случае работодателям приходится поднимать кадровые и бухгалтерские документы, чтобы посчитать количество неиспользованных дней.
Компенсацию за отпуск выплачивают в последний рабочий день сотрудника — вместе с зарплатой, премией, надбавками. Главное — не забыть, что со всех суммы нужно уплатить НДФЛ и взносы.
Александра Акимова, руководитель практики «Трудовые отношения и споры» юридической компании «Лемчик, Крупский и Партнёры» Чтобы сотрудник видел, какие суммы он получает при увольнении, выдайте ему расчётный лист. Отдельно укажите, сколько он получил в качестве оклада, премии и компенсации. Подробные расчёты писать не нужно — такой обязанности нет. Но если сотрудник попросит, придётся показать ему, как вы считали компенсацию.
Будьте внимательными с подсчётами: попросите кого-то из сотрудников перепроверить ваши вычисления. Если вы ошибетесь и заплатите сотруднику меньше, чем полагается, он сможет взыскать оставшуюся компенсацию через суд. Лучше при просчётах договориться с сотрудником мирно: вместе пересчитайте компенсацию и доплатите недостающую сумму.
Особенности расчёта компенсации
Трудовой кодекс предусмотрел некоторые особенности при расчёте компенсаций для:
1. Сезонных работников и сотрудников со срочным договором до двух месяцев. Для них отпуск исчисляется не в календарных, а в рабочих днях, поэтому формула подсчёта количества неиспользованных дней меняется:
2. Сотрудников, которых уволили из-за сокращения штата, ликвидацией компании или призыва на военную службу. Если такие сотрудники отработали больше 5,5 месяцев за свой рабочий год, им положена компенсация за все 28 календарных дней отпуска. Правило действует только на сотрудников, которые проработали меньше года.
Коротко о компенсациях за отпуск
1. Когда сотрудник увольняется, работодатель обязан выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск. Учитываются даже дни, которые сотрудник не отгулял несколько лет назад.
2. Чтобы посчитать сумму компенсации, нужно определить количество неиспользованных дней отпуска и определить средний дневной заработок сотрудника.
3. При подсчёте неиспользованного отпуска учитывайте, что 15 и более отработанных дней приравниваются к отработанному месяцу. Кроме того, на 11-й месяц сотрудник получает право на полноценный отпуск.
4. Средний дневной заработок считают по последним 12 месяцам. Он зависит от количества отработанных дней и дней, проведённых в отпусках, командировках и на больничных.
5. Для некоторых категорий действуют дополнительные правила. Например, для сезонных работников или сотрудников, которых уволили по сокращению штата.