какую форму путевого листа использовать 4 с или 4 п

Какой путевой лист выбрать для спецтранспорта

Путевой лист для спецтранспорта — документ не менее важный, чем для других служебных автомобилей. В нем ведут учет расхода топлива, прописывают задание водителю, отмечают перемещение транспорта, рабочее время водителя. Рассказываем, какую форму путевого листа можно взять за основу владельцам спецтранспорта.

К специальным автомобилям относятся автовышки, пожарные машины, автокраны, автобетоносмесители и другие машины. На сегодняшний день существует больше 100 видов спецтранспорта. Единой унифицированной формы для них никогда не существовало.

Особенности путевых листов для спецтранспорта

У путевых листов спецтранспорта есть несколько особенностей:

Какую форму путевого листа для спецтранспорта выбрать

Это зависит от того, каким видом транспорта пользуется компания, какие реквизиты отмечает для контроля расхода топлива, как регистрирует работу водителя и взаимодействует с заказчиком.

Универсальный путевой лист для спецтехники

Универсальный путевой лист — бланк № 3 спец. Его составляют в одном экземпляре и используют только для одного или двух заказчиков. Если в течение рабочего дня или смены их будет больше, оформляют новый лист.

Бланк № 3 спец — универсальная форма путевого листа

Путевой лист для трактора

Владельцы тракторов используют бланк № 412-АПК. Ее ввели в 2003 году приказом Минсельхоза России. Бригадир заполняет форму и передает вместе с машиной трактористу под роспись. В течение дня водитель заполняет бланк и в конце смены передает обратно бригадиру.

Бланк № 3 АПК используют владельцы тракторов

Путевой лист для строительной техники

Владельцы различной строительной техники используют бланки серии ЭСМ. В основном — ЭСМ-2 или ЭСМ-3. Они направлены на учет работы на объектах строительства. В них регистрируют почасовую работу водителя и техники на базе автомобильного шасси. К ним относятся автокраны, автовышки, миксеры и т.п.

Так выглядит форма путевого листа ЭСМ—2

Путевой лист для автокрана

Владельцы автокрана используют бланк с красным шрифтом, где прописывают правила техники безопасности для водителя и стропальщика. Многие используют бланк № 3-спец или ЭСМ-2 и добавляют в него красную диагональную полосу и красный штамп с предупреждением либо разрабатывают свой. Например, вот такой:

Бланк с красным шрифтом используют, чтобы прописать правила техники безопасности для водителя и стропальщика

Несмотря на то, что в 2008 году унифицированные формы путевых листов отменили и они перешли в разряд рекомендованных, владельцы спецтранспорта продолжают ими пользоваться за неимением лучшего варианта. Независимо от того, какой бланк выберут владельцы, путевой лист должен содержать обязательные реквизиты, которые утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 и дополнены Письмом от 03.03.2021 № ДЗ-468-ПГ.

Подробнее о том, как заполнять путевые листы, читайте в статье «Путевые листы: правила заполнения в 2021 году»

Источник

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Он действует с 01.01.2021. А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

Выделим ключевые положения:

Образец заполнения можно скачать здесь.

Подробнее об измененях в путевых листах с января 2021 года мы рассказывали здесь.

О порядке заполнения журнала учета путевых листов, читайте здесь.

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Способ заполнения соответствующего документа законодателем не определен — необходимые данные можно вносить в него как ручкой, так и на компьютере.

Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.

Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец — индивидуальный предприниматель — купил автомобиль у ООО и оформил ряд подтверждающих документов — накладную и акт приема-передачи. Продавец выставил в адрес покупателя счет-фактуру, в котором был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил машину за счет кредитных средств.

ИП, осуществив государственную регистрацию машины, подал в ФНС декларацию по НДС, в которой была указана сумма к вычету. Однако налоговики отказали ИП в вычете, посчитав, что машина куплена не для бизнеса, а для личных целей.

Покупатель автомобиля подал иск в арбитраж, намереваясь добиться в судебном порядке аннулирования решения ФНС. Но успехом его попытки не увенчались — суд в 3 инстанциях подтвердил правоту налоговиков.

В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов. Кроме того, в ходе слушаний было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля была ошибка в указании наименования ООО, которое продало ИП транспортное средство.

Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится

Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.

Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.

Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.

Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.

Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считал ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2021 году

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Однако применение этого документа не является обязательным, и владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами.

Но каким бы ни был применяемый владельцем транспорта бланк, он должен содержать обязательные для него реквизиты, его нужно утвердить в качестве используемого и заполнять, следуя рекомендациям приказа Минтранса № 368.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили образец заполнения путевого листа по форме №3 для легкового автомобиля. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно скачайте документ с комментариями по его оформлению:

Наши специалисты на основе унифицированных бланков также подготовили для вас образцы заполнения путевых листов в формате Word и excel. Наиболее часто используемые бланки путевых листов и образцы их заполнения вы можете скачать в таких статьях, как:

Итоги

Путевой лист — документ, который может иметь самостоятельно разработанную форму, но должен содержать ряд обязательных реквизитов и заполняться в соответствии с законодательно установленными требованиями. Нарушение порядка заполнения может привести к налоговым потерям для владельца транспорта.

Источник

Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.

Кто должен составлять путевой лист

Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:

Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.

В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.

Когда составлять путевой лист и сколько он действует

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.

Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.

Вести учет путевых листов и ГСМ по правилам — это просто.

Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года

Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.

Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Рассмотрим важные изменения подробнее.

Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»

В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.

Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:

Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»

Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.

Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.

Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле

В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».

Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:

Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов

Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.

Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.

Для допуска к эксплуатации

Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):

Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.

Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.

Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:

Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:

Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:

Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.

Для принятия к учёту

Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:

Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.

Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.

Дополнительные реквизиты путевого листа

Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).

Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:

Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.

Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь

Форма и порядок заполнения путевого листа

Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.

Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.

Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.

Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3

Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П

Нормы расхода топлива

Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».

В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.

На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.

НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Образец заполнения путевого листа

В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.

Форма путевого листа в 2021 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.

После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:

Путевые листы 2021: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.

Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.

Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

Срок действия путевого листа в 2021 году

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

В день делается один или несколько рейсов в течение смены

До старта первого рейса

Рейс продолжается больше одной смены

На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Журнал учета путевых листов в 2021 году

ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.

Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:

Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.

Таблица, в которой указывают:

Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?

Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.

Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?

Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец путевого листа 2021 года можно здесь.

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.

Источник