карта рабочего времени образец заполнения

Что такое фотография рабочего времени и как с ней работать

Перед специалистами коммерческой фирмы ставятся задачи, на выполнение которых дается определенное время. Однако часто сотрудники не успевают справиться с ними за предоставленное им время. Причины могут быть различными: недостаточная квалификация, излишняя нагрузка, устаревшее оборудование. Работник также может тратить время не на то, что нужно. Для выявления настоящих причин нужно проводить исследования. Одним из инструментов для исследования является фотография выходного дня.

Что собой представляет фотография рабочего времени

Фотография рабочего времени – это инструмент для отслеживания продуктивности сотрудников. Она позволяет отследить, на что именно тратит свое время специалист. Это средство для определения временных затрат на ту или иную задачу.

ВНИМАНИЕ! Это не фотография в буквальном смысле этого слова, а одноименный документ. Называется он фотографией потому, что позволяет запечатлеть выполнение работы во всех деталях. Указывается поставленная задача и начало/конец работы над ней. В документ можно вписать также пояснения. Это универсальный инструмент. Он обеспечивает отслеживание не только производственных мощностей, времени, но и интеллектуальных ресурсов.

Отличия фотографии от хронометража

Хронометраж – это инструмент, который обычно используется самим сотрудником. Работник сам решает, как и куда записывать полученную информацию.

Фотография рабочего времени – это официальное мероприятие, назначаемое руководителем. Вся полученная в результате информация вписывается в бланк установленной формы. Форма эта может утверждаться самой компанией. Формирование фотографии выполняется в соответствии с документами, подписанными руководителями фирмы.

Цели и задачи

Фотография рабочего времени нужна для решения этих задач:

Фотография рабочего времени используется для достижения этих целей:

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени – это комплексный инструмент, позволяющий решить целый ряд задач. Он позволяет увеличить продуктивность с минимумом вложений.

Кто может использовать сведения из фотографии РВ

ВАЖНО! Образец фотографии рабочего дня от КонсультантПлюс доступен по ссылке

Фотография рабочего времени используется этими сотрудниками:

Полученной в результате исследования информацией могут пользоваться все заинтересованные лица.

Разновидности фотографий

Фотографии рабочего времени подразделяются на разные виды, каждый из которых отличается своими особенностями.

Индивидуальная

Фотография заводится только на одного сотрудника для отслеживания его эффективности. За его трудовым процессом наблюдает комиссия, которая вносит все полученные данные в наблюдательный лист.

Групповая

Групповая фотография предполагает наблюдение целой группы специалистов. Сам процесс контроля аналогичен первому варианту. То есть собирается комиссия, которая наблюдает за трудовой деятельностью. Метод позволяет одновременно получить данные об эффективности каждого специалиста, входящего в группу.

Если группа включает в себя более трех сотрудников, анализ выполняется путем мгновенных наблюдений. В их ходе фиксируются действия сотрудников. Рассмотрим основные характеристики процедуры:

Групповая фотография – это довольно сложная процедура. А потому очень важно правильно ее организовать.

Бригадная

Бригадный метод применяется на производствах. Он практически не отличается от группового способа.

Методы проведения фотографии рабочего времени

Кто именно должен наблюдать над работой сотрудника? Это определяет руководитель компании. В состав комиссии могут включаться эти сотрудники:

Если используется метод индивидуальной фотографии, комиссия может состоять всего из одного человека.

Как осуществляется фотография рабочего времени

Если в компании есть несколько рабочих мест, комиссия может объединить информацию в одной карте. К примеру, два представителя фирмы выполняют практически идентичную работу. В этом случае первую половину дня наблюдают за одним сотрудником, а вторую – за другим. В итоге формируется одна фотография на двоих.

Для уточнения фотографии рабочего времени следует провести аттестацию несколько раз. В бланк вносятся усредненные значения.

Этапы проведения

Для получения точных результатов важно правильно организовать наблюдение. Процедура подразделяется на три этапа.

Подготовка

Наблюдающие должны понять специфику работы сотрудника. Без этого будет невозможно правильно зафиксировать рабочую деятельность. Наблюдающие знакомятся с техническими особенностями, готовят наблюдательные листы. В последние заносятся базовые параметры, которые будут изучаться.

Наблюдение

Происходит само измерение длительности всех процессов. К примеру, сотруднику нужно выполнить три задачи. В параметры листа включаются эти задачи. Возле них вписывается время начала и время окончания выполнения. При этом нужно учесть все перерывы, даже если они несанкционированные. Наблюдение выполняется на протяжении всего дня.

Обработка результатов

Это один из главных этапов. Включает в себя следующие действия:

В процессе анализа выявляются «проблемные места». К примеру, управленец очень много времени тратит на рутинные задачи, игнорируя главные. Это снижает его КПД. В этом случае имеет смысл делегировать рутинные задачи сотрудникам другого звена, чтобы управленец смог сосредоточиться на основных задачах. В процессе анализа выявляется время, которое тратится бессмысленно. К примеру, это могут быть разговоры с другими сотрудниками. В этом случае имеет смысл подтянуть корпоративную культуру.

Как оформить результаты наблюдения

Вся информация вносится в специальный бланк. В нем указываются эти сведения:

Бланк можно представить в виде этой таблицы:

Что указать в примечаниях? Во втором столбце указывается краткое наименование задачи. К примеру, это может быть работа с поступающей информацией. В пояснениях можно указать, что сотрудник занимался разбором электронных писем и подготовкой ответов на них. Также в этом столбце можно упоминать о другой дополнительной информации. Наименование работы можно дополнить ее кодом, если он имеется.

Под таблицей должна содержаться эта информация:

Как очевидно, в бланке прописываются все действия сотрудника, даже 10-15 минут, затраченные на уборку рабочего пространства.

После того как все сведения внесены в документ, нужно отдать его под роспись руководителя структурного подразделения, в котором выполнялось наблюдение. Затем должна быть поставлена подпись руководителя компании.

Определение тяжести труда на основе фотографии РВ

Как уже упоминалось, фотография рабочего времени – это комплексный инструмент. Он позволяет оценить не только производительность сотрудника, но и условия труда. Для чего это нужно? На степень производительности влияют не только усилия сотрудника, но и само место работы, особенности функционирования оборудования. Выявление дополнительных проблем позволяет своевременно их исправить.

Проводится анализ тяжести деятельности. В этом случае в состав комиссии желательно включить представителей комиссии по охране труда, так как они обладают всеми нужными знаниями. Как выполнять анализ? Нужно проанализировать время, потраченное, к примеру, на запуск оборудования. Устаревшая техника может сильно тормозить работу.

Что делать после проведения всех анализов

На основании полученной информации руководитель, в зависимости от выявленных проблем, может принять эти решения:

Фотография рабочего времени может привести к обновлению оборудования, улучшению рабочего места. Этот простой метод, на реализацию которого нужен один день, дает много важнейшей информации о состоянии производства.

К СВЕДЕНИЮ! Фотография рабочего времени может анализироваться не только комиссией, но и руководителем. Второй на основании полученных данных может принять более масштабные решения.

Источник

Карта рабочего дня как инструмент увеличения выручки

Карта рабочего дня – простой инструмент, который буквально за месяц может увеличить выручку, минимум, на 30%. Рассмотрим в деталях, как им пользоваться, что он дает и какие изменения в работу менеджеров следует внести.

Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.

Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.

Карта рабочего дня

Чтобы научиться правильно пользоваться этим инструментом, пойдем по такому плану:

Карта рабочего дня: зачем нужна

Карта рабочего дня является неотъемлемой частью движения компании к автоматизации бизнеса. Она представляет собой чек-лист из этапов бизнес-процесса. Для того, чтобы корректно составить ее, необходимо хорошо знать, что происходит в коммерческом отделе и как менеджеры получают результат в виде сделок.

Таким образом, следует досконально изучить и формализовать путь превращения лида в сделку. Приведем пример такой трансформации по бизнес-процессу.

Затем, анализируя тайминг по всем этим этапам через карту рабочего дня сотрудника, вы корректируете бизнес-процесс до состояния эталонной модели и переносите ее в CRM.

Карта рабочего дня: чем занят продавец

Составление карты рабочего дня сопряжено с доскональным пониманием текущих бизнес процессов. Если они прописаны и зафиксированы в регламентах и инструкциях, то нет ничего проще, чем составить список рабочих и личных дел сотрудника. Он может включать в себя следующие пункты.

Подготовка к сделкам:

Документооборот и обслуживание сделки

Как следует из этого списка, не все эти дела характерны для продавца, но мы стараемся все максимально приблизить к суровой реальности. Наличие такого перечня уже даст вам понимание того, чем могут быть заняты сотрудники коммерческого подразделения компании.

Карта рабочего дня: как пользоваться

Итак, все готово для составления карты рабочего дня сотрудника. Формируем таблицу с учетом знания всех бизнес-процессов. В итоге должно получится примерно следующее.

Как видно из таблицы, любое действие продавца фиксируется и прописывается тайминг. Тот, кто составляет карту еще и вносит свои комментарии.

Следует учесть 3 момента, чтобы корректно использовать карту рабочего дня.

► 1. Продавцы не должны подозревать о присутствии так называемого «эксперта». Это необходимо для чистоты эксперимента. Подчиненные должны работать в том ритме, к которому привыкли. Эксперт может прикинуться стажером, который усиленного изучает учебник по продукту и знакомится со спецификой бизнес-процессов в компании.

► 2. В таблице должны быть отражены все действия продавца за день. Это означает прямо все, включая обеды, перекуры, решение личных проблем, перерывы на кофе и чай.

► 3. Производить замеры нужно по каждому сотруднику хотя бы раз в месяц. При этом желательно делать это в течение 3 дней для полноты и репрезентативности картины.

Карта рабочего дня в итоге к пониманию:

Карта рабочего дня: как составить «фотоотчет»

Карты рабочего дня собираются, подсчитывается и суммируется время, затраченное на ту или иную деятельность. При этом весь массив задач распределяется по 4 категориям:

В итоге такого обобщения с подсчетом затраченного времени снимается своеобразный «фотоотчет» с ежедневной активности в коммерческом отделе.

Такой фотоотчет, как рентгеновский снимок, четко выявит «патологии», начавшие происходить в коммерческом подразделении компании.

Карта рабочего дня: что дают полученные сведения

Прежде всего вы обретаете знания для последующих коррекций и изменений. В частности, карта рабочего дня позволит ответить на несколько очень важных вопросов.

Когда ответы на эти вопросы появятся, можно будет начинать вносить изменения в работу структуры. Идем по плану.

► 1. Вносим изменения в структуру коммерческого подразделения компании: делим на отделы, группируем по навыкам, увольняем, набираем новых сотрудников.

► 2. Корректируем распорядок дня и отслеживаем его выполнение.

► 3. Регулируем бизнес-процессы: удаляем, делегируем, выносим на аутсорсинг, автоматизируем.

► 4. Концентрируемся на основных функциях подразделений и освобождаем клоузеров от несвойственных обязанностей. Они не ищут лиды, минимально занимаются документооборотом, сопровождением и логистикой. Их дело – сделки.

► 5. Выводим «эталонную» карту рабочего дня, ориентируясь на лучших продавцов после оптимизации процессов.

Карта рабочего дня: повторим основное

Итак, карта рабочего дня — это чек-лист из этапов бизнес-процессов, последовательность превращения лида в сделку. Это первая часть на пути компании к автоматизации бизнеса.

При составлении карты рабочего дня составляется перечень рабочих и личных дел сотрудника. Это может быть:

Карта рабочего дня поможет понять, на чем сосредоточены сотрудники, сколько времен занимают основные функции, от чего можно освободить менеджера. Также можно будет сравнить эффективность каждого сотрудника при выполнении одинаковых задач, понять слабые места в работе каждого сотрудника, увидеть, насколько быстро решаются вопросы с другими подразделениями компании.

Мы рассмотрели такой эффективный инструмент как карта рабочего дня. Несмотря на простоту и легкость внедрения, его использование дает массу сведений, позволяющих кардинально поменять ситуацию в компании с объемом выручки.

Источник

Карта рабочего дня: пример для отдела продаж

Узнайте, как использовать карту рабочего дня для контроля процесса продажи, какие ошибки бывают при ее внедрении и получите пример таблицы для разработки карты рабочего дня в Excel.

Читайте в статье:

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: КОГДА ВНЕДРЯТЬ

По данным статистики с проектов по развитию продаж непрофильная активность сотрудника отдела продаж в течение дня может достигать 40-50%.

Это означает, что сотрудник может тратить время на дела, которые не соответствуют его должностным обязанностям, не помогают или даже вредят процессу продажи.

В 90% случаев Руководитель отдела продаж (РОП) выстраивает управление отделом продаж «в слепую», не имея прозрачной фотографии того, над чем же так тщательно трудятся сотрудники в течение дня.

Когда обязательно используем карту рабочего дня:

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: КОНТРОЛЬ ПРОЦЕССА ПРОДАЖИ

В течение дня менеджер делает звонки, пишет письма, формирует и исправляет Коммерческие предложения, согласует спецификации продукта, уточняет цены и формирует прайс-листы, уточняет информацию у руководства, проводит встречи.

Продавец может делать то, что у него получается легче, и из-за этого не успевать продавать. А может быть перегружен выполнением непрофильных задач и из-за этого также не успевать продавать.

Карта рабочего дня нужна для того, чтобы наглядно показать, сколько времени продавец тратит на активности, которые не приведут к результату.

Бизнес-процесс продажи состоит из определенных стадий. На каждой стадии продавец должен выполнять активности, которые обеспечат результат и дадут возможность перевести лид на следующую стадию:

I. Стадия Leads generation

На стадии генерации лидов происходит генерация трафика клиентов.

Карта рабочего времени должна ответить вам на следующие вопросы:

Сколько времени уходит на актуализацию баз данных, на сбор контактов и на поиск лидов? Сколько времени сотрудник работает с тем или иным каналом привлечения?

II. Стадия Leads development

Если ваши хантеры делают холодные исходящие звонки потенциальным клиентам, сколько времени у них уходит на подготовку баз? Сколько времени уходит на подготовку к звонку? Сколько времени уходит на обзвон и внесение данных в СRM? Какие перерывы делают хантеры в своей работе? Сколько уходит времени на повторные звонки и ответы на вопросы по продукту? Сколько времени уходит на отсылку клиенту запрашиваемой информации?

III. Стадия Leads converstion

Карта рабочего дня покажет: степень автоматизации процесса выставления Коммерческого предложения, механизм подготовки предложений и прайс-листов. Сколько времени менеджер тратит на повторные звонки и качество взаимодействия со всеми подразделениями, от которых зависит заключение сделки.

IV. Стадия Сlient fulfillment

Карта рабочего дня покажет: сколько уходит времени и сил на подготовку и согласование договора, сколько менеджер тратит времени на улаживание проблем для первой отгрузки клиенту, и все неровности взаимодействия с клиентским сервисом.

V. Стадия Account Managment

Карта рабочего времени выявит все «узкие» места бизнес-процесса продажи и поможет принять решение по тому, сколько менеджеров нужно нанять на тот или иной функционал для определенной стадии процесса продажи.

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Карта рабочего дня фиксирует следующие данные:

Также нужно анализировать все действия хантера и эккаунт менеджера (фермера).

Виды активностей продавца в карте рабочего дня:

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: КОНТРОЛЬ КЛИЕНТСКОГО СЕРВИСА

Карта рабочего времени разрабатывалась как инструмент контроля менеджеров по активным продажам. Сегодня хронометраж рабочего времени необходимо внедрять и в отделы по работе с действующей клиентской базой.

Конкурентный В2В рынок требует увеличения среднего чека и удержания клиентов. В 80% клиентских отделов заточены только на сопровождение, но не на развитие клиента. Эккаунт менеджеры делают много ненужных действий, их режим работы часто не оптимизирован также жестко как у продавцов.

В отдел клиентского сопровождения требуется внедрения управления продажами по Pipeline: четкое определение типов активностей, KPI и нормы по ним. Для формализации этапов процесса сопровождения и автоматизации процессов используйте карту рабочего времени.

Шаг 1: Как заполнять

Карта рабочего времени заполняется самими менеджерами. Поставьте задачу 2-м или 3-м менеджерам, за корректное заполнение обещайте приз или вознаграждение.

Заполнение карты рабочего дня самими сотрудниками повышает лояльность к ужесточению дисциплины, формирует команду реформаторов и облегчает последующее внедрение изменений.

Шаг 2: Контроль

В течение дня проверяйте заполнение карты рабочего дня. Объявляйте о результатах заполнения каждые 2 часа.

Шаг 3: Подведение итогов

Сопоставьте затраты на активности на разных стадиях процесса продажи. Выявите стадии, на которых тратит более 20% времени на непрофильные активности. Выявите стадии, в которых менеджер тратит менее 20% на профильные активности.

Эти стадии будут «узким» местом вашего процесса продажи.

КАРТА РАБОЧЕГО ДНЯ: КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ КОНТРОЛЯ

По итогам внедрения карты рабочего дня внедрите следующие изменения:

I. Скорректируйте функционал продавца

Если карта рабочего дня показала, что менеджеры тратят необоснованные ресурсы на административные задачи, попросите их обозначить те задачи, которые они могут с себя снять. Решите, что может быть автоматизировано, а что передано на аутсорсинг.

Экономия составить несколько минут, но в сумме получится до 15-ти часов на отдел.

II. Внедрите Режим дня

Выявите в карте рабочего дня продавца активности, которые он совершает не «пакетно», т.е. не планово.

Менеджер хаотично проверяет электронную почту и бросается отвечать на письмо сразу же, как только его получил. После повторного звонка клиенту и получения вопроса от клиента, менеджер кидается выяснять ответ на вопрос вместо того, чтобы продолжать пакетный обзвон клиентов, которые находятся на стадии Leads conversion и требуют повторного касания.

Внедрите Режим рабочего дня отдела продаж с пакетными активностями, жесткими перерывами и четко выделенным временем на планерки, совещания и разборы полетов.

III. Откорректируйте структуру отдела продаж

На основании данных карты рабочего дня определите, подходит ли для выполнения планов продаж ваша структура отдела. Если нет, перестройте ее.

IV. Автоматизируйте бизнес-процесс продажи

Опишите бизнес-процесс продажи каким он должен быть с учетом выявленных с помощью карты рабочего дня ошибок. Выявите количество и состав этапов для каждой стадии процесса, все входы и выходы для каждого этапа, ответственных и KPI, который будет соответствовать выполнению стратегической цели.

Составьте ТЗ для оптимизации вашей CRM и планово внедрите систему все необходимые улучшения.

V. Учите мыслить нешаблонно

Чем быстрее менеджер адаптируется и примет верное решение, тем быстрее он вернется к выполнению профильных активностей.

Учите продавцов действиям в нестандартных ситуациях.

VI. Исключите многозадачность

Если карта рабочего дня выявит, что продавец решает несколько задач одновременно (формирует КП для клиента и разговаривает по телефону) научите его это не делать.

Многозадачность снижает качество работы на 30-50%.

После внедрения Внедрите карту рабочего дня для того, чтобы получить все необходимые сведения для повышения продаж в вашем отделе.

Вы получили рекомендации как использовать карту рабочего дня в отделе продаж, какие ошибки бывают при ее внедрении, как читать результаты и как ее внедрять. Используйте фотографию рабочего дня менеджера по продажам для того, чтобы усилить процессы вашего отдела продаж.

Оцените эффективность вашей системы продаж

Скачайте чек-лист и за 20 минут оцените эффективность вашей системы продаж

Источник

Фотография рабочего времени — образец

Фотография рабочего времени (ФРВ) — один из наиболее часто используемых методов исследования этого времени. Она может применяться на любых работах: как ручных, так и автоматизированных. При применении ФРВ необходимо придерживаться правил, чтобы получить наиболее точные данные. Что это за правила — расскажем в статье.

Определение и классификация фотографии рабочего времени

При проведении фотографии рабочего времени наблюдатель последовательно регистрирует все временные затраты сотрудника в течение периода исследования. Если изучается одна смена, такое обследование принято называть еще фотографией рабочего дня. Подобным образом выявляется непроизводительное время сотрудника, а также определяются нормативные показатели для подготовки рабочего места, его обслуживания, установления длительности перерывов для отдыха.

Основные цели проведения ФРВ:

Норма обслуживания — это количество объектов, которые работник или группа работников должны обслужить в течение единицы рабочего времени в конкретных организационно-технических условиях.

Примеры

В зависимости от конкретных задач исследования, необходимого объема и точности информации могут применяться различные походы к проведению фотографии рабочего дня.

Виды фотографий рабочего времени:

Порядок проведения фотографии рабочего времени

Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:

Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.

Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:

Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.

Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.

Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.

В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.

Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.

Фотография рабочего времени — образец заполнения и бланки

Одна из задач фотографии рабочего времени — сбор данных по видам времени в смене. В любом бланке фотографии рабочего времени обязательно должна быть предусмотрена возможность проставления условных обозначений для их видов.

Чаще всего для этого используются индексы, например, такие:

Для индивидуальной фотографии чаще всего применяются такие бланки:

Лист фотографии рабочего времени

Образец фотографии рабочего времени

Возможно составление графической фотографии. В этом случае вместо конкретного наименования работ сразу вписываются виды временных затрат, а их длительность отмечается линией. Пример представлен ниже:

Особенности наблюдения за группой работников

При проведении фотографии большого количества сотрудников каждое наименование работ не переписывается, а регистрируется состояние сотрудника на конкретный момент времени. Затем складывается количество наблюдений каждого вида рабочего времени и выводится их удельный вес в общем объеме наблюдений.

В этом виде исследований рабочего времени чаще всего применяются индексы (о них мы говорили выше). Разберем процесс фотографии рабочего времени для группы сотрудников на примере.

Пример

Проводится наблюдение за грузчиками на складе транспортной компании. Вводные данные, известные наблюдателю: рабочий день начинается в 8 утра (наблюдатель тоже должен быть на месте). Грузчики работают командами по 3 человека.

Наблюдатель, заполняя карту, ранжировал грузчиков так, чтобы члены одной команды находились под соседними номерами:

За первые 30 минут рабочего дня наблюдатель увидел:

Вот как все это отразится в групповой фотографии рабочего времени:

Далее можно использовать получившиеся таблицы для различных целей:

Источник