карточка постеллажного топографического указателя образец заполнения
Скачать образец бесплатно. Карточка постеллажного топографического указателя
Последние публикации
Если в налоговом учете доходы признаются кассовым методом, то при получении 100%-й предоплаты можно с согласия покупателя сразу пробивать чек с признаком способа расчета «полный расчет». Такие разъяснения ранее мы получили от специалиста ФНС. Однако официальных писем об этом нет, что вызывает беспокойство у наших читателей.
Российская трехсторонняя комиссия по регулированию социально-трудовых отношений утвердила Рекомендации по установлению систем оплаты труда работников государственных и муниципальных учреждений на 2020 год. В статье сделаны акценты на некоторых положениях данного документа, которые необходимо знать автономным учреждениям.
Чуть больше месяца осталось до конца декларационной кампании. Сообщить о доходах, полученных в 2019 году, граждане должны до 30 апреля.
При покупке квадратных метров гражданам, претендующим на получение имущественного налогового вычета, важно обратить внимание на статус недвижимости: жилая она или нет. Разъяснения Минфина опубликовала Федеральная налоговая служба (ФНС).
В силу прямых указаний Трудового кодекса трудовые отношения носят возмездный характер. Получение своевременной и в полном объеме заработной платы является одним из ключевых прав работника, а своевременная и в полном размере ее выплата – главной обязанностью работодателя. При этом в случае выполнения работником работы никакие внешние факторы – чрезвычайные обстоятельства, бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и иные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, не должны препятствовать реализации этого права и обязанности. Хотя некоторые оговорки по этому поводу в ТК РФ все же имеются.
ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
ФОНД № ______08________ ХРАНИЛИЩЕ № ____2_________
Название фонда ______ПАО «ПОЛИГРАФИЯ»_______________________
| Опись № | Ед. хр. с №_________ по №______________ | Стеллаж № | Шкаф № | Полка № | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 01 | С 1 по 40 | 3 | 21 | А,Б | |
| 03 | С 41 по 82 | 3 | 21 | В,Г |
МБУ Архив г. Стерлитамак КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ
2. Учет описанных документов Крайние даты дел описи Название описи или аннотация документов Микрофильмировано дел постоянного хранения Основание выбытия (название, дата, N В том числе по описям, утвержденным ЭПК из них по описям, утвержденным ЭПК | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| ед. хр. | крайние даты | |||||||||||||||||||||||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | ||||||||||||||||||||
| 01 | 15.01.2006 –21.10.2010 | Опись постоянного срока хранения за 2006 год | 5 | 5 | 15.01.2006 –21.10.2010 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 25.01.2006 –20.12.2006 | Опись дел по личному составу за 2006 год | 4 | 4 | 25.01.2006 –20.12.2006 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 23.01.2007 –15.12.2007 | Опись постоянного срока хранения за 2007 год | 2 | 2 | 23.01.2007 –15.12.2007 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 15.01.2007 –25.12.2007 | Опись дел по личному составу за 2007 год | 8 | 8 | 15.01.2007 –25.12.2007 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 20.01.2008 –25.12.2008 | Опись постоянного срока хранения за 2008 год | 2 | 2 | 20.01.2008 –25.12.2008 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 16.01.2008 –20.12.2008 | Опись дел по личному составу за 2008 год | 8 | 8 | 16.01.2008 –20.12.2008 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 17.01.2009 –20.12.2012 | Опись постоянного срока хранения за 2009 год | 3 | 3 | 17.01.2009 –20.12.2012 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 20.01.2009 –20.12.2009 | Опись дел по личному составу за 2009 год | 5 | 5 | 20.01.2009 –20.12.2009 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 18.01.2010 –18.12.2010 | Опись постоянного срока хранения за 2010 год | 2 | 2 | 18.01.2010 –18.12.2010 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 25.01.2010 –20.12.2010 | Опись дел по личному составу за 2010 год | 7 | 7 | 25.01.2010 –20.12.2010 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 20.01.2011 –25.02.2015 | Опись постоянного срока хранения за 2011 год | 5 | 5 | 20.01.2011 –25.02.2015 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 29.01.2011 –15.12.2011 | Опись дел по личному составу за 2011 год | 7 | 7 | 29.01.2011 –15.12.2011 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 20.01.2012 –20.12.2012 | Опись постоянного срока хранения за 2012 год | 4 | 4 | 20.01.2012 –20.12.2012 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 26.01.2012 –25.12.2012 | Опись дел по личному составу за 2012 год | 12 | 12 | 26.01.2012 –25.12.2012 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 25.01.2013 –15.12.2015 | Опись постоянного срока хранения за 2013 год | 3 | 3 | 25.01.2013 –15.12.2015 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 26.01.2013 –25.12.2013 | Опись дел по личному составу за 2013 год | 1 | 1 | 26.01.2013 –25.12.2013 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 15.01.2014 –25.12.2014 | Опись постоянного срока хранения за 2014 год | 3 | 3 | 15.01.2014 –25.12.2014 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 25.01.2014 –20.12.2015 | Опись дел по личному составу за 2014 год | 5 | 5 | 25.01.2014 –20.12.2015 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 25.01.2015 –26.12.2015 | Опись постоянного срока хранения за 2015 год | 3 | 3 | 25.01.2015 –26.12.2015 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 25.01.2015 –20.12.2015 | Опись дел по личному составу за 2015 год | 5 | 5 | 25.01.2015 –20.12.2015 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 01 | 15.01.2016 –30.12.2016 | Опись постоянного срока хранения за 2016 год | 4 | 4 | 15.01.2016 –30.12.2016 | |||||||||||||||||||||||||||||||
| 03 | 15.01.2016 –30.12.2016 | Опись дел по личному составу за 2016 год | 7 | 7 | 15.01.2016 –30.12.2016 |
Муниципальное бюджетное учреждение Архив г. Стерлитамак
МБУ Архив г. Стерлитамак
Дата первого поступления документов фонда
Отметка о выбытии фонда
На 01.01.2020 года в список включены фонды с N _01____ по N _13____.
Всего хранится в архиве ____13 (тринадцать)__________ фондов, из них:
(цифрами и прописью)
______________________ содержат особо ценные дела.
(цифрами и прописью)
Архивариус Султанова Л.Р. Султанова
Заведующая архивным отделом Тучкина Л.И. Тучкина
Муниципальное бюджетное учреждение Архива г. Стерлитамак
___________(МБУ Архива г. Стерлитамак)____________
| регистрации показаний контрольно-измерительных приборов измерения температуры влажности воздуха |
Подпись работника, производящего замеры
Примечание (аварийные инструкции, меры по нормализации)
Подпись работника, производящего замеры
Примечание (аварийные инструкции, меры по нормализации)
учета поступления и выбытия дел, документов
Помещение для хранения документов по личному составу
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2016, N 9
Если отделу кадров удалось получить помещение для хранения скопившихся за годы работы документов по личному составу, то после этого предстоит кропотливая работа по его обустройству. Причем часто оказывается, что выделенное директором место не подходит для хранения документов. Расскажем о том, какие требования предъявляются к архивохранилищам, как подсчитать количество оборудования и как разместить в нем документы.
Напомним, что хранить документы по личному составу организации обязаны по закону, который относится ко всем без исключения юридическим лицам, а также индивидуальным предпринимателям (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Примечание. См. статью «Сроки хранения документов по личному составу» на с. 48 журнала N 5, 2016.
Независимо от того, есть ли в компании архив управленческих документов или нет, хранить кадровые документы компания обязана. На практике такая роскошная возможность, как самостоятельный выбор помещения под архив, выпадает крайне редко. Обычно квадратные метры выделяются по остаточному принципу и особой благоустроенностью не отличаются. Но кадровикам все равно нужно знать хотя бы минимальные технические требования к ним, чтобы вовремя отказаться от «щедрого» предложения разместить архив над горячим цехом и настоять на поиске других вариантов.
Примечание. См. статью «Взаимодействие отдела кадров с архивом организации» на с. 64 журнала N 8, 2015.
Технические требования к помещениям архива
Требования к помещениям
Архив не должен располагаться:
Через его помещения не должны проходить трубы водоснабжения, канализации, осуществляться технологические или бытовые выводы воды. Из архива должен быть выход к лифту или на лестничную клетку.
Размещение оборудования в хранилище
Документы должны размещаться на стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах. При этом оборудование для хранения устанавливается перпендикулярно оконным проемам, не допускается также ставить стеллажи вплотную к наружным стенам и источникам тепла.
Приведем фрагмент Правил-2015, посвященный расстановке стеллажей (шкафов) и созданию проходов между ними.
Фрагмент документа. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526
2.21. Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:
Световой, температурно-влажностный, санитарно-гигиенический, охранный режимы должны быть такими, чтобы обеспечить защиту документов от любого рода повреждений, воздействий окружающей среды, а также доступа к ним посторонних.
Это общие правила для хранилищ документов. К документам по личному составу добавляются особые требования по безопасности.
Обеспечение безопасности документов по личному составу
Документы по личному составу содержат персональные данные работников, и защита этих данных осуществляется на протяжении всей «жизни» документа, включая и процесс уничтожения. Правила хранения должны подчиняться положению о защите персональной информации сотрудников, в частности:
Примечание. См. статьи «Организуем работу с персональными данными сотрудников» на с. 10 журнала N 2, 2015, и «Уничтожение кадровых документов» на с. 48 журнала N 12, 2015.
Расчет количества шкафов и стеллажей
Чтобы примерно рассчитать количество шкафов и стеллажей в архиве, нужно знать четыре значения:
Все документы по личному составу, независимо от сроков хранения, перед передачей в архив подвергаются полной обработке, в ходе которой прошиваются. Исходя из средней толщины одного тома, можно посчитать нужное количество стеллажей.
Пример 1. Допустим, документы по личному составу сшиваются в тома, средняя толщина которых равна 3,5 см. Затем они помещаются в бумажные короба размером: 32 (высота) x 25,5 (ширина) x 15 (глубина) см. Таким образом, в один короб поместится 4 тома.
Теперь к подсчетам следует подключить сотрудника компании, отвечающего за поставку мебели, чтобы он взял у поставщика размеры одного архивного шкафа. Стандартный узкий металлический шкаф имеет габариты 186 x 85 x 40 см, при этом в нем находятся пять полок. Значит, в одном шкафу поместятся 25 коробов (по пять на каждой полке, итого 100 единиц хранения).
Зонирование архива
Архив организации, в соответствии с п. 2.16 Правил-2015, предусматривает разделение на несколько помещений. Это непосредственно хранилище, помещение для приема и обработки документов, помещение для работы с документами (оно носит громкое название «читальный зал»), а также рабочие комнаты сотрудников архива.
Поскольку мы говорим не об основном архиве организации, а только о хранилище кадровых документов, которое, возможно, расположено отдельно от всех остальных, то этим правилом зонирования помещений можно пренебречь. Кроме, пожалуй, одного: зону для работы пользователей с документами обустроить все-таки нужно. Рекомендация продиктована не столько правилами, сколько практическим опытом: найдя нужный документ в архиве, очень неудобно нести весь том на свое рабочее место, а потом возвращать в хранилище.
Для удобства сотрудников архив целесообразно дополнить стандартным рабочим местом, то есть поставить стол, стул, компьютер и многофункциональное устройство (либо по отдельности сканер и копировальный аппарат).
Одно можно сказать однозначно: в хранилище документов не должны работать люди, так что на предложение руководства объединить отдел кадров и архив по личному составу нужно сразу отвечать отказом. Это вредно и для людей, ведь постоянное нахождение среди глухих железных шкафов и бумажных томов вряд ли положительно отразится на здоровье, и для документов: лишние свет и повышенная влажность воздуха не пойдут им на пользу.
Топографирование
Топографирование подразумевает под собой составление своеобразной карты хранилища документов. Эта карта будет находиться на рабочих местах кадровиков. Прежде чем отправляться в архив, работник посмотрит на «карту» и заранее будет точно знать номер шкафа, полки, короба и вложенного в короб тома, в который вшит нужный документ.
В общем архиве каждый из сотен томов должен стоять на закрепленном за ним месте, и перемещать его оттуда куда-либо запрещается. То же касается и архива документов по личному составу.
Фрагмент документа. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526
2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.
Будем придерживаться этих норм, делая скидку на то, что у нас не архив организации, а всего лишь скромное хранилище документов по личному составу.
Приведем пример заполненной карточки. Обратите внимание: мы несколько изменили ее форму относительно предложенной Правилами-2015: во-первых, она относится к шкафу, а не стеллажу, а во-вторых, поскольку в нашем условном кадровом архиве хранятся документы только одного фонда, графа «Фонд N» в таблице отсутствует.
Пример 2. Карточка постеллажного топографического указателя.