карточка проверки контрагента образец

Положение о проверке контрагентов: образец

proverka_kontragenta.jpg

Похожие публикации

Проверка надежности контрагента проводится перед заключением договора с ним. Это необходимо, чтобы минимизировать риски признания соглашения о сотрудничестве недействительным. Из письма ФНС от 24.07.2015 г. № ЕД-4-2/13005@ следуют такие критерии оценки потенциальных угроз:

Методика проверки контрагентов

Процесс отбора из списка потенциальных поставщиков и исполнителей работ должен быть закреплен за одним или несколькими должностными лицами. Этот блок функциональных обязанностей рекомендуется зафиксировать в их должностных инструкциях. Ответственные работники при выявлении недобросовестных субъектов предпринимательства должны использовать методику, которую описывает локальный регламент проверки контрагентов (образец разрабатывается предприятиями самостоятельно).

На первом этапе взаимодействия с потенциальным контрагентом рекомендуется запросить у него стандартный комплект справок, выписок, свидетельств и других документов, позволяющих убедиться в реальности предприятия.

Документы для проверки контрагента:

При необходимости проанализировать текущее финансовое положение субъекта предпринимательства можно запросить информацию о численности персонала, стоимости основных или оборотных активов, опыте работы в конкретной рыночной нише. Допускается вариант с изучением последней бухгалтерской отчетности. Отказать в этом вопросе контрагент не может – отчетные документы законодательно отнесены в группу публичных сведений.

На следующих этапах помощь оказывает Федеральная налоговая служба – проверка контрагента будет производиться через подачу письменного запроса в контролирующий орган с целью получения достоверных сведений об интересующем предприятии. Подтвердить официальность статуса контрагента можно и на сайте ФНС. Возможности электронных сервисов сайта:

Рекомендуется ознакомиться и с содержанием актуальной картотеки арбитражных судебных разбирательств (на ]]> официальном сайте ВАС ]]> ). Это позволит быстро уточнить, не является ли фирма участником судебной тяжбы. Информацию о действующих исполнительных производствах можно получить из ]]> поискового сервиса ]]> на сайте ФССП.

Добросовестность контрагента можно перепроверить по лицензионным документам. Для этого надо воспользоваться поиском по реестру лицензий на сайте соответствующего ведомства.

Наличие полномочий у должностного лица со стороны контрагента по ведению переговоров и заключению сделок определяется несколькими способами:

Дополнительной мерой подстраховки от споров с контролирующими органами может стать оформление акта выезда к потенциальному поставщику. Документ подтверждает реальность пребывания предприятия по адресу, прописанному в документах. Если компания участвует в электронных торгах на аукционе, то при ценовом демпинге нормы Закона о госконтрактах № 44-ФЗ от 05.04.2013 г. предписывают поставщику предъявить контракт на закупку товара и письмо о добросовестности контрагента. Последний документ составляется в произвольной форме.

Положение о проверке контрагентов: образец

Регламент и методика проверки потенциальных партнеров по сделкам разрабатываются субъектами хозяйствования самостоятельно, унифицированных форм, структуры не предусмотрено. В документе рекомендуется указывать лиц, которые назначаются ответственными за реализацию этого блока работ. В разных ситуациях может применяться индивидуальный алгоритм проверки контрагента:

Положение о проверке контрагентов содержит сведения о комплекте документов, которые ответственные лица должны запросить у потенциальных партнеров. В регламенте раскрывается информация, подлежащая сбору и анализу, порядок ее получения и методика обработки. Документ утверждается директором и доводится для ознакомления ответственным лицам (под роспись). Рекомендуется регламентом установить срок хранения на предприятии базы данных по контрагентам, обозначить меры ответственности должностных лиц, способы их поощрения.

Источник

ЧЕК-ЛИСТ ПРОВЕРКИ КОНТРАГЕНТОВ

Когда решение о сотрудничестве нужно принять быстро и нет времени ждать копии документов от контрагента, пробейте информацию о нем через интернет-сервисы. Официального подтверждения такой проверки у вас на руках не останется. Если хотите подстраховаться или нужно отчитаться перед руководством, можно сделать скрины веб-страниц, где видны результаты ваших запросов.

Существует ли компания.

Через сервис egrul.nalog.ru за пару минут проверьте, есть ли контрагент в ЕГРЮЛ. Вбейте ИНН, ОГРН или название компании. Если сведения о контрагенте найти не удалось, есть риск связаться с несуществующей организацией.

Нет ли долгов перед налоговой.

Зайдите на service.nalog.ru/zd.do и вбейте ИНН контрагента. Если поиск дал результат, значит, у компании есть долги по налогам или она не отчитывалась в налоговую больше года. Возможно, будущий контрагент неплатежеспособен и хочет поправить положение дел за счет вас.

Часто ли судились.

Через сервис kad.arbitr.ru. можно узнать всю судебную историю контрагента. Введите ИНН контрагента.

Нет ли подставных учредителей и руководителей.

Вот еще два бесплатных сервиса, которые уберегут от сомнительной сделки: service.nalog.ru/svl.do и nalog.ru/disqualified.do. В первом – сведения о тех, кого через суд лишили права участвовать в компании или управлять ею. Тут понадобится ИНН и ОГРН контрагента. По второй ссылке – реестр дисквалифицированных лиц. Чтобы им воспользоваться, нужны также Ф. И. О. и дата рождения руководителя. Если договор подпишет человек, который есть в первом или втором списке, суд признает сделку ничтожной.

Репутация.

Не банкрот ли.

Сведения о ликвидации, реорганизации, уменьшении уставного капитала смотрите в журнале «Вестник государственной регистрации» по ссылке vestnik-gosreg.ru/publ/vgr. ОГРН или ИНН будет достаточно для сервиса. А вот здесь kommersant.ru/bankruptcy – база объявлений о банкротстве, введите ИНН или ОГРН.

Сбор доказательств на случай налоговой проверки

Отстоять права на вычет по НДС и расходы для целей налога на прибыль помогут доказательства на бумаге. Запросите у контрагента копии документов из списка ниже. Заодно можете свериться с данными из интернет-сервисов. В случае проверки у инспекторов не будет сомнений, что вы проявили должную осмотрительность.

1. Устав. Должны насторожить уставный капитал с минимальным размером и юрадрес, не совпадающий с реальным местонахождением.

2. Документы о регистрации. Это свидетельство о государственной регистрации организации и свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции.

3. Протокол общего собрания учредителей о назначении директора (решение единственного учредителя). ФИО директора в этом документе должно совпадать с данными действующего руководителя.

5. Бухотчетность за предыдущий год. Анализ отчетности скажет о финансовом положении компании.

6. Лицензия, если сделка заключается в рамках лицензируемой деятельности.

Полезные ссылки на сайты для проверки контрагентов, формирования отчетности и проч. можно скачать здесь

Источник

Проверка контрагентов за четыре шага: регламенты, документы, базы данных, расчет платежеспособности

Любой бизнес — это риск. Чтобы предприятие работало, как отлаженный механизм, важно знать, что ваши контрагенты вас не подведут. И работает здесь только один принцип — доверяй, но проверяй. Расскажем, как проявить должную осмотрительность, рассчитать платежеспособность контрагента, и зачем вообще это нужно.

Зачем нужно проверять контрагентов

Ответ очевиден: чтобы ваш бизнес не понес убытки и не испортил репутацию в глазах клиентов, партнеров, банка и государственных органов.

«Нехороший» контрагент может задержать поставку, привезти некачественную продукцию, сорвать сроки выполнения работ, задержать оплату. Или того хуже — совсем откажется платить или исполнять обязательства по договору. А ваше предприятие на годы погрязнет в судебных разбирательствах.

Что такое должная осмотрительность

Каждый налогоплательщик обязан проявлять должную осмотрительность при выборе контрагента. То есть, перед тем, как начать сотрудничество, важно оценить деловую репутацию контрагента, его платежеспособность, наличие у него ресурсов, необходимых для исполнения обязательства.

В результате вашему предприятию могут, например, снять вычеты по НДС, доначислить налог на прибыль.

Кроме того, перевод средств сомнительным контрагентам может насторожить ваш банк. И в целях исполнения требований закона № 115-ФЗ банк вправе приостановить операции по вашему расчетному счету.

Ак Барс Банк ценит своих клиентов и всегда готов проконсультировать, если у вас возникли вопросы по 115-ФЗ. Просто оставьте заявку на сайте, и мы свяжемся с вами.

Итак, проверять контрагентов жизненно необходимо любому бизнесу. Разберем по шагам, как это делать.

Шаг 1. Разрабатываем внутренние регламенты

Проверка контрагентов — это не разовая процедура. Она должна быть систематической и комплексной. Поэтому важно установить определенный порядок, чтобы каждый ответственный работник четко выполнял необходимые действия в рамках своих полномочий.

Например, порядок действий и обязанности сотрудников можно закрепить в положении о договорной работе. И распределить в нем обязанности между различными отделами компании:

Шаг 2. Запрашиваем документы у контрагента

Ваш менеджер уже познакомился с клиентом: посмотрел сайт, отзывы в сети, убедился, что другие компании довольны сотрудничеством, рекомендуют контрагента, как надежного партнера. Далее необходимо запросить данные для договора и более детальной проверки.

У организации стоит запросить заверенные копии:

Важно: если организация зарегистрирована по месту прописки ее учредителя — сопоставьте сведения о регистрации собственника по месту проживания и учредительных документов общества, чтобы убедиться, что юридический адрес контрагента достоверен.

Если контрагент — иностранная организация, важно, чтобы к учредительным документам был приложен перевод на русский язык, заверенный нотариально.

У ИП запрашиваем копии:

Естественно, серьезность проверки и количество запрашиваемых документов зависит от масштабов грядущего сотрудничества. Если вы просто планируете постоянно закупать у поставщика канцелярию для офиса на небольшие суммы — глубокая проверка просто нерациональна. Это лишние затраты времени и трудовых ресурсов.

Но если речь идет о регулярных крупных поставках товара для перепродажи, сырья, материалов, систематического выполнения дорогостоящих работ — одних копий учредительных документов будет недостаточно. Вам будет необходимо получить у контрагента информацию: о наличии оборудования, производственных и складских помещений, квалифицированного персонала.

И более того, нанести визит на территорию контрагента, и даже сделать фотографии производственных помещений, отгружаемой продукции, транспортных средств и т. д.

Помните, даже деловая переписка с контрагентом, приложенная к досье, может стать доказательством проявления осмотрительности, если в будущем у банка или налоговой службы возникнут претензии к вашему партнеру.

Шаг 3. Проверяем данные в открытых источниках

Массу важной информации о контрагентах можно получить бесплатно на государственных сервисах, например:

Не забудьте сделать распечатки скринов, полученных выписок из реестров и вложить их в досье контрагента.

Шаг 4. Анализируем платежеспособность контрагента по балансу

Используя данные бухгалтерского баланса можно понять, насколько платежеспособен ваш контрагент и насколько устойчив его бизнес. Для этого рассчитайте два базовых показателя.

1. Коэффициент общей ликвидности.

К общей ликв. = строка 1200 баланса / (строка 1510 строка 1520 строка 1550).

Покажет, способен ли ваш контрагент погасить свои обязательства только за счет оборотных средств. Чем это коэффициент выше — тем более платежеспособным является ваш потенциальный (действующий) партнер.

Оптимальное значение коэффициента: > 2. Приемлемое значение: > 1,5.

2. Коэффициент финансовой независимости.

К фин. независимости = строка 1300 баланса / строка 1600 баланса.

Покажет, насколько ваш контрагент не зависим от внешних источников финансирования.

В норме значение показателя не должно быть

Конечно, если ваш контрагент — новая компания или ИП, то понять, как будет развиваться его бизнес невозможно. Тогда нужно предусмотреть иные способы подстраховки, например:

Ваш контрагент платежеспособен и чист перед всеми инстанциями? Замечательно. Можете заключать договор. Но помните, что расслабляться нельзя. Важно периодически проверять, как себя чувствует бизнес партнера, чтобы его проблемы не отразились на вашей компании.

Источник

Регламент проверки контрагентов

НА ФИРМЕННОМ БЛАНКЕ ОРГАНИЗАЦИИ!

(в редакции от «____» __________201__ г.)

Регламент проверки контрагентов

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с законодательством Российской Федерации и является обязательным к исполнению должной осмотрительности при выборе и проверке контрагентов для заключения планируемых сделок (договоров) в целях снижения хозяйственных, налоговых рисков.

1.3. Лицом, ответственным за проведение проверки контрагентов, является ________________________________ (Ф.И.О., должность).

1.4. Уполномоченное лицо осуществляет проверку контрагентов на основании письменных запросов путем вручения непосредственно адресату (или: по почте заказным письмом по адресу: ____________________________________ (или: по адресу электронной почты контрагента).

1.5. Требования данного Регламента обязательны для всех сотрудников Организации, занимающихся заключением и исполнением договоров с контрагентами, а также для сотрудников, ответственных за проверку контрагентов.

1.6. Объем запрашиваемой информации при проверке контрагента зависит от категории, к которой относится заключаемая с ним сделка и от принятого решения в целях исполнения Уполномоченным лицом настоящего Регламента.

1.7. В зависимости от степени возможных рисков все сделки с контрагентами подразделяются на три категории:

К высокорисковым сделкам относятся:

— договоры поставки или купли-продажи на сумму свыше 1 млн. руб., в том числе договоры, заключенные через посредников;

— договоры подряда или субподряда, оказания услуг или выполнения работ на сумму свыше 1 млн. руб. (за исключением договоров перевозки, договоров на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг и договоров на проведение ремонтных работ);

— договоры перевозки на сумму свыше 300 000 руб.;

— договоры на оказание информационных, консультационных, юридических и маркетинговых услуг на сумму свыше 500 000 руб.;

— договоры на проведение ремонтных работ на сумму свыше 100 000 руб.;

— любые договоры независимо от их предмета и суммы, расчеты по которым производятся векселем или через третьих лиц;

— любые договоры независимо от их предмета и суммы, в которых предусмотрены нетипичные условия, отличающиеся от существующих обычаев делового оборота, в частности, представление отсрочки платежа на длительный срок, поставка крупных партий товаров без предоплаты, применение штрафных санкций, не сопоставимых с последствиями нарушения условий договоров.

К низкорисковым сделкам относятся договоры, заключенные непосредственно:

— с общеизвестными российскими и иностранными компаниями; — градообразующими предприятиями;

— государственными и муниципальными унитарными предприятиями (ФГУП и МУП), государственными и муниципальными учреждениями. Если сделка с контрагентом, указанным в настоящем пункте, совершена через посредника — комиссионера, поверенного, дилера, дистрибьютора и т. п., она не является низкорисковой. Категория, в которой относится такая сделка, определяется в зависимости от ее предмета и суммы.

К среднерисковым сделкам относятся все остальные сделки, которые не соответствуют признакам высоко- и низкорисковых.

1.8. Принципы настоящего Регламента позволяют снизить вероятность заключения сделок с недобросовестными контрагентами и проявить должную осмотрительность.

2. СБОР И ФИКСАЦИЯ ИНФОРМАЦИИ

2.1. Проверке подвергаются контрагенты по всем сделкам Организации.

2.2. Сбор информации осуществляется в объеме в соответствии с определением категории сделки в зависимости от степени риска.

Категория сделки заносится в лист согласования заключаемой сделки и в отчет о проверке контрагента.

2.3. Уполномоченное лицо осуществляет сбор следующих сведений:

— основные сведения об организации;

— размер уставного капитала;

— сведения о реорганизации;

— сведения о нахождении в федеральном реестре недобросовестных поставщиков;

— сведения о банкротстве;

— сведения о предоставлении отчетности в налоговый орган;

— сведения об участии в судебных процессах;

— сведения об исполнительных производствах;

— сведения об аффилированных лицах;

— сведения об имуществе;

2.4. Поиск данных сведений Уполномоченное лицо осуществляет в любых общедоступных источниках путем направления письменных запросов в различные инстанции и любыми другими способами, не нарушающими законодательство Российской Федерации, с учетом алгоритма действий при выборе контрагента для обоснования Организацией проявления должной осмотрительности в целях избежания разногласий с налоговыми органами (Письмо ФНС России от 05.06.2017 N ЕД-4-15/10588).

2.5. Сбор данных осуществляется также путем направления запросов непосредственно потенциальному контрагенту.

2.6. Все сведения фиксируются в карточке проверки контрагента (Приложение № 1) к настоящему Регламенту.

3. ДАЧА РЕКОМЕНДАЦИЙ

3.1. После завершения сбора и фиксирования в карточке о проверке контрагента сведений Уполномоченное лицо анализирует их и дает рекомендации в виде письменного заключения относительно надежности контрагента, сроков заключения и длительности действия договоров с ними, каких-либо особенностей заключения сделок с ними.

Приложение № 1 к регламенту проверки контрагента

Источник