карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Форма 421-АПК. Акт на списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Если инвентарь или другие рабочие принадлежности утратили свои функции или по каким-либо другим обстоятельствам их невозможно использовать, то такие объекты списывают. Инвентарь в сельском хозяйстве списывают, заполняя акт на списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей. Он имеет форму 421-АПК. Рассмотрим особенности его заполнения.
Работа с актом по форме 421-АПК
Назначение документа — оформление списания мелкого инвентаря и хозпринадлежностей при полной или частичной их ликвидации из-за износа или потери необходимых свойств. Также инвентарь списывают, если закончился срок его службы.
В результате ликвидации инвентаря можно получить возвратные отходы или предметы для утилизации. Это дрова, металлолом, инструмент или иные предметы. Документ выступает основанием для оприходования полученной массы.
Важно! Акт оформляют по каждому структурному подразделению, где использовался инвентарь и пришел в негодность (фермы, цеха, бригады, отделения).
Составлением занимается специальная комиссия, которая формируется на основании приказа руководителя. В состав комиссии нужно включать главу внутрихозяйственного подразделения (бригадира, начальника цеха), материально ответственное лицо и других сотрудников, связанных с использованием инвентаря или иных предметов. Она осматривает инвентарь, проверяет сроки использования и принимает решение о дальнейшей эксплуатации. Если принято решение ликвидировать предметы, то производится списание. После списания и ликвидации возвратные отходы указывают в специальной таблице как материальные ценности.
Акт подписывают все члены комиссии и главный бухгалтер после проверки всей информации, особенно на предмет правомерности списания объектов и оприходования отходов. Утверждает документ руководитель компании или его доверенное лицо, а далее бухгалтер делает записи в бухучете организации.
О форме 421-АПК
Унифицированную форму 421-АПК специально разработали для акта на списание инвентаря и хозпринадлежностей. Ее утвердил Минсельхоз приказом от 16 мая 2003 года №750. С начала 2013 года форма перестала быть обязательной для организаций, занимающихся сельским хозяйством, как и остальные подобные бланки. Компании получили право разрабатывать самостоятельно формы для первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Что важно? При разработке собственного бланка надо внести в него все обязательные реквизиты первичного учетного документа, иначе он не будет действительным (п. 2. ст. 9 ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Кроме того, нужно прописать в учетной политике, какие бланки будет применять компания. Делается это на основании приказа руководства.
Заполняем акт по форме 421-АПК
В шапке указывают такие сведения:
Рядом с шапкой располагается гриф «Утверждаю» для руководителя компании. Он должен расписаться в том, что документ им утвержден. Кроме того, необходимо вписать дату.
В основной части нужно заполнить таблицу. Необходимо внести следующие данные:
Далее комиссия указывает, каким путем были уничтожены объекты. После этого все члены комиссии и материально ответственное лицо, отвечающее за хранение объектов, расписываются в подтверждение указанной информации.
На оборотной стороне оформляют расчет результатов от ликвидации объектов. Данные требуется занести в таблицу. Что нужно указать:
Затем бухгалтер указывает сумму амортизации, результаты от ликвидации, какой датой отмечено списание имущества в книге учета. Завершающую подпись ставит главный бухгалтер. 
Важно! Если при заполнении формы была обнаружена фактическая ошибка, то ее исправляют посредством традиционного алгоритма. Сначала аккуратно зачеркивают фрагмент с ошибкой, далее верный вариант указывают рядом или сверху. После этого исправления надо завизировать отметкой «Исправленному верить» и постановкой подписи и даты. С исправлениями должны быть ознакомлены все члены комиссии и другие работники, связанные с заполнением документа.
Форма 423-АПК. Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Для учета купленного имущества в составе основных средств организации используют карточку учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей. Это средства труда, которые сохраняют во время применения свою натуральную форму, но постепенно теряют рабочие качества. Документ применяется чаще всего в организациях, занимающихся сельским хозяйством. Разберемся, как с ним работать.
Общая информация
Карточка по форме 423-АПК применяется для слесарного оборудования, земледельческого. Срок полезного использования таких объектов должен быть больше 12 месяцев, а стоимость может быть любой — ее прописывают в учетной политике. Ранее максимальный такой показатель был равен 2000 руб.
Назначение карточки — фиксировать поступление и движение инвентаря, оперативно предоставлять сведения о количестве имеющегося инвентаря в структурном подразделении.
Документ заводят на однотипные объекты, которые имеют одинаковую хозяйственную функцию и стоимость. Поэтому их целесообразно объединять по однородным разновидностям. Например:
На лицевой стороне вносят данные об объектах в момент передачи в эксплуатацию, а также данные о выбытии. На оборотной стороне нужно указать сведения о списании инвентаря и перечислить ценности, полученные от ликвидации по счетам бухучета.
К сведению! Решает, пригоден для работы инвентарь или нет, специальная комиссия, собранная приказом руководства. Ее задача — осмотреть объекты, сверить сроки использования по документации, принять решение и заполнить свои графы.
Заполняют карточку в единственном экземпляре. Процедура осуществляется на основании первичных бумаг на поступление, перемещение или выбытие объектов.
При обнаружении фактической ошибки (неверная дата или сумма) можно воспользоваться традиционным порядком действий для исправления. Сначала нужно одной линией зачеркнуть фрагмент с ошибкой, далее сверху или рядом указать правильный вариант, после этого на полях документа написать: «Исправленному верить», поставить дату и подпись.
Несколько слов о форме 423-АПК
Унифицированная форма 423-АПК была утверждена приказом Минсельхоза России от 16 мая 2003 года №750 и согласована Госкомстатом. После 2013 года все разработанные государством бланки перестали быть обязательными к применению. Компании могут выбирать, какой вариант форм использовать: унифицированные или разработанные самостоятельно под свои нужны. Не запрещается вносить в унифицированные формы какие-либо дополнения.
Решение организации о работе с теми или иными бланками необходимо закрепить в учетной политике приказом руководства.
К сведению! Первичный учетный документ, чтобы считаться действительным, должен включать ряд обязательных реквизитов. При составлении собственных бланков это нужно учитывать. Список таких реквизитов дан в п. 2 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ от 6 декабря 2011 года «О бухгалтерском учете».
Как заполнить карточку учета инвентаря и хозпринадлежностей
В шапке указывают такую информацию:
В основной части располагается таблица. В ней необходимо указать следующую информацию:
Под таблицей расписывается работник, заполнивший ее. Также он должен поставить дату.
На оборотной стороне вносят сведения о выбытии инвентаря из эксплуатации. Необходимо отметить:
Далее нужно подытожить, сколько объектов было списано и на какую сумму. 
Если после списания объекты можно разобрать на составные части или материалы, которые можно использовать в будущем, то сведения о них нужно также отобразить в специальной таблице.
После заполнения таблицы нужно подвести итоги по сумме и указать ее прописью.
В конце документа расписываются члены комиссии в подтверждение указанных данных. Также ставит свою подпись заведующий складом или кладовщик, принявший полученные материалы на хранение.
Важно! Расписаться должны все члены комиссии. Если чья-то подпись будет отсутствовать, то документ будет считаться недействительным.
Форма 422-АПК. Ведомость учета выдачи (возврата) инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Ведомость по форме 422-АПК применяется для ведения учета в сельском хозяйстве. Она предназначена для фиксации выданного или полученного инвентаря или хозяйственных принадлежностей. Расскажем, что представляет собой такой документ и каковы особенности его заполнения.
Общая информация
Документ предназначен для учета отпуска работникам инструментов, хозяйственных принадлежностей или инвентаря. Для таких объектов срок полезного использования должен составлять до 12 месяцев. На основании данной ведомости выдают или получают матценности в местах хранения и относят их на расходы производства.
Для выявления момента погашения стоимости во время передачи объектов в эксплуатацию в учетной политике компании важно выделить их виды. Получается следующий список:
После того как предметы со склада были переданы в использование, контроль за их движением и соблюдением пределов использования целесообразно производить в оперативном порядке.
К сведению! Ведомость учета выдачи инвентаря и хозяйственных принадлежностей заполняется в двух экземплярах. Первый должен остаться у работника, получившего матценности с распиской об их передаче материально ответственным лицом, а второй — у материально ответственного лица с распиской получившего о приеме объектов.
Как заполнить ведомость
Ведомость заполняют от руки, поскольку в ней необходимо ставить так называемые живые подписи. Первым делом необходимо указать номер документа, дату заполнения, наименование организации, код по ОКПО, структурное подразделение.
Далее располагается таблица со следующими графами:
В конце таблицы расписывается материально ответственное лицо, а также должна быть указана его должность.
Ведомости необходимо сдавать в бухгалтерию вместе с документами, прилагающимися к отчетам о движении матценностей. Сроки сдачи устанавливаются документооборотом компании.
Если в ведомости найдена ошибка
Часто сотрудники, ответственные за заполнение подобных документов, обнаруживают фактические ошибки. Например, неправильно указана дата, фамилия или инвентарный номер. В таких ситуациях надо применить традиционный алгоритм: зачеркнуть одной линией фрагмент с ошибкой, рядом или сверху (если есть место) написать правильный вариант, далее завизировать исправления, поставив отметку «Исправленному верить», дату и подпись с расшифровкой.
Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей
ВАЖНО! Приказ Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750, которым утверждена форма 423-АПК «Карточка учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей», отменен Приказом Минсельхоза России от 14.08.2020 № 480. Поэтому организация в своей деятельности не может использовать указанную форму, однако может на нее ориентироваться при разработке своей формы первичного документа.
Назначение карточки учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей
Данная карточка является специализированной формой первичной учетной документации. В процессе деятельности организации сельскохозяйственного направления широко применяют различный инвентарь и хозяйственные принадлежности — такие средства труда, которые в процессе производства используются многократно, но при этом не меняют свои свойства и предназначение. Только по истечении установленного срока после начала эксплуатации они начинают терять свои технические характеристики. Например, это слесарный инструмент, инструмент для земледелия, различные приборы, производственный и хозяйственный инвентарь.
Форму карточки скачайте на нашем сайте:
В карточке учета инвентаря и хозяйственных принадлежностей учитываются средства труда, срок полезного использования которых превышает 12 месяцев, а стоимость составляет не более 2 000 рублей. То есть карточка предназначена для учета малоценных основных средств. Она позволяет получать оперативные данные об укомплектованности инвентарем и хозпринадлежностями определенного производственного участка и вести надлежащий контроль за движением такого имущества.
ВАЖНО! В настоящее время ограничение стоимости инвентаря для учета в карточке (2 000 рублей), установленное еще в 2003 году, неактуально. Поэтому в карточке можно учитывать те малоценные основные средства, стоимость которых не превышает установленный учетной политикой стоимостной лимит для подобных активов.
В учете организация может использовать унифицированную форму документа либо самостоятельно разработанную, которая должна содержать обязательные реквизиты.
Какие реквизиты должен содержать первичный документ, изучите в статье «Первичные документы бухгалтерского учета — перечень».
Пояснения по заполнению карточки
Для внесения данных в карточку инвентарь и принадлежности следует сгруппировать по однотипному применению или одинаковой стоимости. В карточке указывается наименование группы имущества и ее назначение.
Карточка оформляется в одном экземпляре на каждое материально ответственное лицо. Данные по поступлению и выбытию инвентаря вносятся в карточку на основании первичных документов.
Лицевая сторона формы предназначена для указания:
На оборотную сторону карточки вносится информация о выбытии актива. Выбытие производится на основании решения специальной комиссии и оформляется актом.
Как оформляется акт списания, посмотрите в статье «Акт на списание основных средств — образец заполнения».
Итоги
Организация достоверного и своевременного учета поступления, хранения, эксплуатации, выбытия инвентаря и хозпринадлежностей способствует контролю за этими активами, своевременному их пополнению и обновлению. Форма № 423-АПК помогает осуществить эти важные задачи.
Что относится к хозяйственному инвентарю и принадлежностям
Что может входить в список инструментов, хозяйственного инвентаря и принадлежностей (далее — материальные ценности, МЦ), никем не определено. Организация сама это регулирует. Обычно в него включаются:
Приобрести подобные товары возможно как по безналичному расчету, так и через подотчетных лиц.
Чтобы организовать бухгалтерский учет, необходимо правильно классифицировать МЦ.
Возможны 2 варианта учета инвентаря:
Важно! С 01.01.2021 МПЗ учитываются по новым правилам, которые установлены новым ФСБУ 5/2019 «Запасы», прежнее ПБУ 5/01 утратило силу. Некоторые учетные правила изменены существенно. Перестроить учет МПЗ вам поможет аналитический Обзор от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в материал.
При любом варианте объекты принимаются к учету по фактической стоимости приобретения, которая складывается из всех связанных с покупкой затрат. В общем случае НДС в эту сумму не входит. В стоимость его включают, только если МЦ используются для необлагаемой этим налогом деятельности (пп. 9-11 ФСБУ 5/2019 «Запасы», утвержденного приказом Минфина России от 15.11.2019 № 180н, п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденного приказом Минфина России от 30.03.2001 № 26н).
Бухучет инвентаря и хозяйственных принадлежностей в составе ОС
Инвентарь относят к ОС, если срок его полезного использования — более 12 месяцев, а стоимость — свыше 40 000 руб. (п. 4 ПБУ 6/01). При меньшей стоимости допускается учитывать его в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). При этом стоимостную границу между ОС и МПЗ при указанном выше пределе организация может установить свою. Например, как ОС учитывать объекты стоимостью свыше 20 000 руб., а как МПЗ — более дешевые. Порог стоимости нужно закрепить в учетной политике.
Важно! С 2022 года ПБУ 6/01 утратит силу. Его заменит новый ФСБУ 6/2020 «Основные средства», который в числе прочего разрешает организациям самостоятельно устанавливать лимит стоимости ОС — с учетом существенности информации о таких активах.
Рассмотрим образец бухгалтерских проводок, которые формируются при поступлении, движении и выбытии ОС.
Бухгалтерская проводка
Действие, документ
Дт 08 Кт 60 (10, 71, 76)
Приобретается ОС. Товарная накладная, форма ОС-1
Выделен НДС. Счет-фактура
Сформирована стоимость ОС. Ему присваивают инвентарный номер и заполняют инвентарную карточку ОС-6
Дт 20 (23, 25, 26…) Кт 02
Начислена амортизация. В бухгалтерском учете есть 4 способа начисления амортизации. Выбранный способ фиксируют в учетной политике
Списана амортизация. Это происходит в момент выбытия, продажи, безвозмездной передачи, недостачи или порчи ОС
Списана остаточная стоимость. В случае если ОС полностью амортизировано, остаточная стоимость равна 0. Форма ОС-4
Это лишь небольшая часть из возможного комплекта проводок по учету ОС в организации.
Что касается документального оформления, в данном случае для инвентаря нужно использовать документы, обычные для оформления ОС либо утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7. Например, такие как:
Либо организация может разработать такие документы самостоятельно. Они, напомним, должны содержать обязательные реквизиты, указанные в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Далее будем приводить только унифицированные формы.
Какие еще документы могут потребоваться для оформления движения ОС, читайте здесь.
Учет инструментов и хозяйственного инвентаря в составе МПЗ и проводки к нему
Инвентарь со сроком полезного использования до 12 месяцев нужно учитывать в составе МПЗ. Причем независимо от его стоимости.
Он приходуется на склад организации на основании соответствующей первички:
После этого на оприходованные объекты заводят карточки учета, используя, к примеру, форму М-17.
В этот момент в бухгалтерском учете делается запись по дебету счета 10.9. Корреспондирующий счет зависит от способа поступления МПЗ в организацию.
Важно! Разъяснения от КонсультантПлюс (новый порядок с 2021 года)
На каждую отчетную дату запасы в общем случае должны отражаться в учете по наименьшей из величин (п. 28 ФСБУ 5/2019):
фактической себестоимости;
чистой стоимости продажи.
.
Превышение фактической себестоимости запасов над их ЧСП считается обесценением запасов. При наличии обесценения необходимо создать резерв под обесценение запасов (п. 30 ФСБУ 5/2019).
Определить чистую стоимость продажи и создать резерв вам помогут рекомендации экспертов К+. Пробный доступ можно оформить бесплатно.
Во время передачи инструментов и принадлежностей со склада для нужд организации оформляют требование-накладную по форме М-11. Также в качестве первичных учетных документов используют формы М-8, М-15 (утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а).
Какие именно данные указывают при заполнении форм М-11, М-15, читайте в статьях:
Чтобы передать специальные инструменты со склада, необходимо предварительно установить лимиты, которые разрабатываются организацией по решению руководителя.
Форма М-8, лимитно-заборная карта, применяется как для отпуска специальных инструментов, так и для контроля соблюдения лимита. Ее выписывают в 2 или 3 экземплярах.
В системе КонсультантПлюс вы можете скачать бланк формы М-8 и посмотреть образец его заполнения. Получите пробный бесплатный доступ и переходите к документам.
МПЗ могут отпускаться со склада в промежуточные подразделения и без указания точного количества необходимого инвентаря. По мере его использования подразделение составляет акты (отчеты) в произвольной форме, но с обязательным раскрытием таких реквизитов, как наименование, количество, стоимость, подтверждение целесообразности его использования. На основании этих актов стоимость МПЗ будет списываться в затраты.
Способ списания инвентаря в производство необходимо закрепить в УП организации (п. 36 ФСБУ 5/2019):
В случае если МПЗ испорчены или потеряны, составляют акт списания с указанием причины выбытия, а потери списывают.
Списание инвентаря в учете отражается следующими бухгалтерскими проводками.
Рассмотрим учет инвентаря в составе МПЗ на примере.
ООО «ЛЕС» в феврале приобрело для работников компьютерные стулья (5 штук) стоимостью 16 155 руб., в т. ч. НДС — 2 464,32 руб.
В УП организации указано, что для целей БУ объекты ОС стоимостью менее 40 000 руб. списывают на расходы при их передаче в эксплуатацию. Одновременно с этим делают запись на забалансовом счете 012 «Материалы, переданные в эксплуатацию». Как только стулья доставили, бухгалтер списал их стоимость на расходы и отразил их передачу в эксплуатацию на забалансовом счете.
В октябре руководством ООО «ЛЕС» было принято решение переехать в новый офис, в котором уже была вся необходимая мебель. В связи с этим было решено продать стулья одному из работников. Сумма сделки составила 11 150 руб. (в т. ч. НДС — 1 700,85 руб.).
В бухгалтерском учете были сделаны следующие проводки.
При формировании расчета по налогу на прибыль за 12 месяцев ООО «ЛЕС»:
Контроль над движением переданного в эксплуатацию хозяйственного и производственного инвентаря
Выше мы уже сказали, что активы, отвечающие критериям отнесения к ОС и стоимостью в пределах лимита, установленного организацией, но не более 40 000 руб., могут отражаться в БУ в составе МПЗ. При этом п. 5 ПБУ 6/01 прямо требует, что организация обязана установить контроль над ними, чтобы отслеживать их передвижение и обеспечивать сохранность после передачи в эксплуатацию.
Такое имущество, как правило, учитывают на счете 10.09 и списывают его стоимость единовременно при передаче в эксплуатацию. В тоже время, это имущество нужно продолжать учитывать за балансом до момента его полного изнашивания или утраты. Для этого, как правило, используют счет МЦ.04. При списании с забаланса нужно составить акт по форме МБ-8.
Образец акта МБ-8 подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к системе и переходите к образцу.
Что касается МЦ, относящихся к МПЗ, устанавливать контроль над их движением организация не обязана, но может это сделать, руководствуясь своими интересами.
Как именно должен осуществляться контроль над инвентарем, никем не определено. Организация сама разрабатывает нормы и правила для его осуществления.
Часто это делают с помощью отдельного забалансового счета, например 012, на котором и ведут учет инвентаря, переданного в эксплуатацию (Дт 012), до момента его списания в связи с истечением срока эксплуатации, продажи, утери и т. п. (Кт 012).
Итоги
Хозяйственный инвентарь, может оказаться как МПЗ, так и ОС. В зависимости от квалификации имущества избирается и подходящий способ учета и документирования. Основные учетные правила должны иметь обязательное отражение в учетной политике.