карточка учета выданного имущества в пользование
Формирование формы 0504206 «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование»
Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» форма 0504206 «Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование» отнесена к первичным учетным документам, хотя по сути является регистром учета, ориентированным исключительно на ведение на бумаге.
Обратите внимание: при каждой выдаче МЗ в личное пользование и возврате из личного пользования в форме 0504206 должны расписаться лица, получившие имущество, с указанием даты получения. Информация о возврате имущества указывается в той же строке, что и его выдача.
Согласно пунктам 24, 25 Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета (утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н).
«24. Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально ответственного лица на основании следующих первичных документов:
25. Списание материалов и продуктов питания производится на основании:
Приказом Минфина России от 17.08.2015 № 127н в Инструкцию № 162н внесены изменения, однако список документов–оснований передачи в эксплуатацию материальных запасов и списания их со счета 05 «Материальные запасы» не претерпел изменений.
Поэтому в документе Списание материалов, применяемом в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для списания МЗ со счета 105 00 «Материальные запасы», реализовано формирование только перечисленных выше документов и Бухгалтерской справки (ф. 0504833). А в документе Поступление материалов прочее, применяемом для оформления прихода на склад возвращенных из пользования материальных запасов, формируется приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207).
Заказать бланки ф. 0504206 можно в типографии или распечатать форму с сайта Минфина и вести ее на бумаге.
Следует отметить, что для ведения оперативного учета форменной и специальной одежды и обуви, средств индивидуальной защиты и иного имущества, передаваемого в личное пользование в соответствии с нормами выдачи, предназначен программный продукт «1С:Вещевое довольствие 8». В нем ведется учет норм обеспечения работников имуществом, предусмотрено формирование таких документов, как Карточка учета форменной одежды (арматурная карточка, личная карточка работника); Личная карточка учета выдачи СИЗ (приложение к приказу Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н), Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206).
Реализована синхронизация данных в программах «1С:Вещевое довольствие 8» и «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8».
Личная карточка учета выдачи СИЗ, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н, также ориентирована на ведение учета на бумаге. Вместе с тем Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утвержденными приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н, предусмотрено, что работодатель вправе вести учет выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учетной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учета выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учета выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.
В формируемых в программе «1С:Вещевое довольствие 8» Личной карточке учета выдачи СИЗ и Карточке учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) вместо личной подписи работника указываются наименование, номер и дата документа о получении и возврате/списании имущества по истечении срока носки/годности.
Как в 1С отразить передачу объектов ОС работникам в личное пользование
Госучреждения предоставляют работникам в личное пользование не только спецодежду, форму или обувь, но и, например, ноутбуки, служебные телефоны и другое имущество. Его нужно особым образом учитывать в 1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8 ред. 2.
Передача ОС в личное пользование работников
Для учета имущества с нормативным сроком использования, выданного работникам в личное пользование, а также для контроля за его сохранностью и использованием в определенных целях применяется забалансовый сч. 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам». Учет ведется согласно Единому плану счетов бухучета, регламентированному Приказом Минфина от 01.12.2010 г. № 157н.
По Приказу Минфина от 14.09.2020 г. № 198н, применение этого забалансового счета расширили. Теперь он используется и для учета объектов ОС, которые выданы работникам госучреждения в личное пользование.
В отличие от материальных запасов, которые при выдаче сотрудникам в личное пользование списываются со сч. 105 00 «Материальные запасы», переданные ОС необходимо продолжить учитывать на сч. 101 00 «Основные средства».
Правила составления корреспонденции при передаче объектов ОС сотрудникам для выполнения ими профессиональных обязанностей содержатся в п. 10 Инструкции по применению плана счетов бюджетного учета, регламентированной Приказом Минфина от 06.12.2010 г. № 162н.
В нем сказано, что передача ОС стоимостью больше 10 тыс. руб. (исключение — недвижимость) относится на Дт счетов аналитического учета сч. 0 101 00 000 «Основные средства» и Кт счетов аналитического учета сч. 0 101 00 000 «Основные средства» с указанием этой же информации на забалансовом сч. 27.
Такие же правила введены Приказом Минфина от 30.10.2020 г. № 253н в п. 10 Инструкции по применению плана счетом бухучета бюджетных учреждений, Приказом Минфина от 30.10.2020 г. № 256н в п. 10 Инструкции по применению плана счетов бухучета автономных учреждений.
Соответственно, объекты ОС, выданные сотрудникам в личное пользование, имеют тот же самый инвентарный номер и по ним нужно продолжить расчет амортизационных отчислений.
Выдача ОС в личное пользование в 1С:Бухгалтерии госучреждения 8
В 1С:Бухгалтерии госучреждения 8 ред. 2 для учета объектов ОС, выданных сотрудникам в личное пользование, используется забалансовый счет 27.01 «ОС, выданные в личное пользование работникам». По этому счету аналитика проводится по сотрудникам учреждения через субконто «Контрагенты» и по объектам ОС через субконто «Основные средства». Кроме того, по счету учет проводится и по «КЭК».
Чтобы оформить выдачу или возврат ОС, отражаемого как на балансовых счетах группы 101 00, так и на забалансовых счетах группы 21, применяется документ «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА». В нем нужно поставить вид операции «Перемещение собственных ОС, НМА, НПА на балансе (101, 102, 103, 111.60)» или «Перемещение собственных ОС в опер. учете (21)». Кроме того, требуется поставить и типовую бухгалтерскую операцию «Внутреннее перемещение».
Чтобы показать выдачу, во вкладке «Бухгалтерская операция» нужно поставить флажок «Выдать в личное пользование», а потом выбрать работника, которому оно передается.
Чтобы показать возврат такого имущества, нужно поставить флажок «Вернуть из личного использования», а затем также выбрать работника, который его возвращает.
Когда указанные опции будут включены, записи формируются не только по внутреннему перемещению на счетах 101 00 (21), но и по увеличению либо уменьшению сч. 27.
В 1С:Бухгалтерии госучреждения 8 ред. 2 имеется два способа учета ОС, выданных в личное пользование материально ответственному лицу (МОЛ):
Важно! Нужно посмотреть, чтобы в разд. 4 инвентарной карточки лицом, на которое возлагается ответственность за сохранность ОС, был работник, у которого объект в пользовании. «Получателем» нужно указать сотрудника, взявшего ОС в личное пользование.
Способ 1 — бухучет на сч. 101.00 по ответственному лицу (кладовщику)
Допустим, 21 апреля библиотекарь Зайцева О.К. получила в личное пользование ноутбук стоимостью 67 тыс. руб. По учетной политике на сч. 101 00 учет таких выданных ОС ведется по ответственному лицу — кладовщику-завхозу Макарову А.Г.
Выдача ОС в личное пользование
По выдаче ОС нужно создать документ «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА». В нем нужно поставить вид операции «Перемещение собственных ОС, НМА, НПА» на балансе (101, 102, 103, 111.60). Также нужно поставить типовую бухгалтерскую операцию «Внутреннее перемещение».
В нем нужно обратить внимание на то, как заполняются реквизиты по «Отправителю» и «Получателю»:
Во вкладке «Основные средства» нужно выбрать ОС, передаваемое работнику. Можно использовать кнопку подбора «Подбирать». Остальные реквизиты вкладки заполняются стандартно.
Во вкладке «Бухгалтерская операция» типовая операция «Внутреннее перемещение» устанавливается автоматически. Чтобы указать выдачу, нужно поставить флажок «Выдать в личное пользование» и выбрать работника.
Когда документ проводится, создаются проводки:
Дт 101.34.310 Кт 101.34.310 — внутреннее перемещение ОС на балансовую стоимость (гр. «Сумма» во вкладке «Основные средства») по МОЛ-кладовщику (без изменения центра материальной ответственности)
Дт 27.01.310 — выдача ОС работнику на балансовую стоимость (гр. «Сумма» во вкладке «Основные средства»).
Важно! В Инструкциях по учету указано, что нужно обязательно отражать внутреннее перемещение на сч. 101.00. Когда в учетной политике лицом, на которое возлагается ответственность за сохранность ОС, указан кладовщик (то же МОЛ, на котором числится ОС), в бухучете внутреннее перемещение на сч. 101.00 будет одному и тому же материально ответственному лицу (кладовщику).
Когда документ сформирован и записан, можно создать его печатную форму через кнопку «Печать» — это будет «Накладная на внутреннее перемещение объектов НФА».
Если установлен флажок «Выдать в личное пользование», в печатной форме будет дополнительный реквизит «Получил в личное пользование». Здесь должен расписаться работник, который получил это ОС.
Возврат ОС из личного пользования
Чтобы оформить возврат ОС из личного пользования, заполняется документ «Внутреннее ОС, НМА, НПА». При этом указывается вид операции «Перемещение собственных ОС, НМА, НПА на балансе (101, 102, 103, 111.60)». Также нужно указать типовую бухгалтерскую операцию — «Внутреннее перемещение».
Заполнять этот документ нужно так же, как и при выдаче ОС. В качестве отправителя по «МОЛ/Место хранения» выбирается тот центр материальной ответственности, за которым числится передаваемое ОС.
В примере ноутбук числился за завхозом Макаровым А.Г. По получателю в качестве «МОЛ/Место хранения» выбирается центр материальной ответственности, отвечающий за дальнейшую сохранность ОС на балансе. Ноутбук выдается работникам для выполнения профессиональных обязанностей вне рабочего времени, поэтому возвращаемый объект ОС будет числиться у кладовщика Макарова А.Г.
Во вкладке «Бухгалтерская операция» автоматически заполняется типовая операция «Внутреннее перемещение». Чтобы показать возврат, нужно поставить флажок «Вернуть из личного пользования». Также нужно выбрать работника, который возвращает ОС.
Когда документ будет проведен, на его основании создаются такие проводки:
Дт 101.34.310 Кт 101.34.310 — внутреннее перемещение ОС на балансовую стоимость (гр. «Сумма» во вкладке «Основные средства»)
Кт 27.01.310 — возврат ОС на балансовую стоимость (гр. «Сумма» во вкладке «Основные средства»)
Когда документ сформирован и записан, можно создать его печатную форму через кнопку «Печать» — это будет «Накладная на внутреннее перемещение объектов НФА».
Если установлен флажок «Вернуть из личного пользования», в печатной форме будет дополнительное поле «Вернул из личного пользования». Здесь должен расписаться работник, который вернул это ОС.
Способ 2 — бухучет на сч. 101.00 по получателям имущества
Когда в учетной политике указано, что ОС учитываются на сч. 101 00 по работникам, их получающим, при выдаче в документе «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА» по получателю в качестве «МОЛ/Место хранения» (справочник «Центры материальной ответственности») нужно указать центр материальной ответственности, на который возложена ответственность за их сохранность.
Допустим, 21 апреля 2021 года преподавателю Зайцевой О.К. был выдан проектор стоимостью 450 тыс. руб. для проведения выездной конференции. На момент выдачи ответственным за хранение был завхоз Макаров А.Г. По учетной политике, выдача ОС в личное имущество отражается на сч. 101 00 по работникам, которые их получили.
Проектор должен числиться за Зайцевой О.К., а потому в документе «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА» в качестве «МОЛ/Место хранения» по получателю нужно указать ее.
Важно! Если по работнику не создан центр материальной ответственности, то предварительно его нужно создать, а именно указать работника, которому выдается ОС. В реквизите «МОЛ/Место хранения» открывается перечень ответственных лиц, нажимается кнопка «Показать все» и в справочнике «Центры материальной ответственности» вводится кнопкой «Создать» служебный «Центр материальной ответственности» — работник, получающий ОС в личное пользование.
Во вкладке «Основные средства» подбираются ОС, передаваемые работнику. Во вкладке «Бухгалтерская операция» автоматически заполняется типовая операция «Внутреннее перемещение». Чтобы показать выдачу, нужно поставить флажок «Выдать в личное пользование». При таком способе не требуется указывать работника, поскольку при проведении документа сотрудник автоматически выберется из справочника «Сотрудники» — через заполненный реквизит «МОЛ/Место хранения» в группе «Получатель».
Когда документ будет проведен, создаются проводки:
Дт 101.34.310 Кт 101.34.310 — внутреннее перемещение ОС на балансовую стоимость со сменой центра материальной ответственности (гр. «Сумма» во вкладке «Основные средства»)
Дт 27.01.310 — выдача ОС на балансовую стоимость ОС (гр. «Сумма» во вкладке «Основные средства»)
При таком варианте в печатной форме документа «Накладная на внутреннее перемещение объектов НФА» в графах «Принял» и «Получил в личное пользование» будет тот работник, который получает ОС, т.е. Зайцева О.К.
Отражение в инвентарной карточке
Поскольку при выдаче ОС в документе «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА» в качестве «МОЛ/Места хранения» по получателю указывается работник, то в разд. 4 инвентарной карточки ответственным за сохранность ОС будет лицо, получившее ОС в пользование.
Начисление амортизации на ОС, находящееся в личном пользовании
По таким ОС сохраняется инвентарный номер и по ним продолжается расчет амортизационных отчислений.
В 1С:Бухгалтерии госучреждения 8 ред. 2 на эти ОС амортизацию нужно начислять как обычно через документ «Начисление амортизации ОС и НМА».
Передача ОС в оперативном учете (сч. 21)
Чтобы показать выдачу и возврат таких ОС, находящихся на оперативном учете (на сч. группы 21), оформляются документы «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА» аналогично тому, как при их учете на сч. 101.00. При этом возможны два способа:
Однако есть отличие — в документе «Внутреннее перемещение ОС, НМА, НПА» выбирается вид операции «Перемещение собственных ОС в опер. учете (21)». При этом во вкладке «Бухгалтерская операция» автоматически будет установлена типовая бухгалтерская операция — «Внутреннее перемещение (оперативный учет)».
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.
Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей по форме 0504041
Карточка количественно-суммового учета, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, используется в государственных структурах для обеспечения аналитического учета следующих активов:
Таким образом, ф. 0504041 используется как для собственных активов, так и для тех, которые учитываются за балансом.
Данный документ заполняется бухгалтером. Прежде всего, нужно перенести остаток на начало года. Далее в течение периода в карточку заносятся данные по движению актива на основании первичных документов, а в конце периода выводится остаток. Поступления указываются в столбце «Дебет», выбытия — в столбце «Кредит». Информация заполняется в рублях и в единицах измерения. Также указывается информация о сроке эксплуатации актива и о предполагаемой дате списания.
Для каждого наименования составляется отдельная карточка. Кроме того, на каждое материально ответственное лицо также должна быть заполнена отдельная карточка, даже если наименования активов, находящихся в их ведении, идентичны. Также для отдельных видов материальных ценностей предусмотрена следующая аналитика, перечисленная в таблице, то есть отдельные карточки составляются по каждой характеристике.
Виды материальных ценностей
Характеристики
Инвентарный номер арендодателя
Нефинансовые активы в пути
ТМЦ на ответственном хранении
Давальческое сырье и материалы
Заказчик, вид, сорт материалов и место их нахождения
Скачать бланк формы 0504041 можно на нашем сайте.
Кроме того, предлагаем ознакомиться вам с образцом заполнения данного документа.
Если вам требуется пример заполнения книги учета материальных ценностей (ф. 0504042), получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и переходите к образцу.
Карточка учета материальных ценностей 0504043 (бланк)
Если первый регистр учета материальных ценностей ведется бухгалтерией, то форма 0504043 заполняется непосредственно материально ответственным лицом по данным складского учета и применяется для учета в местах хранения активов. Данная карточка заполняется для:
На каждое наименование заводится отдельный лист карточки, в то время как карточка количественно-суммового учета создается отдельно под каждый объект. Также информация, занесенная материально ответственным лицом в карточку 0504043 проверяется, например, бухгалтером, а для отметки о проверке в форме есть отдельная последняя страница.
Скачать бланк формы 0504043 можно на нашем сайте по ссылке ниже.
Также вы можете скачать образец заполнения данного документа.
О правилах учета МПЗ у бюджетников читайте в статье «Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)».
А основы ведения учета материалов в негосударственных организациях можно найти в статье «Бухгалтерские проводки по учету материалов».
Итоги
Рассмотренные в статье регистры бухгалтерского учета заполняются организациями-участниками государственной системы: бюджетными, автономными, казенными учреждениями, госорганами, внебюджетными фондами. Они предназначены для двустороннего контроля как со стороны бухгалтерии, так и со стороны материально ответственного лица. В условиях автоматизации бухгалтерского учета составление таких регистров осуществляется бухгалтерской программой и не займет много времени у работников бухгалтерии.
Карточка учета выданного имущества в пользование
от 30 марта 2015 года N 52н
Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению
(с изменениями на 15 июня 2020 года)
Документ с изменениями, внесенными:
приказом Минфина России от 16 ноября 2016 года N 209н (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 19.12.2016, N 0001201612190019) (о порядке применения см. пункт 8 приказа Минфина России от 16 ноября 2016 года N 209н);
приказом Минфина России от 17 ноября 2017 года N 194н (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 18.12.2017, N 0001201712180045);
приказом Минфина России от 15 июня 2020 года N 103н (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 16.09.2020, N 0001202009160047) (о порядке применения см. пункт 2 приказа Минфина России от 15 июня 2020 года N 103н).
На основании статьи 165 Бюджетного кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст.3823; 2007, N 18, ст.2117; N 45, ст.5424; 2010, N 19, ст.2291; 2013, N 19, ст.2331; 2014, N 43, ст.5795), пунктов 4 и 5 постановления Правительства Российской Федерации от 7 апреля 2004 года N 185 «Вопросы Министерства финансов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 15, ст.1478; N 49, ст.4908; N 41, ст.4048; 2005, N 34, ст.3506; N 42, ст.4278; N 49, ст.5222; 2007, N 45, ст.5491; N 53, ст.6607; 2008, N 5, ст.411; N 17, ст.1895; N 34, ст.3919; 2010, N 2, ст.192; N 20, ст.2468; N 52, ст.7104; 2011, N 36, ст.5148; 2012, N 20; ст.2562; N 29, ст.4115; N 37, ст.5001; 2013, N 5, ст.411; N 20, ст.2488; N 36, ст.4578; N 38, ст.4818; 2014, N 40, ст.5426) и в целях установления единого порядка ведения бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями
1. Утвердить Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, согласно приложению N 1 к настоящему приказу.
2. Утвердить формы первичных учетных документов для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных (муниципальных) учреждений (класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации сектора государственного управления» ОКУД), согласно приложению N 2 к настоящему приказу.
3. Утвердить Перечень регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, согласно приложению N 3 к настоящему приказу.
4. Утвердить формы регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями (класса 05 «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора» ОКУД), согласно приложению N 4 к настоящему приказу.
5. Утвердить Методические указания по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями согласно приложению N 5 к настоящему приказу.
6. Настоящий приказ применяется при формировании учетной политики субъекта учета, начиная с 2015 года.
7. Настоящий приказ распространяется на государственные (муниципальные) унитарные предприятия при ведении бюджетного учета фактов хозяйственной жизни, возникающих при осуществлении ими в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации полномочий государственных (муниципальных) заказчиков по заключению и исполнению от имени соответствующего публично-правового образования государственных (муниципальных) контрактов от лица органов государственной власти (государственных органов), органов управления государственными внебюджетными фондами, органов местного самоуправления, являющихся государственными (муниципальными) заказчиками.
8. Настоящий приказ распространяется на Государственную корпорацию по атомной энергии «Росатом», Государственную корпорацию по космической деятельности «Роскосмос» при ведении бюджетного учета фактов хозяйственной жизни, возникающих при осуществлении полномочий главного распорядителя бюджетных средств, получателя бюджетных средств, главного администратора доходов бюджета и администратора доходов бюджета, а также на федеральные государственные унитарные предприятия при передаче им Государственной корпорацией по атомной энергии «Росатом», Государственной корпорацией по космической деятельности «Роскосмос» на основании соглашений своих полномочий государственного заказчика по заключению и исполнению от имени Российской Федерации государственных контрактов, в том числе в рамках государственного оборонного заказа, от лица указанных корпораций при осуществлении бюджетных инвестиций в объекты капитального строительства государственной собственности Российской Федерации и на приобретение объектов недвижимого имущества в государственную собственность Российской Федерации.
в Министерстве юстиции
регистрационный N 37519
Приложение N 1
к приказу
Министерства финансов
Российской Федерации
от 30 марта 2015 года N 52н
Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями