кассовые выплаты на банковские карты
Роструд напоминает: вы имеете право получать зарплату на свою карту
На днях Роструд выпустил разъяснения по поводу зарплатных проектов. Он напомнил, что по трудовому кодексу работники сами решают, куда им будут переводить зарплату. А работодатели не имеют права навязывать карты другого банка и тем более задерживать зарплату из-за перевода денег в другой банк.
Если вам навязывают неудобную карту, это незаконно. Бухгалтерия может приводить какие угодно аргументы, а вы приведите вот эти. И пусть спорят с Рострудом, если хватит смелости и сил.
Что такое зарплатный проект?
Зарплатным проектом обычно называют сотрудничество работодателя с каким-то банком для перевода зарплаты. Например, компания выбирает конкретный банк, там открывают всем сотрудникам зарплатные карты и каждый месяц бухгалтер переводит на эти карты деньги за работу. Обычно переводят одной суммой и прилагают ведомость. Банк сам распределит деньги по счетам и возьмет с работодателя комиссию. Это выгодно работодателю, ускоряет процессы в бухгалтерии и может быть удобно сотрудникам, если банк хороший.
Работники сами решают, на какую карту получать зарплату
Даже если у работодателя есть зарплатный проект, сотрудник имеет право отказаться от зарплатной карты и попросить платить ему на какую-то другую карту по своему выбору. Работодатель не может в этом отказать: он должен сделать так, чтобы любой сотрудник получил деньги на ту карту, которая ему удобнее. Даже если с этим банком компания не работает и этот сотрудник такой один.
Это право работнику гарантирует трудовой кодекс. Причем оно появилось не вчера, а несколько лет назад. Но некоторые работники до сих пор об этом не знают, а работодатели этим пользуются.
Работодатель должен сам запросить реквизиты для зачисления зарплаты
Обычно работодатели говорят: «Зарплата будет приходить на эту карту, напишите заявление, мы вам ее откроем, или заведите сами вот в этом банке». А надо не навязывать, а спросить, на какую карту переводить зарплату. Роструд советует предлагать работнику предоставить те реквизиты, что ему удобнее.
Нельзя навязывать банк и угрожать задержкой зарплаты
Если работник не указал реквизиты, у него нет карты или ему все равно, как получать зарплату, можно предложить ему тот банк, с которым работает работодатель. При этом нужно помочь оформить карту: не отправлять человека в отделение, а получить от него заявление и передать в банк по своим каналам. А потом отдать работнику готовую карту — тоже без визита в банк.
Категорически нельзя навязывать работнику банк, который ему не нравится. И тем более нельзя угрожать ему задержкой зарплаты. Если работодатель говорит, что зарплату можно получать только на эту карту в этот банк и больше никак — это нарушение прав и введение в заблуждение.
Если банк уже выбран, его можно заменить
Чтобы получать зарплату на свою карту, нужно написать заявление и указать там реквизиты. Менять зарплатный банк можно после заключения трудового договора или в любое время. Даже если вы пять лет получали зарплату на одну карту, сейчас можете сменить банк по своей инициативе. Подать заявление нужно за пять дней до даты выплаты зарплаты. Если подать позже, его все равно обработают, но переведут на эту карту не ближайшую, а уже следующую сумму.
В трудовом договоре не может быть условий о запрете на смену банка
Иногда работодатели идут на хитрость: указывают в трудовом или коллективном договоре, что зарплату переводят в конкретный банк. Работник подписывает такой договор, чтобы не спорить, или просто он не против. А потом хочет сменить банк, а ему отказывают: «Вы же подписали договор».
В договоре и правда может быть условие о банке. Но там нельзя написать, что банк нельзя сменить в любое время. Даже если это условие есть в обязанностях работника и правах работодателя, запретить менять банк нельзя.
Захотите получать зарплату на другую карту — напишите заявление и меняйте. Не смотрите, что по этому поводу написано в трудовом договоре: имеете полное право.
Как сменить банк для получения зарплаты?
Напишите в бухгалтерию заявление с реквизитами своего банка. Нужен не номер карты, а полные реквизиты. Обычно их легко найти в приложении.
Образец заявления на смену зарплатного банкаPDF, 12 КБ
Что делать, если работодатель отказывается переводить зарплату на вашу карту?
Договориться. Это первое, что нужно попробовать сделать. Иногда бухгалтеры просто не хотят менять привычный алгоритм работы и делать лишние платежки. У них такой объем операций, что это можно понять. Но если по-человечески и без нотаций попросить пойти навстречу, все может получиться. Главное, помните, что у вас точно есть такое право по закону. Если что, ссылайтесь на последние напоминания Роструда.
Получать зарплату наличными. Любой работник может отказаться от безналичных переводов зарплаты и получать ее из кассы. У работодателя нет права запрещать такое. Потом наличные можно положить на ту карту, которая вам удобнее, чтобы получать проценты на остаток и кэшбэк.
Напомнить о штрафе по статье 5.27 КоАП. Вас никто не может заставить оформить банковскую карту. Если вы не хотите, просто не оформляйте. Если работодатель не переведет зарплату, это повод для жалобы в трудовую инспекцию. А работодатель знает, что тогда к нему может прийти внеплановая проверка, а штраф для фирмы — от 30 000 до 50 000 рублей. Сейчас в думе на рассмотрении законопроект о том, чтобы формулировку про отказ в смене карты отдельно ввели в КоАП.
Пожаловаться. Если вам удобно получать зарплату на карту своего банка, но работодатель идет на принцип, он нарушает ваши права. Боритесь за то, чтобы их соблюдали: сайт «Онлайнинспекция-рф» вам в помощь.
Порядок перечисления зарплаты на банковскую карту
Подготовка к работе по зарплатному проекту
Перечислять заработную плату на банковскую карту работника работодатель имеет право только при наличии его согласия и строго на указанные работником реквизиты (ст. 136 ТК РФ).
Как соблюсти все нормы трудового законодательства в этом вопросе?
Подробнее о составляющих частях положения об оплате труда вы можете узнать здесь.
Многие банки производят бесплатный выпуск пластиковых карт при подключении к зарплатному проекту или осуществляют его на льготных условиях. В любом случае расходы на выпуск карт и последующие транзакции денег для зачисления заработной платы будут существенно меньше расходов на ее выдачу через кассу предприятия, поскольку исключают комиссию за выдачу денежных средств на выплату заработной платы, расходы на транспортировку денег до кассы предприятия, а также снижают занятость кассира предприятия или вовсе исключают эту ставку.
Как правило, организации выгоднее присоединить принятого сотрудника к текущему зарплатному проекту, затратив средства на выпуск карты, чем создавать реестр и перечислять индивидуально ему выплаты в сторонний банк. Но отказать работнику в перечислении выплат на карту в любом выбранном им банке работодатель не вправе (ст. 136 ТК РФ, ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ).
Навязывать работнику банк для получения заработной платы категорически запрещено. За это предусмотрены штрафы от 10 000 руб. на должностных лиц и до 100 000 руб. на юрлицо. Подробнее о санкциях за навязывание зарплатного банка вы можете узнать в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Подача документов в банк для подключения организации к зарплатному проекту
В большинстве случаев банком, с которым организация намерена заключить соглашение о зарплатном проекте, является тот, где она имеет расчетный счет. Для своих клиентов банк не только делает льготы при выпуске карт, но и снижает комиссию на перевод средств или предлагает иные выгодные условия. Сторонние же банки, не получая текущей выгоды от клиента, будут стремиться получить прибыль из расходов по проекту.
В зависимости от политики банка процедура подачи документов может быть несколько различной, но основной список документов везде примерно одинаков:
Помимо указанных бумаг банк может затребовать копии учредительных документов, штатное расписание, альбом подписей доверенных лиц и т. д.
ВАЖНО! Стоит помнить, что передача в банк информации о сотрудниках попадает под действие закона «О защите персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, поэтому, чтобы не возникало спорных ситуаций у организации со своими сотрудниками, необходимо собрать с них согласие на обработку персональных данных и передачу их в банк.
После передачи указанных документов с банком заключается договор на подключение организации к зарплатному проекту, производится выпуск пластиковых карт для сотрудников, а фирма получает специальное программное обеспечение для формирования зарплатных реестров.
В реестре обязательно должны отражаться следующие данные:
С 01.06.2020 в расчетных документах на выплаты работникам нужно указывать один из трех кодов дохода. В платежном поручении для этого задействован реквизит 20 «Наз. пл». Указывать соответствующий код нужно и в реестре, банк должен давать такую возможность.
Подробная информация о работе с кодами доходов есть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Обзор.
Реестр должен быть подписан уполномоченными лицами организации и иметь оттиск печати. Форма реестра устанавливается каждым банком самостоятельно и согласовывается при подписании договора на подключение к зарплатному проекту.
Порядок представления и заполнения зарплатного реестра и платежек установлен пп. 1.17, 1.19, 1.26, приложением 1 к положению ЦБ РФ от 29.06.2021 № 762-П.
Большинство банков используют специальное программное обеспечение для составления и отправки реестра, что позволяет сократить время составления самого реестра и не допустить опечаток в реквизитах.
Правила документооборота требуют, чтобы организация предоставляла в банк 2 реестра на перечисление заработной платы, но при наличии электронного документооборота между банком и организацией, как правило, в этом нет необходимости.
В платежном поручении в поле «Получатель» указывается банк, а в назначении платежа – номер и дата реестра.
ВАЖНО! Большинство банков для проведения расчетных операций по перечислению заработной платы открывают дополнительные счета, поэтому при составлении платежного получения надо проверить правильность указания «зарплатного» счета.
Этот пункт важен для организаций, передающих реестры на выплату заработной платы в банк на бумажном носителе, потому что без отметки об исполнении реестр считается неисполненным, а заработная плата – неперечисленной. Если же реестр отправляется в банк через специальную программу, то после зачисления заработной платы сотрудникам в программе приходит уведомление и реестр отражается как «Исполненный».
Важные нюансы
Перечисление зарплаты на банковскую карту сотрудника обязывает не позднее следующего операционного дня произвести уплату НДФЛ: так как выплата денежных средств на карту является их фактической выдачей, отсутствие перечисления подоходного налога – прямое нарушение положений п. 6 ст. 226 НК РФ.
В случае если в трудовом договоре указан данный пункт и присутствует заявление от работника с просьбой перечисления заработной платы третьим лицам, организация имеет право выполнить данную операцию (ч. 5 ст. 135 ТК РФ). Это могут быть, например, перечисления в банки (в счет погашения кредитов), физическим лицам (займы, взаиморасчеты). Для корректности проведения данной операции заявление работника должно содержать следующую информацию: получатель, платежные реквизиты, назначение платежа, сумма (удобнее, чтобы сумма формировалась как процент от начисленной зарплаты) и срок, в течение которого должны производиться выплаты.
Итоги
Перечисление зарплаты на банковскую карту имеет свои преимущества. Для бухгалтерии выдача заработной платы наличными – это всегда дополнительные временные затраты: составление ведомостей, отсчет и выдача денежных средств, депонирование сумм заработной платы для сотрудников, по каким-либо причинам не явившихся за ней. Переход на безналичную форму оплаты труда не только упростит процедуру выдачи заработной платы, но и сделает ее более комфортной для сотрудников и понятной для проверяющих органов.
Что изменилось в правилах контроля за снятием наличных и переводами в 2021 году
10 января 2021 года вступили в силу новые правила контроля за денежными переводами и сделками. Эти изменения коснулись всем известного федерального закона № 115-ФЗ — того самого, из-за которого блокируют счета в банках и передают данные о сделках в Росфинмониторинг.
В интернете ходят слухи, что теперь контроль за обычными переводами будет строже, а если человек снимет со счета от 600 000 Р — данные попадут в Росфинмониторинг и ФНС спросит об источнике дохода. А за переводы с карты на карту чуть ли не штрафовать собираются. Еще усиливается контроль за почтовыми переводами и сделками с недвижимостью.
Вот что писали СМИ об этом законе:
Что из этого правда — разбираемся на основании закона, а не статей в интернете.
Как победить выгорание
Оборот наличных
Как было раньше. Есть операции, которые подлежат обязательному контролю. То есть информация о них передается в Росфинмониторинг. В числе таких операций покупка валюты, приобретение ценных бумаг за наличные, внесение наличных в уставный капитал. Полный список — в статье 6 ФЗ № 115-ФЗ.
Если фирма снимала наличные со счета, такая операция тоже могла попасть под контроль.
Что изменилось. Контролю подлежат операции по снятию или зачислению наличных на счет организации или ИП. Раньше такое условие тоже было, но с оговоркой: если операция не связана с обычной деятельностью. Например, на счет лесопилки поступают наличные за консультационные услуги. Или химчистка снимает деньги на покупку бензовоза. С 10 января оговорка отменена — теперь любые операции с наличными по счету юрлица на сумму от 600 000 Р подлежат контролю. Например, если деньги снимают на зарплату или командировки.
Контролировать операции юрлиц банк должен только в том случае, если деньги снимают или вносят непосредственно в этой кредитной организации. То есть операция должна проходить по счету, открытому в этом банке. Если деньги на счет фирмы зачислены через банкомат или кассу другого банка, контролю они не подлежат.
Но физлиц и самозанятых все это не касается. В законе нет и не было такой нормы, чтобы любое снятие наличных с карты на сумму больше лимита попадало в Росфинмониторинг. Там еще с 2019 года есть условие о контроле за операциями по снятию наличных в банкоматах — но только с карт, выпущенных иностранными банками. Причем не во всех государствах, а только в тех, что есть в специальном перечне.
Это не значит, что банк не может запросить пояснения по другим операциям. Но такой запрос будет инициативой финмониторинга банка, а не федерального ведомства.
Операции с недвижимостью
Как было раньше. Сделки с недвижимостью контролировались и до поправок. Это касалось сумм от 3 000 000 Р или эквивалента в валюте. Но до 10 января в Росфинмониторинг нужно было сообщать только о тех сделках, что касались перехода права собственности.
Что изменилось. С 10 января все операции по сделкам с недвижимостью на сумму от 3 000 000 Р подлежат обязательному контролю — как при наличном, так и при безналичном расчете. Хорошая новость в том, что информацию о таких операциях больше не должны предоставлять посредники — ИП и фирмы, которые работают в риелторском бизнесе. Все обязанности по контролю с них не сняли, но информировать о сделках больше не нужно.
Операции по зачислению денег на счет эскроу под контроль не попадают. При возврате денег с такого счета — тоже. А вот если деньги переводятся бенефициару — это уже интересно Росфинмониторингу.
Почтовые переводы
Если перевод в валюте, учитывается эквивалент по курсу ЦБ. Раньше почтовые переводы обязательному контролю не подлежали.
Баланс мобильного телефона
Это еще один новый вид операций под обязательным контролем. С 10 января возврат неиспользованного аванса за услуги связи привлечет внимание Росфинмониторинга, если сумма составит 100 000 Р и более. Сведения о выводе денег таким способом передают операторы связи.
Покупка ювелирных изделий
Цифровая валюта
Криптовалюта и токены официально считаются имуществом. А операции с ними с 1 января 2021 года подлежат обязательному контролю, если сумма составит 600 000 Р и более.
Операторы финансовых платформ и информационных систем для выпуска и обмена криптовалюты должны сообщать о сделках в Росфинмониторинг.
При этом принимать оплату криптовалютой запрещено, предлагать такой способ расчетов — тоже. Хотя в том же законе указано, что цифровая валюта может использоваться для инвестиций и быть средством платежа.
Отмена контроля
Из списка операций, которые подлежат обязательному контролю, с 10 января исключены такие:
Что еще изменилось в правилах контроля за расчетами
Поправки коснулись зачисления и списания денег для лизинговых платежей от 600 000 Р : они попали под обязательный контроль. Аналогично — с операциями иностранных структур, если они работают не дольше трех месяцев и раньше движений по счету не было.
Формулировки о контроле операций, связанных с азартными играми, стали конкретнее, но такие выплаты и раньше были под наблюдением.
Под контроль попали страховые выплаты юрлицам — для физлиц так было и раньше. Росфинмониторинг будет получать информацию о выплатах по страхованию на случай смерти, дожития, пенсионному страхованию или полисам с периодическими выплатами.
Что делать с этими изменениями
Контроль операций по закону № 115-ФЗ не предусматривает участия людей и компаний. То есть владельцу счета или участнику сделки ничего делать не нужно. Информацию должен передавать банк, ломбард, магазин, нотариус, адвокат, организатор азартной игры, страховая компания, почта или оператор связи.
Если вы не отмываете доходы и не занимаетесь запрещенной деятельностью, новый закон ничего не изменит. Даже если информация о сделке попадет в Росфинмониторинг, это совершенно не означает, что дальше будет что-то происходить.
Кроме Росфинмониторинга операции контролируют еще и банки. Они могут отказать подозрительному клиенту в дистанционном обслуживании или запросить у него документы по сделке.
Налоговая никакой информации о снятии наличных не получает, и контролировать движение денег по счету новый закон ей не позволяет. Это по-прежнему возможно только в рамках проверки, но не автоматически. А штрафы могут быть, только если удастся доказать незадекларированный доход. Денежные переводы не признаются им по умолчанию, а дарить подарки деньгами в России пока никто не запрещал.
Если все же получаете доход, но хотите сэкономить на налогах и не бояться вопросов о поступлениях — присмотритесь к самозанятости.
Расчеты с использованием банковских карт
Банковские карты все большую роль играют в нашей жизни и постепенно вытесняют наличные денежные средства как средства платежа (оплаты). Это и неудивительно, ведь на небольшой карточке находятся все необходимые денежные средства, что позволяет не носить тяжелые кошельки с мелочью. Использование пластиковых карт для расчетов с работниками также имеет свои преимущества, поскольку такой способ расчетов исключает прямой контакт с физическими лицами и денежными средствами, а значит, позволяет избежать ошибок, связанных с так называемым человеческим фактором, и дополнительных расходов по организации хранения и выдачи наличных денежных средств. В данной статье рассмотрим особенности осуществления расчетов казенными учреждениями с использованием банковских карт.
Как правило, банковские карты используются казенными учреждениями для осуществления расчетов по заработной плате и расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрим подробно особенности проведения таких расчетов.
Перечисление заработной платы на банковские карты сотрудников
Исходя из приведенных выше норм условия выплаты заработной платы устанавливаются в коллективном или трудовом договорах.
В настоящее время все больше казенных учреждений отдают предпочтение такому варианту выплаты заработной платы сотрудникам, как ее перечисление на банковские карты, открываемые работникам учреждения в рамках зарплатных проектов. И это неудивительно, поскольку данный способ выплаты денежных средств позволяет учреждению:
В рамках зарплатного проекта клиентами банка являются физические лица (работники учреждения), для которых открываются счета (так называемые картсчета), и к каждому такому счету выпускается банковская карта. Денежные средства, поступившие на данный картсчет, считаются имуществом физического лица – работника учреждения.
Как правило, для выпуска платежных карт и перечисления денежных средств на картсчета, открытые работникам в рамках тарифного плана «зарплатный», учреждение заключает с банком договоры о выпуске и обслуживании банковских карт (для работников учреждения) и договоры о перечислении учреждением денежных средств со своего лицевого счета в пользу нескольких физических лиц – клиентов банка.
К договору о выпуске и обслуживании банковских карт прикладывается список работников учреждения, согласных получать заработную плату на банковскую карту, и данные о них, необходимые для открытия картсчетов. В этом же договоре определяются условия обслуживания карт (стоимость обслуживания, а также за счет кого такое обслуживание будет производиться (держателя карты – работника или учреждения)).
В договоре о перечислении учреждением сумм заработной платы на банковские карты работников устанавливается порядок перечисления. На основании этого договора на дату выплаты заработной платы учреждение направляет в казначейство платежное поручение на общую сумму заработной платы и прикладывает к нему сформированный реестр выплат в отношении каждого работника – держателя карты.
Условия вышеуказанных договоров могут быть совмещены в одном договоре, заключаемом с банком.
В случае, когда реализация зарплатного проекта с использованием банковских карт предусматривает расходы по оплате банковских услуг (например, обслуживание карт) за счет бюджетных средств, выбор банка и заключение с ним договора осуществляются казенным учреждением в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».
Бюджетный учет.Инструкцией № 162н [1] конкретных проводок по отражению операций по перечислению заработной платы на карту не предусмотрено. Не содержит таких проводок и законопроект, определяющий внесение изменений в данную инструкцию (далее – законопроект). Официальных разъяснений на этот счет также нет.
Некоторые эксперты предлагают использовать для отражения таких операций транзитный счет 0 304 03 000 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».
В соответствии с п. 273 Инструкции № 157н [2] счет 0 304 03 000 предназначен, в частности, для учета расчетов по удержаниям из заработной платы для безналичного перечисления на счета в кредитных организациях (во вклады) сотрудников учреждения. При этом установлено, что удержания производятся на основании соответствующих документов: письменных заявлений сотрудников, исполнительных листов.
Согласно ст. 138 ТК РФ размер производимых удержаний при каждой выплате заработной платы не должен превышать 20% (а в отдельных случаях – 50%) величины заработной платы, причитающейся работнику.
Учитывая вышеизложенное, следует отметить, что по своей сути суммы заработной платы, зачисляемые на банковскую карту работника, не могут рассматриваться как удержания, поскольку такие суммы перечисляются:
С учетом вышесказанного, а также исходя из экономического смысла операций по списанию сумм, перечисляемых учреждением в погашение задолженности по оплате труда, их отражение в бюджетном учете, по мнению автора, не требует применения транзитного счета 0 304 03 000. В данном случае перечисление заработной платы на банковскую карту оформляется казенным учреждением следующей бухгалтерской записью:
Дебет счета 1 302 11 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»
Кредит счета 1 304 05 211 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом по заработной плате»
Поскольку такой проводки не предусмотрено Инструкцией № 162н, необходимо согласовать ее применение с главным распорядителем бюджетных средств и закрепить в учетной политике.
При оплате банковских услуг за счет бюджетных средств необходимо учитывать следующие разъяснения, приведенные в письмах:
1) Минфина РФ от 18.05.2009 № 02‑03‑09/2039. В письме сообщается, что вопрос о возможности оплаты за счет средств соответствующего бюджета услуг кредитных организаций на выплату заработной платы с использованием банковских карт относится к компетенции главного распорядителя бюджетных средств путем включения (либо невключения) в бюджетную смету соответствующего направления расходов бюджета по:
2) Федерального казначейства от 12.08.2013 № 42-2.2-06/51. В письме указывается, что расходы на оплату услуг кредитных организаций, в том числе при заключении договора о зачислении денежных средств на счета работников, открытые в кредитных организациях, следует отражать по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.
Вместе с тем средства для оплаты услуг кредитных организаций по зачислению денежных средств на лицевые счета работников (служащих), открытые в кредитных организациях, за счет средств работников (служащих) могут быть удержаны работодателем из заработной платы работников (служащих) на основании заявления. Данные выплаты осуществляются учреждением и отражаются по подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ.
За июнь 2015 года работникам казенного учреждения начислено 370 000 руб. Сумма НДФЛ, удержанного за указанный месяц, равна 33 000 руб. Общая сумма авансов, выданных работникам за первую половину месяца, составила 115 000 руб. По согласию работников заработная плата (в том числе авансы) перечисляется им на банковские карты. Согласно договору, заключенному учреждением с банком в рамках зарплатного проекта, учреждение оплачивает за счет бюджетных средств банковские услуги по годовому обслуживанию банковских карт работников. Указанные расходы включены в бюджетную смету учреждения. За первый год обслуживания банковских карт (с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года) банк представил акт оказанных услуг и выставил счет на сумму 10 000 руб.
В бюджетном учете произведены следующие бухгалтерские записи:
Использование банковских карт подотчетными лицами
Основное отличие порядка обеспечения Федеральным казначейством получателей бюджетных средств наличными денежными средствами с использованием расчетных (дебетовых) банковских карт от зарплатных проектов заключается в том, что банковские карты выдаются к счету № 40116, открытому ОФК в банке, а не к счету физического лица. В данном случае клиентом банка является учреждение, а не физические лица – подотчетники.
Особенности осуществления операций по обеспечению денежными средствами учреждений с использованием карт определены в разд. V Правил обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований), утвержденных Приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 № 10н (далее – Правила № 10н). Указанные правила действуют с 1 января 2015 года.
Учреждение осуществляет операции с использованием карт в соответствии с:
1) получение банковских карт. Для этого учреждение представляет в ОФК заявление на их получение (ф. 0531247). В нем учреждение просит выдать карты персонифицировано уполномоченным работникам (то есть подотчетным лицам). На основании таких заявлений ОФК формирует реестр на выпуск карт (ф. 0531248) и направляет его в кредитную организацию. Дополнительно к реестру учреждение представляется также в банк документы, необходимые для изготовления карт. После получения уведомления о готовности карт уполномоченный на получение карт работник учреждения получает в кредитной организации изготовленные карты и конверты, содержащие пин-коды к ним (п. 37, 38);
2) перечисление денежных средств со счета на карту. Для получения наличных денежных средств с карты необходимо, чтобы на карте уже имелись денежные средства. Для этого учреждение представляет в ОФК по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денежных средств, заявку на получение денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243). После проверки такой заявки ОФК формирует платежное поручение на перечисление денежных средств на соответствующие счета № 40116 (то есть происходит зачисление средств на банковскую карту). Суммы, поступившие на карту, ОФК отражает в расшифровке (ф. 0531250) (п. 11, 18, 41);
3) снятие денежных средств с карты подотчетным лицом учреждения. Уполномоченное (подотчетное лицо) учреждения, на которое оформлена карта, вправе снять необходимые денежные средства через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств. Подтверждением снятия денежной наличности послужит кассовый чек, выданный банкоматом или оператором-кассиром;
4) возврат (внесение) на карту подотчетным лицом неиспользованных сумм. При возврате подотчетным лицом неиспользованных средств на карту, а также внесении денежных средств на карту в иных случаях учреждение в день внесения средств представляет в ОФК расшифровку внесенных сумм (ф. 0531251), подписанную руководителем и главным бухгалтером (уполномоченными руководителем лицами). Расшифровка составляется учреждением, если имеющиеся на карте денежные средства не востребованы (частично или полностью не использованы) в течение 45 календарных дней со дня перечисления на карту, не считая дня перечисления. На основании расшифровок ОФК формирует платежное поручение на перечисление невостребованной суммы (суммы внесенных наличных денег) с карты на соответствующий счет ОФК с указанием в реквизите «Назначение платежа» информации в такой формулировке: «не использованные по карте» или «внесенные наличными» (п. 42, 44, 45).
Бюджетный учет.Инструкцией № 162н предусмотрены бухгалтерские записи по отражению расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт. При этом стоит отметить, что законопроектом указанные записи будут значительно скорректированы. Исходя из этого, приведем в таблице корреспонденцию счетов по отражению расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт с учетом изменений, подготовленных законопроектом.