каталожная карточка архива образец заполнения
Понятие архивной карточки. Описание информации на каталожной карточке
Отобранная для каталогизации документная информация описывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных приемов описания:
При подокументном описании на карточку выносится информация одного документа или части сложного, многоаспектного документа (протоколы, доклады).
При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.
При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопроса, события, места и времени.
Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов:
1.классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место события);
2.информационные (содержание документов);
3.поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);
4.внешние (язык документа и способ воспроизведения);
5.контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).
При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целесообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поисковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата события» и «Место события» содержат дату и место описываемых событий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в «Подрубрику».
Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведения индексирования карточек.
При описании информационных сведений в первую очередь описывается вопрос, содержание документа, затем — вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный признак — указание подлинности — указывается в отдельных случаях.
Основным методом описания информационных сведений является вопросное описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части документа, в одном документе, группе документов, деле или группе дел.
Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент.
При описании поисковых сведений элементы «Название фонда», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел.
Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то указывается общее количество листов в деле.
При описании внешних сведений элемент «Язык документа» заполняется только в том случае, когда документ написан на другом языке, нежели основной массив документов данного архивного фонда.
Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в редких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.
При описании контрольных сведений элементы «Должность и подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняются обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать «учащийся. »).
3.Практическое задание:
1. Структура системы архивных учреждений. Виды архивных учреждений
Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.
Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.
Государственные архивы – это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России. В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации.
Сеть федеральных госархивов включает сейчас 15 архивов:
1) Государственный архив РФ ( ГАРФ);
2) Российский государственный архив древних актов (РГАДА);
3) Российский государственный исторический архив (РГИА);
4) Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);
5) Российский государственный архив экономики (РГАЭ);
6) Российский государственный архив социально-политической истории (РГА СПИ);
7) Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ);
8) Российский государственный военный архив (РГВА);
9) Российский государственный архив Военно-Морского Флота (РГА ВМФ);
10) Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);
11) Российский государственный архив научно-технической документации (РГА НТД);
12) Российский государственный архив кино-фотодокументов (РГА КФД);
13) Российский государственный архив фонодокументов (РГА ФД);
14) Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИА ДВ);
15) Центр хранения страхового фонда (ЦХСФ).
В субъектах РФ существует сеть центральных госархивов.
Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.
Негосударственные архивы включают не менее шести видов: архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий.
Муниципальные (районные и городские) архивы представлены архивами органов местного самоуправления и кооперированными архивами, в основном концентрирующими документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу.
Каталожная карточка архива образец заполнения
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
КАРТОЧКИ ДЛЯ КАТАЛОГОВ И КАРТОТЕК, МАКЕТ АННОТИРОВАННОЙ КАРТОЧКИ В ИЗДАНИИ
Общие требования и издательское оформление
System of standards on information, librarianship and publishing. Cards for catalogs and files, model annotated card in editon. General requirements and publishing presentation
Дата введения 2012-09-01
Предисловие
1 РАЗРАБОТАН Федеральным государственным учреждением науки «Российская книжная палата» (РКП)
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
5 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Декабрь 2018 г.
1 Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к составу и порядку расположения сведений, приводимых на карточках и в макете аннотированной карточки, а также правила их издательского оформления.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Знак охраны авторского права. Общие требования и правила оформления
ГОСТ Р 7.0.3 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения
ГОСТ 7.0.12 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила
ГОСТ 7.0 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения
ГОСТ 7.1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.11 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Сокращение слов и словосочетаний на иностранных европейских языках
ГОСТ 7.59 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования и правила
ГОСТ 7.60 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные виды. Термины и определения
ГОСТ 7.76 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Комплектование фонда документов. Библиографирование. Каталогизация. Термины и определения
ГОСТ 7.80 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Заголовок. Общие требования и правила составления
ГОСТ 7.86 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Общие требования к издательской аннотации
ГОСТ 7.90 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Универсальная десятичная классификация. Структура, правила ведения и индексирования
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины по ГОСТ 7.0 ГОСТ Р 7.0.3, ГОСТ 7.60, ГОСТ 7.76.
Форма каталожной карточки
Индекс (в госархивах по схеме классификации) Рубрика
Дата Место события
Наименование структурного подразделения________________________________________
Фонд N Опись N Ед.хр.№ Л.л
Язык документа Способ воспроизведения Фамилия составителя и дата составления
Задание 9 практической работы: Оформите документы НСА
1. Архивные справочники:
· опись дел, документов;
2. Дополнительные архивные справочники:
Алгоритм выполнения
1. Оформите титульный лист практической работы.
2. Прочитайте задания практической работы.
3. Создайте файл «ПР № 13 НСА Фамилии».
4. Выполните все задания практической работы в одном файле. Воспроизводите формулировки заданий перед их выполнением.
5. Отформатируйте текст в соответствии с требованиями оформления материала печатным способом.
6. Придайте своей работе юридическую силу.
8. Сдайте свое дело на проверку.
Критерии оценки
Работа не оценивается, если не подшита в соответствующее дело.
| Инструменты оценки (ключ, критерии, модельные ответы) | Баллы | ||||||||||||||||||
| КРИТЕРИИ: 1. Работа выполнена в срок. 2. Выполнены все задания в полном объеме. 3. Работа оформлена в соответствии с требованиями. За каждое несоответствие снимается 1 балл | 20 | ||||||||||||||||||
| ИТОГО | 20 | ||||||||||||||||||
| № п/п | Термин | Определение | Источник (наименование документа, откуда взято определение) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Термины. Подготовка к терминологическому диктанту: научно-информационная деятельность архива, использование архивных документов, публикация архивных документов, доступ к архивным документам, архивная справка, архивная копия, архивная выписка, выставка документов, тематический запрос, запрос социально-правового характера, биографический запрос, генеалогический запрос, информационное письмо, тематический перечень документов, тематическая подборка документов, тематический обзор документов, информационное обеспечение пользователей, апостиль.
Задание 2 практической работы: Учет использования документов в архиве: заполните таблицу.
| № п/п | Наименования форм учетных документов |
| 1 | 2 |
Задание 3 практической работы:Проведите сравнительный анализ форм использования архивных документов, заполнив таблицу. Выводы изложите в пояснительной записке к таблице.
| Архив организации | Муниципальный архив | Ведомственный архив | Государственный архив |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Задание 4 практической работы: Составьте архивные справки.
Оформите архивную справку о трудовом стаже.
Архивная справка о трудовом стаже за 1978-1979 гг выдана архивным отделом администрации г. Магнитогорска Семёновой Нине Васильевне, 1960 года рождения, проживающей по адресу: ул. Первомайская, д. 18, кв. 34.
Семёнова Н.В. работала в столовой № 6 Магнитогорского производственного объединения общественного питания. Основание: ф. 498, оп. 4, д. 19, л. 16, д. 24, л. 68. Справка оформлена на бланке архива и подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом Фамилия студента.
Оформите архивную справку о заработной плате
Архивная справка о заработной плате за 1976-1980гг выдана архивным отделом администрации г. Магнитогорска Степановой Людмиле Ивановне, 1948 года рождения, проживающей по адресу: пр. Ленина, д.143/1, кв. 17. В этот период Степанова Л.И. работала на Магнитогорской обувной фабрике в цехе № 3. Основание: ф. 256, оп. 2, д. 625, л. 40, д. 710, л. 22, д. 805, л. 18, д. 903, л. 61, д. 1024, л. 67.Справка оформлена на бланке архива подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом Фамилия студента.
Оформить архивную справку о награждении
Архивная справка о награждении знаком «Ударник 11 пятилетки» выдана архивным отделом администрации г. Магнитогорска Ковалёвой Раисе Ибрагимовне, проживающей по адресу: ул. Советская, д. 45, кв. 11. Ковалёва Р.И. работала на Магнитогорском калибровочном заводе. Основание: ф. 266, оп. 1, д. 2277, л. 1, 3, 8. Справка оформлена на бланке архива и подписана начальником архивного отдела В.П.Иконниковой и специалистом Фамилия студента.
«ВЫПИСКА ИЗ ПОСТАНОВЛЕНИЯ
Коллегии Министерства черной Металлургии СССР
и Президиума Центрального комитета профсоюза
рабочих металлургической промышленности
от 22 января 1985 года 9/67
О награждении работников предприятий и
организаций Министерства черной металлургии СССР
знаком «Ударник 11 пятилетки»
За достигнутые успехи в социалистическом соревновании по выполнению установленных заданий в 1984 году наградить знаком «Ударник одиннадцатой пятилетки» работников предприятий и организаций Министерства.
По Магнитогорскому калибровочному заводу имени 60-летия Союза ССР-54 человека (список прилагается).
Работников Магнитогорского калибровочного завода имени 60-летия Союза ССР, представляемых к награждению знаком «Ударник 11 пятилетки»…
Карточка количественно-суммового учета материальных ценностей по форме 0504041
Карточка количественно-суммового учета, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, используется в государственных структурах для обеспечения аналитического учета следующих активов:
Таким образом, ф. 0504041 используется как для собственных активов, так и для тех, которые учитываются за балансом.
Данный документ заполняется бухгалтером. Прежде всего, нужно перенести остаток на начало года. Далее в течение периода в карточку заносятся данные по движению актива на основании первичных документов, а в конце периода выводится остаток. Поступления указываются в столбце «Дебет», выбытия — в столбце «Кредит». Информация заполняется в рублях и в единицах измерения. Также указывается информация о сроке эксплуатации актива и о предполагаемой дате списания.
Для каждого наименования составляется отдельная карточка. Кроме того, на каждое материально ответственное лицо также должна быть заполнена отдельная карточка, даже если наименования активов, находящихся в их ведении, идентичны. Также для отдельных видов материальных ценностей предусмотрена следующая аналитика, перечисленная в таблице, то есть отдельные карточки составляются по каждой характеристике.
Виды материальных ценностей
Характеристики
Инвентарный номер арендодателя
Нефинансовые активы в пути
ТМЦ на ответственном хранении
Давальческое сырье и материалы
Заказчик, вид, сорт материалов и место их нахождения
Скачать бланк формы 0504041 можно на нашем сайте.
Кроме того, предлагаем ознакомиться вам с образцом заполнения данного документа.
Если вам требуется пример заполнения книги учета материальных ценностей (ф. 0504042), получите бесплатный доступ к КонсультантПлюс и переходите к образцу.
Карточка учета материальных ценностей 0504043 (бланк)
Если первый регистр учета материальных ценностей ведется бухгалтерией, то форма 0504043 заполняется непосредственно материально ответственным лицом по данным складского учета и применяется для учета в местах хранения активов. Данная карточка заполняется для:
На каждое наименование заводится отдельный лист карточки, в то время как карточка количественно-суммового учета создается отдельно под каждый объект. Также информация, занесенная материально ответственным лицом в карточку 0504043 проверяется, например, бухгалтером, а для отметки о проверке в форме есть отдельная последняя страница.
Скачать бланк формы 0504043 можно на нашем сайте по ссылке ниже.
Также вы можете скачать образец заполнения данного документа.
О правилах учета МПЗ у бюджетников читайте в статье «Учет материалов в бюджетных учреждениях (нюансы)».
А основы ведения учета материалов в негосударственных организациях можно найти в статье «Бухгалтерские проводки по учету материалов».
Итоги
Рассмотренные в статье регистры бухгалтерского учета заполняются организациями-участниками государственной системы: бюджетными, автономными, казенными учреждениями, госорганами, внебюджетными фондами. Они предназначены для двустороннего контроля как со стороны бухгалтерии, так и со стороны материально ответственного лица. В условиях автоматизации бухгалтерского учета составление таких регистров осуществляется бухгалтерской программой и не займет много времени у работников бухгалтерии.
Каталожная карточка архива образец заполнения
7.3. Каталоги и ведомственные картотеки
Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.
7.3.2. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов называется каталогизацией документов.
Каталогизация в архивах может проводиться как самостоятельный вид работы (тематическая разработка) и в процессе других видов работ, связанных с описанием и выявлением документов (попутная каталогизация).
При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается: в определении очередности выбора архивных фондов, их структурных частей; отборе дел и документов и сведений из них; применении соответствующих приемов описания документной информации.
7.3.3. Каталогизация включает следующие виды работ: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов.
7.3.4. Выбор схемы классификации определяется составом документов архива и задачами их использования.
7.3.5. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).
В архиве организации, как правило, составляются систематический и именной каталоги.
7.3.6. Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности организации и располагается в логической последовательности.
7.3.7. В именном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической или логической последовательности.
7.3.8. Отобранные для каталогизации фонды и документы описываются на каталожных карточках.
Объектом описания в каталоге может выступать документ (группа документов, часть документа), единица хранения (единица учета), опись, комплект, фонд (группа фондов), содержащие информацию по определенной теме (вопросу).
Для связи между разделами каталога или разделов каталога с другими архивными справочниками применяется система отсылок.
Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по каталогизации отдельных фондов (или их группы), рабочих схем классификации каталогов, их уточнение и дополнение.
Усовершенствование каталога включает в себя усовершенствование схемы классификации; проверку содержания и оформления каталога; проверку описаний (редактирование, объединение описаний с однородной информацией по одному фонду или описи, уточнение их систематизации).
7.3.11. Одним из источников пополнения системы каталогов могут быть тематические и предметно-тематические картотеки, картотеки по личному составу на документы наиболее информативных и часто используемых фондов.
7.3.12. В архиве организации, как правило, создаются разновидности предметных картотек (именная, географическая) или хронологические картотеки, картотеки по истории организации.
В географической картотеке информация систематизируется по алфавиту географических объектов. Основу классификации может составлять также административно-территориальное деление. Дальнейшая систематизация проводится в хронологической последовательности.
Картотека по истории организации создается, как правило, в архиве, имеющем несколько источников комплектования. Она содержит информацию о создании, преобразовании, ликвидации организаций, передающих документы в данный архив, со ссылками на распорядительные документы, являющиеся основанием для их создания, преобразования, ликвидации.
В хронологическую картотеку включаются карточки, содержащие информацию о датах событий, фактов или датах документов, расположенные в хронологической последовательности.
В архивах, хранящих значительное количество фондов, составляется картотека названий фондов. На каждое название (переименование) фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций.
Несколько картотек одного вида могут объединяться в каталог.
Самостоятельно существующие картотеки связываются с системой каталогов путем отсылок.