книга документооборот в бухгалтерском и налоговом учете
Как работать по-новому ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете»
Нормативная основа для применения нового стандарта
В нашей статье рассмотрим новый стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухучете» (ФСБУ 27/2021 утвержден приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н). Из названия понятно, что посвящен он составлению, хранению, перемещению документов внутри организации, то есть порядку работы с документами. Проектом ФСБУ 27/2021 быть уже перестал — он вступает в силу в 2021 году и заменит действующие ранее:
В тексте стандарта ФСБУ 27/2021 указана дата, когда его применение становится обязательным. Это 1 января 2022 года. До этой даты применять стандарт можно, но тогда это следует отразить в учетной политике организации.
Такой шаг разумен и оправдан, он позволит постепенно подготовиться к ним к нововведениям и во всеоружии войти в 2022 год, когда применение ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот» станет уже обязательным.
Далее расскажем, что нового в ФСБУ 27/2021 и все ли обязаны его применять.
Наши статьи о других новых стандартах:
Область применения ФСБУ о документах
ФСБУ 27-21 применяют почти все экономические субъекты за небольшим исключением.
ВАЖНО! ФСБУ 27/2021 не применяют организации бюджетной сферы.
Некоторые пункты стандарта ФСБУ 27/2021 также не применяются финансовыми кредитными и некредитными организациями. К таковым относятся пункты 5, 6, 7, 22. Ниже по мере описания правил, установленных новым стандартом, отдельно будет указано, что именно это за пункты, то есть будет дано пояснение, что к финансовым организациям правило не относится.
Что подразумевает ФСБУ «Документы и документооборот» под этими понятиями? Что можно отнести к документам в контексте применения нового стандарта и что следует понимать под документооборотом? Ответы смотрите на схеме:
Далее стандарт описывает требования к бухгалтерским документам, бухгалтерским регистрам, порядку их коррекции и созданию архива.
Каким должен быть бухгалтерский документ
Отметим, что правила настоящего стандарта не отменяют правил, установленных для бухгалтерской первички федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а дополняют их.
К бухгалтерскому документу ФСБУ «Документы и документооборот» в 2022 году предъявляет следующие требования:
Эти требования не применяют финансовые организации.
Первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты (ст. 9 закона № 402-ФЗ):
Новый стандарт уточняет некоторые реквизиты:
Помимо обязательных реквизитов первичный документ может содержать и дополнительные. Учетный документ может быть как бумажным, так и электронным. Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью. Если федеральное законодательство не устанавливает определенного вида ЭЦП для подписания документа, то это может быть любой вид ЭЦП, согласованный экономическими субъектами, подписывающими документ. Электронный документ должен предусматривать возможность изготовления его бумажной копии.
Об организации электронного документооборота мы писали в статьях:
Какие допущения можно себе позволить при составлении первичных учетных документов, покажем на схеме:
Стандарт предъявляет следующие требования к регистрам бухгалтерского учета:
Можно ли исправлять документ и если да, то как?
Документы бухучета должны быть составлены таким образом, чтобы можно было обеспечить его долгосрочную сохранность. Поэтому заполнять первичку, например, простым карандашом недопустимо. Таким образом, такой вариант исправления документа, как стереть надпись и вписать заново верные данные, не годится. Также нельзя применять средства механической коррекции — коррекционные карандаши, стирательные резинки, замазки и прочее. Как же можно исправить документ при необходимости?
ВАЖНО! Не каждый документ можно исправлять! Не допускается вносить корректировки в кассовые и банковские документы.
В прочие документы бухучета могут быть внесены правки.
Ниже представлен порядок внесения исправлений в бумажный документ бухучета, в электронный документ и в бухгалтерский регистр:
Все этапы документооборота: от составления до хранения
Порядок документооборота в организации утверждается руководителем.
Основные требования к документообороту на предприятии выглядят так:
Согласно ФСБУ 27/2021 бухгалтерский архив ведется организацией в том виде, в котором бухгалтерские документы были составлены изначально. Электронные документы хранят в электронном виде, бумажные документы — в бумажном. Перевод бумажных документов в электронный вид с целью хранения не допускается.
Храниться документы должны на территории РФ. Если деятельность ведется на других территориях и законодательство тех стран требует хранить документы там, то такое хранение следует обеспечить.
Утрата (порча, гибель) документа бухучета обязывает организацию приложить все усилия для его восстановления.
Как организовать документооборот с учетом новых требований? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и ознакомьтесь с алгоритмом действий с нуля по организации документооборота, составленный экспертами с учетом нового стандарта.
Все изменения, привнесенные новым стандартом, представлены на итоговой схеме:
Итоги
Новый стандарт о документах и документообороте придется применять с 2022 года в обязательном порядке. По сравнению с предыдущими правилами внесено не слишком много изменений. Многие их них касаются отмены устаревших правил, другие уточняют существующие.
Новый ФСБУ 27/2021 о документах и документообороте в бухгалтерском учете
Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н утвержден Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Документ вступил в силу с 19.06.2021. В обязательном порядке компании должны применять ФСБУ 27/2021 с 01.01.2022, но можно принять решение о применении стандарта до указанного срока.
В соответствии с ФСБУ 27/2021 под документами бухгалтерского учета понимаются:
первичные учетные документы;
регистры бухгалтерского учета.
Под документооборотом понимается движение документов бухгалтерского учета в организации с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).
Правила оформления документов бухгалтерского учета
По ФСБУ 27/2021 документы должны соответствовать требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и собственно ФСБУ 27/2021. Таким образом, ФСБУ 27/2021 уточняет и дополняет нормы Закона № 402-ФЗ.
ФСБУ 27/2021 определено следующее.
Документы бухгалтерского учета (первичные документы и регистры) должны быть составлены на русском языке. Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.
Исключение составляют случаи, когда законодательство или правила страны (места ведения деятельности организации за пределами Российской Федерации) требуют составления документов бухгалтерского учета на языке этой страны. Такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. Однако регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке (в котором отражены иностранные документы), должен содержать построчный перевод на русский язык.
Денежные величины в регистрах бухгалтерского учета должны указываться в рублях. Денежные величины по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, записываются в регистрах одновременно в такой валюте и в рублях (за исключением случаев, когда иное установлено ФСБУ, принимаемыми в соответствии с Законом № 402-ФЗ).
Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, которые установлены Законом № 402-ФЗ. Одним из обязательных реквизитов является дата составления документа.
Стандарт уточняет, что датой составления документа в общем случае признается дата его подписания. Наряду с обязательными реквизитами организация вправе включать в первичный учетный документ дополнительные реквизиты.
ФСБУ 27/2021 вводит понятие оправдательного документа. Это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни, но не всегда отвечает критериям первичного учетного документа в соответствии с Законом № 402-ФЗ.
Примерами оправдательных документов могут служить договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет и др.
В первичный учетный документ, обязательные реквизиты которого указаны на основании оправдательного документа, необходимо включить информацию, позволяющую идентифицировать указанный оправдательный документ.
ФСБУ 27/2021 разрешает использовать в качестве первичных учетных документов оправдательные документы, только если они содержат все обязательные реквизиты первичного документа.
Первичный учетный документ можно оформлять на несколько связанных фактов хозяйственной жизни. По длящимся и повторяющимся фактам хозяйственной жизни (например, начисление амортизации, процентов, поставка товаров, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.) первичный документ можно оформлять с периодичностью раз в сутки, в неделю, месяц, квартал. Периодичность организация определяет самостоятельно.
Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации.
Организация может составлять документы на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Требований к электронной подписи Закон № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 не содержат. Поэтому виды электронной подписи документов бухгалтерского учета организация определяет самостоятельно соглашением с другими участниками (контрагентами) электронного взаимодействия. ФСБУ 27/2021 уточняет, что при составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.
Исправление документов бухгалтерского учета
Ошибки, допущенные при оформлении документов бухгалтерского учета, подлежат исправлению.
Исправление в документе, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста, или суммы и указания исправленного текста, или суммы над зачеркнутым. Исправление должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении такого документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра). Вместе с подписями соответствующих лиц должны быть указаны их должности, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.
Исправление первичного учетного документа и регистра, составленного в виде электронного документа, допускается путем составления нового (исправленного) электронного документа.
При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении такого документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра).
Также должны быть указаны должности, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. При этом средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Ошибки по счетам бухгалтерского учета, допущенные в регистрах, могут исправляться путем внесения исправительных записей по соответствующим счетам.
Если при исправлении ошибки необходимо исключить сумму (часть суммы) из регистра, то ошибка исправляется сторнировочной записью по соответствующим счетам. Если в регистре отражена сумма меньше, чем нужно, то сумма до правильной величины доводится дополнительной записью по соответствующим счетам.
Хранение документов бухгалтерского учета
Организация должна хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа.
Стандартом установлено, что документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены.
Перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.
Если законодательство или правила страны (места ведения деятельности организации за пределами Российской Федерации) требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории этой страны, то такое хранение должно быть обеспечено.
В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, организация должна принять все возможные меры по их восстановлению.
Первичная документация в бухгалтерии
Каждый бухгалтер сталкивался с «первичкой». Но однозначно определить, какие документы относятся к первичной документации, сложно даже профессионалам с многолетним опытом. Разный набор документов для бухгалтерского и налогового учета вносит еще больше неопределенности. Так что такое первичная документация в бухгалтерии и что нужно знать о ней? Разберем в статье.
Что такое первичная документация в бухгалтерии
Пример «первички» в бухучете — любой документ, подтверждающий сделки налогоплательщика. Речь идет о сделках, которые связаны с хоздеятельностью организации и имеют экономический смысл.
Вся первичная документация бухгалтерского учета описана в ФЗ №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Документы нужно собирать и оформлять в соответствии с этим законом, чтобы подтвердить расходы и доказать ФНС правильность расчета налоговой базы.
Составлять первичный документ нужно в момент осуществления хозоперации, так как документ подтверждают ее совершение. Как правило, это делает поставщик. Перечень первичной документации в бухгалтерии, сопровождающих сделку, зависит от типа сделки и может отличаться. Особо внимательно нужно относиться к документам по сделкам, в которых вы выступаете покупателем, так как это ваши расходы и вы больше поставщика заинтересованы в правильном оформлении документов. Налоговая может не зачесть «первичку» с ошибками.
Хранение первичных документов
Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.
Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще. В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью.
Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс. рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
Все сделки компании можно разделить на три этапа:
Первый этап — договор об условиях сделки. Его результатом будет договор и счет на оплату.
Второй этап — оплата по сделке. Первичные документы, подтверждающие оплату:
Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:
Первичная документация в бухгалтерии список документов 2020
Сделки в разных компаниях существенно отличаются. Несмотря на это, есть перечень первичной документации, которая обязательна в бухгалтерии:
Этот список документов по сделкам не исчерпывающий, он может расширяться в зависимости от видов операций и особенностей учета в организации.
Формирование первичной бухгалтерской документации
Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:
Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.
Рассмотрим первичные документы подробнее.
Договор
При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.
Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.
Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу. Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом.
Письменная форма договора нужна не всегда. Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек.
Счет на оплату
Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.
Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.
Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.
К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.
Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.
Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.
Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.
Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.
Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.
Счет-фактура
Счет-фактура нужен для принятия НДС к вычету. Обычно они являются сопутствующим документом к товарной накладной или акту. Встречаются и счета-фактуры на авансы.
Фактуру обязаны выписывать все организации и предприниматели на ОСНО и другие, работающие с НДС.
Для бухгалтерии
Электронный документооборот всё больше внедряется в нашу жизнь. Взаимодействие с банковскими учреждениями, налоговой инспекцией, внебюджетными фондами, поставщиками — всё это может быть организовано в цифровом формате, без необходимости распечатки документов на бумаге.
Законодательная основа для перевода первичной документации и счетов-фактур в онлайн была разработана ещё несколько лет назад. Постепенно делопроизводство переходит в цифровой формат. Электронные документы вытесняют привычные бумажные.
Само слово «бухгалтерия» у многих ассоциируется с бесчисленными рядами папок и бумаг. Однако развитие информтехнологий сумело изменить и консервативную сферу бухучёта. Последние годы почти никто не заполняет учётную документацию от руки. Вся первичка формируется в компьютерных программах. Однако для передачи документной информации контрагентам или в соседний отдел часто приходится распечатывать её. Проблема решается путём перехода на новый формат обмена сведениями, без применения бумажных носителей.
Как решить проблемы документооборота
Изучая практики компаний различных отраслей, можно выделить следующие проблемы документооборота:
Распространённой проблемой становится несоответствие названия материалов их содержанию. Недостатки регламентации, несогласованность сроков формирования и передачи информации — всё это также относится к числу трудностей.
Указанные минусы нивелируются путём введения систем электронного документооборота — СЭД —, в том числе и в сфере бухгалтерского учёта на предприятии.
Автоматизация делопроизводства позволяет сократить жизненный цикл материалов, способствуя росту эффективности и оперативности. Исключается риск потери бумаг. Поиск значительно упрощается и ускоряется, для этого достаточно знать хотя бы приблизительное содержание материала. При этом растут показатели надёжности и качества осуществляемого документооборота.
Электронный документооборот в бухгалтерии означает уход от бумажной волокиты и дублирования функций работников компании. Вся работа организована в онлайн-формате.
Этапы внедрения ЭДО
Для начала нужно отметить, какая существует нормативно-правовая база электронного документооборота в бухгалтерии. Важно строго соблюдать законодательство. Основным законом считается ФЗ № 149. Согласно пункту 4 статьи 11 обмен цифровыми сообщениями приравнивается к бумажному.
Но есть одно важное условие — наличие подписи. Порядок удостоверения материалов с помощью ЭП оговорён нормативным актом ФЗ № 63. Электронный документооборот в бухгалтерии базируется на положениях пункта 5 статьи 9 ФЗ № 402.
Порядок действий для организации ЭДО следующий:
Все материалы нужно заверять ЭП. Это понятие включает закодированные данные, необходимые для идентификации самого документа и подписавшего его лица — автора. Согласно ФЗ № 63 ЭП бывает трёх уровней:
Последний вариант даёт максимальную степень защиты информации. Для неё характерны:
Материалы, оформленные и подписанные в цифровом формате с применением ЭП, имеют полную юридическую силу.
Наличие электронной подписи позволит бухгалтеру дистанционно совершать все необходимые действия — подавать отчётность, закрывающие документы, иные файлы, которые нужны контрагентам либо налоговой службе. Существующее законодательство чётко оговаривает необходимость применения как раз усиленной квалифицированной подписи при сдаче годовых отчётов, формы РСВ-1 и налоговых деклараций.
Электронный документооборот в бухгалтерии обеспечит оперативную передачу первички в контролирующий орган и хранение таких файлов. В итоге это значительно упростит работу бухгалтера и сэкономит деньги компании.
Выгоды автоматизации документооборота
Автоматизация документооборота в рамках компании позволяет эффективно решить широкий спектр задач:
Переход на электронный документооборот в бухгалтерии вполне оправдан.
Какие документы можно передавать через ЭДО
Все виды взаимоотношений в бизнес-сфере начинаются с договора. При реализации сделки появляется бухгалтерская первичная отчётность. Положения пункта 5 статьи 9 ФЗ № 402 оговаривают, что компания может перевести в цифровой формат любой первичный документ. Для большинства распространённых форм налоговая инспекция подготовила инструкции по оцифровке. Для счёта-фактуры это приказ ФНС РФ, изданный 24 марта 2016 года, для накладной ТОРГ-12 — соответствующий приказ от 30 ноября 2015 года.
Результаты деятельности фирмы отражаются в сдаваемой отчётности. Порядок обмена сведениями с контрагентами компания может выбрать самостоятельно. А вот в случае с отчётностью все строго — её необходимо подавать в цифровом виде. Плательщикам НДС нужно отправлять декларацию по указанному налогу лишь в электронном варианте, что оговорено в пункте 5 статьи 174 Налогового кодекса РФ. Все прочие налоговые отчёты потребуется оформить и сдать онлайн, если численность персонала организации превышает отметку 100 человек. Этот момент зафиксирован в пункте 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ.
Бухгалтерская отчётность подразумевала возможность выбора для бизнесменов, действовавшую до 2018 года. Однако теперь регламентирован порядок сдачи баланса и иных форм финансовых отчётов — лишь в онлайн-формате. Исключений мало: под них подпадают лишь малые компании. В скором времени и им придётся обязательно перейти на электронный документооборот в бухгалтерии.
Принципы ЭДО в бухгалтерии
Единый механизм работы бухгалтера с документами в безбумажном виде организован на базе следующих принципов:
Во многих ситуациях электронный документооборот в бухгалтерии упрощает работу с документными данными. Компании самостоятельно принимают решение о переходе на обмен сведениями с контрагентами в цифровом формате.
Продукты по направлению
Онлайн-сервис для организации электронного документооборота с контрагентами. Попробовать бесплатно!
Сервис для организации документооборота с Вашими контрагентами из программы 1С