книга регистрации расписок в получении трудовых книжек в рб образец
Расписка в получении трудовой книжки
Формирование расписки в получении трудовой книжки происходит в случаях, когда по каким-либо обстоятельствам трудовая книжка переходит от работодателя подчиненному. Такая ситуация может возникнуть при увольнении работника, либо ввиду желания сотрудника получить какой-нибудь документ, где потребуется трудовая. Например, загранпаспорт.
Особенности трудовой книжки
Трудовая книжка – очень важный документ. Её главное предназначение заключается в учете трудового стажа, на основе которого в дальнейшем каждому гражданину начисляется пенсия.
Кроме того, трудовая книжка бывает необходима при поиске работы: она дает потенциальным работодателям представление о будущем сотруднике, в том числе позволяет оценить его квалификацию и уровень. Связано это с тем, что документ включает в себя не только сведения о предыдущих местах работы человека, причинах его увольнения, но и о повышениях по службе, награждениях, поощрениях и дисциплинарных взысканиях.
Таким образом, при помощи трудовой книжки можно составить достаточно полный и подробный профессиональный портрет работника.
Открывается трудовая книжка при первом устройстве человека на работу и в дальнейшем сопровождает его на протяжении всей активной трудовой деятельности.
Нормы по ведению и хранению трудовых книжек прописаны в законодательных актах РФ, которые, между прочим, относят данный вид документов к бланкам строгой отчетности, а, значит, и четко регулируют правила их содержания.
Когда и для каких целей оригинал документа выдается на руки
Большую часть времени трудовая книжка находится в кадровом отделе предприятия, на котором трудится человек. При этом место для хранения трудовых книжек обычно защищено от доступа посторонних лиц – такие документы, как правило, лежат в специально отведенной комнате или даже сейфе.
Выдача трудовой книжки производится только по определенным причинам, перечень которых не так уж велик:
Иногда, правда, встречаются ситуации, когда некоторые коммерческие организации (например, банк или компания, в которую человек пришел устраиваться на работу в качестве совместителя) также требуют оригинал трудовой книжки, но в этом случае, чаще всего, работодатель выдает не подлинник документа, а копию или заверенную в надлежащем порядке выписку из него.
Роль расписки
Ответственность за сохранность трудовой книжки лежит на специалисте кадрового отдела организации–работодателя – этот сотрудник в случае порчи или утраты документа обязан восстановить его за свой счет.
Именно поэтому все действия с трудовой книжкой фиксируются в специальном журнале учета, а если она передается на руки владельцу, то он обязательно должен написать об этом расписку — таким образом, при помощи данного документа к нему переходит ответственность по содержанию и сохранению трудовой.
Кто пишет расписку
Расписка в получении трудовой книжки должна составляться от имени лица, которому она принадлежит. Если этот человек, по каким-либо причинам, не имеет возможности получить трудовую лично, то это может сделать за него его представитель, но только при том условии, что у него на руках будет доверенность, заверенная у нотариуса.
Основные нюансы составления расписки, образец документа
Если вам потребовалось сформировать расписку в получении трудовой книжки, а на предприятии не имеется шаблона этого документа, можно написать расписку в произвольной форме. Ниже располагаются советы по составлению документа, а также его образец.
Для начала общая информация: расписка пишется в простой письменной форме от руки в свободном виде на обыкновенном листе бумаги или на фирменном унифицированном бланке работодателя.
Расписку можно печатать и на компьютере, но этот способ оформления не очень приветствуется, так как в случае возникновения разногласий между сторонами провести графологическое исследование (на предмет установки принадлежности почерка тому или иному человеку) будет затруднительно.
Расписку следует писать четко, без помарок и ошибок, а если таковые все же случились, лучше не исправлять их, а составить документ заново.
Текст расписки обязательно должен включать в себя:
Расписка, как правило, делается в единственном экземпляре и остается в кадровом отдела предприятия, где вкладывается в личное дело работника. К ней тут же прилагаются копии каждого листа трудовой книжки (удостоверенные печатью организации и подписью ответственного сотрудника) на тот случай, если владелец трудовой умудрится потерять ее и потребуется сделать дубликат.
Новое в трудовых книжках. Практикум для кадровика
эксперт по трудовому законодательству, преподаватель по трудовому праву
1 сентября 2021 года вступил в действие новый порядок ведения трудовых книжек, а скоро появятся и новые бланки. Разберемся, зачем нужны очередные изменения и как с ними работать
Нововведения коснулись всех работодателей: у каждой организации есть сотрудники, которые перешли на электронные трудовые, а есть те, кто решил сохранить ее в бумажной форме.
Документ, с которым надо ознакомиться, — Приказ Минтруда РФ «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» от 19.05.2021 № 320н. Он вводит:
Утратили силу Инструкция № 69 и Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003, которые в части положений противоречили требованиям Трудового кодекса РФ, поэтому кадровики допускали ошибки при заполнении трудовых книжек и вкладышей.
Новый порядок ведения трудовых книжек
Можно использовать штампы
С 1 сентября 2021 года работодатели могут вносить записи не только чернилами, но пастой, краской, гелем, использовать штампы или печати.
Если собираетесь использовать штамп с указанием названия организации, будьте аккуратны: он должен быть идеальным и точно попадать в раздел 3, чтобы у работника в дальнейшем не возникали проблемы с подтверждением стажа.
Даты только арабскими цифрами
Даты следует писать только арабскими цифрами:
Это касается всех внутренних разворотов, титульного листа трудовой книжки и титульного листа вкладыша.
Срок заполнения зависит от вида записи
Появилось разделение сроков по видам записей. Не позднее пяти дней нужно фиксировать прием на работу, перевод, получение квалификации, награждения. Сведения об увольнении вносятся в день увольнения.
Упорядочена запись о признании временного перевода постоянным
Приказ № 320н определяет порядок внесения записей о переводах. В трудовой фиксируется только постоянный перевод. Если временный перевод становится постоянным:
Обратите внимание: это должны быть два документа — о временном и постоянном переводе.
Уточнен порядок записи о совместительстве
До Приказа № 320н информация о работе по совместительству вносилась по желанию сотрудника основным работодателем на основании документа, который человек приносил с работы по совместительству.
Приказ № 320н расширил возможности:
Совместители вправе выбрать любой из способов.
О служебной деятельности — по месту службы
Работодатель не обязан вносить информацию о военной службе. Сейчас это будут делать там, где человек проходит службу.
Не надо подписи в карточке Т-2
До 1 сентября 2021 года у работодателей была эта обязанность — знакомить работника со всеми записями, внесенными в трудовую книжку, под подпись в разделе III личной карточки Т-2. Постановление Правительства РФ № 225 отменено, а значит, уходит в прошлое и это требование. Знакомить с записями, внесенными в раздел III карточки Т-2, больше не нужно.
Более того, с 1 сентября 2021 года кадровая служба может не оформлять карточки Т-2 при приеме на работу. Исключение: работник состоит на военном учете, в этом случае обязательна форма Т-2. Немаловажно соблюдать требования архивного законодательства. Прежде чем отказаться полностью от ведения личной карточки Т-2, проанализируйте риски, связанные с дальнейшим хранением и передачей в архив уже заведенных карточек.
Совет: если вы ведете личные карточки Т-2, продолжайте заполнять их с учетом актуальных нормативных требований. На текущий момент знакомить работника с записями не надо.
Точность в записи об увольнении
Приказ № 320н скорректирован с учетом требования ст. 84.1 ТК РФ: информация в трудовую книжку вносится в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. При прекращении трудового договора по п. 1 ч. 1 ст. 77 запись вносится со ссылкой на статью, часть и пункт статьи ТК РФ.
Пример. Работник увольняется по соглашению сторон, значит, надо ссылаться на ст. 77, ч. 1, п. 1, по собственному желанию — ст. 77, ч. 1, п. 3.При увольнении по инициативе работодателя вносится запись с указанием соответствующего подпункта.
Пример. В случае увольнения за разглашение охраняемой законом тайны следует указать ст. 81, ч. 1, п. 6, пп. «в» Трудового кодекса РФ.
Внесение записи о приеме и увольнении в порядке перевода
В случае приема сотрудника в порядке перевода обязательно зафиксируйте, что он «принят в структурное подразделение на должность в порядке перевода». А при увольнении в порядке перевода укажите правильное название юридического лица, куда уходит работник.
Записи при отказе от бумажной трудовой
Если сотрудник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, кадровый специалист должен отметить в графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графу 4 нужно внести данные заявления с указанием даты и номера регистрации.
Если сотрудник хочет отказаться от бумажной трудовой книжки одновременно с увольнением, вы должны сделать две записи: первую — об увольнении, вторую — о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ с датой и номером регистрации. Эта запись также заверяется подписью уполномоченного лица и печатью работодателя (кадровой службы) при наличии печатей.
Оформление дубликата
У работника появилось право обратиться к текущему работодателю за дубликатом трудовой книжки. Раньше его оформляла та организация, которая допустила ошибку. Это правило сохранилось в отношении записей о переводе и увольнении. Но теперь сотрудник может прийти к вам и попросить оформить дубликат, если прежнего работодателя больше не существует.
Оформление вкладыша в трудовую книжку
Появился новый порядок внесения записи о выдаче вкладыша: если вы заводите второй и последующие вкладыши работнику, а на второй обложке не хватает места для всех сведений, вносите информацию на титульный лист первого вкладыша, который вшит в трудовую книжку.
Новые бланки трудовой книжки и вкладышей к ней
Работодатели начнут использовать новый бланк трудовой книжки и вкладыша в нее с 1 января 2023 года (Постановление Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Имеющиеся у работников книжки ранее установленного образца действительны, менять их не надо. Старые бланки можно использовать без ограничения срока. К примеру, у работодателя запаса бланков хватит до 2025 года, он вправе их использовать, пока не закончатся.
В связи с этим возникает вопрос: зачем вообще нужны новые бланки? Ведь у тех, кто уже в штате, трудовые есть, а тем, для кого это первое место работы, бумажный документ заводить больше не надо.
Новые бланки и вкладыши потребуются, если:
При этом следует помнить об изменении правил работы с новыми бланками. Новшества коснулись и титульного листа, и сведений о работе.
Сведения о награждениях заполняются по-прежнему, скорректировано лишь количество отведенных под раздел разворотов: теперь их всего семь.
Титульный лист
Общие правила заполнения остаются без изменений. На титульном листе также указываются фамилия, имя, отчество, число-месяц-год рождения, сведения об образовании, специальности и профессии, проставляются дата заполнения книжки и подпись владельца книжки. С 1 января 2023 года ставить печать организации должны только те, у кого эта печать есть.
Кроме того, с титульного листа из графы «Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек, разборчиво» уйдет уточнение «разборчиво». Это требование вызывало много вопросов у кадровиков, ведь подпись у каждого своя: у кого-то полностью фамилия, у кого-то две-три буквы.
Сведения о работе
В новой форме законодатели увеличили количество разворотов для сведений о работе. Раньше их было 10, в новом бланке будет 14.
Основное содержательное изменение коснулось графы 3: при внесении записи об увольнении работника нужно указывать номер, часть, пункт и даже подпункт статьи — основания для записи. Это требование ст. 84.1 ТК РФ.
Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
С 1 сентября 2021 года упростился порядок учета трудовых книжек и бланков.
Учет бланков, как и был, происходит на основании запроса сотрудника, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, которое назначено приказом. На практике отдел кадров запрашивает бланки у бухгалтерии, бухгалтерия выдает и отражает это в приходно-расходной книге. В конце месяца ответственный сотрудник отчитывается, сколько бланков израсходовано, сколько испорчено, с приложением ордеров, которые подтверждают, что работник оплатил бланки. Движение бланков фиксируется в приходно-расходной книге.
Право разработать и утвердить приходно-расходную книгу собственного образца у работодателей появилось с 1 сентября 2021 года.
Книгу (журнал) учета трудовых и вкладышей в нее работодатель обязан вести, как и прежде, а вот ее содержание может определять самостоятельно. В книге указываются трудовые, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
Книги, которые существуют, не надо отменять или уничтожать, продолжайте вести их. Когда закончатся, можно разработать свои формы. Работодатели, которые только открываются, могут изначально разработать и утвердить удобные формы книг или журналов учета.
Вместо заключения
Приказ Минтруда № 320н от 19.05.2021 «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» — основной документ, которым необходимо руководствоваться при работе с трудовыми книжками. Он упрощает работу кадровых специалистов.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Столбцовский
районный исполнительный комитет
Адрес:
222666, г. Столбцы,
ул. Ленинская, 45
Режим работы:
Е-mail:
Телефон/факс:
Горячая линия:
Трудовая книжка
Выдача бланков трудовых книжек
Главный бухгалтер
Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним регулируется Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2016 года №40 (Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, гл.12, п.84).
Бланки трудовых книжек (бланки вкладышей к трудовым книжкам) выдаются по юридическому адресу предприятиям и организациям всех форм собственности, кроме иностранных и совместных организаций.
Иностранные и совместные организации получают трудовые книжки в НИИ труда и социальной защиты населения (тел. +375(17) 203-14-42).
ВНИМАНИЕ!
С 28.01.2020г. вступили изменения в Трудовой кодекс Республики Беларусь. В частности отменено ведение трудовых книжек нанимателями – физическими лицами (индивидуальными предпринимателями, адвокатами, нотариусами, а также физическими лицами, нанимающими домашних работников (няни, сиделки, помощники по хозяйству).
Бланк вкладыш в трудовую книжку заводится при отсутствии места для заполнения сведений о работе в бланке трудовой книжки.
ВНИМАНИЕ: Оплата через сберегательный банк осуществляться не может. Оплата за трудовые книжки или вкладыши к трудовым книжкам производится только с расчетного счета организации на расчетный счет администрации:
Реквизиты для оплаты за бланки трудовых книжек бланки вкладышей к трудовым книжкам):
Получатель:
Столбцовский районный исполнительный комитет.
УНП 600014644,ОКПО 04064764
AKBBY2X ЦБУ №624 ОАО «АСБ Беларусбанк» в г. Столбцы
Назначение платежа: За бланки трудовых книжек (вкладышей к трудовым книжкам) в количестве _____
Для получения бланка трудовой книжки (бланка вкладыша к трудовой книжке) необходимы следующие документы:
Выдача бланков трудовых книжек (бланков вкладышей к трудовым книжкам) и подача документов осуществляется:
ВТОРНИК – ЧЕТВЕРГ с 08.30 до 17.30 (перерыв с13.00-14.00)
ул. Ленинская, 45 каб.107
Наличие трудовых книжек (вкладышей) просим уточнять заблаговременно.
Что указывать в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки родственнику умершего сотрудника?
О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях
Вопрос
В случае выдачи трудовой книжки мужу умершей работницы, что нужно указать в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Там расписывается родственник или сделать запись, что отдано по расписке, указав реквизиты расписки о получении трудовой книжки?
Ответ
Напрямую действующим законодательством данный вопрос не определен.
Обоснование
А обратившийся за выдачей родственник умершего работника должен расписаться в ее получении.
5. Что делать с трудовой книжкой (сведениями о трудовой деятельности) умершего работника
Сначала в трудовую книжку работника (в случае ее ведения) внесите запись о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Заполненную трудовую книжку (если она ведется) выдайте одному из родственников работника, если он за ней обратился. Для этого запросите у него документы, подтверждающие родство с умершим работником (например, свидетельство о браке). Если родственник умершего желает получить трудовую книжку по почте, он должен написать вам заявление с указанием такого способа получения. Если же он решил забрать трудовую книжку лично, то пусть напишет вам расписку. Это следует из п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
Форма расписки произвольная, так как нормативно утвержденной нет.
Пример формулировки расписки о получении трудовой книжки
«Я, Курпатова Арина Михайловна (паспорт серия 45 08 N 623956, выдан Отделением УФМС России по г. Москве по району Коньково 25.04.2008, зарегистрирована по адресу: г. Москва, ул. Труда, д. 3, кв. 154), получила от ООО «Верона» ранее принадлежавшую моему отцу, Курпатову Михаилу Станиславовичу, трудовую книжку серия АТ-VI N 114669. Трудовая книжка выдана мне в связи с его смертью».
Если трудовую книжку (в случае ее ведения) выдать невозможно (например, никто из родственников не обратился за ней), храните ее до востребования (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Если работник отказался от продолжения ведения трудовой книжки, полагаем, родственникам по их обращению можно выдать сведения о трудовой деятельности. Это вытекает из смысла положений ст. 1, ч. 3 ст. 66.1, ч. 4, 6 ст. 84.1, абз. 4 ст. 234 ТК РФ.
Ситуация. Трудовая книжка выдается родственникам
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения трудовых книжек). В данной ситуации возможны два варианта.
Вариант 1. Родственник лично обращается в организацию за трудовой книжкой.
Кому из родственников выдавать трудовую книжку, законодательство не устанавливает, и поэтому она выдается первому из обратившихся родственников.
Для этого родственник должен написать заявление на имя руководителя с просьбой выдачи трудовой книжки и целью ее получения. К заявлению прикладываются:
Последующим родственникам работодатель может выдать копию трудовой книжки, надлежащим образом заверенную. При получении трудовой книжки родственник должен расписаться в ее получении в Книге учета движения трудовых книжек.
Вариант 2. Родственник направляет по почте заявление с просьбой отправить ему трудовую книжку умершего родственника.
Этот случай законодательством не регламентирован. Рекомендуем истребовать у родственника те же документы, что и в варианте 1, но они должны быть нотариально заверены.
Ситуация. Трудовая книжка выдается по доверенности.
В необходимых случаях трудовая книжка может быть выдана доверенному лицу работника. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ). Роструд в своем письме от 27.02.2010 N 530-6-1 разъясняет, что «у работодателя нет достаточных оснований для отказа в выдаче трудовой книжки родственнику или иному третьему лицу на основании нотариально заверенной доверенности от работника на получение трудовой книжки».
При предъявлении доверенным лицом нотариально заверенной доверенности или доверенности, заверенной по новому месту работы, и паспорта кадровик должен выдать ему трудовую книжку, о чем доверенное лицо расписывается в Книге учета движения трудовых книжек. Доверенность хранится в Книге учета движения трудовых книжек.
О. Я. Решетова
автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях
Министерство труда и социальной защиты
Республики Беларусь
Нормативные правовые акты
— Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – Трудовой кодекс)
— постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16 июня 2014 г. № 40 «О трудовых книжках» (далее – постановление № 40).
Статья 50 Трудового кодекса определяет, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно.
Образцы трудовых книжек. Оформление трудовой книжки
Образец трудовой книжки утвержден постановлением № 40.
Кроме того, в настоящее время на территории Республики Беларусь применяются трудовые книжки образцов 1938, 1973, 1993, 1995 и 2014 годов.
При отсутствии у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) в случаях, установленных законодательством, наниматель обязан завести трудовую книжку или оформить ее дубликат.
В соответствии со статьей 3 Трудового кодекса Трудовой кодекс применяется в отношении всех работников и нанимателей, заключивших трудовой договор на территории Республики Беларусь, если иное не установлено актами законодательства или международными договорами Республики Беларусь.
Следовательно, при трудоустройстве впервые гражданина Республики Беларусь, а также иностранного гражданина наниматель обязан завести трудовую книжку образца, утвержденного постановлением № 40.
Оформление трудовой книжки работнику, являющемуся иностранным гражданином
На территории Республики Беларусь трудовая книжка образца, установленного иностранным государством (Российской Федерации, Украины и др.), является недействительной и применяться не может.
Например, если у гражданина Российской Федерации имеется трудовая книжка образца 1938 или 1973 годов, то оформление трудовой книжки образца трудовой книжки, установленной постановлением № 40, не требуется.
Работнику, имеющему трудовую книжку Российской Федерации, следует осуществлять выдачу и оформление трудовой книжки утвержденного постановлением № 40 образца трудовой книжки с внесением соответствующей записи о приеме на работу на основании приказа (распоряжения) нанимателя. При этом перенос сведений о работе из трудовой книжки, выданной в Российской Федерации, в трудовую книжку установленного в Республике Беларусь образца законодательством не предусмотрен.
Имеющаяся у работника трудовая книжка образца, установленного иностранным государством, может храниться у нанимателя для учета его стажа предыдущей работы (работы по специальности).
Ведение трудовых книжек
Порядок заполнения, выдачи трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем, а также иные сведения, не указанные в части четвертой настоящей статьи, подлежащие внесению в трудовую книжку, определен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением № 40.
С 28 февраля 2020 г. в связи с вступлением в силу Закона Республики Беларусь от 18 июля 2019 г. № 219-З «Об изменении законов» ведение трудовых книжек нанимателями – физическими лицами(индивидуальный предприниматель, индивидуальная адвокатская деятельность, нотариальная деятельность, осуществляемая в нотариальном бюро, осуществление деятельности в сфере агроэкотуризма, найм на работу к физическим лицам домашних работников (няни, сиделки, помощники по хозяйству и др.) в отношении работников, работающих у такой категории нанимателей, не осуществляется.
В соответствии со статьей 51 Трудового кодекса наниматель обязан не позднее чем в пятидневный срок по просьбе работника, в том числе уволенного, выдать справку с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы, а также другие документы о работе, предусмотренные законодательством.
Справки о месте работы, службы и занимаемой должности, о периоде работы, службы, о размере заработной платы (денежном довольствии) выдаются в порядке совершения административной процедуры в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об основах административных процедур». Перечнем административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200, установлено, что данные справки выдаются организацией по месту работы, службы.
Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 5 октября 2010 г. № 140 «Об установлении типовых форм справок и разрешения» утверждены формы справки о месте работы, службы и занимаемой должности и справки о периоде работы, службы, в которой отражаются сведения о месте работы и о периоде работы у нанимателя, в том числе у индивидуального предпринимателя, с указанием даты и основания увольнения работника соответственно.
Таким образом, дата и основание увольнения работника могут быть подтверждены нанимателем-индивидуальным предпринимателем справкой о периоде работы, выданной в установленном порядке.
Кроме того, с 1 июля 2019 г. внесены изменения в законодательство, с учетом которых с 1 октября 2019 г. наниматели подают сведения в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты населения (далее – Фонд) в расширенном формате с указанием базового наименования профессии, должности служащего, присвоения разряда, класса, квалификационной категории, вида заключенного с работником трудового договора, сведений о приеме на работу (с указанием даты и распорядительного документа), переводе на другую постоянную работу, увольнении (с указанием даты, основания увольнения и соответствующего распорядительного документа), а также о работе на условиях совместительства.
Таким образом, информация о дате и основании увольнения работника после 1 июля 2019 г. содержится в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и по его требованию может быть ему предоставлена плательщиком страховых взносов (то есть нанимателем) либо органами Фонда.
В соответствии со статьей 9 Закона Республики Беларусь «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» з астрахованное лицо имеет, в частности, право получать у плательщика страховых взносов сведения, переданные в органы, осуществляющие персонифицированный учет, для занесения в его индивидуальный лицевой счет, а также получать в органах, осуществляющих персонифицированный учет, информацию, содержащуюся в его индивидуальном лицевом счете.
Внесение сведений в трудовую книжку
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника и основаниях прекращения трудового договора, о награждениях и поощрениях за успехи в работе, иные сведения (часть пятая статьи 50 Трудового кодекса).
Сведения и записи, которые вносятся в трудовую книжку работнику, определены пунктами 9 и 10 Инструкции.
Основанием для внесения в трудовую книжку записей о заключении трудового договора, переводе на другую постоянную работу, об увольнении, а также о награждениях и поощрениях является приказ (распоряжение) нанимателя.
Сведения, которые не подлежат внесению в трудовую книжку
Пункт 11 Инструкции определяет перечень сведений, которые не вносятся в трудовую книжку в связи с тем, что при осуществлении таких видов деятельности нормы законодательства о труде на граждан не распространяются. Так, помимо сведений о работе по гражданско-правовым договорам и осуществлении предпринимательской деятельности, в трудовую книжку не вносятся сведения об осуществлении:
нотариусом нотариальной деятельности;
деятельности по оказанию услуг в сфере агроэкотуризма,
иных видов деятельности в соответствии с законодательством.
Вкладыш в трудовую книжку
Пунктами 60 и 61 Инструкции установлено, что в случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется нанимателем в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой трудовой книжки и без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху производится запись либо ставится штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.
В случае, когда в трудовой книжке образца 1973 года, которая издавалась на двух языках – русском и той союзной республики, на территории которой она выдавалась, заканчивается первая половина трудовой книжки (на русском языке), оснований для выдачи вкладыша к трудовой книжке не имеется. В этой связи нанимателю следует продолжать внесение записей в раздел «Сведения о работе» во второй половине трудовой книжки, заполнив ее титульный лист в установленном Инструкцией порядке (глава 23 Инструкции).
Дубликат трудовой книжки
Глава 9 Инструкции определяет порядок оформления и выдачи дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).
В соответствии с пунктом 62 Инструкции дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается по письменному заявлению работника в случаях:
утраты трудовой книжки (вкладыша к ней);
повреждения трудовой книжки (вкладыша к ней);
восстановления работника на прежней работе, на прежнем рабочем месте, изменения формулировки причины увольнения;
отбытия лицом наказания с ограничением в трудовой деятельности либо освобождения от него;
изменения половой принадлежности.
При выдаче дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней) наниматель оформляет трудовую книжку (вкладыш к ней) с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу титульной страницы.
Наниматель оказывает содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю.
Дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем не позднее 15 календарных дней со дня поступления заявления работника. При обращении работника по истечении шести месяцев после его увольнения прежним нанимателем выдается справка о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).
В случае ликвидации организации дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) выдается нанимателем по новому месту работы независимо от срока, прошедшего с даты увольнения, на основании сведений, подтверждающих ликвидацию организации, и справки о периоде работы, службы.
При утрате трудовой книжки по вине нанимателя наниматель самостоятельно принимает меры для получения соответствующих документов, подтверждающих стаж работы работника, предшествующий поступлению на работу к данному нанимателю, и выдает дубликат трудовой книжки.
В соответствии с пунктом 65 Инструкции в случае если трудовая книжка (вкладыш к ней) повреждена, наниматель по последнему месту работы по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) в порядке, предусмотренном частями первой и второй пункта 64 Инструкции. На первой странице поврежденной трудовой книжки производится отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы лицо предъявляет дубликат трудовой книжки.
При наличии в трудовой книжке работника записи об изменении формулировки причины увольнения, а у работника, восстановленного на прежней работе, на прежнем рабочем месте, записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, нанимателем, внесшим такие записи, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее этих записей. На первой странице прежней трудовой книжки производится отметка «Взамен выдан дубликат», а трудовая книжка возвращается владельцу (пункт 66 Инструкции).
В случае если работник до поступления к данному нанимателю ранее работал, основанием для внесения записей о периодах предыдущей работы при заполнении дубликата трудовой книжки являются документы, подтверждающие стаж работы (справка о периоде работы (службы), копия приказа (распоряжения) нанимателя), которые нанимателем возвращаются работнику.
При наличии копии трудовой книжки внесение сведений в дубликат трудовой книжки осуществляется на ее основании без представления документов, подтверждающих стаж работы.
В разделы «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях и поощрениях» нанимателем по последнему месту работы при заполнении дубликата трудовой книжки вносятся все записи о работе, награждениях и поощрениях на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
При внесении записей о работе, награждениях и поощрениях эти записи отдельно в соответствующих разделах трудовой книжки однократно до внесения записи о приеме на работу к нанимателю, который оформляет дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней), заверяются подписью нанимателя (лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки).
Выдача трудовой книжки в день увольнения
Частью седьмой статьи 50 Трудового кодекса установлено, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы).
Глава 10 Инструкции определяет порядок выдачи трудовой книжки в период работы и при увольнении работника.
Пунктом 72 Инструкции определено, что трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (в последний день работы) с внесенной в нее записью об увольнении.
Нормы части седьмой статьи 50 Трудового кодекса и пункта 72 Инструкции являются императивными, следовательно, обязанность по выдаче трудовой книжки работнику лежит на нанимателе.
Таким образом, в день увольнения (последний день работы) наниматель обязан принять исчерпывающие меры для выдачи работнику трудовой книжки.
За задержку выдачи трудовой книжки работнику в день увольнения законодательством о труде предусмотрена ответственность нанимателя.
Так, в соответствии со статьей 79 Трудового кодекса за задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя он несет ответственность в виде выплаты работнику среднего заработка за все время вынужденного прогула, и дата увольнения при этом изменяется на день выдачи трудовой книжки.
Пунктом 73 Инструкции также предусмотрено, что при задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине нанимателя дата увольнения изменяется на день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращения трудового договора (контракта) издается приказ (распоряжение) нанимателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной и изменяется в порядке, установленном частью первой пункта 56 Инструкции.
Согласно пункту 74 Инструкции в случае, когда в день увольнения выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, наниматель в тот же день направляет работнику заказное письмо с уведомлением о вручении о необходимости явиться за получением трудовой книжки или дать письменное согласие на отправление ее по почте.
В случае отказа работника от получения трудовой книжки нанимателем оформляется акт с указанием присутствующих при этом свидетелей.
При наличии письменного заявления работника о направлении трудовой книжки по почте наниматель не позднее следующего дня после получения такого заявления направляет трудовую книжку по указанному в заявлении адресу.
При наличии в организации филиалов, представительств, иных структурных подразделений организации, расположенных в другой местности по отношению к месту нахождения юридического лица, наниматель обязан организовать в день увольнения возможность выдачи уполномоченным должностным лицом нанимателя трудовой книжки в установленном Инструкцией порядке и получения ее работником.
Ведение книги учета движения трудовых книжек
Главой 11 Инструкции предусмотрен порядок хранения и учета трудовых книжек.
Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом. В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).
Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя) ( часть 7 пункта 79 Инструкции).
Обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним
В соответствии с пунктом 84 Инструкции обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется учреждением «Научно-исследовательский институт труда Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» в следующем порядке:
С практическими вопросам о ведении трудовых книжек и ответами на них можно ознакомиться здесь