книга учета движения трудовых книжек срок хранения 2021
Как вести и хранить трудовые книжки с 1 сентября 2021 года: инструкция для кадровика
Приказом Министерства труда и социальной защиты России от 19 мая 2021 года № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» утверждены новая форма трудовой книжки и новый порядок ведения и хранения трудовых книжек. Документ вступит в силу первого сентября текущего года и будет действовать на протяжении шести лет до 2027 года.
Мы помним, что переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) начался ещё в январе 2020 года, при этом бумажная трудовая книжка (далее БТК) не отменена. Согласно сведениям Пенсионного фонда России большая часть застрахованных лиц выбрали ведение БТК. А поэтому, за работодателем, как и прежде, остаётся обязанность своевременного и правильного внесения записей, как в ЭТК, так и в БТК.
В связи с этим Минтруд России решил обновить бланки БТК. Вместе с тем отменяются устаревшие правила ведения и хранения трудовых книжек, а также инструкция по заполнению книжек. Вместо них первого сентября 2021 года вступит в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.
Что изменится согласно новому порядку
Прежде всего, стоит отметить, что изменения претерпел сам бланк БТК. Новый бланк БТК будет содержать 14 разворотов, ранее их было 10. При этом количество разворотов для сведений о награждении будет уменьшено с 10 до 7. Во вкладыше под сведения о работе отведено 12 разворотов, ранее их было 9 и 5 разворотов на сведения о награждении против 8 разворотов ранее.
По-прежнему, записи в БТК должны вноситься гелиевой, шариковой или перьевой ручкой, используя синий, фиолетовый или чёрный цвет. Почерк должен быть разборчивым, аккуратным, без ошибок. Обращаю ваше внимание, при заполнении БТК сокращение слов недопустимо. При этом новые правила позволяют производить записи с помощью технических средств, штампов или печатей. К примеру штамп, со стандартной записью об увольнении по собственному желанию.
В новых правилах определили единый формат для даты рождения сотрудника и даты заполнения титульного листа БТК — указали пустые строчки. Кроме того, новыми правилами отменено требование о заполнении БТК в присутствии сотрудника, который принимается на работу в первый раз.
Также, согласно новому порядку поменялись правила внесения записей об образовании. Уровни образования привели в соответствие с действующим законом об образовании:
Стоит отметить, записи о незаконченном образовании в трудовую книжку вноситься не будут.
Относительно записей в трудовой книжке, о трудовой деятельности за всё время работы у работодателя при увольнении работника, как и ранее, будут заверяться подписью работодателя либо ответственного за ведение БТК лица и печатью (при наличии). Обращаю ваше внимание, теперь допускается использование печати сотрудника кадровой службы, и исключается подпись самого работника.
Кроме того, нововведения предусматривают возможность внесения сведений об удалённой деятельности при соглашении между работником и работодателем. Эта же норма прописана в ТК России.
Не стоит забывать и о сроках выдачи на руки БТК. Новыми правилами предусмотрен срок выдачи на руки трудовой книжки работнику в течение 3-х рабочих дней, при подаче им заявления о предоставлении информации о трудовой деятельности. Кроме того, в новой редакции правил заменён штамп «Выдан вкладыш» при выдаче вкладыша в БТК на надпись с указанием серии и номера вкладыша.
С 1 сентября 2021 года утрачивают силу формы по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей (приложения 2, 3, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).
Когда и кому выдавать новые бланки БТК
Кандидатам, которые поступают на работу в первый раз, БТК не оформляются (ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Согласно действующего законодательства у них нет права выбора — всегда оформляется ЭТК.
Кандидатам, ранее работавшим и отказавшимся от перехода на ЭТК, необходимо будет выдавать новые бланки БТК.
Также новый бланк БТК придётся выдавать работникам, потерявшим трудовую. Для этого работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, для оформления дубликата документа (п. 30 Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н). Однако в ч. 5 ст. 65 ТК сказано: если у сотрудника на момент приёма на работу не окажется трудовой книжки в связи с тем, что он её потерял или по любой другой причине, работодатель обязан по заявлению выдать новую трудовую.
В силу того, что Трудовой кодекс России имеет более значимую юридическую силу, нежели постановления Правительства, а также приказ Министерства труда, отправлять кандидата к предыдущему работодателю в принудительном порядке рискованно. Так как, если сотрудник обратится с жалобой в ГИТ, об отказе выдачи ему новой БТК по заявлению, к вам могут применить взыскание за нарушение ст. 65 ТК по ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В этом случае организацию ждёт штраф до 50 000 руб., а руководителя или ответственное лицо, в обязанности которого входит выдача трудовых книжек — до 5 000 руб. Причём штраф организации персонального штрафа должностному лицу не исключает. Следовательно, суммарная сумма штрафа может составить 55 000 рублей.
В случае, если к вам обратится гражданин, ранее работавший в вашей организации, отказавшийся от перехода на ЭТК и потерявший БТК, вы должны будете оформить ему дубликат БТК на новом бланке.
Кроме того, возможны ситуации, при которых необходимо будет выдавать дубликаты действующим сотрудникам:
Подводя итоги, хочу обратить ваше внимание, что в своей статье я рассмотрела только самые распространённые изменения, не отразив иные нововведения, содержащиеся более чем на двух десятках страниц Приказа 302н. А также напоминаю, каждое изменение правового акта обязывает работодателя проанализировать локальные документы и привести их в соответствие с действующими нормами.
Ирина Тымчук — эксперт по заработной плате проекта «Зарплата 360°»
Консультирует по вопросам правильности расчёта заработной платы более десяти лет.
Читайте другие статьи автора в нашем блоге:
Новые книги учета трудовых книжек с 1 сентября 2021: есть обязательные требования
С 01.09.2021 действуют новые правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек. В том числе по новому порядку более не требуется применять установленные унифицированные формы книг и журналов учета книжек, а нужно утвердить собственные.
Если работодатель ведет учетные регистры по трудовым книжкам по формам, установленным постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, то после изменения законодательства он может продолжать их вести, пока они не закончатся. И только после этого переходить на разработанные самостоятельно бланки (Информация Роструда).
При разработке собственных форм нужно учитывать, что и к ним предъявляются определенные требования: книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и (при наличии) печатью организации. Вести журнал учета движения трудовых книжек в виде отдельно хранящихся листов, оформленных на каждого сотрудника, нельзя, сказал Роструд.
Что касается самих трудовых книжке нового образца, то их нужно будет применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Увидеть новые бланки и образцы их заполнения можно в этом материале КонсультантПлюс. Напоминаем, что просмотр будет для вас бесплатным, если вы оформите тестовый доступ в систему.
Учет трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
uchet_trudovyh_knizhek_s_1_sentyabrya_2021_goda.jpg
Похожие публикации
С 1 сентября 2021 г. обновляются правила оформления трудовых книжек. Изменения регламентированы Приказом Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н. Нормативный акт распространяет свое действие только на бумажные трудовые книжки, ответственность за ведение которых возложена на работодателей. Новый приказ с 01.09.2021 г. отменяет действие «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Ведение и учет трудовых книжек в 2021 году – что изменится с 1 сентября
Приказ № 320н утвердил новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней, порядок ее заполнения и хранения.
Введение нового бланка не означает, что работодатели должны переоформлять всем работникам трудовые – обновлять книжки необходимо лишь в случае утери или порчи документа, то есть, при выдаче дубликата. Также на новом бланке будут оформляться вкладыши в трудовую, если в документе уже не осталось места для новых записей. Напомним, что с 2021 года всем впервые трудоустраивающимся работникам оформляются исключительно электронные трудовые книжки – бумажный документ для них не заводится.
Какие еще новшества вступят в силу в сентябре:
Новое в ведении журнала учета трудовых книжек 2021 года
Постановлением Минтруда № 69 были утверждены формы учетных книг для бланков трудовых книжек, а также для трудовых, находящихся на хранении у работодателя. Учет движения трудовых книжек и их бланков с 1 сентября 2021 г. по-прежнему организуется с применением книг и журналов, но разработанных работодателем самостоятельно.
По обновленным правилам журнал или книга учета движения трудовых книжек может не соответствовать унифицированной форме, работодатель сам решает, какие графы и разделы должны присутствовать в этом учетном регистре. Но это не значит, что с 1 сентября все работодатели обязаны перестать вести книги и журналы, оформленные по старым образцам, и заводить обновленные формы. Работодатель может продолжать вести учетные журналы унифицированной формы до их окончания, и лишь затем вводить в действие самостоятельно разработанные новые учетные книги – такого мнения придерживается и Роструд.
Работодатели обязаны собирать и фиксировать в учетных журналах или книгах всю информацию по трудовым книжкам, но это касается только бумажных документов. Если трудовая ведется в электронном формате, информация по ней хранится в Пенсионном фонде. При получении заявления от работника о переходе на электронную трудовую, в журнал учета трудовых книжек вносится запись о выдаче на руки работнику бумажного экземпляра. Отдельную книгу для фиксации таких случаев работодателю заводить не надо – все факты поступления и выбытия трудовых оформляются в хронологической последовательности в едином журнале учета.
Для самостоятельной разработки новой формы журнала по учету трудовых книжек образец можно использовать унифицированный, внеся в него необходимые изменения (пример заполнения формы приведен в статье на нашем сайте).
Что должна содержать книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним:
Учет новых трудовых книжек и вкладышей (чистых бланков) ведется в отдельной книге. То есть работодатель, как и прежде, ведет одну книгу, посвященную уже заведенным трудовым книжкам, а вторую по учету чистых бланков. Оба журнала наниматель теперь вправе вести по самостоятельно разработанному шаблону. В книгу учета новых бланков заносятся данные по оприходованию приобретенных книжек, фиксируются все случаи их расходования с обозначением серии и номера использованного документа.
Все имеющиеся у работодателя трудовые книжки должны храниться на предприятии как документы строгой отчетности. Поэтому приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое будет отвечать за сохранность трудовых книжек, чистых бланков и вкладышей к ним. Именно этот работник и будет заниматься ведением учета по трудовым книжкам. В случае порчи новых бланков трудовых и вкладышей, составляется соответствующий акт. Такой алгоритм действий применяется для возможности снятия с учета испорченных бланков.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Что делать с книгой по учету трудовых книжек, заведенной до 1 сентября 2021 года?
C 1 сентября 2021 года изменяются правила учета трудовых книжек. В силу вступает приказ Министерства труда № 320н от 19.05.2021 года. В документе говорится, что организации сами должны разработать книги по учету трудовых книжек. Нужно ли будет фирмам начинать вести новые книги по учету трудовых после вступления постановления в силу? Как следует поступить со старым экземпляром?
Как велись книги по учету трудовых книжек до 1 сентября 2021 года
По действующим правилам, работодатели для того, чтобы вести учет трудовых трудовых книжек, бланков и вкладышей должны иметь в распоряжении:
Министерство труда в приказе № 69 от 10.10.2003 разработало новый вариант приходно-расходной книги, где работодатель должен учитывать бланки трудовых книжек. Изменения коснулись и книг для учета движения трудовых книжек сотрудников. Приходно-расходная книга, где фиксируются бланки и вкладыши в трудовой должна быть пронумерована и прошнурована. Также необходимо книгу заверить печатью фирмы, поставить сургучную печать или сделать опломбировку. То же самое относится и к книге по учету движения трудовых книжек.
Конкретных рекомендаций по ведению таких книг не был прописано в законе. Поэтому работодатель мог самостоятельно выбрать порядок ведения, который удобен для его организации.
Новый порядок по учету трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
В силу вступают новые правила учета трудовых книжек. Компании, предоставляющие работу людям, обязаны:
Фирма в книге, где учитывается движение рудовых книжек и вкладышей в нее, не должна фиксировать:
В книге по регистрации бланков и вкладышей организация не должна записывать информацию, связанную с получением бланков и вкладышей трудовой книжки. Информацию о расходе тоже не следует указывать. Также не нужно фиксировать номер и серию каждого бланка, как это требовалось ранее.
Книги необходимо пронумеровать, прошнуровать, поставить подпись руководителя фирмы или индивидуального предпринимателя, а также заверить печатью организации, если она имеется. Согласно новому закону, с первого сентября организация должна сама разрабатывать книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек. Но это нововведение касается только тех фирм, которые заведут книги по учету движения трудовых после того, как вступит в силу приказ. Книги, которые были заведены до 1 сентября 2021 года и еще действуют, заменять на новые не нужно. Работодатель должен вести их до окончания. И только после этого, завести книгу по новому образцу.
Что изменится в ведении трудовых книжек с 1 сентября
С 1 сентября изменятся правила ведения и хранения трудовых книжек. В статье — разбор основных изменений
Михаил Кратов
В мае Минтруд издал приказ №320н, в котором изменил форму, порядок ведения и хранения трудовых книжек. Новые правила начинают действовать с 1 сентября.
Подготовили для вас краткий обзор основных изменений.
Изменилась форма бумажной трудовой книжки
Бумажный бланк трудовой книжки и вкладыш стали другими, но использовать их нужно только с 2023 года.
Книжки нового образца нужно будет выдавать только как дубликаты, если работник, который продолжает пользоваться бумажной трудовой, ее потеряет. А вкладыши — если закончится место в старой книжке.
Если сотрудник потеряет или испортит трудовую книжку до 2023 года, нужно выдать ему дубликат старого образца. А если после — нового. То же и с вкладышем: если место в трудовой работника закончится до 2023 года, выдайте ему вкладыш старой формы, если после — новой.
Если с трудовой книжкой старого образца все в порядке, можно использовать ее и до, и после 2023 года.
Записи можно будет делать не только от руки
С 1 сентября записи в трудовые книжки можно будет вносить чернилами любого цвета, штампами или с помощью принтера.
Зачеркивать записи в трудовой книжке запрещено
Ошибочные записи в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» запрещено зачеркивать, но в новых правилах забыли установить, как их исправлять.
Пока пункт не дополнят, советуем делать так же, как и раньше: рядом с ошибкой напишите, что запись недействительна, а затем внесите правильный вариант.
Уменьшится срок внесения записей в трудовую
На то, чтобы внести записи о должности, квалификации, награждениях и переводах, будет пять рабочих дней. При этом если рабочую неделю продлят за счет субботы, она тоже будет учитываться.
Если сотрудника перевели на другую должность в понедельник, то запись нужно сделать не позднее следующего понедельника. А если неделя оказалась шестидневной — не позднее субботы.
Запись о приеме на работу можно вносить на шестой день трудоустройства сотрудника.
Можно не брать плату с работника за восстановление трудовой
Если трудовую потеряет или испортит работодатель, он должен будет оплатить бланк книжки или вкладыш. А если сотрудник — зависит от того, что написано во внутренних документах компании. Можно указать, что работник сам оплачивает книжку, если она потерялась или была испорчена по его вине, или взять все расходы на себя.
Придется чаще выдавать трудовую на руки
Работник сможет подать заявление на получение трудовой для любого социального страхования — например, для получения региональных пособий. В таком случае нужно будет выдать книжку под расписку в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Нужно будет указывать причину увольнения полностью
Больше нет противоречий с Трудовым кодексом. Нужно указывать пункт, часть и номер статьи, по которой уволен сотрудник. Например, если работник уходит по собственному желанию, нужно будет написать: «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись об увольнении больше не нужно заверять подписью сотрудника.
Можно будет вносить записи в трудовую совместителя за один раз
Записи о приеме на работу, переводе и увольнении совместителя можно делать двумя способами: в хронологическом порядке или за один раз.
Например, если школа наняла педагога дополнительного образования для проведения кружков, она может сделать первую запись при его трудоустройстве, а еще одну — через год при увольнении. Или сделать обе записи в день увольнения. Способ зависит от желания работника.
Совместитель, который уволился без записей в трудовой, сможет обратиться на прежнее место работы и потребовать внести их. Работодатель будет обязан это сделать, даже если работник уволился до 1 сентября.
Удаленщики смогут присылать книжки для внесения записей
Сотрудники на удаленке, у которых есть бумажная трудовая, смогут принести или прислать ее по почте, чтобы работодатель внес в нее записи. Например, о приеме на работу и увольнении.
Изменятся правила заполнения трудовой при переводе
Если сотрудника временно перевели на другую должность, но она стала постоянной, в трудовой нужно указывать два приказа. В графе «Дата» надо поставить день перевода на временную должность, а в «Наименовании документа» указать реквизиты обоих приказов — о временном и постоянном переводе.
Разрабатывать книги учета придется самостоятельно
Работодатель должен будет самостоятельно разработать книги учета трудовых и их движения. Их придется заполнять по своим правилам. Книги должны быть бумажными и прошитыми, их нужно заверить подписью и печатью, если она есть. Скреплять книги сургучом или пломбой больше не надо.
Книги, которые еще не закончились, менять не нужно. Своя форма понадобится только для новых книг, если они будут заведены после 1 сентября.
Советуем сделать в своей книге по учету движения трудовых графу «Причина выдачи трудовой книжки на руки», чтобы легче было определить, должен ли работник вернуть книжку. Сотрудник может забрать ее при увольнении или переходе на электронную форму, для перерасчета пенсии или получения пособия.
Изменятся правила выдачи трудовой при отказе от бумажной формы
Если сотрудник подал заявление о переходе на электронную форму трудовой, это нужно указать в бумажной. Для этого в графе «Сведения о приеме на работу» нужно написать: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Запись нужно заверить подписью работодателя и печатью, если она есть.
Если работник откажется от бумажной трудовой, ее нужно будет вернуть в течение трех рабочих дней.
Подписка на новое в Бизнес-секретах
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Сейчас читают
Как бизнесу работать с новой системой прослеживаемости товаров
С 8 июля в России заработала система прослеживаемости товаров. С экспертом разобрали, кого касается новый закон и как действовать бизнесу
Чем грозит отсутствие или неправильное применение ККТ
С 1 июля онлайн-касса обязательна для всех, кто принимает деньги от покупателей. За работу без онлайн-кассы предпринимателям грозят санкции
Последние изменения в законодательстве для НКО в 2021 году
Разбираем, какие изменения ждут НКО осенью 2021 года, и вспоминаем январские обновления
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания