книга учета движения трудовых книжек в 2021 году
Учет трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
uchet_trudovyh_knizhek_s_1_sentyabrya_2021_goda.jpg
Похожие публикации
С 1 сентября 2021 г. обновляются правила оформления трудовых книжек. Изменения регламентированы Приказом Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н. Нормативный акт распространяет свое действие только на бумажные трудовые книжки, ответственность за ведение которых возложена на работодателей. Новый приказ с 01.09.2021 г. отменяет действие «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69.
Ведение и учет трудовых книжек в 2021 году – что изменится с 1 сентября
Приказ № 320н утвердил новую форму трудовой книжки и вкладыша к ней, порядок ее заполнения и хранения.
Введение нового бланка не означает, что работодатели должны переоформлять всем работникам трудовые – обновлять книжки необходимо лишь в случае утери или порчи документа, то есть, при выдаче дубликата. Также на новом бланке будут оформляться вкладыши в трудовую, если в документе уже не осталось места для новых записей. Напомним, что с 2021 года всем впервые трудоустраивающимся работникам оформляются исключительно электронные трудовые книжки – бумажный документ для них не заводится.
Какие еще новшества вступят в силу в сентябре:
Новое в ведении журнала учета трудовых книжек 2021 года
Постановлением Минтруда № 69 были утверждены формы учетных книг для бланков трудовых книжек, а также для трудовых, находящихся на хранении у работодателя. Учет движения трудовых книжек и их бланков с 1 сентября 2021 г. по-прежнему организуется с применением книг и журналов, но разработанных работодателем самостоятельно.
По обновленным правилам журнал или книга учета движения трудовых книжек может не соответствовать унифицированной форме, работодатель сам решает, какие графы и разделы должны присутствовать в этом учетном регистре. Но это не значит, что с 1 сентября все работодатели обязаны перестать вести книги и журналы, оформленные по старым образцам, и заводить обновленные формы. Работодатель может продолжать вести учетные журналы унифицированной формы до их окончания, и лишь затем вводить в действие самостоятельно разработанные новые учетные книги – такого мнения придерживается и Роструд.
Работодатели обязаны собирать и фиксировать в учетных журналах или книгах всю информацию по трудовым книжкам, но это касается только бумажных документов. Если трудовая ведется в электронном формате, информация по ней хранится в Пенсионном фонде. При получении заявления от работника о переходе на электронную трудовую, в журнал учета трудовых книжек вносится запись о выдаче на руки работнику бумажного экземпляра. Отдельную книгу для фиксации таких случаев работодателю заводить не надо – все факты поступления и выбытия трудовых оформляются в хронологической последовательности в едином журнале учета.
Для самостоятельной разработки новой формы журнала по учету трудовых книжек образец можно использовать унифицированный, внеся в него необходимые изменения (пример заполнения формы приведен в статье на нашем сайте).
Что должна содержать книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним:
Учет новых трудовых книжек и вкладышей (чистых бланков) ведется в отдельной книге. То есть работодатель, как и прежде, ведет одну книгу, посвященную уже заведенным трудовым книжкам, а вторую по учету чистых бланков. Оба журнала наниматель теперь вправе вести по самостоятельно разработанному шаблону. В книгу учета новых бланков заносятся данные по оприходованию приобретенных книжек, фиксируются все случаи их расходования с обозначением серии и номера использованного документа.
Все имеющиеся у работодателя трудовые книжки должны храниться на предприятии как документы строгой отчетности. Поэтому приказом руководителя назначается ответственное лицо, которое будет отвечать за сохранность трудовых книжек, чистых бланков и вкладышей к ним. Именно этот работник и будет заниматься ведением учета по трудовым книжкам. В случае порчи новых бланков трудовых и вкладышей, составляется соответствующий акт. Такой алгоритм действий применяется для возможности снятия с учета испорченных бланков.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Что делать с книгой по учету трудовых книжек, заведенной до 1 сентября 2021 года?
C 1 сентября 2021 года изменяются правила учета трудовых книжек. В силу вступает приказ Министерства труда № 320н от 19.05.2021 года. В документе говорится, что организации сами должны разработать книги по учету трудовых книжек. Нужно ли будет фирмам начинать вести новые книги по учету трудовых после вступления постановления в силу? Как следует поступить со старым экземпляром?
Как велись книги по учету трудовых книжек до 1 сентября 2021 года
По действующим правилам, работодатели для того, чтобы вести учет трудовых трудовых книжек, бланков и вкладышей должны иметь в распоряжении:
Министерство труда в приказе № 69 от 10.10.2003 разработало новый вариант приходно-расходной книги, где работодатель должен учитывать бланки трудовых книжек. Изменения коснулись и книг для учета движения трудовых книжек сотрудников. Приходно-расходная книга, где фиксируются бланки и вкладыши в трудовой должна быть пронумерована и прошнурована. Также необходимо книгу заверить печатью фирмы, поставить сургучную печать или сделать опломбировку. То же самое относится и к книге по учету движения трудовых книжек.
Конкретных рекомендаций по ведению таких книг не был прописано в законе. Поэтому работодатель мог самостоятельно выбрать порядок ведения, который удобен для его организации.
Новый порядок по учету трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
В силу вступают новые правила учета трудовых книжек. Компании, предоставляющие работу людям, обязаны:
Фирма в книге, где учитывается движение рудовых книжек и вкладышей в нее, не должна фиксировать:
В книге по регистрации бланков и вкладышей организация не должна записывать информацию, связанную с получением бланков и вкладышей трудовой книжки. Информацию о расходе тоже не следует указывать. Также не нужно фиксировать номер и серию каждого бланка, как это требовалось ранее.
Книги необходимо пронумеровать, прошнуровать, поставить подпись руководителя фирмы или индивидуального предпринимателя, а также заверить печатью организации, если она имеется. Согласно новому закону, с первого сентября организация должна сама разрабатывать книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек. Но это нововведение касается только тех фирм, которые заведут книги по учету движения трудовых после того, как вступит в силу приказ. Книги, которые были заведены до 1 сентября 2021 года и еще действуют, заменять на новые не нужно. Работодатель должен вести их до окончания. И только после этого, завести книгу по новому образцу.
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
Если на работу приходит новый сотрудник с бумажной трудовой, он отдает ее в отдел кадров, и работодатель вносит в нее запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, с 2021 года бумажная трудовая на него не заводится, а сведения о работе ведутся в электронном виде.
Любой работодатель должен вести учет всех поступивших к нему книжек. Для этого ему необходимо назначить своим приказом уполномоченное лицо, которое и будет осуществлять ведение, хранение, учет и выдачу ТК (п. 42 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки трудовых и вкладышей к ним (п. 39 Порядка ведения).
Для осуществления такого учета нужно вести:
О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».
Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: форма и образец заполнения с 01.09.2021
Действующий с 01.09.2021 Порядок ведения трудовых книжек № 320н предписывает работодателям разработать формы книг по трудовым книжкам самостоятельно (п. 40 Порядка).
Нужно ли успеть утвердить новые журналы и перейти на них к 1 сентября и как быть со старыми книгами, которые еще не закончились? На этот вопрос ответил Роструд. Ответ ведомства смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Рекомендуем воспользоваться образцом книги, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Скачать его можно бесплатно, оформив пробный доступ к К+:
Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения до 01.09.2021
До 01.09.2021 действует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Если она вам нужна, можете скачать бланк и образец у нас на сайте:
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки. Правила заполнения формуляра смотрите в постановлении от 10.10.2003 № 69, которым он утвежден.
Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.
Итоги
С 1 сентября 2021 года формы книг по учету трудовых книжек разрабатываются работодателями самостоятельно. Ведение книг учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек и вкладышей к ним, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно.
Новые правила ведения, хранения и учета трудовых книжек
Автор: Семина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
С 01.09.2021 вступит в силу Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (далее – Приказ № 320н, Порядок № 320н). Как изменятся форма и правила заполнения трудовых книжек? Что нужно принимать во внимание при их хранении согласно новому порядку? Каковы особенности бухгалтерского учета трудовых книжек?
С принятием Приказа № 320н с указанной даты утрачивает силу Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция № 69).
Вместе с тем напомним, что в настоящее время ведение и хранение трудовых книжек осуществляются по форме и правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках». Полагаем, что данный документ также будет отменен с 01.09.2021, поскольку он содержит положения, дублирующие новые правила.
О форме трудовой книжки
Новая форма трудовой книжки (вкладыша в нее), утвержденная Приказом № 320н, практически идентична действующей форме, за исключением следующих моментов:
1) на лицевой стороне новой формы печать работодателя должна быть проставлена при ее наличии (в действующей форме печать обязательна);
2) изменился объем книжки:
в настоящее время для заполнения сведений о работе и сведений о награждении в трудовой книжке отведены по 10 разворотов на каждый раздел (объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждении» – 8 разворотов);
с 01.09.2021 раздел «Сведения о работе» будет включать 14 разворотов, раздел «Сведения о награждении» – 7 разворотов (объем вкладыша – 12 и 5 разворотов соответственно).
Общие правила ведения трудовой книжки
Приказ № 320н устанавливает порядок ведения и хранения трудовых книжек, выдачи дубликата трудовой книжки и трудовой книжки при увольнении или при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Обязанность работодателя по оформлению трудовой книжки работникам, принятым на работу впервые, отменена. Напомним, что с 01.01.2021 на указанных лиц трудовая книжка не оформляется. Сведения об их трудовой деятельности формируются в электронном виде согласно ст. 66.1 ТК РФ (п. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Как и раньше, работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется (не оформляется)). При этом в Порядке № 320н уточнено, что сведения о трудовой деятельности дистанционного работника вносятся в трудовую книжку по его желанию и при условии предоставления им такой книжки (в том числе путем направления по почте заказным письмом с уведомлением).
Кроме того, по желанию работника в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству (п. 11 Порядка № 320н, п. 3.1 Инструкции № 69).
Не изменились и основные требования к заполнению трудовой книжки:
1) записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными);
2) записи рекомендуется производить аккуратно, световодостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений (при этом согласно Порядку № 320н дополнительно разрешается полностью или частично производить записи с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати));
3) в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (изменение записей осуществляется путем признания их недействительными и внесения правильных записей);
4) изменения в сведениях о работнике производятся в следующем порядке:
одной чертой зачеркиваются прежняя фамилия или имя, отчество (при наличии), дата рождения и записываются новые данные;
изменение (дополнение) записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей;
5) все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, о квалификации, награждениях вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) или иного решения работодателя не позднее пяти рабочих дней (в настоящее время установлен недельный срок), а об увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Выдача трудовой книжки
В действующих правилах описана процедура выдачи работнику трудовой книжки только при увольнении (прекращении трудового договора). В Порядке № 320н дополнительно приведены особенности выдачи работнику трудовой книжки в случае его отказа от ведения бумажной трудовой книжки.
При увольнении работника работодатель обязан выдать ему в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.
Если в день увольнения (прекращения трудового договора) работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Направление трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36, 37 Порядка № 320н).
При переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК) работник подает заявление об отказе от ведения бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления. Если указанное заявление подано работником менее чем за три рабочих дня до его увольнения, трудовая книжка выдается работнику не позднее дня увольнения.
Таким образом, теперь сроки выдачи трудовой книжки при переходе работников на ЭТК закреплены законодательно. До этого данный вопрос был спорным: соблюдать 3-дневный срок (см. Письмо Минтруда РФ от 13.03.2020 № 14-2/В-260) или выдать книжку в день подачи заявления (см. Письмо Минтруда РФ от 12.02.2020 № 14-2/В-150).
При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, которая заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (кадровой службы) (при наличии печатей). Графы трудовой книжки заполняются в следующем порядке:
в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;
в графе 2 фиксируется дата выдачи трудовой книжки;
в графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
в графе 4 отражаются реквизиты заявления работника с указанием даты и номера его регистрации.
Хранение трудовых книжек
Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя, осуществляет ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся у работодателя как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию работодателя отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя согласно гл. IV Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Обратите внимание: работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. В случае неправильного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем (п. 44, 45 Порядка № 320н).
Учет трудовых книжек
Работодатель ведет учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, учет трудовых книжек и вкладышей в них.
По новым правилам (п. 40 Порядка № 320н) работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и по учету движения трудовых книжек:
в книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера;
в книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В настоящее время формы таких книг утверждены на законодательном уровне (приведены в приложениях 2, 3 к Инструкции № 69).
Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии).
Обратите внимание: работодатели обязаны разработать формы книг (журналов) по учету движения трудовых книжек в тех случаях, когда возникнет необходимость начать ведение новых книг (журналов). Действующие книги работодатель вправе вести до их окончания (Информация Роструда от 03.06.2021, опубликована на сайте «Онлайнинспекция.рф»).
Исходя из того, что бланки трудовых книжек и вкладышей в них относятся к бланкам строгой отчетности, в целях их бухгалтерского учета нужно принимать во внимание следующие особенности:
1) расходы на приобретение (изготовление) бланков строгой отчетности относятся на подстатью 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» КОСГУ (п. 11.4.8 Порядка № 209н, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н);
2) поступившие на склад бланки строгой отчетности отражаются на счете 0 105 36 349 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения» (п. 118 Инструкции № 157н). Этот же счет Минфин рекомендует применять для учета БСО (письма от 26.04.2019 № 02-07-07/31230, от 14.03.2019 № 02-06-10/16864). По мнению финансового ведомства, в составе группы материальных запасов на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 105 00 000 «Материальные запасы» отражаются материальные ценности, которые приобретены (созданы) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения, в том числе поступили на хранение, и в отношении которых определено материально ответственное лицо. Такими ценностями признаются, в частности, бланки строгой отчетности, приобретаемые учреждением в целях осуществления функциональной деятельности.
На счете 0 105 36 000 БСО отражаются до момента выдачи их со склада ответственным лицам в рамках хозяйственной деятельности учреждения. В момент выдачи бланки списываются с указанного счета и принимаются к забалансовому учету;
3) учет бланков строгой отчетности, выданных ответственным лицам с мест хранения (со склада) для их оформления (использования в рамках хозяйственной деятельности учреждения) или находящихся у ответственных лиц с момента их приобретения, ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (п. 337 Инструкции № 157н).
Бланки трудовых книжек (вкладышей в них) отражаются на забалансовом счете 03 в условной оценке «один бланк – один рубль», а в случаях, предусмотренных учреждением в рамках формирования учетной политики, – по стоимости их приобретения.
Внутренние перемещения БСО в учреждении отражаются на забалансовом счете 03 на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.
Выбытие БСО с забалансового учета при их оформлении (выдаче), передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление (выдачу), а также в связи с выявлением порчи, хищения, недостачи, принятием решения об их списании (уничтожении) производится на основании акта (акта приема-передачи, акта о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816)) по стоимости, по которой они были ранее приняты к учету.
Бюджетное образовательное учреждение заключило с коммерческой организацией договор на приобретение бланков трудовых книжек на сумму 2 000 руб. (10 шт. по 200 руб. за книжку). Оплата произведена с лицевого счета за счет субсидии на выполнение государственного задания. Поставка бланков осуществлена после перечисления предоплаты (30 % от суммы договора). Согласно учетной политике указанные бланки отражаются по стоимости приобретения, расходы на их оплату включаются в состав общехозяйственных расходов.
Поступившие бланки оприходованы на склад, а затем выданы специалисту отдела кадров. На основании отчета, представленного в бухгалтерию, за месяц были выданы два бланка трудовой книжки взамен испорченной и утерянной.
В бухгалтерском учете учреждения данные операции будут отражены следующими проводками:
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма, руб.
Перечислен аванс поставщику
(2 000 руб. x 30 %)