книга учета обращений граждан образец
Приложение. Инструкция по работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации
Приложение
к приказу Министра обороны РФ
от 18 августа 2014 г. N 555
Инструкция
по работе с обращениями граждан в Вооруженных Силах Российской Федерации
ГАРАНТ:
См. Методические рекомендации по порядку рассмотрения должностными лицами органов военного управления, воинских частей и организаций Вооруженных Сил Российской Федерации обращений граждан о возможных коррупционных правонарушениях, утвержденные Министром обороны РФ 23 октября 2020 г.
См. справку о порядке рассмотрения обращений граждан в органах государственной власти
1. Настоящая Инструкция определяет порядок организации работы с обращениями граждан, а также объединений граждан, в том числе юридических лиц, поступившими в органы военного управления, объединения, соединения, воинские части, организации Вооруженных Сил Российской Федерации и военные комиссариаты*.
Работа с обращениями, поступившими в Министерство обороны, осуществляется согласно Регламенту Министерства обороны Российской Федерации**.
2. Работу с обращениями, поступившими в воинскую часть, организует командир (начальник).
В воинской части приказом командира (начальника) назначается лицо, ответственное за учет и соблюдение порядка рассмотрения обращений граждан.
3. При рассмотрении обращения обеспечивается объективное, всестороннее и своевременное его рассмотрение, а также принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина.
При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, от которого поступило обращение, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления, воинскую часть или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.
4. Обращения, поступившие в воинскую часть или должностному лицу, регистрируются в течение трех дней с момента поступления в книге учета письменных обращений (предложений, заявлений или жалоб) воинской части по форме, установленной Дисциплинарным уставом Вооруженных Сил Российской Федерации***, и в книге учета обращений (предложений, заявлений или жалоб) в форме электронных документов согласно рекомендуемому образцу (приложение N 1 к настоящей Инструкции).
Указанные обращения в обязательном порядке докладываются командиру (начальнику) воинской части.
Обращения, поступившие с оригиналами документов или при отсутствии документов, упоминаемых гражданином в обращении как приложенные к обращению, регистрируются с актом согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции.
5. Все обращения подлежат обязательному рассмотрению в течение 30 дней со дня регистрации.
В случае направления обращения по компетенции в соответствующую воинскую часть срок его рассмотрения исчисляется со дня первоначальной регистрации в Министерстве обороны.
В исключительных случаях, а также в случае направления запросов в государственный орган, орган местного самоуправления, воинскую часть или должностному лицу о предоставлении необходимых для рассмотрения обращения по существу документов и материалов командир (начальник) воинской части или другое должностное лицо по его поручению вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
Статистические отчеты представляются по подчиненности в структурные подразделения по работе с личным составом видов и родов войск Вооруженных Сил, отделения по работе с обращениями граждан командований военных округов не позднее первого числа месяца, следующего за отчетным.
Статистические отчеты представляются центральными органами военного управления в Аппарат Министра обороны Российской Федерации (Управление) ежемесячно не позднее пятого числа месяца, следующего за отчетным.
6. Если в обращении содержатся вопросы, не относящиеся к компетенции воинской части или должностного лица, которым они адресованы, то такое обращение в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления, воинскую часть или должностному лицу с уведомлением об этом гражданина, направившего обращение.
Решение о направлении обращения в другой государственный орган, орган местного самоуправления, воинскую часть или другому должностному лицу принимается командиром (начальником) воинской части или должностным лицом, которому поступило обращение, или другими должностными лицами по их поручению.
Запрещается направлять обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления, воинскую часть или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В таких случаях обращение возвращается гражданину, направившему данное обращение, с разъяснением ему права на обжалование в суд в установленном порядке решений или действий (бездействия).
7. В случае если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления, воинских частей или должностных лиц, копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления, воинские части или соответствующим должностным лицам.
8. При необходимости воинская часть или должностное лицо вправе запрашивать, в том числе в электронной форме, в других государственных органах, органах местного самоуправления, воинских частях и у других должностных лиц документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения по существу, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.
Воинская часть или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу, указанному в абзаце первом настоящего пункта, обязаны в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
9. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый (электронный) адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
При получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления, воинскую часть или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, командир (начальник) воинской части или должностное лицо, которому адресовано обращение, или другие должностные лица по их поручению вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в одну и ту же воинскую часть или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
Ответ на обращение подписывается командиром (начальником) воинской части или уполномоченным на то лицом или должностным лицом, которому направлено обращение.
Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
10. Прием граждан проводится командирами (начальниками) воинских частей или уполномоченными должностными лицами.
Информация о месте приема граждан, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
Прием граждан руководящими должностными лицами Министерства обороны осуществляется в соответствии с Регламентом Министерства обороны Российской Федерации.
Прием проводится в помещениях, свободных для доступа граждан и не требующих оформления специальных документов для организации приема. При отсутствии таких помещений в часы приема обеспечивается свободный проход граждан, прибывших на личный прием.
11. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина по форме, установленной Дисциплинарным уставом Вооруженных Сил Российской Федерации.
Ответ на обращение, поданное при личном приеме, дается гражданину при его согласии устно в случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в сроки, установленные настоящей Инструкцией.
12. Поданные при личном приеме письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации и рассмотрению в порядке, установленном для письменных обращений.
13. Если при личном приеме граждан ставятся вопросы, не относящиеся к ведению воинской части (компетенции должностного лица), то гражданину разъясняется, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
14. В целях проверки соблюдения порядка рассмотрения обращений в воинской части приказом командира (начальника) создается комиссия, в состав которой рекомендуется включать должностных лиц органов по работе с личным составом и юридической службы Вооруженных Сил, а также лицо, ответственное за учет и соблюдение порядка рассмотрения обращений граждан.
Комиссия проверяет не реже одного раза в квартал соблюдение порядка рассмотрения обращений, анализирует содержание поступивших обращений, принятые меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
По результатам проверки составляется аналитическая справка согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции.
Аналитическая справка представляется командиру (начальнику) воинской части для рассмотрения и подлежит хранению совместно с материалами по организации работы с обращениями.
Копия аналитической справки за квартал представляется по подчиненности в структурные подразделения по работе с личным составом главных командований видов Вооруженных Сил и командований родов войск Вооруженных Сил, отделения по работе с обращениями граждан командований военных округов не позднее первого числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Обобщенные аналитические справки за квартал представляются главными командованиями видов Вооруженных Сил, командованиями военных округов и родов войск Вооруженных Сил в Аппарат Министра обороны Российской Федерации (Управление) не позднее пятого числа месяца, следующего за отчетным периодом.
Аналитические справки за квартал представляются центральными органами военного управления в Аппарат Министра обороны Российской Федерации (Управление) не позднее пятого числа месяца, следующего за отчетным периодом.
15. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений осуществляет командир (начальник) воинской части в пределах своей компетенции.
Командир (начальник) воинской части осуществляет контроль на основании:
еженедельного доклада о ходе рассмотрения обращений граждан, представляемого ответственным за учет и соблюдение порядка организации контроля при рассмотрении обращений граждан;
ежемесячного статистического отчета, представляемого ответственным за учет и соблюдение порядка рассмотрения обращений граждан;
аналитической справки за квартал, представляемой комиссией по проверке соблюдения порядка рассмотрения обращений в воинской части.
поручения Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, руководителей органов государственной власти Российской Федерации по обращениям граждан, направленные с указанием проинформировать помимо заявителей и данные органы государственной власти, а также обращения, направленные из Управления с поручением предоставить в Управление копию ответа заявителю;
поручения Министра обороны Российской Федерации по обращениям, представленным ему на решение;
поручения руководящих должностных лиц Министерства обороны по результатам личного приема граждан в Управлении;
обращения военнослужащих (получивших ранения и увечья), членов семей военнослужащих, погибших (получивших ранения и увечья) при исполнении обязанностей военной службы, в период прохождения военной службы, по вопросам выплаты задолженности по денежному довольствию, единовременного пособия, пособий на погребение, оформления страховых выплат;
обращения граждан о фактах нарушения уставных правил взаимоотношений между военнослужащими, повлекших утрату (временную утрату) здоровья военнослужащего;
обращения по вопросам розыска и установления места службы (нахождения) военнослужащего;
обращения военнослужащих и членов их семей по вопросам исполнения решений судов, вступивших в законную силу;
по другим вопросам, когда, по мнению командира (начальника) воинской части, обращение необходимо поставить на контроль.
17. Лицо, ответственное за контроль порядка рассмотрения обращений граждан, осуществляет следующие функции:
контролирует ведение регистрации поступивших обращений в книге учета письменных обращений граждан и в книге учета обращений (предложений, заявлений или жалоб) в форме электронных документов;
готовит предложения о назначении исполнителя по обращению, постановке поручений на контроль и сроках рассмотрения обращений, проекты поручений для исполнителей и представляет на доклад командиру (начальнику);
после согласования поручений организует занесение информации об исполнителе, постановке поручения на контроль и сроке выполнения поручения по обращению в книгу учета письменных обращений граждан;
доводит поручение до сведения исполнителя, устанавливает срок предварительного контроля (половина срока на выполнение поручения);
за 3-5 дней до окончания установленного срока рассмотрения обращения проводит контроль выполнения поручения;
контролирует работу должностных лиц воинской части по выполнению поручений;
в случае если ответ на обращение не может быть подготовлен в установленный в поручении срок (при необходимости проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов и принятия других мер), требует от исполнителя подготовки промежуточного ответа (доклада) о ходе выполнения поручения с обоснованием продления срока выполнения (по возможности), указанием даты доклада по выполнению поручения (либо очередного доклада до завершения работы по данному вопросу);
если принятые меры не дали результатов, докладывает об этом командиру (начальнику), который при необходимости принимает дополнительные меры воздействия на исполнителя;
проверяет правильность выполнения поручения перед докладом командиру (начальнику);
ежемесячно анализирует состояние выполнения поручений, представляет статистический отчет о выполнении поручений и вносит предложения об улучшении этой работы.
Весь ход работы по контролю до момента выполнения поручения и снятия его с контроля отражается в книге учета письменных обращений граждан и в книге учета обращений (предложений, заявлений или жалоб) в форме электронных документов путем постоянного ввода информации о ходе рассмотрения обращения).
18. Обращение считается рассмотренным и снимается с контроля, если:
рассмотрены все поставленные заявителем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан исчерпывающий ответ в соответствии с действующим законодательством;
документ подписан командиром (начальником) воинской части либо по его поручению другим должностным лицом;
копии письменного ответа гражданину направлены согласно поручению в заинтересованные органы.
19. В целях своевременного и качественного рассмотрения обращений лицо, ответственное за контроль порядка рассмотрения обращений граждан, осуществляет взаимодействие с Управлением и органами военного управления.
** Приказ Министра обороны Российской Федерации от 30 ноября 2006 г. N 100 «Об утверждении Регламента Министерства обороны Российской Федерации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 19 января 2007 г., регистрационный N 8826) (с изменениями, внесенными приказами Министра обороны Российской Федерации от 1 ноября 2007 г. N 458 «О внесении изменений в приказ Министра обороны Российской Федерации от 30 ноября 2006 г. N 100» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 3 ноября 2007 г., регистрационный N 10427), от 24 января 2008 г. N 26 «О внесении изменений в приказ Министра обороны Российской Федерации от 30 ноября 2006 г. N 100» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 18 февраля 2008 г., регистрационный N 11169), от 3 октября 2011 г. N 1785 «О внесении изменений в Регламент Министерства обороны Российской Федерации, утвержденный приказом Министра обороны Российской Федерации от 30 ноября 2006 г. N 100» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 ноября 2011 г., регистрационный N 22413).
*** Указ Президента Российской Федерации от 10 ноября 2007 г. N 1495 «Об утверждении общевоинских уставов Вооруженных Сил Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, N 47 (ч. I), ст. 5749; 2008, N 43, ст. 4921; 2011, N 4, ст. 572; N 18, ст. 2595; N 31, ст. 4714; 2013, N 3, ст. 171; 2014, N 27, ст. 3754).
Приложение N 4. Журнал учета приема граждан, их обращений и заявлений
Информация об изменениях:
Приказом МВД РФ от 8 сентября 2016 г. N 526 в приложение внесены изменения
Приложение N 4
к Наставлению по организации
деятельности участковых
уполномоченных полиции
(с изменениями от 8 сентября 2016 г.)
Правила
выдачи, хранения, ведения и сдачи журнала учета приема граждан, их обращений и заявлений
1. Журнал учета приема граждан, их обращений и заявлений* регистрируется в подразделении делопроизводства и режима и выдается участковому уполномоченному полиции под расписку.
2. При переводе на другой административный участок, другую должность, увольнении участковый уполномоченный полиции сдает журнал в подразделение делопроизводства и режима.
3. Журнал выдается назначенному участковому уполномоченному полиции под расписку.
4. Журнал хранится в металлическом шкафу (сейфе) в участковом пункте полиции либо в служебном кабинете участкового уполномоченного полиции.
5. Записи в журнале ведутся четко и аккуратно.
6. По окончании срока действия журнала, при его повреждении и невозможности дальнейшего ведения оформляется новый журнал. Ранее заведенный журнал сдается в подразделение делопроизводства и режима и уничтожается в установленном порядке.
О результатах проверки журнала в нем производится соответствующая запись.
Дата и время приема граждан или заявлений (сообщений)
Ф.И.О. (для должностных лиц, наименование предприятия, учреждения, организации)
Домашний адрес, телефон
Краткое содержание заявления, сообщения
Дата и порядковый номер регистрации заявления в книге учета сообщений о происшествиях
Дата окончания проверки или принятия решения, результаты рассмотрения заявления, сообщения
(исх. номер, номер постановления о возбуждении уголовного дела или об отказе в возбуждении уголовного дела)
Книга учета обращений граждан образец
246050, г. Гомель, ул. Советская, 29
prof_zdr@mail.gomel.by
+375 (232) 32-95-21, 26-34-53
тел/факс. 32-95-24
Работа с обращениями граждан и юридических лиц
РЕГИСТРАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН И ЮРИДИЧЕСКИХ ЛИЦ
Э.Н.ДАВЫДОВА,
эксперт-консультант БелНИИДАД
Материал подготовлен с использованием
правовых актов по состоянию
на 2 апреля 2018 г.
Все поступающие в организацию обращения граждан и юридических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей (далее — заявители), в том числе устные, изложенные в ходе личного приема, должны быть учтены и зарегистрированы в день их поступления.
Если обращения заявителей поступили в нерабочий день (нерабочее время), они должны быть зарегистрированы не позднее, чем в первый следующий за ним рабочий день.
При первичной обработке поступивших письменных обращений заявителей сверяется правильность доставки, затем конверты вскрывают и проверяют целостность вложенных обращений.
Как правило, конверты уничтожаются. Однако если только проставленный на конверте оттиск календарного штемпеля является доказательством даты отправления и получения обращения или адрес автора обращения указан лишь на конверте, его сохраняют вместе с обращением до конца решения вопроса, а затем подшивают в дело.
Конверты с пометкой «Лично», адресуемые руководителю или другим работникам организации, вскрываются только ими и передаются для рассмотрения руководителю. Обращения, поступившие непосредственно в структурные подразделения, в день их поступления должны быть переданы для обязательной регистрации уполномоченному должностному лицу, ответственному за ведение делопроизводства по обращениям заявителей.
На всех поступающих обращениях проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). На электронных обращениях отметка о поступлении обращения осуществляется средствами АС ДОУ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и может при необходимости вноситься в текст документа. В случае если электронные обращения распечатываются на бумажных носителях, отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на их бумажных копиях. Согласно Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь.
Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов) располагается на нижнем поле первого листа обращения справа. В регистрационном штампе указываются наименование организации, в которую поступило обращение, дата и регистрационный индекс обращения. Регистрация обращений заявителей является юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данной организации.
Регистрация устных обращений заявителей может осуществляться в тех же регистрационно-контрольных формах, где регистрируются письменные и электронные обращения.
Пунктом 6 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утв. постановлением Совмина от 30.12.2011 N 1786 (далее — Положение), определен порядок регистрации обращений (за исключением замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений), который должен осуществляться с использованием одной из следующих регистрационно-контрольных форм: автоматизированной (электронной), карточной (в РКК), журнальной. При этом следует учитывать, что какая бы из указанных форм регистрации ни использовалась, в регистрационно-контрольную форму должны быть включены реквизиты, предусмотренные в регистрационно-контрольной форме регистрации обращений заявителей, данной в приложении к Положению.
При этом эта регистрационно-контрольная форма устанавливает лишь общий для всех регистрационно-контрольных форм состав реквизитов.
Поэтому в регистрационно-контрольные формы могут дополнительно включаться реквизиты, необходимые для учета, контроля, поиска и анализа работы по рассмотрению обращений заявителей. Например: вид обращения (заявление, предложение, жалоба), отметка о передаче обращения из одного структурного подразделения в другое и др.
Из регистрационно-контрольной формы могут исключаться реквизиты, сведения для заполнения которых отсутствуют в связи с особенностями организационно-правовой формы организации, формы собственности, а также особенностей, связанных с рассмотрением обращений. Так, в негосударственной организации, не имеющей вышестоящей организации, могут исключаться такие реквизиты, как «Отметка о выдаче предписания и его исполнении», «Документ направлен на исполнение», «Адрес электронной почты» и др.
Пример заполнения РКК обращений граждан и юридических лиц
Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина Семенченко Владимир Петрович
Адрес места жительства (места пребывания) гражданина, адрес электронной почты, контактный телефон ул. Одоевского, д. 50, кв. 45, 220000, г. Минск, тел. 236 00 00
Наименование и место нахождения юридического лица, адрес электронной почты, контактный телефон ____________________________
Форма подачи обращения письменная
Дата поступления обращения 20.04.2016
Количество листов обращения 2
Количество листов приложений ___________________________________.
Указывается при наличии документов, содержащих информацию о результатах предыдущего рассмотрения обращения.
Даты идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение ___
Даты, индексы повторных обращений ______________________________
Проставляется при присвоении повторному обращению очередного регистрационного индекса.
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма Министерство жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь, 18.04.2016 N 8-5/1224/С-320.
Тематика — проведение капитального ремонта
Содержание — о недостатках в проведении капитального ремонта
Содержание идентичных обращений или обращений, содержащих уточняющие (дополняющие) документы и (или) сведения, поданных заявителем до направления ему ответа (уведомления) на первоначальное обращение ______________________________________________________
Исполнитель главный инженер П.М.Лис Срок исполнения 18.05.2016
Документ направлен на исполнение _________________________________
Дата направления ______ Срок исполнения _____ Дата исполнения ______
Отметка о выдаче предписания и его исполнении _____________________
Результат рассмотрения обращения рассмотрено по существу, устранены недостатки, направлен ответ
Дата ответа (уведомления) заявителю 18.05.2016 N 3-22/С-50
Отметка об объявлении ответа заявителю в ходе личного приема ________________________________________________________________
Отметка о снятии с контроля обращение снять с контроля. Начальник отдела по обращениям граждан и юридических лиц и контролю за документооборотом С.В.Куприянова. 18.05.2016
Документ подшит в дело N 3-22.
При использовании регистрационно-контрольных форм (РКК, журналов) некоторые реквизиты могут быть объединены, что позволит сократить количество строк (граф). Например: «Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется) либо инициалы гражданина» и «Адрес места жительства (места пребывания) гражданина, адрес электронной почты, контактный телефон»; «Документ направлен на исполнение» и «Дата направления»; «Срок исполнения» и «Дата исполнения»; «Тематика» и «Содержание»; «Резолюция», «Исполнитель» и «Срок исполнения» и др.
Журнальную форму регистрации обращений заявителей рекомендуется применять при незначительном объеме поступающих обращений (до 50 в год). В целях более оперативного поиска обращений граждан журнал регистрации может вестись в алфавитной форме, при которой обращения будут записываться по алфавиту фамилий авторов (аналогично алфавитной книге).
При регистрации в таком журнале не только обращений граждан, но и обращений индивидуальных предпринимателей — «ИП» и юридических лиц — «ЮЛ» в нем дополнительно предусматриваются отдельные разделы для регистрации этих обращений. При журнальной регистрации, как правило, отсутствует другой справочный аппарат (картотеки), а алфавитная форма журнала и форма журнала с использованием обозначений «ИП», «ЮЛ» позволяют быстро отыскать необходимые сведения о заявителе, о повторных обращениях и др. При этом регистрация обращений заявителей в алфавитном журнале ведется в валовом порядке в течение календарного года. Ответы (уведомления) на обращения при журнальной форме регистрации также могут учитываться по этому журналу.
Обращения учитываются под порядковыми регистрационными номерами в течение календарного года. Порядковый регистрационный номер может дополнительно включать первую букву фамилии гражданина (для регистрации обращений граждан), условное обозначение адресата («ИП», «ЮЛ») и другие обозначения.
В одной регистрационно-контрольной форме могут регистрироваться обращения как различных форм подачи (письменные, устные, электронные) с применением их соответствующих индексов, например, электронные — «Эл», устные — «Уст», так и вестись отдельные регистрационно-контрольные формы для регистрации обращений соответствующих форм подачи (отдельно для регистрации письменных обращений, отдельно — для устных, отдельно — для электронных, поступивших на адрес электронной почты организации или размещенных в специальной рубрике на официальном сайте этой организации в глобальной компьютерной сети Интернет).
Ответы (уведомления) на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, могут регистрироваться в отдельной регистрационно-контрольной форме.