книга учета приема перемещения увольнения работников образец
Примерная форма журнала учета приема, перевода (перемещения) и увольнения работников (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
Журнал учета приема, перевода (перемещения) и увольнения работников
1. Учет приема работников
Дата поступления на работу
Трудовой договор (дата, номер)
Приказ о приеме (дата, номер)
2. Учет перевода (перемещения) работников
До перевода (перемещения)
После перевода (перемещения)
3. Учет увольнения работников
Трудовой договор (дата, номер)
Приказ об увольнении (дата, номер)
ГАРАНТ:
Примечание. С момента заведения журнала на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. По окончании журнала на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации.
Журнал с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляется начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Журнал должен храниться 75 лет.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Примерная форма журнала учета приема, перевода (перемещения) и увольнения работников
Разработана: Компания «Гарант», сентябрь 2013 г.
Кадровый документооборот.
2.1. Журнал учета приема, перевода, увольнения работников.
Для учета движения кадров и кадровой документации используется специальный журнал. Он ведется работниками отдела кадров.
Организации могут использовать формы как утвержденные министерствами и ведомствами, так и разработанные специалистами отдела кадров.
В настоящее время законодательно утвержденной унифицированной формы журнала учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать его форму самостоятельно.
Обложка журнала может выглядеть примерно так:
На лицевой стороне журнала указываются дата начала его ведения и порядковый номер данного журнала. Графы на последующих страницах должны давать возможность отразить в них требуемые сведения.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне), на его каждой или последней странице:
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений, поэтому:
1) журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации или.
2) листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись:
Фамилию, имя, отчество в журналах следует указывать полностью, а наименование должности, специальности, профессии – в соответствии со штатным расписанием.
Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.
Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:
Если графа «Примечание» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись № ___ в графе №___ недействительна») и указываются новые сведения.
Журнал является документом внутреннего пользования и не может передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.
Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.
Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Когда журнал заканчивается, на лицевой стороне обложки делается соответствующая запись.
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 года, установлены следующие сроки хранения:
Пример.
Журнал учета приема работников.
Журнал учета перевода работников.
Журнал учета увольнения работников.
Книга учета приема перемещения увольнения работников образец
Кадровое делопроизводство: журналы учета
Для учета кадров, их движения, а также для учета кадровой документации используются специальные журналы (книги) учета. Они ведутся работниками отдела кадров. Организации могут использовать формы, как утвержденные министерствами и ведомствами Российской Федерации, так и разработанные непосредственно специалистами отдела кадров. В настоящее время законодательно утвержденных унифицированных форм журналов учета приема, перевода, увольнения работников нет, поэтому организации вправе разработать их самостоятельно в произвольной форме. Об этом подробнее читайте в представленном ниже материале.
Журналы учета приема, перевода, увольнения работников
Обложки журналов изготавливаются на плотной бумаге преимущественно формата А4 по следующей форме.
С момента заведения журнала учета на лицевой стороне в соответствующей графе делается запись о дате его заведения и первом порядковом номере данного журнала. Графы на последующих страницах разрабатываются с таким расчетом, чтобы была возможность отразить в них требуемые сведения. В зависимости от того, сколько граф на последующих страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
Начат » __» _______________ 20 ___ г.
Окончен «__» ______________ 20 ___ г.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала (лицевой или оборотной стороне) либо на каждой странице журнала. Они также могут оформляться на последней странице.
Форма подачи таких сведений следующая.
Лицо, ответственное за ведение журнала
фамилия, имя, отчество
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо самим руководителем организации.
2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или организации. При этом на последней странице делается заверительная надпись по следующему образцу:
В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью
Начальник отдела кадров
«___» _______________ 20__г.
Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета.
Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются.
Если все же необходимо сделать исправления, то ошибочно сделанные или неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечание». Тогда в нее вносится следующая запись:
Исправлено в графе 6
Если графа «Примечание» в журнале учета отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а под ними делается такая же отметка, как в трудовой книжке («запись N ___ в графе N ___ недействительна») и указываются новые сведения.
Журналы учета являются документами внутреннего пользования и не могут передаваться работникам иных, кроме отдела кадров, подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров.
Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение.
Журналы с определенной регулярностью, устанавливаемой в отделе кадров, представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденным Приказом Росархива от 6 октября 2000 года, установлены следующие сроки хранения:
Книги, журналы приема, перемещения (первода), увольнения работников
Книга учета приема перемещения увольнения работников образец
8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников
Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами
Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников
Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников
Переписка о переводе работников в другие организации
Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием
Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год
Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел
Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:
(1) После замены новыми
а) по месту разработки и утверждения
б) в других организациях
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) (1):
(1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных
а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания
категорий работников указаны в соответствующем законодательстве
б) работников, в т.ч. государственных гражданских и муниципальных служащих
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников, в т.ч. временных работников
Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом
Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел
Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел
Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)
До востребования (1)
Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел
Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных
Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу
Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников
Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним
Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел
Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей
(1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей
Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва
Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы
Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников
Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок
Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок
Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов
Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов
(1) После урегулирования конфликта
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов
Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими
Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений
б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими
в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих
г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов
Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих
(1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения
а) членов руководящих и исполнительных органов организации
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий
Для чего нужен журнал учета приказов по личному составу?
Рассматриваемый регистр используется кадровыми службами в целях учета документов, классифицируемых как приказы (распоряжения) по личному составу, то есть представляющих собой локальные нормативы, которые определяют служебные, должностные и трудовые функции рядовых (не относящихся к руководству) сотрудников.
Необходимость в использовании журнала регистрации приказов по личному составу обусловлена тем, что:
У некоторых работодателей установлено правило, в соответствии с которым тот или иной локальный норматив вступает в действие только при условии его регистрации. В соответствии с п. 84 ГОСТ Р 7.0.8-2013 («Делопроизводство и архивное дело») под регистрацией понимается присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму. Журнал учета приказов — один из возможных регистров, в которых соответствующие записи могут фиксироваться.
Таким образом, внесение сведений о приказе по личному составу в журнал, о котором идет речь, можно также рассматривать как одно из необходимых действий, наряду с подписанием приказа, осуществляемых в целях легитимизации соответствующего документа.
Какие документы учитываются в журнале: специфика приказов по личному составу
Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).
Важно! «КонсультантПлюс» предупреждает
Законодательством не определен единый перечень документов, которые должна иметь в наличии каждая организация. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения в организации.
О том, какие документы являются обязательными и какие спросит у вас при проверке ГИТ, вы можете узнать в К+.
Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом). То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.
К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:
Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:
Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:
Журнал регистрации приказов по личному составу: структура документа
Формы журнала, о котором идет речь, не утверждены законодательно и не рекомендованы компетентными регуляторами, поэтому у каждого из работодателей разрабатывается своя собственная форма соответствующего документа. На практике она чаще всего представлена следующими основными элементами:
На титульном листе документа указываются:
Во втором разделе журнала предполагается присутствие:
В основном разделе журнала предполагается указание:
Об оформлении регистра учета организационно-распорядительных документов по основной деятельности читайте в материале «Журнал регистрации приказов по основной деятельности».
Где можно скачать образец журнала учета приказов по личному составу (образец заполнения журнала)?
Загрузить заполненный образец журнала, в котором ведется учет соответствующих локальных правовых актов, вы можете на нашем портале.
Итоги
Журнал учета приказов, юрисдикция которых распространяется на рядовых сотрудников работодателя, — документ, который, с одной стороны, позволяет повысить эффективность документооборота, с другой — может легитимизировать создаваемые организационно-распорядительные документы. Журнал ведется ответственными сотрудниками предприятия.