книга учета принятых и выданных кассиром наличных денег в рб
Примеры заполнения Книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма N КО-5) (подготовлено экспертами компании «Гарант», март 2021 г.)
Примеры заполнения Книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств
(подготовлено экспертами компании «Гарант»)
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Утв. постановлением Госкомстата РФ
от 18 августа 1998 г. N 88
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
КНИГА УЧЕТА
ПРИНЯТЫХ И ВЫДАННЫХ КАССИРОМ
ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ
Остаток наличных денег у кассира на начало дня, руб. коп.
Выдано кассиру (сумма цифрами и прописью), руб. коп.
Деньги получены. Подпись кассира
Получено за день по приходным операциям, руб. коп.
140 000-00 (Сто сорок тысяч рублей 00 копеек)
Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп.
Деньги и оплаченные документы получены. Подпись старшего кассира
Остаток наличных денег на конец дня, руб. коп.
всего (сумма цифрами и прописью)
294 600-00 (Двести девяносто четыре тысячи шестьсот рублей 00 копеек)
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Утв. постановлением Госкомстата РФ
от 18 августа 1998 г. N 88
ГАРАНТ:
См. данную форму в редакторе MS-Excel
Книга учета
принятых и выданных кассиром
денежных средств
Остаток наличных денег у кассира на начало дня,
руб. коп.
Выдано кассиру
(сумма цифрами и прописью),
руб. коп.
Получено за день
по приходным
операциям,
руб. коп.
1 500,00 (Одна тысяча пятьсот) руб. 00 коп.
250,0 (Двести пятьдесят) руб. 00 коп.
2000,0 (Две тысячи) руб. 00 коп.
15800,0 (Пятнадцать тысяч восемьсот) руб. 00 коп.
420,0 (Четыреста двадцать) руб. 00 коп.
1730,0 (Одна тысяча семьсот тридцать) руб. 00 коп.
Сдано кассиром старшему кассиру, руб. коп.
Деньги и оплаченные документы получены.
Подпись старшего кассира
Остаток наличных денег
на конец дня,
руб. коп.
всего (сумма цифрами
и прописью)
2 150,0 (Две тысячи сто пятьдесят) руб. 00 коп.
150,0 (Сто пятьдесят) руб. 00 коп.
2450,0 (Две тысячи четыреста пятьдесят) руб. 00 коп.
53 200,0 (Пятьдесят три тысячи двести) руб. 00 коп.
380,0 (Триста восемьдесят) руб. 00 коп.
655,0 (Шестьсот пятьдесят пять) руб. 00 коп.
Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Примеры заполнения Книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (Форма N КО-5)
Подготовлено экспертами компании «Гарант», март 2021 г.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КO-5)
Последний раз обновлено:
Для книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств предусмотрена специальная форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
Книгу используют, если в фирме есть старший кассир. Операции по передаче денег между старшим кассиром и кассиром фиксируют в этой книге. Ее открывает на год и заполняет старший кассир.
В этом случае денежные средства выдают и принимают в следующем порядке:
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств должна храниться в архиве организации в течение пяти лет.
Вот образец заполнения книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств:
Если кассир получил деньги для оплаты труда по нескольким платежным ведомостям, он должен отчитаться старшему кассиру по каждой ведомости. Сделать это нужно не позднее последнего дня выдачи зарплаты по данной ведомости.
Например, кассир получил:
Зарплата на предприятии выдается на протяжении пяти дней, включая день получения наличных денег с банковского счета (п. 6.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). В соответствии с данными условиями, кассир может отчитаться за первый аванс по платежной ведомости № 1 до 9 февраля 2019 года включительно и вернуть старшему кассиру сумму невыданной (депонированной) заработной платы по сданным вместе с отчетом платежным документам. До 10 февраля 2019 года включительно он должен отчитаться за аванс по платежной ведомости № 2 и вернуть старшему кассиру сумму невыданной (депонированной) заработной платы по сданным вместе с отчетом платежным документам. Аналогично до 11 февраля 2019 года – по платежной ведомости № 3.
Полная версия этой статьи доступна только платным пользователям бератора
Как бизнесу работать с наличными и не попасть на штрафы
Что такое кассовая дисциплина и как с ней работают
Кассовая дисциплина — это порядок работы с наличными, установленный Банком России.
Ее должны соблюдать все компании и предприниматели — иначе налоговики могут оштрафовать. Расскажу, что нужно знать о кассовой дисциплине, чтобы не попасть на штрафы.
Зачем нужна кассовая дисциплина
Обычно под кассой имеют в виду аппарат, который выдает чек. Но есть еще одно понятие — касса организации, или операционная касса.
Касса организации — это все операции компании с наличными, которые подтверждены документами. Например: выдать работникам зарплату, передать выручку инкассаторам, принять оплату от покупателя.
Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все организации, у которых в обороте есть наличка: магазины, кафе, автозаправки. Если компания со всеми расплачивается исключительно безналом, ее это не касается.
Обычно работник, который выдает и принимает деньги — это кассир. Еще с кассовыми документами работает бухгалтер, а некоторые из них подписывает руководитель. В розничной торговле может быть продавец-кассир, а еще — бухгалтер-кассир. В этих должностях функции совмещаются. В маленькой организации все кассовые документы может вести один человек, сам руководитель.
Кассовые документы подтверждают движение денег по кассе. Если документов нет или они оформлены неправильно — невозможно установить, сколько денег должно быть у организации. Еще кассовые документы могут потребовать при налоговой проверке. За несоблюдение кассовой дисциплины могут выписать штраф.
ИП ведут кассу в упрощенном порядке. Для них обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными. Еще ИП должны соблюдать лимит расчета наличными и тратить наличную выручку только на разрешенные цели. Все остальное касается только организаций.
Где хранить наличные, каждая организация и предприниматель решают сами. Как правило, это сейф или ящик контрольно-кассовой техники, ККТ. Важно, чтобы место могло закрываться на ключ — на случай если кассиру нужно куда-то отойти. Но государство место хранения наличных денег не регулирует. Руководитель компании или ИП решают сами, как хранить наличные.
Как победить выгорание
Какие документы нужны для работы с наличными
Все действия с наличными подтверждают кассовыми документами. Всего их пять:
Обязательные из них первые три. Платежная ведомость и книга учета кассиром принятых денежных средств оформляются только в некоторых случаях. Расскажу подробно о каждом кассовом документе.
Ордеры оформляют и в электронном виде — но тогда у бухгалтера и кассира должны быть электронные подписи.
Приходный кассовый ордер оформляют либо по данным чеков, выбитых за смену, либо по отчету о закрытии смены — его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня. Организация или ИП сами решают, как им удобнее: заполнять отдельный ордер на каждый чек или делать один ПКО по всей выручке за смену. Отдельные ордеры на каждый чек могут быть удобны, например, для автомагазинов или в оптовой торговле. Вторым способом пользуется большая часть торговых точек, особенно магазины и кафе, где большой поток клиентов.
Расходный кассовый ордер. РКО тоже оформляет бухгалтер, но уже когда нужно выдать наличные. Например, зарплату сотрудникам, деньги на оплату коммунальных услуг или покупку воды в офис.
В расходном кассовом ордере указывают его номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью.
Кассовая книга. В нее вносят все движения по кассе за день и за определенный период — месяц, квартал, год. Записи делают по каждому приходному и расходному ордеру.
11 марта бухгалтер магазина снял в банке 80 000 Р на зарплаты и выдал их работникам. В этот день в кассовой книге будет две записи — одна о поступлении наличных из банка, вторая о выдаче зарплаты.
Больше движений по кассе организации за этот месяц не было, поэтому в кассовой книге за март будет два листа — за 4 и 11 марта.
Расчетно-платежная ведомость. Ее оформляют, когда выдают работникам зарплату наличными. На общую сумму, указанную в расчетно-платежной ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Если сотрудников мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого.
В расчетно-платежной ведомости указывают:
В ведомости обязательно пишут общую сумму выдачи и срок, за который зарплату должны выдать из кассы.
Еще есть платежная ведомость. В отличие от расчетно-платежной, в ней только суммы к выдаче по каждому работнику, а начисления — в отдельной расчетной ведомости.
Бланк платежной ведомостиPDF, 67,9 КБ
Какие ведомости использовать, решает организация — кому как удобнее.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ее заполняют, если у компании или ИП несколько кассиров и они передают друг другу деньги. Например, мелкие купюры на размен в магазине. Кассиры при этом могут работать в разных местах — один в офисе, другой в магазине, третий на складе. Если кассиров несколько, один назначается старшим. Если кассир один, то книга не нужна.
Какие правила нужно знать при работе с документами
Кассовые документы оформляют, если в течение дня были операции с наличными, если нет — не нужно. Вот еще несколько основных правил.
Можно купить кассовую книгу или оформлять ее — в электронном виде с КЭП и без нее. Кому как удобно. Если компания ведет кассовую книгу на компьютере, в конце дня листы кассовой книги распечатывают в двух экземплярах и подписывают.
Важный момент: если в компании нет электронного документооборота, но она ведет учет в системах вроде 1С, СБИС и «Контур-эльба», то все бумаги надо распечатывать и подписывать вручную.
При электронном документообороте кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе и используют электронную подпись, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.
В документах не должно быть исправлений. Если допустили ошибку, придется составлять заново, в том числе и в электронном виде.
Хранить все кассовые документы надо минимум 5 лет. Исключение — документы на выплату зарплаты, их хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.
В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и проверяет с записями кассовых документов — совпадают ли суммы. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции. Например, бухгалтер-кассир может заниматься оформлением документов, приемом и выдачей наличных. А продавец в магазине часто принимает наличные, то есть выполняет функцию кассира.
В супермаркете работает кассир. Он принимает наличные, пробивает чеки и в конце дня снимает отчет о закрытии смены. Затем деньги он сдает главному кассиру. Бухгалтер делает приходный кассовый ордер на сумму принятых от кассира денег.
Иногда на кассира возлагается часть обязанностей бухгалтера — самостоятельно составлять некоторые приходные и расходные документы. Вот как тогда будут выглядеть его действия.
Кассир Анна проработала смену и стала снимать кассу — то есть считать выручку и формировать отчет о закрытии смены с кассового аппарата. Согласно должностной инструкции, Анна самостоятельно оформляет приходный кассовый ордер на выручку. Под конец дня у нее есть: составленный ею ПКО на наличную выручку в сумме 43 980 Р и два расходных ордера — на выдачу 3000 Р работнику под отчет и на сдачу наличных 40 000 Р в банк.
Как принимать наличные
Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.
В конце смены кассир формирует с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены и сдает деньги главному кассиру. Если по инструкции кассир сам составляет приходные и расходные документы, он оформляет приходный кассовый ордер на выручку, а также другие поступления в его кассу, и потом передает кассовые документы бухгалтеру.
Есть ситуации, когда кассиру нужно принять в кассу наличные по ПКО, который составил бухгалтер. Тогда кассир проверяет подписи на документе и совпадает ли сумма наличных с той, что указана в ордере. Потом подписывает ордер, отрывает от него квитанцию и выдает вносителю денег.
Как выдавать деньги
В течение дня кассир может выдавать наличные поставщикам, подрядчикам и работникам компании. На каждую выдачу денег из кассы бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. А если выдают зарплату, то — расчетно-платежную или платежную ведомость и к ней — единый расходный кассовый ордер. Кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек, если по закону это необходимо — например, при возврате товара.
Кассир готовит деньги к выдаче и передает получателю расходный ордер — для подписи. Затем кассир пересчитывает деньги так, чтобы можно было наблюдать за его действиями, и отдает их получателю.
Из кассы можно выдавать только целые платежеспособные банкноты. Купюры с повреждениями выдавать нельзя — их сдают в банк.
Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме. После выдачи наличных кассир подписывает РКО.
Зарплату, стипендию и другие выплаты работникам могут выдавать не только по расходным кассовым ордерам, но и по ведомостям — расчетно-платежным или платежным.
На что можно выдавать деньги из кассы. Наличные, полученные в виде выручки за проданные товары, работы, услуги выдают только на конкретные цели:
На другие цели выдавать деньги, поступившие в виде выручки, нельзя. Например, заем для другой организации можно перечислить по безналу или сходить в банк и взять там наличные. Это должны делать все организации, кроме ломбардов, микрофинансовых организаций, потребительских кооперативов — у них другой порядок выдачи займов.
Если деньги поступили в кассу из банка — их можно тратить на любые нужды организации, без ограничения целей.
Если деньги не поступили в качестве выручки и не получены из банка — тратить их нельзя, их нужно сдать в банк.
Лимит остатка кассы
Кроме правил по приему, выдаче и хранению наличных есть еще одно — по соблюдению лимита остатка кассы.
Лимит остатка кассы — это максимальная сумма, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. Если организация или ИП превысит лимит, ее могут оштрафовать.
Лимит обязаны устанавливать и соблюдать только средние и крупные предприятия. ИП и малый бизнес — по желанию. Делают это для безопасности, чтобы в кассе под конец дня не оставалось слишком много наличных.
Компании, которые считаются малым бизнесом, занесены в реестр ФНС
Новые организации тоже должны устанавливать лимит остатка кассы. Так как исходить им не из чего, они берут предполагаемые суммы. Например, только что открытый магазин посуды тоже должен считать лимит остатка кассы по поступлению денег. Основатель магазина предполагает, что его выручка будет около 50 000 Р в день — эту сумму компания и должна взять в качестве основы расчета.
Если организация должна установить лимит, но не сделала этого, то лимит считается равным нулю. То есть любая сумма в кассе на конец дня будет нарушением.
Есть исключение: сверх лимита в кассе можно хранить деньги в дни выплаты зарплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Важно — срок выдачи зарплаты не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных из банка.
Расчет лимита кассы по поступлению денег. Формула расчета лимита выглядит так:
Выручка от продажи / расчетный период × период между днями сдачи наличных в банк
Расчетный период — это число дней, за которые мы берем данные по выручке. Чем период больше, тем надежнее расчет. Расчетный период можно выбрать любой, но не более 92 дней. Например, можно взять период 7 дней, 14 дней, 60 дней. Лучше включать в расчетный период те недели или месяцы, в которые было наиболее характерное, обычное поступление денег. Так лимит будет проще соблюдать.
Период между днями сдачи наличных в банк можно взять не больше 7 дней. Если в населенном пункте банка нет, то — до 14 дней.
Расчет лимита кассы по объему выдачи денег считают так:
Объем выданных денег (кроме зарплаты) / расчетный период × период между днями получения наличных в банке
Расчетный период также можно выбрать любой, но не более 92 дней, а период между днями получения наличных в банке аналогично предыдущей формуле — до 7 или 14 дней.
Организация рассчитывает лимит кассы по объему выдачи денег. За расчетный период она взяла 92 дня, период между днями получения наличных в банке установила максимальный — 7 дней.
Как рассчитываться наличными
Лимит расчета наличными — это максимальная сумма, которую можно передать во время расчетов с партнерами — другими юрлицами и ИП.
Лимит для всех одинаковый — 100 000 Р по каждому договору.
Это правило касается не только крупного и среднего бизнеса, но и всех остальных — организаций малого бизнеса и ИП.
Это правило ввели, чтобы фирмы и ИП меньше рассчитывались наличными, а больше безналом. Налоговой легче контролировать безнал и следить за тем, как организации платят налоги.
максимальная сумма оплаты наличными для компаний и ИП
Если у договора кончился срок действия, но расчеты по нему еще не завершены, лимит сохраняется.
Если разбить один большой договор на несколько маленьких ради соблюдения лимита, налоговая может посчитать такое деление намеренным, объединить договоры и оштрафовать за превышение лимита. Так делать не стоит.
Что делать компаниям с несколькими кассами
У организации или ИП может быть несколько мест, где ведутся расчеты. Например, это может быть несколько магазинов торговой сети или разные платежные терминалы в одном кафе.
Деньги, которые получили в каждом месте, в конце дня нужно сдать либо в кассу организации или ИП — это называется главной кассой, либо в банк. Если деньги сдаются в главную кассу, дальше их передают в банк.
Главная касса принимает деньги в той сумме, которая указана в фискальном отчете — его выдает кассовый аппарат в конце смены. Не меньше и не больше — иначе это нарушение кассовой дисциплины.
После того как деньги сданы в главную кассу или банк, в кассовом аппарате можно открывать новую смену, если это нужно. Так бывает, например, когда рабочий день в главной кассе короче, чем в других местах. В этом случае остаток в кассе магазина, кафе или торговой точки, даже оставшийся на ночь, может быть равен сумме пробитых чеков новой смены. Давайте разберем на примере.
Главная касса организации работает с 8:00 до 16:00, а магазин — с 10:00 до 18:00. Кассир в магазине один. В 16:00 часов он закрывает смену и сдает деньги вместе с фискальным отчетом в главную кассу. После этого кассир открывает новую смену и продолжает работать до закрытия магазина. Сумма, которая поступит за этот период, остается в магазине на ночь.
На следующий день, в 10:00 кассир продолжает смену и снова закрывает ее в 16:00. Тогда в отчете о закрытии смены отразится выручка с 16:00 до 18:00 за вчерашний день и с 10:00 до 16:00 за текущий.
Закрыть любую смену надо не позднее 24 часов после открытия. Смен за день может быть несколько, но так как кассир отвечает за деньги, которые поступили в его смену, закрывать должен тот сотрудник, кто открыл. Это возможно, если ежедневно работает один и тот же кассир.
Если кассиры меняются, тот, кто закончил работу, должен закрыть смену и передать остаток другому кассиру или старшему кассиру под подпись в своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, о которой мы сказали выше. У каждого кассира своя книга учета.
Например, у организации есть офис и ресторан. В офисе находится главная касса, в ресторане работает администратор, который выполняет функции кассира.
Главная касса в офисе работает до 18:00, а ресторан — до 23:00. Согласно приказу руководителя, в 17:00 ресторан сдает наличную выручку в главную кассу.
Администраторов два: один утром с 10:00 до 17:00, второй — вечером с 17:00 до 23:00 часов. Первый администратор открывает смену ККТ в 10:00, пробивает чеки до 17:00, после чего закрывает смену и сдает выручку в главную кассу. В своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств он делает две записи — поступление выручки и сдача старшему кассиру.
Второй администратор открывает новую смену в 17:00, пробивает все чеки от клиентов ресторана и закрывает смену в 23:00. После этого он может либо сдать деньги в главную кассу в 23:00, либо до начала следующей смены. Еще один вариант — сдать деньги в банк, например через банкомат с функцией приема наличных, инкассаторский терминал или вызвать инкассаторов.
После того как кассу сдали в главную кассу или банк, остаток средств во всех торговых точках организации не должен превышать установленного лимита остатка кассы. Излишек нужно сдавать в банк через инкассаторов или самостоятельно. Если денег на конец дня будет больше лимита — это нарушение кассовой дисциплины. Это не касается малого бизнеса, если он сам не установил себе лимит остатка кассы.
Как быть с обособленными подразделениями
Обособленное подразделение — это часть организации, которая работает в другом месте — например, филиал или представительство компании, дополнительные офисы.
Обособленные подразделения сами оформляют кассовые ордеры и ведут кассовую книгу. Исключение — если по завершении дня они сдают все деньги в головную организацию.
Копию листов кассовой книги они передают головному подразделению в порядке, установленным им. Например, раз в неделю через систему электронного документооборота. Подразделение также может не вести книгу, если в конце дня сдает все наличные в главную кассу.
Подразделение обязано установить и соблюдать лимит остатка кассы, если самостоятельно сдает наличные в банк. Если подразделения сдают деньги в главную кассу, то лимит для каждого подразделения не устанавливают.
Какие есть штрафы, если нарушить кассовую дисциплину
Проверяет кассовую дисциплину и штрафует налоговая инспекция. Нарушениями считается, если:
Отдельные штрафы есть за неприменение кассового аппарата (непробитие кассового чека):
За повторную продажу товаров без кассы наказывают — при условии, что сумма расчетов — 1 млн рублей и более. Налоговики могут приостановить деятельность компании или ИП до 90 суток, а должностных лиц (руководитель, главный бухгалтер) — дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет.
Книга учета принятых и выданных кассиром наличных денег в рб
Для удобного взаимодействия с нашим сайтом, предлагаем вам воспользоваться современными браузерами.
Почему нужно поменять браузер.
Ваш браузер не просто старый, а устаревший. Он не может предоставить все возможности, которые могут предоставить современные браузеры, а скорость его работы ниже в несколько раз!
Кассовые книги и оформление кассовых операций – все изменения
1 июня 2019 г. вступило в силу постановление № 117 [2], которым утверждена Инструкция, регламентирующая порядок ведения кассовых операций и расчетов наличными деньгами.
Какие новшества коснулись субъектов хозяйствования в порядке ведения кассовых операций?
Автор дает развернутые пояснения.
Какие кассовые книги и кто ведет
Для отражения кассовых операций с наличными белорусскими рублями с 1 июня 2019 г. ведется кассовая книга по форме согласно приложению 7 к Инструкции № 117, а для отражения кассовых операций с наличной иностранной валютой – кассовая книга по форме согласно приложению 8 к Инструкции № 117.
Важно! Из формы кассовой книги для отражения операций с наличной иностранной валютой исключены строки, предназначенные для отражения курса валют и эквивалента оборота валют за день.
От ведения кассовой книги освобождены:
• юридические лица, применяющие упрощенную систему налогообложения (далее – УСН) и ведущие учет в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН (далее – книга учета доходов и расходов);
• юридические лица, подразделения в случае отсутствия поступлений наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты в кассы и выдач наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты из касс юридических лиц, подразделений;
• юридические лица, подразделения, имеющие поступления наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты в кассы юридического лица, подразделения, при условии их полной сдачи, за исключением разменных наличных белорусских рублей, разменной наличной иностранной валюты, самостоятельно в банк, работникам службы инкассации, в кассу юридического лица;
• индивидуальные предприниматели (часть третья п. 60 Инструкции № 117).
Важно! С 1 июня 2019 г. не будут обязаны вести кассовую книгу подразделения, в которых все поступившие наличные деньги полностью (за исключением разменных денег) сдаются самостоятельно в банк, работникам службы инкассации, в кассу организации.
Организациям, применяющим УСН и ведущим учет в книге учета доходов и расходов, можно будет не вести кассовую книгу в иностранной валюте.
Упрощен порядок оформления кассовых операций
Основания для учинения записей в кассовой книге по операциям с наличными белорусскими рублями и (или) наличной иностранной валютой:
• приходные и расходные кассовые ордера |*| (далее – ПКО и РКО соответственно) и (или) другие документы, в т.ч. квитанции к объявлению на взнос наличными в белорусских рублях;
• документы, применяемые банками для оформления операций по приему и выдаче наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты (часть первая п. 61 Инструкции № 117).
Основанием для учинения записей в кассовой книге при приеме в кассу наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты, в т.ч. полученных из банков, являются ПКО и (или) другие документы, в т.ч. применяемые банками для оформления операций по выдаче наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты (часть вторая п. 61 Инструкции № 117).
Важно! При получении наличных денег в банке запись в кассовую книгу можно вносить на основании РКО банка без оформления своего ПКО.
Основанием для учинения записей в кассовую книгу в случае выдачи наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты из кассы, включая их сдачу самостоятельно в банк либо работникам службы инкассации, являются:
• квитанции к объявлению на взнос наличными в белорусских рублях;
• другие документы, применяемые банками для оформления операций по приему наличных белорусских рублей и (или) наличной иностранной валюты (часть третья п. 61 Инструкции № 117).
Важно! При сдаче наличных денег в кассу банка документом для учинения записи в кассовую книгу является квитанция к объявлению на взнос наличными в белорусских рублях, а при инкассации – препроводительная ведомость. РКО в этих случаях можно не оформлять.
При приеме в кассу наличных денег, полученных за товары, работы, услуги, без кассового оборудования |*| в установленных случаях достаточно оформить квитанцию о приеме наличных денежных средств при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг) без применения кассового оборудования и платежных терминалов по форме согласно приложению к постановлению № 34[3] (абз. 2 части первой, часть вторая п. 30 Инструкции № 117).
Необходимость учинения на ведомости разрешительной надписи о выдаче наличных белорусских рублей или наличной иностранной валюты с указанием сроков выдачи и суммы наличных белорусских рублей или наличной иностранной валюты прописью определяется самостоятельно руководителями юридического лица, подразделения, индивидуальным предпринимателем.
Важно! До 1 июня 2019 г. разрешительная надпись о выдаче наличных денег на платежных ведомостях была обязательна. С 1 июня 2019 г. она будет такой только в том случае, если это установит руководитель организации, подразделения, индивидуальный предприниматель.
Коммерческие микрофинансовые организации могут оформлять один РКО на общую сумму микрозаймов, выданную за день, на основании документов, разработанных ими самостоятельно (часть седьмая п. 37 Инструкции № 117).
Регистрация ПКО и РКО по-новому, а также книги учета
Форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в наличной иностранной валюте установлена в приложении 3 к Инструкции № 117. Она незначительно изменена: в ней отсутствует графа для отражения прихода (расхода) иностранной валюты на оплату труда.
Форма книги учета принятых и выданных белорусских рублей, установленная в приложении 5 к Инструкции № 117, по сравнению с прежней формой, закрепленной в приложении 4 к Инструкции № 107 [4], содержит больше граф, что позволит субъектам отражать полную информацию о наличии и движении наличных денег у главного (старшего по должности) кассира.
Определены особенности ведения книги учета принятых и выданных наличных белорусских рублей:
• необходимость ее ведения самостоятельно определяется организацией (подразделением) в письменной форме;
• на суммы наличных белорусских рублей, которые в течение рабочего дня (смены) или в конце рабочего дня (смены) кассиры сдают главному (старшему по должности) кассиру под расписку в книге, не требуется оформлять ПКО и РКО;
• книгу можно заполнять по строкам на каждого кассира в отдельности либо вести отдельную книгу на каждого кассира.
Разменные деньги могут храниться у главного (старшего по должности) кассира, в кассах организаций (подразделений), в ящике для денег кассового оборудования (при его наличии) или ином месте аналогичного назначения. Решение о том, где хранить разменные деньги, организации (подразделения) определяют самостоятельно в письменной форме.
Субъектам хозяйствования предоставляется возможность приема наличных белорусских рублей («сбора выручки») лицом, имеющим соответствующие полномочия, от подразделений субъекта хозяйствования (с численностью работников не более двух человек), уполномоченных лиц (включая кассиров) для последующей сдачи либо в кассу субъекта хозяйствования, либо в банк. При этом в приложении 6 к Инструкции № 117 приведена форма документа, подтверждающего такую операцию, – расписки о приеме наличных белорусских рублей.
Данный документ будет оформляться в двух экземплярах. Первый из них предназначен для того, кто принимает деньги, а второй вручается лицу, сдавшему их (п. 50 Инструкции № 117).