когда нужен акт приема передачи товара
Форма ТОРГ-1. Акт о приемке товаров
Поступление в организацию ТМЦ по количественной и стоимостной оценке отражается в акте о приемке товара. Он имеет форму ТОРГ-1. Заполнением бумаги, как и приемом товара, занимается комиссия, назначенная руководством компании-получателя. Акт о приемке товаров — это первичный учетный документ. К его оформлению необходимо относиться со всей ответственностью.
Особенности работы с ТОРГ-1
Организация оформляет акт, когда получает товар от поставщика. Если в каких-то позициях груза есть расхождения по качеству и/или количеству или если ТМЦ поступили в организацию без документов поставщика, то в первом случае используют формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3, а во втором — ТОРГ-4.
Назначение акта о приемке товара — подтвердить оприходование поступивших товаров на склад. Также документ может послужить основанием для написания претензии поставщику или продавцу.
Алгоритм приема товара следующий:
Внимание! Приемку товара нужно остановить, если повреждена упаковка товаров, выявлено несоответствие маркировки, количества, истечение срока годности.
Заполняет бланк специальная комиссия, которая формируется по приказу руководителя организации. Обычно она состоит из 3 человек.
Количество экземпляров документа выбирается в зависимости от условий документооборота в организации. Заполненный акт нужно передать в бухгалтерию.
О форме ТОРГ-1
Форма была введена в работу постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года №132. С начала 2013 года она перестала быть обязательной к использованию согласно Федеральному закону №402-ФЗ («О бухгалтерском учете») от 6 декабря 2011 года. Компании могут сами разрабатывать некоторые формы первичных учетных документов под свои нужды, например, изменяя предложенные законодательством бланки.
Важно! С какими формами компания будет работать, она должна прописать в своей учетной политике. Для этого руководитель издает соответствующий приказ.
Если решено выбрать самостоятельно разработанные формы, то нужно иметь в виду, что они должны иметь ряд обязательных реквизитов первичного учетного документа, чтобы считаться действительными. Список указан в п. 2 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ.
Форму ТОРГ-1 выбирают многие компании, поскольку она содержит все необходимые сведения и привычна проверяющим ведомствам. Это важно, так как документ используют при подтверждении обоснованности вычета НДС.
Заполняем акт по форме ТОРГ-1
Бланк включает 4 страницы. Рассмотрим, как заполнить каждую из них.
Страница 1
Первым делом заполняют шапку документа. Нужно указать такие сведения:
В шапке также располагается гриф «Утверждаю» для заполнения руководителем организации. Он должен указать в соответствующих графах должность, дату и расписаться. Делается это после заполнения и проверки всего акта о приемке товаров.
Затем надо вписать следующие данные:
После этого в небольшой таблице указывают время прибытия груза, начало и конец его приема. Если были приостановления в приемке, то указывают, в какое время они были, так же как и возобновления.
Страница 2
Здесь нужно заполнить таблицу с данными о поставленных товарах. Необходимо отметить:
Также указывают данные о тарифе, таре.
После таблицы необходимо написать заключение о состоянии товара, упаковки и тары. Если обнаружен недостающий товар, то указывают, каким способом он был обнаружен. Также пишут заключение о причинах и месте образования недостачи.
Страница 3
В таблице на этой странице нужно указать следующую информацию:
После таблицы пишут заключение о принятом товаре.
Страница 4
На данной странице комиссия расписывается в том, что все данные были проверены, вся информация достоверна. Также нужно написать заключение.
Представитель грузоотправителя должен указать номер и дату составления документа, удостоверяющего его полномочия, должность и расписаться.
Далее бухгалтер указывает, что получил акт, количество листов акта, расписывается и ставит дату. После этого руководитель компании пишет свое заключение: что делать с излишками товара или его недостачей.
В самом конце расписывается завскладом или кладовщик в том, что принял товар на ответственное хранение.
Акт о приемке товаров: собственный или унифицированный бланк
До 2013 года предприятия пользовались унифицированными формами первичных документов из альбомов Госкомстата РФ. С введением в действие с января 2013 года закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) были внесены существенные изменения в правила составления первичных учетных документов.
Организации получили право самостоятельно разрабатывать некоторые формы первичных документов и утверждать их в своей учетной политике. Бланки из альбомов унифицированных форм больше не являются обязательными для использования в учете.
Это не значит, что предприятия больше не могут применять унифицированные формы, разработанные органами статистики. Формирование альбома собственных бланков первичной документации в соответствии с законодательством является правом, но не обязанностью организации.
Собственные документы должны иметь обязательные реквизиты, которые прописаны в ст. 9 действующего Закона № 402-ФЗ, к примеру:
В настоящее время допускается использование акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать для акта о приемке товара образец формы ТОРГ-1 можно на нашем сайте.
Пример заполнения ТОРГ-1 при возврате товаров поставщику см. в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Как заполнить бланк акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1
Акт о приемке товаров ТОРГ-1 заполняется по факту приема материальных ценностей. При передаче товара проверяется его количество, полная комплектность, вес и качество. Формуляр составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это, руководителем торговой фирмы.
При возникновении разногласий по количеству и качеству стороны должны составить акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3 (для импортных товаров). Акт по форме ТОРГ-1 заполняется комиссией, которая назначается приказом руководителя предприятия, в день передачи ТМЦ. Акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 можно условно разделить на 4 основные части: шапка, табличные части на 2 страницах и итоговая (заключение комиссии).
Шапка оформляется стандартным для многих документов способом. В ней отражаются:
На 2-й странице перечисляется номенклатура поставляемых ТМЦ, их количество, цена и стоимость (по данным поставщика). В табличной части 3-й страницы принимающая сторона проставляет стоимость и фактическое наличие товара по массе и количеству мест. При количественных отклонениях от данных поставщика заполняется колонка «Отклонение». На 4-й странице комиссия фиксирует свое заключение о соответствии товара документам поставщика и выносится решение руководителя об оприходовании его на склад.
На нашем сайте вы можете скачать заполненный образец формы ТОРГ-1.
Что делать, если вы обнаружили недостатки в товаре после подписания акта приемки? Ответ на этот вопрос изучите в Консультант Плюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Рекомендации по оформлению акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1
Форма документов о приемке ТМЦ, в том числе акта о приемке, должна соответствовать законодательным нормам во избежание споров с другими организациями и налоговыми органами. Например, в практике арбитражных судов известны случаи, когда налоговые инспекции отказывали предприятиям в возврате НДС из бюджета из-за неправильно составленных актов о приемке товаров.
При оформлении документации о приемке товаров следует руководствоваться несложными правилами, такими как:
Подробнее об использовании факсимиле на первичных документах см. статью «Первичкой с факсимиле нельзя подтвердить расходы».
Таким образом, акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 не только является основанием для принятия к учету ТМЦ и свидетельством выполнения поставщиком своих обязательств перед покупателем, но и служит оправдательным документом для налоговых органов при камеральных и выездных проверках.
Акты разногласий при приемке товара форм ТОРГ-2 и ТОРГ-3 – образцы бланков
В деловой практике встречаются обстоятельства, при которых у сторон сделки возникают разногласия по объему товара или по его качественным показателям. Например, в сопроводительных документах указано одно количество, а по факту оказалось совсем другое. В таких случаях оформляется акт разногласий при приемке товара.
В этот документ вносятся данные согласно реальному положению дел, а под ним должны стоять подписи членов создаваемой комиссии и представителя поставщика. Составлять его надо и по каждому поставщику, с которым возникли разногласия, и по каждой спорной партии товара. После оформления акт должен быть передан в бухгалтерию со всеми сопутствующими документами.
Примечательно, что для таких документов предусмотрена особые бланки, причем разные для товаров российского происхождения применяется одна форма – ТОРГ-2, составляемая в 4-х экземплярах, а для импотртных товаров – ТОРГ-3, составляемая в 5-и экземплярах.
Для акта разногласий при приемке товара образец бланка ТОРГ-2 можно скачать на нашем сайте.
Помимо этого бланка на нашем сайте доступна для скачивания и форма ТОРГ-3.
Где можно найти и скачать образец акта на доставку товара
В некоторых особо сложных случаях, когда одной накладной от поставщика (ТОРГ-12) мало или поставляемые товары представляют особую ценность, составляется акт на доставку товара. В этом документе стороны подтверждают не только факт состоявшейся поставки, но и удостоверяют своими подписями надлежащее качество поставленных товаров.
Значимость акта подтверждается тем, что под ним ставят подписи первые лица или руководящие работники, специально уполномоченные для этой процедуры.
Для акта на доставку товара образец скачать можно на нашем сайте.
Итоги
Зачастую предприятия игнорируют необходимость составления акта по форме ТОРГ-1 и принимают товары по ТОРГ-12, выданной поставщиком. Но предназначение накладной ТОРГ-12 и Акта ТОРГ-1 разное, поэтому несоставление торговой организацией Акта приемки товаров может иметь для нее весьма негативные последствия в дальнейшем.
Про акты, накладные и УПД для новичков
Чем отличается акт от накладной? По какой форме их составлять? В каком документе можно провести одновременно и товар, и услугу? Можно ли выдавать накладные физлицам? На все эти и другие вопросы про акт, накладную и УПД отвечает Эльба.
Акт и накладная — это документы, которые подтверждают, что вы выполнили то, что обещали по договору. В случае с услугами — оказали их. В случае с товарами — выдали покупателю. Эти документы еще называют закрывающими, потому что они как бы закрывают сделку.
Чем они отличаются друг от друга? Всё просто. Акт подтверждает факт оказания услуги, а накладная — факт отгрузки товара.
Например, вы отгрузили арахисовую пасту клиенту. В идеале в момент отгрузки клиент должен подписать накладную в двух экземплярах: один для вас, другой для себя. Этим действием он документально подтвердит, что принял ваш товар и что не имеет к нему никаких претензий.
С услугами схема такая же: акт подтверждает, что услуга или работа выполнена качественно, в полном объеме и претензий у заказчика нет. После его подписания клиент не может требовать от вас доработки. Ну а если что-то пошло не так, то ваш клиент вполне может не подписать акт. Или подписать, но прямо в нем перечислить обнаруженные недостатки, что в будущем может повлиять на стоимость.
Акт более простой документ, чем накладная, и всё дело в его форме.
Формы накладной и акта
У накладной, в отличие от акта, есть установленная форма, она называется ТОРГ-12. Можно, конечно, разработать и свою форму накладной, но для контрагентов она будет непривычной, поэтому лучше пользоваться ТОРГ-12. В ней много полей, аббревиатур и строчек, но Эльба, к примеру, по большей части всё это заполняет автоматически.
Выставляйте счета, акты, накладные, договоры и другие документы по шаблонам Эльбы
А вот у акта чёткой формы нет, есть лишь обязательные реквизиты и вы их можете организовать по-своему. В Эльбе, например, акт выглядит так:
Что делать, если одновременно с отгрузкой товара вы оказываете услуги?
Самое частый пример: вы отгружаете и доставляете товар. Нужно ли для этого оформлять и акт, и накладную?
По-хорошему, да. Потому что неправильно включать услугу в накладную или товар в акт. Но есть еще один интересный документ —универсальный передаточный документ (УПД). Изначально он предназначен для того, чтобы объединить акт/накладную со счетом-фактурой, но УПД можно выставить и без счета-фактуры, это не запрещено. И тогда от него остается симбиоз акта и накладной, то есть это как раз тот документ, по которому можно провести и товары, и услугу.
Нужно ли выдавать накладные физлицам?
Нет, не нужно, с функцией накладной отлично справляется кассовый чек. Если же физлицо по какой-то причине просит у вас накладную, вы можете пойти ему навстречу. Этим вы точно ничего не нарушите.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Образец акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1
Акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 — это документ, по которому покупатель приходует продукцию от поставщика. Если выявлены расхождения по количеству и качеству, это обязательно отражается в первичном регистре.
Когда и для чего оформляют акт приемки
В постановлении Госкомстата № 132 от 25.12.1998 разъясняется, зачем нужен ТОРГ-1 — акт используют для сдачи-приемки товарной партии. Покупатель обязан принять и проверить продукцию, поставленную продавцом, а затем документально оформить и провести его в бухучете. Для этого и необходимо актирование.
Приемка продукции осуществляется по сопроводительной документации — счету-фактуре, товарной накладной.
Подробнее о том, как заполнить товарную накладную: «Накладная ТОРГ-12».
В акте отражается приход товарно-материальных ценностей по количеству и качеству. Порядок сдачи-приема регулируется гражданским законодательством и договором, действующим между заказчиком и поставщиком. ТОРГ-1 подтверждает поставку и прием продукции по договору. Акт составляет специальная приемочная комиссия и подписывает руководитель организации.
Актовые документы составляют на каждую партию поступившего товара. По правилам, если выявлены расхождения по количеству и качеству, надлежит вызвать доверенного представителя поставщика. Ответственный сотрудник заказчика или приемочная комиссия получают партию и сравнивают фактическое количество и качество с теми, что указаны в сопроводительных документах. Если есть отклонения, уведомляют продавца. Все расхождения актируются в обязательном порядке.
Как его заполняют
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать складской учет товаров. Используйте эти инструкции бесплатно.
Инструкция, как заполнить ТОРГ-1 заказчику:
Количество экземпляров акта зависит от его содержания. Если расхождений не выявлено, формируется один экземпляр, который передают в бухгалтерию. Если есть отклонения, то их актируют в двух экземплярах: один экземпляр остается у заказчика, другой — передается поставщику.
Образец
Так выглядит пример заполнения формы ТОРГ-1 в 2021 году:
Акт приема-передачи материальных ценностей работнику
Передачу материальных ценностей как между подразделениями, так и между работниками компании нужно документировать. Под материальными ценностями понимаются товары, основные средства, материалы. Иногда для работы сотруднику выделяют инструменты или технику, принадлежащие организации. В этом случае в момент передачи оформляют акт приема-передачи материальных ценностей работнику. Разберемся, как его составить.
Общая информация о документе
Акт подписывают, когда работодатель передает работнику для исполнения его обязанностей запчасти, технику, инструмент и другие предметы, например, при работе на выезде или на дому. Сотрудник обязуется вернуть имущество по окончании работы.
Акт может выступать первичным учетным документом. На его основании бухгалтер будет делать отметки в бухучете компании о перемещении объектов основных средств между складами или сотрудниками. В таком случае надо снабдить документ всеми необходимыми для этого реквизитами (ч. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года). Из содержания акта должно быть ясно, кто передает и кто принимает объекты, какие это ценности и в каком каком количестве. Обязательны подписи работодателя и работника.
К сведению! Не нужно путать документ с актом приема-передачи ТМЦ на хранение — его форма МХ-1. Он используется для передачи ценностей на хранение другой организации. Для передачи ТМЦ от одного материально ответственного лица другому используют бланк ОП-18 либо разработанный на его основе.
Как составить акт приема-передачи материальных ценностей работнику
Форму компания разрабатывает самостоятельно. Подобную можно будет сформировать и для случая, когда работник увольняется или возвращается из командировки и сдает организации свой рабочий инструмент или технику. Разработанную форму нужно будет закрепить в учетной политике компании.
Что нужно указать в документе:
В конце документа должны стоять подписи сторон. Подписывать документ нужно только тогда, когда стороны полностью осмотрят предметы.
Важно! С момента подписания документа ответственность за сохранность имущества будет лежать на работнике.
Составленный акт нужно хранить в компании в течение 5 лет.