когда распечатывать инвентарные карточки учета основных средств
Когда распечатывать инвентарные карточки учета основных средств
(1).jpg "p1110798(1)(1)")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обязательно ли ежегодно распечатывать на бумажных носителях инвентарные карточки основных средств по форме 0504031 в бюджетном учреждении?
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Инвентарная карточка учёта объекта основных средств по форме ОС-6
Создание и оформление инвентарных карточек учёта объекта основных средств по форме ОС-6 производится обычно на тех предприятиях и организациях, которые владеют значительным количеством имущества, и которым необходимо производить контроль за его содержанием, хранением и перемещением. На каждое отдельное основное средство оформляется своя карточка, при этом карточки могут заводиться как на собственность компании, так и на арендованное имущество.
Перед тем как открыть карточку
Прежде чем создать этот учетный документ, необходимо оформить акт о приеме-передаче основных средств – именно из него в карточку поступает информация об объекте. Кроме того, для ее заполнения берутся данные из других сопроводительных бумаг, таких, например, как тех.паспорты изделий, оборудования и техники.
Инвентарная карточка относится к внутренней учетной документации предприятия и сведения в нее вносятся при любых действиях с зарегистрированным в ней имуществом (приобретение, передача из одного отдела в другой, ремонт, реконструкция, модернизация, списание и т.п.).
Правила оформления документа
Инвентарная карточка объекта основных средств имеет унифицированную форму с кодом ОС-6, утверждённую Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.
Документ составляется на каждый объект в отдельности и в единственном экземпляре, при этом если учёт карточек ведется в электронном виде, то в обязательном порядке должна быть и его копия на бумажном носителе (именно бумажные варианты содержат «живую» подпись материально-ответственного лица). Заверять документ печатью фирмы не обязательно, т.к. он относится к ее внутренней документации.
Пример оформления инвентарной карточки по форме ОС-6
Заполнение шапки документа
В начало документа вписывают:
Здесь же, в колонке справа, указывается код предприятия по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – он содержится в учредительных бумагах и код объекта основных средств по ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов). Продолжая заполнят правую колонку, вносим подробную информацию об объекте:
Ниже в соответствующие строки вписывается место нахождения объекта основных средств (с указанием кода подразделения, если таковое кодирование применяется на предприятии) и сведения об изготовителе (эти данные можно найти в техпаспорте).
Заполнение таблиц сведений
Вторая часть документа открывает разделы, посвященные зарегистрированному объекту.
Обратите внимание: в первый раздел вносится информация только в том случае, если имущество на момент внесения в карточку уже использовалось. Если же оно новое, этот раздел заполнять не нужно.
Во второй раздел вписывается стоимость объекта на момент приема к бухгалтерскому учету и срок его полезного использования.
Третий раздел оформляется при переоценке основного средства – причем цена может варьироваться как в сторону повышения, так и понижения. Разница между первоначальной стоимостью и после переоценки определяется как восстановительная цена.
В четвертый раздел карточки вносятся сведения обо всех передвижениях учтенного имущества. Данные сюда вписываются строго на основании сопроводительных бумаг с обозначением вида операции, структурного подразделения, к которому относится ОС, остаточной стоимости и информации об ответственном лице.
Если основное средство находится в собственности нескольких лиц, то их нужно указать под четвертой таблицей с процентным распределением долей.
Заполнение разделов оборотной стороны формы ОС-6
В пятом разделе указывается обо всех изменениях первоначальности стоимости объекта, вне зависимости от производимых с ним действий. Здесь пишется вид операции, данные из подтверждающего документа, а также сумма расходов, которые понесла организация в процессе проведения необходимых процедур.
Шестой раздел включает в себя сведения о ремонтных затратах, с полной расшифровкой каждой произведенной операции (вид ремонта, сопроводительная документация, размер расходов).
Седьмой раздел содержит особые данные об объекте основных средств, в том числе данные о содержании в его составе драгоценных и полудрагоценных металлов, камней и материалов.
В последней таблице карточки регистрируются конструктивные узлы, элементы и прочие признаки, являющиеся отличительной чертой имущества, а также его качественные и количественные показатели. При наличии каких-либо примечаний они вносятся в последний столбик таблицы.
В завершение документ заверяет отвечающий за ведение инвентарных карточек на предприятии сотрудник (здесь обязательно должна быть указана его должность и проставлена подпись с расшифровкой).
Инвентарные карточки в 1С:Бухгалтерии государственных учреждений 8 ред. 2.0
В этой статье рассмотрим, что такое инвентарная карточка, для чего её используют и как правильно заполнить инвентарную карточку в программе 1С:Бухгалтерия государственных учреждений 8 ред. 2.0
Инвентарная карточка – что это такое и для чего нужна
На каждый объект основных средств (нефинансовый актив) ведётся инвентарная карточка. Можно называть её «паспортом» основного средства, в ней содержатся все сведения о нём. На сегодняшний день актуальная форма по ОКУД инвентарной карточки учёта нефинансовых активов – 0504031 (утверждена – Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, применяется – с 29 декабря 2017 года). Для группы однородных объектов основных средств (мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории)), предметов производственного и хозяйственного инвентаря стоимостью до 40000 рублей включительно применяется форма по ОКУД 0504032.
Карточка в 1С:БГУ (ф. 0504031) открывается учреждением на каждый инвентарный объект, заполняется на основании Акта приёма-передачи основных средств, паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации, характеризующей объект, с отражением даты принятия к учёту и номера журнала операций.
Форма 0504031 состоит из 5 разделов:
Как заполнить инвентарную карточку в программе 1С: БГУ 2.0
При создании объекта в справочнике «Основные средства» заполняем его наименование, а также дополнительные сведения, которые имеют важность. Рекомендуем сразу выбирать код по ОКОФ, чтобы эти данные были автоматически применены на последующих этапах (рис.1).
Открытие инвентарной карточки и присвоение ей порядкового номера выполняется при принятии к учёту. Необходимо поставить галочку в столбце «Инв. карточка». Номер инвентарной карточки формируется автоматически, но при необходимости можно корректировать вручную (рис. 2).
После проведения документа «Принятие к учёту ОС» происходит заполнение соответствующими данными, которые будут отражены в разделах 2 и 3 (рис. 3).
Используя функцию «Изменить состав дополнительных реквизитов» (рис. 4, рис. 5), мы можем самостоятельно дополнить индивидуальные характеристики нужными параметрами.
Инвентарная карточка может быть представлена в виде электронного документа или в печатной форме, что прописано в пункте 19 Инструкции № 157н: «При комплексной автоматизации бухгалтерского учёта информация об объектах учёта формируется в базах данных используемого программного комплекса. Формирование регистров бухгалтерского учёта осуществляется в форме электронного регистра, а при отсутствии технической возможности – на бумажном носителе.
Инвентарная карточка формируется при выборе кнопки «Печать» (рис. 6).
Если не присвоен номер инвентарной карточке в 1С:БГУ 2.0
Часто у бухгалтера возникает ситуация, что при принятии основного средства к учёту не был присвоен порядковый номер инвентарной карточке. Исправить это можно с помощью операции «Изменение данных ОС, НМА, НПА» (рис. 7).
Выберите основное средство, задайте номер и дату открытия инвентарной карточки и проведите документ (рис. 8):
Если вам нужна консультация эксперта по заполнению или корректировке инвентарных карточек в 1С:БГУ либо по другим вопросам бухгалтерского и налогового учёта в бюджетных учреждениях, напишите вопрос в чате на этой странице, первая консультация бесплатная.
Новые формы первичных документов и регистров: изменения в Приказе № 52н
эксперт Контур.Школы по учету в учреждениях бюджетной сферы
Минфин внес изменения и добавил новые формы в Приказ № 52н. Каким учреждениям и как применять — в статье
Бухгалтерия ежедневно обрабатывает поток документов, на основании которых в учете отражают активы, обязательства, доходы и расходы, ведь каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом. Это указано в ч. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Первичные учетные документы принимают к бухучету, если они составлены по унифицированным формам. В документах, формы которых не унифицированы, должны быть обязательные реквизиты.
Унифицированные формы для организаций бюджетной сферы утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В своей работе бухгалтер учреждения должен использовать формы из этого приказа в первую очередь.
В сентябре 2020 года Минфин внес серьезные изменения в Приказ № 52н.
1. Обновили:
2. Утвердили новые:
Применять новые электронные формы и регистры нужно по мере организационно-технической готовности учреждения, но не позже 1 января 2021 года.
Применять новые электронные формы и регистры должны госорганы и учреждения, которые по решению Правительства РФ, региональных и местных властей передали полномочия по бухучету Федеральному казначейству, финорганам субъекта РФ или муниципального образования (в соответствии с п. 6 ст. 264.1 БК).
Централизованные бухгалтерии и остальные учреждения могут использовать новые формы электронных документов по собственному усмотрению. Нужно закрепить это решение в учетной политике.
Какие действующие формы документов изменили
Инвентаризационные описи
В период годовой инвентаризации важно знать, как правильно оформить ее итоги. Напомню, что в целях составления годовой отчетности, инвентаризацию проводят до завершения финансового года, за который составляется отчетность. Например, в четвертом квартале (Письмо Минфина России от 10.02.2020 № 02-07-10/8553).
Отследите, чтобы в бухгалтерских программных продуктах обновили формы инвентаризационных описей. В Приказе № 52н есть два изменения этих документов:
В отношении материальной ответственности ничего не меняется. Минфин разъяснил, что это понятие закреплено Трудовым кодексом. Материальная ответственность работника за ущерб работодателю прописана в ст. 238 ТК РФ. А в ст. 243 перечислены случаи полной материальной ответственности. То есть обязанность работника возмещать ущерб не определяется законодательством о бухучете. Следовательно, саму ответственность этот реквизит в документе не отменяет.
Документы для учета и списания активов
1. «Ответственное лицо» вместо «МОЛ» с 2020 года прописали также в реквизитах следующих документов:
2. В Приказе № 52н финансисты уточнили, что инвентарную карточку учета нефинансовых активов ф. 0504031 и инвентарную карточку группового учета нефинансовых активов
ф. 0504032:
Также в инвентарной карточке ф. 0504031 не нужно указывать ОКОФ. При заполнении указываем амортизационную группу.
Инвентарную карточку группового учета ф. 0504032 открывают для основных средств, которые входят в комплекс объектов ОС, признаваемый единым инвентарным объектом. Например, для оконечных устройств сигнализационной сети, систем вентиляции, пожаротушения. То есть для камер видеонаблюдения, кондиционеров, средств вычислительной техники и оргтехники, которые входят в состав этих систем.
Теперь это согласуется с п. 45 Инструкции № 157н. Отдельную инвентарную карточку на систему видеонаблюдения заводить не нужно, так как она входит в состав здания и отдельным инвентарным объектом не является. Но карточку группового учета для отдельных элементов системы оформить нужно.
3. Опись инвентарных карточек ф. 0504033 не нужно составлять, если инвентарные карточки
ф. 0504031, 0504032 бухгалтерия формирует в форме электронного документа. То есть опись составляем только, если по-прежнему работаем с бумажными карточками.
4. Приходным ордером на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов)
ф. 0504207 нужно оформлять сдачу на склад материалов, которые остались после разборки или иного выбытия основного средства. Раньше эту операцию оформляли требованием-накладной ф. 0504204.
5. Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря ф. 0504143. В Приказе № 52н уточнили, что акт применяют при списании не только хозяйственного, но и производственного инвентаря.
Производственный инвентарь — это предметы технического назначения, которые участвуют в производственном процессе, но не относятся ни к оборудованию, ни к сооружениям.
Акт ф. 0504143 предназначен для инвентаря стоимостью от 10 000 руб. до 100 000 руб. Ранее в Приказе № 52н стоимостной критерий был от 3 000 руб. до 40 000 руб., что не соответствовало положениям ФСБУ и инструкций по учету.
6. Также уточнили стоимостной критерий и в ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф. 0504210. Форму заполняют при передаче в эксплуатацию объектов ОС до 10 000 руб.
7. Бухгалтерская справка ф. 0504833 теперь имеет две функции: ее можно использовать как первичный учетный документ и как бухгалтерский документ.
Как первичный учетный документ бухгалтерскую справку используем для операций, по которым нет унифицированных первичных форм. Например, списание дебиторской задолженности.
Как бухгалтерский документ ф. 0504833 применяем, чтобы отразить бухгалтерские записи по операциям, оформленным электронными первичными документами, а также для отражения в учете операций по исправлению ошибок.
Также справку нужно оформить при передаче в централизованную бухгалтерию оформленных первичных учетных документов, в которых нет раздела «Отметка о принятии к учету».
В бухгалтерской справке ф. 0504833, сформированной как первичный учетный документ, отражают:
В бухгалтерской справке ф. 0504833, сформированной как бухгалтерский документ, отражают:
8. Извещение ф. 0504805 с 2020 года тоже работает как первичный учетный и бухгалтерский документ.
Первичный учетный документ — для операций, по которым нет унифицированных первичных документов. Например, при предоставлении межбюджетных трансфертов с условиями при передаче активов.
Бухгалтерский документ — для отражения бухгалтерских проводок согласно первичному учетному документу по приемке-передаче имущества, активов и обязательств:
Новые регистры бухгалтерского учета
После внесения поправок в Приказ № 52н учреждения будут оформлять два новых журнала операций ф. 0504071.
В журнале операций межотчетного периода ф. 0504071 отражают операции межотчетного периода, например бухгалтерские записи по изменению входящих остатков по счетам на 1 января текущего года при переходе на новый ФСБУ. Раньше для этого использовали журнал по прочим операциям или журнал, который соответствует виду операций.
Для исправления ошибок раньше применяли журнал по прочим операциям, в котором делали отметку «Исправление ошибок прошлых лет». Теперь для этого есть новый отдельный журнал операций по исправлению ошибок прошлых лет ф. 0504071. В п. 11 Инструкции № 157н внесли аналогичные изменения и новые регистры.
Новые электронные формы и регистры
Приказ № 52н пополнился также и новыми электронными регистрами бухучета:
1. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров ф. 0504093. Его нужно применять для регистрации в хронологическом порядке ПКО ф. 0310001 и РКО ф. 0310002, если их составляют в электронном виде и используют электронный документооборот.
Органы и учреждения, которые по решению Правительства РФ, региональных и местных властей передали полномочия по учету уполномоченным органам, обязательно ведут электронный журнал по форме 0504093. Остальные учреждения могут применять этот журнал, если пропишут это в учетной политике. Форму подписывает ответственный бухгалтер своей ЭЦП.
2. Ведомость дополнительных доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами ф. 0504094. Применяется при централизованном учете. В регистре в электронном виде формируют сведения о командировочных, компенсационных и иных выплатах в натуральной форме физлицам, которые облагаются НДФЛ и страховыми взносами. В этот регистр не включают выплаты, связанные с оплатой труда, и по договорам гражданско-правового характера.
3. Новые электронные формы первичных документов предназначены для оформления расчетов с подотчетными лицами при централизованном учете:
В конце статьи есть шпаргалка
Обратите внимание, отчет о расходах подотчетного лица ф. 0504520 составляют только в виде электронного документа и применяют для учета расчетов с подотчетными лицами на основании соответствующих электронных документов ф. 0504512, 0504513, 0504515, 0504516, 0504517, 0504518.
Если учреждение продолжает вести бумажный документооборот, то использовать нужно авансовый отчет ф. 0504505.
Подробнее о применении новых форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, использовании скан−копий документов — в вебинаре
Первичные документы и регистры бухгалтерского учета в бюджетной сфере. Изменения в Приказе № 52н.
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Как заполнить отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) 687.8 КБ
Учет ОС стоимостью до 10 000 руб.
Автор: Фурагина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В консультации напомним особенности учета основных средств стоимостью до 10 000 руб.
Самое первое, на что следует обратить внимание при организации учета ОС стоимостью до 10 000 руб., это их забалансовый учет.
Согласно п. 39 СГС «Основные средства», п. 50 Инструкции № 157н первоначальная стоимость введенного (переданного) в эксплуатацию объекта основных средств, являющегося объектом движимого имущества, стоимостью до 10 000 руб. включительно, кроме объектов библиотечного фонда, списывается с балансового учета с одновременным отражением объекта основных средств на забалансовом учете.
Если такой объект основного средства будет отражен на забалансовом счете, то контролирующие органы при проверке бюджетного учета признают это ошибкой.
Обратите внимание: На объект основных средств стоимостью до 10 000 руб. включительно, кроме объектов библиотечного фонда, амортизация не начисляется.
Объектам стоимостью до 10 000 руб. включительно не присваивается инвентарный номер.
Забалансовый счет для учета объектов
Для учета находящихся в эксплуатации учреждения объектов основных средств стоимостью до 10 000 руб. включительно, кроме объектов библиотечного фонда и объектов недвижимого имущества, предназначен забалансовый счет 21 «Основные средства в эксплуатации» (п. 373 Инструкции № 157н).
Обратите внимание: Основные средства стоимостью до 10 000 руб., учитываемые на забалансовом счете, также подлежат инвентаризации.
Принятие объектов к учету
Объекты основных средств принимаются к учету на основании первичного документа, подтверждающего ввод (передачу) объекта в эксплуатацию, в условной оценке «один объект – 1 руб.», а в случае утверждения учреждением в рамках формирования учетной политики иного порядка – по балансовой стоимости введенного в эксплуатацию объекта.
Для оформления передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 10 000 рубл. включительно за единицу утверждена ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
Записи в ведомость вносятся по каждому ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3 – 12).
Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия материальных запасов, объектов основных средств стоимостью за единицу до 10 000 руб. включительно.
Выбытие объектов
Выбытие объектов основных средств с забалансового учета, в том числе в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи и (или) принятия решения об их списании (уничтожении), производится на основании:
акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101). Акт применяется при оформлении приема-передачи как одного, так и нескольких объектов нефинансовых активов. Учреждение в рамках формирования учетной политики вправе установить порядок применения этого акта при приобретении, безвозмездной передаче, продаже объектов нефинансовых активов;
акта о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0504104). Акт о списании подписывается членами комиссии по поступлению и выбытию активов. После принятия оформленного акта, утвержденного руководителем, бухгалтер (иное должностное лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) оформляет бухгалтерские записи, в которых отражаются операции по списанию объектов в разделе «Отметка бухгалтерии о списании». На основании данного акта в разд. 3 «Движение объекта основных средств» инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф. 0504031) делается отметка о выбытии объекта.
Внутреннее перемещение объектов
Внутреннее перемещение объектов основных средств в учреждении отражается по забалансовому счету 21 на основании оправдательных первичных документов путем изменения материально ответственного лица и (или) места хранения.
В частности, накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) применяется для оформления и учета перемещения внутри учреждения объектов нефинансовых активов из одного структурного подразделения в другое, от одного лица, ответственного за использование имущества по его назначению и (или) за сохранность имущества, в том числе с полной материальной ответственностью, другому ответственному лицу.
Накладная выписывается передающей стороной (структурным подразделением-отправителем) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получающей и передающей сторон. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у ответственного лица, передающего объект основных средств, третий – передается ответственному лицу, принимающему объект основных средств.
Передача объектов в пользование
Передача введенных (переданных) в эксплуатацию объектов основных средств в возмездное или безвозмездное пользование отражается на основании акта приема-передачи по забалансовому счету путем изменения материально ответственного лица с одновременным отражением переданного объекта на соответствующем забалансовом счете 25 «Имущество, переданное в возмездное пользование (аренду)» либо на забалансовом счете 26 «Имущество, переданное в безвозмездное пользование».
Принятие к забалансовому учету на указанные счета объектов имущества осуществляется на основании первичного учетного документа (акта приема-передачи) по стоимости, указанной в акте.
Выбытие объектов имущества с забалансового учета осуществляется на основании акта по стоимости, по которой объекты ранее были приняты к забалансовому учету (п. 381, 383 Инструкции № 157н).
Аналитический учет
Аналитический учет по забалансовому счету 21 ведется:
в разрезе объектов имущества, ответственных лиц, местонахождений объектов (адресов);
в карточке количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) в порядке, установленном учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 374 Инструкции № 157н).
Напомним, Указаниями № 52н, утвержденными Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н установлено, что карточка начинает заполняться с переноса остатков на начало года. Записи в ней ведутся на основании первичных (сводных) учетных документов, приложенных к журналам операций (ф. 0504071), в количественном и стоимостном выражении с выведением остатков на конец периода и составляются по каждому ответственному(-ым) лицу(-ам) отдельно.
Карточка формируются на бумажном носителе или в виде электронного регистра (п. 32 СГС «Концептуальные основы», п. 11, 19 Инструкции № 157н, Указания № 52н).
Бухгалтерские записи
Согласно п. 10, 33 – 41, Инструкции № 162н в бюджетном учете операции по вводу (передаче) в эксплуатацию основных средств стоимостью до 10 000 руб. включительно (кроме библиотечного фонда и объектов недвижимого имущества) оформляются следующими бухгалтерскими записями:
Наименование операции
Дебет
Кредит
Списаны с балансового учета основные средства стоимостью до 10 000 руб.
1 401 20 271
1 106 хх* 310
1 109 хх* 271
Приняты на забалансовый учет основные средства стоимостью до 10 000 руб.
Забалансовый счет 21
Списаны с забалансового учета основные средства стоимостью до 10 000 руб.