когда составляется протокол а когда акт
22.5. Акт, протокол, их разновидности, правила составления и оформления
В системе информационно-справочной документации особую группу представляют документы, создание которых так или иначе связано с деятельностью группы лиц, коллектива. К таким документам относятся акт и протокол.
Слово «акт» в делопроизводственной практике имеет несколько значений:
юридические акты – закон, указ постановление, издаваемые правительством, общественной организацией или должностным лицом;
акты гражданского состояния – записи о рождении, смерти, браке, разводе, усыновлении и т.п., осуществляемые специальными государственными органами;
административные акты – приказ, распоряжение, указание, решение, издаваемые руководителем или заместителем руководителя организации, учреждения, предприятия;
хозяйственные акты – документы, отражающие явления, факты или сложившиеся отношения.
В отличие от юридических, административных и других актов, где под словом «акт» понимается преимущественно само явление, оформленное или даже не оформляемое документом, под хозяйственным актом понимается информационно-справочный документ, составляемый группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий или действий (18).
В практике управления существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения:
ликвидации (организации, структурного подразделения),
проверки (состояния оборудования и пр.),
испытания (образцов, систем, технологий);
приема-сдачи, или приема-передачи, сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов),
обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности).
Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты повреждения, порчи или недостачи грузов, нарушений правил транспортировки и пр. Коммерческий акт составляется, как правило, на типографском трафаретном бланке установленного образца.
Акт составляется коллегиально с целью объективно зафиксировать существующие или происшедшие события, факты и состояния, установить их содержание, сущность, причины и следствия. В состав комиссии должны входить не менее двух человек. На практике же число членов комиссии устанавливается всегда НЕЧЕТНЫМ.
Акты составляются как постоянно действующими комиссиями на регулярной основе, так и специально созданными комиссиями. Цель работы, полномочия и состав комиссии определяются в распорядительных документах организации – в приказе руководителя, в распоряжении заместителя руководителя.
В некоторых случаях акт может быть составлен комиссией, образованной на основании устного распоряжения руководителя или его заместителей в пределах их компетенции.
Члены комиссии должны изучить существо вопроса, законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос.
В акте фиксируются только реальные, точно установленные комиссией факты, окончательные выводы, объективные количественные показатели и другие сведения, которые получены в результате работы комиссии.
Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, качественные показатели и другие сведения.
На основе черновых и предварительных записей членов комиссии акт окончательно составляется и оформляется в том количестве экземпляров, которое определяется:
целью и задачами работы комиссии,
количеством заинтересованных сторон,
нормативными документами, регламентирующими составление актов в конкретных случаях.
Акты оформляются на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка (углового или продольного). Если акт является внешним документом, то бланк должен включать все необходимые реквизиты организации (бланк для письма).
Датой акта является, как правило, дата актируемого события. Если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату ОКОНЧАНИЯ РАБОТЫ. Эта дата является датой составления документа (19).
Регистрационный номер акта обычно проставляется при оформлении результатов работы комиссий, имеющих конкретную постоянную компетенцию и установленный срок полномочий (экспертная, аттестационная, квалификационная и т.п.). При актировании единичных фактов и событий регистрационный номер может отсутствовать.
Текст акта состоит, как правило, из двух логических составных частей: введения и констатирующей части. При необходимости в актах (проверок, обследований, ревизий и др.) допускается заключительная часть текста (заключение), в которой содержатся выводы, рекомендации, решения или предложения комиссии, составившей акт.
Вводная часть текста строго формализована и фактически не является сплошным связным текстом. Основанием для составления акта может быть договор, докладная записка, распорядительный документ. Основание закрепляет полномочия, цель работы комиссии и состав ее членов. Все элементы текста, относящиеся к слову «Основание», печатаются через один межстрочный интервал от границы левого поля (без абзацного отступа) через 2-3 межстрочных интервала ниже заголовка. Например:
Основание: приказ генерального директора от 20.02.2008 № 12 «Об обеспечении сохранности документального фонда»
Ссылка на документы или устное распоряжение, на основании которых составлен данный акт, бывают не во всех документах. Акты, составленные по инициативе составителей, не имеют этой записи.
Ниже слова «Основание» (через два межстрочных интервала) отдельной строкой печатаются слова «Составлен комиссией», которые заканчиваются двоеточием.
Через два межстрочных интервала ниже от границы левого поля оформляется состав комиссии с указанием должностей ее членов и распределением обязанностей в ней. В некоторых актах оформляются полные наименования должностей, т.е. с указанием наименований учреждения и структурного подразделения.
Список членов комиссии нумеруется арабскими цифрами с точкой (знак под знаком) и печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту, а не по значимости занимаемых ими должностей.
В вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии (это, как правило, проверяемые, сдающие дела, руководители заинтересованных подразделений и т.п.).
Подобная формализация вводной части текста акта исключает использование устаревшего канцелярского оборота: Мы, нижеподписавшиеся (далее – перечисление должностей и фамилий), составили настоящий акт в том, что. который не соответствует официально-деловому стилю современного русского литературного языка и употребляться не должен.
Констатирующая часть текста отражает существо и результаты работы комиссии, представляет собой, как правило, сплошной связный текст, оформляется с красной строки и отделяется от вводной части 3-4 межстрочными интервалами. Форма представления текста – изложение, в котором установленные факты, события, обстоятельства перечисляются по степени их значимости с помощью простых предложений преимущественно с прямым порядком слов. Текст удобно начинать с указания даты и цели составления акта.
Завершают текст сведения о количестве составленных экземпляров акта и месте нахождения каждого. Представление этих сведений также формализовано. Оформляются они через 2-3 межстрочных интервала ниже связного текста.
При наличии приложений к акту ссылка на них дается в конце текста перед подписями.
Подписи председателя и всех членов комиссии (составителей) располагаются через 3-4 межстрочных интервала ниже текста от границы левого поля и разделяются двумя интервалами.
Члены комиссии, не согласные с содержанием акта, обязаны подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии может оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.
Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта. Названия должностей в подписях не указывается.
При составлении актов ревизий и обследований их содержание визируется должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.
Почти все разновидности актов подлежат утверждению или первым руководителем организации, или его заместителями, по указанию (приказу, распоряжению) которых комиссия получила свои полномочия. Утверждение акта может быть осуществлено также органами коллегиального управления предприятием (Общим собранием, Советом директоров, правлением) или вышестоящей организацией.
Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа в соответствии с ГОСТ.
Постановление об административном нарушении
В КоАП РФ можно встретить упоминание о постановлении по делу об административном правонарушении.
Оно является итогом рассмотрения нарушения закона. После рассмотрения дела составляется одно из постановлений. Это может быть документ о:
Суть этой бумаги заключается в донесении до граждан принятого решения.
Когда выносится постановление?
В нем отражено наказание для водителя, допустившего нарушение ПДД. Оно оформляется сотрудниками ГАИ на основании протокола, составленного по факту несоблюдения ПДД.
Постановление может выноситься в следующих случаях:
Если факт совершенного нарушения либо назначенное наказание оспариваются, и гражданин отказывается поставить подпись в постановлении, составляется протокол о правонарушении
Постановление составляется без протокола при:
Последнее касается непосредственной остановки вас инспектором за нарушение, грозящее предупреждением либо штрафом (не пристегнутый ремень или превышение скорости). При согласии с претензиями полиции вам выписывается постановление. Протокол не составляется.
Нарушения правил, влекущие за собой лишение прав, не обходятся без составления протокола. Инспектор не вправе выносить постановления такого рода.
Разница между протоколом и постановлением
Это два разных документа. Протокол фиксирует доказательство совершенного нарушения, в то время как постановление отражает наказание, назначенное виновнику.
При наличии простого протокола у водителя имеется возможность избежать наказания.
В случае, если постановление было составлено на месте, и его вручил вам инспектор, либо вы получили его по почте в письме, есть только два варианта:
Как проверить штраф по номеру постановления?
Услуги поиска штрафов предоставляют многие сервисы в интернете. Для просмотра интересующих данных не нужно нигде регистрироваться.
Разумеется, автомобилисты в большинстве случаев выбирают официальные ресурсы, где содержится база данных ГИБДД. Однако данные из нее нельзя получить с помощью номера постановления.
На сайте ГАИ, в разделе проверки штрафов, требуется ввести номер автомобиля либо свидетельства о регистрации машины
Сведения предоставляются бесплатно.
Главным удобством официального сайта является возможность сразу провести оплату.
Сведения о задолженности также можно получить по телефону, обратившись на горячую линию колл-центра. Кроме того, вы можете лично отправиться в отделение автоинспекции и получить соответствующую консультацию.
Срок действия постановления
Данный документ имеет силу в течение двух лет. Несмотря на большой срок, многие пытаются максимально оттянуть погашение либо вовсе дождаться, пока истечет период давности. Это имеет отрицательный эффект в виде начисления штрафов за просрочку и принудительного взыскания долга через судебных приставов.
Исполнить требования нужно в течение 60 дней с момента получения документа, в противном случае на водителя налагаются штрафы.
Если исполнить постановление в течение 20 суток, можно сэкономить половину от суммы штрафа.
Как обжаловать постановление?
В случаях несогласия водителя с вынесенным решением он может обжаловать его в течение 10 дней с момента получения. Срок учитывает праздники и выходные. Не стоит затягивать с составлением и подачей заявления в ГИБДД или суд, ведь потребуется подготовить жалобу и пакет необходимых документов.
Если вы не смогли обратиться с жалобой в установленный срок по уважительной причине (командировка или болезнь), период обжалования восстановят.
К заявлению нужно прикрепить ходатайство и документальное подтверждение причин пропуска.
Если интересы водителя представляет адвокат, в чьи обязанности входит решение вопросов за определенное время, в возобновлении периода обжалования будет отказано.
Куда подается жалоба?
Выбор учреждения, куда нужно подавать заявление, зависит от того, где оформлялось постановление об административном правонарушении:
Обращение граждан с обжалованием постановлений по нарушениям ПДД не облагается обязательным сбором. Никаких пошлин уплачивать не нужно.
Обращаться с жалобой стоит только при наличии веских доказательств, основывающихся на законодательных нормах
Резюме
Если вам было выписано постановление, постарайтесь как можно быстрее разобраться с проблемой. В случае согласия оплатите штраф, сохраните соответствующий чек и проверьте, нет ли у вас задолженности.
Если вы уверены, что нарушения не совершали, в самый короткий срок обратитесь в вышестоящую инстанцию или суд, для восстановления справедливости и прекращения производства по делу.
Прежде чем предпринимать любые действия, проконсультируйтесь с опытным юристом. Для этого достаточно оставить ваш номер телефона на нашем сайте.
Адвокат проанализирует законность оснований, на которых вам назначили штраф, при необходимости оспорит действия должностных лиц. Наши специалисты проведут правовую экспертизу документов о совершенном нарушении, включая ПДД, подготовят жалобу на постановление о наложении административного штрафа или лишении водительских прав, представят ваши интересы в госорганах.
Воспользовавшись помощью квалифицированного юриста, имеющего опыт в подобных делах, вы сможете избежать ответственности даже по самым сложным категориям административных дел.
 | Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года |
Комментарии
Я подала заявление Р11001 о регистрации ООО, где указала юр.адрес согласно гарантийного письма собственника помещения. В адресе не было конкретизирован кабинет, который мне будет предоставлен. При повторном обращении собственник указал номер кабинета, хотя показал письма других арендаторов, где не было указано №№ кабинетов. Я заплатила повторно гос.пошлину и зарегистрировала фирму по данному адресу, с номером кабинета. Через 5 месяцев мне пришла Постановление об административном нарушении п.4 ст.14.25, штраф 5000 руб. Можно ли это обжаловать. Это же не введение в заблуждение налоговых органов, а указание адреса согласно гарантийного письма собственника помещения. Или в данном случае обжалование бесполезно?
И еще такая странность. Постановление вынесено Межрайонной ИФНС №16 по Краснодарскому краю, как регистрирующий орган, на учете мы состоим в ИФНС №1 по г. Краснодару. А штраф нужно оплатить ИФНС №2 по г. Краснодару. Или это в порядке вещей?
Из Постановления Верховного суда РФ от 22.10.2012 N 39-АД12-2:
В силу пункта 21 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 октября 2006 г. N 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» привлечение к административной ответственности, предусмотренной частью 4 статьи 14.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, допустимо в случае, когда в орган, осуществляющий государственную регистрацию юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, представлены документы, содержащие заведомо ложную информацию, которая повлекла либо могла повлечь за собой необоснованную регистрацию субъекта предпринимательской деятельности.
Как следует из содержания части 4 статьи 14.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, административная ответственность по данной норме наступает за предоставление в уполномоченный орган заведомо ложных сведений, при этом лицо должно быть осведомлено о ложности, недостоверности представляемых им в регистрирующий орган сведений.
Можете оспорить Постановление об административном правонарушении, т.к. информация, которую вы предоставляли при регистрации не является заведомо ложной.
09 октября 2015 г. заместителем главного государственного инспектора по пожарному надзору на должностное лицо организации вынесено постановление об административном наказании в виде штрафа за нарушение требований по пожарной безопасности в соответствии с ч.1 ст 20.4 КоАП РФ
Все замечания были устранены до вынесения постановления, должностное лицо к административной ответственности привлекается впервые.
Как правильно сформулировать требование в жалобе, что бы суд изменил наказание на более мягкое.
Добрый день! Чтобы дать Вам совет, необходимо ознакомиться с постановлением по делу об административном правонарушении. Если необходима помощь, обращайтесь в чат.
добрый день! подав жалобу на постановление по административному нарушению можно ли пользоваться вод удост. до ее рассмотрения? Можно ли подавать жалобу повторно, если результат не удовлетворил?
Статья 30.9 КоАП РФ. Пересмотр решения, вынесенного по жалобе на постановление по делу об административном правонарушении
1. Постановление по делу об административном правонарушении, вынесенное должностным лицом, и (или) решение вышестоящего должностного лица по жалобе на это постановление могут быть обжалованы в суд по месту рассмотрения жалобы, а затем в вышестоящий суд.
2. Постановление по делу об административном правонарушении, вынесенное коллегиальным органом, органом, созданным в соответствии с законом субъекта Российской Федерации, и (или) решение судьи по жалобе на это постановление могут быть обжалованы в вышестоящий суд.
3. Подача последующих жалоб на постановление по делу об административном правонарушении и (или) решения по жалобе на это постановление, их рассмотрение и разрешение осуществляются в порядке и в сроки, установленные статьями 30.2 — 30.8 настоящего Кодекса.
4. Копии решений направляются лицам, указанным в статье 30.8 настоящего Кодекса, в трехдневный срок со дня вынесения решения.
5. Решение суда по жалобе на вынесенное должностным лицом постановление по делу об административном правонарушении может быть обжаловано помимо лиц, указанных в части 1 статьи 30.1 настоящего Кодекса, должностным лицом, вынесшим такое постановление.
6. Решение суда по жалобе на вынесенное коллегиальным органом, органом, созданным в соответствии с законом субъекта Российской Федерации, постановление по делу об административном правонарушении может быть обжаловано помимо лиц, указанных в части 1 статьи 30.1 настоящего Кодекса, руководителем коллегиального органа, органа, созданного в соответствии с законом субъекта Российской Федерации, вынесших такое постановление.
Статья 32.6. Порядок исполнения постановления о лишении специального права
1. Исполнение постановления о лишении права управления транспортным средством соответствующего вида или другими видами техники осуществляется путем изъятия и хранения в течение срока лишения указанного специального права соответственно водительского удостоверения, удостоверения на право управления судами (в том числе маломерными) или удостоверения тракториста-машиниста (тракториста), если водитель, судоводитель или тракторист-машинист (тракторист) лишен права управления всеми видами транспортных средств, судов (в том числе маломерных) и другой техники.
Статья 32.7. Исчисление срока лишения специального права
1. Течение срока лишения специального права начинается со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания в виде лишения соответствующего специального права.
1.1. В течение трех рабочих дней со дня вступления в законную силу постановления о назначении административного наказания в виде лишения соответствующего специального права лицо, лишенное специального права, должно сдать документы, предусмотренные частями 1 — 3.1 статьи 32.6 настоящего Кодекса, в орган, исполняющий этот вид административного наказания, а в случае утраты указанных документов заявить об этом в указанный орган в тот же срок.
2. В случае уклонения лица, лишенного специального права, от сдачи соответствующего удостоверения (специального разрешения) или иных документов срок лишения специального права прерывается. Течение прерванного срока лишения специального права продолжается со дня сдачи лицом либо изъятия у него соответствующего удостоверения (специального разрешения) или иных документов, а равно получения органом, исполняющим этот вид административного наказания, заявления лица об утрате указанных документов.
3. Течение срока лишения специального права в случае назначения лицу, лишенному специального права, административного наказания в виде лишения того же специального права начинается со дня, следующего за днем окончания срока административного наказания, примененного ранее.
Общие правила составления и оформления протокола
Д анная статья – наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.
Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации
Протокол – документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.
Обязательному протоколированию подлежат:
Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности, коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа.
Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).
В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.
Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.
По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.
Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора – Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.
Классификация протоколов
Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям – способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные.
Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.
Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос – принятое решение».
Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.
Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.
Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания. Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию – «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. – обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.
Формуляр протокола
Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.
Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.
В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:
Дополнительными реквизитами протокола являются:
Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме, который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.
Заголовочная часть протокола
Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия, в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):