когда выставлять счет фактуру при оказании услуг
ФНС России пояснила вопрос о сроках выставления счетов-фактур
 |
| PantherMediaSeller / Depositphotos.com |
Нормами налогового законодательства установлено, что при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав (п. 3 ст. 168 Налогового кодекса).
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
В случае получения оплаты (частичной оплаты) в счет предстоящих поставок, по мнению ФНС России можно выставлять счета-фактуры по итогам налогового периода на сумму предоплаты, в счет которой по итогам месяца товары (услуги) не отгружались (не оказывались). Аналогичный подход можно распространить на порядок выставления счетов-фактур при получении предоплаты, составляемых не позднее 5 числа месяца, следующего за истекшим кварталом.
Счет, счет-фактура и акт выполненных работ
Акт выполненных работ и счет-фактура оформлены разными датами: насколько это критично?
В сложившейся хозяйственной практике в пакет документов, сопровождающих сделку, включают счет, счет-фактуру и акт выполненных работ. Такой набор бумаг бухгалтерия подшивает после того, как работы приняты заказчиком и в учете произведены необходимые операции.
Возникает вопрос: если все три документа относятся к одной сделке, должны ли они оформляться одной датой или могут расходиться во времени? И если да, то насколько критично это расхождение?
Законодательство не содержит требования о том, чтобы даты в акте выполненных работ и в счете-фактуре совпадали. А дата выставления такого документа, как счет, вообще не регламентирована ни одним нормативным актом. Это объясняется тем, что счет не признается первичным документом в бухучете, да и для налогового учета он не имеет никакого значения. Исполнитель выставляет его заказчику по своему усмотрению или в сроки, прописанные в договоре. То есть совпадение в датах счета, счета-фактуры и акта выполненных работ допустимо, но не обязательно.
Можно ли использовать с актом выполненных работ как счет-фактуру, так и универсальный передаточный документ? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Изучите материал, получив пробный доступ к системе бесплатно.
Что нужно учесть в ситуации, когда акт и счет-фактура оформлены разными датами?
Дата в акте выполненных работ — важный элемент, влияющий на достоверность формирования информации в бухгалтерском учете. Этой датой в учете заказчика признаются расходы в размере стоимости выполненных работ, согласованной сторонами. В учете исполнителя этой же датой отражается выручка от реализации работ и признаются связанные с исполнением обязательств по договору расходы.
Дата счета-фактуры влияет на своевременность получения заказчиком работ вычета по НДС. Она определяется по нормам п. 3 ст. 168 НК РФ и выбирается из отрезка длиной в 5 календарных дней, отсчитываемых от момента:
Получается, что расхождение в датах является нормальной ситуацией, ограниченной временными рамками.
А что будет, если нарушить 5-дневный срок или оформить не авансовый счет-фактуру ранее, чем работы будут выполнены и приняты заказчиком? Такая календарная чехарда, если она происходит на границе налоговых периодов, может вызвать претензии контролеров и стать поводом для штрафа. Но вообще более позднее выставление счета-фактуры Минфин не склонен рассматривать, как основание для отказа в вычете покупателю.
Обратите внимание, что с 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в редакции постановления Правительства РФ от 02.04.2021 № 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новый бланк обязаны все налогоплательщики, даже в случае, если товары не включены в систему прослеживаемости. Подробнее об изменениях, внесенных в документ, читайте здесь.
Скачать новый бланк счета-фактуры можно, кликнув по картинке ниже:
О возможных штрафах при нарушении срока выставления счета-фактуры рассказываем в этом материале.
Как избавиться от календарной путаницы
Чтобы не ошибаться с датами в акте и счете-фактуре, можно оптимизировать процедуру оформления этих двух документов, а именно объединить их в одном универсальном передаточном документе (УПД). Соответственно, и дата у такого документа будет только одна. Исчезнет причина разночтений в датах, и риски претензий контролеров сведутся к минимуму.
Переход на применение УПД требует предварительной подготовки:
Общие рекомендации по оформлению УПД приведены в письме ФНС России от 21.10.2013 № MMB-20-3/96@.
Подробнее об алгоритме перехода на УПД рассказываем здесь.
Итоги
Дата счета законодательством не регламентируется и определяется самостоятельно исполнителем работ или прописывается в договоре. Счет-фактура и акт выполненных работ могут оформляться одной датой. Допустимо выставлять счет-фактуру в даты, отличные от даты первичного документа (акта). При этом разница в датах не должна превышать 5 календарных дней. Чтобы не путаться в датах и оптимизировать документооборот, можно заменить акт и счет-фактуру одним универсальным передаточным документом (УПД).
Счет-фактура: назначение и правила заполнения
Счет-фактура — это документ, подтверждающий совершенную отгрузку товара с выделением суммы налога на добавленную стоимость. Ошибки в составлении приведут к проблемам с возмещением НДС. Форма изменилась с 01.07.2021.
Что такое счет-фактура
Счет-фактура — главный учетный документ, подтверждающий факт отгрузки товара или предоставления услуг по установленной стоимости. Это не единственная функция данной формы. Он играет основную роль при подтверждении суммы НДС как по реализации товаров (услуг), так и входящего НДС для доказательства права на налоговый вычет в целях избегания двойного налогообложения. В п. 3 статьи 169 Налогового кодекса РФ указано, что такое счет-фактура и для чего она нужна — составлять эти документы должны все плательщики НДС по облагаемым операциям.
Это очень важный документ, нередко используемый в судебных спорах, поэтому его необходимо заполнять правильно.
Кто составляет счета-фактуры
Документ выставляет продавец (подрядчик, исполнитель) покупателю или заказчику. Составление этой формы обязательно для субъектов хозяйствующей деятельности, осуществляющих реализацию товаров, выполнение работ или оказание услуг.
Составлять счет-фактуру обязаны:
Сроки выставления счета-фактуры
Общее правило следующее: счет-фактура выписывается в течение 5 дней с момента передачи (отгрузки) товара, выполнения работ или оказания услуг. Дни учитываются календарные. Эта норма закреплена в п. 3 ст. 168 НК РФ. Правила одинаковые как для бумажных счетов-фактур, так и для электронных. Также, согласно п. 3 ст. 168 НК РФ, при оформлении авансовых документов эту форму оформляют в течение тех же 5 календарных дней, но уже с момента получения оплаты в счет будущих поставок, выполнения работ, оказания услуг.
Когда счет-фактура не нужна
В законодательстве указаны случаи, когда счет-фактура не является обязательным документом, а совершение и исполнение сделки подтверждается другими данными: накладной, счетом на оплату. Исходя из нормативных актов, счет-фактура не заполняется при следующих обстоятельствах:
Виды счетов-фактур
Есть три основных вида счета-фактуры:
Законодательное регулирование содержания счетов-фактур
Понятие счет-фактура закреплено в ст. 169 НК РФ. Форма утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 № 1137. Но в 2013 году ИФНС рекомендовала использовать универсальный передаточный документ, разработанный на основе утвержденной формы. В бланке должны присутствовать реквизиты согласно НК РФ, добавление в него оптимальных для продавца и покупателя дополнительных реквизитов не должно влиять на действительность документа.
Реквизиты счета-фактуры
Как выглядит бланк счет-фактуры? Это таблица с графами о товаре и шапкой, предоставляющей информацию о сторонах договора.
Обязательные реквизиты счета-фактуры:
Строка счета-фактуры «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» применяется в случае поставок по госконтракту. В правилах заполнения отдельно указывается, что строка заполняется только при наличии идентификатора. При отсутствии строка остается незаполненной (прочерк ставить не нужно).
Заполнение счета-фактуры по строкам
Графы заполняются следующим образом:
Так выглядит заполненный счет-фактура:
Если бланк авансовый или корректирующий, это следует указать в документе. Как и то, какие изменения и на основании чего вносятся в форму. От договоренности сторон зависит, ставится ли печать на счет-фактуре, — она не является обязательным реквизитом, но чаще ставится (например, по просьбе покупателя), если юрлицо, оформляющее документ, ее использует по уставу.
Все бланки хранятся в хронологическом порядке не менее 4 лет, фиксируются в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и продаж в целях возможности проверки расчета и уплаты НДС.
Распространенные ошибки в счете-фактуре
Ошибки, которые чаще всего встречаются при заполнении счета-фактуры, и их последствия:
Незначительные ошибки в виде пропуска знаков, прописных букв, неточностей в платежных реквизитах обычно налоговыми органами не преследуются. Сокращать наименования тоже можно, если такое сокращение позволяет установить предприятие или товар.
Правила исправления ошибок
Продавец, выставивший счет-фактуру, вправе внести необходимые исправления, сделать корректировку. У покупателя такого права нет, но оно есть у продавца. Для исправления документа предусмотрена специальная операция — корректировка счета-фактуры.
Корректировочный счет-фактура
При изменении стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав) выставляют корректировочные счета-фактуры (п. 3 статьи 168 НК РФ). При корректировке необходимо соблюдать следующие правила:
Если ошибок слишком много, создайте новый документ. Нормы НК РФ запрета на такое действие не содержат.
Новая форма счета-фактуры в 2021 году
Минфин России Приказом от 05.02.2021 № 14н утвердил новый порядок выставления и получения электронных счетов-фактур. А ФНС России изменила форму счета-фактуры. Состав реквизитов счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры дополнили новыми реквизитами:
Все изменения вступили в силу с 01.07.2021, когда заработала новая система прослеживаемости товаров.
По новому порядку налогоплательщики и налоговые агенты должны выставлять и получать электронные счета-фактуры с применением усиленной квалифицированной электронной подписи. Кроме того:
Новый порядок распространили на все счета-фактуры, выставленные в рамках системы прослеживаемости товаров.
Обновлен порядок выставления и получения электронных счетов-фактур
Автор: Луговая Н. Н., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н. Но с 01.07.2021 этот документ утратит силу и начнет действовать Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденный Приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н (далее – Порядок).
Общие положения
Порядок устанавливает процедуры документооборота между участниками электронного взаимодействия по выставлению и получению счетов-фактур в электронной форме («отгрузочных», «авансовых», исправленных, корректировочных):
по взаимному согласию сторон сделки (п. 1 и 4 Порядка);
в случаях, когда выставление электронного счета-фактуры является обязательным в соответствии с требованиями ст. 169 НК РФ, в частности при отгрузке товаров, подлежащих прослеживаемости, – п. 5 ст. 169 НК РФ (п. 1 Порядка).
Обратите внимание: основанием для налогового вычета является счет-фактура в электронной форме, сформированный согласно абз. 9 ст. 169 НК РФ в соответствии с утвержденным форматом (см. Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@) и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) уполномоченного лица (продавца, включая налоговых агентов, указанных в п. 4, 5, 5.1 и 8 ст. 161 НК РФ, а также посредников (комиссионера, агента), действующих в интересах принципала, реализующих либо приобретающих товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени), выставленный и полученный по ТКС в соответствии с Порядком.
Документооборот счетов-фактур в электронной форме осуществляется по ТКС через оператора (одного или нескольких) ЭДО, в обязанность которого (которых) входит обеспечение взаимодействия продавца и покупателя при выставлении и получении электронных счетов-фактур и обмене иными документами, предусмотренными Порядком.
При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме продавец и покупатель осуществляют документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. При этом счета-фактуры могут иметь зашифрованный вид (п. 1 и 6 Порядка подключения к Интернету, утвержденного Указом Президента РФ от 22.05.2015 № 260). Исключением являются следующие случаи (п. 7 Порядка):
введение нормативными правовыми актами запрета на шифрование информации счетов-фактур в электронной форме;
выставление в соответствии со ст. 169 НК РФ электронных счетов-фактур, содержащих регистрационные номера партии товара, подлежащего прослеживаемости;
наличие в договоре, заключенном между продавцом (покупателем) и оператором ЭДО, составившим договор с продавцом (оператором ЭДО, составившим договор с покупателем), поручения о проведении соответствующим оператором ЭДО проверки счета-фактуры в электронной форме, в том числе на соответствие формату, утвержденному на момент создания счета-фактуры в электронной форме.
Счет-фактура в электронной виде считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение (см. п. 15 Порядка) от заключившего с ним договор оператора ЭДО. Дата, указанная в этом подтверждении, считается датой выставления такого счета-фактуры.
Счет-фактура в электронной виде считается полученным, если покупателю поступило соответствующее подтверждение (см. п. 16 Порядка) оператора ЭДО, заключившего с ним договор. Датой получения такого счета-фактуры считается дата направления покупателю оператором ЭДО выставленного счета-фактуры продавца, указанная в подтверждении.
К сведению: хранение документов, подписанных электронной подписью, составление, выставление (направление) и получение которых предусмотрено Порядком, обеспечивается участниками ЭДО с учетом сроков хранения архивных документов, определенных в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ.
Процедуры выставления и получения счетов-фактур в электронной форме
Что нужно сделать продавцу (покупателю), чтобы принять участие в электронном документообороте?
Для участия в электронном документообороте необходимо представить оператору по ТКС соответствующее заявление, в котором указана следующая информация (пп. «а» п. 11 Порядка):
полное наименование организации (для ИП – Ф. И. О. (при наличии));
адрес юридического лица в пределах места его нахождения (для ИП – место жительства);
ИНН юридического лица (ИП);
сведения о владельцах квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи и реквизиты таких сертификатов;
контактные данные организации (ИП);
сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (ИП);
сведения о согласии на предоставление сведений другому оператору для целей оказания услуг в рамках ЭДО счетов-фактур в электронной форме между продавцом и покупателем.
Оператор выдаст участнику ЭДО идентификатор, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭДО счетов-фактур в электронной форме (пп. «б» п. 11 Порядка).
К сведению: в случае изменения учетных данных продавец (покупатель), получивший у оператора идентификатор участника ЭДО, не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения должен представить оператору заявление о внесении изменений в свои учетные данные. Последний, в свою очередь, внесет изменения. На это ему отведено не более трех рабочих дней с момента получения заявления (п. 12 Порядка).
Оператор не позднее трех рабочих дней с момента подключения продавца (покупателя) к ЭДО (изменения учетных данных участника ЭДО) направляет в налоговый орган по месту нахождения продавца (покупателя) сведения об учетных данных участника ЭДО (об изменении учетных данных участника ЭДО). Об этом сказано в п. 13 Порядка.
Продавец выставляет электронный счет-фактуру
Продавец при выставлении покупателю счета-фактуры в электронной форме совершает следующие действия (п. 14 Порядка):
Счет-фактура выставлен: действия операторов ЭДО, заключивших договоры с продавцом и покупателем
Оператор ЭДО, заключивший договор с продавцом, при получении от того счета-фактуры в электронной форме не позднее следующего рабочего дня (п. 15 Порядка):
1) фиксирует дату и время поступления счета-фактуры;
2) проверяет поступивший счет-фактуру и подпись на нем в соответствии с условиями заключенного с продавцом договора;
3) в случае отсутствия в договоре с продавцом условий о проведении проверки счета-фактуры или при положительном результате проверки:
направляет в адрес покупателя через оператора ЭДО, заключившего договор с покупателем, счет-фактуру в электронной форме, фиксирует дату и время отправки. Заметим, если оператором ЭДО заключены договоры как с продавцом, так и с покупателем, действия, связанные с передачей документов между операторами, не осуществляются (п. 22 Порядка);
формирует в электронном виде подтверждение о получении счета-фактуры от продавца с указанием даты и времени такого поступления и результатов проверки;
подписывает соответствующее подтверждение электронной подписью и направляет его в адрес продавца.
Обратите внимание: в случае отрицательного результата проверки поступившего в электронном виде счета-фактуры и его подписи оператор продавца направляет ему сообщение об ошибке с перечнем несоответствий, выявленных по счету-фактуре. Сообщение подписывается электронной подписью уполномоченного на то оператора ЭДО (пп. «г» п. 15 Порядка).
Оператор ЭДО, заключивший договор с покупателем, при получении счета-фактуры в электронной форме не позднее следующего рабочего дня (п. 16 Порядка):
1) фиксирует дату и время поступления счета-фактуры. Заметим, это действие не выполняется, если оператор ЭДО заключил договоры как с продавцом, так и с покупателем (п. 22 Порядка);
2) направляет счет-фактуру в адрес покупателя, фиксируя при этом дату и время отправки;
3) формирует в электронном виде подтверждение о направлении счета-фактуры покупателю с указанием даты и времени такой отправки;
4) подписывает подтверждение электронной подписью и направляет его покупателю и оператору ЭДО, заключившему договор с продавцом. Если оператором заключены договоры с обеими сторонами сделки, то подтверждение направляется лишь в адрес покупателя (п. 22 Порядка).
Покупатель принимает электронный счет-фактуру
Покупатель проверяет полученный от продавца счет-фактуру в электронной форме на соответствие установленным НК РФ требованиям (п. 17 Порядка).
В случае выявления необходимости исправления ошибок покупатель:
1) формирует в электронном виде уведомление об уточнении электронного счета-фактуры и подписывает его электронной подписью уполномоченного на то лица;
2) зашифровывает (при необходимости) уведомление об уточнении электронного счета-фактуры;
3) направляет файл подписанного уведомления в адрес продавца через оператора ЭДО, с которым у него заключен договор.
К сведению: как отмечено в п. 18 Порядка, электронный документооборот между участниками при направлении и получении уведомления об уточнении счета-фактуры осуществляется по аналогии с тем, что предусмотрен п. 20 и 21 Порядка для направления и получения извещения о получении счета-фактуры в электронной форме, указанного в п. 19 Порядка.
При организации электронного документооборота по взаимному согласию сторон сделки в случае положительного результата проверки покупатель совершает следующие действия (п. 19 Порядка):
Оператор ЭДО покупателя, в свою очередь, получив от него соответствующее извещение о получении электронного счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре, не позднее следующего рабочего дня (п. 20 Порядка):
1) фиксирует дату получения названных извещения и (или) иных дополнительных сведений к счету-фактуре;
2) направляет в адрес продавца через оператора ЭДО продавца извещение о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре, фиксирует дату и время отправки. Заметим, если оператором заключены договоры как с продавцом, так и с покупателем, действия, связанные с передачей документов между операторами, не осуществляются (п. 22 Порядка);
3) формирует в электронном виде подтверждение о поступлении от покупателя извещения о получении счета-фактуры и (или) иных дополнительных сведений к нему с указанием даты и времени поступления ему такого извещения и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре;
4) подписывает подтверждение электронной подписью и направляет его в адрес покупателя.
Оператор ЭДО продавца, получив от оператора ЭДО покупателя извещение о получении электронного счета-фактуры (иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре), не позднее следующего рабочего дня (п. 21 Порядка):
1) фиксирует дату и время поступления извещения (иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре). Данное действие не выполняется, если оператором заключены договоры как с продавцом, так и с покупателем (п. 22 Порядка);
2) направляет в адрес продавца извещение о получении счета-фактуры в электронной форме и (или) иные дополнительные сведения к полученному счету-фактуре в электронной форме, фиксирует дату и время отправки;
3) формирует в электронной форме подтверждение оператора продавца о направлении извещения о получении счета-фактуры (иных допсведений к полученному счету-фактуре) продавцу с указанием даты и времени отправки извещения о получении счета-фактуры в электронной форме и (или) иных дополнительных сведений к полученному счету-фактуре в электронной форме в адрес продавца;
4) подписывает данное подтверждение электронной подписью и направляет соответствующее подтверждение продавцу и оператору ЭДО покупателя (либо только продавцу, если оператором заключены договоры с обеими сторонами сделки).
Если что-то пошло не так…
Такие ситуации, а также действия, которые нужно совершить, прописаны в п. 23 и 24 Порядка.
Если продавец, покупатель или оператор ЭДО не получили в установленный Порядком срок соответствующие подтверждения, предусмотренные п. 15, 16, 20 и (или) 21, они должны сообщить любым доступным способом о данном факте лицу, которое направляет подтверждение.
Покупатель, не получив от продавца электронный счет-фактуру в установленный п. 3 ст. 168 НК РФ срок (не позднее пяти календарных дней считая со дня отгрузки), с учетом увеличения этого срока на время, необходимое для выполнения операторами ЭДО мероприятий в соответствии с п. 15 и 16 Порядка, сообщает о данном факте продавцу любым доступным способом.
Если продавец получил подтверждение своего оператора о поступлении электронного счета-фактуры и о положительном результате его проверки, он должен уточнить у своего оператора информацию о факте получения оператором покупателя счета-фактуры в электронной форме и сообщить любым доступным способом об этом покупателю.
Участники электронного документооборота совместно принимают меры, направленные на получение покупателем счета-фактуры в электронной форме.
При невозможности направить счет-фактуру в электронной форме в адрес покупателя через оператора (операторов) ЭДО продавцу следует направить покупателю бумажный счет-фактуру. Но так поступать нельзя, если речь идет об отгрузке товаров, подлежащих прослеживаемости (случай указан в п. 4 Порядка). Показатели выставленного ранее продавцом счета-фактуры в электронной форме, на который было получено подтверждение оператора ЭДО, переносятся продавцом без изменений в счет-фактуру, составленный на бумажном носителе, и дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. Дальнейшее перевыставление такого счета-фактуры в электронной форме не допускается.
В иных случаях продавец направляет покупателю счет-фактуру в электронной форме в соответствии с Порядком.
Мы рассмотрели обновленный порядок выставления и получения электронных счетов-фактур (через операторов ЭДО, соответствующих установленным требованиям), который вступит в силу с 01.07.2021.
Порядок предусматривает особенности выставления счетов-фактур в связи с введением национальной системы прослеживаемости товаров. Напомним, с 01.07.2021 в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре), оформленном при совершении операции с товарами, подлежащими прослеживаемости, помимо общих сведений необходимо будет указать дополнительные реквизиты (регистрационный номер партии товара, единица измерения товара, количество товара в указанных единицах).
Кроме того, с названной даты лица, не являющиеся плательщиками НДС, в отношении прослеживаемых товаров не вправе отказаться от оформления счета-фактуры.