комиссия по утилизации приказ образец
Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кто занимается утилизацией документов
Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.
При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
Порядок проведения процедуры
Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.
Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.
Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.
Как правильно уничтожить документы
Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.
Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.
Правила по составлению акта об уничтожении документов
Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.
Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).
Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.
Инструкция по заполнению акта
Хранение акта
После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Инструкция: уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Пошаговая инструкция по уничтожению документов
Порядок и сроки хранения закреплены законодательно. Несоблюдение условий обращения с бумагами грозит организации серьезными последствиями: крупными штрафами или уголовным преследованием. Но если период хранения истек, то их необходимо уничтожить.
Корректный порядок уничтожения документов состоит из нескольких этапов.
Шаг 1. Формируется экспертная комиссия. Р уководитель издает приказ в произвольной форме о ее создании. Необходимо указать состав комиссии, для чего она создана, период работы, другие важные для организации сведения. Действует комиссия на основании положения, где утверждаются задачи и функции.
Шаг 2. Проводится экспертиза ценности, во время которой документация изучается. На основании критериев ценности определяется время сохранения, по требованиям, закрепленным в организации. Такая оценка ценности проводится ежегодно. До проведения экспертизы утилизировать бумаги нельзя. Комиссия отбирает те, которые подлежат передаче в архив, которые должна хранить сама организация, и те, которые необходимо ликвидировать. Вся деятельность комиссии протоколируется. Унифицированной формы протокола нет, поэтому воспользуйтесь общими правилами составления или скачайте наш образец.
Шаг 3. По результатам экспертизы оформляется акт о выделении к уничтожению документации, которая не подлежит сохранению. В акт включите всю документацию, время хранения которой истекло к 1 января текущего года. О составлении мы подробно рассказывали в статье «Образец акта об уничтожении документов», в ней вы найдете образец и инструкцию по заполнению.
Шаг 4. Утилизация бумаг, которые внесены в акт. Их разрешено измельчить с помощью специальной техники (шредер), измельчить вручную, сжечь. Способ прописывают в акте об утилизации. Просто выбрасывать бумаги без измельчения нельзя, так как это приведет, например, к разглашению персональных данных сотрудников. А за это нарушение организация несет ответственность (ст. 90 ТК РФ).
Все чаще организации стали использовать электронный документооборот. Такая документация подлежит утилизации, как и бумажная. Ликвидация подразумевает удаление файлов с электронных носителей.
Шаг 5. Оформление акта уничтожения бумаг. Его составляют в произвольной форме. Воспользуйтесь, например, нашим образцом.
Особенности уничтожения секретной документации
Кроме обычных бумаг, в организациях встречается документация со специальными грифами — секретная. В 2020 году инструкция по уничтожению секретных документов состоит из шагов:
Полномочия лиц комиссии по утилизации бумаг со специальными грифами определяются специальным приказом руководителя организации.
Наказание за нарушения
В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:
За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:
Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):
Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.
Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:
Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов
Документооборот любой большой компании предполагает скопление бумаг. Часть из них должна храниться в организации в течение определенного времени. Другая часть утрачивает свое юридическое значение. Из-за этого возникает потребность в уничтожении документов. Однако просто уничтожить бумаги нельзя. Это специальная процедура, в которой участвует комиссия.
Способы избавления от бумаг
Уничтожение бумаг может проводиться различными способами:
Иногда бумаги просто разрывают вручную. Если документы отправляются на макулатуру, требуется создать или накладную, или акт приема-передачи.
Создание комиссии
Первый шаг – отбор бумаг. Процедура осуществляется на основании главы 4 Постановления 03-33/пс. Она предполагает обязательное формирование комиссии. Она нужна для определения того, какие документы больше не требуются. Представители комиссии проверяют срок действия той или иной бумаги.
Комиссия может функционировать на постоянной основе. Актуально это для компаний с большим документооборотом, где уничтожение бумаг – это постоянная процедура. Однако, в большинстве случаев, комиссия действует на временной основе. Участниками комиссии назначаются квалифицированные сотрудники, которые могут решать, понадобится ли та или иная бумага в дальнейшем.
Издание приказа
Для формирования комиссии необходимо издать приказ. Он будет иметь следующий вид:
Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов
С целью осуществления экспертизы ценности документов, поиска бумаг, срок хранения которых истек, с их последующим уничтожением,
1. Сформировать комиссию со следующим составом участников:
Руководитель: Петров А.С. (гендиректор)
Участники: Ларина Т.А. (главбух), Никольцев П.В. (руководитель отдела кадров), Зайцева П.П. (начальник юридического отдела), Сифонов О.О. (начальник службы ДОУ)
2. Председателю комиссии выполнить инвентаризацию документов.
3. Организовать уничтожение в срок с 5 ноября 2017 года по 1 декабря 2017 года.
4. Контроль над выполнением этого приказа оставляю за собой.
Гендиректор: (подпись) А.С. Петров
Это лишь примерная форма приказа. Он может иметь другой вид. К примеру, перечень участников комиссии можно вынести в приложение к приказу.
ВАЖНО! С приказом нужно обязательно ознакомить всех лиц, которые назначены участниками комиссии.
Работа комиссии
Главная функция комиссии – отбор бумаг, предназначающихся для уничтожения. Рассмотрим все ее функции:
Срок хранения бумаг можно посмотреть в номенклатуре.
ВАЖНО! Уничтожаются только те бумаги, срок хранения которых завершился на начало года, в котором запланировано уничтожение.
Документальное оформление
После окончания процедуры по рассмотрению создается акт об их выделении к уничтожению. В этот акт нужно внести сведения об уничтожаемых бумагах: наименование папки с делом, срок хранения, число листов. В завершении акта председатель должен проставить свою визу. После того, как акт оформлен, можно поместить все документы в отдельный шкаф. В любое время возможно их уничтожить.
Второй документ, который требуется заполнить – приказ о назначении процедуры. В нем должна содержаться эта информация:
Приказ требуется визировать. После этого производится уничтожение.
Акт об уничтожении
Последний документ, завершающий процедуру – акт об уничтожении. Утвержденной формы его нет. Документ составляется в свободной форме. Однако в нем должны присутствовать эти сведения:
Если документы направлены на макулатуру, соответствующую запись требуется внести в акт. Кроме того, к нему нужно приложить копию акта передачи.
Срок хранения
Акты об уничтожении хранятся на постоянной основе. Под них рекомендуется создать отдельное дело. Если это дело создано, в номенклатуру требуется внести положение о нем. Если компания будет реорганизована, дело передается преемнику. Если же компания ликвидируется, оно направляется в городской архив.
Акт утилизации товара
Акт утилизации товара – один из нескольких документов, которые составляются в тех случаях, когда предприятие или организация отправляет на утилизацию какие-либо товары, изделия или материалы. Утилизация может быть вызвана самыми разными причинами: поломкой, не подлежащей ремонту, моральным устареванием, неисправимым браком, просроченным сроком годности, ненадлежащими условиями хранения и т.п. поводами.
Кто составляет акт утилизации
Для утилизации товара создается специальная комиссия из нескольких человек, которая не только непосредственно присутствует при самой процедура утилизации, но и фиксирует факт ее свершения в специальном акте. Обычно комиссия состоит из сотрудников организации, относящихся к разным структурным подразделениям.
Задача комиссии – засвидетельствовать тот факт, что обстоятельства, приведшие к утилизации материально-товарных ценностей необратимы, и утилизация успешно состоялась.
Действия, предшествующие утилизации
Просто так взять и утилизировать товар невозможно. Существует определенная процедура, которая подразумевает под собой несколько этапов.
Следует отметить, что существуют категории товаров, которые можно утилизировать исключительно на специализированных предприятиях и в строго определенном порядке, ввиду наличия в их составе вредных веществ – к утилизации этих товаров следует подходить несколько по-другому, заключая с нужной организацией соответствующий договор.
Правила составления акта
На сегодняшний день строго унифицированного, обязательного к применению, образца акта утилизации товара не существует, поэтому предприятия могут разрабатывать документ по своему усмотрению, в зависимости от собственных потребностей или каждый раз писать его в свободной форме.
Важное правило: независимо от того, в каком виде будет оформлен акт– печатном или рукописном, он обязательно должен быть распечатан на бумажном носителе и иметь оригиналы подписей членов комиссии, которые принимали участие в оценке товара и подтверждали его утилизацию.
Экземпляров акта должно быть столько, сколько заинтересованных сторон было задействовано в данной процедуре.
В акт обязательно должен быть занесен полный состав комиссии, принимающей решение об утилизации и фиксирующей ее, а также точное наименование (при необходимости с указанием технических и иных характеристик) товара, в отношении которого составляется акт, результат обследования товара, и вывод комиссии. Документ должен быть заверен руководителем предприятия или иным уполномоченным (или материально-ответственным) лицом, которое имеет право на утверждение подобных бумаг.
Ставить печать на акте утилизации товара не обязательно.
Хранить акт следует в том же порядке, который определен для хранения всех учетных документов предприятий и организаций – не менее пяти лет.
Образец составления акта утилизации товара
Вверху документа указывается его наименование, затем с правой или с левой стороны (это не имеет значения) отводится место для удостоверения акта ответственным лицом. Здесь нужно вписать его должность, полное название организации, фамилию, имя, отчество сотрудника. Две строки следует оставить пустыми — в одной нужно будет поставить подпись, во второй – дату утверждения документа.
Далее в акт вписывается состав комиссии, принимающей решение об утилизации товара.
Членов комиссии надо вносить с указанием ух должностей и выделением председателя.
После этого фиксируется факт проведения утилизации, с внесением в соответствующую табличку данных об утилизируемом товаре. Если наименований несколько, то в таблицу следует добавить дополнительные строки. По каждому виду товара, подлежащего утилизации, нужно внести конкретное и емкое обоснование для вынесения такого решения.
Во второй части акта регистрируются выводы комиссии с обязательной ссылкой на то, что в результате утилизации никаких материально-товарных ценностей в распоряжение компании не поступило, то есть утилизация проведена в полном объеме.
В завершение акт утилизации товара подписывается членами утилизационной комиссии и передается на утверждение ответственному лицу.
Приказ о комиссии по списанию материальных ценностей
Основные аспекты составления приказа о комиссии по списанию материальных ценностей (цели, формирование состава, оформление протокола и др.)
Оформление приказа, устанавливающего состав и определяющего иные аспекты работы комиссии по списанию материальных ценностей (КСЦ), является одним из элементов многошаговой процедуры по списанию имущества фирмы. Данная процедура включает следующее:
Алгоритм списания МПЗ по новому стандарту «Запасы» (ФСБУ 5/2019) рассмотрен в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ, переходите в Готовое решение и узнаете, что нужно изменить в этой процедуре из-за издания нового бухстандарта.
Приказ о КСЦ необходим для решения целого ряда организационных вопросов:
Приказ о КСЦ должен быть сформулирован таким образом, чтобы в результате работы комиссии была достигнута основная цель ее создания — принятие решения о списании имущества фирмы.
Приказ также может содержать регламент работы КСЦ, если алгоритм действий членов КСЦ при осуществлении ими своих функций не описан в ином локальном акте (например, в Положении о работе КСЦ).
Такой регламент в виде отдельного положения, в частности, может содержать детальное описание работы КСЦ, в том числе при:
О том, как работает комиссия, когда речь идет о списании основного средства, читайте в статье «Документальное оформление списания основных средств».
На нашем форуме можно обсудить любой сложный для вас момент, возникший в ходе ведения учета товарно-материальных ценностей. Например, здесь можно узнать, как правильно списать непригодный для продажи товар.
Положением также необходимо предусмотреть следующее:
В положении может также определяться срок, в течение которого КСЦ представляет на рассмотрение руководителю фирмы документ, содержащий выводы комиссии о дальнейшей судьбе тех или иных материальных ценностей. Если такое положение фирмой не разработано, необходимые аспекты работы КСЦ отражаются в приказе.
О том, какую роль играет комиссия в процедуре списания малоценного имущества, читайте в материале «Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов».
Как выглядит образец приказа о комиссии по списанию имущества
Списание материальных ценностей необходимо рассматривать как один из элементов учетно-контрольной системы обеспечения сохранности и эффективности использования имущества фирмы. Поэтому работу КСЦ разумнее организовать на постоянной основе, а регламент описать в отдельном положении.
Образец положения о комиссии по списанию материальных ценностей для вас подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и сможете скачать бланк положения, внести свои реквизиты и сразу начать использовать в работе.
С учетом данного подхода в приказе о КСЦ отсутствует необходимость отражения детализированного описания действий комиссии, и можно ограничиться следующей информацией, включающей:
Один из вариантов образца приказа о комиссии по списанию материальных ценностей вы можете увидеть на нашем сайте.
Периодичность оформления приказа о КСЦ законодательно не установлена, поэтому сделать это можно единожды, а потом пересматривать по мере необходимости.
По результатам работы КСЦ за указанный период руководством проводится оценка ее эффективности и формулируются определенные организационные выводы (о необходимости сокращения или расширения численности КСЦ, изменения структуры, корректировки регламента работы и др.).
Итоги
Комиссия по списанию материальных ценностей необходима для проведения комплекса мероприятий по оценке пригодности материальных ценностей фирмы и решения вопроса об их списании. Ее состав и полномочия устанавливаются специальным приказом.