компенсации при разъездном характере работы в 2021 году

Министерство финансов Российской Федерации: Письмо № 03-15-06/38668 от 20.05.2021

Вопрос: Об НДФЛ и страховых взносах при выплате суточных работникам в связи с разъездным характером работы.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Налогового кодекса.

Согласно пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Положениями подпункта 1 пункта 1 статьи 420 и пункта 1 статьи 421 Налогового кодекса предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в статье 422 Налогового кодекса.

На основании положений подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Налогового кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.

Статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.

Согласно положениям статьи 168.1 Трудового кодекса работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения указанных расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий и должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения данных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в случае их документального подтверждения.

В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

При этом суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, не облагаются налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в размере, установленном локальным актом организации.

Вместе с тем, учитывая, что согласно статье 164 Трудового кодекса компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, при разработке и установлении организацией размеров суточных работникам, работа которых носит разъездной характер, учитывается оценка соответствующих затрат, а также наличие иных гарантий таким работникам.

Источник

Разъездная работа: что с НДФЛ и страховыми взносами?

Письмо Министерства финансов РФ №03-04-06/12696 от 24.02.2021

Минфин России в письме от 24.02.2021 г. № 03-04-06/12696 разъясняет уплату НДФЛ и страховых взносов с сумм компенсации расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, работа которых носит разъездной характер.

Разъездная работа – это составная часть трудовой функции работника. То есть трудовая деятельность должна постоянно носить характер разъездов.

Разъездная работа у сотрудников: что важно знать работодателю?

Условие о разъездном характере работы нужно обязательно включить в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Работодатель обязан возмещать работникам с разъездным характером работы расходы, понесенные ими во время поездок.

Такие выплаты являются компенсацией, установленной в целях возмещения работнику затрат, связанных с исполнением его трудовых обязанностей (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). К системе оплаты труда эти компенсации отношения не имеют.

Обратите внимание: размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками указанных работников, так же как и перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются трудовым или коллективным договором.

Что возмещают разъездным работникам?

Перечень выплат, полагающихся постоянным работникам с разъездным характером работы, или чья работа осуществляется в пути (а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера), приведен в статье 168.1 Трудового кодекса. Таким работникам возмещаются расходы:

НДФЛ с компенсационных выплат за разъездную работу

Чиновники отмечают, что согласно пункту 1 статьи 217 Налогового кодекса не облагаются НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Поэтому если работа сотрудников по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками, не облагаются НДФЛ на основании п. 1 ст. 217 НК РФ.

При этом важно иметь подтверждающие документы.

Имейте в виду, что при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат и указанные доходы облагаются НДФЛ в общем порядке.

Что касается суточных, есть нюансы.

Нормирование суточных для целей обложения НДФЛ предусмотрено только в отношении командировочных расходов. Служебные поездки работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому нормирование суточных при командировках к компенсационным выплатам, выплачиваемым при разъездном характере работы (так называемым «суточным»), не применяется, и они облагаются НДФЛ в полном размере.

Однако Минфин в комментируемом письме разъясняет, что суточные, выданные в соответствии со статьей 168.1 Трудового кодекса сотрудникам организации, работа которых имеет разъездной характер, в связи со служебными поездками, не облагаются НДФЛ в размере, установленном локальным актом организации.

Что со страховыми взносами?

Компенсация расходов работника, чья постоянная работа имеет разъездной характер, установлена Трудовым кодексом и связана с исполнением работником трудовых обязанностей. Поэтому страховыми взносами по всем обязательным видам страхования (пенсионному, медицинскому, социальному, страхованию на «травматизм») она не облагается.

Также как и по НДЛФ, указанная компенсация расходов не облагается страховыми взносами только при документальном подтверждении данных расходов.

Поделиться

Распечатать

НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала

Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.

Источник

Компенсации при разъездном характере работы в 2021 году

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24 июня 2021 г. № ПГ/16935-6-1 Об увольнении работника с разъездным характером работы за прогул

Федеральная служба по труду и занятости, рассмотрев Ваше обращение, зарегистрированное 26 мая 2021 года, в пределах компетенции сообщает.

В ситуации, когда работнику устанавливается разъездной характер работы, если такая работа осуществляется в пределах одного населенного пункта, в трудовом договоре достаточно указать этот населенный пункт. Если же работник выполняет свои обычные трудовые обязанности в том числе за пределами одного населенного пункта, то в трудовом договоре следует указать территорию, в пределах которой работник будет выполнять работу.

Работник при приеме на работу должен быть ознакомлен с порядком выполнения у данного работодателя работы, имеющей разъездной характер: установлена ли территория служебных поездок, какие установлены лимиты компенсационных выплат, какая предусмотрена отчетность по результатам служебных поездок.

Следовательно, в дни, когда работник должен выполнять трудовые обязанности, обусловленные трудовым договором, он должен их выполнять.

В соответствии со статьёй 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание в виде увольнения по соответствующим основаниям.

Если в связи с учетом ранее наложенных взысканий у работодателя имеются основания для увольнения работника за неоднократное неисполнение им без уважительных причин трудовых обязанностей (пункт 5 части первой статьи 81 ТК РФ), то он вправе это сделать, надлежащим образом зафиксировав данные факты.

Обращаем Ваше внимание, что для обоснования правомерности увольнения работника с разъездным характером работы работодателю необходимо: вести учет рабочего времени и письменно оформлять указания для работника, если для исполнения таких указаний необходимо покинуть офис организации; кроме того, если возможно, установить обязанность появляться в основном офисе в определенные часы. Обосновывая правомерность увольнения работника за прогул при разъездном характере работы, работодатель должен доказать необходимость его нахождения в указанную дату по определенному адресу, поскольку в противном случае увольнение за прогул считается незаконным.

При этом при обращении за защитой своих прав такой работник будет обязан в свою очередь доказать факты исполнения им в указанные даты своих трудовых обязанностей.

Настоящее письмо не является правовым актом.

Обзор документа

Для обоснования правомерности увольнения работника с разъездным характером работы работодателю необходимо:

— вести учет рабочего времени и письменно оформлять указания для работника, если для исполнения таких указаний необходимо покинуть офис организации;

— если возможно, установить обязанность появляться в основном офисе в определенные часы.

Обосновывая правомерность увольнения работника за прогул при разъездном характере работы, работодатель должен доказать необходимость его нахождения в указанную дату по определенному адресу, поскольку в противном случае увольнение за прогул считается незаконным.

При обращении за защитой своих прав такой работник будет обязан доказать факты исполнения им в указанные даты своих трудовых обязанностей.

Источник

Без страховых взносов и НДФЛ

Специалисты ГК «ГНК» рассказали, как можно оптимизировать налогообложение за счет корректного учета разъездного характера работы сотрудников.

Недавно Минфин РФ еще раз уточнил, что компенсационные выплаты работникам, чья работа имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ, а также то, что на эти выплаты не начисляются страховые взносы. Рассмотрим ситуацию подробнее.

Кто такие сотрудники с разъездным характером работы?

Общий ответ на этот вопрос содержится в ст. 168.1 ТК РФ. Эта норма говорит о работниках, постоянная работа которых осуществляется:

в пути (напр., водители);

имеет разъездной характер (проверяющие, специалисты, оказывающие бытовые услуги на дому у заказчика, курьеры, страховые агенты);

в полевых условиях (геологи);

в экспедиционных условиях (лица, сопровождающие грузы).

Всем им работодатель возмещает расходы, связанные со служебными поездками.

Ст. 57 ТК РФ гласит, что условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы) обязательно должны содержаться в трудовом договоре.

Также разъездной характер работы может быть отражен в коллективном договоре (ст. 41 ТК РФ).

Документооборот при разъездном характере работ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно. Исходя из этого, ГК «ГНК» рекомендует организации разработать:

перечень должностей, профессий и работ лиц, чья постоянная работа осуществляется в пути, имеет разъездной или экспедиционный характер;

локальный нормативный акт (напр., Положение о разъездном характере работ, в котором будет необходимо обозначить понятие разъездных работ, установить компенсационные выплаты, определить формы документов, которыми будут подтверждаться разъезды, а также порядок осуществления расчетов с сотрудником. Такой документ утверждается и вводится в действие приказом работодателя).

Какие расходы могут быть компенсированы и сколько именно?

Компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Сюда входят:

расходы по проезду (напр., расходы на проезд, стоимость ГСМ для сотрудников, использующих личный транспорт);

найму жилого помещения (напр., оплата гостиницы);

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные1, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя (оплата мобильной связи и др.).

Никаких страховых взносов и НДФЛ

На компенсации сотрудникам за разъездной характер работы страховые взносы не начисляются, поскольку такие выплаты не признаются объектом обложения страховыми взносами (см. Письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 19.04.2017 г. № 03-04-06/23538).

«На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей».

Компенсационные выплаты, о которых мы говорим, установлены ТК РФ, – ст. ст. 164 и 168.1.

Та же ситуация – с НДФЛ (см. уже упоминавшееся выше Письмо от 19.04.2017 г): на основании п. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работникам с разъездным характером работы не являются объектом налогообложения, – при условии, что размеры этих компенсаций также установлены надлежащим образом – на основании, как уже говорилось, коллективного или трудового договоров, соглашения, локального нормативного акта компании).

Экономим на практике

Компания, занимающаяся установкой и обслуживанием телекоммуникационного оборудования на территории заказчиков, обратилась в ГК «ГНК» с заданием по анализу состава расходов по основной деятельности для целей оптимизации налоговой нагрузки. У компании была большая доля расходов, которые не учитывались при исчислении налога на прибыль.

Стоит отметить, что обслуживание оборудования на территории клиента производилось специалистами технической поддержки, а клиенты компании располагались как в России, так и за ее пределами.

Анализ трудовых договоров, заключенных со специалистами технической поддержки, показал, что в них зафиксировано следующее:

работник выполняет трудовую функцию вне места расположения Работодателя (дистанционно);

работа Работника по своему содержанию имеет разъездной характер, который необходим для выполнения Работником своих трудовых обязанностей в РФ и за ее пределами;

в дополнение к должностному окладу Работодатель выплачивает Работнику ежемесячную надбавку за разъездной характер работы.

Специалисты ГК «ГНК» рекомендовали компании разработать и утвердить положение о разъездной работе, в котором описать размеры и порядок выплаты компенсационных сумм работникам. При этом порядок выплаты должен предусматривать компенсацию расходов только на основании подтверждающих документов.

В результате этих действий ежемесячная экономия компании составила:

140 000 руб. на страховых взносах;

58 500 руб. на НДФЛ.

ВЫВОД: с целью оптимизации налогообложения предприятия при необходимости выплат работникам за разъездной характер работы ГК “ГНК” рекомендует оформлять расходы как компенсации, а не как надбавки за особые условия труда. Это возможно при соблюдении следующих условий:

установление разъездного характера работы сотрудника (трудовым договором/коллективным договором, а также локальным нормативным актом компании, напр., Приказом руководителя об утверждении Перечня должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер);

установление размеров компенсационных выплат за разъездной характер работы, порядка осуществления таких выплат, формы подтверждающих документов (напр., Положением о разъездном характере работ, также утв. Приказом руководителя предприятия).

осуществлять компенсацию расходов строго на основании оправдательных документов, определенных локальными нормативными актами предприятия, напр., вышеупомянутым Положением.

1 Выплата суточных обусловлена проживанием работника вне места постоянного жительства более 24 часов (решение ВС РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147).

Источник

Компенсации при разъездном характере работы в 2021 году

Письмо Минфина России от 20.05.2021 № 03-15-06/38668

Комментарий

По нормам Налогового кодекса не облагаются НДФЛ и страховыми взносами все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ (в пределах установленных норм), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей.

Суммы возмещения расходов, выплачиваемые работникам с разъездным характером работы, признаются компенсационными, так как установлены Трудовым кодексом. Поэтому они освобождаются от НДФЛ и страховых взносов в размере и порядке, установленном коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами либо трудовым договором, но с учетом следующего. Суммы возмещения расходов по проезду, по найму жилого помещения, а также иных расходов, произведенных с разрешения или ведома работодателя, освобождаются при наличии документов, подтверждающих расходы. В противном случае (при отсутствии подтверждающих документов) суммы возмещения не признаются компенсационными и подлежат обложению НДФЛ и взносами в установленном порядке.

Суточные не являются расходами, для которых необходимо документальное подтверждение. Однако их размер должен быть установлен локальным актом организации, в этой сумме они освобождаются от НДФЛ и страховых взносов.

Подробнее о том, должен ли работодатель удержать и уплатить НДФЛ при выплате суточных при разъездном характере работ, см. в справочнике «Налог на доходы физических лиц».

Источник