компенсация аренды жилья иногороднему сотруднику
Возмещение работодателем аренды жилья иногородним работникам не облагается НДФЛ
 |
| Monkey Business Images / Shutterstock.com |
Налоговики разъяснили, что суммы возмещения организацией иногородним работникам расходов по найму жилого помещения, предусмотренные трудовым договором и производимые исключительно в интересах работодателя в порядке, установленном локальным нормативным актом, не признаются доходом, подлежащим обложению НДФЛ. Такие суммы облагаются страховыми взносами и включаются в расходы по налогу на прибыль (письмо ФНС России от 17 октября 2017 г. № ГД-4-11/20938@).
Напомним, что доходы, не подлежащие обложению НДФЛ, перечислены в ст. 217 Налогового кодекса. В частности, не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, включая переезд на работу в другую местность (п. 3 ст. 217 НК РФ).
При этом при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения), а также расходы по обустройству на новом месте жительства (ст. 169 Трудового кодекса).
В случае, если работодателем оплачиваются (возмещаются) работнику расходы по обустройству на новом месте жительства при переезде, такие выплаты не подлежат налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ при условии, что оплата производится в соответствии со ст. 169 ТК РФ.
Вместе с тем суммы возмещения организацией расходов по найму жилого помещения работников не подпадают под действие п. 3 ст. 217 НК РФ, поскольку данной статьей предусмотрено освобождение от налогообложения сумм возмещения расходов работников только по переезду.
В то же время в п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ (утвержден Президиумом ВС РФ от 21 октября 2015 г.) указано, что получение физлицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается НДФЛ, если предоставление таких благ обусловлено, прежде всего, интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина.
В свою очередь объектом обложения страховыми взносами для плательщиков-работодателей признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физлиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1-2 ст. 420 НК РФ). При этом в ст. 422 НК РФ определен перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами. Суммы возмещения расходов работников по найму жилого помещения в данной норме не поименованы.
Данные выплаты также не являются компенсационными выплатами в соответствии со ст. 169 ТК РФ.
Таким образом, вне зависимости от основания принятия на работу иногороднего работника (на общих основаниях или в порядке переезда работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность) суммы возмещения такому работнику расходов по найму жилого помещения подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Узнать, облагаются ли НДФЛ выплаты работнику при повышении квалификации, можно в «Энциклопедии решений. Налоги и взносы» интернет-версии си стемы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
В отношении налога на прибыль налоговики уточнили, что если расходы работодателя на возмещение затрат иногородних работников по найму жилого помещения являются формой оплаты труда и такое положение закреплено в трудовом договоре, то данные расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций в составе расходов, при условии их экономической целесообразности и документальной подтвержденности.
Как оформляется компенсация аренды жилья сотрудникам
В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет.
В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы
Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ. В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью. В данном случае руководитель компании должен компенсировать траты, связанные со следующими аспектами:
Порядок компенсации, как и размеры выплат, определяется коллективными соглашениями и внутренними актами. Траты на обустройство на новом месте включают в себя расходы на аренду жилья. Следовательно, на основании статьи 169 ТК РФ работодатель обязан возмещать траты на аренду квартиры.
Как работодателю оплатить проживание работнику, привлеченному для работы из другого региона?
Особенности оплаты аренды
Только в одном случае у работодателя возникает обязанность по оплате аренды: когда он пригласил на работу иногороднего сотрудника. В других случаях руководитель может не возмещать траты. Однако компенсацию он может выплачивать добровольно. В этом случае соответствующие обязательства, взятые добровольно, нужно прописать во внутренних актах. К примеру, это может быть коллективное соглашение. Рассмотрим варианты оплаты:
Перечисленные сотруднику средства будут считаться доходом в натуральной форме.
Как рассчитываются НДФЛ и страховые взносы при оплате за работников аренды жилого помещения и компенсации расходов по его найму временно пребывающим в РФ иностранным работникам?
Документы, нужные для возмещения трат
Для того чтобы траты сотрудника были компенсированы, нужно предоставить ряд документов. Это бумаги, которые подтверждают расходы работника, подлежащие возмещению. Рассмотрим примерный перечень этих документов:
ВАЖНО! Желательно, чтобы необходимость компенсирования затрат на аренду была оговорена в трудовом соглашении.
ВНИМАНИЕ! Если договор аренды заключается на срок более года, его нужно регистрировать в Росреестре.
Как отразить траты на аренду в целях налогообложения
Существует два подхода по отношению к учету расходов на оплату аренды. Рассмотрим каждый из них.
Наиболее законный, но сложный способ
По мнению надзорных органов, компенсация за аренду жилья – это трудовая оплата в натуральной форме. Она является одним из элементов, который формирует доход сотрудника. По этой причине необходимость в компенсации должна быть оговорена трудовым соглашением. В ТК указано, что элемент оплаты труда, выраженный в натуральной форме, должен составлять не больше 20% от зарплаты. Сопутствующие расходы работодателя отражаются в «прибыльных» расходах. И в этом случае в их перечне может быть учтена только сумма, не превышающая 20% от зарплаты.
Однако существует прецедент, в котором все траты работодателя были признаны в составе «прибыльных» расходов полностью.
Обосновано это было тем, что все эти траты нужны для обеспечения производственного процесса. Если бы работодатель не возместил все расходы, сотрудники из других городов не смогли бы исполнять свои трудовые функции. Согласно этому же обоснованию, на основании положений ТК нельзя формировать правила налогообложения.
По этой причине правило 20% не совсем правомерно. Доход работодателя в натуральной форме облагается НДФЛ.
Бухгалтерский учет
Данный способ предполагает использование следующих бухгалтерских проводок:
Рассматриваемый метод начисления налога хорош тем, что в случае его применения у надзорных органов не возникнет вопросов.
Метод с большими рисками и большими выгодами
Этот метод можно использовать в том случае, если руководитель компании готов отстаивать правомерность применения перед надзорными органами. Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.
В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать. Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда.
К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.
Особенности начисления страховых взносов
По мнению ФСС, траты на компенсацию расходов по аренде жилья являются объектами обложения взносами. Они обладают всеми соответствующими признаками. Следовательно, они облагаются взносами. Соответствующая позиция рассмотрена в письме ФСС от 17 ноября 2011 года.
Однако эту позицию нельзя назвать полностью однозначной. Противоположную позицию можно обнаружить в судебной практике. В частности, существует судебное решение, по которому расходы облагаться не будут. Обосновано это тем, что необходимость компенсировать траты сотрудника на аренду прописана в коллективном, а не в трудовом договоре. В части 1 статьи 7 ФЗ №212 указано, что объектом обложения может являться только доход, возникший на основании трудового соглашения.
Поэтому, если обязанность работодателя компенсировать траты оговорена коллективным соглашением, соответствующие выплаты будут скорее социальными. Они не направлены на стимулирование сотрудников, не зависят от должности работника, выполнения им трудового плана. По этой причине такой доход в натуральной форме не может быть включен в базу для отчисления взносов. Такое же мнение сформулировано и в постановлении ФАС от 1 июня 2014 года.
Какую позицию занять работодателю?
Все зависит от того, готов ли руководитель отстаивать свое мнение. Если нет, то имеет смысл выбрать общепризнанную позицию. В этом случае доход работника будет облагаться взносами. Если же руководитель готов отстаивать свою позицию, можно не отчислять с доходов взносы. Второй вариант более выгоден. Для надзорных органов характерна именно первая позиция, для судов – вторая.
СПРАВКА! Необходимость возмещения затрат на аренду жилья возникает не только в ситуации переезда сотрудника в другой город на ПМЖ. Траты компенсируются и в том случае, если работник уезжает в командировку, труд отличается разъездным характером.
Сотрудник переехал. Как оплатить жилье работнику из другого региона?
Автор: Носков Алексей, старший специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению
Опубликовано в журнале «Правосоветник» № 9/2017
Зачастую ввиду дефицита узких или просто высококвалифицированных специалистов на рынке труда организации готовы пригласить на работу кандидата из другой местности и компенсировать ему расходы на поиск и аренду жилья. Однако помимо готовности понести подобные расходы возникает вопрос о том, какие еще возможно придется вписать затраты в отчет о финансовых результатах. Итак, разберемся во всем по порядку.
Возникает ли обязанность по уплате НДФЛ за сотрудника как с дохода в натуральной форме? Правилами п. 3 ст. 217 НК РФ установлено, что не подлежат обложению НДФЛ (освобождаются от налогообложения) все виды определенных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность). Так, исходя из ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:
расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);
расходы по обустройству на новом месте жительства.
Судебная практика поддерживает позицию 1 о том, что суммы оплаты проживания (возмещения расходов по найму жилья) работника, переехавшего на работу в другую местность, не облагаются НДФЛ. В частности, расходы на оплату услуг по поиску расходы жилого помещения в рассматриваемом случае также являются расходами по обустройству на новом месте жительства.
Остается учитывать, что ст. 169 ТК РФ упоминает предварительную договоренность работника с работодателем, таким образом, необходимо чтобы возможность компенсации была прописана в локальном нормативном акте, например, коллективном договоре либо обязанность по предоставлению жилья работодателем может быть закреплена в трудовом договоре.
Страховые взносы
В отношении страховых взносов суды отмечают, что возмещение расходов по аренде жилья работнику, переехавшему на работу в другую местность, носит социальный характер. Такие выплаты не имеют признаков заработной платы в смысле ст. 129 ТК РФ, поскольку не являются оплатой труда, не относятся к стимулирующим, не зависят от квалификации работника, сложности, качества, количества и условий выполняемой работы.
Таким образом, возмещение расходов по найму и поиску жилья работнику, переехавшему на работу в другую местность, не подлежит включению в базу, облагаемую страховыми взносами.
Примечание: Несмотря на переход администрирования страховых взносов налоговым органам, а также «перевод» норм из Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» в НК РФ, сами нормы почти не изменялись и в отношении рассматриваемого вопроса считаем, поворота позиций судов ожидать не следует.
Налог на прибыль
Такой вид затрат, как расходы на обеспечение работников жильем при их переезде в другую местность, прямо в Налоговом кодексе не упоминается.
Минфин, в свою очередь, выпускал много разъяснений на данную тему.
Кратко приведем позиции ведомства, выходившие в разное время.
В Письме Минфина России от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710 высказана позиция о том, что возмещение расходов работника, связанных с удовлетворением его социально-хозяйственных потребностей, не может рассматриваться как осуществленное в рамках деятельности самой организации. А данные выплаты могут осуществляться только в качестве системы оплаты труда, принятой в организации (оплата труда в натуральной форме). И, таким образом, компенсация расходов работника по найму жилого помещения не может учитываться для целей налогообложения прибыли организаций в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией.
В Письмах Минфина России от 22.10.2013 N 03-04-06/44206, от 30.09.2013 N 03-03-06/1/40369, от 19.03.2013 N 03-03-06/1/8392 специалисты финансового ведомства заключили, что на основании ст. 255 НК РФ расходы на оплату жилья работникам организации могут быть учтены в составе расходов для целей налогообложения прибыли организаций в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы, при условии заключения трудового договора. Причем, в период, когда договор не заключен и работник не состоит в штате организации, расходы на оплату его жилья не могут уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль организаций.
Причем поскольку Минфин считает оплату организацией за своих сотрудников стоимости проживания расходами на оплату труда, специалисты финансового ведомства делают вывод о том, что такие компенсации являются доходом, полученным в натуральной форме, и с учетом пункта 1 ст. 211 НК РФ суммы данной оплаты должны включатся в налоговую базу по налогу на доходы физических лиц сотрудников организации (см., в частности, Письмо Минфина России от 14.11.2016 N 03-03-06/1/66710, Письмо Минфина России от 30.09.2013 N 03-03-06/1/40369). Однако, как мы разобрались с НДФЛ, данный подход не находит одобрения в судебных инстанциях.
Впрочем, суды поддерживают налогоплательщиков в различных ситуациях.
Однако, есть и судебная практика, которая подтверждает, что применение п. 49 ст. 264 НК РФ правомерно, поскольку перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией является открытым. 4
Здесь следует учитывать, что если Ваша организация учет расходы на основании ст. 255 НК РФ и не удержит НДФЛ, то, по нашему мнению, отстаивать свою позицию в части НДФЛ будет проблематичнее, чем при применении п. 49 ст. 264 НК РФ. Иначе, что это за расходы на оплату труда, которые не облагаются НДФЛ.
В сухом остатке.
Подытоживая все вышеизложенное можно сказать, что оплата жилья переезжающим сотрудникам не несет в себе большой налоговой нагрузки, однако только в том случае, если Ваша компания готова отстоять свои интересы в суде.
1 Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.06.2015 N Ф06-23993/2015, Ф06-23996/2015 по делу N А72-10946/2014, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 N Ф07-6326/2014 по делу N А56-50900/2013, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 11.09.2013 по делу N А19-2330/2013, Постановление ФАС Уральского округа от 08.06.2012 N Ф09-3304/12 по делу N А07-9065/2011, Постановление ФАС Московского округа от 21.03.2011 N КА-А40/1449-11 по делу N А40-36395/10-107-192, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 02.09.2011 по делу N А70-10656/2010, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 17.11.2010 по делу N А45-26455/2009, Постановление ФАС Московского округа от 21.08.2008 N КА-А40/7732-08 по делу N А40-65206/07-75-393, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.06.2008 по делу N А43-28282/2007-37-943, Постановление ФАС Поволжского округа от 16.03.2006 по делу N А72-5629/05-6/435, N А72-5959/05-6/450, Постановление ФАС Уральского округа от 29.10.2007 N Ф09-8769/07-С3 по делу N А07-23198/06, Постановление ФАС Уральского округа от 09.01.2007 N Ф09-11484/06-С2 по делу N А76-9996/06
2 Определение Верховного Суда РФ от 22.09.2015 по делу N 304-КГ15-5000, А70-5458/2014, Определение Верховного Суда РФ от 16.09.2015 N 304-КГ15-5008 по делу N А70-6034/2014, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 21.01.2016 по делу N А56-27541/2015, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 01.07.2016 N Ф09-5662/16 по делу N А60-42556/2015, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 08.12.2015 N Ф10-4474/2015 по делу N А64-1983/2015, Постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 13.02.2015 N Ф02-303/2015 по делу N А33-7916/2014, Постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 30.09.2014 по делу N А43-23628/2013 (Определением Верховного Суда РФ от 23.01.2015 N 301-КГ14-6974 отказано в передаче кассационной жалобы для рассмотрения Судебной коллегией по экономическим спорам Верховного Суда РФ), Постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.06.2014 по делу N А54-157/2014, Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 03.04.2014 по делу N А63-14146/2012, Постановление ФАС Уральского округа от 01.04.2014 N Ф09-1087/14 по делу N А07-11742/2013 (Определением ВС РФ от 27.08.2014 по делу N 309-ЭС14-82 отказано в передаче кассационной жалобы для рассмотрения Судебной коллегией по экономическим спорам ВС РФ), Постановление ФАС Уральского округа от 26.03.2014 N Ф09-969/14 по делу N А07-9814/2013, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2014 по делу N А45-3787/2013 (Определением ВАС РФ от 12.05.2014 N ВАС-3301/14 отказано в передаче дела N А45-3787/2013 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления), Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 05.09.2013 по делу N А63-13021/2012 (Определением ВАС РФ от 26.12.2013 N ВАС-18856/13 отказано в передаче дела N А63-13021/2012 в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления).
3 Постановление ФАС Московского округа от 10.07.2012 по делу N А40-82827/11-129-357, Постановление ФАС Центрального округа от 29.09.2010 по делу N А23-5464/2009А-14-233, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 02.11.2007 по делу N А56-47663/2006.
4 Постановление Арбитражного суда Московского округа от 01.10.2015 N Ф05-11410/2015 по делу N А40-6591/15, Постановления ФАС Центрального округа от 15.02.2012 по делу N А35-1939/2010, ФАС Северо-Западного округа от 11.04.2014 по делу N А56-18767/2013, Постановление ФАС Московского округа от 30.07.2010 N КА-А41/8336-10 по делу N А41-30741/09.
Налогообложение компенсации за аренду жилья сотруднику
Варианты выплат за аренду жилья
Случаи, когда работодатель берет на себя оплату расходов по аренде жилья для своих сотрудников, достаточно распространены. При этом ситуаций, которые по нормам законодательства прямо обязывают работодателя к оплате расходов на жилье, не так много. Носят такие выплаты название компенсаций. Но чаще работодатель принимает на себя подобные обязанности добровольно, и именно они вызывают наибольшее количество вопросов.
Налогообложение этих выплат может зависеть от разных факторов:
Налогообложение такого рода расходов мы рассмотрим в 2 аспектах:
В отношении НДС вычет по таким расходам возможен (п. 7 ст. 171 НК РФ), но для него требуется наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и отнесение осуществленных затрат к деятельности, ведущейся с НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ).
Компенсации по командировкам
Однозначно решается вопрос по оплате проживания в составе командировочных выплат. ТК РФ (ст. 168) вменяет работодателю в обязанность возмещение таких расходов, и они в полной их сумме учтутся в базе по прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В том числе, если на это есть соответствующее решение работодателя, допускается принятие расходов на проживание в местности, откуда работник может каждый день возвращаться к основному месту жительства (письмо Минфина РФ от 10.10.2016 № 03-04-06/58957).
При условии наличия документов, свидетельствующих о величине расходов на проживание, они не попадут ни под налог на доходы физлиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни под страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При отсутствии документов, подтверждающих такие расходы, от НДФЛ будут освобождены суммы, не превышающие в сутки:
А вот в части страховых взносов аналогичной оговорки ни п. 2 ст. 422 НК РФ, ни п. 2 ст. 20.2 закона 125-ФЗ не содержат. То есть при отсутствии подтверждающих расходы документов под обложение страховыми взносами попадет полная сумма компенсации расходов на проживание, оплаченных за время командировки.
Одним из вариантов предоставления жилья командированному (при частых поездках в одно и то же место) является наем работодателем жилья, которое сотрудник занимает во время пребывания в командировке. Учесть в базе по прибыли такие расходы работодатель вправе (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), но только за те периоды, когда в арендованном жилье проживал командированный работник (письмо УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@). Причем в состав принимаемых расходов на таких же условиях можно включить и коммунальные платежи (письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).
Компенсационные выплаты при работе в разъездах
Аналогичная норма, обязывающая компенсировать расходы на проживание, в ТК РФ предусмотрена и в части работы разъездного характера (ст. 168.1). Расценивать такую компенсацию следует не как относящуюся к командировкам (ст. 166 ТК РФ), а как выплату, учитывающую выполнение работы в особых условиях.
Осуществляться такая выплата может 2 способами:
Выбор способа компенсации закрепляется во внутреннем нормативном акте.
Подробнее о таком нормативном акте читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец 2019-2020».
Компенсация по переезду для работы в другой местности
Еще одним видом компенсации, предусмотренным ТК РФ (ст. 169), является оплата расходов, вызванных сменой работником места проживания из-за смены работы. Расходы эти делятся на 2 вида:
Среди них расходы на проживание прямо не поименованы, то есть уже в самом перечне есть неопределенность в возможности отнесения к ним платы за проживание работника. И именно ее использует Минфин России (письма от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531, от 19.09.2014 № 03-04-06/46997) для обоснования неотнесения затрат на оплату проживания для иногороднего работника к расходам, связанным с его обустройством.
Вместе с тем суды достаточно часто признают расходы, осуществляемые работодателем на жилье для работника из другого региона, относящимися к разряду выплат, имеющих компенсационный характер (определение ВС РФ от 25.03.2015 № 309-КГ15-602, постановления Арбитражных судов Московского округа от 13.10.2016 по делу № А40-221105/2015, Западно-Сибирского округа от 21.06.2016 по делу № А67-7145/2015).
Таким образом, соотнесение расходов, связанных с оплатой проживания работника, с расходами, относящимися к его обустройству на месте новой работы, с большой долей вероятности вызовет споры с проверяющими.
Как учесть аренду квартиры для иногороднего сотрудника, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника
Итак, установленная законодательством обязанность предоставить жилье человеку, приглашенному на работу из другой местности, у работодателя отсутствует. Есть здесь только 1 исключение: при приеме на работу иностранца работодатель должен гарантировать обеспечение его жильем (п. 5 ст. 16 закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Однако выдача подобной гарантии не предполагает возникновения у работодателя обязанности по оплате жилья (письмо ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/123@).
Решение работодателя о добровольно принимаемых им на себя обязательствах по оплате расходов на проживание закрепляется во внутреннем нормативном документе (коллективном или трудовом договоре).
Видами подобной оплаты могут быть:
В любом из этих вариантов работник получает доход. Причем в случае расчетов работодателя непосредственно с арендодателем (т. е. без участия работника) этот доход расценивается как выплаченный работнику в натуральной (неденежной) форме (письма Минфина РФ от 29.12.2016 № 03-04-05/79264, от 14.09.2016 № 03-04-06/53726).
Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника
Доход, выданный работнику (в т. ч. иностранному) в виде арендной платы, независимо от того, каким образом осуществляется эта оплата (путем передачи денег работодателем непосредственно арендодателю или выплаты соответствующей суммы самому работнику), будет облагаться (письмо Минфина России от 07.04.2017 № 03-04-09/21137):
В ситуации, когда договор аренды заключает сам работодатель, ему придется осуществлять удержание НДФЛ и с того дохода, который будет выплачиваться арендодателю-физлицу, не являющемуся ИП (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Для целей принятия в базу по налогу на прибыль расходы по оплате жилья могут быть учтены как:
Об особенностях учета расходов по оплате труда в числе снижающих базу по прибыли читайте здесь.
Для последнего варианта в ситуациях, когда работодатель сам рассчитывается с арендодателем (т. е. работник получает доход в натуральной форме), приобретает значение величина доли платы за проживание в общей сумме начисляемой работнику за месяц зарплаты. Превышение этой долей величины 20% приведет к нарушению ограничения, устанавливаемого ст. 131 ТК РФ для выплаты зарплаты в неденежной форме.
Итоги
Необходимость оплаты работнику расходов на проживание для работодателя может быть как обязательной, так и добровольной. Но при этом и в том, и в другом случае учет таких расходов в базе по прибыли и налогообложение их в качестве доходов работников может иметь варианты в зависимости от ряда факторов. Среди таких факторов наиболее существенными оказываются оценка расходов для целей обложения налогами и взносами, способ осуществления выплат, наличие документального подтверждения.