компенсация директору за использование личного имущества
Генеральному директору при использовании личного автотранспорта для служебных поездок установлена компенсация расходов в размере 10 000 рублей. Какими налогами и страховыми взносами эта компенсация облагается?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок освобождается от обложения НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом письменным соглашением между организацией и генеральным директором, если автотранспортное средство принадлежит генеральному директору на праве собственности.
Для целей налогообложения налогом на прибыль компенсация признается в пределах норм.
Обоснование вывода:
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе ТС, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) ТС, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
То есть при использовании личного имущества сотрудник может получать два вида выплат:
— компенсацию за использование, износ (амортизацию) личного имущества;
— возмещение расходов, связанных с использованием имущества.
Выплата и размер компенсации за использование личного имущества определяются соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ). В ТК РФ компенсации за использование личных транспортных средств отдельно не выделены, поэтому никаких специальных норм для таких компенсаций не предусмотрено. Стороны трудового договора вправе установить любой размер компенсации или определить порядок ее расчета. При этом конкретный размер компенсации, по мнению Минфина России, определяется в зависимости от интенсивности использования личного имущества (письма Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275, УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 N 20-15/00797@).
Иными словами, стороны трудового договора вправе установить любой разумный размер компенсации или определить порядок ее расчета.
НДФЛ
Согласно п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанные с исполнением работником трудовых обязанностей.
Поскольку гл. 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, для целей применения п. 1 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями ТК РФ. Учитывая положения ст. 188 ТК РФ, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя, в размере, определяемом письменным соглашением между организацией и работником.
При этом в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (письма Минфина России от 04.02.2020 N 03-03-06/1/6672, от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 05.12.2017 N 03-04-06/80616, от 27.08.2013 N 03-04-06/35076, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98).
В частности, к документам, подтверждающим произведенные плательщиком расходы на ГСМ, можно отнести путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков автозаправочной станции и др. (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Обращаем внимание, если транспортное средство управляется работником по доверенности, то положения п. 1 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению НДФЛ, т.к. транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
Из всего вышесказанного следует, что компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок освобождается от обложения НДФЛ в размере, определяемом письменным соглашением между организацией и генеральным директором, если автотранспортное средство принадлежит генеральному директору на праве собственности.
Страховые взносы
Все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не облагаются страховыми взносами, установленными НК РФ (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Поэтому установленные ст. 188 ТК РФ компенсации, выплачиваемые работникам за использование личного транспорта при исполнении трудовых обязанностей, не подлежат обложению взносами на обязательное социальное страхование. Сумма компенсации за использование личного транспорта не облагается страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее сотрудником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (письмо Минфина России от 23.10.2017 N 03-15-06/69146, определение Верховного Суда РФ от 05.03.2020 N 309-ЭС20-677 по делу N А50-21163/2018, постановление ФАС Уральского округа от 29.05.2014 N Ф09-2371/14 по делу N А76-15717/2013).
По мнению контролирующих органов, оплата организацией расходов работника по использованию личного транспорта в служебных целях не подлежит обложению страховыми взносами в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником, только при документальном подтверждении указанных расходов (письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, Минфина России от 23.01.2018 N 03-04-05/3235, от 14.12.2017 N 03-04-06/83831, от 24.11.2017 N 03-04-05/78097). Мотивируется это суждение тем, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.
Кроме того, компенсация за использование в служебных целях имущества, не принадлежащего работнику на праве собственности (используемого им по доверенности), по мнению ФНС России, облагается взносами (письмо ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@). Это объясняется тем, что возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено.
Таким образом, компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок не облагается страховыми взносами в размере, определяемом письменным соглашением между организацией и генеральным директором, если автотранспортное средство принадлежит генеральному директору на праве собственности.
В соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность.
Специальных норм в целях исчисления взносов от НС и ПЗ действующим законодательством не установлено. В связи с этим считаем, что страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не облагается сумма в размере, установленном соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19).
Налог на прибыль
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Семенова Наталья
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член ассоциации «Содружество» Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Компенсация работнику за использование личного имущества: вопросы налогообложения и обложения страховыми взносами
Автор: Жигачев Александр Викторович, кандидат юридических наук, налоговый юрист, доцент ФГБОУ ВО «Саратовская государственная юридическая академия», г. Саратов
Предположим, работник организации в процессе выполнения трудовой функции использует личный легковой автомобиль и сотовый телефон. Организация-работодатель планирует компенсировать работнику стоимость потребленного топлива, услуг связи, а также некую согласованную амортизацию личного имущества.
Возможно ли это осуществить без обложения НДФЛ и страховыми взносами таких компенсаций, но с включением их в состав расходов при исчислении налога на прибыль?
Попробуем разобраться в этом вопросе.
Согласно ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Предусмотреть размер и порядок выплаты компенсации/возмещения за использование личного имущества можно как в отдельном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему, так и в отдельном письменном соглашении.
Налог на прибыль
Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ для целей исчисления налога на прибыль расходы на компенсацию работнику за использование в интересах работодателя личного легкового автомобиля нормируются. Нормы таких расходов установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (ред. от 09.02.2004).
Конечно же, это не запрещает согласование между работодателем и работником компенсации за использование личного автомобиля более норм расходов, установленных Постановлением Правительства РФ № 92. Но в этом случае такие сверхнормативные расходы для целей исчисления налога на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).
При этом, обратим внимание, указанные нормы расходов включают в себя компенсацию всех затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт). Это подтверждено в Решении Высшего Арбитражного Суда РФ от 14.09.2009 № ВАС-10278/09, Определении Высшего Арбитражного Суда РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008, п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации (налог на прибыль организаций) (одобрен Президиумом Федерального арбитражного суда Уральского округа 29.05.2009), Письмах Минфина России от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, от 19.08.2016 № 03-03-06/1/48789, от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, Письме УФНС России по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@ и др.
В Письме от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326 Минфин России настаивает на том, что автомобиль должен принадлежать работнику на праве собственности.
Однако, из других разъяснений главного финансового ведомства следует, что автомобиль может принадлежать работнику и на ином законном основании (см., например: Письмо Минфина РФ от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812). Такую же позицию занимает УФНС России по г. Москве в Письме от 13.01.2012 № 20-15/001797@.
По нашему мнению, вторая точка зрения может применяться на практике, поскольку не противоречит норме пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ (данная норма говорит о «личном легковом автомобиле», но вовсе не требует, чтобы такое «личное» владение было основано именно на праве собственности).
Обратим внимание, предусмотренное в пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ нормирование расходов на компенсацию работнику за использование в интересах работодателя личного легкового автомобиля вовсе не исключает соблюдение закрепленных в ст. 252 НК РФ общих требований к учитываемым расходам – такие расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. В этих целях, на наш взгляд, организации-работодателю необходимо иметь следующие документы:
документ, согласно которому организация-работодатель выплачивает компенсацию работнику за использование в интересах работодателя личного легкового автомобиля (в рассматриваемом случае это договор/соглашение между работодателем и работником);
документы, подтверждающие принадлежность используемого автомобиля работнику (на каком-либо законном основании);
расчет компенсации (по компенсации износа/амортизации – исходя из стоимости автомобиля и времени использования; по компенсации горюче-смазочных материалов – исходя из пробега и величины/нормы расхода);
документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (например, путевые листы или некие журналы/отчеты, фиксирующие использование работником автомобиля в интересах работодателя);
документы, подтверждающие суммы произведенных работником расходов в связи с использованием автомобиля (например, на приобретение горюче-смазочных материалов).
Расходы на компенсацию работнику в связи с использованием личного телефона для целей исчисления налога на прибыль не нормируются. Но такие расходы также должны отвечать критериям обоснованности и документальной подтвержденности.
Для обоснования и подтверждения данных расходов организации-работодателю, на наш взгляд, следует иметь (с учетом разъяснений налоговых и финансовых органов – см., например, Письмо Минфина РФ от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178, Письма УФНС РФ по г. Москве от 18.06.2009 № 16-15/061735, от 05.10.2010 № 16-15/104055@):
договор работника с оператором связи;
документы, подтверждающие расходы, понесенные работником при использовании телефона в служебных целях (детализированный отчет оператора связи; счета или чеки/квитанции об оплате услуг связи; некая расшифровка в виде отчета или журнала звонков, подтверждающая факт того, что конкретный звонок сделан в служебных целях).
Если документы, подтверждающие служебный характер переговоров, проведенных сотрудником по его личному телефону, отсутствуют, такие переговоры могут быть расценены налоговым органом как звонки частного характера и, соответственно, выплаченная работнику компенсация в этой части не будет признана как учитываемая для целей налогообложения прибыли.
В случаях, когда организация-работодатель компенсирует работнику также некий износ/амортизацию телефона, то должен быть расчет такой компенсации (исходя из стоимости телефона и продолжительности его использования).
Преобладающая на настоящий момент в правоприменительной и праворазъяснительной практике позиция состоит в том, что предусмотренная в соглашении между работодателем и работником компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. Причем даже в части, превышающей нормы расходов, установленные Постановлением Правительства РФ № 92. Эта позиция закреплена, например, в Постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 30.01.2007 № 10627/06 по делу № А32-35519/2005-58/731, Письмах Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, от 27.08.2013 № 03-04-06/35076, от 27.06.2013 № 03-04-05/24421. Но, как настаивает в указанных разъяснениях главное финансовое ведомство, должны быть документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, расчеты компенсаций, фактическое использование имущества в интересах работодателя, суммы произведенных расходов (т.е. это те же документы, которые необходимы для обоснования и документального подтверждения расходов, учитываемых при исчислении налога на прибыль, – см. выше).
Однако, по вопросу о том, должен ли работник в рассматриваемом случае являться обязательно собственником автомобиля, доминирующей позиции в настоящее время нет. Минфин России и ФНС России, как правило, утверждают, что работник должен быть именно собственником, в противном случае компенсация за использование личного автомобиля облагается НДФЛ (см., например: Письма Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42, от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49; Письмо ФНС России от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@). Суды, как правило, допускают иное, помимо права собственности, основание владения автомобилем (см., например: Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013, Постановление ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14 по делу № А60-18171/2013).
По нашему мнению, используемая в ст. 188 ТК РФ категория «личное имущество» охватывает как имущество, принадлежащее работнику на праве собственности, так и имущество, принадлежащее работнику на ином основании. Соответственно, основание владения имуществом в рассматриваемой ситуации не должно влиять на решение вопроса об обложении НДФЛ выплачиваемых работнику компенсаций.
Предусмотренная в соглашении между работодателем и работником компенсация за использование телефона не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, но опять же при условии документального подтверждения принадлежности телефона работнику, расчетов компенсаций, фактического использования имущества в интересах работодателя, суммы произведенных расходов (это следует, например, из Писем Минфина России от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, от 11.04.2013 № 03-04-06/11996, от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 17.06.2009 № 03-04-06-01/138).
Страховые взносы
По общему правилу согласованная между работодателем и работником компенсация за использование работником личного автомобиля и телефона (в связи с исполнением трудовых обязанностей) рассматривается в правоприменительной и праворазъяснительной практике как не подлежащая обложению страховыми взносами (см., например: Определение Верховного Суда РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855 по делу № А19-7892/2015, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 23.03.2016 № Ф09-1286/16 по делу № А76-10225/2015, Постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.08.2015 № Ф04-21882/2015 по делу № А27-24488/2014, от 24.08.2015 № Ф04-21805/2015 по делу № А27-24559/2014, Письмо Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19, Письмо Минтруда России от 25.07.2014 № 17-3/В-347, Письмо ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). В качестве основания называется п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (с 01.01.2017 аналогичная норма предусмотрена п. 2 ч. 1 ст. 422 НК РФ) и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Но, как и в случае с налогообложением, для признания такой компенсации необлагаемой страховыми взносами следует подтверждать расчет компенсации и фактическое использование имущества в интересах работодателя.
В заключение отметим, что компенсация работнику за использование личного имущества, выплачиваемая только исходя из неких примерных или усредненных величин (т.е. без конкретного расчета компенсации), с высокой долей вероятности будет расценена проверяющими в качестве необоснованных расходов (для целей исчисления налога на прибыль) и в качестве облагаемой НДФЛ и взносами.
Компенсации сотрудникам за использование личного имущества
В некоторых случаях компании договариваются с сотрудниками об использовании ими личного имущества в служебных целях. Таким имуществом может быть личный автомобиль сотрудника, его ноутбук или компьютер, мобильный телефон и т.п.
В ситуации, когда работник использует свое имущество в служебных целях, с согласия или ведома работодателя, то ему выплачивается компенсация в соответствии с положениями ст.188 ТК РФ.
Кроме того, на основании ст.235 ТК РФ, работодатель, причинивший ущерб имуществу работника, возмещает этот ущерб в полном объеме. Размер ущерба исчисляется по рыночным ценам, действующим в данной местности на день возмещения ущерба.
При согласии работника ущерб может быть возмещен в натуральной форме (путем ремонта/замены испорченного имущества).
В таком случае работник пишет заявление о возмещении ущерба. Работодатель обязан рассмотреть поступившее заявление и принять соответствующее решение в десятидневный срок со дня его поступления. При несогласии работника с решением работодателя или неполучении ответа в установленный срок работник имеет право обратиться в суд.
Согласно ст.188 ТК РФ, при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию):
Такое соглашение может быть оформлено как отдельным документом, так и приложением к трудовому договору с сотрудником. Кроме того, сам трудовой договор может содержать условие о компенсации расходов и суммах таких компенсаций.
При составлении соглашения необходимо зафиксировать в нем порядок выплаты компенсации. В нем необходимо указать, зависит ли сумма компенсации от количества календарных/рабочих дней в месяце, а так же – будет ли выплачиваться компенсация, если сотрудник отсутствовал на работе (был на больничном, в отпуске).
В статье мы поговорим об учете и налогообложении компенсаций за использование имущества сотрудника в служебных целях.
НДФЛ с сумм компенсаций
Так, например, компенсация за использование личного транспорта не будет облагаться НДФЛ, если она выплачивается сотрудникам, чья работа имеет разъездной характер, что отражено в их должностной инструкции.
Компенсацию расходов на телефонные переговоры не нужно облагать НДФЛ, если телефонные звонки носят производственный характер и осуществлялись в интересах компании-работодателя.
При этом организации необходимо обосновать размер установленной компенсации. Для этого нужно сделать расчет и приложить к нему первичные документы, подтверждающие его обоснованность.
Так же необходимо располагать документами, подтверждающими:
Такую позицию изложил Минфин в своем Письме от 18.02.2013г.№03-04-06/4259:
«Таким образом, денежная компенсация за использование в служебных целях мобильного телефона, принадлежащего сотруднику, не облагается налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных организацией.
При этом размер данной компенсации должен иметь экономическое обоснование и исходить из документально подтвержденных стоимости мобильного телефона и времени телефонных разговоров по служебным и личным целям.
Также организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими право собственности работника на используемое имущество.»
Если для выполнения своих служебных обязанностей работники используют личные автомобили для служебных поездок, то компенсационные выплаты в связи с таким использованием не облагаются НДФЛ при выполнении следующих условий:
«Учитывая положения статьи 188 Трудового кодекса, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, законодательствам не предусмотрено.
Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения пункта 3 статьи 217 Кодекса в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Указанная позиция согласована с Министерством финансов Российской Федерации письмом от 02.10.2012 N 03-04-08/9-327.»
Аналогичные разъяснения содержатся в Письме Минфина от 27.06.2013 №03-04-05/24421:
«Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом размер возмещения расходов должен подтверждаться документами, свидетельствующими о принадлежности налогоплательщику на праве личной собственности используемого в служебных целях имущества (паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсаций и документами, подтверждающими фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы), а также документами, подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов.»
Кроме того, следует принять во внимание, что условие об использовании имущества в служебных целях является одним из основных.
Поэтому, если компенсация выплачивается сотруднику за то время, когда он фактически не работал (находился в отпуске, на больничном и т.п.), то вышеуказанное условие не выполняется, а значит и льготы, предусмотренные п.3 ст.217 НК РФ, на такие суммы не распространяются.
Что касается требования чиновников, касающегося документов, подтверждающих право собственности на движимое имущество, не подлежащее государственной регистрации (ноутбуки, телефоны, компьютеры и т.д.), то его можно оспорить в судебном порядке. Суды в большинстве случаев принимают сторону налогоплательщиков.
Так, например, ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 17.07.2007г. №А56-49256/2006 указал, что отсутствие у работника права собственности на движимое имущество должно быть доказано налоговым органом.
В Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.08.2008г.№А06-6865/07 суд выразил мнение, что отсутствие документов, подтверждающих право собственности работников на используемое в работе имущество, не является должным основанием для доначисления НДФЛ на суммы выплачиваемой работникам компенсации.
Отдельно нужно осветить вопрос нормирования компенсационных выплат за использование личного транспорта для целей НДФЛ.
Еще в 2009 году Минфин в своих разъяснениях указывал, что суммы компенсаций за использование личного транспорта, превышающие нормы, установленные для целей налога на прибыль, облагаются НДФЛ.
Такое мнение изложено, в частности, в Письме Минфина РФ от 03.12.2009г.№03-04-06-02/87:
«Так как установление специальных норм компенсации работникам за использование личного транспорта для целей налогообложения налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом Кодексом не предусмотрено, полагаем, что использование в этих целях норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г. №92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией», не будет противоречить положениям п.3 ст.217 Кодекса и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса.
При этом сами такие выплаты могут производиться в размерах, определенных соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, как это предусмотрено ст. 188 Трудового кодекса.
Таким образом, на основании п.3 ст.217 и пп.2 п.1 ст.238 Кодекса не подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом сумма компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002г.№92.»
Однако, впоследствии ведомство изменило свое мнение. Так, в своем Письме от 31.12.2010г.№03-04-06/6-327 Минфин ссылается уже не на 25 главу НК, а на положения ТК РФ:
Согласно ст. 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Таким образом, освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 Кодекса подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
При этом должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.»
Кроме того, Президиум ВАС РФ в своем Постановлении от 30.01.2007г.№10627/06 по делу №А32-35519/2005-58/731 указал, что нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002г.№92 в соответствии с пп.11 п.1 ст. 264 НК РФ, предназначены исключительно для целей налогообложения прибыли и не должны применяться к НДФЛ.
Суд пришел к выводу, что компенсация за использование личного транспорта в служебных целях не облагается НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.
Страховые взносы
«При этом при расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество.
Таким образом, сумма компенсации и возмещения расходов, выплачиваемая работнику за использование (износ) личного имущества в служебных целях, не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со статьей 188 ТК РФ.»
Однако в случае с компенсаций за использование личного транспорта есть некоторые рискованные моменты:
«Судами установлено, что общество привлечено к ответственности в виде взыскания недоимки, штрафа и пеней за занижение базы для начисления страховых взносов на суммы выплат компенсаций за использование личного автомобиля «сверх нормы»…
…У фонда отсутствуют основания для доначисления обществу страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование с суммы компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях «сверх нормы», в связи с недоказанностью экономической нецелесообразности таких расходов.
Кроме того, нормативными правовыми актами в области обязательного пенсионного и медицинского страхования нет разделения компенсации за использование личного транспорта в служебных целях, выплаты по которым освобождаются от обложения страховыми взносами на выплаченные в пределах нормы и выплаченные сверх нормы.»
Налог на прибыль
В соответствии с п.1 Постановления №92, нормы расходов организаций на выплату компенсации* за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов установлены в следующих размерах (рублей в месяц):
Суммы компенсаций за использование любого иного имущества, кроме транспортных средств, учитываются в расходах для целей налога на прибыль в том размере, который установлен соглашением сторон.
При этом не следует забывать об экономической обоснованности и документальном подтверждении данных расходов.
Об этом напоминает Минфин в своем Письме от 11.04.2013г.№03-04-06/11996:
«Таким образом, размер возмещения расходов работника за использование личного имущества (за исключением личного транспорта) в служебных целях определяется соглашением между организацией и таким сотрудником и должен соответствовать положениям ст. 252 Кодекса в части экономической обоснованности затрат, связанных с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности.»