компенсация найма жилья сотрудникам обложение страховыми взносами
Организация оплачивает аренду жилья для работника: нужно ли платить взносы?
Сотрудник переехал на работу в другую местность, и работодатель возмещает ему расходы на аренду жилья. О том, что данные выплаты облагаются страховыми взносами, Минфин напомнил в письме от 24.11.20 № 03-15-06/102261.
Обоснование следующее. Страховыми взносами облагаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Исключение составляют выплаты, перечисленные в статье 422 НК РФ. В данном перечне, в частности, названы установленные законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с выполнением физлицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность. Согласно статье 169 Трудового кодекса, при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить расходы:
Таким образом, взносами не облагается только возмещение затрат работника по его переезду на работу в другую местность и членов его семьи, провозу имущества, а также по обустройству на новом месте жительства.
Компенсация затрат на аренду жилья для иногороднего сотрудника, переехавшего на работу в другую местность, статьей 169 ТК РФ не предусмотрена. Поэтому суммы возмещения указанных расходов облагаются страховыми взносами.
Отметим, что суды придерживаются по данному вопросу противоположной позиции. Как указывают судьи, возмещение расходов на аренду жилья, предусмотренное коллективным договором или локальным нормативным актом организации, носит социальный характер. Несмотря на то, что такие компенсации производятся в связи с наличием трудовых отношений, эти суммы не облагаются страховыми взносами. См. « Взносы на оплату жилья за работников: Верховный суд выступил против позиции Минфина и ФНС ».
Аренда жилья работнику: НДФЛ и страховые взносы
По мнению Минфина России при оплате аренды жилья работнику, у него возникает «натуральный» доход, а значит, компания должна исчислить и уплатить с него НДФЛ и страховые взносы. Так ли это на самом деле?
Чиновники приводят стандартные аргументы (письмо Минфина России от 17.07.2015 № 03-08-05/41253). При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). К доходам в натуральной форме относится оплата организацией или предпринимателем товаров, работ, услуг (в т.ч. коммунальных) в интересах физлица (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, оплата аренды квартиры, в которой проживает иногородний сотрудник, является его доходом, полученным в натуральной форме. Следовательно, работодатель, который в этом случае признается налоговым агентом, должен включить суммы оплаты аренды жилья в доход работника, облагаемый НДФЛ.
Подобные разъяснения Минфин России давал и ранее (письма Минфина России от 19.09.2014 № 03-04-06/46997, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369). При этом выводы чиновников касаются ситуаций как с предоставлением жилья сотрудникам, так и с возмещением им расходов на проживание. Разница в том, что в первом случае договор аренды с арендодателем заключает сама компания, и она же оплачивает напрямую арендодателю сумму аренды. А во втором случае сотрудник сам подыскивает себе квартиру, сам заключает договор аренды с арендодателем и сам же ее оплачивает, а затем уже компания-работодатель возмещает понесенные им на аренду жилья расходы (либо сразу выплачивает ему предполагаемую сумму компенсации за аренду).
НДФЛ с аренды жилья работнику не удерживают
Позицию Минфина России нельзя назвать бесспорной. Дело в том, что оплата аренды жилья работников из других городов непосредственно связана с выполнением ими своих трудовых обязанностей и имеет компенсационный характер. Следовательно, оплата аренды жилья не должна включаться в налоговую базу по НДФЛ. И арбитражные суды с таким аргументом соглашаются. Например, в одном из постановлений (пост. ФАС ВСО от 11.09.2013 № Ф02-4189/13) был сделан акцент на статью 169 ТК РФ, в которой прописана обязанность работодателя обеспечить возмещение работнику расходов по обустройству на новом месте жительства в случае переезда на работу в другую местность. Суд признал оплату аренды жилья работника обустройством на новом месте жительства (с учетом того, что порядок этих выплат определяется именно в трудовом договоре) и, ссылаясь на норму НК РФ (п. 3 ст. 217 НК РФ), освобождающую от НДФЛ выплаты компенсационного характера, установленные законодательством РФ, принял сторону налогоплательщика.
В другом деле (пост. ФАС УО от 08.06.2012 № Ф09-3304/12) решающим аргументом послужило то, что произведенные обществом выплаты арендодателям жилых помещений связаны с исполнением иногородними сотрудниками своих должностных обязанностей. Иначе говоря, сотрудник не мог бы исполнять свою работу, если бы жил в другом месте. Поэтому оплата аренды жилья работника произведена прежде всего в интересах работодателя.
Это далеко не полный перечень судебных решений, вынесенных в пользу налогоплательщиков. Есть и другие (пост. ФАС ДВО от 25.01.2013 № Ф03-5923/12, ФАС ЗСО от 02.09.2011 № Ф04-4186/11, ФАС МО от 21.03.2011 № Ф05-1300/2011), поэтому, если компания готова судиться, она может не начислять НДФЛ с жилищных расходов.
Момент исчисления НДФЛ с оплаты аренды жилья
У тех же, кто не готов отстаивать свою позицию в суде, возникает вопрос: в какой момент нужно исчислить НДФЛ в случае, когда работодатель сам договаривается и рассчитывается с арендодателем? Ведь зачастую оплата аренды квартиры производится авансом, порой даже за несколько месяцев вперед. Обратимся к подпункту 2 пункта 1 статьи 223 НК РФ, в котором сказано, что датой фактического получения дохода является день передачи дохода в натуральной форме.
На момент уплаты авансового платежа, по мнению автора, нельзя говорить о возникновении у работника дохода, облагаемого НДФЛ. Ведь, во-первых, сотрудник еще не воспользовался арендной услугой, а значит, нельзя говорить о том, что оплата была именно за нее. Есть только предоплата, а это разные понятия. Во-вторых, договор аренды может быть расторгнут, и тогда неиспользованный аванс возвращается арендатору (работодателю). Очевидно, что в этом случае у работника «натуральный» доход не возникнет до момента получения арендной услуги. Доход возникает лишь после того, как сотрудник воспользовался материальным благом, то есть пожил какое-то время в квартире. Значит, удерживать НДФЛ компания должна при выплате заработной платы за тот месяц, в котором сотрудник воспользовался арендованной квартирой.
ПРИМЕР В январе 2016 г. компания оплатила авансом аренду за февраль, март и апрель 2016 г. Соответственно, начиная с февраля у работника появляется «натуральный» доход. И при выплате февральской зарплаты (в марте) организация должна будет удержать НДФЛ за аренду квартиры в феврале.
Следует отметить, что у чиновников на сей счет иное мнение. В одном из писем Минфина России (письмо Минфина России от 26.08.2013 № 03-04-06/34883) сказано, что «дата получения дохода в рассматриваемом случае определяется как дата оплаты найма квартиры, включая авансовые платежи».
Также не нужно забывать, что работодателю придется выступить налоговым агентом по НДФЛ и в отношении лица, предоставившего свое жилое помещение в аренду (если, конечно, арендодатель не зарегистрирован в качестве ИП). Ведь в данном случае работодатель является источником выплаты дохода (письма Минфина России от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272, от 07.10.2009 № 03-04-06-01/259).
Страховые взносы с оплаты аренды жилья работника
Чиновники считают, что суммы ежемесячного возмещения расходов по найму жилого помещения в полной мере соответствуют всем элементам объекта обложения страховыми взносами, а значит, облагаются ими (письмо ФСС России от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).
Но ведь сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и работниками, в том числе на основании трудового договора, не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Оплата аренды жилья для работника относится к выплатам социального характера и не является стимулирующей выплатой. Она также не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы. Поэтому здесь нельзя говорить о скрытой форме оплаты труда и начислять взносы нет оснований.
К тому же в Законе о страховых взносах (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ) четко сказано, что не подлежат обложению страховыми взносами законодательно установленные компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, в том числе в связи с переездом на работу в другую местность. А обязанность по предоставлению гарантий и компенсаций сотрудникам при переезде на работу в другую местность как раз предусмотрена в статье 165 ТК РФ.
Альбина Островская, ведущий налоговый консультант консалтинговой группы «Такс Оптима»
Налогообложение расходов на аренду жилья для работника
Станислав Джаарбеков, заместитель директора, председатель экспертного совета
Института развития современных образовательных технологий (ИРСОТ),
юрист, аттестованный аудитор, член Московской аудиторской палаты
Тема сегодняшнего Вестника – налогообложение расходов на аренду жилья для работника. Такая ситуация нередко возникает, когда мы приглашаем на работу специалиста из другого города или региона. Чтобы убедить его сменить место жительства, компания должна возместить ему расходы на аренду жилья. Это можно оформить как премию, дополнение к заработной плате, но тогда это дополнение будет облагаться всеми налогами, включая НДФЛ и страховые взносы. Поэтому нередко поступают по-другому. Компания заключает договор с арендодателем, арендует жилье (квартиру или апартаменты), и работник проживает в этой квартире. Возникают вопросы: какими налогами облагаются данные выплаты и облагаются ли вообще, какие в этой ситуации могут быть риски, признаются ли такие расходы по налогу на прибыль?
Тему сегодняшнего Вестника я выбрал, потому что недавно вышло Письмо ФНС на эту тему от 17.10. 2017 № ГД-4-11/20938@. В письме говорится о налогообложении таких выплат как НДФЛ, так и страховыми взносами.
По НДФЛ. Сначала ФНС подводит идеологическую базу и говорит, что нет оснований не включать такие выплаты в доход, анализирует п.3. ст. 217 НК РФ («налогом не облагаются компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством»). Дальше ФНС делает вывод, что из ст. 169 ТК следует, что такая выплата, как компенсация расходов на аренду жилья не предусмотрена. И после всего этого ФНС делает хороший для налогоплательщиков вывод: все-таки НДФЛ такая выплата может не облагаться, потому что к такому выводу в свое время пришел Верховный Суд.
Был «Обзор практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации» (утв. Президиумом ВС РФ 21.10.2015). В п.3 был рассмотрен аналогичный вопрос, и Верховный Суд сделал следующий вывод. Если аренда жилья (квартиры) заключается преимущественно в интересах работодателя, то в этой ситуации НДФЛ не возникает, такую выплату этим налогом облагать не нужно.
В этом деле был еще интересный момент. Судьи отметили, что квартиры были арендованы в зависимости от статуса работника, и далее приведена такая фраза: «но без элементов роскоши». То есть судьи посмотрели, какие именно квартиры были арендованы: супер-фешенебельные или же квартиры для нормального проживания и с учетом статуса работника? Убедились, что это были пригодные для проживания, хорошие квартиры, но не роскошные, и, поскольку основной интерес был у работодателя, то облагать такие выплаты НДФЛ не нужно.
Если у вас возникают подобные ситуации, обращайте внимание на детали: во-первых, выплата на аренду должна быть предусмотрена трудовым договором с работником, это формальная часть. Второй момент: посмотрите, насколько из ваших документов следует, что наем квартиры для работников был в интересах работодателя, и как это можно документально подтвердить. Если мы привлекаем сотрудника из другого города, который к нам переезжает, то выгода компании очевидна. Он живет в другом городе, он нам очень нужен, мы его привлекаем и снимаем ему квартиру. Если сотрудник живет в том же городе, работает в нашей организации, а мы ему арендуем квартиру, то тут точно надо пояснять интерес работодателя. Такая ситуация тоже может быть, например, сотруднику неудобно ездить, и он из-за этого ищет другую работу. Или он несет большие расходы за аренду квартиру. Тогда, чтобы удержать его, мы можем снять ему квартиру. Но, как вы понимаете, в этом случае интерес работодателя не столь очевиден, поэтому может возникнуть вопрос: что это за доплата без НДФЛ? Повышение зарплаты? Премия?
Поэтому в такой ситуации должны быть какие-то документы и пояснения, которые можно представить в ФНС и тем самым доказать, что все было проделано в интересах работодателя.
Второй момент, на который я уже обращал внимание, это то, что квартиры с элементами роскоши тоже попадают в категорию «рискованных». Если вы арендуете для сотрудника квартиру с элементами роскоши, очень дорогую (например, из-за местоположения), то тогда надо суметь объяснить, почему этому сотруднику была арендована такая квартира. Почему вы сняли не трехкомнатную квартиру 100 кв.м, а пятикомнатную в центре города, в дорогом районе? Тут могут быть риски, в том числе по НДФЛ. Поэтому, если вы хотите обосновывать такие выплаты, то исходя из документов, которые я вам назвал, то условие о съеме квартиры надо включить в трудовой договор, надо продумать пояснение, почему аренда этих квартир нам необходима, и квартиры должны быть без элементов роскоши. Тогда мы выполняем все требования, согласно которым выплаты на аренду жилья не будут облагаться НДФЛ.
Еще лучше – когда такие выплаты идут напрямую арендодателю по прямому договору, а не выплачиваются сотруднику в виде компенсации. На первый взгляд, нет никакой разницы, но чисто психологически, мне кажется, спокойнее выплачивать арендную плату напрямую арендодателю. Прямой договор с арендодателем вызовет меньше вопросов у проверяющих органов.
Интересно, что до недавнего времени позиция контролирующих органов (несмотря на наличие Обзора судебной практики) была противоположной. Например, было письмо Минфина РФ от 3 октября 2017 г., № 03-04-06/64421. В этом письме Минфин говорил, что такие выплаты облагаются НДФЛ.
Так что в любом случае хорошо, что появилось письмо ФНС, где прямо указана возможность не облагать НДФЛ выплаты на аренду жилья, при перечисленных условиях.
В этом же письме ФНС говорит о страховых взносах. И тут нам повезло меньше. ФНС следует той же самой логике, ссылается на ст. 422 НК РФ, в которой определены суммы, не облагающиеся страховыми взносами. Далее, в ст. 422 есть пп2.п.1, где говорится, что не облагаются страховыми взносами компенсационные выплаты, не предусмотренные законодательством. Далее ФНС ссылается на ту же ст. 169 ТК, где говорят о том, что выплаты на аренду жилья не предусмотрены в расходах на переезд сотрудника. И отсюда вывод: такие выплаты облагаются страховыми взносами.
Вроде бы по НДФЛ и страховым взносам нормы похожи, но разница в том, что в Обзоре позиция по НДФЛ высказана ясно, а по страховым взносам однозначного вывода нет, и, тем более, есть новая норма гл. 34 НК РФ, предусматривающая правила, которые заработали только с 2017 года. До 2017 были отдельные положительные решения в пользу налогоплательщиков по таким ситуациям, когда компания арендовала сотруднику квартиру, не облагала страховыми взносами, далее был спор с фондами. Есть отдельные судебные решения, когда налогоплательщики выигрывали такие споры у фондов. Например, это Определение Верховного Суда РФ от 22.09.2015 по делу № 304-КГ15-5000.
Можно обосновать позицию, что такие выплаты страховыми взносами не облагаются, но ссылаться надо не на то, что эти выплаты не облагаются страховыми взносами, а на то, что они не являются объектом обложения, потому что это не часть выплат сотруднику. Или что они не связаны с его квалификацией или опытом. Можно ссылаться на старые судебные решения, где нормы были определены другим законом, 212-ФЗ.
Но хочу вас предупредить, что позиция в этом письме ФНС высказывается странная: НДФЛ может не облагаться такая выплата, при вышеназванных условиях, а страховыми взносами облагается всегда. И, если вы не будете облагать страховыми взносами выплаты на съем квартиры, будьте готовы свою позицию отстаивать.
По налогу на прибыль у нас тот же самый вопрос. Можно ли признать расходы на аренду жилья расходами по налогу на прибыль. Статья 255 НК РФ говорит, что любые выплаты, предусмотренные трудовым или коллективным договором, признаются расходами. И, если мы в трудовом договоре такую компенсацию предусмотрели, то она расходом признается. В 2016 году было несколько писем Минфина, которые эту позицию подтвердили. Например, Письмо Минфина России от 14.09.2016 № 03-04-03/53726.
Налогообложение компенсации за аренду жилья сотруднику
Варианты выплат за аренду жилья
Случаи, когда работодатель берет на себя оплату расходов по аренде жилья для своих сотрудников, достаточно распространены. При этом ситуаций, которые по нормам законодательства прямо обязывают работодателя к оплате расходов на жилье, не так много. Носят такие выплаты название компенсаций. Но чаще работодатель принимает на себя подобные обязанности добровольно, и именно они вызывают наибольшее количество вопросов.
Налогообложение этих выплат может зависеть от разных факторов:
Налогообложение такого рода расходов мы рассмотрим в 2 аспектах:
В отношении НДС вычет по таким расходам возможен (п. 7 ст. 171 НК РФ), но для него требуется наличие счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ) и отнесение осуществленных затрат к деятельности, ведущейся с НДС (п. 1 ст. 170 НК РФ).
Компенсации по командировкам
Однозначно решается вопрос по оплате проживания в составе командировочных выплат. ТК РФ (ст. 168) вменяет работодателю в обязанность возмещение таких расходов, и они в полной их сумме учтутся в базе по прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). В том числе, если на это есть соответствующее решение работодателя, допускается принятие расходов на проживание в местности, откуда работник может каждый день возвращаться к основному месту жительства (письмо Минфина РФ от 10.10.2016 № 03-04-06/58957).
При условии наличия документов, свидетельствующих о величине расходов на проживание, они не попадут ни под налог на доходы физлиц (п. 3 ст. 217 НК РФ), ни под страховые взносы (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании…» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При отсутствии документов, подтверждающих такие расходы, от НДФЛ будут освобождены суммы, не превышающие в сутки:
А вот в части страховых взносов аналогичной оговорки ни п. 2 ст. 422 НК РФ, ни п. 2 ст. 20.2 закона 125-ФЗ не содержат. То есть при отсутствии подтверждающих расходы документов под обложение страховыми взносами попадет полная сумма компенсации расходов на проживание, оплаченных за время командировки.
Одним из вариантов предоставления жилья командированному (при частых поездках в одно и то же место) является наем работодателем жилья, которое сотрудник занимает во время пребывания в командировке. Учесть в базе по прибыли такие расходы работодатель вправе (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), но только за те периоды, когда в арендованном жилье проживал командированный работник (письмо УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@). Причем в состав принимаемых расходов на таких же условиях можно включить и коммунальные платежи (письмо Минфина РФ от 05.12.2011 № 03-03-06/1/802).
Компенсационные выплаты при работе в разъездах
Аналогичная норма, обязывающая компенсировать расходы на проживание, в ТК РФ предусмотрена и в части работы разъездного характера (ст. 168.1). Расценивать такую компенсацию следует не как относящуюся к командировкам (ст. 166 ТК РФ), а как выплату, учитывающую выполнение работы в особых условиях.
Осуществляться такая выплата может 2 способами:
Выбор способа компенсации закрепляется во внутреннем нормативном акте.
Подробнее о таком нормативном акте читайте в статье «Положение об оплате труда работников — образец 2019-2020».
Компенсация по переезду для работы в другой местности
Еще одним видом компенсации, предусмотренным ТК РФ (ст. 169), является оплата расходов, вызванных сменой работником места проживания из-за смены работы. Расходы эти делятся на 2 вида:
Среди них расходы на проживание прямо не поименованы, то есть уже в самом перечне есть неопределенность в возможности отнесения к ним платы за проживание работника. И именно ее использует Минфин России (письма от 14.06.2016 № 03-03-06/1/34531, от 19.09.2014 № 03-04-06/46997) для обоснования неотнесения затрат на оплату проживания для иногороднего работника к расходам, связанным с его обустройством.
Вместе с тем суды достаточно часто признают расходы, осуществляемые работодателем на жилье для работника из другого региона, относящимися к разряду выплат, имеющих компенсационный характер (определение ВС РФ от 25.03.2015 № 309-КГ15-602, постановления Арбитражных судов Московского округа от 13.10.2016 по делу № А40-221105/2015, Западно-Сибирского округа от 21.06.2016 по делу № А67-7145/2015).
Таким образом, соотнесение расходов, связанных с оплатой проживания работника, с расходами, относящимися к его обустройству на месте новой работы, с большой долей вероятности вызовет споры с проверяющими.
Как учесть аренду квартиры для иногороднего сотрудника, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Условия и варианты добровольной оплаты проживания работника
Итак, установленная законодательством обязанность предоставить жилье человеку, приглашенному на работу из другой местности, у работодателя отсутствует. Есть здесь только 1 исключение: при приеме на работу иностранца работодатель должен гарантировать обеспечение его жильем (п. 5 ст. 16 закона «О правовом положении…» от 25.07.2002 № 115-ФЗ). Однако выдача подобной гарантии не предполагает возникновения у работодателя обязанности по оплате жилья (письмо ФНС России от 10.01.2017 № БС-4-11/123@).
Решение работодателя о добровольно принимаемых им на себя обязательствах по оплате расходов на проживание закрепляется во внутреннем нормативном документе (коллективном или трудовом договоре).
Видами подобной оплаты могут быть:
В любом из этих вариантов работник получает доход. Причем в случае расчетов работодателя непосредственно с арендодателем (т. е. без участия работника) этот доход расценивается как выплаченный работнику в натуральной (неденежной) форме (письма Минфина РФ от 29.12.2016 № 03-04-05/79264, от 14.09.2016 № 03-04-06/53726).
Налоги при добровольной оплате расходов на проживание работника
Доход, выданный работнику (в т. ч. иностранному) в виде арендной платы, независимо от того, каким образом осуществляется эта оплата (путем передачи денег работодателем непосредственно арендодателю или выплаты соответствующей суммы самому работнику), будет облагаться (письмо Минфина России от 07.04.2017 № 03-04-09/21137):
В ситуации, когда договор аренды заключает сам работодатель, ему придется осуществлять удержание НДФЛ и с того дохода, который будет выплачиваться арендодателю-физлицу, не являющемуся ИП (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Для целей принятия в базу по налогу на прибыль расходы по оплате жилья могут быть учтены как:
Об особенностях учета расходов по оплате труда в числе снижающих базу по прибыли читайте здесь.
Для последнего варианта в ситуациях, когда работодатель сам рассчитывается с арендодателем (т. е. работник получает доход в натуральной форме), приобретает значение величина доли платы за проживание в общей сумме начисляемой работнику за месяц зарплаты. Превышение этой долей величины 20% приведет к нарушению ограничения, устанавливаемого ст. 131 ТК РФ для выплаты зарплаты в неденежной форме.
Итоги
Необходимость оплаты работнику расходов на проживание для работодателя может быть как обязательной, так и добровольной. Но при этом и в том, и в другом случае учет таких расходов в базе по прибыли и налогообложение их в качестве доходов работников может иметь варианты в зависимости от ряда факторов. Среди таких факторов наиболее существенными оказываются оценка расходов для целей обложения налогами и взносами, способ осуществления выплат, наличие документального подтверждения.