компенсация при однодневной командировке взносы и ндфл
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат сотрудникам при однодневных командировках?
По акту проверки были доначислены страховые взносы в ПФР и ФСС России с сумм, выплачиваемых сотрудникам при однодневных командировках. Нужно ли будет облагать эти суммы НДФЛ? Необходимо ли заполнять уточненный расчет по страховым взносам и уточненный расчет по форме 4-ФСС? Необходимо ли корректировать форму 2-НДФЛ и форму 6-НДФЛ? Какие бухгалтерские проводки необходимо сделать?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Вопрос с исчислением НДФЛ с сумм, выплачиваемых сотрудникам при однодневных командировках, является спорным. Анализ судебной практики и некоторых разъяснений Минфина России позволяет прийти к выводу, что рассматриваемые сумм не являются доходом сотрудников для целей исчисления НДФЛ.
При доначислении взносов с выплат командированным сотрудникам необходимо подать уточненные расчет по страховым взносам и расчет по форме 4-ФСС, порядок заполнения которых рассмотрен ниже. При этом расхождения между данными расчета по форме 6-НДФЛ и расчета по страховым взносам не являются ошибкой. От организации налоговый орган может запросить пояснения причин расхождений.
Обоснование вывода:
В то же время порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).
Отметим, что ФСС России в письме от 02.07.2013 N 15-03-14/05-6357 в отношении взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний указал, что расходы страхователя при направлении работника в однодневную командировку не являются суточными независимо от основания их выплаты. В связи с чем такие суммы подлежат включению в базу для начисления страховых взносов (смотрите также письмо Минтруда России от 06.11.2013 N 17-4/10/2-6751).
Согласно сложившейся правоприменительной практике, основанной на положениях ст.ст. 164, 166, 168, 168.1 ТК РФ и на правовой позиции Президиума ВАС РФ, изложенной в постановлении от 11.09.2012 N 4357/12, денежные средства, выплачиваемые при направлении работников в однодневную командировку, не являются суточными в силу определения, содержащегося в трудовом законодательстве, однако исходя из их направленности и экономического содержания могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника и не облагаются страховыми взносами. Смотрите постановления АС Западно-Сибирского округа от 13.04.2016 N Ф04-909/16 по делу N А27-19744/2015, от 05.08.2015 N Ф04-21585/15 по делу N А45-18424/2014, от 04.03.2015 N Ф04-15458/15 по делу N А27-18975/2013, АС Северо-Кавказского округа от 15.09.2014 N Ф08-6019/14 по делу N А63-13809/2013, ФАС Уральского округа от 25.04.2014 N Ф09-2376/14 по делу N А76-12653/2013.
По мнению Минфина России, при направлении работника в однодневную командировку суммы денежных средств, выплачиваемых работнику взамен суточных, освобождаются от налогообложения в размерах, предусмотренных п. 3 ст. 217 НК РФ (письмо Минфина России от 02.09.2015 N 03-04-06/50607).
При этом если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со ст. 168 ТК РФ к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, то они могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов. При отсутствии документального подтверждения осуществления вышеуказанных расходов денежные средства, выплачиваемые работникам при однодневных командировках взамен суточных, могут освобождаться от обложения НДФЛ в пределах 700 руб. при нахождении в командировке на территории РФ (письма Минфина России от 04.03.2013 N 03-04-06/6394, от 01.03.2013 N 03-04-07/6189).
Таким образом, вопрос удержания НДФЛ с суточных, выплаченных при однодневных командировках, не урегулирован, поэтому организации следует самостоятельно решать, будет ли она признавать эти суммы налогооблагаемым доходом физического лица или нет*(3).
Корректировки отчетов
В связи с тем, что в прошлых периодах база для начисления взносов была занижена (за счет невключения в нее сумм, выплаченных в качестве суточных при однодневных командировках), организации необходимо откорректировать соответствующие отчеты.
1. Расчет по страховым взносам*(4)
Начиная с I квартала 2017 года внесение изменений в ранее представленный расчет осуществляется плательщиками страховых взносов путем представления уточненного расчета в порядке, предусмотренном ст. 81 НК РФ (письма Минфина России и ФНС России от 28.06.2017 N БС-4-11/12446@, от 18.07.2017 N БС-4-11/14022@). В текущем отчетном (расчетном) периоде сумма произведенного перерасчета за предшествующий период в текущем РСВ не отражается.
На Титульном листе в поле «Номер корректировки» указывается номер корректировки к первичному расчету.
В уточненном РСВ указываются правильные данные, в частности:
в строке 030 указываются суммы выплат с учетом сумм, на которые в соответствии с результатами проверки были доначислены взносы.
одновременно на эту же сумму должна быть уменьшена срока 040.
В аналогичном порядке корректируются строки 030 и 040 подраздела 1.2 «Расчет суммы страховых взносов на обязательное медицинское страхование». А также соответствующие строки приложения N 2 «Расчет суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» к разделу 1 расчета.
2. Расчет по форме 4-ФСС
На основании п. 1.1 ст. 24 Федерального закона N 125-ФЗ страхователь обязан внести необходимые изменения в Расчет по форме 4-ФСС и представить его в территориальный орган ФСС, если в поданном ранее расчете он обнаружил факт неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибки, приводящие к занижению суммы страховых взносов.
Расчет заполняется с заполнением всех полей, с учетом правильных данных (в частности, в строке 1, и в строке 2 Таблицы 1 «Расчет базы для начисления страховых взносов»). Расчет подается с указанием номера корректировки в поле «Номер корректировки».
3. 2-НДФЛ и 6-НДФЛ
В случае если организация примет решение не удерживать НДФЛ с сумм, выплачиваемых сотрудникам в качестве суточных, выплачиваемых при направлении их в однодневные командировки, то суммы таких выплат не отражаются в справке по форме 2-НДФЛ (письмо Минфина России от 18.04.2012 N 03-04-06/8-118) и в расчете по форме 6-НДФЛ (письма ФНС России от 01.11.2017 N ГД-4-11/22216@, от 01.08.2016 N БС-4-11/13984@).
Таким образом, корректировать эти документы нет необходимости.
Бухгалтерский учет
Существенность ошибки организация определяет самостоятельно исходя как из величины, так и характера соответствующей статьи (статей) бухгалтерской отчетности (п. 3 ПБУ 22/2010).
Ошибка текущего отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором выявлена ошибка (п. 5 ПБУ 22/2010).
В случае если ошибка относится к отчетному периоду, то доначисление взносов отражается следующим образом:
Дебет 20 (23, 25, 26, 44. ) Кредит 69
— доначислены страховые взносы на сумму суточных по однодневным командировкам.
В случае если несущественная ошибка относится к прошлому периоду, отчетность по которому уже утверждена, то доначисление взносов отражается следующим образом (п. 14 ПБУ 22/2010):
Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 69
— доначислены страховые взносы, относящиеся к выплатам за прошлые периоды.
Существенная ошибка предшествующего отчетного года, выявленная после утверждения бухгалтерской отчетности за этот год, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета текущего периода в корреспонденции со счетом учета нераспределенной прибыли (непокрытого убытка) (п. 9 ПБУ 22/2010). То есть существенная ошибка в начислениях страховых взносов, требующая их доначисления, должна быть исправлена в периоде её обнаружения и отражаться записью по дебету счета 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) в корреспонденции с кредитом счета 69 (по отдельным субсчетам конкретных взносов).
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ткач Ольга
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Расходы на командировки работников, не облагаемые страховыми взносами.
При этом в указанном письме указано, что «если денежные средства, выплачиваемые работнику при направлении в однодневную командировку, не являются суточными, а относятся в соответствии со статьей 168 Трудового кодекса к иным расходам, связанным со служебной командировкой, произведенным работником с разрешения или ведома работодателя, суммы возмещения таких расходов могут быть учтены в составе доходов, освобождаемых от налогообложения, в полном объеме при наличии документального подтверждения произведенных за счет указанных денежных средств расходов».
*(3) В случае, если организация решит все же удержать НДФЛ с рассматриваемых сумм, следует учитывать, что с 1 января 2016 года утратил силу п. 2 ст. 231 НК РФ, в котором говорилось, что суммы налога, не удержанные с физических лиц или удержанные налоговыми агентами не полностью, взыскиваются ими с физических лиц до полного погашения этими лицами задолженности по налогу в порядке, предусмотренном ст. 45 НК РФ.
Применительно к рассматриваемой ситуации это означает, что формально налоговый агент не может удержать в 2018 году суммы налога, ошибочно не удержанные у налогоплательщика из его доходов, выплаченных в прошлых периодах. Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Невозможность удержания НДФЛ налоговым агентом из доходов налогоплательщика.
При этом налоговый агент должен представить уточненный Расчет 6-НДФЛ за период, в котором ошибочно не был удержан НДФЛ.
Заполнение уточненного Расчета 6-НДФЛ происходит в соответствии с теми же правилами, которым нужно следовать при оформлении первичного отчета. Порядок корректировки 6-НДФЛ заключается в заполнении расчета 6-НДФЛ за прошлые периоды, содержащего достоверные сведения.
В корректировочном Расчете 6-НДФЛ необходимо верно указать суммы в строках:
020 «Сумма начисленного дохода»;
040 «Сумма исчисленного налога»;
080 «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом».
Отметим, что строка 070 «Сумма удержанного налога» в корректировочных Расчетах 6-НДФЛ не изменяется в связи с тем, что фактически налоговый агент в прошлые периоды удержал налог в меньшем размере вследствие ошибочного предоставления вычета налогоплательщику.
*(4) Уточненный расчет представляется в налоговый орган по форме, действовавшей в налоговом периоде, за который вносятся соответствующие изменения (п. 5 ст. 81 НК РФ).
Платим НДФЛ с командировочных расходов в 2021 году
Какие расходы возмещаются командированному работнику
Нередки случаи, когда для решения служебных вопросов работодатели вынуждены отправлять своих сотрудников за пределы места нахождения организации. Поездки на определенное время, по определенному служебному поручению руководителя в другой населенный пункт или за границу называются командировками.
Во время нахождения сотрудника в командировке ему выплачивается средний заработок (ст. 167 ТК РФ). Расчет среднего заработка регламентируется положением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (ч. 7 ст. 139 ТК РФ) и ст. 139 ТК РФ.
До начала командировки работодатель должен:
Данные аспекты регламентируются положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
В соответствии с ТК РФ работнику возмещаются следующие расходы на командировку:
Как правило, в организации разрабатываются внутренние документы или коллективный договор, в котором определяются порядок и размер возмещения данных расходов.
Порядок возмещения расходов на командировку работникам различных федеральных государственных органов, учреждений и фондов, а также муниципальных учреждений определяется нормативными правовыми актами правительства РФ, органов местного самоуправления, государственной власти субъектов РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).
Что из командировочных облагается НДФЛ?
Частично облагаемыми НДФЛ являются суточные — они освобождены от налога только в пределах установленных НК РФ норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Если руководитель принял решение возместить командированному работнику расходы сверх норм, то эта разница облагается НДФЛ.
П. 1 ст. 217 НК РФ устанавливает следующие нормы суточных:
В коллективном договоре, утвержденном в ООО «Система», установлено, что при командировках на территории РФ размер суточных для сотрудников инженерно-технического подразделения составляет 1 200 руб., для других сотрудников — 600 руб.
Бухгалтер ООО «Система» выдал главному инженеру Смирнову Н. А. при направлении в командировку с 2 по 17 марта на территории РФ суточные в сумме 1 200 руб.
Следовательно, НДФЛ с командировочных будет рассчитываться с суммы 500 руб. за каждый день нахождения в командировке, т. е. с разницы между выплаченными суточными и установленной законодательством необлагаемой нормой (1200 – 700 руб.).
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы рассчитали НДФЛ с командировочных. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Какие командировочные расходы не облагаются НДФЛ
В НК РФ прописано, что же не включается в облагаемый подоходным налогом доход работника. Сюда относится в том числе компенсация работодателем следующих расходов (п. 1 ст. 217 НК РФ):
Компенсация данных расходов не облагается НДФЛ, если расходы подтверждены документально. Если такие документы отсутствуют, выплаченные компенсации освобождаются от обложения НДФЛ только в пределах установленных норм (п. 1 ст. 217 НК РФ).
Кроме того, работнику должны быть возмещены расходы по найму жилья в командировке (абз. 3 ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Если сотрудник представит подтверждающие документы, то такие расходы компенсируются ему в полном объеме и не подлежат обложению НДФЛ. При отсутствии документов подоходным налогом не будет облагаться сумма в пределах норм, определенных п. 1 ст. 217 НК РФ.
Итоги
Компенсация командировочных расходов не облагается НДФЛ, если эти расходы подтверждены документально. Что касается налогообложения суточных, то они не облагаются НДФЛ только в пределах норм.
Порядок обложения страховыми взносами суточных
Автор: С. В. Манохова
Комментарий к Определению ВС РФ от 11.08.2017 № 310 КГ17-10343.
Командировки, суточные, страховые взносы.
В Верховном суде очередной раз рассматривался вопрос об алгоритме обложения страховыми взносами «суточных», выплачиваемых при направлении работника в однодневную командировку (комментируемым Определением ВС РФ от 11.08.2017 № 310-КГ17-10343 отказано в передаче кассационной жалобы отделения ФСС для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам ВС РФ).
Кроме того, в названном деле анализировался вопрос о порядке обложения страховыми взносами суточных, выплачиваемых работникам в двойном размере (в случае, когда день возвращения работника из многодневной командировки совпадал с днем направления его в новую командировку).
Рассмотрим эти вопросы по порядку (более детальную информацию можно найти в решениях кассационной (Постановление АС ЦО от 11.04.2017 по делу № А14-1608/2016) и апелляционной инстанций (Постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 27.01.2017 по тому же делу).
Комментируемое определение, а также иные названные в данной статье судебные решения приняты в период действия Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования». С 01.01.2017 этот закон утратил силу. Однако большинство его положений практически без изменений перекочевали в Налоговый кодекс. Таким образом, мы полагаем, что выводы судей, сделанные в данной статье, можно применять и сейчас.
Налоговики, впрочем, с этим не согласны. Например, в Письме от 14.09.2017 № БС-4-11/18312@ они указали, что сложившаяся арбитражная практика по делам с аналогичными фактическими обстоятельствами, принятая на основании норм Федерального закона № 212-ФЗ, в настоящее время применению налоговыми органами не подлежит.
Часть 1. Однодневные командировки.
Сначала поясним, почему слово «суточные» мы взяли в кавычки. Дело в том, что согласно ст. 168 ТК РФ под суточными понимаются дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Поскольку при однодневных командировках работник ежедневно возвращается домой, выплачиваемые суммы суточными признаваться не могут (Постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).
Более того, в п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки[1] прямо сказано: при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Таким образом, называть суточными фиксированные суммы денежных средств, выплачиваемые при направлении работников в однодневные командировки, некорректно. Между тем в практике организаций зачастую они именуются именно так.
Из материалов дела.
Организация не включала в облагаемую страховыми взносами базу «суточные», выплачиваемые сотрудникам при однодневных командировках.
Претензии проверяющих.
Представители ФСС посчитали, что фиксированные суммы денежных средств, выплачиваемые работникам при направлении их в однодневные командировки, должны облагаться страховыми взносами. Их мнение совпадает с позицией Минтруда (см., например, Письмо от 01.04.2015 № 17-3/В-156).
При отсутствии документального подтверждения целевого использования производимых работникам при однодневных командировках выплат, связанных с командировкой, теряется их непосредственно компенсационный характер, и, соответственно, данные суммы подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Более свежих разъяснений чиновников на этот счет нам найти не удалось.
Позиция арбитров.
Судьи согласны с тем, что спорные выплаты не являются суточными. По их мнению, исходя из направленности и экономического содержания спорные суммы могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя.
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):
1) расходы на проезд;
2) расходы на наем жилого помещения;
3) дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
4) иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Арбитры высказываются так:
спорные выплаты являются компенсационными и установлены в целях возмещения работникам иных дополнительных расходов и затрат, связанных с исполнением ими трудовых функций, не входят в систему оплаты труда и не облагаются страховыми взносами (постановления АС ЗСО от 14.08.2017 по делу № А27-21148/2016, АС ПО от 01.11.2016 по делу № А06-2724/2016, АС СЗО от 23.08.2016 по делу № А13-6584/2015, АС УО от 29.07.2016 по делу № А60-41778/2015, Определение ВС РФ от 07.04.2017 № 310-КГ17-3888).
Делаем выводы.
Наличие обширной судебной практики показывает, что данный вопрос живо интересует проверяющих. Скорее всего, в случае, если они выявят, что организация не начисляет страховые взносы на так называемые суточные, выплачиваемые работникам, направляемым в однодневные командировки, страховые взносы ей будут доначислены. В то же время многочисленная арбитражная практика показывает, что правда на стороне страхователей. Так что если организация не побоится обратиться в суд, шанс выиграть дело высокий. Как поступать – решать вам.
Часть 2. Суточные, выплачиваемые в двойном размере.
Из материалов дела.
В отдельных случаях у организации возникала необходимость вернувшихся из служебной командировки водителей вновь направлять в служебную командировку в тот же день. В адрес данных работников производились соответствующие выплаты в размере, установленном для выплаты суточных.
Претензии проверяющих.
Организация занизила базу для начисления страховых взносов на сумму дважды оплаченных суточных.
Позиция арбитров.
Выплаты, произведенные работникам, вернувшимся из служебной командировки и вновь направленным в этот день в служебную командировку (дважды оплаченные суточные), по своему характеру и содержанию не являются оплатой труда, а представляют собой компенсацию, направленную на возмещение дополнительных затрат работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер. Данные выплаты установлены локальным нормативным актом и производятся вне зависимости от трудового результата. Поскольку при служебной командировке работник направляется в поездку по инициативе работодателя и в его интересах, расходы на проезд, проживание, суточные осуществляются именно в интересах работодателя, а не работника. Такие расходы представляют собой компенсационную выплату по возмещению затрат работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы. Экономическая выгода у работника может возникнуть только тогда, когда в качестве исключения из установленных правил ему выплачивается сумма в больших размерах, чем предусмотрено организацией в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Делаем выводы.
В данном деле организация выиграла суд – невключение в базу для начисления страховых взносов сумм дважды оплаченных суточных признано судом правомерным. Отметим, что данная ситуация достаточно нестандартна, поэтому риск получения претензии проверяющих высок.
[1] Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
Как оплачивается командировка на один день?
Что такое однодневная командировка?
Однодневной командировкой считается кратковременная служебная поездка сотрудника по распоряжению руководителя. При этом даты отъезда к месту назначения и возвращения обратно у такой командировки совпадают. Командировка на один день оформляется в общеустановленном порядке, который отражается в положении о командировке:
Подробности его составления приводятся в нашей публикации.
Как можно заметить, в настоящее время перечень документов, оформляемых при направлении сотрудника в командировку, как в однодневную, так и в более продолжительную, сократился. Причины этого связаны с утратой актуальности некоторых форм документов, например, более не применяются командировочные удостоверения и служебные задания, что способствовало упрощению документооборота по командировкам.
Как оплачивается однодневная командировка?
Направляя сотрудника в командировку, в общем случае работодатель сталкивается со следующими видами расходов:
В том, что касается именно однодневных командировок, долгое время существовали противоположные мнения о необходимости выплаты суточных, а также о порядке уплаты с них налогов и страховых взносов.
В настоящее время с учетом сложившейся арбитражной практики и разъяснений контролирующих органов организациям рекомендовано предусмотреть в коллективном договоре (или в положении о командировках) условия оплаты подобных расходов, избегая понятия «суточные». В этом случае работодатель-налогоплательщик сможет включить оплату таких командировок в расходы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 26.05.2014 № 03-03-06/1/24916).
В отношении обложения указанных выплат страховыми взносами и НДФЛ следует отметить, что:
Итоги
Однодневные командировки в порядке оформления мало чем отличаются от обычных командировок, поэтому важно правильно подойти к их документальному сопровождению. При этом оплата таких командировок в связи с отсутствием суточных всё же имеет некоторые особенности, характерные только для однодневных командировок.