компенсация проезда к месту отдыха и обратно в районах крайнего севера в 1с зуп
Компенсация проезда к месту отдыха и обратно в районах крайнего севера в 1с зуп
Дата публикации 22.12.2015
СИТУАЦИЯ
Необходимо решить вопрос об оплате стоимости проезда к отпуску и обратно.
Размер, условия и порядок компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно устанавливаются: ч. 8 ст. 325 ТК РФ
ЧТО ДЕЛАТЬ
Шаг 1. Определить, является ли это обязанностью работодателя
Трудовое законодательство обязывает компенсировать работнику, работающему в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, проезд и провоз багажа к месту отдыха, расположенному на территории Российской Федерации, и обратно. Данным правом могут воспользоваться все работники такой организации, независимо от того, является ли работодатель государственным учреждением или не относится к бюджетной сфере. Соответствующее право возникает у работника раз в два года (ч. 1 ст. 325 ТК РФ).
При отнесении местностей к районам Крайнего Севера и приравненных к ним районам следует руководствоваться Перечнем районов Крайнего Севера и местностей, приравненных к районам Крайнего Севера, утвержденным Постановлением Совета Министров СССР от 10.11.1967 № 1029. Если территория не относится к районам Крайнего Севера и приравненным местностям, но относится к районам, в которых начисляются районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, то оплата проезда к месту отпуска сотрудникам организаций в этих местностях не положена. Ведь согласно ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-I данная компенсация распространяется исключительно на лиц, работающих в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям (раздел 6 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014).
Правила компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа для работников, работающих в государственных и муниципальных организациях утверждены Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455
Правила компенсации соответствующих расходов для работников коммерческих организаций устанавливаются самими работодателями в локальных нормативных актах.
Следует отметить, что оплата стоимости проезда к месту отпуска и обратно должна производиться работнику даже в том случае, если он вернулся в районы Крайнего Севера после истечения срока ежегодного оплачиваемого отпуска (см. раздел 6 Обзора, утв. Президиумом Верховного Суда РФ 26.02.2014, письмо Минздравсоцразвития РФ от 20.02.2009 № 194-13).
Шаг 2. Определить условия оплаты проезда до места отпуска и обратно
Расходы, подлежащие компенсации, включают в себя (п. 5 Правил компенсации расходов…, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 № 455):
При этом судебная практика исходит из того, что работодатель не должен устанавливать фиксированный размер компенсации проезда к месту проведения отпуска и обратно, который ниже фактически понесенных расходов (см. Определения Верховного Суда РФ от 05.10.2012 № 53-КГ12-4, от 11.03.2011 № 60-В10-4)
Шаг 3. Оформить необходимые документы и оплатить размер стоимости проезда
Если оплата проезда осуществляется в соответствии с трудовым законодательством, для оформления оплаты проезда к месту использования отпуска, необходимо:
При этом следует учесть, что:
Шаг 4. Если оплата проезда осуществляется на основании соглашений с работодателем:
Условие об оплате проезда может быть закреплено в трудовом договоре, в коллективном договоре в случае, если организация возмещает расходы на проезд на постоянной основе в качестве дополнительных стимулирующих доплат.
Процедура оформления оплаты проезда к месту использования отпуска и обратно завершена.
Компенсация оплаты проезда на отдых и обратно в 1С ЗУП
Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд
Компенсация оплаты проезда на отдых и обратно в 1С ЗУП
Пример
Работник компании «Север», которая расположена в районе Крайнего Севера, А.П. Букин на протяжении 3 дней с момента окончания отпуска предоставил отчет о затратах с документами о проезде и перевозке (авиабилеты, а также квитанции на провоз багажа) общей суммой в 36 000 рублей.
Величина, условия и порядок возмещения подобных затрат предусмотрены в коллективном договоре. Пользователю 1С Зарплата необходимо выполнить начисление компенсации затрат.
Оптимизация типа начисления
Если в процессе предварительной оптимизации ПО (рис. 1) был заполнен перечень компенсационных выплат, в плане типов начислений уже предусмотрен соответствующий тип, параметры которого нужно проверить.
В ином случае потребуется сформировать новый тип начисления:
Затем необходимо перейти во вкладку с налогами, взносами, бухучетом (рис. 7):
Для завершения работы выбирается пункт Записать и закрыть.
Компенсация затрат
Чтобы начислить компенсацию, нужно использовать акт Разового начисления:
Далее необходимо ввести в таблицу новый ряд при помощи пункта Подбор или Добавить:
Далее нужно перейти в графу Выплата и выбрать, когда компенсация будет выплачена. На выбор доступны варианты с авансом, заработной платой, либо в межрасчетный период. Изначально выбран вариант с заработной платой. Графа Планируемая дата выплаты заполняется сроком в зависимости от значения графы Выплата.
Чтобы автоматически заполнить графу Планируемая дата выплаты в случае выплаты вместе с заработной платой или авансом в параметрах политики учета компании во вкладке Дата выплаты заработной платы нужно внести соответствующее значение. В случае необходимости допускается ручная корректировка.
Затем выбирается пункт Провести.
Если в акте в графе Выплата выбран вариант В межрасчетный период, непосредственно из него можно сформировать ведомость на выплату. Тип акта выбирается исходя из параметров выплаты заработной платы для компании и (либо) параметров выплаты заработной платы для индивидуального подразделения, а также параметров выплаты для работника.
Компенсация проезда работников от дома до места работы и обратно
Вопрос задал bu***@kvasprom.ru
Ответственный за ответ: Юлия Щелкунова (★9.81/10)
Программа ЗУП 3.1.
Добрый день. Подскажите пожалуйста как в ЗУП отпразить компенсацию проезда от дома до работы и обратно сотрудника, что бы она попада в расходы на оплату труда по налогу на прибыль и каким документом лучше всего делать (Прочие доходы, разовое начисление, натуральных доход). И можно ли обойтись без оформления авансового отчета?
Спасибо!
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Все комментарии (2)
Минфин пояснил нужно ли облагать НДФЛ и взносами компенсацию проезда сотрудников к месту работы, исходя из изложенных рекомендаций МинФина, компенсация проезда является натуральным доходом, а значит в ЗУП отражать ее следует документом «Доход в натуральной форме». Этот документ логично использовать в паре с авансовым отчетом: если мы уже провели в БП начисление и выдачу денег через 71 счет, то в ЗУП отражаем только доход.
Но я считаю, что можно провести начисление документом «Разовое начисление», настроив вид расчета в назначением «Компенсационные выплаты».
Эти мы не изменим налоговую базу, просто будем использовать другой код дохода: 4800.
Учет расчетов в этом случае можно вести на 73 счете: в документе «Разовое начисление» появится поле «Учитывать как» и следует выбрать «Прочие расчеты с персоналом». Подробнее о функционале: Отражение в бухучете на 73 счете (ЗУП 3.1.9).
Налогообложение для целей налога на прибыть настраивается в настройках начисления на вкладке «Налоги, взносы, бухучет».
Я поискала информацию по этому вопросу и встретила мнения экспертов, что использование 73 счета в данном случае допустимо. Т.е. авансовый отчет (71 счет) не нужен.
Но еще раз повторюсь, что я не аудитор. Окончательное решение принимать Вам.
Выпуск от 20 ноября 2015 года
Схемы корреспонденций счетов
Подборка по материалам информационного банка «Корреспонденция счетов» системы КонсультантПлюс
Ситуация:
Как отразить в учете организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплату проезда работника к месту проведения отпуска и обратно, если место проведения отпуска находится за границей? Согласно коллективному договору организация раз в два года оплачивает работникам расходы на проезд к месту проведения отпуска и обратно вне зависимости от места его проведения.
Оплата производится после представления проездных документов (билетов), подтверждающих фактически произведенные расходы на проезд. Работник, для которого организация является основным местом работы, по возвращении из отпуска представил:
— авиабилеты, подтверждающие его проезд к месту проведения отпуска за границей и обратно, на общую сумму 66 000 руб.;
— справку о стоимости перелета от аэропорта вылета на территории РФ до места пересечения границы РФ в направлении места использования отпуска и обратно, выданную транспортной организацией, на сумму 45 000 руб.
Компенсация стоимости проезда перечислена работнику на его лицевой банковский счет.
Для целей налогового учета доходов и расходов организация применяет метод начисления.
Корреспонденция счетов:
Размер, условия и порядок компенсации расходов по оплате стоимости проезда и провозу багажа к месту проведения отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, не относящихся к бюджетной сфере, находящихся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливаются коллективными договорами, локальными нормативными актами, принимаемыми с учетом мнения выборных органов первичных профсоюзных организаций, трудовыми договорами (ч. 8 ст. 325 ТК РФ, ст. 33 Закона РФ N 4520-1).
При этом законодательно ни минимальный, ни максимальный порог такой компенсации не установлен.
Выплаты, предусмотренные ст. 325 ТК РФ, являются целевыми и не суммируются в случае, когда работник и члены его семьи своевременно не воспользовались правом на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно (ч. 6 ст. 325 ТК РФ). Таким образом, работник должен использовать право на оплату проезда в том двухлетнем периоде, в котором данное право возникло.
Компенсации лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, предоставляются работникам только по основному месту работы (ч. 1 ст. 287 ТК РФ).
Содержание коллективного договора определяется работниками и работодателем в лице их представителей (ч. 1 ст. 40, ч. 1 ст. 41 ТК РФ).
В коллективном договоре с учетом финансово-экономического положения работодателя могут устанавливаться льготы и преимущества для работников, условия труда, более благоприятные по сравнению с установленными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями (ч. 3 ст. 41 ТК РФ). Работодатель вправе установить в коллективном договоре, другом локальном акте любой размер возмещения расходов на проезд в отпуск. В данном случае условиями коллективного договора предусмотрена не установленная нормами ТК РФ обязанность работодателя производить один раз в два года каждому работнику при его уходе в ежегодный основной оплачиваемый отпуск оплату стоимости его проезда в отпуск в размере фактически понесенных расходов не только по территории РФ, но и за ее пределами.
С точки зрения трудового законодательства к компенсациям относятся денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ч. 2 ст. 164 ТК РФ). Следовательно, в рассматриваемой ситуации компенсацией в смысле ст. 164 ТК РФ является сумма 45 000 руб., соответствующая проезду по территории РФ.
Сумма оплаты проезда в размере, превышающем 45 000 руб., основана на коллективном договоре, не зависит от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не является стимулирующей и не относится к оплате труда работников. Данный вывод следует, например, из Постановления Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 N 17744/12 по делу N А62-1345/2012.
Начисление и выплата суммы оплаты проезда в отпуск и обратно, а также начисление соответствующих в связи с этим страховых взносов и удержание НДФЛ отражаются на счетах бухгалтерского учета в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н. Соответствующие записи приведены в таблице проводок.
Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)
Оплата стоимости проезда работника к месту проведения отпуска и обратно, предусмотренная коллективным договором и производимая в порядке, установленном ТК РФ, признается компенсационной выплатой и, соответственно, не включается в доходы физических лиц, подлежащих обложению НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ.
Несмотря на то что компенсация стоимости проезда в отпуск «северянам» прямо не предусмотрена ст. 217 НК РФ как не облагаемая НДФЛ сумма, эта компенсация не облагается НДФЛ с учетом сложившейся правоприменительной практики, даже если такая компенсация производится чаще одного раза в два года (см., например, Письма Минфина России от 16.07.2015 N 03-04-05/41043, от 24.02.2015 N 03-04-06/9061).
Дополнительно о порядке оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно см. Практическое пособие по НДФЛ.
Кроме того, НК РФ не содержит разъяснений по вопросу налогообложения НДФЛ оплаты проезда к месту проведения отпуска и обратно работникам, проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если они и члены их семей проводят отпуск за границей.
Официальная позиция по данному вопросу изменчива. Так, ранее Минфин России указывал, что «. оплата стоимости авиабилета работнику до пункта назначения в иностранном государстве не подпадает под действие п. 3 ст. 217 Кодекса и подлежит налогообложению налогом на доходы физических лиц в полном объеме» (Письмо от 16.09.2005 N 03-05-01-04/274).
Позже специалисты финансового ведомства со ссылкой на ст. 9 Закона РФ от 01.04.1993 N 4730-1 «О Государственной границе Российской Федерации» разрешили не облагать НДФЛ стоимость проезда до международного аэропорта, из которого осуществляется вылет, так как «. пунктом пропуска через Государственную границу РФ следует считать здание аэропорта. открытого для международных сообщений» (Письмо Минфина России от 08.08.2006 N 03-05-01-04/242).
В Письме Минфина России от 18.06.2013 N 03-04-05/22782 разъяснено, что с учетом сложившейся правоприменительной практики освобождаются от налогообложения НДФЛ «. суммы оплаты организацией стоимости проезда работника до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции либо суммы оплаты проезда, производимой на основании справки о стоимости перевозки по территории РФ, включенной в стоимость билета, выданной транспортной организацией». Подробнее о всех точках зрения по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.
Опираясь на разъяснения Минфина России, данные в Письме от 18.06.2013 N 03-04-05/22782, не облагаются НДФЛ 45 000 руб.
При выплате расходов на проезд в безналичной форме организация перечисляет в бюджет сумму исчисленного и удержанного НДФЛ не позднее дня перечисления денежных средств на лицевой карточный счет работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Не подлежит обложению страховыми взносами, включая взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, стоимость проезда работников к месту проведения отпуска и обратно по территории РФ, оплачиваемая плательщиком страховых взносов лицам, работающим и проживающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в соответствии с законодательством РФ, трудовыми и (или) коллективными договорами. А при проведении отпуска за пределами территории РФ с 01.01.2015 не подлежит обложению страховыми взносами стоимость перелета по тарифам, рассчитанным от места отправления до пункта пропуска через Государственную границу РФ, в том числе международного аэропорта, в котором работники проходят пограничный контроль в пункте пропуска через Государственную границу РФ, включая стоимость провоза багажа весом до 30 килограммов (п. 7 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», пп. 8 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», пп. «б» п. 3 ст. 2, пп. «а» п. 1 ст. 5, ст. 6 Федерального закона от 28.06.2014 N 188-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации по вопросам обязательного социального страхования»).
Налог на прибыль организаций
В соответствии с п. 7 ч. 2 ст. 255 НК РФ расходы на проезд работника к месту проведения отпуска и обратно по территории РФ относятся организацией, расположенной в районе Крайнего Севера, к расходам на оплату труда в порядке, предусмотренном коллективным договором (см. также Письма Минфина России от 24.09.2010 N 03-03-06/1/614, ФНС России от 15.02.2006 N 04-1-03/82).
При этом гл. 25 НК РФ не уточняет, какая сумма в части расходов на проезд к месту отпуска и обратно может быть учтена при налогообложении прибыли при проведении северянином отпуска за границей. В настоящее время согласно официальной позиции, поддержанной судебной практикой, расходом признается оплата проезда в пределах РФ до фактического пересечения государственной границы (Письмо Минфина России от 08.05.2015 N 03-03-07/26687). Размер такой оплаты определяется на основании справки транспортной компании (Письмо Минфина России от 19.12.2014 N 03-03-06/1/66014).
Ранее Минфин России разъяснял, что оплата проезда признается расходом в пределах стоимости проезда до аэропорта, из которого производится вылет (Письмо от 20.12.2005 N 03-03-04/1/431).
Подробнее по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по налогу на прибыль.
Напомним, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в связи с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Таким образом, компенсация расходов на проезд работника к месту проведения отпуска и обратно включается в состав расходов на оплату труда, учитываемых при определении налоговой базы по налогу на прибыль, только при наличии подтверждающих документов, перечень которых может быть установлен в коллективном договоре. В данном случае подтверждающими документами являются проездные документы (билеты) и справки транспортных компаний (Письмо Минфина России от 11.01.2013 N 03-03-06/1/2).
То есть в данном случае учитываются в расходах в целях налогообложения лишь 45 000 руб. на основании справки, выданной транспортной компанией.
Расходы на оплату труда признаются ежемесячно исходя из начисленных сумм (п. 4 ст. 272 НК РФ).
Что касается разницы между фактической стоимостью проезда и подлежащей компенсацией на основании положения ТК РФ в сумме 21 000 руб., то такая разница, на наш взгляд, не может быть учтена для целей налогообложения на основании п. 29 ст. 270 НК РФ.
Суммы страховых взносов, в том числе начисленные и на выплаты, которые не признаются расходами в целях гл. 25 НК РФ, включаются в состав расходов на дату их начисления в общеустановленном порядке на основании пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ (пп. 1 п. 7 ст. 272, п. 2 Письма Минфина России от 20.03.2013 N 03-04-06/8592).
Применение ПБУ 18/02
Сумма расходов на проезд в отпуск и обратно работника признается расходом в бухгалтерском учете в полном объеме (66 000 руб.), а для целей налогообложения прибыли учитывается лишь в сумме 45 000 руб. В результате в учете организации образуется постоянная разница, приводящая к возникновению постоянного налогового обязательства (ПНО) (п. п. 4, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций» ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).
Обозначения аналитических счетов, используемые в таблице проводок
К балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам»:
Временные правила расчета компенсаций работникам-северянам будут действовать до конца 2021 года
Минтруд предложил продлить на 2021 год действие временных правил регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений. Соответствующий проект правительственного постановления опубликован на Едином портале для размещения проектов НПА.
Напомним, из-за пандемии коронавируса правительственным постановлением от 19.06.2020 № 887 были установлены особенности правового регулирования трудовых отношений в 2020 году.
В частности, документом продлены сроки выплаты компенсации стоимости проезда и провоза работникам предприятий Крайнего Севера. Документом установлено, что граждане, которые не воспользовались правом на указанную компенсацию в 2020 году из-за ограничительных мер, связанных с коронавирусом, могут реализовать это право в 2021 году.
Если указанный период, за который работнику предоставляется право на компенсацию расходов, заканчивается в 2020 году и он его не использовал, право на компенсацию расходов в 2021-2022 годах реализуется в 2022 году.
В целях предотвращения распространения COVID-19 в РФ Минтруд предлагает продлить действие указанных временных правил на период до 31 декабря 2021 года.
Кроме того, проектом постановления предусмотрено, что несовершеннолетние дети (члены семьи работника), которым в 2020 или 2021 году исполнилось либо исполнится 18 лет, имеют право на оплату проезда к месту использования работником отпуска соответственно в 2021 или в 2022 году.
Заключение трудового договора с лицами, привлекаемыми на работу в районы Крайнего Севера, допускается при наличии у них медицинского заключения об отсутствии противопоказаний для работы и проживания в таких условиях. Помимо компенсации стоимости проезда и провоза багажа, работникам предприятий Крайнего Севера устанавливается районный коэффициент и выплачиваются процентные надбавки к заработной плате.
Также лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 24 календарных дня. Лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, предоставляются дополнительные отпуска продолжительностью 16 календарных дней.
Для женщин, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, устанавливается 36-часовая рабочая неделя. При этом заработная плата выплачивается в том же размере, что и при полной рабочей неделе. Кроме того, одному из родителей, работающему на севере и имеющему ребенка в возрасте 16 лет, по его письменному заявлению ежемесячно предоставляется дополнительный выходной день без сохранения заработной платы.