компенсация проезда на такси ндфл
Минфин России разъяснил порядок обложения НДФЛ компенсации работникам проезда на такси
 |
| VitalikRadko / Depositphotos.com |
Даны разъяснения по вопросу обложения НДФЛ сумм оплаты организацией стоимости проезда работников от места жительства до места работы и обратно, а также учета таких расходов организации в целях налога на прибыль (письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 24 ноября 2020 г. № 03-04-06/102170).
В соответствии с нормами налогового законодательства при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса). Под доходом понимается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить.
К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Такой доход, по мнению Минфина России, возникает у сотрудников при использовании ими такси, услуги которых оплачены организацией, для проезда от места жительства до места работы и обратно, и подлежит обложению НДФЛ.
Что касается налога на прибыль, то в соответствии с нормами налогового законодательства налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных экономически обоснованных и документально подтвержденных расходов при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ). Вместе с тем обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы по налогу на прибыль, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности.
При определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда расходы на оплату проезда к месту работы и обратно предусмотрены трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
Поэтому, как поясняет Минфин России, в случае если расходы налогоплательщиком на оплату проезда к месту работы и обратно произведены в силу технологических особенностей производства, а также если такие расходы являются формой системы оплаты труда у данного налогоплательщика, то они могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. В иных случаях расходы на оплату проезда к месту работы и обратно не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Компенсация проезда на такси ндфл
(1).jpg "p1110798(1)(1)")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
В соответствии с условиями трудового договора расходы на оплату проезда на такси от места работы при окончании времени работы после 22:00 компенсируются работнику на основании предоставленных документов (кассового чека). Данный пункт трудового договора экономически обоснован следующими аргументами: график работы работника, при котором сложно добираться на общественном транспорте после 22:00, а также удаленностью места работы от места жительства работника.
Как оформить данные отчеты сотрудника? Необходим ли авансовый отчет (счет 71) или можно оформлять по бухгалтерской справке (счет 73)? Необходимо ли облагать компенсацию проезда страховыми взносами и НДФЛ?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В рассматриваемом случае факт оплаты организацией-работодателем услуг такси по доставке сотрудников к месту работы и обратно не образует у них дохода, подлежащего налогообложению НДФЛ.
Существуют предпосылки и для неначисления страховых взносов на стоимость оплаты проезда сотрудников. В то же время мы не исключаем, что необложение страховыми взносами этих выплат может повлечь за собой налоговые риски.
В данной ситуации расчеты с работниками можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», или к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Порядок отражения этих выплат в конкретных видах налоговой отчетности будет зависеть от того, какое решение принято в отношении обязанности по исчислению с них НДФЛ и страховых взносов.
Обоснование вывода:
НДФЛ
Страховые взносы
В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ для организаций объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.
Выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, перечисленные в п.п. 4-8 ст. 420 НК РФ, не относятся к объекту обложения страховыми взносами.
Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим. Оплата стоимости проезда работников к месту работы и обратно в указанном перечне не поименована, на основании этого факта Минфин России приходит к выводу, что суммы такой оплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Смотрите п. 2 письма Минфина России от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, письмо Минфина России от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093.
В то же время в арбитражной практике существует позиция, что сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Так, в постановлении от 14.05.2013 N 17744/12 Президиум ВАС РФ сделал следующие выводы: Сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. В отличие от трудового договора, который в соответствии со статьями 15 и 16 ТК РФ регулирует именно трудовые отношения, коллективный договор согласно статье 40 ТК РФ регулирует социально-трудовые отношения. Выплаты социального характера, основанные на коллективном договоре, не являющиеся стимулирующими, не зависящие от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд), в том числе и потому, что не предусмотрены трудовыми договорами. Таким образом, эти выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.
Указанную позицию поддержал ВС РФ в определениях от 04.09.2017 N 303-КГ17-6952 по делу N А51-10641/2016, от 04.06.2018 N 309-КГ18-5970.
Если говорить непосредственно о доставке сотрудников к месту работы и обратно, то можно привести в пример постановление АС Западно-Сибирского округа от 28.08.2014 N Ф04-8569/14 по делу N А45-20334/2013, в котором представлен вывод о том, что компенсация проезда к месту работы и обратно в рассмотренном споре не являлась стимулирующей выплатой, не зависела от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения работы, не признана оплатой труда работников (вознаграждением), в том числе и потому, что не предусмотрена трудовыми договорами, в связи с чем не является объектом обложения страховыми взносами и не подлежит включению в базу для начисления страховых взносов. В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.01.2013 N Ф07-8246/12 по делу N А26-2680/2012 указывается, что произведенные предпринимателем по договорам, заключенным с организациями-перевозчиками, перечисления представляют собой оплату услуг, оказанных сторонней организацией предпринимателю, и не являются выплатами в пользу работников по гражданским или трудовым договорам, тем более что условиями трудовых договоров соответствующие положения не предусмотрены (смотрите также постановление ФАС Центрального округа от 03.09.2012 N Ф10-2647/12 по делу N А14-8017/2011)*(1).
Однако в рассматриваемом случае, как следует из текста вопроса, обязанность оплаты питания сотрудников для работодателя установлена не коллективным договором, а положениями трудовых договоров. На наш взгляд, это обстоятельство может свидетельствовать о том, что оплата работнику расходов на проезд в данном случае по своей сути является частью заработной платы (ст. 131 ТК РФ), т.е. выплатой в рамках трудовых отношений. Поэтому применить указанную позицию судов к данной ситуации затруднительно.
Если оплата стоимости проезда будет установлена коллективным договором или иным локальным актом, к примеру, Положением о социальной поддержке, полагаем, что в такой ситуации можно будет говорить о том, что оплата услуг такси имеет социальную направленность и не входит в систему оплаты труда, а значит, не подлежит обложению страховыми взносами. В то же время не исключаем вероятность возникновения претензий со стороны контролирующих органов даже при таком документальном оформлении.
Бухгалтерский учет
Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет. При этом под подотчетными лицами понимаются сотрудники организации, которым выдаются наличные денежные средства из кассы на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица (ИП). Выдача средств под отчет оформляется на основании распорядительного документа юридического лица (ИП) либо по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Смотрите п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.
На основании Плана счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденных приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В рассматриваемом случае сотрудники подотчетными лицами не являются, а выступают скорее в роли кредиторов организации. В связи с этим полагаем, что в данной ситуации расчеты с работниками можно вести на отдельном субсчете, открытом к счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» или к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В связи с тем, что сотрудники изначально расходуют на оплату проезда собственные средства в данном случае, соответственно, можно говорить только о возмещении работникам произведенных ими расходов. Для случаев, когда сотрудник аванс на хозяйственные расходы не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена. Форма авансового отчета АО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55) применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам. Поэтому, по нашему мнению, организация вправе сама в своей учетной политике установить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (при этом никто не запрещает выбрать форму N АО-1 или использовать любую иную форму, в т.ч. бухгалтерскую справку).
Порядок отражения этих выплат в конкретных видах налоговой отчетности будет зависеть от того, какое решение принято в отношении обязанности по исчислению с них НДФЛ и страховых взносов. Более подробно вопросы оформления отчетности мы сможем рассмотреть в рамках отдельной консультации при получении соответствующего запроса.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Такси для работников: как быть с НДФЛ и налогом на прибыль?
Работодатель, который оплачивает проезд сотрудников к месту работы и обратно на арендованных автомобилях или такси, должен включать эти суммы в доход работников и удерживать НДФЛ. Об этом сообщил Минфин в письме от 06.11.20 № 03-04-06/96911. В этом же письме разъяснено, уменьшают ли указанные расходы на оплату проезда налогооблагаемую прибыль.
Авторы письма напоминают, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы физлица, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах (ст. 210 НК РФ). К доходам, полученным в натуральной форме, относится, в частности, оплата товаров (работ, услуг) в интересах налогоплательщика (ст. 211 НК РФ).
Таким образом, если работодатель оплачивает аренду автомобилей (каршеринг) или такси для проезда от места жительства до места работы и обратно, то сумма такой оплаты является доходом работника. Соответственно, налоговый агент обязан удержать и перечислить НДФЛ в бюджет (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Налог на прибыль
По поводу учета расходов в Минфине заявили следующее. Перечень расходов, которые не учитываются при расчете налога на прибыль, приведен в статье 270 НК РФ. В пункте 26 этой статьи сказано, что расходы на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом не уменьшают базу по налогу на прибыль. Исключение составляют расходы на оплату проезда к месту работы и обратно, которые:
Следовательно, если расходы на оплату проезда к месту работы и обратно произведены в силу технологических особенностей производства, а также если такие затраты являются частью системы оплаты труда, то они могут уменьшать налогооблагаемую прибыль.
Как принять в расходы оплату такси на работу во время коронавируса
Работники, которые не могут перейти на полную удаленку, в период пандемиии часто ездят на работу на такси. Такие поездки работодателям рекомендовало организовать правительство.
Но в некоторых компаниях такая практика началась еще до выхода постановления об этом. Как правильно поступить с затратами работодателя на такси? Разбираем налоговый учет этих расходов.
Работодателю на общей системе налогообложения
Наниматели в условиях пандемии коронавируса 2020 обязаны соблюдать требования, предъявляемые введенным режимом повышенной готовности, санитарно-эпидемиологические предписания уполномоченных органов и выполнять рекомендации властей (например, Постановление № 887).
Роспотребнадзор в письме от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24 рекомендовал работодателям доставлять сотрудников на работу и с работы транспортом предприятия с целью минимизации контактов, если у сотрудников отсутствует личный транспорт. А в рекомендациях еще раньше (от 07.04.2020) ведомство призывало граждан воздержаться или максимально ограничить поездки на общественном транспорте, чтобы избежать риска заразиться коронавирусом.
Как поступить работодателю, если служебного транспорта у него нет или недостаточно, а при этом надо максимально обезопасить своих работников при поездках на работу и обратно?
Работодатель может утвердить внутренний норматив, согласно которому в организации вводятся санитарно-противоэпидемические меры по COVID-19. И в числе этих мер — положение об оплате сотрудникам затрат на такси для проезда на работу и обратно в период пандемии и повышенной готовности.
Например, к приказу о введении специальных мер можно утвердить распоряжение с перечнем мероприятий, в числе которых указана оплата работникам такси.
Будет ли этого достаточно для включения компенсации работникам такси в расходы по налогу на прибыль? П. 26 ст. 270 НК РФ прямо устанавливает запрет на учет подобных нетипичных расходов.
Но в этой норме НК есть исключение, которое в данном случае может быть полезным: подобные расходы можно принять к учету при расчете налога на прибыль, если выплаты предусмотрены коллективным или трудовым договором.
Таким образом, после издания приказа о вводе санитарно-эпидемиологических мер нужно внести изменения в договоры с работниками — включить в них условие об оплате сотрудникам поездки на работу на такси. Например, на основании рекомендаций властей или Роспотребнадзора.
В случае несения каких-либо расходов в соответствии с законом они не могут быть признаны экономически необоснованными. И их можно включить в расходы по налогу на прибыль.
Расходы на оплату такси рекомендуем учесть в составе прочих или внереализационных.
Работодатель на УСН
У упрощенцев гораздо меньше возможностей учесть оплату сотрудникам такси в период пандемии коронавируса.
Тем, кто платит УСН только с доходов, дальше можно вообще не читать: учесть расходы на оплату такси однозначно нельзя.
А тем упрощенцам, кто ведет учет доходов и расходов, следует учесть, что:
Единственное, что можно рекомендовать упрощенцам — в отсутствие собственного транспорта для развоза сотрудников заключить договор с транспортной компанией или договоры с сотрудниками, у которых есть личные авто, на перевозку коллег до работы и обратно. Тогда стоимость перевозок можно будет обосновать при включении в расходную часть при исчислении налога по УСН.
Включить в расходы именно компенсацию за такси для работников на УСН не получится.
НДФЛ и страховые взносы с оплаты такси работнику
Подоходным налогом оплата такси работникам в любом случае облагается. Исключения на данные затраты НК РФ не установлены (ст. 217 и 422 НК РФ). Значит, их нет и в период борьбы с пандемией коронавируса, повышенной готовности и т. п.
Аналогичная ситуация с начислением страховых взносов на компенсацию за такси работникам в период коронавируса. Ведь, строго говоря, запрет на пользование общественным транспортом в России не установлен. Значит, сотрудники все-таки могут добраться до работы без такси, соблюдая меры предосторожности.
Таким образом, с сумм компенсации работникам за услуги такси нужно исчислить и уплатить НДФЛ страховые взносы.
Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)
Расходы на проезд в такси командированного работника
Сотрудник, направленный в командировку, может воспользоваться службой такси для проезда к вокзалу, аэропорту, месту проживания, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания. П. 12 ст. 264 НК РФ позволяет отнести к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, расходы на командировки, в т. ч. проезд работника к месту работы и обратно. Вид транспорта, который при этом может быть использован, не оговорен.
В этой связи встает вопрос: можно ли учитывать в составе прочих расходов проезд на такси работника, находящегося в командировке? Разъяснения по нему дает Минфин (см. письма от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, от 14.06.2013 № 03-03-06/1/22223). И вывод из них следует, что можно — при условии документального подтверждения и экономической обоснованности затрат.
Какие документы могут подтвердить оплату за проезд в такси? Это может быть чек ККТ или квитанция на оплату пользования услугами такси. В постановлении правительства от 14.02.2009 № 112 можно найти обязательные реквизиты, утвержденные для подобных квитанций.
В случае отсутствия хотя бы одного из выше перечисленных реквизитов документ считается непригодным для подтверждения расходов работника организации на проезд в такси.
Для экономического обоснования поездок на такси во время нахождения в командировке стоит получить от работника служебку с пояснениями выбора именно этого вида транспорта: график работы, при котором сложно добираться на общественном транспорте, удаленность места работы или временного проживания от остановок общественного транспорта. В противном случае от поездок в такси или от признания платы за них в расходах для прибыли лучше отказаться.
Можно ли учесть расходы на каршеринг для сотрудников в налоговом учете? Какими документами подтвердить такие затраты? Ответы на эти и другие вопросы есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Ознакомиться с тем, какие расходы возмещаются командированному работнику, облагаются ли они НДФЛ, можно в этой статье.
Расходы на такси до работы и обратно
Можно ли учесть расходы на такси для доставки работника на работу и возврата его домой? Этот вопрос вызывает много споров у бухгалтеров. И к таким расходам трепетно относятся проверяющие. По учету расходов на доставку сотрудников до места работы и обратно, в том числе с применением такси, Министерство финансов РФ дало разъяснение в письмах от 16.03.2017 № 03-04-06/15198, от 27.11.2015 № 03-03-06/1/69181. Исходя из писем, делаем выводы: расходы на такси для доставки работника на работу и обратно можно учесть в качестве уменьшающих налог затрат при соблюдении одного из двух условий:
Для принятия расходов они должны быть обязательно документально подтверждены. Об обязательных реквизитах на документах, подтверждающих пользование службой такси, уже говорилось.
Расходы на такси для работников в служебных целях
Для расширения клиентской базы, с целью улучшения качества услуг, увеличения продаж организации направляют работников к своим клиентам (заказчикам). Производственной необходимостью может быть вызвана не признаваемая командировкой поездка работника на такси до контрагента, с которым фирма сотрудничает. Можно ли учесть эти расходы при налогообложении прибыли?
Можно, в случае если поездки на такси работник применял именно для служебных целей, эти поездки документально подтверждены и их служебное предназначение письменно обосновано. Руководителю следует издать приказ с указанием работников, которые для выполнения своих должностных обязанностей могут пользоваться услугами такси. А работники должны предоставлять служебные записки с обоснованием необходимости поездки на такси.
Если должностные обязанности работника в принципе предусматривают регулярные поездки, организации необходимо в трудовом договоре или локальном нормативном акте указать разъездной характер его работы. И документально подтвержденные расходы на такси принимать к налоговому учету.
Если работники организации в ходе своей работы вынуждены часто прибегать к услугам такси, для безболезненного принятия к налоговому учету таких расходов организации желательно заключить договор на оказание услуг такси с соответствующей фирмой. Расчеты с такси производить по банку на основании выставленных счетов или согласно условиям договора. В этом случае для подтверждения расходов у организации будет банковская выписка со списанными на оплату услуг суммами, а также подтверждающие осуществление данных поездок первичные документы, предоставленные службой такси.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы учли затраты на такси для командированного сотрудника. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Расходы на такси как представительские расходы
Редко какая организация в процессе своей деятельности может обойтись без организации официальных приемов, переговоров. Расходы на доставку официальных лиц организации-налогоплательщика к месту проведения представительского мероприятия и обратно прямо упомянуты в качестве представительских расходов в п. 2 ст. 264 НК РФ. Для принятия их к учету необходимо, чтобы они были документально подтверждены. Для этого в организации должны быть сформированы:
Если расходы на доставку с использованием такси упомянуты в отчете, имеются подтверждающие документы, то такие расходы учитываются в прочих расходах, связанных с реализацией и производством.
ВАЖНО! Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Подробнее о нормировании представительских расходов читайте в этой статье .
Расходы на такси в бухгалтерском учете
Порядок использования такси работниками организации в служебных целях определяет ее руководитель. Его решением с изданием соответствующего приказа или разработкой локального нормативного акта, регламентирующего использование службы такси в служебных поездках, проезд сотрудников в такси может подлежать оплате.
Такие расходы, подтвержденные соответствующими документами, в бухгалтерском учете учитываются, согласно пп. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации» (приказ Минфина от 06.05.1999 № 33н), как расходы по обычным видам деятельности.
Отражение в учете данных расходов, произведенных за наличный расчет, происходит на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов.
В бухучете проводки следующие:
Дт 26 Кт 71 — отражены представительские расходы на такси;
Дт 20 (26, 44) Кт 71 — отражены расходы работника на такси во время командировки.
Точно также проводятся расходы работников на такси в связи с выполнением служебных обязанностей:
Дт 71 Кт 50 — компенсированы расходы сотруднику.
Для отражения затрат на такси в бухгалтерском учете, как и в налоговом, сотрудник должен представить подтверждающие документы, а также служебку с пояснением маршрута следования.
Если организацией заключен договор со службой такси, расходы, связанные с передвижением сотрудников на такси, отражаются проводкой:
Дт 20 (26, 44) Кт 60 — отражены расходы, связанные с рабочими поездками сотрудников на такси.
Итоги
Расходы на оплату такси, связанные с хозяйственной деятельностью организации, привлекают особое внимание бухгалтеров и проверяющих. Для возможности их учета при расчете налога на прибыль, а также во избежание начисления НДФЛ и взносов с сумм компенсации расходов на такси работникам в организации должен быть проработан регламент пользования службой такси в рабочих поездках. С данным регламентом должны быть ознакомлены все сотрудники, чтобы не попасть на оплату проезда в такси за свой счет.