компенсация расходов на удаленке
Удаленная работа: кто платит за интернет? Разъяснения для кадровика
эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства
Посоветуем, как правильно оформить кадровые документы с работником
Что нужно знать кадровику о компенсации расходов дистанционным работникам
В Трудовом кодексе РФ вопросы компенсации за использование личного имущества сотрудникам на «удаленке» регулируются ст. 312.6 и 312.9.
Одно из важнейших условий выполнения работы дистанционно — использование работником информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе интернета (ст. 312.1 ТК РФ). Без доступа к интернету сотрудник не сможет выполнять свои обязанности и общаться с работодателем.
Дистанционную работу можно оформить:
Вариант 1. Перевод на «удаленку» по соглашению сторон
В этом случае работодатель обязан обеспечить работника необходимыми для выполнения работы программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами (ч. 1 ст. 312. 6 ТК РФ). Интернет и электроэнергия не относятся ни к одной из этих категорий. Интернет — это глобальная информационно-телекоммуникационная сеть, система объединенных компьютерных сетей для хранения и передачи информации.
Никакими нормативными правовыми актами не установлена обязанность работодателя компенсировать работнику такие затраты. Обратите внимание, что речь идет именно о случае, когда удаленная работа оформляется по соглашению сторон.
На практике стороны самостоятельно ищут решение. Если стороны не смогли договориться, то дистанционную работу оформить невозможно. Например, сотрудник отказывается оплачивать интернет и нести повышенные расходы на электроэнергию, а у работодателя нет возможности компенсировать затраты.
Как решить вопрос о компенсации
Если стороны пришли к соглашению о дистанционной работе, есть два варианта:
Об обосновании и документальном подтверждении расходов на использование интернета и электроэнергии Минфин России рассказал в Письме от 06.11.2020 № 03-04-06/96913.
Как компенсировать расходы на интернет и электроэнергию
Здесь тоже два варианта:
Если работник использует личное имущество
Работник может использовать личное оборудование для выполнения трудовой функции только с согласия или ведома работодателя. Это еще раз подтверждает, что решение о выплате компенсации принято исключительно по договоренности сторон. Однако если стороны договорились о таком формате работы, выплата компенсации становится обязанностью работодателя.
Правила выплаты компенсации зависят от варианта оформления дистанционной работы:
Вариант 2. Перевод на «удаленку» по инициативе работодателя
Когда работодатель инициирует перевод на дистанционную работу в связи с исключительными обстоятельствами по ст. 312. 9 ТК РФ у него возникают обязанности:
Отличия статей 312.9 и 312.6
В ст. 312.9 ТК РФ нет условия, что работник использует имущество с согласия или ведома работодателя. Но появляется обязанность работодателя возместить работнику «другие расходы, связанные с выполнением трудовой функции дистанционно».
К таким расходам исходя из самого определения дистанционной работы могут относиться расходы на интернет и электроэнергию. Но Трудовой кодекс РФ не дает четкого указания. Поэтому если работник откажется работать дистанционно в связи отсутствием интернета, а работодатель не захочет или не сможет компенсировать ему такие расходы, в отношении такого работника нужно будет ввести простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя в соответствии с ч. 7 ст. 312. 9 ТК РФ.
Как оформить компенсацию за использование личного имущества, если дистанционная работа оформлена по инициативе работодателя
Чтобы разобраться в порядке начисления компенсаций за интернет и электричество, посмотрите отрывок из вебинара «Новые правила оформления дистанционных работников с 2021 года»:
О том, как вести бухгалтерский и налоговый учет компенсации за использование личного имущества, читайте в статье «Как компенсировать удаленному сотруднику использование личного имущества».
Шпаргалка
В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:
Компенсация за использование имущества: основные положения, судебная практика и пример расчета 829.1 КБ
Положена ли компенсация расходов дистанционному работнику
Компенсация дистанционному работнику — это возмещение расходов на эксплуатацию оборудования, использование программного обеспечения, иных затрат сотрудника. Необходимо правильно оформить документально компенсационные выплаты, учесть при налогообложении.
Обязательно ли компенсировать расходы дистанционному работнику
Работодатель не обязан, но вправе возместить расходы сотруднику. Вопросы возмещения затрат сотрудников на удаленке регулируются статьей 312.3 ТК РФ. Стороны вправе при заключении трудового договора прописать порядок и размер компенсации.
Какие расходы компенсируются
На законодательном уровне размер компенсационной выплаты ничем не ограничен. Но сторонам важно помнить о том, что любые выплаты должны быть экономически обоснованы.
Законопроект, изменяющий правила удаленной работы
По новым правилам, размер и правила возмещения расходов на удаленке стороны смогут согласовывать не только в трудовом договоре, но и в коллективном договоре или соглашении.
В локальных нормативных актах прописываются причины перехода на временную удаленную работу, перечень переводимых сотрудников, порядок и размер компенсации затрат сотрудников.
Налогообложение и бухучет компенсаций
В бухгалтерском учете операции отразите проводками:
Дистанционные работники: возмещаем им расходы на приобретение и использование в работе личной техники
Эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing
специально для ГАРАНТ.РУ
Если еще недавно дистанционные сотрудники в штате компании были скорее единичными случаями, то сейчас удаленная работа превратилась в устойчивый тренд, и все больше работодателей сталкиваются с вопросами по обеспечению условий труда, организации рабочего места и обязанностям, которые они несут перед удаленными работниками. Ведь для выполнения своих трудовых функций специалистам требуется наличие оборудования (как минимум компьютера или его аналога), а для некоторых категорий – еще и специальная «начинка»: например, особые видеокарты, карты памяти, профессиональные программы и программы защиты информации.
На кого возложены обязательства по обеспечению оборудования, и какие расходы дистанционных работников подлежат возмещению, рассказала
Законодательная база: что изменилось?
До начала 2021 года выплата компенсаций и возмещение расходов сотрудникам, которые использовали личное оборудование в интересах работодателя, осуществлялись на основании ст. 188 Трудового кодекса. Под действие этой статьи попадали все категории сотрудников и любое оборудование, применяемое в служебных целях (компьютеры, автомобили, фото- и видеотехника).
С 1 января 2021 вступили в силу поправки к главе 49.1 ТК РФ, которые дополнили существующие правила и определили новые порядки взаимодействия между работодателями и сотрудниками, в том числе обязанности работодателя в части компенсаций и возмещения расходов.
Прежде всего, стоит разобраться, чем отличается «компенсация» от «возмещения расходов», и в каких случаях они действуют.
Компенсации: определяем размер выплат
Понятие «компенсация» определено в ст. 164 ТК РФ, как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
В случае если работодатель не предоставляет дистанционному сотруднику служебную технику, работнику необходимо выплачивать компенсации за использование личного оборудования даже при отсутствии прямых денежных затрат из-за увеличения процента износа техники и сокращения сроков ее полезного действия.
Размер компенсации законодательно не регламентирован, он должен определяться соглашением сторон и зависеть от конкретной трудовой функции работника. Например, сумма компенсаций за компьютер архитектора, использующего дорогостоящее программное обеспечение и высокопроизводительную технику, должна оцениваться выше, чем эксплуатация компьютера со стандартным «офисным» пакетом программ и выходом в Интернет. Условие об использовании личного оборудования в служебных целях обязательно должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, в противном случае некоторые контролирующие органы могут признать выплату компенсации необоснованной. Согласно письму Минфина от 6 ноября 2020 г. № 03-04-06/96913 размер компенсаций должен быть экономически обоснован, при этом организация обязана «располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях».
Методику определения размера компенсаций организация вправе устанавливать самостоятельно, ее потребуется также закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку поправки были приняты только полгода назад и опыта проверок еще нет, сложно сказать, какие из методик будут оспариваться Минфином России. Организациям приходится действовать на свой риск и стараться максимально обезопасить себя от налоговых последствий.
Пример расчета компенсации
Компания может устанавливать лимиты как по срокам давности приобретения техники (например, исходя из фактического срока амортизации техники), так и при расчете суммы возвращения: для этого максимальную стоимость техники нужно разделить на определенный срок полезного использования.
Например, если срок составляет 60 месяцев, а пороговая стоимость компенсации в вашей компании для одного сотрудника – 50 тыс. руб, то лимит составит 833 руб. в месяц. В целях экономической обоснованности к этим суммам можно также применить несколько коэффициентов:
Последние коэффициенты рассчитываются индивидуально и зависят от условий трудового договора, данных графика и табеля.
Ситуация: сотрудник представил документы, что 3 года назад приобрел ноутбук на свое имя стоимостью 70 тыс. руб. Согласно трудовому договору для него установлена нормальная продолжительность рабочего времени, дистанционная работа 5 дней в неделю и не было отсутствий в отчетном периоде.
Чтобы рассчитать компенсационные выплаты:
В некоторых ситуациях дистанционный сотрудник может понести прямые денежные затраты, например, если для выполнения его обязанностей потребуется заменить вышедшие из строя детали. В этом случае работник должен представить документы, подтверждающие приобретение и установку (чеки, накладные и т.д.), а работодатель обязан возместить понесенные расходы.
Возмещение расходов: основные правила
Чтобы определить, какие расходы подлежат возмещению, работодателю стоит ориентироваться на следующие правила.
Бывают ситуации, когда служебная техника выходит из строя. В этом случае сотрудник должен вернуть оборудование, а работодатель будет самостоятельно решать, что ему делать со своим имуществом: заменить оборудование или отдать его в ремонт. Стороны могут также изменить условия трудового договора, чтобы работник использовал личное оборудование в интересах работодателя.
Если выданная работодателем служебная техника, например, компьютерная мышка, вышла из строя, работник может вернуть ее для замены или самостоятельно приобрести аналог, если такой порядок действий предусмотрен в локальном нормативном акте. В этом случае сотрудник должен вернуть сломанную технику и представить документы (чек) на приобретение новой мышки, а работодатель – возместить расходы на приобретение в установленных регламентами размерах.
Речь не идет о сопутствующих расходах, которые сотрудник может нести в связи с выполнением трудовой функции удаленно. Поэтому конкретный перечень оборудования и программно-технических средств необходимо закрепить в локальном нормативном акте или трудовом договоре, а также обосновать необходимость их использования для выполнения конкретной трудовой функции.
Работодатель имеет право устанавливать лимиты, в пределах которых сотруднику будут возмещаться расходы на покупку и ремонт оборудования или приобретение программ. Например, работник должен понимать, что если он приобретает оптическую мышку стоимостью 3 тыс. руб., то он может рассчитывать на возмещение в размере только 500 руб., так как для выполнения его задач не требуются дорогие устройства.
Расходы на Интернет: нужно ли возмещать?
Поскольку дистанционный сотрудник не «привязан» к определенному стационарному рабочему месту, у работодателя нет возможностей проверить, что работник использует для служебных целей стационарный домашний интернет. Соответственно невозможно получить достоверную информацию, какой интернет-тариф использует сотрудник, какой объем приходится на выполнение служебных задач, и какие расходы несет специалист в связи с его оплатой.
В профессиональных кругах не существует единого понимания, должны ли расходы на Интернет подлежать возмещению. Согласно одной позиции, доступ в Интернет – это расходы, связанные с использованием личного оборудования в служебных целях, которые должны быть компенсированы. Сторонники другого подхода утверждают, что согласно ст. 312.1. ТК РФ для выполнения дистанционной работы требуется подключение к Интернету, то есть интернет – это способ выполнения трудовой функции, и не орудие труда, поэтому и возмещать такие расходы сотруднику, с которым заключен договор о дистанционной работе, работодатель не обязан.
Если же компания считает необходимым компенсировать эти затраты, стоит предусмотреть ежемесячную компенсацию, размер которой будет определяться по соглашению сторон, поскольку никаких документальных подтверждений предоставить в этом случае невозможно. Определять размеры ежемесячных компенсационных выплат или лимиты возмещаемых работнику расходов следует при активном участии бухгалтера, который сможет профессионально оценить налоговые риски.
Компенсация расходов за использование личного оборудования сотрудника – непростая процедура, которая требует дополнительных ресурсов со стороны HR-специалистов и сотрудников бухгалтерии. Однако грамотно составленные локальные нормативные акты, контроль за соблюдение сроков отчетности позволят избежать проблем при проверке контролирующих органов.
Расходы сотрудников на удаленке, которые нужно компенсировать
Особенностью организации удаленной работы является тот факт, что сотрудники используют личное или арендованное имущество для выполнения своих трудовых обязанностей. Кроме того, они в большем размере платят за электроэнергию, мобильную связь и др. Нужно ли компенсировать такие расходы сотрудников на удаленке?
Какой может быть удаленная работа?
С 2021 г. начал действовать закон, на основании которого закреплен порядок удаленной работы сотрудников. Изменения внесены в гл. 49.1 ТК РФ — корректировки дополнили главу новыми положениями, на основании которых определяется взаимодействие удаленных сотрудников с работодателем.
В соответствии с трудовым законодательством удаленная работа — это трудовая деятельность, направленная на выполнение должностных обязанностей работника. Он работает вне места нахождения своего работодателя, вне своего стационарного рабочего места и вне территории, прямо или косвенно контролируемой работодателем.
При заключении трудового договора или допсоглашения к нему можно указать, что работник принят или переведен на следующий из режимов дистанционной работы:
Трудовой договор или допсоглашение к нему могут составляться в электронном виде. Тогда работодатель использует усиленную квалифицированную ЭЦП, а сотрудник — усиленную квалифицированную или неквалифицированную ЭЦП. Электронный документ и подписи используются и в случае расторжения трудовых отношений.
Сотрудник вправе письменно обратиться к работодателю с целью получения экземпляра трудового договора на бумаге, а также копий документов, связанных с трудовой деятельностью (согласно ст. 62 ТК РФ), как на бумаге, так и в электронном виде. Работодатель обязан передать их сотруднику в течение 3-х рабочих дней с момента получения заявления от работника.
Есть ли разница между удаленной и надомной работой?
Надомная работа — это ручной труд, осуществляемый сотрудником по месту жительства. К ней могут привлекаться и члены его семьи, но между ними и работодателем не возникают трудовые отношения. Результат такой работы часто является материальным. Данный режим работы регламентирован гл. 49 ТК РФ.
Удаленная работа не имеет привязки к месту проживания работника. То есть он может выполнять ее в любом месте, но обязательно вне места нахождения работодателя и стационарного рабочего места работника. Дистанционная работа выполняется при помощи информационно-коммуникационных сетей и средств связи, которые необходимы для определения факта выполнения заданий и непосредственного взаимодействия сотрудника с работодателем. Результатом удаленной работы является предмет интеллектуального труда или нематериальный объект, например, консультация, анализ информации, отчет и т.д.
Важно! При оформлении данных видов работ нужно быть особенно внимательными, поскольку для них применяются разные положения трудового законодательства.
По каким причинам можно перевести на удаленную работу?
Работодатель не вправе по своей собственной инициативе переводить сотрудников на дистанционную работу, если:
При этом место работы является одним из основных условий трудового договора. Его можно изменить только при письменном оформлении согласия самого работника.
По инициативе работодателя и при отсутствии согласия работника можно изменить место работы в трудовом договоре только в случаях, обозначенных выше либо при изменении организационных или технологических условий трудовой деятельности.
Если перевод на удаленку связан с тем, что существует угроза жизни или условиям жизни населения, тогда работодатель издает внутренний документ, в котором указывает такую информацию:
В случае, когда причиной перевода на удаленку являются изменения организационных или технологических условий трудовой деятельности, работодатель обязан известить об этом работника за 2 месяца до предполагаемого события. При этом уведомление должно быть в письменном виде, и в нем нужно указать причины перевода на удаленку. Если работник отказывается от удаленного формата работы, тогда работодатель предлагает ему другую вакантную должность. А если ее нет или работник также отказывается и от предложенной вакансии, работодатель расторгает с ним трудовой договор на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Важно! Если работодатель осуществит перевод сотрудника на дистанционную работу по причинам, которые не были обозначены выше, то на него могут наложить административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Как оформить удаленную работу?
При переводе сотрудников на дистанционную работу работодателю нужно определиться с тем, каким образом работники будут выполнять свои трудовые обязанности. При переводе нужно оформить допсоглашение к трудовому договору и ознакомить с ним работника под его подпись.
В трудовом договоре или допсоглашении можно указать такие условия по дистанционной работе:
Удаленный работник вправе самостоятельно определить его режим рабочего времени и отдыха, если иное не указано в трудовом договоре. Кроме того, условие работы в дистанционном формате никаким образом не является фактором снижения зарплаты — время работы и оплата труда определяется аналогично, как если бы сотрудник работа в офисе.
Что касается отпуска, то он представляется удаленному сотруднику в общем порядке, если он работает в таком формате постоянно. Если же трудится временно — то по правилам гл. 19 ТК РФ.
Время, в течение которого удаленный сотрудник взаимодействует с работодателем, включается в его рабочее время. Например, если сотрудники компании связываются с удаленным работником во время его отдыха, то это время нужно включить в рабочее.
Внимание! На удаленного работника распространяются все нормы и правила трудового законодательства.
Настроим удаленную работу для Ваших сотрудников за 1 день
Как организовать переход на удаленную работу?
Для выполнения трудовых обязанностей удаленно у сотрудника должны быть необходимые инструменты и оборудование, в т.ч. компьютер, программные средства, мобильная связь, Интернет, расходные материалы, канцелярские товары. Обеспечить сотрудника всем необходимым можно двумя способами:
Сотрудник может работать на своем личном компьютере, если работодатель уведомлен об этом и согласен. Если согласие по данному вопросу между сторонами достигнуто, тогда компания должна компенсировать расходы за использование своего имущества удаленным работником.
Основанием для выплаты компенсации служат коллективный или трудовой договор, а также допсоглашение к трудовому договору или локальный нормативно-правовой акт. В документах нужно указать список имущества работника, которое используется им для выполнения своей работы. Также нужно обязательно указать, какой размер компенсации будет — его можно определить расчетным методом, к примеру, на основании суммы износа оборудования, или в виде фиксированной суммы.
Важно! Законодательство не устанавливает каких-либо ограничений по этому поводу.
К примеру, в документах может быть указано две суммы:
Кроме того, при формировании документов нужно учесть срок выплаты компенсации работнику. Рекомендуется не пропускать его и платить компенсацию вовремя, в противном случае работодатель может получить штраф в размере 1/150 ставки ЦБ РФ от невыплаченной задолженности за каждый день просрочки платежа (ст. 236 ТК РФ).
Также нужно продублировать конкретную сумму компенсационной выплаты либо в допсоглашении с каждым работником, либо со ссылкой на пункт Правил внутреннего трудового распорядка. Это нужно для того, чтобы избежать конфликтных ситуаций с работниками и госорганами.
Кроме того, нужно предусмотреть обстоятельства, из-за которых компенсационная выплата может быть уменьшена. К примеру, если она имеет фиксированную величину, а работник был в отпуске или болел, то работодатель может заплатить только 50% от суммы. Но данное условие также требуется обязательно указать в документах.
Внимание! Для обеспечения мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам был запущен сервис 1С:Кабинет сотрудника.
В личном кабинете через интернет сотрудники смогут получать расчетные листки, справку 2-НДФЛ и другие документы, и в свою очередь сотрудники могут отправить заявление на отпуск, уведомление об отсутствии, авансовый отчет, больничный в электронном виде.
Как возмещать расходы сотруднику?
При возмещении дистанционному сотруднику расходов нужно учесть следующие моменты:
Расчет компенсации расхода
Компьютер и оргтехника
Документ на покупку, например, чек или документ на аренду, например, договор
Договор на услуги Интернета, акт об оказании услуг, счет или квитанция об оплате Интернета
Акт об оказании услуг, счет или квитанция об оплате связи
Квитанция об оплате электроэнергии
Расходные материалы и канцелярские товары
Определяется фиксированный размер компенсации
Чек на оплату материалов или товаров
Как происходит налогообложение расходов?
По правилам трудового законодательства работодатель обязан компенсировать сотруднику использование его имущества для работы. Условия о компенсации прописываются в трудовом договоре или допсоглашении к нему.
Сумму выплаченной компенсации работодатель вправе учесть в качестве расходов на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Также Минфин допускает, что данная компенсация может быть учтена в качестве прочих расходов согласно пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
С суммы выплаченной компенсации не удерживается НДФЛ, а также она не облагается страхвзносами, поскольку эта выплата не является экономической выгодой работника. Но чтобы работодатель мог применять подобные нормы Налогового кодекса, нужно подтвердить целесообразность осуществленных расходов, а также доказать, что эти затраты связаны с выполнением работником его трудовых обязанностей.
В этих целях нужно позаботиться о подтверждающих документах, а также тщательно прописать все условия организации удаленки в трудовом договоре или допсоглашении к нему. Об этом Минфин напомнил в Письмах от 06.11.2020 г. № 03-04-06/96913, от 04.02.2020 г. № 03-03-06/6672, а ФНС в Письме от 12.02.2021 г. № СД-4-11/1705.
Если не выполнить данные требования, то вполне возможны конфликтные ситуации и разбирательства с контролирующими органами, а также дополнительные риски и финансовые расходы.
Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.