компенсация расходов сотруднику проводки
Компенсация расходов сотруднику проводки
(1).jpg "p1110798(1)(1)")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Как правильно оформить возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, в случае, когда деньги под отчет не выдавались?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Возмещение расходов работника на приобретение материальных ценностей (работ, услуг) в интересах организации может быть осуществлено на основании заявления работника и его отчета (по форме, разработанной организацией), утвержденного руководителем организации.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина
Ответ прошел контроль качества
20 сентября 2021 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
Компенсация затрат и ее отражение в учете
Расходы, произведенные в интересах другого лица, обычно возмещаются. Рассмотрим, каким будет налоговый учет у обеих сторон
Гражданско-правовые договоры
Как правило, возмещение издержек предусматривается посредническими договорами, договорами аренды и возмездного оказания услуг.
Договор возмездного оказания услуг
Согласно пункту 1 статьи 782 ГК РФ заказчик вправе расторгнуть договор в одностороннем порядке и отказаться от услуг, только если оплатит исполнителю затраты. К сожалению, учесть их в налоговой базе при УСН заказчик не сможет — в закрытом перечне пункта 1 статьи 346.16 НК РФ нет соответствующего вида расходов. А вот исполнителю полученные суммы придется включить во внереализационные доходы в день, когда деньги поступят в кассу или на расчетный счет (п. 1 ст. 346.15 и ст. 250 НК РФ). При УСН не учитываются доходы, облагаемые налогом на прибыль и НДФЛ, а также указанные в статье 251 НК РФ. Но суммы, компенсированные исполнителю по досрочно расторгнутому договору, ни к тем, ни к другим не относятся. А кроме того, список внереализационных доходов не является исчерпывающим.
Пример 1
ООО «Алкиона» и ООО «Медцентр» заключили договор на оказание медицинских услуг, согласно которому ООО «Медцентр» с 17 по 21 мая 2010 года должно провести врачебное обследование сотрудников ООО «Алкиона». С этой целью 12 мая медицинская компания купила и оплатила необходимые для обследования расходные материалы на сумму 8850 руб. (в том числе НДС 1350 руб.), но 14 мая ООО «Алкиона» отказалось от обязательств по договору и в связи с этим 17 мая возместило ООО «Медцентр» понесенные расходы.
Как отразить указанные операции в налоговом учете контрагентов при условии, что обе организации применяют УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы?
Сумму, возмещенную исполнителю за закупки, сделанные им до расторжения договора, учесть в расходах заказчику нельзя. Соответствующие затраты отсутствуют в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ.
Стоимость материалов, используемых для оказания услуг, без НДС учитывается как материальный расход (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и подп. 1 п. 1 ст. 254 НК РФ). Налоговую базу можно уменьшить и на сумму НДС (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Значит, бухгалтер ООО «Медцентр» сразу после оплаты — 12 мая 2010 года вправе списать затраты на материалы без НДС в размере 7500 руб. (8850 руб. – 1350 руб.) и отдельно НДС в размере 1350 руб. 14 мая договор расторгнут, однако материалы будут использованы для оказания услуг другим клиентам, следовательно, расходы корректировать не нужно. С 2009 года стоимость сырья и материалов допускается списывать в расходы при УСН сразу после оплаты, не дожидаясь отпуска в производство. Изменения в подпункт 1 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ внесены Федеральным законом от 22.07.2008 № 155-ФЗ. Полученную от заказчика компенсацию (8850 руб.) нужно отразить во внереализационных доходах 17 мая.
Договор аренды
Как правило, по договору аренды возмещаются коммунальные платежи и издержки на улучшение арендованного имущества.
Компенсация за улучшения. Арендатор, осуществивший за свой счет и с согласия арендодателя неотделимые улучшения арендованного имущества, после прекращения договора имеет право на компенсацию их стоимости, если стороны не предусмотрели иное (п. 2 ст. 623 ГК РФ). Неотделимым называется улучшение, которое нельзя рассматривать вне объекта и разъединить с ним, не ухудшив свойств, отвечающих его назначению, или не нарушив целостности. Когда срок договора аренды заканчивается, неотделимые улучшения остаются у арендодателя.
Стоимость неотделимых улучшений арендованного имущества, произведенных арендатором без одобрения арендодателя, не возмещается, если иное не предусмотрено законодательством (п. 3 ст. 623 ГК РФ)
Передавая капитальные вложения, арендатор по сути продает результаты работ. В статье 251 НК РФ не указан доход в виде компенсации за улучшения арендованного имущества. Следовательно, получив от арендодателя возмещение, арендатор должен увеличить налоговую базу (п. 1 ст. 346.15 и ст. 249 НК РФ).
Учет расходов несколько сложнее. Чаще всего неотделимые улучшения связаны с достройкой, реконструкцией, модернизацией или дополнительным оснащением арендованного объекта. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ затраты на преобразования можно списывать, если они были направлены на основные средства, к которым относится имущество, признаваемое амортизируемым в соответствии с главой 25 НК РФ. В пункте 1 статьи 256 НК РФ говорится, что неотделимые улучшения арендованного объекта, совершенные арендатором с ведома арендодателя, являются амортизируемым имуществом.
Неотделимые улучшения возможны и в виде ремонта
Отражается ли у арендаторов в расходах стоимость работ? Прежде чем ответить, вспомним, что арендаторы не становятся собственниками неотделимых улучшений и потому не вправе причислять их к основным средствам. Значит, затраты на них нельзя признать в расходах согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Другого же варианта, к сожалению, нет. А могут ли учесть подобные издержки арендодатели? Да, для них подпункт 1 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ подходит, но есть еще дополнительные требования. Во-первых, расходы при упрощенной системе признаются только после оплаты. Стоимость улучшений считается оплаченной на дату выплаты компенсации. Заметим, для арендодателя не важно, расплатился арендатор с подрядчиками или нет. Во-вторых, модернизированный (реконструированный, достроенный) объект необходимо ввести в эксплуатацию, а документы подать на государственную регистрацию, если она предусмотрена законодательством. Подобные расходы списываются равными долями в последние дни кварталов в течение налогового периода (п. 3 ст. 346.16 и подп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Эта тема подробно рассматривалась в статье «Учет неотделимых улучшений объекта аренды» // Упрощенка, 2008, № 8
Пример 2
Индивидуальный предприниматель П.З. Орешкин 10 июля 2009 года арендовал склад у ООО «Посейдон» на 10 месяцев. В течение срока действия договора арендатор с согласия арендодателя надстроил склад вторым этажом. Расходы составили 1 290 000 руб. (в том числе НДС 196 779,66 руб.). 12 мая 2010 года организация ввела обновленный объект в эксплуатацию и подала документы на государственную регистрацию, а 17 мая перечислила предпринимателю компенсацию.
Отразим указанные операции в налоговом учете обеих сторон при условии, что и предприниматель, и организация применяют УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы.
Второй этаж является неотделимым улучшением арендованного склада, которое перешло в собственность ООО «Посейдон». Поэтому П.З. Орешкин не вправе отнести на расходы 1 290 000 руб. Несмотря на это, 17 мая 2010 года сумму полученной компенсации ему придется включить в облагаемые доходы.
12 мая ООО «Посейдон» ввело в эксплуатацию надстроенный склад и подало документы на регистрацию, а 17 мая компенсировало арендатору стоимость работ. С этого дня расходы считаются оплаченными. Таким образом, все условия для учета расходов на обновление основного средства выполнены в II квартале. Следовательно, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря бухгалтер ООО «Посейдон» может отразить в расходах по 430 000 руб. (1 290 000 руб. ÷ 3 квартала).
При упрощенной системе НДС является невозмещаемым налогом, поэтому входит в первоначальную стоимость основного средства
Компенсация коммунальных платежей. Согласно пункту 2 статьи 616 ГК РФ за содержание арендованного имущества отвечают арендаторы, если другое не установлено законодательством или договором. Хотя именно они пользуются водой, электричеством, теплом и пр., покупателями коммунальных услуг в основном выступают арендодатели, поскольку традиционно договоры с поставщиками заключают владельцы. Арендаторы же возмещают им затраты.
При упрощенной системе доходы от реализации устанавливаются согласно статье 249 НК РФ (п. 1 ст. 346.15 НК РФ), а в ней указано, что выручка складывается из всех поступлений, связанных с продажей товаров (работ, услуг) или имущественных прав. Стало быть, наряду с арендной платой арендодатель должен включить в доходы полученную компенсацию коммунальных платежей. Так полагают и контролирующие органы (письма Минфина России от 10.02.2009 № 03-11-09/42 и ФНС России от 05.12.2006 № 02-6-10/216@).
Подробнее об этом читайте в статье «Коммунальные платежи» // Упрощенка, 2009, № 11
Если объект налогообложения — доходы минус расходы, то на сумму, перечисленную коммунальным службам, арендодатель вправе снизить налоговую базу (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). На том же основании арендатор может учесть выплаченную компенсацию (как материальный расход).
Пример 3
Дополним условия примера 2. Согласно договору аренды коммунальные услуги оплачивает ООО «Посейдон» (арендодатель), а индивидуальный предприниматель П.З. Орешкин (арендатор) возмещает их стоимость. 6 мая 2010 года арендодатель перечислил коммунальным службам за апрель 2800 руб. (в том числе НДС 427,12 руб.), а 7 мая получил компенсацию от арендатора. Отразим операции в налоговом учете у обеих сторон.
Коммунальные платежи без НДС составляют 2372,88 руб. (2800 руб. – 427,12 руб.). 6 мая 2010 года учтем их в расходах арендодателя (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Отдельной строкой в Книге учета доходов и расходов будет отражен расход в виде НДС — 427,12 руб. (подп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Сумму компенсации, равную 2800 руб., 7 мая включим в доходы арендодателя и в расходы арендатора.
Посреднический договор
От заказчика (доверителя, комитента или принципала) требуется не только уплатить посреднику (поверенному, комиссионеру или агенту) вознаграждение, но и возместить издержки, понесенные по договору (п. 2 ст. 975, ст. 1001 и ст. 1011 ГК РФ).
Комиссионер не вправе требовать компенсацию расходов на хранение имущества комитента, если в законе или договоре не установлено иное
При упрощенной системе доходы, приведенные в статье 251 НК РФ, не учитываются (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ). В подпункте 9 пункта 1 статьи 251 НК РФ указаны суммы, поступившие посреднику для выполнения договора и возмещения издержек. Следовательно, компенсация затрат, полученная от заказчика, в доходах посредника не отражается. Правда, уменьшить налоговую базу на затраты ему тоже не удастся: они произведены за заказчика и считаются его расходами, да и то не всегда. Ведь при упрощенной системе признаются расходы, которые перечислены в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Поэтому заказчик вправе учесть в налоговой базе при УСН уплаченную компенсацию только тех затрат, которые упомянуты в закрытом перечне.
Пример 4
По договору комиссии ООО «Альфин» получило от ЗАО «Марлет» 1 т муки для продажи по минимальной цене 20 руб./кг. Комитент возмещает все затраты, связанные с продажей, в том числе на хранение. Комиссионер участвует в расчетах, а его вознаграждение составляет 15% стоимости реализованного товара. Обе организации применяют УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы.
ООО «Альфин» 11 июля 2010 года уплатило за аренду склада 2006 руб. (в том числе НДС 306 руб.) и за перевозку муки 3540 руб. (в том числе НДС 540 руб.). Вся партия была продана оптовому покупателю за 22 000 руб. 13 июля деньги поступили на расчетный счет комиссионера, который, удержав вознаграждение и компенсацию затрат, перечислил оставшуюся сумму комитенту. В тот же день комитент подписал отчет. Каким будет налоговый учет у организаций?
Вознаграждение комиссионера составляет 3300 руб. (22 000 руб. × 15%), а полученная компенсация — 5546 руб. (2006 руб. + 3540 руб.). Несмотря на то что ООО «Альфин» применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы, оно не вправе учесть в расходах стоимость хранения и перевозки. Эти расходы войдут в налоговую базу ЗАО «Марлет». 13 июля 2010 года в доходах комиссионера нужно отразить только 3300 руб. Сумма полученной компенсации доходом не является (подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 и подп. 9 п. 1 ст. 251 НК РФ).
13 июля бухгалтер ЗАО «Марлет» должен показать в доходах выручку от реализации муки (22 000 руб.), а в расходах — ее покупную стоимость (предположим, что к тому моменту ЗАО «Марлет» погасило задолженность перед поставщиком муки). Отчет подписан, компенсация затрат и вознаграждение удержаны тоже 13 июля. Считается, что в этот день комитент оплатил все издержки, и можно включить в расходы:
Согласно статье 164 ТК РФ компенсация — это сумма, возмещаемая сотруднику, который произвел материальные затраты, исполняя рабочие или иные обязанности, предусмотренные Трудовым кодексом и другими федеральными законами. Случаи, когда выплачиваются компенсации, указаны в статье 165 ТК РФ. Многие из них мы рассматривали в журнале раньше. Сейчас поговорим лишь о затратах, возмещаемых при переезде сотрудников к новому месту службы и разъездной работе.
…при переезде на работу в другой город (район, поселок)
При смене места жительства, продиктованной производственной необходимостью, по предварительной договоренности с руководством возмещаются расходы (ст. 169 ТК РФ):
Обратите внимание: работодатель обязан возместить сотруднику расходы, заранее условившись о приеме на работу и его переезде, когда:
Налоговый учет. Перечень пункта 1 статьи 346.16 НК РФ не содержит компенсацию затрат, понесенных сотрудником при переезде. Тем не менее есть способ, позволяющий отразить ее в налоговой базе. При упрощенной системе разрешено признавать расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), состав которых определяется в соответствии со статьей 255 НК РФ. К ним, в частности, относятся все суммы, выплаченные по трудовым или коллективным договорам (п. 25 ст. 255 НК РФ). Таким образом, компенсацию, указанную в данных документах, можно учесть в расходах на оплату труда. Минфин придерживается того же мнения (письмо от 23.07.2009 № 03-03-05/138).
Страховые взносы во внебюджетные фонды. Порядок начисления и уплаты взносов регулируется Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Выплаты, с которых не взимаются взносы, указаны в пункте 1 статьи 9. К ним относятся и компенсации, связанные с переездом гражданина в рабочих целях (подп. 2и). Отметим, что не облагаются выплаты в пределах установленных норм. Но для работодателей, не финансируемых из федерального бюджета, законодательно установленных норм нет. Поэтому коммерческие предприятия полностью не начисляют взносы с сумм, выплаченных в размере, установленном трудовыми договорами.
Ситуация
Оплата жилья работникам
Бывает, работодатели снимают для приезжих сотрудников квартиры. Учитывается ли при налогообложении стоимость аренды этих квартир? На первый взгляд нет, ведь в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ такой вид затрат не указан. Но не будем спешить.
В соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению сотрудника работу разрешается оплачивать не только деньгами (ст. 131 ТК РФ). Доля, выраженная в натуральной форме, не должна превышать 20% месячного заработка. Очевидно, что издержки на съем жилплощади для персонала, не выходящие за приведенный показатель, работодатель вправе включить в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Минфин подтверждает такую возможность (письма от 17.03.2009 № 03-03-06/1/155 и от 28.05.2008 № 03-04-06-01/142). Рекомендации даны организациям на общем режиме, но «упрощенцы» также могут ими воспользоваться. Напомним, что и при общем режиме, и при УСН состав расходов на оплату труда определяется согласно статье 255 НК РФ
Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765 утвержден Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС РФ (далее — Перечень). Затраты на переезд, вызванный поступлением или переводом на работу в другую местность, возмещенные гражданам в размере, не превышающем лимит, указаны в пункте 10 Перечня. Значит, взносы в ФСС на эти компенсации начислять не нужно.
НДФЛ. Выплаты компенсаций в пределах сумм, зафиксированных в трудовом (коллективном) договоре, указаны в пункте 3 статьи 217 НК РФ, так что НДФЛ с них не удерживается. Данное положение прокомментировано в письме Минфина России от 26.05.2008 № 03-04-06-01/140.
…сотрудникам на разъездной работе
Практически в любой организации есть сотрудники, находящиеся в постоянных разъездах (корреспонденты, курьеры, торговые агенты и т. д.). Некоторых обеспечивают служебными автомобилями, но обычно, следуя статье 168.1 ТК РФ, возмещают затраты на проезд городским транспортом.
Налоговый учет. В пункте 1 статьи 346.16 НК РФ компенсация стоимости билетов для деловых поездок не указана. Однако если она предусмотрена в трудовых или коллективных договорах, то может быть включена в расходы на оплату труда (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и п. 25 ст. 255 НК РФ).
Минфин придерживается такой же точки зрения (письмо от 01.08.2006 № 03-05-02-04/121)
Как известно, при упрощенной системе признаются только документально подтвержденные издержки. Поэтому советуем, во-первых, приказом руководителя утвердить список должностей, связанных с разъездами, во-вторых, зафиксировать характер работы в должностных инструкциях и, в-третьих, хранить проездные билеты, за которые организация возвратила деньги.
Страховые взносы во внебюджетные фонды. Сотрудники, занятые в разъездах, вынуждены покупать проездные билеты. Суммы, возмещенные персоналу, исполнявшему свои трудовые обязанности, в базу по страховым взносам не включаются (подп. 2и п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Следовательно, взносы с компенсаций начислять не нужно.
Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Компенсация сотрудникам служебных расходов указана в пункте 10 Перечня. Значит, взносами в ФСС эти выплаты не облагаются.
НДФЛ. Рабочие поездки совершаются в интересах работодателя, а компенсацию подобных затрат НДФЛ не облагают (п. 3 ст. 217 НК РФ). Возмещенная плата за проезд не является экономической выгодой, то есть доходом сотрудника, значит, НДФЛ с нее взиматься не должен. Об этом говорится и в письмах Минфина России от 29.08.2006 № 03-05-01-04/252 и от 04.05.2006 № 03-05-01-04/112.
Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета
Когда оформляется авансовый отчет
Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет. Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП). В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.
Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя. Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У.
Далее проводится проверка авансового отчета и утверждение руководителем.
Если ваш сотрудник, получив средства в подотчет, не отчитался, то такая выплата считается его доходом. Нужно ли облагать ее НДФЛ разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите в Путеводитель по налогам.
Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.
Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.
Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.
Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков
В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно. Ниже мы дадим некоторые рекомендации, которые могут помочь при выборе оформления операции возмещения расходов сотруднику без подотчета.
Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку. Такими документами могут быть:
Шаблоны этих документов организация должна разработать собственными силами (п. 4 ст. 9 закона №402-ФЗ).
Также хорошим способом избежать придирок налоговиков в части входящего НДС, признания расходов по налогу на прибыль может быть дополнительное оформление доверенностей ряду сотрудников на внезапные покупки от имени организации. Для дорогостоящих покупок стоит позаботиться о том, чтобы продавец на основании доверенности выписал первичные документы на имя организации, а не сотрудника.
О содержании и структуре доверенности по ф. М-2 узнайте здесь.
Однако чаще всего спонтанные покупки для рабочих нужд сотрудники делают на небольшие суммы. Это могут быть канцтовары, какие-то расходные материалы для бытовых нужд, оплата мелких хозяйственных услуг. Поэтому налоговые риски в этих случаях чаще всего несущественны. Чтобы не провоцировать вопросы налоговых органов, стоит избегать подобных ситуаций и заботиться о выдаче денежных средств сотрудникам под отчет заранее.
Кроме того, под внимание проверяющих может попасть и сам сотрудник, ведь у них может возникнуть желание признать компенсацию расходов доходом физического лица. Однако это неправомерно, поскольку сотрудник не имеет при свершении такой операции никакой экономической выгоды. Письмо Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 подтверждает тот факт, что компенсация денег, которые сотрудник потратил для нужд организации, не влечет возникновения налоговой базы для НДФЛ.
О вопросах, интересующих налоговые органы при проверке расчетов с подотчетниками, читайте в статье «Налоговая проверка расчетов с подотчетными лицами (нюансы)».
Возмещение расходов по командировке
Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки. Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.
Узнайте, как возместить работнику расходы в иностранной валюте по загранкомандировке, получив бесплатный пробный доступ к КонсультантПлюс.
В настоящее время все унифицированные формы не являются обязательными (п. 4 ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для составления формы отчета об израсходованных средствах можно модифицировать форму авансового отчета АО-1.
Ограничения по возмещению расходов сотрудникам
В силу п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У выручка организации, полученная наличными в кассу, может быть потрачена только на определенные нужды:
Поэтому для возмещения расходов сотрудникам следует использовать иной источник денежных средств или специально снять деньги со счета либо перевести их на банковскую карту сотрудника.
Схемы мошенничества по пластиковым картам и способы борьбы с ними описаны тут.
Возмещения, о которых мы говорим в статье, не попадают под выдачу денег под отчет, поскольку, как уже было изложено ранее, деньги выдаются постфактум. Кроме того, пункт «Оплата товаров, работ, услуг» также не может быть применим, так как деньги отдаются не представителю поставщика.
Рассмотрим также вопрос о лимитах расчетов наличными. Согласно п. 5 указания № 3073-У расчеты между физлицами и организациями могут осуществляться на любую сумму. Ограничение в 100 тыс. руб. вводится п. 6 этого же указания для юридических лиц и ИП. Однако когда мы говорим о взаимодействии сотрудника с юридическим лицом при покупке чего-либо для нужд работодателя, то сотрудник выступает представителем своей организации. Не зря мы упоминаем о доверенности как о документе, который может помочь избежать споров с налоговиками при принятии расходов для целей налога на прибыль, а также при вычете входящего НДС. Поэтому при совершении покупки от имени организации должен также соблюдаться лимит в 100 тыс. руб.
Подробнее о том, какую сумму можно выдать под отчет, см. в этой статье.
Бухучет возмещения расходов сотруднику
После того как сотрудник получил одобрение расходов от руководителя и представил все оправдательные документы, операция должна быть отражена на счетах бухучета. Как уже было установлено выше, возмещение расходов при невыдаче аванса нельзя назвать расчетами с подотчетными лицами, поэтому счет 71 использовать не следует. В плане счетов, утвержденном приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, следующим по порядку идет счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Его-то и предлагается использовать в описываемой ситуации:
Дт 10, 20, 26, 44 Кт 73 — оприходованы товары, работы услуги, оплаченные сотрудником;
Дт 19 Кт 73 — принят к учету входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — возмещены из кассы понесенные сотрудником расходы.
Итоги
При организации учета подобных нестандартных операций следует принимать во внимание и их существенность. Если в организации было пару случаев покупки, например, канцтоваров без получения аванса и потраченная сумма незначительна, стоит задуматься, эквивалентна ли стоимость времени бухгалтера на организацию документооборота для этих операций сумме возможной ошибки. Если же, напротив, такие операции являются особенностью деятельности компании или их сумма значительна, то стоит придерживаться всех рекомендаций оформления, данных в нашей статье. Также хотим отметить, что сотрудникам лучше избегать покупок для нужд организации на собственные средства, дабы не было разногласий в части одобрения или неодобрения расходов руководством, а также для уверенности при налоговых проверках.