компенсация за интернет дистанционному работнику ндфл
Компенсационные выплаты дистанционному сотруднику освобождаются от НДФЛ и страховых взносов
 |
| AndrewLozovyi / Depositphotos.com |
По общему правилу все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей освобождаются от обложения НДФЛ (п. 1 ст. 217 Налогового кодекса). Аналогичное исключение сделано и в отношении обложения страховыми взносами (подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).
Согласно нормам трудового законодательства под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Если работник работает дистанционно, то он вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства (ст. 312.6 ТК РФ). При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их использованием, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
Как поясняет Минфин России вышеуказанные компенсации работнику, поскольку они предусмотрены трудовым законодательством, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору о дистанционной работе между организацией и работниками (письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 31 марта 2021 г. № 03-03-06/1/23415).
Дистанционный работник: вновь к вопросу о компенсации, налогах и страховых взносах
 |
| VadymPastukh / Depositphotos.com |
С 1 января 2021 года в Трудовой кодекс были внесены поправки, регулирующие организации работы в дистанционном формате. В частности, сотрудникам, которые трудятся удаленно, полагается выплата компенсации за использование своего или арендованного имущества – оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и др. – и возмещение расходов, связанных с их использованием (Письмо Департамента налоговой политики Минфина России от 9 июля 2021 г. № 03-03-06/1/54895).
Такая компенсация не облагается страховыми взносами. Но чтобы избежать претензий проверяющих, следует соблюсти одно условие: размер компенсации должен быть определен коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением о дистанционной работе.
Такого же мнения придерживается и ФНС России, уже дававшая разъяснения по этому вопросу. Напомним, тогда специалисты налогового ведомства поддержали и ранее озвученную Минфином России позицию об освобождении указанной компенсации от НДФЛ, но только в том случае, если работодатель будет иметь копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании личного имущества в служебных целях.
Кстати, при наличии документальных доказательств приобретения или аренды работником используемого на «удаленке» имущества и служебного характера расходов, связанных с его использованием, учреждение, выплачивающее компенсацию по КФО 2, может учесть ее в составе расходов при налогообложении прибыли.
Особенности налогообложения выплат работнику на «удаленке»
Автор: Нестеров С. Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Каков порядок налогообложения зарплаты и премий, выплачиваемых дистанционным работникам? В какие сроки надо перечислять НДФЛ и страховые взносы с выплат таким сотрудникам? Каковы нюансы налогообложения компенсационных выплат при удаленной работе?
Налогообложение доходов сотрудника, работающего удаленно
На дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных гл. 49.1 ТК РФ.
К сведению: заключение трудовых договоров о дистанционной работе не влечет создание обособленных подразделений. Дистанционная работа выполняется вне места нахождения какого-либо подразделения работодателя и вне стационарного рабочего места (ст. 312.1 ТК РФ, Письмо Минфина России от 01.12.2014 № 03-04-06/61300), следовательно, обособленное подразделение не образуется (Письмо Минфина России от 29.05.2019 № 03-15-06/38981). Финансовое ведомство отметило, что в определении дистанционной работы имеются признаки, отличные от характерных признаков обособленного подразделения организации, определение которого приведено в п. 2 ст. 11 НК РФ (Письмо от 19.01.2018 № 03-02-07/1/3617).
Условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты) являются обязательными для включения в трудовой договор (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). При этом выполнение работником трудовой функции дистанционно не может служить основанием для снижения ему заработной платы (ст. 312.5 ТК РФ). Уменьшить заработную плату сотрудника при переводе его на дистанционную работу можно в случае сокращения продолжительности рабочего времени и понижения норм труда.
К сведению: Роструд разъяснил, что условия оплаты труда при переходе организации на дистанционную работу остаются прежними при сохранении продолжительности рабочего времени и норм труда. Если работник трудится полное время и выполняет весь объем работы, оснований для снижения ему зарплаты нет (Письмо от 09.04.2020 № 0147-03-5).
Доходы сотрудника, работающего удаленно, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке.
Сумма НДФЛ удерживается из выплачиваемого дохода и перечисляется в бюджет по месту учета в налоговой инспекции. Если источником выплаты является обособленное подразделение, то налог перечисляется по месту его учета (п. 1, 3, 4, 7 ст. 226 НК РФ, Письмо ФНС России от 14.10.2020 № СД-4-3/16830).
Страховые взносы также перечисляются по месту учета (п. 11 ст. 431 НК РФ).
Налоговый агент должен придерживаться следующих сроков уплаты НДФЛ, удержанного при выплате доходов дистанционным работникам:
НДФЛ с зарплаты, премий, выплат по гражданско-правовым договорам – не позднее следующего рабочего дня после их выплаты (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ). С авансов по зарплате НДФЛ не уплачивается (п. 2 ст. 223, п. 3, 4, 6 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 21.02.2019 № 03-04-05/11355);
НДФЛ с отпускных и больничных – не позднее последнего дня месяца, в котором они были выплачены, если последний день месяца совпал с выходным, праздничным или нерабочим днем, то не позднее первого рабочего дня следующего месяца (п. 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Страховые взносы с выплат дистанционным работникам уплачиваются за каждый месяц не позднее 15-го числа следующего месяца (пп. 1 п. 1 ст. 419, п. 1, 3 ст. 431 НК РФ, ст. 3, п. 1 ст. 5, п. 4 ст. 22, п. 1, 9 ст. 22.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).
Налогообложение компенсаций, выплачиваемых сотруднику, работающему дистанционно
На основании ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования, других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме.
К сведению: компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с выполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
В соответствии с Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части регулирования дистанционной (удаленной) работы и временного перевода работника на дистанционную (удаленную) работу по инициативе работодателя в исключительных случаях» (далее – Федеральный закон № 407-ФЗ) положения гл. 49.1 ТК РФ были изложены в новой редакции.
Статьей 312.6 ТК РФ (в редакции Федерального закона № 407-ФЗ) предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.
Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать свое или арендованное им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию и возмещает расходы, связанные с их использованием. Сроки и размеры возмещения устанавливаются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Напомним, что ранее не была предусмотрена обязанность работодателя по обеспечению работника оборудованием и порядок обеспечения устанавливался трудовым договором. При этом в договоре могла быть закреплена обязанность работника по использованию им при выполнении своей трудовой функции оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, предоставленных или рекомендованных работодателем.
К сведению: статьей 312.9 ТК РФ определено, что на период временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя на сотрудника распространяются гарантии, предусмотренные гл. 49.1 ТК РФ для дистанционного работника, включая гарантии, связанные с охраной труда, обеспечением работника за счет средств работодателя необходимыми для выполнения трудовой функции дистанционно оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, выплатой работнику компенсации в связи с использованием работником принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также с возмещением работнику других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы.
В Письме от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@ ФНС рассмотрела вопрос об уплате НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль при компенсации дистанционным работникам затрат на использование оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств. Чиновники отметили, что понятие компенсаций, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены Трудовым кодексом.
К сведению: по мнению ФНС, методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием подтверждающих их документов утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом.
Налог на доходы физических лиц.
При определении базы по НДФЛ следует учитывать все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ). При этом в ст. 217 НК РФ приведен перечень доходов, освобождаемых от налогообложения. В силу п. 1 данной статьи не подлежат обложению НДФЛ компенсационные выплаты, предусмотренные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанные, в частности, с выполнением работниками трудовых обязанностей.
Страховые взносы.
Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков страховых взносов – организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, в частности, в рамках трудовых отношений (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Согласно п. 1 ст. 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для организаций определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды предусмотренных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
К сведению: суммы компенсаций расходов дистанционных работников не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размере, определяемом коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Ранее разъяснения о том, что компенсация, выплачиваемая дистанционному работнику за использование оборудования, не облагается взносами и НДФЛ, были даны в письмах Минфина России от 29.10.2020 № 03-04-06/94269, от 06.11.2020 № 03-04-06/96913:
суммы компенсаций расходов дистанционных работников на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками;
размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих как приобретение (аренду) работником оборудования (средств), так и расходы, понесенные им при использовании такого оборудования (средств) в служебных целях, а также расходы на используемые в служебных целях услуги связи.
При этом Минфин ссылался на положения ст. 312.3 ТК РФ в редакции, действовавшей до внесения Федеральным законом № 407-ФЗ поправок.
Налог на прибыль.
Расходами для целей налогообложения прибыли организаций признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные организацией (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Документально подтвержденными расходами являются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
К сведению: для освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами полученных доходов, а также для признания рассматриваемых компенсационных выплат в составе расходов в целях налогообложения прибыли организации необходимы документы, подтверждающие фактическое использование работником принадлежащего ему или арендованного им имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы таких расходов.
О взносах и НДФЛ с компенсации дистанционному работнику за использование оборудования
По договору о дистанционной работе физлицу могут компенсировать расходы, связанные с использованием его оборудования и программно-технических средств. Минфин пояснил, что эта выплата не облагается взносами и НДФЛ в размере, который определен в договоре.
Ведомство уточнило: размер возмещения должен соответствовать экономически обоснованным затратам на фактическое использование оборудования в служебных целях. В качестве обоснования работодателю нужно иметь копии документов, которые подтверждают расходы сотрудника.
Такие разъяснения Минфин давал ранее, не уточняя при этом характер работы сотрудника. Следовательно, то, что он трудится дистанционно, значения не имеет.
Вопрос: О страховых взносах и НДФЛ с сумм компенсаций расходов дистанционных работников на использование в работе принадлежащих им оборудования и программно-технических средств.
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 29 октября 2020 г. N 03-04-06/94269
Подпунктом 1 пункта 1 статьи 420 Кодекса определено, что объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 Кодекса), в частности, в рамках трудовых отношений.
В соответствии с пунктом 1 статьи 421 Кодекса база для исчисления страховых взносов для организаций определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных пунктом 1 статьи 420 Кодекса, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в статье 422 Кодекса.
На основании положений абзаца десятого подпункта 2 пункта 1 статьи 422 Кодекса не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Согласно пункту 1 статьи 210 Кодекса при определении налоговой базы по налогу на доходы физических лиц учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.
Перечень доходов, освобождаемых от обложения налогом на доходы физических лиц, содержится в статье 217 Кодекса.
В соответствии с пунктом 1 статьи 217 Кодекса не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.
Статьей 164 Трудового кодекса предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами.
В соответствии со статьей 312.3 Трудового кодекса размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются трудовым договором о дистанционной работе.
Таким образом, суммы компенсаций расходов дистанционных работников на использование принадлежащих им оборудования и программно-технических средств не подлежат обложению страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в размере, определяемом трудовым договором о дистанционной работе между организацией и работниками.
При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного оборудования (средств) для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании личного оборудования (средств) в служебных целях.
Одновременно сообщается, что настоящее письмо Департамента не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативным правовым актом. Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах, направленные налогоплательщикам и (или) налоговым агентам, имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам, налоговым органам и налоговым агентам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.
Дистанционные работники: возмещаем им расходы на приобретение и использование в работе личной техники
Эксперт-методолог BDO Unicon Outsourcing
специально для ГАРАНТ.РУ
Если еще недавно дистанционные сотрудники в штате компании были скорее единичными случаями, то сейчас удаленная работа превратилась в устойчивый тренд, и все больше работодателей сталкиваются с вопросами по обеспечению условий труда, организации рабочего места и обязанностям, которые они несут перед удаленными работниками. Ведь для выполнения своих трудовых функций специалистам требуется наличие оборудования (как минимум компьютера или его аналога), а для некоторых категорий – еще и специальная «начинка»: например, особые видеокарты, карты памяти, профессиональные программы и программы защиты информации.
На кого возложены обязательства по обеспечению оборудования, и какие расходы дистанционных работников подлежат возмещению, рассказала
Законодательная база: что изменилось?
До начала 2021 года выплата компенсаций и возмещение расходов сотрудникам, которые использовали личное оборудование в интересах работодателя, осуществлялись на основании ст. 188 Трудового кодекса. Под действие этой статьи попадали все категории сотрудников и любое оборудование, применяемое в служебных целях (компьютеры, автомобили, фото- и видеотехника).
С 1 января 2021 вступили в силу поправки к главе 49.1 ТК РФ, которые дополнили существующие правила и определили новые порядки взаимодействия между работодателями и сотрудниками, в том числе обязанности работодателя в части компенсаций и возмещения расходов.
Прежде всего, стоит разобраться, чем отличается «компенсация» от «возмещения расходов», и в каких случаях они действуют.
Компенсации: определяем размер выплат
Понятие «компенсация» определено в ст. 164 ТК РФ, как денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.
В случае если работодатель не предоставляет дистанционному сотруднику служебную технику, работнику необходимо выплачивать компенсации за использование личного оборудования даже при отсутствии прямых денежных затрат из-за увеличения процента износа техники и сокращения сроков ее полезного действия.
Размер компенсации законодательно не регламентирован, он должен определяться соглашением сторон и зависеть от конкретной трудовой функции работника. Например, сумма компенсаций за компьютер архитектора, использующего дорогостоящее программное обеспечение и высокопроизводительную технику, должна оцениваться выше, чем эксплуатация компьютера со стандартным «офисным» пакетом программ и выходом в Интернет. Условие об использовании личного оборудования в служебных целях обязательно должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему, в противном случае некоторые контролирующие органы могут признать выплату компенсации необоснованной. Согласно письму Минфина от 6 ноября 2020 г. № 03-04-06/96913 размер компенсаций должен быть экономически обоснован, при этом организация обязана «располагать копиями документов, как подтверждающими приобретение (аренду) оборудования (средств) работником, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях».
Методику определения размера компенсаций организация вправе устанавливать самостоятельно, ее потребуется также закрепить в локальном нормативном акте. Поскольку поправки были приняты только полгода назад и опыта проверок еще нет, сложно сказать, какие из методик будут оспариваться Минфином России. Организациям приходится действовать на свой риск и стараться максимально обезопасить себя от налоговых последствий.
Пример расчета компенсации
Компания может устанавливать лимиты как по срокам давности приобретения техники (например, исходя из фактического срока амортизации техники), так и при расчете суммы возвращения: для этого максимальную стоимость техники нужно разделить на определенный срок полезного использования.
Например, если срок составляет 60 месяцев, а пороговая стоимость компенсации в вашей компании для одного сотрудника – 50 тыс. руб, то лимит составит 833 руб. в месяц. В целях экономической обоснованности к этим суммам можно также применить несколько коэффициентов:
Последние коэффициенты рассчитываются индивидуально и зависят от условий трудового договора, данных графика и табеля.
Ситуация: сотрудник представил документы, что 3 года назад приобрел ноутбук на свое имя стоимостью 70 тыс. руб. Согласно трудовому договору для него установлена нормальная продолжительность рабочего времени, дистанционная работа 5 дней в неделю и не было отсутствий в отчетном периоде.
Чтобы рассчитать компенсационные выплаты:
В некоторых ситуациях дистанционный сотрудник может понести прямые денежные затраты, например, если для выполнения его обязанностей потребуется заменить вышедшие из строя детали. В этом случае работник должен представить документы, подтверждающие приобретение и установку (чеки, накладные и т.д.), а работодатель обязан возместить понесенные расходы.
Возмещение расходов: основные правила
Чтобы определить, какие расходы подлежат возмещению, работодателю стоит ориентироваться на следующие правила.
Бывают ситуации, когда служебная техника выходит из строя. В этом случае сотрудник должен вернуть оборудование, а работодатель будет самостоятельно решать, что ему делать со своим имуществом: заменить оборудование или отдать его в ремонт. Стороны могут также изменить условия трудового договора, чтобы работник использовал личное оборудование в интересах работодателя.
Если выданная работодателем служебная техника, например, компьютерная мышка, вышла из строя, работник может вернуть ее для замены или самостоятельно приобрести аналог, если такой порядок действий предусмотрен в локальном нормативном акте. В этом случае сотрудник должен вернуть сломанную технику и представить документы (чек) на приобретение новой мышки, а работодатель – возместить расходы на приобретение в установленных регламентами размерах.
Речь не идет о сопутствующих расходах, которые сотрудник может нести в связи с выполнением трудовой функции удаленно. Поэтому конкретный перечень оборудования и программно-технических средств необходимо закрепить в локальном нормативном акте или трудовом договоре, а также обосновать необходимость их использования для выполнения конкретной трудовой функции.
Работодатель имеет право устанавливать лимиты, в пределах которых сотруднику будут возмещаться расходы на покупку и ремонт оборудования или приобретение программ. Например, работник должен понимать, что если он приобретает оптическую мышку стоимостью 3 тыс. руб., то он может рассчитывать на возмещение в размере только 500 руб., так как для выполнения его задач не требуются дорогие устройства.
Расходы на Интернет: нужно ли возмещать?
Поскольку дистанционный сотрудник не «привязан» к определенному стационарному рабочему месту, у работодателя нет возможностей проверить, что работник использует для служебных целей стационарный домашний интернет. Соответственно невозможно получить достоверную информацию, какой интернет-тариф использует сотрудник, какой объем приходится на выполнение служебных задач, и какие расходы несет специалист в связи с его оплатой.
В профессиональных кругах не существует единого понимания, должны ли расходы на Интернет подлежать возмещению. Согласно одной позиции, доступ в Интернет – это расходы, связанные с использованием личного оборудования в служебных целях, которые должны быть компенсированы. Сторонники другого подхода утверждают, что согласно ст. 312.1. ТК РФ для выполнения дистанционной работы требуется подключение к Интернету, то есть интернет – это способ выполнения трудовой функции, и не орудие труда, поэтому и возмещать такие расходы сотруднику, с которым заключен договор о дистанционной работе, работодатель не обязан.
Если же компания считает необходимым компенсировать эти затраты, стоит предусмотреть ежемесячную компенсацию, размер которой будет определяться по соглашению сторон, поскольку никаких документальных подтверждений предоставить в этом случае невозможно. Определять размеры ежемесячных компенсационных выплат или лимиты возмещаемых работнику расходов следует при активном участии бухгалтера, который сможет профессионально оценить налоговые риски.
Компенсация расходов за использование личного оборудования сотрудника – непростая процедура, которая требует дополнительных ресурсов со стороны HR-специалистов и сотрудников бухгалтерии. Однако грамотно составленные локальные нормативные акты, контроль за соблюдение сроков отчетности позволят избежать проблем при проверке контролирующих органов.